Sphère·Documentation

Messagerie

Le Chat est la messagerie instantanée de Sphère : c'est là que se passe l'essentiel des échanges quotidiens, en tête-à-tête, en groupe ou dans des canaux ouverts à tout l'espace de travail. Une fois votre compte en main — connexion, profil et navigation, vus au chapitre précédent —, c'est le module que vous ouvrirez le plus souvent. La messagerie est aussi un point de départ vers le reste de Sphère : on y lance un appel ou une réunion vidéo, on y transforme un message en tâche ou en ticket, on y range une pièce jointe dans son espace de fichiers.

Que peut-on faire avec la messagerie ?

Le tour d'horizon avant d'entrer dans le détail.

Où trouver la messagerie ?

Le Chat est accessible depuis l'icône de messagerie dans la barre latérale gauche : la liste de vos conversations s'affiche à gauche, la conversation ouverte occupe la zone principale.

Un panneau Messagerie d'accès rapide est également disponible depuis la barre d'outils, pour consulter vos conversations sans quitter la page en cours. Il reprend la présentation de la liste principale — aperçu du dernier message, messages non lus, invitations en attente —, épingle vos conversations favorites en haut et propose une barre de recherche pour filtrer par nom.

Conversations, groupes, canaux et espaces

La messagerie distingue plusieurs formes de conversation. Bien choisir au départ évite d'avoir à réorganiser ensuite.

Message direct, groupe, canal, espace : quel mot pour quoi ?

L'interface emploie le même vocabulaire partout — menus, fenêtres de création, panneaux d'informations, confirmations :

Un groupe comme un canal peut être privé (sur invitation) ou public (découvrable dans l'annuaire et accessible à tous les membres de l'espace de travail). Chaque espace de travail dispose par défaut de deux canaux, #general et #news, auxquels vous êtes ajouté automatiquement.

💡 Un « espace » au sens de la messagerie est un conteneur de salons — à ne pas confondre avec votre espace de travail, qui désigne l'ensemble de votre organisation.

Comment démarrer une conversation à deux ?

Cliquez sur Nouvelle conversation (icône + en haut de la liste), choisissez Message direct, sélectionnez la personne — vos contacts s'affichent par ordre alphabétique — puis écrivez votre premier message.

Comment créer un groupe, un canal ou un espace ?

La fenêtre Nouvelle conversation regroupe la création de tous les types au même endroit. Vous y choisissez le Type — Groupe, Canal ou Espace — puis un assistant vous guide : nom, description, avatar, visibilité, tags, membres à inviter.

Un groupe est toujours privé : l'accès se fait sur invitation, et tout le monde peut y écrire. Pour un canal, vous choisissez la visibilité : Public, et il est découvrable dans l'annuaire, tout membre de l'espace de travail pouvant le rejoindre ; Privé, et il reste masqué de l'annuaire, l'accès se faisant uniquement sur invitation. Un canal public propose en plus l'option « Tout le monde peut écrire » : activez-la pour que tous les membres puissent publier, laissez-la désactivée pour garder un canal réservé aux annonces.

⚠️ La création de salons, canaux et espaces peut être réservée à certains rôles selon la configuration de votre organisation.

Comment ranger un salon dans un espace ?

Quand vous créez un groupe ou un canal, vous pouvez choisir un espace parent : le salon apparaîtra alors à l'intérieur de cet espace. Si vous n'en choisissez pas, il reste indépendant dans votre liste. L'espace doit exister au préalable : créez-le d'abord via la création d'un Espace.

Un salon déjà rangé peut être déplacé vers un autre espace sans être recréé : dans la liste des conversations, ouvrez le menu de la conversation, choisissez Déplacer vers un espace, sélectionnez la destination et validez. La conversation, ses membres et tout son historique suivent.

💡 Cette action demande les droits nécessaires dans les deux espaces, celui d'origine et celui d'arrivée ; sans eux, le déplacement est refusé. Une conversation à deux n'appartient à aucun espace : l'action ne s'y applique pas.

Pourquoi convertir un canal public en groupe ne le rend-il pas privé ?

Parce que le type d'une conversation et sa visibilité sont deux réglages indépendants. Convertir un canal public en groupe change la façon dont on y écrit, mais pas le fait qu'il soit joignable par tout le monde. La messagerie vous prévient au moment de la conversion, puis le rappelle ensuite : « La conversation est toujours publique : sa visibilité est indépendante de son type ».

Pour la rendre réellement privée, ouvrez le panneau d'informations, allez dans la section Accès & visibilité, et passez Qui peut rejoindre sur Seuls les membres invités peuvent rejoindre.

Que trouve-t-on dans le panneau d'informations d'une conversation ?

Ouvert depuis l'icône d'infos en haut de la conversation, il rassemble tout ce qui la concerne, en sections repliables : identité (nom, description, avatar), Type de conversation, Notifications avec un badge rappelant le réglage en cours, un accès direct aux médias et fichiers, les Tags, les Sondages publiés avec le nombre de sondages actifs, les membres et leurs rôles, Accès & visibilité et Sécurité (qui peut rejoindre, visibilité de l'historique, chiffrement). En bas figurent les boutons Quitter et, pour ceux qui en ont le droit, Supprimer.

Pour renommer un salon ou changer son avatar, ouvrez ses paramètres — clic sur le nom, ou menu ⋯ —, modifiez, puis enregistrez : le changement est visible par tous les membres.

Comment démarrer une réunion vidéo depuis une conversation ?

Cliquez sur Démarrer une visio dans l'en-tête de la conversation, à deux comme en groupe. Un titre est proposé automatiquement à partir du contact ou du nom du groupe ; vous pouvez le modifier avant de démarrer. Validez : la réunion se lance et les participants de la conversation sont invités. Le déroulé d'une réunion — partage d'écran, enregistrement, salle d'attente — est traité dans le chapitre consacré aux réunions vidéo.

Gérer les membres et les droits d'un salon

Inviter, retirer, promouvoir, quitter, supprimer : tout ce qui touche à la composition d'un salon.

Comment ajouter des membres à un salon ?

Vous pouvez inviter plusieurs personnes en une seule fois :

  1. Ouvrez le salon, puis le panneau des membres (icône participants en haut).
  2. Cliquez sur Ajouter des membres / Inviter un membre.
  3. Cochez les cases des personnes à inviter, ou utilisez Tout sélectionner pour inviter toute la base de membres.
  4. Validez : les invitations sont mises en file et envoyées, même si elles sont nombreuses.

Plus court encore : pour un groupe, un canal ou un espace, un bouton Inviter figure directement dans l'en-tête de la conversation. Il ouvre la même fenêtre sans passer par le panneau d'informations puis la liste des membres.

💡 La sélection des membres fonctionne de la même façon partout — création de groupe, création d'espace, ajout à un salon : une liste de recherche avec des cases à cocher.

Les nouveaux membres peuvent-ils voir les messages précédents ?

Au moment d'inviter des membres à un groupe, un réglage Voir l'historique des messages décide de ce qu'ils verront. Activé, les personnes invitées verront les messages échangés avant leur arrivée ; désactivé, elles ne verront que les messages envoyés après leur invitation. Ce réglage protège les échanges antérieurs, et seuls les administrateurs du groupe peuvent le modifier.

Comment retirer un membre ou gérer les administrateurs ?

Ouvrez le panneau des membres du salon, trouvez la personne concernée et utilisez son menu : Retirer l'exclut du salon, la liste se mettant à jour immédiatement ; Rétrograder en membre retire ses droits d'administration, l'action inverse promeut un membre en administrateur. Le créateur d'un groupe peut gérer les rôles de ses membres. Ces actions demandent d'avoir vous-même les droits nécessaires dans le salon.

Je suis le seul administrateur d'un groupe : puis-je le quitter ?

Pas directement : vous devez d'abord désigner un remplaçant, sans quoi le groupe se retrouverait sans personne pour le gérer. Demandez à quitter le groupe : la fenêtre Désignez un nouvel administrateur s'ouvre et vous explique la situation. Choisissez le membre qui reprendra le rôle, puis validez avec Désigner et quitter : vous quittez le groupe et le nouvel administrateur prend la main dans le même mouvement. Si le groupe compte déjà d'autres administrateurs, cette étape n'apparaît pas.

Comment supprimer définitivement un groupe ou un canal ?

Le créateur d'un groupe ou d'un canal, ou l'un de ses administrateurs, peut le supprimer. Ouvrez le panneau d'informations, choisissez Supprimer le groupe (ou Supprimer le canal), près du bouton Quitter, puis validez avec Supprimer définitivement.

⚠️ Cette action est irréversible : la conversation et tous ses messages sont supprimés pour tous les membres, pas seulement pour vous. Si vous voulez simplement ne plus la voir, préférez Archiver ou Quitter. Quitter et Supprimer étant présentés côte à côte, lisez bien le bouton avant de cliquer.

Puis-je quitter une conversation à deux ?

Non. Une conversation à deux ne peut pas être quittée : l'option a été retirée pour éviter de la fermer par erreur. Vous pouvez en revanche la mettre en sourdine, l'archiver ou la marquer comme lue. Quitter reste possible pour les groupes, les canaux et les espaces.

La liste des conversations

La colonne de gauche liste toutes vos conversations. Voici comment elle se classe, comment la filtrer, et comment lire ses repères.

Dans quel ordre mes conversations sont-elles classées ?

Par défaut, les échanges les plus récents sont en haut, et le classement est correct dès l'ouverture de la page : la liste ne se réorganise plus sous vos yeux au premier clic. Depuis les réglages d'affichage, en haut de la liste, Trier par propose Messages récents (par défaut), Non lus en premier, Épinglés en premier ou A à Z.

Vos conversations s'affichent dans une seule liste, sans séparation par sections : messages directs, groupes et canaux sont mélangés et triés ensemble. C'est la vue unifiée. Les mêmes réglages permettent d'afficher ou non certaines sections selon vos préférences.

Comment filtrer la liste des conversations ?

Des filtres, en haut de la liste, réduisent l'affichage à ce que vous cherchez :

Revenez au filtre Tous pour réafficher l'ensemble. Si un filtre ne donne rien, la liste vous le dit (« Aucune conversation non lue »).

💡 Le filtre Invités uniquement isole les conversations auxquelles participent des personnes extérieures. La façon dont ces invités accèdent à Sphère est décrite dans le chapitre consacré au portail invité.

Que signifient les badges à côté d'une conversation ?

Une conversation contenant des messages non lus porte un badge avec le nombre de ces messages (« 3 non lus »). Un badge distinct compte les mentions non lues, c'est-à-dire les messages où l'on vous a nommé. L'ancien point rouge sans chiffre a été retiré : il n'y a plus qu'un seul repère, celui qui vous dit combien de messages vous attendent. Ouvrir la conversation remet le compteur à zéro.

💡 L'icône Toutes les conversations, en haut, affiche le nombre de conversations non lues — et le conserve même pendant une recherche, pour que vous ne perdiez jamais le compte en cherchant autre chose.

À quoi sert le séparateur « nouveaux messages » ?

Quand vous ouvrez une conversation où des messages sont arrivés en votre absence, une ligne de séparation s'affiche juste avant le premier message non lu : tout ce qui est en dessous est nouveau pour vous. La conversation défile automatiquement jusqu'à ce repère à l'ouverture, et le séparateur reste affiché un moment, le temps de lire tranquillement. L'ancien bouton flottant « Aller au premier non lu » n'existe plus : le séparateur et le défilement suffisent.

Comment ouvrir le menu d'une conversation ?

Passez la souris sur une conversation : une icône à trois points apparaît sur la ligne. Cliquez dessus pour ouvrir le menu — le clic droit fonctionne toujours, mais il n'est plus le seul moyen d'y accéder.

Le menu propose Information (un aperçu rapide, sans quitter la liste), Marquer comme lu / non lu, Mettre en sourdine, Épingler, Archiver, Déplacer vers un espace et Quitter. Marquer comme non lu réaffiche la conversation comme en attente, pour y revenir plus tard ; Tout marquer comme lu traite toute la liste d'un coup.

Pour une conversation à deux, ce même menu propose en plus les moyens de joindre la personne : Appel audio, Appel vidéo, Appeler son numéro de téléphone quand elle en a un, et Envoyer un mail. Ces actions étaient auparavant cachées derrière un clic sur l'avatar du contact. L'appel proprement dit — transfert, mise en attente, journal — est traité dans le chapitre sur les appels.

Comment épingler, mettre en sourdine ou archiver une conversation ?

Comment savoir ce que contient une conversation avant de l'ouvrir ?

Chaque ligne résume le dernier message reçu. Quand ce message n'est pas du texte, la ligne annonce son type en clair — Photo, Vidéo, Message vocal, Fichier, Position, Sondage, Visioconférence, Sticker, ou encore Email partagé, Ticket partagé, Fiche partagée, Rapport partagé — et vous savez d'un coup d'œil s'il s'agit d'une pièce jointe à traiter ou d'un simple mot. Ces aperçus s'affichent dès l'ouverture de la liste ; une conversation encore vide affiche immédiatement son badge Nouveau et l'invitation « Soyez le premier à écrire ».

La liste distingue par ailleurs deux contacts homonymes : lorsqu'un même nom apparaît deux fois, un élément différenciant est affiché pour que vous ne vous trompiez pas de destinataire. En cas de doute, ouvrez Information dans le menu à trois points.

Classer ses conversations avec des tags

Un tag est une étiquette libre que vous posez sur une conversation pour la ranger : « client », « projet-alpha », « urgent »… Les tags aident à retrouver une conversation quand la liste devient longue.

Comment poser ou retirer un tag ?

Sur une conversation existante : ouvrez son panneau d'informations, repérez la section Tags, cliquez sur Ajouter un tag, saisissez le mot dans Nouveau tag… et validez. La confirmation Tags mis à jour s'affiche et le tag apparaît aussitôt. Pour le retirer, cliquez sur sa croix dans la même section (Retirer le tag …) : il disparaît immédiatement de la conversation et de la liste, sans rien supprimer d'autre.

L'assistant de création propose aussi un champ Tags, facultatif : après le nom, la description et la visibilité, saisissez un mot dans Nouveau tag… puis Ajouter un tag, autant de fois que nécessaire. La conversation naît déjà rangée.

💡 Un tag ne peut pas être vide, et le même tag ne peut pas être ajouté deux fois : l'interface vous le signale.

Où voir et utiliser les tags ?

Les tags s'affichent directement en badges dans la liste des conversations, sous ou à côté du nom : pas besoin d'ouvrir le panneau d'informations. Le menu latéral propose en plus une section Tags qui regroupe vos étiquettes : cliquez sur l'une d'elles pour n'afficher que les conversations concernées, et sur Effacer le filtre pour revenir à la liste complète.

Une conversation peut aussi remonter dans la recherche parce que l'un de ses tags correspond, même si son nom ne contient pas le mot cherché — voir Rechercher dans la messagerie.

Envoyer et recevoir des messages

Le cœur du module : écrire, corriger, répondre, transférer.

Comment envoyer et recevoir un message ?

Ouvrez une conversation, cliquez dans le champ de saisie en bas de l'écran, tapez votre message et appuyez sur Entrée — ou cliquez sur le bouton d'envoi. Les messages arrivent en temps réel, sans rafraîchir la page : une conversation contenant des messages non lus apparaît en surbrillance dans votre liste, avec un compteur qui se remet à zéro dès que vous l'ouvrez.

💡 Pour aller à la ligne sans envoyer, utilisez Maj + Entrée.

Dans le champ de saisie, les raccourcis texte courants se transforment automatiquement en emoji pendant que vous tapez : :) devient un visage souriant, ;) un clin d'œil, :D un grand sourire. Pour insérer un emoji précis, utilisez le sélecteur d'emojis du champ de saisie.

Où trouver les actions sur un message ?

Survolez un message pour faire apparaître son menu d'actions. Modifier et Supprimer sont directement accessibles au survol, sur les messages que vous avez envoyés. Les actions moins fréquentes — dont Ajouter aux favoris — se trouvent dans le menu « … » (Plus d'options), avec Répondre dans un fil, Répondre en privé, Réagir, Copier, Transférer, Épingler, Informations du message, le sous-menu Créer (activité ou ticket) et Enregistrer dans mon Drive pour les pièces jointes.

Ce menu se présente en liste verticale, une action par ligne, libellé écrit en toutes lettres. La suppression y est isolée en bas et affichée en rouge : impossible de la confondre avec une action anodine en cliquant trop vite.

💡 Tant qu'un message n'est pas parti — envoi en cours, connexion coupée —, ses actions sont indisponibles et la messagerie vous l'indique. Attendez la fin de l'envoi.

Comment modifier ou supprimer un message envoyé ?

Survolez le message, cliquez sur Modifier (crayon), corrigez le texte et validez : le message porte alors la mention modifié, visible par tous. Pour le supprimer, choisissez Supprimer puis confirmez : il est retiré pour tout le monde. Un administrateur disposant des droits de modération peut aussi supprimer le message d'un autre membre.

Un message supprimé reste visible sous la forme d'une mention Message supprimé à la place du contenu, pour que le fil de la discussion reste compréhensible. En revanche, aucune action n'est proposée au survol : ni répondre, ni transférer, ni épingler, ni réagir. C'est normal, il n'y a plus de contenu sur lequel agir.

Comment répondre à un message précis, ou en privé ?

Survolez le message concerné et choisissez Répondre : votre réponse cite le message d'origine. Pour garder une discussion regroupée sans encombrer la conversation, préférez un fil — voir Fils de discussion.

Pour réagir à un message d'un salon sans que tout le monde vous lise, choisissez Répondre en privé : une conversation directe avec l'auteur s'ouvre, le message d'origine déjà cité. Seul l'auteur reçoit votre réponse, elle n'apparaît pas dans le salon.

Comment transférer un message, à un ou plusieurs destinataires ?

Survolez le message et cliquez sur Transférer. Le champ de recherche trouve les destinations, classées en Conversations et Membres ; vous pouvez en sélectionner plusieurs — le bouton indique le nombre choisi, par exemple « Transférer (3) » — et ajouter une légende. Validez : le message part vers toutes les destinations. Il porte la mention Transféré de …, et vous pouvez transférer du texte comme des fichiers.

💡 Si vous choisissez un membre avec qui vous n'avez pas encore de conversation, un message direct est créé automatiquement. Un récapitulatif indique le nombre de transferts réussis et, le cas échéant, les échecs.

Qu'est-ce qu'un message éphémère ?

Un message éphémère s'efface automatiquement après une durée définie — utile pour les informations sensibles. Lors de l'envoi, choisissez l'option d'auto-destruction et la durée, de quelques secondes à plusieurs jours. Passé ce délai, le message disparaît pour tous les participants, et il n'est pas récupérable.

Pourquoi certains messages affichent un cadenas et aucun aperçu ?

Ces conversations sont chiffrées de bout en bout : seuls les participants peuvent lire les messages. Pour cette raison, aucun aperçu du contenu n'apparaît dans les notifications ni dans la liste des conversations. C'est une protection normale, pas une erreur.

Que se passe-t-il quand un message est refusé, ou reste coincé ?

Quand un message est définitivement refusé — contenu non accepté, droits insuffisants dans le salon, salon devenu inaccessible —, la messagerie cesse de le renvoyer en boucle et affiche la raison du refus, en clair. Vous savez tout de suite s'il faut corriger le message, demander un droit d'écriture, ou passer par une autre conversation.

Un message qui n'a jamais pu partir et qui restait bloqué dans la file d'attente de votre appareil est, lui, retiré automatiquement au démarrage de la messagerie. Un message vous le signale et la conversation redevient utilisable. Si le contenu était important, réécrivez-le : il n'a pas été envoyé. Aucune manipulation technique n'est nécessaire.

Deux détails pratiques

Survolez l'heure affichée à côté d'un message ou d'une conversation : une bulle donne la date et l'heure exactes, dans votre fuseau horaire — utile quand l'affichage indique seulement « hier » ou « 14:32 ».

Et quand votre organisation a activé l'assistance intelligente, la zone de saisie propose un assistant d'écriture qui aide à reformuler, raccourcir ou corriger un message avant l'envoi. Il est proposé à tous les membres de la sphère, et pas seulement aux administrateurs ; si vous ne le voyez pas, l'option n'est pas activée pour votre organisation.

Mettre en forme un message

Le champ de saisie est un véritable éditeur de texte : gras, couleurs, listes, tableaux, et même un passage masqué que le lecteur dévoile d'un clic.

Comment mettre un message en gras, en italique ou en barré ?

Sélectionnez le texte concerné puis utilisez la barre d'outils de mise en forme : Gras (Ctrl/Cmd + B), Italique (Ctrl/Cmd + I), Souligné (Ctrl/Cmd + U), Barré (Ctrl/Cmd + Maj + S), Code en ligne (Ctrl/Cmd + E).

Le bouton Plus d'options de mise en forme donne accès au reste : Taille du texte, Liste à puces, Liste numérotée, Liste de tâches, Citation, Bloc de code, Insérer un lien (Ctrl/Cmd + K), alignement du paragraphe, indice et exposant. La mise en forme est conservée telle quelle chez vos destinataires : ils voient exactement ce que vous avez composé.

Comment changer la couleur du texte ou le surligner ?

Sélectionnez le texte puis ouvrez la palette voulue : Couleur du texte change la couleur des caractères, Surlignage pose une couleur de fond, comme un marqueur. Chaque palette propose une gamme de teintes nommées ainsi qu'un choix Personnalisé. Pour revenir à l'affichage normal, utilisez le bouton de retrait de la palette : il annonce l'état obtenu — Aucune couleur pour la couleur du texte, Sans surlignage pour le surlignage.

Comment masquer un passage dans un message ?

Un texte masqué s'affiche flouté chez vos correspondants : ils voient qu'il y a quelque chose, mais doivent cliquer pour le lire. C'est utile pour une réponse à ne pas dévoiler tout de suite, une information sensible ou une surprise. Deux façons de le poser : sélectionnez le passage et cliquez sur Texte masqué (spoiler) dans la barre d'outils, ou encadrez-le de deux barres verticales de chaque côté, sous la forme ||votre texte||.

À la lecture, le passage porte l'indication « Contenu masqué — cliquer pour révéler » ; une fois révélé, elle devient « Contenu révélé — cliquer pour masquer », et un second clic le re-cache — pratique avant de partager votre écran. Chaque lecteur décide pour lui-même : révéler un passage de votre côté ne le dévoile pas chez les autres.

Comment insérer un tableau, ou écrire de droite à gauche ?

Ouvrez Plus d'options de mise en forme puis Insérer un tableau : un tableau de 3 lignes sur 3 colonnes est ajouté, que vous remplissez cellule par cellule. Les tableaux voyagent intacts, y compris les cellules fusionnées.

Pour l'arabe ou l'hébreu, le bouton Direction fait défiler trois états : Auto → gauche-à-droite → droite-à-gauche → Auto. En mode Auto, le sens est déduit du contenu que vous tapez. Le sens choisi est conservé à l'envoi.

Pourquoi mon message est-il refusé parce qu'il est trop long ?

Un message a une longueur maximale. Au-delà, l'envoi est refusé avec un avertissement indiquant de combien vous dépassez. Raccourcissez le message ou coupez-le en plusieurs — ou partagez-le en pièce jointe : quand vous collez un texte volumineux dans le champ de saisie, la messagerie propose automatiquement de le transformer en document joint plutôt qu'en message géant.

Programmer l'envoi d'un message

Vous pouvez écrire un message maintenant et choisir le moment où il partira. Il est envoyé tout seul à l'heure prévue, même si vous êtes déconnecté ou que votre ordinateur est éteint.

Comment programmer l'envoi d'un message ?

  1. Rédigez votre message dans le champ de saisie, comme d'habitude.
  2. Au lieu de cliquer sur le bouton d'envoi, cliquez sur la petite flèche située juste à côté : c'est le menu Options d'envoi.
  3. Choisissez Programmer l'envoi….
  4. Indiquez la date et l'heure dans le champ Envoyer le. Des raccourcis sont proposés : Demain 08:00, Demain 14:00, Lundi prochain 08:00, ou Sélectionner une heure personnalisée. Une ligne récapitule le résultat (« Sera envoyé le … »).
  5. Cliquez sur Programmer.

La confirmation Message programmé s'affiche et le message quitte votre champ de saisie : il est mis en attente jusqu'à l'heure choisie. Un message peut être programmé jusqu'à 7 jours à l'avance, au maximum : au-delà, la fenêtre refuse (« Vous ne pouvez pas programmer un message à plus de 7 jours »). La date doit être dans le futur — une heure déjà passée est refusée elle aussi.

Que peut contenir un message programmé ?

Du texte, une image, une vidéo, un message vocal, un fichier ou un sondage. Composez le message avec sa pièce jointe, puis programmez-le comme un message texte ; la liste des messages programmés indique le type de contenu en attente.

La programmation fonctionne aussi dans les conversations chiffrées de bout en bout : le message reste protégé pendant toute son attente et n'est lisible que par les destinataires, au moment de l'envoi. Dans la liste, il apparaît simplement comme « Message chiffré », sans aperçu — c'est normal. Si la protection ne peut pas être garantie au moment où vous validez, rien n'est programmé et un message vous en avertit.

💡 Si vous programmez un sondage dont la date d'expiration tomberait avant l'heure d'envoi, la programmation est refusée : choisissez une expiration postérieure à l'envoi.

Comment envoyer un message qui se répète chaque semaine ?

Un message programmé peut être répété aux jours de votre choix — pratique pour un rappel d'équipe récurrent. Rédigez le message, ouvrez Options d'envoi puis Programmer l'envoi…, et basculez du mode Une fois vers le mode Répéter. Dans Jours d'envoi, cochez les jours de la semaine concernés (au moins un jour est obligatoire), choisissez l'Heure, puis cliquez sur Programmer la répétition.

La répétition est résumée en clair : « Tous les jours à … », « En semaine à … », ou la liste des jours choisis, avec la date du prochain envoi. Pour arrêter une série, ouvrez la liste Messages programmés, allez dans l'onglet Répétés et choisissez Arrêter la répétition : les envois suivants sont annulés, les messages déjà partis restent dans les conversations.

💡 Les envois sont préparés sur 7 jours glissants et se renouvellent à mesure que vous ouvrez Sphère. Gardez l'habitude d'ouvrir l'application régulièrement si vous comptez sur une répétition de longue durée.

Où retrouver et gérer mes messages programmés ?

La liste Messages programmés rassemble tous vos messages en attente, toutes conversations confondues. Son icône se trouve juste après le bouton de nouvelle conversation, en haut de la liste. Deux onglets séparent les envois, Ponctuels et Répétés, chacun avec son nombre, et chaque ligne affiche l'avatar et le nom de la conversation de destination, un aperçu du message et la date d'envoi prévue.

Sur la ligne concernée, quatre actions :

Modifier le contenu et Reprogrammer sont deux actions distinctes et indépendantes : l'une touche au texte, l'autre à l'horaire. Si le message est déjà parti entre-temps, l'action est refusée avec l'explication « Ce message est déjà parti » : rafraîchissez la liste.

Fils de discussion

Un fil de discussion regroupe les réponses à un message précis, pour traiter un sujet à part sans encombrer la conversation. Répondre à un message crée automatiquement un fil.

Comment répondre dans un fil ?

Survolez le message auquel vous voulez répondre et choisissez Répondre dans un fil : un panneau s'ouvre sur le côté, où vous écrivez votre réponse. Elle démarre — ou continue — un fil attaché à ce message, et apparaît instantanément, comme dans une conversation normale.

Le message d'origine porte alors un badge de réponses (« 1 réponse », « 5 réponses »…) affiché juste en dessous. Cliquez sur ce badge pour ouvrir le fil : c'est le point d'entrée principal depuis la conversation.

Les fils fonctionnent aussi bien dans les groupes et les canaux que dans les conversations à deux — pratique pour isoler un sous-sujet même en tête-à-tête. Ils sont également disponibles depuis le panneau de messagerie rapide de la barre d'outils : survolez le message, choisissez Répondre dans un fil, et écrivez votre réponse sans quitter la page en cours.

Vous pouvez enfin glisser-déposer un fichier directement dans l'éditeur de réponse du fil, ou utiliser son bouton joindre : le fichier reste rattaché au fil, sans encombrer la conversation principale.

Où voir la liste de tous mes fils ?

Deux endroits. Par conversation : le panneau Fils de discussion (icône dédiée en haut) liste les fils avec, pour chacun, le message d'origine, le nombre de réponses et la dernière activité. Toutes conversations confondues : la liste de gauche propose une entrée Fils de discussion qui regroupe tous les fils auxquels vous participez — le moyen le plus rapide de reprendre une discussion en cours sans rouvrir chaque conversation.

Comment afficher ou masquer les réponses des fils dans la conversation ?

Ouvrez les paramètres d'affichage des fils de la conversation (réglage Fils de discussion) et activez ou désactivez Afficher les réponses dans la conversation. Activé, les réponses des fils apparaissent aussi dans le flux principal ; désactivé, seul le badge de réponses s'affiche sous le message et les réponses restent dans le panneau du fil. Ce réglage est personnel : il n'affecte que votre propre vue.

Comment suivre un fil, ou fermer son panneau ?

Dans un fil, choisissez Suivre pour être notifié des nouvelles réponses même si vous n'y avez pas encore participé, et Ne plus suivre pour arrêter. Répondre dans un fil vous y abonne automatiquement. Fermer le fil revient à la conversation principale sans rien supprimer : vous rouvrez le fil à tout moment par son badge ou depuis la liste des fils.

Réactions, épinglage et messages enregistrés

Trois façons de marquer un message : réagir d'un emoji, l'épingler pour tout le salon, ou le mettre de côté pour vous seul.

Comment réagir, épingler ou enregistrer un message ?

Survolez le message, cliquez sur l'icône Réagir (smiley) et choisissez un emoji : votre réaction s'ajoute sous le message. Plusieurs personnes peuvent utiliser le même emoji, un compteur indique alors le nombre de réactions ; cliquez de nouveau sur votre emoji pour la retirer.

Épingler fait rejoindre le message aux messages épinglés de la conversation, accessibles depuis le panneau dédié ; Détacher l'enlève. L'icône signet de la barre d'actions, elle, le range dans vos messages enregistrés ; Retirer le signet l'en sort, le message lui-même restant dans la conversation.

La différence tient en une phrase : enregistrer met le message dans votre liste personnelle, visible de vous seul ; épingler le met en évidence pour tous les participants.

Où retrouver mes messages enregistrés ?

Dans l'interface, ces messages sont aussi appelés messages favoris : c'est la même chose. Deux façons de les consulter :

Un champ Rechercher filtre la liste, et Charger plus affiche les entrées suivantes. Les panneaux Épinglés et Enregistrés partagent la même présentation — mêmes lignes, mêmes repères, mêmes actions : vous passez de l'un à l'autre sans réapprendre une mise en page.

Puis-je ajouter une note à un message enregistré ?

Oui. Ouvrez le champ Ajouter une note… pour y écrire un rappel personnel (« à traiter lundi »). La note est privée : vous seul la voyez, et vous pouvez la modifier ou l'effacer à tout moment. Vous pouvez aussi ajouter une note directement depuis le panneau des épinglés, sans repasser par la liste des enregistrés.

Enfin, Informations dans le menu d'actions d'un message affiche les détails disponibles, comme les accusés de lecture des participants.

Sondages

Un sondage permet de poser une question à toute une conversation et de recueillir les réponses au même endroit, avec des résultats qui se mettent à jour en direct.

Comment créer un sondage ?

  1. Ouvrez la conversation, puis, dans le champ de saisie, cliquez sur le bouton + (Ajouter une pièce jointe).
  2. Choisissez Créer un sondage.
  3. Saisissez la Question, puis les Options de réponse — Ajouter une option pour en ajouter, l'icône de suppression pour en retirer une.
  4. Réglez si besoin les options avancées (ci-dessous).
  5. Cliquez sur Créer le sondage.

Le sondage s'affiche dans la conversation : n'importe quel membre peut voter, et vous pouvez le clôturer à tout moment.

Quelles options régler avant l'envoi ?

Ces réglages font partie de la définition du sondage et se choisissent avant l'envoi :

Comment modifier un sondage déjà envoyé ?

Un sondage peut être modifié tant qu'aucun vote n'a été enregistré. Ouvrez son menu d'actions sur la carte du sondage, choisissez Modifier le sondage, corrigez la question ou les options, et validez : la confirmation Sondage modifié s'affiche. C'est le moyen de rattraper une faute de frappe ou une option oubliée juste après l'envoi.

Dès qu'un premier vote est enregistré, la modification devient impossible : l'action est grisée et une bulle d'aide explique la raison — « Modification impossible : un vote a déjà été enregistré ». C'est volontaire : changer la question après coup rendrait les votes déjà exprimés trompeurs. Si le sondage est mal formulé, clôturez-le et créez-en un nouveau.

Que veulent dire les badges Ouvert, Voté et Clôturé ?

Ouvert : le sondage accepte encore des votes, et vous n'avez pas encore voté. Voté : vous avez déjà donné votre réponse, affichée sur l'option choisie. Clôturé : le sondage est terminé, manuellement ou par sa date d'expiration ; plus aucun vote n'est accepté et les résultats sont définitifs. Le sondage indique aussi le nombre de votants et de réponses enregistrées.

Où retrouver et exporter les sondages ?

Le panneau d'informations d'une conversation comporte une entrée Sondages indiquant combien de sondages ont été publiés et combien sont encore actifs. La vue Sondages de la conversation les liste tous, et une vue globale rassemble les sondages actifs de toutes vos conversations, chaque ligne rappelant la conversation d'origine.

Pour l'export, ouvrez le menu d'actions du sondage et choisissez Exporter ce sondage : vous obtenez un fichier tableur contenant la conversation, la question, la date de création, le statut, le type, la visibilité, la date de clôture, puis, pour chaque option, les votes, le pourcentage et — si les votes sont visibles — la liste des votants. Exporter par période traite plusieurs sondages d'un coup : indiquez une date Du et une date Au, le bouton annonce le nombre de sondages concernés.

Puis-je programmer l'envoi d'un sondage ?

Oui, comme un message ordinaire, via Options d'envoi puis Programmer l'envoi… — voir Programmer l'envoi d'un message. Une seule précaution : la date d'expiration du sondage doit être postérieure à l'heure d'envoi prévue, sinon la programmation est refusée. Le sondage expirerait avant même d'être publié.

Créer une activité ou un ticket depuis un message

Une demande arrive dans une conversation et doit être suivie ailleurs ? Vous pouvez transformer le message lui-même en activité ou en ticket, sans le recopier.

Comment transformer un message en activité ou en ticket ?

Survolez le message, ouvrez son menu d'actions puis le sous-menu Créer.

Le traitement du ticket lui-même — statuts, affectation, réponses au demandeur — est décrit dans le chapitre consacré aux tickets.

💡 L'action demande un message contenant du texte : un message vide, une image seule ou un fichier seul ne peuvent pas être convertis. Un message dont une activité a déjà été tirée ne peut pas en produire une seconde.

À quoi sert le badge Activité ou Ticket sous un message ?

Le message porte ensuite un badge cliquable : le badge Activité affiche le titre de l'activité et son auteur, le badge Ticket signale le ticket rattaché et son auteur. Cliquez dessus pour ouvrir un panneau de détail sans quitter la conversation : vous y voyez qui a créé l'élément, et vous pouvez le modifier, le supprimer ou aller à sa fiche complète.

Le badge apparaît immédiatement chez les autres participants, sans qu'ils aient à recharger la page, titre compris. De la même façon, si l'activité tirée d'un message est supprimée, son badge disparaît aussitôt chez tout le monde : vous ne restez jamais avec un badge qui pointe vers un élément inexistant.

Partager des fichiers, images et messages vocaux

Documents, photos, vidéos et vocaux circulent directement dans les conversations, avec une galerie pour tout retrouver.

Comment envoyer un fichier ou une image ?

Deux méthodes : glisser-déposer le fichier depuis votre ordinateur directement dans la conversation, ou cliquer sur l'icône trombone / + du champ de saisie puis le sélectionner. Une barre de progression indique l'avancement. Les images, vidéos et audios s'affichent directement dans la conversation ; les autres fichiers apparaissent sous forme de carte avec leur nom et leur taille.

Vous pouvez partager des images, des vidéos, des fichiers audio et tout autre document (PDF, documents bureautiques, archives…). Une limite de taille est définie par votre organisation : si votre fichier la dépasse, l'envoi est refusé avec un message indiquant la limite. Compressez alors le fichier, ou passez par le module Drive pour partager un lien vers un fichier volumineux — voir le chapitre consacré aux fichiers.

Comment envoyer un gros fichier, ou plusieurs fichiers ?

Les gros fichiers sont envoyés par morceaux, plutôt qu'en une seule fois. Vous n'avez rien de spécial à faire : joignez le fichier comme d'habitude. Une barre de progression suit l'avancement morceau par morceau ; si un morceau échoue lors d'une coupure passagère, il est repris automatiquement sans tout recommencer ; et vous pouvez annuler l'envoi en cours (Annuler ce fichier), ou Tout annuler si plusieurs fichiers sont en file.

Pour plusieurs fichiers, sélectionnez-les ou glissez-les ensemble : ils s'ajoutent à une file d'envoi où vous pouvez, avant l'envoi, en ajouter d'autres, renommer un fichier, ajouter une légende, réorganiser l'ordre ou en retirer. La file indique l'état de chaque fichier — prêt, en cours, échec —, relançable ou annulable individuellement.

💡 Dans la légende d'un fichier ou d'une image, vous pouvez @mentionner une personne : tapez @ et choisissez-la dans la liste. Elle reçoit une notification de mention, comme dans un message classique — pratique pour attirer l'attention d'un collègue sur un document précis.

Qu'est-ce qu'un album de photos ?

Quand plusieurs photos sont envoyées ensemble, elles ne s'affichent pas les unes sous les autres : elles sont regroupées en album, une mosaïque compacte au sein d'un même message. La conversation reste lisible même après l'envoi de dix photos. Un album se comporte comme un message ordinaire : au survol, sa barre d'actions apparaît alignée à droite ; cliquez sur une vignette pour ouvrir la photo en grand.

Quand vous transférez un album, toutes les photos partent, dans l'ordre d'origine — et pas seulement la première. Le récapitulatif confirme le nombre de médias transférés.

Comment agrandir une image, ou écouter un message audio ?

Cliquez sur une image pour l'ouvrir en grand. La visionneuse propose le zoom, la rotation, l'inversion horizontale, le plein écran, Réinitialiser l'affichage, les boutons Image précédente / Image suivante pour parcourir les autres médias sans fermer, une frise de vignettes que vous pouvez afficher ou masquer, et Télécharger l'original. Fermez avec la touche Échap ou le bouton de fermeture.

Les messages audio s'affichent avec un lecteur intégré : lecture/pause, barre de progression, réglage de la vitesse et du volume. Vous pouvez aussi les télécharger — ou les lire en texte, voir Transcrire un message vocal en texte.

Comment retrouver tous les fichiers et médias d'une conversation ?

Tout ce qui a été partagé est regroupé derrière une icône dédiée, en haut de la conversation : cliquez sur Médias et fichiers. Le panneau s'ouvre avec ses onglets — Images, Vidéos, Audio pour les médias, et une vue Fichiers pour les documents. Cette icône remplace les anciens onglets : un seul clic depuis l'en-tête suffit désormais. Le panneau d'informations propose lui aussi un accès direct aux médias et fichiers.

Dans le panneau, le champ Rechercher… filtre sur le nom du fichier et le sélecteur de Tri change l'ordre : Plus récents, Plus anciens, Nom (A-Z) ou Taille décroissante. Si rien ne correspond, le panneau affiche Aucun résultat ; Effacer la recherche repart de la liste complète. Vous pouvez aussi y épingler un document ou un média : il rejoint la section Fichiers épinglés, en tête de la galerie — utile pour la version en cours d'un document ou la photo de référence d'un chantier, quand la galerie contient des centaines d'éléments.

💡 Le nombre de photos et de vidéos affiché dans ce panneau est identique pour tous les membres. Si vous constatez un écart durable avec un collègue, rechargez la page : le décompte se rétablit une fois la conversation entièrement synchronisée.

Comment télécharger un ou plusieurs fichiers ?

Pour un fichier isolé, cliquez dessus ou sur l'icône de téléchargement de sa carte.

Pour en récupérer plusieurs en une seule archive, ouvrez le panneau Médias et fichiers, activez le mode sélection multiple, cochez les fichiers voulus, puis lancez le téléchargement. Deux limites s'appliquent, annoncées si vous les dépassez : un nombre maximum de fichiers (« Sélection trop importante ») et un volume maximum (« Volume trop important »).

💡 Si un ou plusieurs fichiers n'ont pas pu être récupérés, l'archive est quand même téléchargée : chaque fichier en erreur y est remplacé par un petit fichier texte qui explique la cause.

Comment consulter un PDF ou un document bureautique sans le télécharger ?

Un PDF partagé s'ouvre directement dans Sphère : cliquez sur Ouvrir l'aperçu PDF depuis la conversation ou depuis le panneau Médias et fichiers. Le document s'affiche dans une fenêtre de taille réduite, avec un bouton Fermer l'aperçu bien visible en haut. Les pièces jointes bureautiques — traitement de texte, tableur, présentation — s'ouvrent en lecture seule dans une visionneuse intégrée : cliquez sur la carte du document, ou sur Ouvrir dans le panneau.

⚠️ Un PDF protégé par un mot de passe ne peut pas être prévisualisé, et un format non géré affiche « Ce type de fichier n'est pas pris en charge par la visionneuse ». Dans les deux cas, téléchargez le fichier pour l'ouvrir avec votre logiciel habituel.

Comment enregistrer un fichier reçu dans mon espace de fichiers personnel ?

Repérez la pièce jointe, dans la conversation ou dans le panneau Médias et fichiers, ouvrez ses actions et choisissez Enregistrer dans mon Drive. La confirmation Enregistré dans le Drive s'affiche : le fichier est copié dans votre espace de fichiers personnel, sans passer par votre ordinateur, et il y reste même si la conversation est archivée plus tard.

💡 Avant d'enregistrer, la messagerie vérifie votre accès au module Drive. Si le module n'est pas ouvert pour votre compte, un message vous l'explique et vous invite à contacter l'administrateur de votre sphère — l'action ne part pas dans le vide.

Que sont les cartes « Fichier partagé » et « Rapport » ?

Quand un collègue vous partage un fichier ou un dossier depuis le module Drive, une carte apparaît automatiquement dans votre conversation avec cette personne : elle indique le nom du fichier ou du dossier, précise qu'il a été partagé via Drive, et propose Ouvrir dans Drive. Vous êtes prévenu là où vous discutez déjà, sans avoir à surveiller le module de fichiers.

Quand un rapport planifié est livré dans une discussion, il prend la forme d'une carte dédiée marquée Rapport, qui indique le titre, la période couverte et le format (PDF ou CSV), et propose Télécharger le rapport. Si le rapport ne contient aucune donnée sur la période, la carte l'indique (« Rapport vide ») plutôt que de vous laisser télécharger un fichier vide.

Transcrire un message vocal en texte

Un message vocal peut être converti en texte en un clic. Pratique quand vous ne pouvez pas écouter — réunion, environnement bruyant — ou pour retrouver plus tard ce qui a été dit.

Comment obtenir la transcription d'un message vocal ?

Juste sous le lecteur audio, cliquez sur le bouton Transcrire. La mention Transcription en cours… s'affiche pendant le traitement, puis le texte apparaît sous le message, précédé de l'étiquette Transcription · IA. Si le texte est long, cliquez sur Voir la transcription complète pour tout lire, et sur Réduire la transcription pour le replier.

Les messages vocaux étant aussi regroupés dans la galerie des médias, vous pouvez déclencher la transcription depuis l'onglet Audio du panneau Médias et fichiers — ou lire celle qui existe déjà, affichée en extrait sous le nom du fichier. C'est le moyen le plus rapide de retrouver « ce vocal où on parlait du budget » sans réécouter chaque enregistrement.

Qui voit la transcription ?

La transcription est partagée avec tous les membres de la conversation, et pas seulement avec la personne qui l'a demandée. Une fois qu'un membre a cliqué sur Transcrire, le texte apparaît en temps réel chez les autres participants, sans qu'ils aient à rafraîchir ; et à la réouverture de la conversation, un vocal déjà transcrit affiche directement son texte. Une seule demande suffit donc pour tout le monde.

Pourquoi le bouton Transcrire n'apparaît-il pas ?

Deux raisons possibles, toutes deux normales. Soit la conversation est chiffrée de bout en bout : la transcription n'y est pas proposée, le contenu n'étant lisible que par les participants. Soit la fonction n'est pas activée dans votre organisation : elle repose sur une option que l'administrateur de votre sphère doit activer.

Partager sa position

Vous pouvez envoyer votre position à vos correspondants : elle arrive sous forme de carte dans la conversation, comme sur l'application mobile.

Comment partager ma position ?

  1. Dans le champ de saisie, cliquez sur le bouton + (Ajouter une pièce jointe).
  2. Choisissez Partager ma position.
  3. Votre navigateur demande l'autorisation d'accéder à votre localisation : acceptez.
  4. La fenêtre affiche Localisation en cours…, puis Résolution de l'adresse…, et enfin un aperçu de la position avant envoi avec l'adresse trouvée.
  5. Vérifiez l'aperçu, puis cliquez sur Envoyer.

La position part comme un message ordinaire, visible par tous les participants. Elle apparaît sous forme de carte avec un repère à l'endroit indiqué, sous le titre Position partagée ; Ouvrir dans Maps bascule vers une application de cartographie et lance un itinéraire.

💡 Si l'adresse ne peut pas être déterminée, la mention Adresse introuvable s'affiche : la position reste envoyable, seul le libellé de l'adresse manque.

Savoir qui est là et qui a lu

Présence, indicateur de saisie et accusés de lecture : les repères qui vous disent où en est votre correspondant.

Comment savoir qui est en ligne, et qui écrit ?

Une pastille de présence apparaît sur l'avatar des personnes : disponible, absent, ou hors ligne. Vous pouvez aussi définir votre propre statut ; la présence se met à jour automatiquement. Le filtre Connecté / Non connecté de la liste reprend cette information pour ne montrer que les correspondants joignables tout de suite.

Lorsqu'un participant rédige un message, un indicateur de saisie (« … est en train d'écrire ») s'affiche en bas de la conversation, en temps réel, sans décaler ni faire sauter les messages déjà affichés : la conversation reste stable. Le réglage Indicateur de saisie de vos préférences décide si les autres voient quand vous écrivez.

Comment savoir si mon message a été lu ?

Un accusé de lecture indique qu'un destinataire a vu votre message. En conversation à deux, chaque message que vous envoyez affiche son statut façon messagerie grand public : « Envoyé », puis « Vu » lorsque la personne l'a lu, avec l'heure de lecture quand elle est disponible. Selon les préférences de confidentialité de chacun, cet indicateur peut être masqué ; vous pouvez activer ou désactiver l'envoi de vos propres accusés de lecture dans vos préférences.

Enfin, les noms d'expéditeurs s'affichent en clair, sans code technique accolé au nom. Si vous voyiez auparavant ce genre de suffixe, il a été retiré : il n'y a rien à régler de votre côté.

Notifications, mentions et mode Ne pas déranger

Maîtriser ce qui vous alerte, et quand.

Comment fonctionnent les notifications ?

Vous êtes notifié des nouveaux messages selon vos préférences. Les compteurs (badges) affichent le nombre de messages et de mentions non lus, sur chaque conversation et au global, et les notifications arrivent en temps réel.

Pour une conversation en particulier, ouvrez ses paramètres de notification et choisissez le niveau : Tous les messages, Mentions uniquement, ou Rien (équivalent sourdine). Ce réglage l'emporte sur votre réglage global, et le panneau d'informations de la conversation le rappelle sous forme de badge.

Comment mentionner quelqu'un ?

Tapez @ puis le nom de la personne et sélectionnez-la dans la liste. Elle reçoit une notification de mention, même si elle a mis la conversation en sourdine. Dès que vous tapez @, le sélecteur propose immédiatement les membres du salon où vous écrivez, sans attendre : vous n'avez souvent qu'à cliquer sur le bon nom. Continuez de taper quelques lettres pour filtrer si le salon compte beaucoup de membres.

💡 Dans un salon, l'option @tous (« Notifier tout le monde ») permet d'alerter l'ensemble des membres présents en une seule mention.

Comment retrouver mes mentions et mes réactions ?

Vos mentions sont rassemblées dans un panneau Messages mentionnés. Depuis l'en-tête d'une conversation, son icône ne montre que les mentions de cette conversation ; depuis la liste des conversations, la même icône ouvre Tous les messages mentionnés, toutes conversations confondues. Un badge indique le nombre de mentions non lues, et un clic sur une entrée saute directement au message. C'est le moyen le plus rapide de reprendre le travail après une absence : vous traitez d'abord ce qui vous était explicitement adressé.

Le menu latéral propose par ailleurs une section Activité, sous-titrée « Mentions et réactions », avec deux onglets : Mentions — les messages où l'on vous a nommé, ainsi que les annonces adressées à tout un salon — et Réactions — les emojis posés par vos collègues sur vos propres messages, avec l'auteur et l'emoji. Cette vue montre l'activité récente ; pour l'historique complet, ouvrez la conversation concernée.

Qu'est-ce qu'une alerte par mot-clé ?

Une alerte par mot-clé vous notifie chaque fois qu'un mot que vous avez choisi est employé dans un salon : le nom d'un projet, d'un client… Configurez vos mots-clés dans vos préférences de notification. Les alertes par mot-clé ne s'appliquent pas aux conversations à deux.

Comment activer le mode Ne pas déranger ?

Le mode Ne pas déranger suspend les notifications pendant une période. Vous pouvez aussi définir des horaires récurrents, par exemple en dehors des heures de travail. Réglez-le dans vos préférences de notification : pendant cette période, les messages continuent d'arriver sans déclencher d'alerte.

Comment régler les notifications sur le bureau et leur aperçu ?

Lorsque vous utilisez Sphère dans un navigateur, autorisez les notifications du navigateur à la demande affichée : vous recevrez une notification système quand un message arrive et que l'onglet Sphère n'est pas au premier plan.

Pour des raisons de confidentialité, vous pouvez choisir de ne pas afficher l'aperçu du message ni le nom de l'expéditeur dans ces notifications. Ces réglages se trouvent dans la section Confidentialité des notifications de vos préférences ; par défaut, l'aperçu du contenu est masqué. Les messages chiffrés n'affichent jamais d'aperçu.

Rechercher dans la messagerie

Retrouver un message, un fichier ou une conversation, même ancien.

Comment rechercher un message ?

Cliquez sur la barre de recherche, en haut de la liste des conversations, tapez les mots à retrouver, puis parcourez les résultats : les termes correspondants sont surlignés. La recherche couvre les messages, les noms de fichiers et les noms de conversations de votre espace de travail.

Les résultats sont regroupés par catégorie, chacune sous son propre en-tête qui annonce le nombre de résultats — Conversations (4), Démarrer conversation (2), Groupes en commun (1), Messages (12). La section Démarrer conversation sert à ouvrir un nouvel échange avec une personne trouvée ; Groupes en commun liste les salons que vous partagez déjà avec elle. Chaque résultat de message affiche l'avatar et le nom de l'expéditeur en tête, suivis du texte, et toute la ligne est cliquable.

Que se passe-t-il quand je clique sur un résultat ?

Cliquer sur un résultat vous emmène directement sur le message, déjà en place : la conversation s'ouvre positionnée sur le message trouvé, avec son contexte avant et après, et le terme que vous cherchiez est surligné. L'affichage se fait dès que le message est prêt, y compris pour un long texte, une image ou un album. Sphère ne recharge plus tout l'historique qui sépare le message d'aujourd'hui : le saut est direct, même vers un message ancien.

Comment filtrer directement en tapant dans la recherche ?

La barre de recherche comprend des mots-clés de filtrage que vous tapez directement, suivis de deux-points :

Vous pouvez combiner un filtre et des mots à chercher : budget de:Marie dans:#general. Chaque filtre posé apparaît sous forme d'étiquette dans le champ ; cliquez sur sa croix (Retirer ce filtre) pour l'enlever, ou utilisez Effacer la recherche pour tout remettre à zéro. Une petite icône ⓘ à côté du champ affiche la légende Opérateurs de recherche, qui rappelle les cinq mots-clés et ce qu'ils font.

⚠️ Dès qu'un filtre est posé, seule la section Messages reste affichée. C'est voulu : les autres sections ne savent pas tenir compte de ces filtres et répondaient donc à côté de la question. Retirez le filtre pour retrouver toutes les sections.

Comment affiner une recherche avec la fenêtre de filtres ?

Si vous préférez cliquer plutôt que taper, le bouton Filtres ouvre la fenêtre Filtres de recherche : Rechercher une personne… pour limiter à un expéditeur, Rechercher une conversation… pour limiter à un salon, Après le et Avant le pour borner une période, Contient un fichier pour ne garder que les messages avec pièce jointe. Cliquez sur Appliquer. Réinitialiser efface tous les filtres d'un coup ; Effacer vide une sélection en particulier. Les filtres choisis ici deviennent des étiquettes dans le champ, exactement comme si vous les aviez tapés.

Comment utiliser la recherche rapide ?

Dès que vous saisissez quelques lettres, des suggestions apparaissent automatiquement : conversations, fichiers, messages probables. C'est le moyen le plus rapide de sauter au bon endroit sans lancer une recherche complète. Une conversation trouvée s'ouvre alors dans le panneau latéral, à côté de la page sur laquelle vous travaillez : vous répondez à un message sans perdre votre contexte, puis vous refermez le panneau. Ouvrez la page complète seulement quand vous voulez vraiment vous y installer.

La barre de recherche mémorise par ailleurs vos Recherches récentes : ouvrez-la sans rien taper pour les voir et relancer l'une d'elles d'un clic. Le lien Effacer vide cette liste.

Comment rechercher uniquement dans la conversation ouverte ?

Lancez la recherche dans cette conversation depuis son en-tête ou son menu : un panneau latéral s'ouvre sur le côté. Tapez un mot, une phrase ou une expression ; les résultats propres à cette conversation s'affichent, chacun avec l'expéditeur et un extrait du message, et un clic saute directement au message. Vous pouvez trier les résultats (Plus récent, Plus ancien ou Pertinence).

Le panneau remonte jusqu'à 100 résultats. Le message vous invitant à affiner votre recherche n'apparaît que lorsque des résultats sont réellement masqués au-delà de cette limite — pas à chaque recherche. Quand vous atteignez le plafond, ajoutez un mot plus précis ou posez un filtre de période ; le bouton Charger plus de résultats complète la liste tant qu'il en reste. Dans la recherche générale, le bouton Voir plus joue le même rôle et ajoute la page suivante.

Pourquoi ce résultat apparaît-il alors que son nom ne contient pas mon mot ?

Une conversation peut remonter pour autre chose que son nom, et la messagerie vous explique pourquoi, à même le résultat : « Correspond au tag … » quand c'est l'un de ses tags ; Description : suivi d'un extrait quand c'est la description du salon ; Légende pour une photo trouvée grâce à sa légende, avec l'extrait concerné au lieu du seul nom de fichier — un album indiquant en plus le nombre de photos qu'il contient.

La recherche pardonne par ailleurs une petite faute de frappe dans les noms de conversations : « markting » remonte bien le salon « marketing ». Pour le contenu des messages, en revanche, restez au plus près des mots réellement employés.

Comment retrouver les messages avec un hashtag ?

Quand un message contient un hashtag — un mot précédé de #, par exemple #budget —, ce hashtag est cliquable. Cliquez dessus : un panneau Messages avec #mot-clé s'ouvre et liste tous les messages de la conversation contenant ce hashtag, avec leur nombre. C'est un moyen rapide de regrouper les messages autour d'un même thème sans taper une recherche.

Pourquoi un message récent n'apparaît-il pas tout de suite dans la recherche ?

Dans la conversation ouverte, les résultats se rafraîchissent dès que le message est disponible : un message qui vient d'arriver devient trouvable sans attendre et sans relancer la recherche à la main.

Ailleurs, l'indexation se fait de façon continue, avec parfois un très court délai après l'envoi : si un message tout juste reçu n'apparaît pas immédiatement dans une recherche globale, réessayez quelques instants plus tard. Les conversations chiffrées de bout en bout ne sont pas indexées, leur contenu n'étant lisible que par les participants.

Bots et intégrations de notification

Un bot permet à une application externe — un outil de suivi, une chaîne d'intégration, un service tiers — de poster automatiquement des notifications dans une conversation : un message à chaque nouvelle version publiée, à chaque alerte d'un outil, à chaque événement d'un autre logiciel. Au lieu qu'une personne recopie l'information à la main, l'application l'envoie elle-même.

Comment créer un bot ?

Ouvrez la conversation qui doit recevoir les notifications, puis la section Bots & intégrations, et cliquez sur Ajouter un bot. Donnez-lui un nom (par exemple « Bot CI »), et éventuellement un nom affiché, une image et une description, puis validez.

À la création, un jeton d'intégration vous est fourni : c'est la clé que votre application externe utilisera pour poster dans la conversation. Copiez-le et collez-le dans sa configuration ; un exemple prêt à l'emploi est affiché pour vous aider.

⚠️ Traitez le jeton comme un mot de passe : ne le partagez pas publiquement. Toute personne qui l'a peut poster dans la conversation au nom du bot.

Comment renouveler, revoir ou révoquer un jeton ?

Notez enfin que le chiffrement de bout en bout d'une conversation peut empêcher certains bots de fonctionner, car seuls les participants disposant des clés peuvent lire et écrire. Si vous avez besoin d'un bot, vérifiez la compatibilité avant d'activer le chiffrement.

Messagerie — Questions fréquentes

Mes messages sont-ils privés ?

Vos conversations sont privées au sein de votre organisation. Certaines sont en plus chiffrées de bout en bout : seuls les participants peuvent les lire, et un cadenas l'indique. Dans ces conversations, l'aperçu du contenu est toujours masqué, la recherche ne les indexe pas et la transcription vocale n'y est pas proposée.

Puis-je savoir si quelqu'un a lu mon message ?

Oui, via les accusés de lecture. En conversation à deux, vos messages affichent leur statut : « Envoyé », puis « Vu » quand la personne les a lus. Selon les préférences de confidentialité de chacun, cet indicateur peut être masqué.

Comment empêcher une conversation de me notifier sans la quitter ?

Mettez-la en sourdine depuis son menu, en choisissant une durée : 15 minutes, 1 heure, 8 heures, 24 heures, ou jusqu'à réactivation. Elle reste accessible et continue de recevoir les messages, mais ne vous alerte plus.

Quelle différence entre épingler une conversation, épingler un message et l'enregistrer ?

Épingler une conversation la garde en haut de votre liste. Épingler un message le met en évidence pour tous les participants, dans les messages épinglés de la conversation. Enregistrer un message (icône signet) le range dans votre liste personnelle, visible de vous seul. Trois actions distinctes.

Quelle différence entre un groupe et un canal ?

Un groupe est une discussion où tout le monde écrit, sur invitation. Un canal sert aux annonces : en général, seuls les administrateurs y publient et les autres membres sont en lecture seule. L'un comme l'autre peut être privé ou public. Un canal public peut activer l'option « Tout le monde peut écrire » pour laisser publier tous ses membres.

Convertir un canal public en groupe le rend-il privé ?

Non. Le type d'une conversation et sa visibilité sont deux réglages indépendants : après conversion, la conversation reste publique tant que vous n'avez pas changé Qui peut rejoindre dans la section Accès & visibilité de son panneau d'informations.

Que se passe-t-il quand j'archive une conversation ?

Elle quitte votre liste active sans être supprimée. Son contenu et ses fichiers sont conservés, et vous pouvez la désarchiver à tout moment depuis le filtre Archivé. C'est très différent de Supprimer le groupe, qui efface la conversation et tous ses messages pour tous les membres, de façon irréversible.

Puis-je récupérer un message éphémère après sa disparition ?

Non. Un message éphémère s'efface définitivement à l'expiration de son délai. Il n'est pas récupérable.

Puis-je écrire un message maintenant et l'envoyer plus tard ?

Oui. Rédigez le message, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton d'envoi (Options d'envoi) et choisissez Programmer l'envoi…. Le message part tout seul à l'heure choisie, même si vous êtes déconnecté, jusqu'à 7 jours à l'avance. Il peut aussi être répété à des jours fixes de la semaine.

Puis-je lire un message vocal au lieu de l'écouter ?

Oui. Sous le lecteur d'un message vocal, cliquez sur Transcrire : le texte apparaît sous le message. La transcription est partagée avec tous les membres de la conversation, un seul clic suffit donc pour tout le monde.

Comment cacher une partie de mon message jusqu'à ce qu'on clique dessus ?

Sélectionnez le passage et choisissez Texte masqué (spoiler) dans la barre d'outils, ou encadrez-le de deux barres verticales : ||texte||. Il s'affiche flouté ; un clic le révèle, un second clic le re-masque. Chaque lecteur décide pour lui-même.

Puis-je modifier un sondage après l'avoir envoyé ?

Oui, tant qu'aucune personne n'a voté. Dès le premier vote, la modification est verrouillée et une bulle d'aide l'explique : changer la question après coup rendrait les votes déjà exprimés trompeurs. Clôturez alors le sondage et créez-en un nouveau.

Comment ranger mes conversations quand la liste devient trop longue ?

Trois leviers, cumulables : épingler les conversations importantes en haut, archiver celles qui sont terminées, et poser des tags pour les filtrer ensuite d'un clic depuis la section Tags du menu latéral. Les filtres de la liste — non lus, connecté, invités uniquement, par type — complètent le tri.

La messagerie fonctionne-t-elle sur mobile ?

Oui. Sphère propose une application mobile en plus de la version web. Vos conversations, fichiers et notifications y sont synchronisés.

Messagerie — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Je ne reçois aucune notification

  1. La conversation est en sourdine → choisissez Réactiver les notifications dans son menu.
  2. Le mode Ne pas déranger est actif → désactivez-le dans vos préférences de notification.
  3. Le niveau de notification de la conversation est sur « Rien » ou « Mentions uniquement » → ajustez-le.
  4. Pour les notifications sur le bureau : l'autorisation du navigateur n'est pas accordée, ou l'onglet Sphère est au premier plan — elles n'apparaissent que lorsque l'onglet est en arrière-plan.

Mon message ne part pas / reste en attente

  1. Vérifiez votre connexion Internet.
  2. Après un changement de réseau (Wi-Fi, veille), la reconnexion peut prendre quelques secondes ; patientez puis renvoyez.
  3. Rechargez la page si le problème persiste. Le message non envoyé est généralement conservé dans le champ de saisie.

Si le message est définitivement refusé, la messagerie cesse de le renvoyer en boucle et affiche la raison du refus : lisez-la, elle vous dit s'il faut corriger le contenu ou demander un droit d'écriture dans le salon.

La conversation semble bloquée depuis un message qui n'est jamais parti

Un message resté coincé dans la file d'attente de votre appareil est retiré automatiquement au démarrage de la messagerie. Un message vous en informe et la conversation redevient utilisable immédiatement. Le contenu n'ayant pas été envoyé, réécrivez-le si besoin. Aucune manipulation technique n'est nécessaire.

Mon fichier est refusé, ou mon message est jugé trop long

Un fichier refusé dépasse la taille maximale autorisée par votre organisation ; le message d'erreur indique la limite. Compressez le fichier, réduisez la taille de l'image ou de la vidéo, ou partagez-le via le module Drive et envoyez le lien.

Un message refusé pour sa longueur peut être raccourci, coupé en plusieurs messages, ou transformé en document joint — la proposition apparaît automatiquement quand vous collez un texte volumineux dans le champ de saisie.

Mon envoi d'images a échoué et je ne peux plus écrire

Le message concerné affiche ses boutons Réessayer et Annuler. Réessayer relance l'envoi des images en échec ; Annuler abandonne l'envoi et débloque la conversation, vous pouvez écrire de nouveau tout de suite. Il n'est ni nécessaire de recharger la page, ni de quitter la conversation.

Je suis déconnecté ou renvoyé vers la page de connexion

Cela peut arriver après une longue période d'inactivité ou la mise en veille de l'onglet. Reconnectez-vous : vos conversations sont intactes. Si cela se reproduit très souvent, signalez-le à votre administrateur.

Une conversation ne se met pas à jour, ou l'avatar de mon correspondant manque

Vérifiez votre connexion, rechargez la page, et si le souci persiste sur une seule conversation, fermez-la et rouvrez-la depuis la liste. Un avatar ou un nom manquant survient surtout juste après la création d'une conversation, le temps que les informations se synchronisent : patientez quelques instants. Si le nom reste générique durablement, signalez-le à votre administrateur.

Un aperçu de message n'apparaît pas dans les notifications

C'est normal si la conversation est chiffrée de bout en bout, ou si vous avez activé le masquage de l'aperçu dans la Confidentialité des notifications. Ce n'est pas une panne.

Je ne retrouve pas un message dans la recherche

  1. Dans une recherche globale, un message tout juste envoyé peut mettre un court instant à être indexé ; réessayez après quelques secondes. Dans la conversation ouverte, en revanche, les résultats se rafraîchissent dès que le message est disponible.
  2. Les conversations chiffrées de bout en bout ne sont pas indexées : recherchez directement dans la conversation concernée.
  3. Affinez avec les filtres (expéditeur, période, conversation), en les tapant ou depuis la fenêtre Filtres de recherche.

Le saut vers un message trouvé n'aboutit pas

La messagerie affiche toujours la raison : message supprimé ou qui n'existe plus — il a disparu depuis votre recherche ; antérieur à votre arrivée dans la conversation — cet historique ne vous est pas accessible ; réponse dans un fil — ouvrez le fil pour le consulter ; conversation pas encore chargée ou chargement trop long — réessayez dans un instant.

Le bouton Transcrire n'apparaît pas sous un message vocal

Deux causes normales : la conversation est chiffrée de bout en bout, ou la transcription vocale n'est pas activée dans votre organisation — rapprochez-vous de l'administrateur de votre sphère.

Si le bouton est là mais que la transcription échoue, le message affiché indique la cause : « Aucune parole détectée » (enregistrement vide ou inaudible), vocal trop long ou fichier trop volumineux (découpez votre propos en plusieurs vocaux), format non pris en charge (le fichier n'est pas un vocal enregistré depuis la messagerie), service momentanément indisponible ou « Trop de demandes » — cliquez alors sur Réessayer un peu plus tard.

Je n'arrive pas à partager ma position

  1. « Autorisation de localisation refusée » : votre navigateur bloque l'accès à votre position. Autorisez la localisation pour Sphère dans les paramètres de site du navigateur, puis recommencez.
  2. « La géolocalisation n'est pas disponible sur cet appareil » : l'appareil ou le navigateur ne sait pas fournir de position. Utilisez un autre appareil, ou écrivez l'adresse à la main.
  3. Si l'envoi échoue après l'aperçu, vérifiez votre connexion et réessayez.

« Enregistrer dans mon Drive » ne fonctionne pas

Avant d'enregistrer une pièce jointe, la messagerie vérifie votre accès au module Drive. Si le module n'est pas ouvert pour votre compte, un message vous l'explique : c'est l'administrateur de votre sphère qui peut vous l'ouvrir. En attendant, téléchargez le fichier sur votre appareil.

Je ne peux plus modifier mon sondage

C'est normal dès qu'un premier vote a été enregistré : l'action Modifier le sondage est verrouillée et une bulle d'aide l'explique. Modifier la question après des votes rendrait ceux-ci trompeurs. Si le sondage est mal formulé, clôturez-le et créez-en un nouveau.

Mon message programmé n'est pas parti à l'heure prévue

  1. Ouvrez la liste Messages programmés (icône juste après le bouton de nouvelle conversation) et vérifiez que le message y figure encore.
  2. S'il a disparu de la liste, c'est qu'il est parti : cherchez-le dans la conversation de destination.
  3. Pour une répétition, souvenez-vous que les envois sont préparés sur 7 jours glissants et se renouvellent quand vous ouvrez Sphère : ouvrez l'application régulièrement.
  4. Si l'action que vous tentez échoue avec « Ce message est déjà parti », rafraîchissez la liste : elle n'était plus à jour.

Un déplacement de conversation vers un espace est refusé

Le déplacement demande les droits nécessaires dans les deux espaces, celui d'origine et celui d'arrivée ; la messagerie vous l'indique quand ils manquent. Par ailleurs, une conversation à deux n'appartient à aucun espace : l'action ne s'y applique pas.