Sphère·Documentation

Démarrer avec Sphère

Sphère réunit au même endroit vos discussions, vos appels, vos e-mails, vos fichiers, vos notes, vos contacts et le suivi de votre activité, à l'intérieur d'une organisation. Ce premier chapitre pose les bases communes à tous les modules : se connecter, se repérer, régler son profil, chercher, se faire aider. Tout ce que vous lirez ici vaut partout ailleurs dans le produit, et les chapitres suivants s'appuient dessus sans le répéter.

Ce que vous trouverez dans ce guide

Ce guide se lit du début à la fin comme un manuel, mais chaque chapitre est aussi une page autonome, à ouvrir directement quand vous cherchez une réponse précise.

Par où commencer ?

Si vous ouvrez Sphère pour la première fois, suivez cet ordre :

  1. Se connecter à votre espace, avec ou sans mot de passe — voir Se connecter à Sphère et Se connecter avec un compte Google, GitHub, Microsoft ou LinkedIn.
  2. Suivre l'assistant de bienvenue et la carte Prise en main — voir Faire ses premiers pas.
  3. Se repérer dans l'interface — voir Se repérer dans Sphère.
  4. Découvrir un module avec un tutoriel guidé — voir Suivre les tutoriels de découverte des modules.
  5. Personnaliser votre profil, votre langue et votre fuseau horaire — voir Gérer son profil et ses préférences.

Trois réflexes vous serviront ensuite tous les jours : la recherche globale (Cmd+K ou Ctrl+K) quand vous ne savez plus où se trouve une information, le bouton Aide quand vous cherchez une explication, et le menu de votre avatar pour tout ce qui vous concerne personnellement.

La carte des modules de Sphère

Le guide compte dix-sept chapitres. Après celui-ci, chacun couvre un outil : la Messagerie (conversations privées, salons de groupe, canaux, fils et mentions) ; les Appels (téléphone intégré, journal, transferts, messagerie vocale) ; l'E-mail (boîtes personnelles et partagées, rédaction, signatures, dossiers) ; les Réunions vidéo (Sphere Visio) ; les Fichiers (Drive) (dépôt, partage par lien, édition en ligne, versions) ; les Notes collaboratives (rédaction à plusieurs, en temps réel) ; les Contacts et le répertoire (fiches, import, historique, annuaire) ; les Activités (tâches, rendez-vous, échéances) ; les Tickets (prise en charge des demandes) ; les Réseaux sociaux (Facebook, Instagram, WhatsApp et le chat public de votre site dans une seule boîte de réception).

Viennent ensuite le Centre de contact (campagnes d'appels, distribution aux agents, qualification, et l'administration des campagnes) ; les Statistiques ; la Finance (affaires, devis, proformas, factures, bons de livraison) ; la Diffusion en direct (plénières, présentations, webinaires) ; et le Workflow (processus automatisés et suivis).

Le dix-septième et dernier chapitre, Le portail invité, ne s'adresse pas à vous mais aux personnes extérieures à votre organisation — clients, partenaires, prestataires — à qui vous ouvrez un accès limité. Un invité n'y voit ni l'application complète ni les outils des équipes : seulement ses demandes, ses conversations, ses visioconférences et ses documents. Lisez-le pour savoir ce que voit la personne que vous invitez.

Tous ces modules ne sont pas forcément ouverts chez vous : cela dépend de l'offre souscrite par votre organisation. Voir Comprendre les modules verrouillés et les limites de votre offre.

Se connecter à Sphère

Premiers pas pour accéder à votre espace, avec ou sans mot de passe.

Comment me connecter pour la première fois ?

  1. Ouvrez l'adresse de Sphère fournie par votre organisation.
  2. Saisissez votre adresse e-mail (votre identifiant), puis votre mot de passe.
  3. Validez. Vous arrivez sur votre espace de travail.

Si vous avez reçu une invitation par e-mail, cliquez sur le lien qu'elle contient pour finaliser la création de votre compte (choix du mot de passe, vérification de votre fuseau horaire). Si votre organisation impose la double authentification, un code supplémentaire vous est demandé après le mot de passe.

💡 Un bouton en forme d'œil dans le champ du mot de passe révèle ce que vous tapez, puis le masque. Sur un ordinateur partagé, masquez-le de nouveau avant de valider.

Me connecter sans taper de mot de passe

Selon ce que votre organisation autorise, la page de connexion propose plusieurs chemins :

Vous ne verrez que les moyens activés chez vous. Le lien Se connecter par email + mot de passe ramène toujours à la méthode classique. Pas encore l'application ? Le lien Télécharger ouvre la fenêtre Télécharger l'application Sphère, avec un QR code d'installation et les liens vers l'App Store et Google Play.

J'ai oublié mon mot de passe

Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié, indiquez votre e-mail et suivez les instructions reçues. Si l'e-mail n'arrive pas, vérifiez vos courriers indésirables ou contactez votre administrateur.

J'appartiens à plusieurs organisations : comment passer de l'une à l'autre ?

Ouvrez le menu de votre avatar, puis la section Sphères. Elle liste les organisations auxquelles votre compte est rattaché, en indiquant celle où vous vous trouvez. Basculer sur cette sphère vous emmène ailleurs, Ajouter une sphère enregistre un accès supplémentaire, Quitter ce compte ou Quitter tous les comptes vous déconnecte. Une organisation marquée Mot de passe requis vous demandera de vous identifier à nouveau.

⚠️ Les notifications système reçues hors ligne n'arrivent que pour une seule organisation à la fois. Si vous jonglez entre plusieurs sphères, ne comptez pas sur elles pour tout voir.

J'ai été déconnecté sans l'avoir demandé

Un bandeau explique pourquoi. « Vous avez été déconnecté » : session interrompue par un administrateur ou depuis un autre appareil, reconnectez-vous. « Compte désactivé » ou « Accès retiré » : votre compte a été désactivé, ou retiré de cet espace de travail — contactez votre administrateur. Une déconnexion après une longue inactivité, elle, est normale : vos données sont intactes.

Pour vous déconnecter volontairement, ouvrez le menu de votre profil et choisissez Se déconnecter.

Se connecter avec un compte Google, GitHub, Microsoft ou LinkedIn

Plutôt qu'un mot de passe, vous pouvez entrer dans Sphère avec un compte que vous possédez déjà ailleurs.

Comment me connecter avec un compte externe ?

Sur l'écran de connexion, sous le champ d'identifiant, un bloc ou propose les boutons disponibles :

  1. Cliquez sur Continuer avec Google, Continuer avec GitHub, Continuer avec Microsoft ou Continuer avec LinkedIn.
  2. Identifiez-vous chez le fournisseur comme d'habitude.
  3. Autorisez le partage de votre adresse e-mail.
  4. Vous revenez dans Sphère, connecté à votre espace.

Vous ne verrez que les boutons que votre organisation a activés : il est normal que tous ne soient pas proposés partout.

On me dit qu'aucun compte ne correspond à mon adresse

Si l'adresse attestée par le fournisseur est inconnue de Sphère, la page « Aucun compte pour votre adresse » s'affiche. Elle rappelle le fournisseur utilisé et l'adresse attestée, pour que vous vérifiiez que vous ne vous êtes pas trompé de compte, et propose deux choix : Je devais rejoindre un espace existant ou Créer une nouvelle sphère (quand votre organisation le permet).

Si d'autres espaces connaissent déjà cette adresse, ils sont listés sous « Cette adresse est rattachée à : » avec un bouton Aller sur cet espace — le raccourci le plus court quand vous vous êtes simplement trompé de porte. Sinon, la page « Vérifiez l'identifiant que vous utilisez » vous propose quatre pistes : l'adresse fournie par votre organisation (ou celle qui a reçu votre invitation), un autre compte chez le fournisseur, la connexion par mot de passe, et enfin l'administrateur de votre organisation.

Créer mon propre espace depuis une connexion externe

Quand votre serveur l'autorise, une connexion externe avec une adresse inconnue peut déboucher sur la création d'un espace d'essai bien à vous.

  1. Choisissez Créer une nouvelle sphère. La page « Ce que vous allez créer » vous l'annonce avant tout formulaire : un espace vide, en essai pour une durée limitée, et dont vous serez l'administrateur.
  2. Dans le formulaire Créer votre espace, votre adresse e-mail est déjà renseignée et non modifiable (elle a été confirmée par le fournisseur). Saisissez vos Prénom et Nom, puis la Société — deux caractères au minimum, c'est le seul champ vraiment obligatoire.
  3. Vérifiez la Langue et le Fuseau horaire, déduits de votre navigateur et modifiables.
  4. Cochez la mention de confidentialité, puis cliquez sur Créer mon espace.

Rien n'est créé tant que vous n'avez pas validé le formulaire : si vous vouliez en fait rejoindre un espace existant, revenez simplement en arrière.

Suivre la création de mon espace

L'écran « Votre sphère est en cours de création » affiche l'étape en cours, sans estimation de durée : Adresse vérifiée, En file d'attente (avec votre position), Création de votre sphère, puis Sphère prête. Vous pouvez fermer la page : un e-mail vous prévient dès qu'une place se libère. Pendant l'attente, trois questions facultatives (taille de l'équipe, secteur, besoin principal) préparent une démonstration utile — elles ne changent rien à votre espace.

Si votre demande était déjà enregistrée, Sphère vous le dit avant de vous conduire à cet écran ; le bouton Voir l'avancement y mène aussi. Quand tout est prêt, Entrer dans ma sphère ouvre votre session : l'ouverture prend quelques secondes, inutile de cliquer à nouveau.

Ma connexion par compte externe a échoué

Les messages indiquent quoi faire. « Ce mode de connexion n'est pas proposé par votre sphère » : utilisez votre mot de passe. « La connexion par compte externe n'est pas configurée sur ce serveur » : contactez votre administrateur. « Le fournisseur n'a communiqué aucune adresse e-mail » : autorisez le partage de votre adresse chez lui, puis recommencez. « La demande de connexion a expiré » ou « a déjà été utilisée » : cliquez sur Relancer la connexion. « Le service de connexion est injoignable » : vérifiez votre connexion à Internet.

Faire ses premiers pas

À vos débuts, Sphère vous accompagne avec un assistant de bienvenue, puis une carte Prise en main qui garde le fil de ce qu'il vous reste à découvrir.

Qu'est-ce que l'assistant de bienvenue ?

À votre toute première connexion à un espace en période d'essai, l'assistant « Bienvenue dans Sphère » s'ouvre et présente l'essentiel en quelques écrans : Votre équipe (inviter vos collègues, nommer un administrateur), Communiquer (messages, appels, visioconférences), Travailler (notes, fichiers partagés, répertoire) et Emporter (application mobile, boîte mail existante).

Chaque proposition porte un bouton qui ouvre directement l'écran concerné (Ouvrir Membres, Ouvrir le téléphone, Ouvrir les fichiers…). L'assistant ne montre que les outils réellement ouverts dans votre espace et s'adapte à votre rôle. Il se parcourt avec Suivant et Retour ; Passer ou Fermer l'assistant de bienvenue le quitte, et Commencer vous dépose sur votre tableau de bord.

💡 Une fois parcouru ou fermé, l'assistant ne se rouvre plus, sur aucun de vos appareils. Vous pouvez le passer sans crainte de le revoir à chaque connexion.

Où voir ce qu'il me reste à faire (carte Prise en main) ?

Sur votre tableau de bord, la carte Prise en main rassemble vos premières étapes. Elle s'ouvre sur Prochaine étape : une seule action mise en avant, avec un bouton unique (Commencer, ou Voir comment s'il s'agit d'un tutoriel). En dessous, Voir les étapes déplie la liste complète et Masquer les étapes la replie. Un compteur affiche votre avancement (« 2 sur 5 »), et Masquer referme la carte pour la journée.

Les étapes proposées sont concrètes — Invitez un collègue, Passez un appel, Partagez un fichier, Créez votre premier contact — auxquelles s'ajoutent Terminez l'assistant de bienvenue et les tutoriels de découverte. Celles qui ne vous concernent pas ne vous sont pas proposées : les étapes réservées aux administrateurs si vous n'en êtes pas un, ou celles qui demandent une ligne téléphonique si aucune ne vous est attribuée. Elles ne vous empêchent donc pas d'arriver à 100 %.

💡 « Passez un appel » déploie le téléphone intégré, prêt à composer un numéro — et non un journal d'appels encore vide.

Mon avancement me suit-il d'un appareil à l'autre ?

Oui. Il est conservé côté serveur : une étape cochée sur votre ordinateur est déjà faite quand vous ouvrez Sphère ailleurs. Un petit anneau rappelle le pourcentage en haut de l'écran pendant la période d'essai (au survol : « Prise en main : 60 % »), et indique Prise en main terminée une fois tout achevé.

Vous n'êtes d'ailleurs pas obligé de passer par la carte : ouvrez la recherche globale et tapez le nom de l'action (« inviter », « appeler », « partager un fichier »), une section Prise en main apparaît en tête des résultats.

Combien de temps dure ma période d'essai ?

Pendant un essai, l'en-tête affiche les jours restants sous la forme « J-12 », à côté de l'indicateur de stockage. La date de fin figure aussi sur l'écran de suivi de création de votre espace. À l'approche des limites de l'offre, Sphère vous propose d'augmenter la limite ou d'être rappelé plutôt que de vous bloquer sans explication.

Que sont les « données d'exemple » de mon espace ?

Un espace neuf peut contenir quelques entrées de démonstration dans le répertoire, pour que les écrans ne soient pas vides pendant votre découverte. Une pastille indique combien il en reste (« 24 données d'exemple »), et les listes signalent les lignes concernées. Pour faire le ménage, un administrateur clique sur Retirer les exemples et confirme : toutes les entrées de démonstration disparaissent définitivement, mais les contacts que vous avez créés vous-même ne sont pas touchés.

Suivre les tutoriels de découverte des modules

Les tutoriels sont de courtes visites guidées qui vous montrent, sur l'écran réel, comment se servir d'un outil de Sphère.

Où les trouver, et comment se déroulent-ils ?

Pendant la période d'essai, votre tableau de bord affiche une section Tutoriels (« Trois étapes par module, quand vous voulez ») avec cinq parcours : Répertoire, Discussions, Visio, Drive et Notes. Seuls ceux des modules ouverts pour vous sont proposés.

  1. Cliquez sur Voir comment, depuis la section Tutoriels ou depuis la carte Prise en main.
  2. Sphère ouvre l'écran concerné et met en évidence la commande à utiliser.
  3. Une bulle d'explication vous dit quoi faire.
  4. Avancez avec Suivant, revenez avec Retour, concluez avec Terminer.

Pendant la visite, l'arrière-plan ne réagit plus aux clics : seuls l'élément mis en avant et les boutons de la bulle restent actifs, pour éviter de se perdre. Le téléphone intégré et les appels entrants continuent de fonctionner normalement : vous ne manquerez pas un appel parce qu'un tutoriel est ouvert.

Les tutoriels s'ouvrent-ils tout seuls ?

Non. Ils sont entièrement facultatifs et ne se déclenchent jamais d'eux-mêmes : c'est vous qui cliquez sur Voir comment. Vous pouvez fermer une visite à tout moment avec Fermer ou la touche Échap.

Un tutoriel refermé avant la fin reste disponible à la même place. Un tutoriel parcouru jusqu'au bout se marque comme terminé et son bouton devient Revoir : vous pouvez le rejouer autant de fois que vous voulez, sans que cela change votre avancement.

💡 On lance aussi un tutoriel depuis la recherche globale : tapez « tutoriel visio », « découvrir le drive » ou « visite guidée ».

Se repérer dans Sphère

Comprendre l'organisation de l'écran et passer d'un outil à l'autre.

Comment est organisée l'interface ?

À gauche, la barre latérale donne accès aux modules (Discussions, Appels, Drive, Notes, Mail, Activités…) : cliquez sur une icône pour changer de module, le contenu central suit. En haut se trouvent le sélecteur d'espace de travail, la recherche, la création rapide, l'indicateur de stockage, la cloche des notifications, le bouton Aide et votre avatar. La zone centrale affiche le module ouvert.

La barre latérale peut être repliée avec le bouton Réduire (Agrandir pour la redéployer), en bas du menu : elle n'affiche alors que les icônes, dont le nom apparaît au survol.

Si vous appartenez à plusieurs espaces de travail, le sélecteur en haut de la barre latérale vous fait passer de l'un à l'autre ; chacun a ses propres conversations, fichiers et membres. Pour changer d'organisation (de sphère), c'est ailleurs : voir Se connecter à Sphère.

Créer quelque chose rapidement, depuis n'importe quelle page

Le bouton Création rapide, en haut de l'interface, est disponible quel que soit l'écran où vous êtes. Il propose Nouvelle visio, Nouvelle activité, Nouvelle note, Nouveau ticket, Nouvelle diffusion. La barre latérale offre aussi des raccourcis au survol de certaines icônes : Ouvrir le téléphone, Nouveau contact, Nouvelle note.

Où se trouve le bouton d'aide ?

Un bouton Aide est disponible en permanence : il ouvre un panneau latéral qui réunit la documentation, un assistant, la déclaration d'un problème et les coordonnées du support. Son info-bulle le résume : « Documentation, assistant, signalement et contact ». Vous n'avez donc pas à quitter votre page pour chercher une réponse. Voir Obtenir de l'aide et contacter le support.

Où voir mon stockage et le pays d'hébergement ?

Un anneau de stockage affiche le pourcentage d'espace utilisé par votre organisation. À côté figure le drapeau du pays qui héberge vos données ; au survol, la mention « Hébergement : » suivie du nom du pays. Cliquez sur l'indicateur pour voir la répartition par outil.

Que veut dire le cadenas à côté d'un module ?

Un module non compris dans l'offre de votre organisation reste visible, marqué d'un cadenas et de la mention « Non compris dans votre offre ». Cliquer dessus n'affiche pas un refus : cela ouvre sa page de présentation. Voir Comprendre les modules verrouillés et les limites de votre offre.

Où voir les nouveautés de Sphère ?

Un panneau Nouveautés liste ce qui a été ajouté, version par version. Ouvrez-le depuis le bouton Voir les nouveautés (info-bulle : « Découvrir les dernières nouveautés »). Chaque entrée porte le module concerné (Discussions, Téléphonie, Fichiers, Recherche…) et un titre lisible ; une mention « Ce qui a été ajouté depuis votre version … » met en avant ce que vous n'avez pas encore vu, et Voir tout / Voir moins déplient ou replient la liste. La version installée s'affiche aussi dans À propos, avec sa date de publication.

💡 Quand un administrateur remplace le logo ou le favicon de l'organisation, la nouvelle image apparaît dès que vous revenez sur l'onglet Sphère, sans recharger la page.

Lire son tableau de bord

Le Tableau de bord est l'écran d'accueil de Sphère : il résume votre activité et donne accès aux actions les plus courantes.

Que contient le tableau de bord ?

De haut en bas : une bannière de bienvenue qui vous salue selon l'heure et rappelle votre numéro de poste s'il en existe un ; des actions rapides (Nouvel appel, Visio, Mail, Nouvelle activité, Contact, Document) ; des cartes de chiffres (Appels, Messages non lus, Mails, Activités à venir) ; puis des panneaux par domaine (Téléphonie, Conversations, Activités, Boîte mail, Modules).

Le contenu dépend des outils ouverts chez vous : un panneau dont le module n'est pas activé ne s'affiche pas. Chaque panneau porte un lien direct vers l'outil : Détail pour les statistiques complètes, Ouvrir, Ouvrir le chat ou Ouvrir la boîte.

💡 Sur la bannière, Changer le fond ouvre une fenêtre d'une trentaine de thèmes colorés (Bleu océan, Vert forêt, Aurore boréale…) ou Aucun. Ce choix vous suit partout où vous vous connectez.

Que signifient les pastilles « Live » et « Période » ?

Les cartes ne mesurent pas toutes la même chose, et une pastille le précise :

Survolez la pastille pour lire son explication. C'est la clé pour ne pas comparer deux chiffres qui ne portent pas sur la même chose. Le panneau Volume par domaine applique la même logique : seules les lignes Perso · période sont additionnées dans le total ; les lignes Sphère · période (toute l'organisation) et Temps réel portent sur un autre périmètre et ne sont pas comptées.

Pourquoi mes chiffres s'affichent-ils avant d'être à jour ?

Au rafraîchissement, les cartes affichent aussitôt les derniers chiffres connus plutôt qu'un écran vide, et une pastille signale qu'une vérification est en cours en arrière-plan. Les valeurs se corrigent d'elles-mêmes une seconde plus tard si nécessaire. Ce n'est pas un défaut : c'est un affichage immédiat suivi d'une mise à jour silencieuse.

Un chiffre affiche « Donnée indisponible » : est-ce une panne ?

Non, et c'est volontaire. Quand une source ne répond pas, Sphère affiche « Donnée indisponible », « Comptage indisponible » ou « Chargement impossible » — plutôt qu'un zéro ou un total faux. Le panneau Mes interactions le signale aussi : « Total partiel : les modules dont la donnée est indisponible ne sont pas comptés. » Réessayez plus tard ; si cela dure, signalez-le.

Filtrer la boîte mail du tableau de bord

Ouvrez le sélecteur en haut du panneau Boîte mail (il affiche Toutes les boîtes), choisissez une boîte dans Personnelles ou Partagées : la mention Filtre actif apparaît, et Réinitialiser le filtre revient à toutes les boîtes. Les compteurs Reçus, Envoyés, Non lus, Favoris, Brouillons et le graphique de volume par jour suivent votre sélection.

Rechercher dans toute l'application (recherche globale)

La recherche globale trouve en un seul endroit vos e-mails, contacts, messages, fichiers, activités, notes, appels et tickets. C'est le réflexe à prendre quand vous ne savez plus dans quel module se trouve une information.

Comment ouvrir la recherche globale ?

Cliquez sur la recherche en haut de l'écran (sur les fenêtres étroites, un bouton compact remplit le même rôle), ou utilisez le raccourci Cmd+K (Mac) / Ctrl+K (Windows, Linux). La fenêtre s'ouvre par-dessus votre page. Tapez au moins 2 caractères ; des suggestions d'autocomplétion s'affichent au fil de la frappe.

💡 Les accents ne comptent pas : taper « societe » trouve « Société », et le mot est surligné dans le résultat même sans ses accents.

Comprendre les résultats

Chaque résultat affiche un extrait du contenu avec les termes recherchés mis en évidence. Sous l'extrait, une ligne de contexte vous dit pourquoi le résultat remonte, sans avoir à l'ouvrir : la société, le poste, le téléphone ou la ville d'un contact ; la ville d'une société ; la direction (entrant, sortant, interne) et la date d'un appel ; l'expéditeur et la date d'un e-mail ; le dossier et la taille d'un fichier ; l'échéance d'une activité. Le champ qui a fait remonter la ligne est affiché en premier : si c'est le numéro de téléphone qui correspond, c'est lui que vous voyez d'abord.

Les dates affichées sont les vraies : un e-mail affiche sa date de réception, et les autres résultats leur date de création — non la date à laquelle Sphère les a rendus trouvables. Dans l'onglet Chat, le message apparaît tel qu'on le lit, sans les signes de mise en forme de l'éditeur, et l'extrait est centré sur le mot cherché quand celui-ci se trouve loin dans le message.

Passer d'un module à l'autre

Les résultats sont répartis par onglets : Tout, Emails, Contacts, Organisations, Chat, Drive, Activités, Notes, Tickets, Appels, Social, auxquels s'ajoutent Groupes (les groupes de l'annuaire) et Unités org. (services, directions). Selon les outils ouverts chez vous, Affaires (dossiers commerciaux) et SVI (parcours vocaux) peuvent aussi apparaître.

Passez d'un onglet à l'autre directement, sans repasser par « Tout ». Les catégories sans résultat sont masquées, un lien Voir tout par section ouvre la catégorie complète, et les onglets qui ne tiennent pas dans la barre se rangent dans un menu Plus de catégories (bouton « ⋯ »).

💡 Utilisez Organisations pour chercher une entreprise plutôt qu'une personne, Groupes ou Unités org. pour une équipe entière.

Afficher plus de résultats (« X sur Y »)

Chaque onglet affiche d'abord les premiers résultats ; Charger plus affiche la suite, et un compteur « X sur Y » vous situe. Les onglets Emails, Chat et Réseaux sociaux annoncent le vrai nombre total dès la première réponse.

⚠️ Les filtres de date Aujourd'hui, Cette semaine et Ce mois suivent votre fuseau horaire : « aujourd'hui » veut dire votre journée, pas celle du serveur. Vérifiez le fuseau de votre profil si les bornes vous semblent décalées.

Choisir le périmètre de la recherche

Un sélecteur Périmètre décide de ce que la recherche parcourt : Mes résultats (uniquement ce qui vous appartient, choix par défaut) ou Tout ce à quoi j'ai accès (tout ce que vos droits vous permettent de voir). Choisissez le périmètre le plus large si vous ne retrouvez pas un élément. Les administrateurs disposent en plus d'une option couvrant tous les documents de l'organisation.

⚠️ Une exception : les e-mails. Sur l'onglet Emails, le périmètre étendu n'est pas proposé : les e-mails restent toujours limités à vos boîtes, y compris pour un administrateur, par protection de la confidentialité des messages. Pour chercher dans une boîte partagée à laquelle vous avez accès, sélectionnez-la depuis le module Mail.

L'écran d'accueil de la recherche, et les contacts fréquents

La recherche s'ouvre toujours sur l'onglet Tout. Avant même que vous tapiez, elle affiche vos contacts fréquents, vos recherches récentes (que vous pouvez effacer), vos éléments récemment ouverts et des raccourcis clavier pour naviguer entre résultats, ouvrir un élément ou changer de catégorie.

Le rail de contacts fréquents, en haut, affiche les personnes que vous joignez le plus souvent. Passez la souris sur l'une d'elles : des actions rapides apparaissent pour la contacter directement — appeler, démarrer une visio, ouvrir une conversation, envoyer un e-mail, ou ouvrir sa fiche. Un clic sur le contact lui-même ouvre sa fiche complète.

Lancer une action depuis la recherche

La recherche ne sert pas qu'à retrouver : elle fait. Tapez le nom de ce que vous voulez faire — « inviter », « appeler », « importer mes contacts », « partager un fichier », « créer une note » — et une section Prise en main apparaît en tête des résultats avec l'action correspondante. Les visites guidées s'y trouvent aussi (« tutoriel visio », « découvrir le drive »).

💡 La recherche globale couvre l'ensemble de votre espace. Pour chercher à l'intérieur d'une seule conversation ou d'un seul dossier, utilisez la recherche dédiée du module concerné : chaque chapitre du guide la décrit.

Recevoir et gérer ses notifications

Le centre de notifications rassemble tout ce qui vous concerne : nouveaux messages, mentions, appels manqués, activités assignées, tickets, partages de fichiers.

Où voir mes notifications ?

Cliquez sur l'icône cloche, en haut de l'écran ; un badge indique le nombre de non-lues. Le panneau affiche une ligne par notification (icône selon le type, titre, aperçu et heure), un onglet par module pour filtrer, un bouton Tout marquer comme lu et un bouton Charger plus pour les plus anciennes.

Cliquez sur une notification pour ouvrir directement l'élément concerné : celle d'un message social ouvre la conversation, celle d'une activité ouvre l'activité, celle d'un appel manqué ouvre le journal d'appels.

Les petites bulles qui apparaissent en direct

Quand un événement vous concerne pendant que vous travaillez, une carte de notification s'affiche brièvement, sans interrompre ce que vous faites. Un nouvel e-mail, une assignation ou une désassignation (activité, e-mail, ticket, conversation), un nouveau message de chat prennent tous la même forme de carte. Chaque carte propose Ouvrir, qui vous amène à l'élément, et Ignorer, qui la fait disparaître. Ces notifications restent ensuite disponibles dans le centre de notifications.

Mettre les notifications en pause (Mode focus)

Ouvrez le centre de notifications et activez le Mode focus dans l'en-tête du panneau : tant qu'il est actif, les notifications sont mises en sourdine. Désactivez-le pour reprendre. Pour une pause programmée, voir Gérer sa présence et le mode Ne pas déranger.

Régler ce que je reçois, et par quel canal

Dans Profil › Notifications, chaque type d'événement liste les canaux disponibles ; quand un événement peut être envoyé par e-mail, il suffit d'activer ce canal (il n'apparaît que pour les notifications qui le permettent).

C'est au même endroit que se règle la confidentialité : par défaut, l'aperçu du contenu d'un message peut être masqué. Activez Afficher le contenu du message pour le voir, et choisissez d'afficher ou non le nom de l'expéditeur. Les messages chiffrés ne sont jamais affichés dans une notification.

💡 Si vos notifications arrivent en anglais, vérifiez la langue du compte dans vos paramètres — c'est elle, et non la langue de l'application, qui gouverne les messages qui vous sont envoyés.

Garder une conversation ou un appel en fenêtre flottante

Une fenêtre flottante est une petite fenêtre qui reste affichée par-dessus le reste de l'application, où que vous soyez. Vous suivez ainsi un appel ou une conversation tout en consultant vos fichiers, vos e-mails ou vos activités.

Détacher une conversation en fenêtre flottante

  1. Ouvrez la conversation concernée (par exemple une conversation sociale).
  2. Utilisez l'action Détacher en fenêtre (icône de détachement dans l'en-tête de la conversation).
  3. La conversation s'ouvre dans une petite fenêtre indépendante que vous pouvez déplacer en la faisant glisser.
  4. Elle reste accessible pendant que vous naviguez ailleurs. Fermez-la quand vous n'en avez plus besoin.

Suivre un appel dans une fenêtre flottante

Un appel en cours peut lui aussi être conservé dans une petite fenêtre flottante : vous gardez les commandes sous les yeux (raccrocher, couper le micro…) tout en travaillant sur une autre page. Si vous réduisez ou détachez la fenêtre, l'appel continue sans interruption.

Gérer son profil et ses préférences

Personnaliser votre compte et vos réglages.

Que contient le menu de mon avatar ?

Cliquez sur votre avatar pour ouvrir le menu profil, organisé en sections :

Votre statut de présence se change en haut de ce même menu.

Comment sont organisés mes paramètres de profil ?

La page Profil est organisée en onglets : Profil (nom, photo, informations affichées), Sécurité (double authentification, codes de récupération), Appareils (appareils connectés et sessions actives, avec accès mobile par QR code), Mot de passe, Notifications et Présence.

Pour modifier votre nom ou votre photo, ouvrez Profil, modifiez, enregistrez. Pour votre mot de passe, choisissez Changer le mot de passe dans vos paramètres de sécurité, puis saisissez l'ancien et le nouveau. Si vous l'avez oublié, utilisez plutôt Mot de passe oublié sur la page de connexion.

Quelle différence entre « langue du compte » et « langue de l'application » ?

Vos paramètres distinguent deux réglages de langue, et c'est la source de confusion la plus fréquente :

Si vos notifications arrivent dans une langue et vos écrans dans une autre, c'est que ces deux réglages diffèrent : alignez-les. L'interface est disponible en français, anglais, arabe et d'autres langues ; en lecture de droite à gauche, comme en arabe, les flèches de navigation suivent le sens de lecture.

Comment régler mon fuseau horaire ?

Dans vos paramètres de profil, sélectionnez votre fuseau horaire. Toutes les dates et heures s'afficheront à votre heure locale. C'est important si vous avez changé de région, et cela conditionne aussi les filtres de date de la recherche et l'affichage des horaires d'ouverture du support.

Changer l'apparence de Sphère (thèmes clair et sombre)

Deux réglages se complètent. Depuis le menu de votre avatar, section Apparence, basculez entre Clair, Sombre et Auto. Pour choisir un thème complet, ouvrez vos paramètres, section Apparence (« Ouvrir les réglages d'apparence »), puis parcourez la liste : Pastel (le choix par défaut), Crépuscule, Nocturne, Aurore, Ara, Sombre, Classique clair, Classique sombre, ainsi que Gabon (vert, or et bleu du drapeau gabonais) et Loango (la baie de Nyonié vue du ciel). Un champ Rechercher un thème… filtre la liste.

⚠️ Ces préférences d'apparence sont enregistrées sur l'appareil que vous utilisez : elles ne suivent pas d'un ordinateur à l'autre, contrairement au fond de votre bannière de tableau de bord.

Gérer sa présence et le mode Ne pas déranger

Votre statut de présence indique aux autres membres si vous êtes joignable. Sphère peut aussi mettre vos notifications en pause automatiquement.

Changer mon statut de présence

Le menu de présence s'ouvre sur votre avatar, en haut de l'écran. Choisissez un statut : Disponible, Absent, Occupé, En réunion, Ne pas déranger, Absent du bureau ou Hors ligne. Les autres membres voient une pastille correspondante sur votre avatar. La présence peut aussi se mettre à jour automatiquement selon votre activité.

Le menu va à l'essentiel : le bloc Ne pas déranger est regroupé en un seul endroit avec ses durées rapides, et si vous avez enregistré beaucoup de statuts personnalisés, Afficher plus déplie la liste complète, Afficher moins la replie.

Mettre un emoji ou une icône sur mon statut personnalisé

  1. Ouvrez le menu de présence, puis Définir un statut personnalisé.
  2. Saisissez votre texte dans Quel est votre statut ? (par exemple « En déplacement jusqu'à 15 h »).
  3. Choisissez une icône dans la rangée proposée, ou cliquez sur Choisir un emoji.
  4. Réglez Effacer après : 30 minutes, 1 heure, 4 heures, aujourd'hui, cette semaine, ou Ne pas effacer.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Le menu rappelle ensuite quand le statut s'effacera. Effacer le statut personnalisé le retire avant l'heure.

Indiquer si je suis au bureau ou en télétravail

Le mode de travail dit où vous êtes physiquement ; il est indépendant de votre statut de présence. Ouvrez le menu de présence sur votre avatar, repérez la section Mode de travail, choisissez Présentiel ou Télétravail : le message Mode de travail mis à jour confirme.

Les deux réglages se cumulent : vous pouvez être Disponible en Télétravail, ou En réunion en Présentiel. Vos collègues voient l'information sans avoir à vous la demander.

Activer « Ne pas déranger »

Depuis le menu de présence, activez Ne pas déranger pour une durée au choix : 30 min, 1 h, Jusqu'à demain matin, ou Personnalisé (un nombre de minutes). Vos notifications sont mises en sourdine, et la pause s'arrête d'elle-même à la fin de la durée.

Pour une bascule automatique, ouvrez Profil › Présence, section Plannings Ne pas déranger : créez des plages horaires récurrentes (chaque soir, le week-end…) en indiquant les jours, l'heure de début et l'heure de fin. Vous pouvez aussi activer un Ne pas déranger automatique hors heures de travail.

💡 Le déclenchement suit le fuseau horaire de votre compte : vérifiez qu'il est correct pour que la bascule se fasse à la bonne heure.

Planifier une absence (vacances, congés)

Dans Profil › Présence, section Absences planifiées :

  1. Cliquez sur Ajouter une absence.
  2. Donnez un titre (Vacances, congé…), une date de début et une date de fin.
  3. Rédigez un message d'absence et, si vous le souhaitez, activez la réponse automatique.
  4. Enregistrez. Pendant la période, votre statut passe à Absent du bureau.

Vous pouvez enregistrer plusieurs absences à l'avance.

Choisir comment chaque canal réagit selon mon statut

Dans Profil › Présence, la matrice des canaux vous laisse décider, pour chaque statut, comment se comportent les différents canaux : notifications, appels, mentions dans le chat, invitations d'agenda, engagements de réponse sur les réseaux sociaux. Pour chacun, choisissez Autoriser, Mettre en sourdine ou Contacts prioritaires seulement. Ainsi, en réunion, vous pouvez couper les mentions de chat tout en laissant passer les appels prioritaires.

Obtenir de l'aide et contacter le support

Un bouton Aide réunit au même endroit la documentation, un assistant, la déclaration d'un problème et les coordonnées du support. C'est le point d'entrée à retenir quand quelque chose vous échappe.

Où trouver l'aide dans Sphère ?

Cliquez sur le bouton Aide (info-bulle : « Documentation, assistant, signalement et contact »). Un panneau s'ouvre sur le côté, sous-titré « Cherchez une réponse, ou contactez le support. » Sous Que souhaitez-vous faire ?, il propose jusqu'à quatre options :

Toutes ne sont pas forcément présentes : votre organisation choisit ce que le panneau propose. Fermer l'aide referme le panneau ; Retour ou Revenir aux options vous ramène en arrière.

Chercher une réponse dans la documentation

Ouvrez le panneau Aide, puis Lire la documentation, et saisissez un mot-clé dans Rechercher dans la documentation (par exemple « ajouter un utilisateur »). Les résultats s'affichent directement dans le panneau, avec leur nombre : vous ne quittez pas votre page. Cliquez sur un résultat, et l'article complet s'affiche dans le panneau, avec sa date de mise à jour ; Revenir aux résultats vous ramène à la liste.

Si rien ne correspond, le panneau affiche « Aucun article ne correspond ». Une liste Sujets fréquents est proposée avant toute recherche, et Voir la documentation complète ouvre le portail de documentation.

Poser une question à l'assistant

Ouvrez le panneau Aide, puis Poser une question à l'IA. Écrivez votre question en une phrase (« comment transférer un appel ? ») et cliquez sur Envoyer : le panneau affiche Recherche de la réponse…, puis la Réponse de l'assistant, suivie des Articles utilisés pour la formuler. Poser une autre question relance un échange.

Les réponses s'appuient sur la documentation du produit. Si la question sort de ce qu'elle couvre, l'assistant répond franchement « Je n'ai pas la réponse » et vous propose de Passer la main : Déclarer un problème ou Contacter le support.

Déclarer un problème au support

  1. Ouvrez le panneau Aide, puis Déclarer un problème.
  2. Renseignez l'Objet et la Description : ce que vous faisiez, ce que vous attendiez, ce qui s'est produit.
  3. Choisissez le Module concerné et la Gravité : Bloquant, Gênant ou Cosmétique.
  4. Indiquez l'E-mail de réponse sur lequel le support vous recontactera.
  5. Ajoutez si vous le souhaitez une capture d'écran : Prendre une capture, ou joignez une image. Rien n'est capturé sans votre clic, et vous voyez l'image avant l'envoi.
  6. Cliquez sur Envoyer le ticket.

Le panneau affiche alors Ticket transmis et une Référence : conservez-la, c'est elle qui identifie votre déclaration auprès du support.

Un Contexte technique joint accompagne l'envoi, affiché en clair au préalable pour que vous sachiez exactement ce qui part : module, impact signalé, adresse et chemin de la page, version de l'application, navigateur, taille de la fenêtre, langue, fuseau horaire et date du relevé. Rien d'autre n'est transmis.

Contacter le support (téléphone, WhatsApp, e-mail, discussion)

Ouvrez le panneau Aide, puis Contacter le support. Selon ce que votre organisation a renseigné, vous y trouvez un ou plusieurs numéros de téléphone (bouton Appeler), WhatsApp (Ouvrir la discussion WhatsApp), une adresse E-mail (Écrire à) et une Discussion en direct (Démarrer la discussion) — le panneau indiquant si des conseillers sont disponibles.

Une section Horaires du support affiche Support ouvert ou Support fermé, les plages d'ouverture et l'heure de réouverture. Ces heures sont converties dans votre fuseau horaire : vous n'avez aucun calcul à faire, à condition que le fuseau de votre profil soit correct.

Une option d'aide est absente ou indisponible

C'est normal : chaque organisation choisit ce que son panneau d'aide propose. Vous pouvez lire « Documentation indisponible », « Assistant indisponible », « Déclaration indisponible », « Déclaration pas encore activée » ou « Discussion en direct indisponible ». Dans tous les cas, les autres options restent accessibles.

Si le service d'aide est injoignable, le panneau vous prévient : « Le service d'aide est injoignable. Les coordonnées affichées peuvent dater. » Les numéros de téléphone et le WhatsApp restent affichés, avec la date de leur dernière mise à jour, pour que vous puissiez appeler malgré tout. Réessayer relance la tentative.

Signaler un problème et suivre ses signalements

À côté du support, un second chemin existe : remonter un bug ou une gêne à l'équipe qui fabrique le produit, puis suivre le traitement de votre remontée.

Quelle différence entre « Signaler un problème » et « Déclarer un problème » ?

Ce sont deux chemins distincts, et votre organisation ne propose pas forcément les deux.

En résumé : le premier alimente l'amélioration du produit, le second déclenche une prise en charge par votre support.

⚠️ Le bouton Signaler un problème n'est proposé qu'aux organisations dont l'offre l'inclut. S'il n'apparaît pas chez vous, ce n'est pas une panne : passez par le panneau Aide.

Comment signaler un problème ?

  1. Ouvrez le bouton Signaler un problème (accessible depuis l'aide de l'application).
  2. Indiquez où vous avez rencontré le problème (le module) et ce que vous vouliez faire (l'action).
  3. Choisissez la gravité : Bloquant (je ne peux pas continuer), Gênant (je peux continuer difficilement) ou Cosmétique (uniquement visuel).
  4. Décrivez ce qui s'est passé et ce que vous attendiez.
  5. Ajoutez si possible une capture d'écran : photographiez la page actuelle, annotez-la (flèche, rectangle, masquer une zone) ou importez une image existante.
  6. Cliquez sur Envoyer le rapport. Un numéro de suivi vous est communiqué.

Vous pouvez joindre un diagnostic technique : adresse de la page, module, version de l'application, navigateur, taille de la fenêtre, langue, fuseau horaire, erreurs récentes. Ces informations sont affichées en clair avant l'envoi. Aucune donnée personnelle n'est transmise sans votre accord.

Suivre l'état d'un signalement

Ouvrez le menu de votre profil et choisissez Signalements (un lien y mène aussi depuis la fenêtre de signalement). La page sépare les remontées En cours et Clôturées, et chaque signalement porte un statut qui évolue : Nouveau, Qualifié, Infos demandées, Pris en charge, En revue, Résolu ou Rejeté. Vous pouvez filtrer par statut, par gravité, par plateforme (web ou mobile), ou n'afficher que vos remontées.

Quand l'équipe a besoin de précisions, le signalement passe en Infos demandées : ouvrez-le, décrivez ce qui est demandé dans la zone Ajouter des informations, joignez au besoin une image, puis cliquez sur Envoyer.

Comprendre les modules verrouillés et les limites de votre offre

Sphère montre ce qui existe au-delà de votre offre, plutôt que de le cacher ou d'opposer un refus sec.

Pourquoi certains modules portent-ils un cadenas ?

Un module non compris dans l'offre de votre organisation reste visible dans la barre latérale gauche, marqué d'un cadenas et de la mention « Non compris dans votre offre ». Cliquer dessus ouvre sa page de présentation, qui explique à quoi il sert et ce qu'il permet — jamais un refus technique.

Cette page donne son titre, une phrase de résumé et trois points concrets. Par exemple : Centre de contact (gérer les campagnes d'appels, la distribution aux agents et la qualification, sur la même base que votre téléphonie), Réseaux sociaux (réunir Facebook, Instagram, WhatsApp et votre chat public dans une seule boîte de réception), Assistant conversationnel, ou Publication des serveurs vocaux. Pour ouvrir réellement un module, adressez-vous à l'administrateur de votre organisation.

J'ai atteint une limite de mon offre : que se passe-t-il ?

Une fenêtre s'ouvre — « Vous avez atteint la limite de votre offre » — et vous laisse deux options plutôt que de vous bloquer sans suite : Passer à l'offre Pro, ou Être rappelé (décrivez votre besoin, c'est facultatif, puis Envoyer la demande).

Le message précise toujours la limite concernée : nombre de fiches du répertoire, espace de stockage, ou nombre d'utilisateurs. Dans un espace d'essai, certaines limites peuvent être relevées immédiatement (Ajouter 1 Go de stockage, Passer à 10 utilisateurs). Le Répertoire, lui, vous prévient avant de lancer un import si votre espace approche du nombre maximal de fiches — et non au milieu de l'opération.

Pourquoi Sphère me demande mon accord avant de connecter des données ?

Avant de connecter une boîte mail ou d'importer un fichier de contacts, une fenêtre « Avant de connecter des données de tiers » vous demande un accord explicite. Elle rappelle que ces opérations font entrer dans Sphère des données concernant d'autres personnes que vous — vos correspondants, vos contacts — traitées pour votre compte, dans le cadre de votre utilisation du service, et supprimées avec votre espace. Cochez la case, puis cliquez sur J'accepte et je continue. Sans cet accord, l'ouverture n'est pas appliquée.

Mon stockage se remplit : que va-t-il se passer ?

L'indicateur de stockage en forme d'anneau affiche le pourcentage utilisé, et le drapeau voisin indique le pays qui héberge vos données. Sphère vous alerte progressivement : Attention au-delà de 75 %, Critique au-delà de 90 %, puis Stockage plein — les envois de fichiers sont alors bloqués jusqu'à ce que vous libériez de la place. Le lien Voir le détail montre la répartition par outil.

Les mots de Sphère

Quelques termes reviennent dans tout le produit et dans tous les chapitres de ce guide. Les voici une bonne fois pour toutes ; le vocabulaire propre à un module est défini dans son chapitre.

Sphère, organisation, espace de travail

Une sphère est l'espace complet d'une organisation : ses membres, ses données et ses outils. C'est le mot que vous voyez à l'écran là où ce guide parle d'organisation ou d'espace. Un même compte peut être rattaché à plusieurs sphères ; on passe de l'une à l'autre depuis la section Sphères du menu de l'avatar.

Un espace de travail est plus petit : il regroupe les personnes, conversations et fichiers d'une équipe ou d'un service, à l'intérieur d'une organisation. Son sélecteur se trouve en haut de la barre latérale.

Membre, administrateur, invité

Un membre est un utilisateur de votre organisation, avec un accès standard. Un administrateur peut configurer l'organisation et gérer les membres (inviter, désactiver, changer les rôles) ; ses outils se trouvent dans la section Administration du menu de l'avatar. Un invité est une personne extérieure — client, partenaire, prestataire — à qui l'on ouvre un accès limité via le portail invité ; c'est l'objet du dernier chapitre de ce guide.

Les mots des discussions

Un salon est un espace de discussion de groupe : salon de groupe (privé, sur invitation) ou canal public (visible par tout l'espace de travail) — à ne pas confondre avec une conversation privée, échange à deux. Un fil de discussion permet de répondre à un message précis sans encombrer la conversation. Une mention (@ suivi du nom) prévient une personne même si la conversation est en sourdine.

Mettre en sourdine désactive les notifications d'une conversation sans la quitter ; épingler la maintient en haut de la liste ; archiver la retire de la liste active sans rien supprimer. Un accusé de lecture indique qu'un message a été vu, et le chiffrement de bout en bout réserve la lecture aux seuls participants : un cadenas l'indique, et les aperçus n'apparaissent pas dans les notifications.

Les mots des réglages

Le fuseau horaire, réglé dans votre profil, détermine l'affichage de toutes les dates et heures : elles sont stockées de façon neutre et converties à votre heure. Le mode de travail (Présentiel ou Télétravail) dit où vous êtes physiquement, indépendamment du statut de présence. Le périmètre décide de ce que la recherche globale parcourt. Un module verrouillé est un outil non compris dans votre offre : visible, avec un cadenas, et une page de présentation derrière le clic.

Démarrer avec Sphère — Questions fréquentes

Qu'est-ce que Sphère, exactement ?

Une plateforme de travail collaborative qui réunit au même endroit la messagerie instantanée, la téléphonie, le stockage de fichiers, les notes collaboratives, l'e-mail, la gestion d'activités et d'autres outils, au sein de votre organisation. Chaque outil fait l'objet d'un chapitre de ce guide.

Suis-je obligé de suivre l'assistant de bienvenue et les tutoriels ?

Non. L'assistant se passe avec Passer et, une fois parcouru ou fermé, ne se rouvre plus sur aucun de vos appareils. Les tutoriels, eux, ne s'ouvrent jamais d'eux-mêmes : ils démarrent quand vous cliquez sur Voir comment, restent disponibles si vous les refermez, et se Revoir autant de fois que vous voulez.

Pourquoi ma carte « Prise en main » ne propose-t-elle pas les mêmes étapes qu'à un collègue ?

Parce qu'elle s'adapte à vous : les étapes réservées aux administrateurs, ou celles qui demandent une ligne téléphonique dont vous ne disposez pas, ne vous sont pas proposées, et ne vous empêchent pas d'atteindre 100 %. La carte ne propose par ailleurs que les modules réellement ouverts chez vous. Votre avancement est conservé côté serveur et vous suit d'un appareil à l'autre.

Puis-je me connecter sans mot de passe, ou créer mon propre espace ?

Oui pour la connexion : Continuer avec Google, GitHub, Microsoft ou LinkedIn, un lien d'accès par e-mail, un code à 6 chiffres, un SMS, ou un QR code scanné depuis l'application mobile — selon ce que votre organisation autorise. Et sur les serveurs qui le permettent, une connexion externe avec une adresse inconnue propose de créer votre espace d'essai : un espace vide, en essai, dont vous serez l'administrateur, annoncé avant tout formulaire.

Combien de temps dure ma période d'essai ?

Les jours restants sont affichés en haut de l'écran sous la forme « J-12 », à côté de l'indicateur de stockage.

Comment ouvrir l'aide, et comment joindre le support par téléphone ?

Cliquez sur le bouton Aide : le panneau propose, selon ce que votre organisation a activé, Lire la documentation, Poser une question à l'IA, Déclarer un problème et Contacter le support. Cette dernière option affiche les numéros, le WhatsApp, l'e-mail et parfois une discussion en direct, ainsi que les horaires d'ouverture convertis dans votre fuseau horaire. Même quand le service d'aide est momentanément injoignable, les numéros restent affichés.

Comment signaler un bug ou faire une suggestion ?

Deux chemins existent, et votre organisation ne propose pas forcément les deux. Signaler un problème remonte un bug à l'équipe produit ; vous en suivez le traitement dans la page Signalements de votre menu de profil. Déclarer un problème, depuis le panneau Aide, ouvre un ticket auprès de votre support, avec une référence à conserver.

Où chercher quand je ne sais pas dans quel module se trouve une information ?

Utilisez la recherche globale : Cmd+K sur Mac, Ctrl+K sur Windows ou Linux. Elle cherche d'un seul coup dans vos e-mails, contacts, organisations, groupes, messages, fichiers, activités, notes, tickets, appels, affaires et conversations sociales. Les accents ne comptent pas : « societe » trouve « Société ». Vous pouvez aussi y lancer une action en tapant « inviter », « appeler » ou « partager un fichier ».

Pourquoi certains modules ont-ils un cadenas, et que faire si j'atteins une limite ?

Un cadenas signale un module non compris dans l'offre de votre organisation : il reste visible, et un clic ouvre sa page de présentation — pas un refus. Quand vous atteignez une limite (fiches, stockage, utilisateurs), Sphère vous l'annonce avant de vous bloquer et propose Passer à l'offre Pro ou Être rappelé. Dans un espace d'essai, certaines limites peuvent être relevées immédiatement. Dans les deux cas, l'interlocuteur est l'administrateur de votre organisation.

Puis-je changer l'apparence de Sphère ?

Oui. La section Apparence de vos paramètres propose plusieurs thèmes clairs et sombres — Pastel, Crépuscule, Nocturne, Aurore, Ara, Classique clair, Classique sombre, ainsi que Gabon et Loango. Le mode Clair, Sombre ou Auto se règle séparément depuis le menu de l'avatar. Ces préférences sont enregistrées sur l'appareil que vous utilisez.

Sphère existe-t-il en application mobile ?

Oui, et vos données y sont synchronisées avec la version web. Depuis un ordinateur, la fenêtre Télécharger l'application Sphère affiche un QR code et les liens vers l'App Store et Google Play. Ouvert sur un téléphone qui n'a pas l'application, un lien d'invitation ou de visioconférence vous propose de l'installer ou de continuer dans le navigateur.

Dans quel pays mes données sont-elles hébergées, et comment savoir ce qui a changé ?

Le drapeau du pays d'hébergement est affiché à côté de l'indicateur de stockage : survolez-le pour lire « Hébergement : » suivi du nom du pays. Pour les évolutions du produit, le panneau Nouveautés — bouton Voir les nouveautés — liste les ajouts version par version, avec le module concerné et une mention de ce qui a été ajouté depuis votre version.

Démarrer avec Sphère — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Je ne parviens pas à me connecter

Vérifiez l'orthographe de votre e-mail et de votre mot de passe, puis assurez-vous d'utiliser la bonne adresse de Sphère — celle de votre organisation. Réinitialisez ensuite votre mot de passe via Mot de passe oublié. Si le problème persiste, contactez l'administrateur de votre organisation.

Je ne peux pas me connecter avec Google, Microsoft, GitHub ou LinkedIn

« Ce mode de connexion n'est pas proposé par votre sphère » : votre organisation ne l'a pas activé, connectez-vous avec votre identifiant et votre mot de passe. « Aucun compte ne correspond à cette adresse » : vous vous êtes probablement identifié chez le fournisseur avec une autre adresse que celle de votre organisation — réessayez en choisissant le bon compte. « La demande de connexion a expiré » ou « a déjà été utilisée » : repartez de la page de connexion. « Le service de connexion est injoignable » : vérifiez votre connexion à Internet.

Je ne retrouve plus l'assistant de bienvenue

C'est normal : il ne s'affiche qu'à la première connexion et ne se rouvre plus une fois parcouru ou fermé, sur aucun appareil. Vous retrouvez son contenu autrement : la carte Prise en main de votre tableau de bord reprend les mêmes étapes, et la section Tutoriels rejoue chaque découverte de module.

Pendant un tutoriel, l'écran ne réagit plus à mes clics

C'est voulu : l'arrière-plan est neutralisé, seuls l'élément mis en avant et les boutons de la bulle restent actifs. Pour reprendre la main, terminez le tutoriel avec Terminer, ou fermez-le avec Fermer ou la touche Échap. Le téléphone intégré et les appels entrants continuent de fonctionner.

Ma carte « Prise en main » ne passe pas à 100 %

Dépliez la liste complète avec Voir les étapes : une étape non faite y est visible, et l'assistant de bienvenue en est une à part entière. Les étapes réservées aux administrateurs, ou qui demandent une ligne téléphonique que vous n'avez pas, ne vous sont pas comptées. L'avancement étant tenu côté serveur, rechargez la page si vous venez de terminer une étape sur un autre appareil.

La recherche globale ne trouve rien

  1. Tapez au moins 2 caractères : en dessous, la recherche ne se lance pas.
  2. Vérifiez le Périmètre : passez de Mes résultats à Tout ce à quoi j'ai accès.
  3. Réinitialisez les filtres avancés (tri, date) : un filtre de date oublié masque souvent le résultat cherché.
  4. Un élément tout juste créé peut mettre un court instant à devenir trouvable ; réessayez quelques secondes plus tard.
  5. Si le bandeau « Le moteur de recherche est temporairement indisponible » s'affiche, les résultats sont incomplets : réessayez plus tard.

Je ne retrouve pas un e-mail d'une boîte partagée dans la recherche globale

Ce n'est pas un défaut : les e-mails restent toujours limités à vos propres boîtes, quel que soit le périmètre choisi, et y compris pour un administrateur. Pour chercher dans une boîte partagée à laquelle vous avez accès, ouvrez le module Mail et sélectionnez-la.

Le panneau d'aide affiche « Documentation indisponible », ou « Trop de demandes »

Dans le premier cas, la base de connaissances n'est pas joignable depuis votre organisation : les autres options du panneau restent accessibles, et Réessayer relance la tentative. Si le message persiste plusieurs jours, prévenez votre administrateur. Dans le second, vous avez enchaîné trop de recherches en peu de temps : patientez un instant, le message disparaît de lui-même. Ce n'est pas un blocage de votre compte.

Ma déclaration de problème n'est pas partie

« Déclaration pas encore activée » ou « Déclaration indisponible » : aucun support ne reçoit les tickets dans votre organisation, votre message n'a pas été envoyé — utilisez Contacter le support. « L'objet dépasse … caractères » ou « Décrivez le problème rencontré » : complétez ou raccourcissez le formulaire. « Le ticket n'a pas pu être envoyé » : vérifiez votre connexion et réessayez. En cas de succès, une Référence vous est donnée : sans elle, la déclaration n'est pas partie.

Je ne vois pas le bouton « Signaler un problème »

Il n'est proposé qu'aux organisations dont l'offre l'inclut. Passez par le panneau Aide, qui propose Déclarer un problème ou Contacter le support selon la configuration de votre organisation.

Un module a disparu de mon menu de gauche

Il n'a probablement pas disparu : un module non compris dans l'offre reste visible avec un cadenas et la mention « Non compris dans votre offre ». Un clic ouvre sa page de présentation. S'il a réellement disparu, c'est que votre administrateur a modifié vos accès : demandez-lui.

Un chiffre du tableau de bord affiche « Donnée indisponible »

Ce n'est pas un zéro : la source de données n'a pas répondu, et Sphère préfère ne rien afficher plutôt qu'un total faux. Rechargez la page un peu plus tard. Si un panneau reste durablement muet, signalez-le à votre administrateur.

Les heures affichées ne correspondent pas à mon heure

Vérifiez le fuseau horaire de votre profil : toutes les dates, les horaires d'ouverture du support et les filtres de date de la recherche s'appuient dessus. Mettez-le à jour si vous avez changé de région.

L'interface ou mes notifications sont en anglais

Changez la Langue dans vos paramètres de profil. Attention, il y a deux réglages distincts : la langue du compte (utilisée pour les messages qui vous sont envoyés) et la langue de l'application (ce que vous voyez à l'écran). Alignez-les si vous voulez le même résultat partout.

Je ne peux plus envoyer de fichier : « Stockage plein »

L'espace de stockage de votre organisation est saturé, et les envois sont bloqués. Faites de la place en supprimant des fichiers, ou demandez à votre administrateur d'augmenter la limite. Le lien Voir le détail montre quel outil occupe le plus d'espace.

Je ne reçois pas de notification alors que je suis dans une autre sphère

C'est attendu : les notifications système reçues hors ligne n'arrivent que pour une seule organisation à la fois. Basculez sur la sphère concernée depuis la section Sphères du menu de votre avatar.