Sphère·Documentation

Le portail invité

Ce chapitre change de destinataire. Les précédents s'adressent aux membres d'une organisation qui travaillent dans Sphère au quotidien ; celui-ci s'adresse à vous, personne extérieure — client, partenaire ou prestataire — à qui l'on a ouvert un accès limité appelé portail invité. Il se lit seul, sans rien connaître du reste de Sphère ni des modules utilisés par les équipes. Les personnes de l'organisation peuvent le lire aussi : c'est la description exacte de ce que voit leur invité.

Qu'est-ce que le portail invité ?

Ce que l'on vous a ouvert, et ce qui reste hors de votre vue.

Qu'est-ce qu'un compte invité, exactement ?

Un compte invité est un accès limité qu'une organisation ouvre à une personne extérieure. Vous n'entrez pas dans son application complète : vous arrivez dans un portail réduit à ce qui vous concerne, sans voir les dossiers internes, les autres clients ni les outils de travail des équipes. Rien à installer : votre navigateur suffit.

Selon ce qui vous a été ouvert, le portail permet de :

Pourquoi une rubrique ou une action me manque-t-elle ?

Le menu latéral n'affiche que les rubriques qui vous ont été ouvertes, et vos droits sont réglés au détail près : vous pouvez avoir accès à une rubrique sans pouvoir y faire toutes les actions, par exemple consulter vos demandes sans pouvoir en créer.

Le portail affiche alors une explication à la place de l'action, du type « Votre accès ne permet pas de créer un ticket. » Ce n'est pas une panne : c'est l'organisation qui décide de ce qu'elle vous ouvre.

Puis-je voir les demandes ou les documents d'autres clients ?

Non, jamais. Le portail ne montre que ce qui vous est adressé. Quand votre accès est limité à un seul type de document — les devis, par exemple —, il ne mentionne nulle part l'existence des autres.

Recevoir son invitation et se connecter

Ouvrir votre accès la première fois, puis revenir aussi souvent que nécessaire.

Comment activer mon invitation la première fois ?

  1. Ouvrez l'e-mail d'invitation et cliquez sur le lien qu'il contient.
  2. La page Bienvenue sur Sphere affiche les Détails de l'invitation : votre adresse e-mail, l'organisation, la personne qui vous invite et la date d'expiration du lien.
  3. Saisissez le Mot de passe de votre choix, puis répétez-le dans Confirmation du mot de passe : au moins 12 caractères, avec majuscules, minuscules, chiffres et symboles.
  4. Ou cliquez sur Générer un mot de passe : un mot de passe solide est créé pour vous, à conserver en lieu sûr.
  5. Cliquez sur Accepter l'invitation.

Votre accès est ouvert et vous arrivez directement dans votre portail. Les fois suivantes, ouvrez l'adresse que votre interlocuteur vous a communiquée, saisissez votre identifiant dans le champ Email, pseudo ou téléphone, puis votre mot de passe.

⚠️ Le lien d'invitation a une durée de validité limitée et ne sert qu'une seule fois. Ensuite, passez toujours par la page de connexion habituelle — ajoutez-la à vos favoris.

Je n'ai pas de mot de passe, ou je l'ai oublié : comment me connecter ?

Cliquez sur Recevoir un lien d'accès par email, saisissez votre adresse et validez, puis cliquez sur le lien reçu dans votre boîte : vous êtes connecté sans mot de passe. Le lien expire au bout de 15 minutes ; s'il n'arrive pas, regardez dans vos courriers indésirables, puis utilisez Renvoyer le lien. Mot de passe oublié ? envoie de son côté un lien de réinitialisation.

Mon organisation m'a donné un lien qui me connecte tout seul

Certaines organisations distribuent à leurs invités un lien d'accès direct : ni identifiant, ni mot de passe à saisir. Cliquez sur le lien fourni — dans un e-mail, sur votre espace client, ou depuis un bouton de son site. La page Connexion SSO affiche « Vérification de votre lien d'accès… », puis vous arrivez dans votre portail. Le lien peut aussi être intégré au site de votre organisation : le portail s'affiche alors dans la page.

Comment changer mon mot de passe, ou me déconnecter ?

Cliquez sur votre avatar, en haut à droite ou en bas du menu latéral, puis ouvrez votre profil : vous y modifiez vos informations et votre mot de passe. Si vous n'en avez jamais défini, la page propose de recevoir un lien par e-mail pour en créer un, valable 30 minutes. Le même menu contient la déconnexion, qui ne fait rien perdre.

Se repérer dans le portail

Un écran volontairement réduit à ce qui vous concerne.

Comment est organisé l'écran du portail ?

Où arrive-t-on juste après s'être connecté ?

Le portail vous place sur la première rubrique à laquelle vous avez accès. Si aucune ne vous a encore été attribuée, le message Aucun module accessible s'affiche : « Contactez la personne qui vous a invité pour obtenir un accès. » Il n'y a rien à faire de votre côté.

Dans quel fuseau horaire les dates sont-elles affichées ?

Dans le vôtre. Dates de vos demandes, horaires de vos réunions, filtres par période : tout est converti dans le fuseau horaire de votre compte, même si l'organisation se trouve dans un autre pays.

Suivre et créer une demande

Dans le portail invité, un ticket est une demande adressée à l'équipe de l'organisation : une question, un problème, une réclamation. L'écran Mes tickets les regroupe toutes, avec leur fil d'échanges.

Où voir la liste de mes demandes ?

Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Tickets. Trois compteurs s'affichent en haut — Ouverts, Clôturés et Total — puis un tableau où chaque demande porte sa Référence, son Sujet, son Statut, sa Priorité et ses dates de création et de mise à jour. Les plus récentes viennent en premier ; un clic sur un en-tête change le tri, et Précédent / Suivant parcourt les pages.

Pour retrouver une demande précise, trois outils se combinent — le champ Rechercher par sujet…, la liste Tous les statuts, et les champs Du et Au pour ne garder qu'une période. Réinitialiser remet tout à zéro.

Que veulent dire les statuts de mes demandes ?

Chaque demande porte un statut, affiché sous forme de pastille :

La liste peut aussi afficher un repère Ouvert ou Clôturé.

💡 L'organisation qui vous a invité peut avoir défini ses propres statuts : les libellés que vous voyez sont les siens.

À quoi sert la priorité d'une demande ?

La priorité indique l'urgence : Basse, Moyenne, Haute, Urgente — certaines organisations utilisent Faible, Moyenne, Élevée. Facultative, elle reste Non précisée si vous ne choisissez rien. Elle n'engage aucun délai : c'est une indication.

Comment créer une nouvelle demande ?

Si la création vous a été ouverte :

  1. Cliquez sur Nouveau ticket, en haut à droite.
  2. Renseignez le Sujet : un résumé court, obligatoire, avec un compteur de caractères restants.
  3. Renseignez la Description : le contexte, ce que vous avez déjà essayé.
  4. Choisissez éventuellement une Priorité.
  5. Remplissez la section Informations complémentaires si l'organisation a prévu des questions : les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.
  6. Ajoutez si besoin une Pièce jointe (facultatif), puis cliquez sur Créer le ticket. Votre demande apparaît en haut de la liste.

💡 La fenêtre propose un raccourci Consulter la base de connaissances : votre réponse s'y trouve peut-être déjà. Voir Trouver une réponse tout seul.

Comment joindre un fichier à ma demande ?

Cliquez sur le champ Pièce jointe (facultatif) et choisissez le fichier. Les limites sont rappelées juste en dessous : un seul fichier, une taille maximale, et les formats acceptés — PDF, image (JPEG, PNG, WebP, GIF), texte, CSV. Si l'envoi échoue, votre demande est quand même créée : le portail propose Réessayer l'envoi du fichier, sans la créer deux fois, ou Continuer sans la pièce jointe.

Comment ouvrir le détail d'une demande ?

Cliquez sur la ligne de la demande : un panneau Détail du ticket s'ouvre à droite, la liste restant visible derrière. Il montre d'un côté les Échanges avec l'équipe, de l'autre les informations de la demande — référence, statut, priorité, dates, Description et Pièces jointes. Sur un téléphone, les informations viennent en premier, les échanges en dessous.

Comment répondre dans une demande ?

Si la réponse vous a été ouverte, la zone Écrire un message… est encadrée en bas des Échanges. Tapez votre message, puis Entrée pour l'envoyer — Maj + Entrée va à la ligne. Deux boutons la complètent : Insérer un emoji, posé là où se trouve votre curseur, et Joindre un fichier, l'icône en forme de trombone.

Le fil se lit comme une conversation : vos messages sont signés Vous, ceux de l'équipe Support, et un message retouché porte la mention (modifié). Une demande arrivée sans description — ouverte au téléphone, par exemple — affiche un bouton Ajouter une description, utilisable une seule fois.

Comment clôturer une demande réglée ?

Si la clôture vous a été ouverte, ouvrez la demande et cliquez sur Clôturer le ticket. Une confirmation précise : « Le ticket sera marqué comme clôturé. Vous pourrez toujours consulter son historique. » Rien n'est supprimé.

Discuter avec vos interlocuteurs

Le portail invité peut comporter une rubrique Chat : une messagerie instantanée pour échanger en direct avec vos interlocuteurs de l'organisation.

Où trouver mes conversations et envoyer un message ?

Cliquez sur Chat dans le menu latéral gauche : la liste de vos conversations s'affiche à gauche. Cliquez sur l'une d'elles pour l'ouvrir ; les messages apparaissent au centre. Tapez ensuite votre message dans la zone de saisie, en bas, et appuyez sur Entrée.

Votre correspondant le reçoit immédiatement, ou à sa prochaine connexion. Vous ne voyez que les conversations auxquelles vous avez été convié : les autres discussions internes vous sont invisibles.

Puis-je créer une nouvelle discussion ?

Cela dépend de ce qui vous a été ouvert. Si la création vous a été accordée, le bouton apparaît au-dessus de la liste ; sinon il n'est simplement pas proposé, et vous répondez dans les conversations auxquelles on vous convie. Demandez alors à votre interlocuteur de vous inviter dans une nouvelle.

Qui voit que je suis un invité ?

Les personnes de l'organisation voient un repère « invité » à côté de votre nom dans les conversations et les listes de participants. C'est voulu : cela leur rappelle que vous êtes extérieur, et donc que certains sujets ne doivent pas être abordés devant vous par inadvertance. Le repère ne change rien à vos échanges.

Rejoindre une visioconférence

Le portail invité peut comporter une rubrique Visio : les visioconférences auxquelles vous êtes convié, en cours, à venir et passées.

Où voir mes visioconférences ?

Cliquez sur Visio dans le menu latéral gauche. Quatre compteurs résument votre situation en haut — En cours, Aujourd'hui, À venir et Cette semaine —, le premier précisant le nombre de participants connectés. En dessous, trois onglets : Aujourd'hui (découpé en En cours, Planifiées aujourd'hui et Terminées aujourd'hui), À venir et Passées.

Chaque réunion affiche son titre, son horaire dans votre fuseau horaire, l'organisateur et le nombre de participants, avec un repère : En direct (elle se déroule en ce moment), Planifiée, Terminée ou Annulée. Quand un bloc est vide, le portail le dit : ce n'est pas une erreur.

Comment rejoindre une visioconférence ?

Si rejoindre vous a été ouvert :

  1. Repérez la réunion dans l'onglet Aujourd'hui, bloc En cours ou Planifiées aujourd'hui.
  2. Cliquez sur Rejoindre.
  3. Votre navigateur demande l'autorisation d'utiliser votre micro et votre caméra : acceptez.
  4. Vérifiez votre image et votre son, puis entrez dans la réunion.

Si la réunion n'apparaît pas encore, cliquez sur Rafraîchir, en haut à droite.

Puis-je créer ou organiser une visioconférence ?

Non. Depuis le portail invité, vous rejoignez les réunions auxquelles on vous convie, mais vous n'en créez pas et n'invitez personne : planifier, inviter, enregistrer et animer appartiennent aux équipes. Pour être convié, demandez-le à votre interlocuteur.

Consulter vos devis et vos factures

Le portail invité peut comporter une rubrique Devis & factures : les documents commerciaux que l'organisation vous a adressés. Elle peut être limitée à un seul type : le menu affiche alors Devis seul, ou Factures seul.

Où retrouver mes devis et mes factures ?

Cliquez sur Devis & factures (ou Devis, ou Factures) dans le menu latéral gauche. Une liste unique s'affiche, du plus récent au plus ancien ; chaque ligne indique la Date, la Référence, le Type, le Montant TTC, l'État, et les boutons d'action.

Pour retrouver un document précis, tapez sa référence dans Rechercher une référence…, ou filtrez avec les listes Type : tous — Devis, Factures ou Avoirs — et État : tous, par exemple pour ne garder que les factures En retard. La liste des types se limite à ce qui vous est ouvert.

Que veut dire l'état de mon devis ou de ma facture ?

Un devis peut être Envoyé (il attend votre réponse), Signé (vous l'avez accepté), Refusé, Expiré (sa date de validité est dépassée) ou Facturé (il a donné lieu à une facture).

Une facture peut être Émise (elle a été établie), En attente (pas encore réglée), Partiellement payée, En retard (l'échéance est dépassée et le solde reste dû), Payée ou Annulée. Un document sans état attribué est marqué Non précisé.

Ces états sont mis à jour par l'organisation ; si l'un d'eux vous semble faux, signalez-le à votre interlocuteur.

💡 Un Avoir corrige ou annule une facture, par exemple après un remboursement. La liste rappelle à quelle référence il se rattache.

Comment lire ou enregistrer un document ?

Sur la ligne du document, deux boutons sont proposés. Visualiser l'ouvre dans l'écran, sans rien enregistrer : ce que vous voyez est exactement le document qui vous a été envoyé, non reconstruit à la volée. Télécharger l'enregistre par votre navigateur, sous un nom reprenant le type et la référence — « Facture FA-2026-0042 ».

Certains documents anciens n'ont ni l'un ni l'autre : aucun fichier n'a été figé pour eux, et le portail préfère ne rien proposer plutôt que des boutons qui ne mèneraient nulle part. Demandez-les alors à votre interlocuteur habituel.

Trouver une réponse tout seul

Certaines organisations mettent à la disposition de leurs invités une base de connaissances : des articles écrits par leurs équipes, classés par catégories. Son sous-titre le résume : « Trouvez des réponses en libre-service, sans créer de ticket. »

Comment ouvrir la base de connaissances ?

Le chemin le plus direct passe par la création d'une demande : cliquez sur Tickets, puis sur Nouveau ticket. En haut de la fenêtre, l'encadré Besoin d'aide ? propose Consulter la base de connaissances — un écran à mettre en favori pour y revenir directement.

Comment chercher ou parcourir les articles ?

Dans le champ Rechercher un article…, tapez quelques mots : les Résultats de recherche s'affichent avec leur nombre, et Effacer la recherche ramène à la vue complète. Si rien ne correspond, essayez d'autres mots, plus simples. Un message Trop de requêtes signale seulement des recherches trop rapprochées : patientez une trentaine de secondes.

Sans rien taper, l'écran présente une section Catégories : cliquez sur l'un des thèmes pour n'afficher que ses articles, puis sur Retour à la base de connaissances pour revenir en arrière. La section Articles liste Tous les articles, les non classés apparaissant sous Sans catégorie. Un article retiré affiche Article introuvable : cherchez le sujet autrement.

Puis-je écrire ou modifier un article ?

Non. La base de connaissances est en lecture seule pour les invités : vous consultez et vous recherchez, vous ne publiez rien. Si une information vous paraît manquante ou fausse, créez une demande depuis Tickets : votre remarque arrivera à l'équipe concernée. Voir Suivre et créer une demande.

L'assistant Koukou

Koukou est l'assistant intelligent de Sphère. Il peut être mis à la disposition des invités : vous lui posez une question en français, il répond dans un panneau, sans que vous quittiez la page où vous êtes.

Comment ouvrir l'assistant et lui poser une question ?

  1. Dans la barre d'icônes de l'en-tête, cliquez sur l'icône Koukou (« Votre assistant IA »). Un panneau s'ouvre à côté de votre écran de travail, qui reste visible.
  2. Tapez votre question dans la zone Écrivez votre message…, en bas du panneau, et cliquez sur Envoyer. La mention « Koukou réfléchit… » s'affiche le temps qu'il prépare sa réponse.
  3. Pour refermer le panneau, cliquez sur Fermer dans son en-tête.

Si vous ne savez pas par où commencer, le panneau propose des Suggestions à cliquer. Pour réutiliser une réponse ailleurs, survolez-la et cliquez sur Copier. Le panneau peut aussi être détaché dans une fenêtre à part.

Comment gérer mes conversations avec l'assistant ?

Nouvelle conversation repart de zéro sur un nouveau sujet, et Conversations affiche vos discussions passées. Pour en effacer une, ouvrez-la et choisissez Supprimer. Une discussion sans sujet s'affiche comme Sans titre.

Peut-on se fier aux réponses de l'assistant ?

L'assistant est une aide à la compréhension, pas une source officielle : il peut se tromper ou manquer de contexte sur votre dossier. Pour une réponse engageante — un délai, un montant, l'état d'une commande —, créez une demande depuis Tickets.

Portail invité — Questions fréquentes

Le portail existe-t-il dans une autre langue ?

Oui. Sphère est disponible en plusieurs langues, dont le français, l'anglais et l'arabe, et le portail suit celle réglée sur votre compte, modifiable depuis votre profil. Attention : le contenu écrit par l'organisation — articles d'aide, libellés de ses statuts, documents — reste dans sa langue d'origine.

Comment signaler un problème sur le portail lui-même ?

Si l'organisation l'a activé, une icône Signaler un problème figure dans la barre d'icônes de l'en-tête. Utilisez-la pour un dysfonctionnement du portail — un écran qui ne s'affiche pas, un bouton sans effet. Pour une question sur votre dossier, passez plutôt par Tickets, qui sert aussi de recours si l'icône n'apparaît pas.

Mon accès est-il permanent ?

Non. Il dépend de l'organisation qui vous a invité, qui peut l'ouvrir, l'étendre ou le fermer à tout moment. Si vous ne parvenez plus à vous connecter, contactez votre interlocuteur : lui seul peut vous rouvrir un accès.

Puis-je utiliser le portail invité depuis mon téléphone ?

Oui, aucune installation n'est nécessaire : le portail s'adapte aux petits écrans.

Portail invité — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Mon lien d'invitation affiche « Ce lien n'est plus utilisable »

Un lien d'invitation ne sert qu'une fois et expire. Essayez d'abord Se connecter : si vous avez déjà accepté cette invitation, votre compte existe. Sinon, demandez un nouveau lien à la personne qui vous a invité — vous ne pouvez pas en régénérer un.

Je n'arrive pas à me connecter

Vérifiez l'adresse e-mail sur laquelle vous avez reçu l'invitation, ainsi que la casse de votre clavier : « Identifiants incorrects » apparaît aussi pour une majuscule de trop. Sans mot de passe, ou après un oubli, passez par Recevoir un lien d'accès par email : le lien expire en 15 minutes et, s'il n'arrive pas, regardez dans vos courriers indésirables, puis Renvoyer le lien.

Mon lien d'accès direct affiche « Lien invalide ou expiré »

Ces liens ont une durée de vie volontairement courte. Retournez à l'endroit d'où vous êtes parti — l'e-mail, l'espace client, le site de votre organisation — et cliquez à nouveau : un lien neuf est généralement généré. « Lien mal formé. » a la même solution.

Je suis connecté mais le message « Aucun module accessible » s'affiche

Votre compte fonctionne, mais aucune rubrique ne vous a encore été ouverte. Seule la personne qui vous a invité peut vous en ouvrir une.

Le détail d'un ticket affiche « Consultation momentanément impossible »

Cliquez sur Réessayer. Si le problème persiste, copiez l'Identifiant de l'incident affiché et transmettez-le à votre interlocuteur : il lui permet de retrouver la trace exacte de votre demande. Rien n'est perdu.

Ma liste de tickets ne se charge pas

Le message « Impossible de charger vos tickets. » s'affiche avec un bouton Réessayer : cliquez dessus, vérifiez votre connexion, rechargez la page. À ne pas confondre avec « Aucun ticket pour le moment. », qui signifie simplement que vous n'avez fait aucune demande.

Mon fichier est refusé quand je le joins

Le portail précise toujours la raison, à la suite de « Fichier refusé : » :

Mon message ou ma pièce jointe ne part pas

Votre texte n'est jamais perdu : il reste dans la zone de saisie. Quand seul le fichier échoue, le message est bien enregistré et le portail propose de réessayer l'envoi du fichier sans rien créer en double. Si « Votre accès ne permet pas de répondre sur ce ticket. » apparaît, ce n'est pas une panne.

Le bouton Rejoindre d'une visioconférence ne fait rien

Si « Votre accès ne permet pas de rejoindre une visioconférence. » s'affiche en haut de l'écran, l'action ne vous a pas été ouverte. Sinon, vérifiez que votre navigateur ne bloque pas le micro et la caméra, puis cliquez sur Rafraîchir : la réunion n'a peut-être pas démarré.

Mon téléchargement de facture ou de devis échoue

Le lien de téléchargement, valable très peu de temps, a expiré avant d'aboutir : cliquez de nouveau sur Télécharger, un lien neuf est demandé à chaque clic. « Ce document n'est plus accessible » signifie qu'il a été retiré.

L'assistant m'annonce qu'il n'est pas configuré

Aucun de ces messages ne vient de votre côté. « Koukou n'est pas encore configuré pour votre organisation. » signifie qu'il n'a pas été activé ; « L'assistant ne répond pas actuellement. » signale une indisponibilité momentanée, à laquelle Réessayer suffit.

Un écran reste vide, ou je suis renvoyé vers la page de connexion

Rechargez la page, vérifiez votre connexion, puis reconnectez-vous depuis votre avatar — une déconnexion survient après une longue inactivité, sans rien faire perdre. Essayez ensuite un autre navigateur récent, ou une fenêtre de navigation privée : une extension bloque parfois l'affichage. Sinon, signalez l'écran concerné et l'heure du problème.