Sphère·Documentation

Démarrer avec Sphère

Les bases pour bien démarrer avec Sphère, avant d'explorer les modules.

Par où commencer ?

  1. Se connecter à votre espace → Se connecter à Sphère
  2. Se repérer dans l'interface et passer d'un outil à l'autre → Se repérer dans Sphère
  3. Personnaliser votre profil, votre langue et votre fuseau horaire → Gérer son profil et ses préférences

Ensuite, explorez les modules selon vos besoins : Chat (messagerie), Appels, Drive (fichiers), Notes, Mail, Activités, etc.

Se connecter à Sphère

Premiers pas pour accéder à votre espace.

Comment me connecter pour la première fois ?

  1. Ouvrez l'adresse de Sphère fournie par votre organisation.
  2. Saisissez votre adresse e-mail (votre identifiant).
  3. Saisissez votre mot de passe.
  4. Validez. Vous arrivez sur votre espace de travail.

Si vous avez reçu une invitation par e-mail, cliquez sur le lien qu'elle contient pour finaliser la création de votre compte (choix du mot de passe, vérification de votre fuseau horaire).

Vérifier ce que je tape (afficher le mot de passe)

Sur les écrans de connexion, un bouton en forme d'œil est placé dans le champ du mot de passe. Cliquez dessus pour révéler le mot de passe que vous saisissez et vérifier qu'il n'y a pas de faute de frappe ; cliquez à nouveau pour le masquer. Ce bouton est aussi disponible là où vous changez votre mot de passe dans votre compte.

💡 Sur un ordinateur partagé, masquez de nouveau le mot de passe avant de valider pour qu'il ne reste pas visible à l'écran.

J'ai oublié mon mot de passe

Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié, indiquez votre e-mail et suivez les instructions reçues. Si l'e-mail n'arrive pas, vérifiez vos courriers indésirables ou contactez votre administrateur.

On me demande un code de vérification (double authentification)

Si votre organisation impose la double authentification, un code supplémentaire vous est demandé après le mot de passe (par application d'authentification ou autre moyen configuré). Saisissez le code pour terminer la connexion.

Je ne parviens pas à me connecter

  1. Vérifiez l'orthographe de votre e-mail et de votre mot de passe.
  2. Assurez-vous d'utiliser la bonne adresse de Sphère (celle de votre organisation).
  3. Réinitialisez votre mot de passe via Mot de passe oublié.
  4. Si le problème persiste, contactez l'administrateur de votre organisation.

Comment me déconnecter ?

Ouvrez le menu de votre profil (avatar) et choisissez Se déconnecter. Pour des raisons de sécurité, déconnectez-vous sur un ordinateur partagé.

Garder une conversation ou un appel en fenêtre flottante

Les fenêtres flottantes vous permettent de garder un œil sur une conversation ou un appel tout en travaillant sur une autre page de Sphère.

À quoi servent les fenêtres flottantes ?

Une fenêtre flottante est une petite fenêtre qui reste affichée par-dessus le reste de l'application, où que vous soyez. Vous pouvez ainsi suivre un appel en cours ou une conversation active tout en consultant vos fichiers, vos e-mails ou vos activités. Vous n'avez pas besoin de rester sur le module d'origine pour ne rien manquer.

Détacher une conversation en fenêtre flottante

  1. Ouvrez la conversation concernée (par exemple une conversation sociale).
  2. Utilisez l'action Détacher en fenêtre (icône de détachement dans l'en-tête de la conversation).
  3. La conversation s'ouvre dans une petite fenêtre indépendante que vous pouvez déplacer en la faisant glisser à l'endroit qui vous convient.
  4. Elle reste accessible pendant que vous naviguez ailleurs dans Sphère. Fermez la fenêtre quand vous n'en avez plus besoin.

Suivre un appel dans une fenêtre flottante

Un appel en cours peut lui aussi être conservé dans une petite fenêtre flottante. Vous gardez les commandes de l'appel sous les yeux (raccrocher, couper le micro…) tout en continuant à travailler sur une autre page. Si vous réduisez ou détachez la fenêtre, l'appel continue sans interruption.

💡 Les fenêtres flottantes sont pratiques pour le multitâche : gardez la discussion importante visible, et revenez à votre travail sans perdre le fil.

Se repérer dans Sphère

Comprendre l'organisation de l'écran et passer d'un outil à l'autre.

Comment est organisée l'interface ?

Comment passer d'un module à un autre ?

Cliquez sur l'icône du module voulu dans la barre latérale gauche (par exemple l'icône de messagerie pour le Chat, l'icône de fichiers pour le Drive). Le contenu central change en conséquence.

Comment changer d'espace de travail ?

Si vous appartenez à plusieurs espaces de travail, utilisez le sélecteur d'espace de travail (en haut de la barre latérale) pour basculer de l'un à l'autre. Chaque espace a ses propres conversations, fichiers et membres.

Où se trouve la recherche ?

Une recherche est disponible en haut de l'interface et, dans certains modules, une recherche dédiée (par exemple la recherche du Chat). Voir le guide de recherche du module concerné.

Où voir les nouveautés de Sphère ?

Sphère affiche les nouveautés (release notes) lors des mises à jour, généralement via une pastille ou une fenêtre « Nouveautés » accessible depuis le menu d'aide ou de profil.

Recevoir et gérer ses notifications

Le centre de notifications rassemble tout ce qui vous concerne dans Sphère : nouveaux messages, mentions, appels manqués, activités assignées, tickets, partages de fichiers, etc.

Où voir mes notifications ?

Cliquez sur l'icône cloche, en haut de l'écran. Un badge indique le nombre de notifications non lues. Le centre de notifications s'ouvre alors sous forme de panneau.

Les petites bulles qui apparaissent en direct

Quand un événement vous concerne pendant que vous travaillez, une carte de notification s'affiche brièvement à l'écran, sans interrompre ce que vous faites. Un nouvel e-mail, une assignation ou une désassignation (activité, e-mail, ticket, conversation), ou un nouveau message de chat apparaissent tous sous la même forme de carte, claire et discrète.

Chaque carte propose de quoi réagir tout de suite : un bouton Ouvrir vous amène directement à l'élément, et Ignorer fait disparaître la carte. Toutes ces notifications restent ensuite disponibles dans le centre de notifications (icône cloche).

💡 Pour ne plus être dérangé par ces cartes, activez le Mode focus (voir plus bas) ou passez votre statut en « Ne pas déranger » (voir Gérer sa présence et le mode Ne pas déranger).

Ouvrir directement l'élément concerné

Cliquez sur une notification pour ouvrir directement l'élément qu'elle concerne : la notification d'un message social ouvre la conversation, celle d'une activité ouvre l'activité, celle d'un appel manqué ouvre le journal d'appels. Vous n'avez pas à chercher où cela s'est passé.

Mettre les notifications en pause (Mode focus)

Le Mode focus met vos notifications en pause quand vous avez besoin de calme.

  1. Ouvrez le centre de notifications (icône cloche).
  2. Dans l'en-tête du panneau, activez le Mode focus.
  3. Tant qu'il est actif, les notifications sont mises en sourdine. Désactivez-le pour reprendre.

💡 Pour une pause programmée (heures de travail, plages hebdomadaires), voir Gérer sa présence et le mode Ne pas déranger.

Afficher, ou masquer, le contenu des messages

Par défaut, l'aperçu du contenu d'un message peut être masqué pour préserver votre confidentialité. Pour l'afficher :

  1. Ouvrez Profil › Notifications.
  2. Activez Afficher le contenu du message.

Vous pouvez aussi choisir d'afficher ou masquer le nom de l'expéditeur. Les messages chiffrés ne sont jamais affichés dans une notification.

Recevoir aussi certaines notifications par e-mail

Dans Profil › Notifications, chaque type d'événement liste les canaux disponibles. Quand un événement peut être envoyé par e-mail, un canal e-mail vous est proposé ; il suffit de l'activer. Le canal e-mail n'apparaît que pour les notifications qui le permettent. Activer un canal reçoit la notification par ce canal ; le désactiver la coupe.

Mes notifications s'affichent en anglais

Les notifications s'affichent dans votre langue (français, anglais, arabe). Si elles apparaissent en anglais, vérifiez la langue de votre compte dans Profil › Langue (voir Gérer son profil et ses préférences). Le libellé du module concerné est également traduit.

Gérer sa présence et le mode Ne pas déranger

Votre statut de présence indique aux autres membres si vous êtes joignable. Sphère peut aussi mettre vos notifications en pause automatiquement.

Où trouver le menu de présence (statut) ?

Le menu de présence s'ouvre sur votre avatar, en haut de l'écran. Il a été simplifié pour aller à l'essentiel : le bloc Ne pas déranger est regroupé en un seul endroit, avec ses durées rapides directement sous la main. Si vous avez enregistré beaucoup de statuts personnalisés (préréglages), seuls les premiers sont affichés ; un bouton Afficher plus déplie la liste complète et Afficher moins la replie. Vous gardez ainsi un menu court et lisible.

Changer mon statut de présence

Ouvrez le menu de présence (sur votre avatar, en haut de l'écran). Vous pouvez choisir un statut : Disponible, Absent, Occupé, En réunion, Ne pas déranger, Absent du bureau ou Hors ligne. Les autres membres voient une pastille correspondante sur votre avatar. Vous pouvez aussi définir un statut personnalisé (texte libre) et choisir quand l'effacer automatiquement (après 30 minutes, 1 heure, 4 heures, aujourd'hui, cette semaine, ou jamais).

Activer « Ne pas déranger » pour une durée rapide

Depuis le menu de présence, activez Ne pas déranger pour une durée au choix :

Pendant cette pause, vos notifications sont mises en sourdine. La pause s'arrête d'elle-même à la fin de la durée.

Planifier une absence (vacances, congés)

Dans Profil › Présence, section Absences planifiées, vous pouvez préparer à l'avance vos périodes d'absence.

  1. Cliquez sur Ajouter une absence.
  2. Donnez un titre (Vacances, congé…), une date de début et une date de fin.
  3. Rédigez un message d'absence et, si vous le souhaitez, activez la réponse automatique pour l'envoyer aux personnes qui vous contactent.
  4. Enregistrez. Pendant la période, votre statut passe à Absent du bureau.

Vous pouvez enregistrer plusieurs absences à l'avance.

Mettre « Ne pas déranger » automatiquement selon un horaire

Dans Profil › Présence, section Plannings Ne pas déranger, créez des plages horaires récurrentes (par exemple chaque soir ou le week-end) où le mode « Ne pas déranger » s'active tout seul. Indiquez les jours, l'heure de début et l'heure de fin. Vous pouvez aussi activer un Ne pas déranger automatique hors heures de travail pour être tranquille en dehors de vos horaires.

💡 Le déclenchement suit le fuseau horaire de votre compte : vérifiez qu'il est correct dans votre profil pour que la bascule se fasse à la bonne heure.

Choisir comment chaque canal réagit selon mon statut

Dans Profil › Présence, la matrice des canaux vous laisse décider, pour chaque statut, comment se comportent les différents canaux : notifications push, appels, mentions dans le chat, invitations d'agenda et SLA social. Pour chacun, choisissez par exemple Autoriser, Mettre en sourdine ou Contacts prioritaires seulement. Ainsi, en réunion vous pouvez couper les mentions de chat tout en laissant passer les appels prioritaires.

Gérer son profil et ses préférences

Personnaliser votre compte et vos réglages.

Comment sont organisés mes paramètres de profil ?

Vos paramètres personnels sont réunis dans une page Profil organisée en onglets, accessible depuis le menu de votre avatar :

Passez d'un onglet à l'autre pour retrouver chaque réglage à sa place.

Comment modifier mon profil (nom, photo) ?

  1. Ouvrez le menu de votre profil (votre avatar).
  2. Allez dans Profil / Paramètres.
  3. Modifiez votre nom, votre photo de profil et les informations affichées.
  4. Enregistrez.

Comment changer la langue de l'interface ?

Dans vos paramètres / préférences, choisissez la langue souhaitée (français, anglais, arabe, et autres langues disponibles). L'interface est mise à jour immédiatement.

Comment régler mon fuseau horaire ?

Dans vos paramètres de profil, sélectionnez votre fuseau horaire. Toutes les dates et heures (messages, appels, rendez-vous) s'afficheront alors à votre heure locale. C'est important si vous avez changé de région.

Comment changer mon mot de passe ?

Dans vos paramètres de sécurité, choisissez Changer le mot de passe, saisissez l'ancien puis le nouveau, et enregistrez. Si vous l'avez oublié, utilisez plutôt Mot de passe oublié sur la page de connexion.

Comment gérer mes préférences de notification ?

Dans l'onglet Notifications de votre profil, vous pouvez définir les canaux par lesquels être prévenu (dont l'e-mail), afficher ou masquer l'aperçu du contenu des messages et le nom de l'expéditeur, et mettre les notifications en pause avec le mode focus. Voir Recevoir et gérer ses notifications.

Comment définir mon statut de présence (disponible, absent) ?

Depuis le menu de votre profil, vous pouvez indiquer votre statut de présence (Disponible, Absent, Occupé, En réunion, Ne pas déranger…). Les autres membres voient une pastille correspondante sur votre avatar. La présence peut aussi se mettre à jour automatiquement selon votre activité. Pour les absences planifiées, les plannings « Ne pas déranger » et le comportement par canal, voir Gérer sa présence et le mode Ne pas déranger.

Rechercher dans toute l'application (recherche globale)

La recherche globale trouve en un seul endroit vos e-mails, contacts, messages, fichiers, activités, notes, appels et tickets.

Comment ouvrir la recherche globale ?

Deux façons :

  1. Cliquez sur la recherche en haut de l'écran (sur les fenêtres étroites, un bouton compact remplit le même rôle).
  2. Ou utilisez le raccourci clavier : Cmd+K (Mac) ou Ctrl+K (Windows/Linux).

La fenêtre de recherche s'ouvre par-dessus votre page actuelle. Tapez au moins 2 caractères pour lancer une recherche.

Des suggestions pendant que je tape

Dès que vous saisissez du texte, la recherche propose des suggestions d'autocomplétion en temps réel, pour vous faire gagner du temps sans taper la requête entière. Continuez à écrire ou choisissez une suggestion.

Comprendre les résultats (extraits surlignés)

Chaque résultat affiche un extrait du contenu avec les termes recherchés mis en évidence, ainsi qu'un sous-titre clair adapté à ce que vous avez trouvé : l'expéditeur d'un e-mail, le dossier et la taille d'un fichier, l'auteur d'un message, etc. Les fiches d'un contact, d'une entreprise ou d'un utilisateur vont droit au but : elles n'affichent plus de détail technique, et leur sous-titre est adapté au type de résultat (une activité, un appel, une société…) pour rester lisible. Cliquez sur une ligne pour ouvrir directement l'élément.

Passer d'un module à l'autre

Les résultats sont répartis par onglets : Tout, Emails, Contacts, Organisations, Chat, Drive, Activités, Notes, Tickets, Appels, Social. Passez d'un onglet à l'autre directement, sans repasser par « Tout ». Les catégories sans résultat sont masquées, et un lien Voir tout par section ouvre la catégorie complète.

Quand tous les onglets ne tiennent pas dans la barre, les catégories restantes se rangent dans un menu Plus de catégories (bouton « ⋯ ») au bout de la barre, au lieu de la faire défiler. Ouvrez ce menu pour atteindre les onglets qui n'y sont pas affichés.

Trouver une entreprise (onglet Organisations)

Un onglet Organisations dédié rassemble les entreprises et sociétés qui correspondent à votre recherche, séparément des personnes de l'onglet Contacts. Il affiche son propre compteur de résultats. Utilisez-le quand vous cherchez une société plutôt qu'une personne.

Afficher plus de résultats (« X sur Y »)

Chaque onglet affiche d'abord les premiers résultats. Pour voir la suite, cliquez sur Charger plus. Un compteur « X sur Y » vous indique combien de résultats sont déjà affichés sur le total trouvé.

Choisir le périmètre de la recherche

Un sélecteur Périmètre vous laisse décider ce que la recherche parcourt :

Choisissez le périmètre le plus large si vous ne retrouvez pas un élément avec « Mes résultats ». Les administrateurs disposent en plus d'une option pour voir tous les documents de l'organisation.

Accéder à ses contacts fréquents en un clic

En haut de l'onglet Tout, un rail de contacts fréquents affiche les personnes que vous joignez le plus souvent, pour y accéder d'un seul clic sans taper leur nom.

Passez la souris sur un contact fréquent : des actions rapides apparaissent pour le contacter directement — appeler, démarrer une visio, ouvrir une conversation de chat, envoyer un e-mail, ou ouvrir sa fiche. Cliquez sur le contact lui-même pour ouvrir sa fiche complète.

L'écran d'accueil de la recherche

La recherche s'ouvre toujours sur l'onglet Tout, avec le rail des contacts fréquents en tête (sans chevaucher le reste). Quand vous ouvrez la recherche sans avoir encore tapé, elle affiche :

💡 La recherche globale couvre l'ensemble de votre espace. Pour chercher à l'intérieur d'une seule conversation ou d'un seul dossier, utilisez la recherche dédiée du module concerné.

Signaler un problème et suivre ses signalements

Vous pouvez signaler un bug ou une gêne à l'équipe Sphère, puis suivre le traitement de vos signalements.

Comment signaler un problème ?

  1. Ouvrez le bouton Signaler un problème (accessible depuis l'aide de l'application).
  2. Indiquez où vous avez rencontré le problème (le module) et ce que vous vouliez faire (l'action).
  3. Choisissez la gravité : Bloquant (je ne peux pas continuer), Gênant (je peux continuer difficilement) ou Cosmétique (uniquement visuel).
  4. Décrivez ce qui s'est passé et ce que vous attendiez.
  5. Ajoutez si possible une capture d'écran : vous pouvez photographier la page actuelle, l'annoter (flèche, rectangle, masquer une zone) ou importer une image existante.
  6. Cliquez sur Envoyer le rapport. Un numéro de suivi (référence) vous est communiqué.

💡 Vous pouvez aussi joindre un diagnostic technique (navigateur, page actuelle, erreurs récentes) pour aider à résoudre le problème plus vite. Aucune donnée personnelle n'est transmise sans votre accord.

Où retrouver mes signalements ?

Ouvrez le menu de votre profil (avatar) et choisissez Signalements. Depuis la fenêtre « Signaler un problème », un lien permet aussi d'accéder directement à cette page. Vous y suivez l'état des remontées de votre organisation, avec des statistiques.

Suivre l'état d'un signalement

La page Signalements sépare les remontées En cours et Clôturées. Chaque signalement porte un statut qui évolue : Nouveau, Qualifié, Infos demandées, Pris en charge, En revue, Résolu ou Rejeté. Vous pouvez filtrer par statut, par gravité, par plateforme (web ou mobile), ou n'afficher que vos remontées. Ouvrez un signalement pour voir son détail et l'échange avec l'équipe.

Répondre à une demande de précision

Quand l'équipe a besoin d'informations complémentaires, le signalement passe en Infos demandées et vous voyez sa demande.

  1. Ouvrez le signalement concerné depuis la page Signalements.
  2. Dans la zone Ajouter des informations, décrivez précisément ce que l'équipe demande.
  3. Vous pouvez joindre une image en complément de votre texte.
  4. Cliquez sur Envoyer. Votre signalement sera relu par l'équipe.