Sphère·Documentation

E-mail

Le Mail est la messagerie e-mail intégrée à Sphère. Vous y connectez votre ou vos boîtes habituelles pour lire, écrire, classer et retrouver vos courriels au même endroit que vos conversations, vos appels et vos fichiers. Après la messagerie instantanée et la téléphonie, c'est le troisième canal par lequel vous parlez à vos correspondants — à ceci près qu'il s'adresse d'abord à l'extérieur : clients, fournisseurs, candidats. Ce chapitre suit l'ordre d'une journée de travail : connecter une boîte, lire, répondre, classer, retrouver, puis traiter à plusieurs une adresse commune.

Découvrir le Mail

Avant d'entrer dans le détail, voici ce que recouvre le module et où il se trouve.

Que peut-on faire avec le Mail ?

Où trouver le Mail ?

Le Mail est accessible depuis l'icône de messagerie (enveloppe) dans la barre latérale. La liste de vos messages s'affiche au centre, le message sélectionné dans un panneau de lecture, et vos dossiers sur le côté gauche.

Le Mail se connecte à votre boîte existante : vous continuez d'utiliser votre adresse habituelle, Sphère n'en crée pas une nouvelle. Vos identifiants de connexion sont conservés de façon chiffrée et ne sont jamais affichés.

Configurer et connecter son compte e-mail

Tout commence par le rattachement de votre boîte existante. C'est l'étape la plus technique du module ; une fois faite, vous n'y revenez plus.

Comment connecter ma boîte e-mail ?

  1. Ouvrez le module Mail depuis la barre latérale.
  2. Choisissez Ajouter un compte.
  3. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
  4. Renseignez les paramètres de votre fournisseur : serveur de courrier entrant (réception) et serveur de courrier sortant (envoi).
  5. Validez : Sphère vérifie la connexion, puis commence à récupérer vos messages.

L'assistant se déroule en étapes — Type, Fournisseur, Compte, Connexion, Test — et vous laisse choisir entre une connexion Google et une configuration Manuelle. Par défaut, un seul champ Serveur mail sert à la fois à la réception et à l'envoi ; cochez Serveurs entrant et sortant différents si votre fournisseur en impose deux, et les sections Serveur de réception (IMAP) et Serveur d'envoi (SMTP) apparaissent séparément, avec leur port et leur chiffrement (Aucun, SSL/TLS, STARTTLS).

💡 Ces paramètres sont ceux de votre fournisseur. En cas de doute, demandez-les à votre administrateur ou à votre service informatique.

Pourquoi Sphère refuse-t-il l'adresse de mon serveur ?

Les champs de serveur et de port sont vérifiés au fur et à mesure de la saisie : une valeur qui ne peut pas fonctionner est signalée avant même le test de connexion. Le message le plus courant, « Format de serveur invalide (ex : imap.exemple.com) », apparaît quand vous avez saisi autre chose qu'un nom de serveur : une adresse e-mail, une adresse de site avec https://, un chemin, ou un nom incomplet. Les autres suivent la même logique : « Le serveur est requis », « Port invalide », « Adresse email invalide ».

Ces contrôles vérifient la forme de ce que vous saisissez, pas que le serveur réponde — c'est le rôle du bouton Tester la connexion, à l'étape suivante.

💡 Si vous modifiez un réglage après un test réussi, Sphère vous le rappelle : « Configuration modifiée — retestez la connexion. »

Comment connecter un compte Google (Gmail) ?

Pour un compte Google, vous n'avez pas à saisir de mot de passe dans Sphère : choisissez la connexion avec Google dans Ajouter un compte, connectez-vous sur la page de Google, et autorisez Sphère à accéder à votre messagerie. Vous revenez dans Sphère, le compte est connecté et vos messages se chargent. C'est le mode le plus sûr : votre mot de passe reste chez Google.

Si vous configurez une boîte Gmail manuellement, en revanche, votre mot de passe Gmail habituel ne convient pas : Google exige un mot de passe d'application. Une icône d'aide à côté du champ Mot de passe affiche la marche à suivre — depuis votre compte Google, ouvrez Gérer votre compte Google, cherchez mot de passe des applications, nommez l'application, cliquez sur Créer, puis copiez le mot de passe obtenu dans Sphère. Ce mot de passe est différent de votre mot de passe Gmail, et il ne se partage pas.

💡 Si vous saisissez une adresse Gmail, Sphère vous le signale (« Adresse Gmail détectée ») et vous recommande le bouton Connecter avec Google : plus simple et plus sûr, sans aucun mot de passe à générer.

Comment vérifier ma connexion et nommer mon compte ?

Chaque compte connecté dispose d'un bouton Tester la connexion dans ses réglages : il vérifie séparément la réception et l'envoi, puis affiche le résultat.

Dans les mêmes réglages, renseignez un nom d'expéditeur (par exemple « Marie Dupont ») : c'est ce nom qui s'affiche à la place de votre adresse chez les personnes qui reçoivent vos messages. Vous pouvez connecter plusieurs comptes et basculer de l'un à l'autre ; chacun garde ses propres messages, dossiers et réglages.

Comment fonctionne la synchronisation de mes messages ?

Une fois le compte connecté, Sphère récupère vos nouveaux messages et les tient à jour automatiquement. Les nouveaux courriels arrivent très vite — en quelques dizaines de secondes — sans que vous ayez à rafraîchir la page ; vous pouvez aussi déclencher une actualisation manuelle. Dans les réglages du compte, vous choisissez quels dossiers sont synchronisés. Lors de la première synchronisation, les dossiers et les premiers messages apparaissent au fil de leur récupération, sans attendre la fin.

Un indicateur de synchronisation s'affiche discrètement sous le nom de la boîte pendant la récupération, puis disparaît de lui-même : à l'ajout d'une boîte, lors d'une actualisation, à l'arrivée de nouveaux messages. En dehors de ces moments, il reste masqué.

Comment mettre un compte en pause ou le déconnecter ?

Dans les réglages du compte, vous pouvez le désactiver : Sphère cesse de récupérer ses messages sans supprimer sa configuration, et vous pourrez le réactiver plus tard. Pour un compte Google, vous pouvez aussi révoquer l'autorisation d'accès accordée à Sphère.

Comment supprimer une boîte e-mail ?

Vous pouvez retirer complètement une boîte. Cette action la déconnecte ; une fenêtre vous demande alors ce qu'il advient des dossiers et messages déjà récupérés :

Supprimer une boîte dans Sphère ne supprime pas votre compte chez votre fournisseur : votre adresse continue d'exister ailleurs.

Pourquoi Sphère refuse-t-il d'ajouter une adresse déjà connue ?

Une même adresse ne peut pas être connectée deux fois, et deux messages différents peuvent apparaître :

Lire et envoyer des e-mails

Le cœur du module : consulter ce qui arrive et rédiger ce qui part.

Comment lire un message ?

Ouvrez le module Mail, sélectionnez le dossier voulu — par défaut la boîte de réception — et cliquez sur un message : il s'ouvre dans le panneau de lecture, avec l'expéditeur, l'objet, la date, le contenu et les éventuelles pièces jointes. Dans la liste, un aperçu des premières lignes vous aide à repérer chaque message ; l'objet est tronqué proprement quand il est long, la date reste toujours visible, et un badge « Nouveau » signale brièvement ce qui vient d'arriver.

Vous pouvez aussi ouvrir un e-mail dans le volet de lecture en pleine largeur : le message occupe toute la vue, et une flèche de retour, en haut à gauche, vous ramène à la liste. Son en-tête unique regroupe sur une seule ligne le retour, le statut, l'objet et les actions disponibles.

Comment écrire un nouveau message ?

  1. Cliquez sur Nouveau message.
  2. Saisissez le ou les destinataires dans le champ À.
  3. Renseignez l'objet.
  4. Écrivez votre message dans la zone de texte, qui occupe toute la hauteur disponible.
  5. Cliquez sur Envoyer.

Une copie est rangée automatiquement dans votre dossier Messages envoyés. Dès que vous cliquez sur Envoyer, la fenêtre de rédaction se ferme aussitôt : l'envoi se poursuit en arrière-plan, et une notification vous confirme que l'e-mail est parti. Dans un fil de discussion, votre message apparaît immédiatement, avec un indicateur qui passe de « en cours d'envoi » à « envoyé ».

Comment saisir mes destinataires ?

Quand vous tapez dans À, Cc ou Cci, le Mail propose des adresses correspondantes : celles de vos contacts et celles de vos correspondants récents, regroupés sous Suggérés. Si personne ne correspond, Sphère vous le dit et propose Utiliser l'adresse saisie : vous pouvez toujours écrire à une adresse inconnue de votre répertoire.

Chaque destinataire devient un badge portant son nom ou son adresse, avec une croix pour le retirer. Choisissez une suggestion, ou validez ce que vous avez tapé avec Entrée, une virgule ou un point-virgule : le champ se vide, prêt pour le suivant. Coller une liste d'adresses séparées par des virgules crée un badge par adresse d'un seul coup, les doublons sont écartés automatiquement, et la touche Retour arrière dans un champ vide retire le dernier badge. Vous n'avez donc plus de virgule à placer vous-même : c'est le badge, et non le texte, qui fait foi.

Rappel sur les copies : les destinataires en CC sont visibles de tous, ceux en CCI reçoivent le message sans que leur adresse soit visible par personne d'autre.

Comment choisir l'adresse depuis laquelle j'envoie ?

Si vous disposez de plusieurs adresses d'envoi, un champ De : en haut de la fenêtre de rédaction vous laisse choisir entre vos adresses personnelles et celles des boîtes partagées auxquelles vous avez accès. Selon l'adresse choisie, la signature correspondante peut être appliquée automatiquement, voir Signatures et modèles de messages.

Comment mettre mon message en forme (gras, listes, liens) ?

La zone de rédaction accepte le texte enrichi : gras, italique, listes et liens, qui s'affichent tels quels chez vos destinataires. Pour insérer un lien, utilisez le bouton lien de la barre de mise en forme : une petite fenêtre vous laisse choisir séparément le texte affiché — les mots cliquables — et l'adresse du lien. Le lecteur voit alors un mot cliquable plutôt qu'une longue adresse.

Comment répondre ou transférer un message ?

Ouvrez le message reçu, cliquez sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer, rédigez au-dessus du message d'origine, puis envoyez. L'objet reprend celui du message d'origine, précédé de « Re: » ou de « Fwd: ». La page fait défiler jusqu'à la zone d'écriture et y place le curseur ; votre réponse s'affiche ensuite immédiatement dans la conversation.

Répondre n'écrit qu'à l'expéditeur ; Répondre à tous écrit aussi à toutes les personnes qui étaient en destinataire ou en copie — à utiliser avec discernement. Dans un transfert, les pièces jointes du message d'origine sont conservées, mais une case Inclure les pièces jointes d'origine vous laisse les retirer si le transfert n'a besoin que du texte.

Comment envoyer ma réponse et clôturer le fil d'un coup ?

Quand votre réponse règle définitivement l'échange, choisissez Envoyer et clôturer au lieu de Envoyer : le message part et la conversation passe au statut Clôturé. Si l'envoi réussit mais que la clôture échoue, Sphère vous prévient — « Email envoyé, mais la clôture du fil a échoué. Clôturez-le manuellement. »

Comment programmer un envoi pour plus tard ?

  1. Rédigez votre message normalement.
  2. Ouvrez le menu Options d'envoi, la flèche à côté du bouton Envoyer.
  3. Choisissez Planifier l'envoi.
  4. Sélectionnez la date et l'heure, puis confirmez avec Programmer.

Un aperçu confirme le moment retenu (« Sera envoyé le … ») et le fil porte un indicateur Programmé. La date doit être dans le futur et ne pas dépasser le nombre de jours d'avance autorisé. Vos envois en attente sont regroupés dans une liste des envois programmés, avec leur objet, leur destinataire, la date Programmé pour et leur statut ; vous pouvez y Modifier un envoi, l'Envoyer maintenant, ou l'Annuler — le message repasse alors en brouillon.

Qu'est-ce qu'une conversation (fil de discussion) ?

Les messages qui se répondent sont regroupés en conversation : vous suivez tout l'historique d'un échange au même endroit, dans l'ordre chronologique. Le regroupement suit les réponses explicites entre messages ; deux messages qui ont seulement le même objet, sans se répondre, ne sont pas mélangés dans le même fil.

Chaque message du fil affiche une flèche indiquant son sens — envoyé ou reçu —, placée après la date, à l'extrême droite de sa ligne : vous suivez qui a écrit à qui sans lire les en-têtes.

Comment enregistrer un brouillon pour finir mon message plus tard ?

Une réponse ou un message en cours est enregistré automatiquement en brouillon : fermez la fenêtre et revenez plus tard sans rien perdre, un indicateur « Brouillon enregistré » vous le confirme pendant la saisie. Dans un fil, la réponse en cours s'affiche comme un brouillon éditable directement dans la conversation, et un indice « Brouillon » signale ce fil dans la liste.

Il n'y a qu'un seul brouillon par conversation : en cliquant de nouveau sur Répondre ou Transférer dans ce fil, votre brouillon est repris automatiquement. Pour l'abandonner, choisissez Supprimer le brouillon.

Comment voir l'historique d'une conversation ?

Le détail d'un e-mail affiche l'historique daté de toutes les actions, sous forme de frise chronologique, jour par jour : réceptions, envois, réponses, lectures, assignations et désassignations, commentaires internes. C'est surtout utile à plusieurs, sur une boîte partagée.

Comment ouvrir un e-mail depuis une fiche de contact ou une affaire ?

Vous n'avez pas à passer par le module Mail pour lire un e-mail rattaché à un dossier en cours. Depuis une fiche du répertoire (onglet des e-mails, ou frise Sphère de la fiche) ou une affaire du module Finance, cliquez sur l'e-mail voulu : il s'ouvre par-dessus votre écran, sans quitter la fiche.

Cette fenêtre offre les mêmes actions que dans le module Mail : lire tout le fil, répondre, commenter en interne, assigner, changer le statut, poser une étiquette. L'e-mail y est marqué comme lu, comme si vous l'aviez ouvert depuis votre boîte. Seules différences : pas de navigation vers le message précédent ou suivant, et les actions qui dépendent d'un dossier s'ajustent d'elles-mêmes. Le module Contacts, qui héberge ces fiches, est présenté plus loin dans ce guide.

Quels raccourcis clavier pour parcourir mes e-mails ?

Quand un e-mail est ouvert par-dessus la liste, en vue Liste : ↑ ou k pour le message précédent, ↓ ou j pour le suivant, e pour archiver, # pour supprimer, Échap pour refermer. Un compteur indique votre position, par exemple « 4 / 50 ». Ces raccourcis ne fonctionnent pas quand l'e-mail a été ouvert depuis une fiche ou une affaire : il n'y a alors pas de liste à parcourir.

Régler l'affichage de la liste

La présentation de votre boîte se règle en quelques clics, et vos choix sont mémorisés d'une visite à l'autre.

Comment changer le mode d'affichage de ma boîte ?

Un bouton Affichage, au-dessus de la liste des messages, commande la présentation. Cliquez dessus, puis choisissez dans la partie Mode d'affichage :

Le choix s'applique immédiatement et reste mémorisé. En vue colonnes, le bouton Affichage se réduit à une icône pour gagner de la place ; son libellé apparaît en info-bulle au survol, comme pour ses voisins — statistiques d'une boîte partagée, Filtres avancés.

Combien de messages puis-je afficher par page ?

Descendez au pied de la liste, où figure la pagination, ouvrez le sélecteur placé après la mention Afficher, et choisissez 20, 50 ou 100 messages par page. La valeur par défaut est 50, et votre choix est mémorisé pour vos prochaines visites. Un réglage bas allège l'affichage sur un petit écran ; un réglage haut réduit le nombre de pages quand vous dépouillez une grosse boîte.

Que montre la ligne d'un e-mail dans la liste ?

Une ligne rassemble les repères utiles pour trier sans ouvrir le message :

Survolez un participant, un badge ou l'avatar de l'assigné pour ouvrir sa carte et agir directement, voir Contacter quelqu'un depuis un e-mail.

Pourquoi les badges sont-ils réduits à une icône en vue colonnes ?

La vue colonnes dispose de moins de largeur : les badges de ticket et d'identification y sont affichés en icône seule, sans leur libellé, pour laisser la place à l'expéditeur et à l'objet. Le contenu du badge n'est pas perdu — survolez-le pour ouvrir sa carte, avec le nom complet et les actions associées. La ligne suit par ailleurs le même ordre qu'en vue liste : vous ne réapprenez pas la lecture d'une ligne en changeant de vue.

À quoi servent les icônes en haut d'un e-mail ouvert ?

L'en-tête d'un e-mail ouvert regroupe les outils sous forme d'icônes, sur une seule ligne avec l'assignation, le ticket, les étiquettes et l'identification de l'expéditeur. Chaque icône dit ce qu'elle fait, au survol comme à la tabulation au clavier :

Le corps du message, lui, dispose d'une marge symétrique à gauche et à droite, et les images intégrées au texte s'affichent à leur place, sur les messages reçus comme sur ceux que vous venez d'envoyer.

Organiser sa boîte e-mail

Classer, marquer et automatiser le tri de vos messages pour garder une boîte propre.

Comment classer mes messages dans des dossiers ?

Votre boîte contient des dossiers : boîte de réception, messages envoyés, brouillons, et vos propres dossiers. Sélectionnez-en un dans la liste latérale pour n'afficher que ses messages ; ceux de votre boîte existante sont récupérés lors de la connexion du compte. Pour gagner de la place, le volet des dossiers peut être replié en une simple barre d'icônes.

Si vous avez connecté plusieurs boîtes, personnelles ou partagées, le choix de la boîte se fait via un menu déroulant compact en haut de la colonne de gauche. Le bouton Nouveau message se trouve juste en dessous, toujours à portée de main.

Qu'est-ce qu'un tag et comment l'utiliser ?

Un tag est un marqueur de couleur — « Client », « Urgent », « À facturer » — que vous posez sur un message pour le catégoriser ; un même message peut en porter plusieurs. Sélectionnez un message, ouvrez le menu des tags, puis cochez un tag existant ou choisissez Créer un tag pour en ajouter un avec un nom et une couleur. Un tag ajouté depuis le détail d'un e-mail s'applique instantanément, sans rechargement.

La liste de vos tags apparaît aussi dans la barre latérale, à côté de vos dossiers : vous pouvez y créer, renommer et organiser vos tags, et cliquer sur l'un d'eux pour filtrer la liste en un clic. Chaque tag est propre à la boîte concernée.

💡 Le terme « Tag » est celui affiché dans l'interface ; il correspond à ce que d'autres messageries appellent « libellé » ou « étiquette ».

Où retrouver les messages que j'ai étoilés (Messages suivis) ?

Cliquez sur l'étoile d'un message pour le marquer comme favori ; une confirmation courte s'affiche, et vous pouvez aussi en étoiler plusieurs à la fois via les actions groupées.

L'entrée Messages suivis de la barre latérale rassemble tous les e-mails étoilés, quel que soit le dossier où ils se trouvent : vous n'avez plus à vous souvenir où vous aviez rangé un message important. Un badge indique leur nombre, et retirer l'étoile fait sortir le message de la liste.

💡 C'est un usage différent des dossiers : l'étoile sert à garder sous la main ce qui vous concerne aujourd'hui, le dossier sert à classer durablement.

Comment agir vite sur un e-mail (menu « … ») ?

Chaque e-mail dispose d'un menu « … » (trois points) qui regroupe ses actions : marquer comme lu, mettre en favori, épingler, déplacer, archiver, classer en spam et supprimer. Épingler un e-mail le garde en tête de liste.

Ces actions sont immédiates : dès que vous archivez, déplacez ou supprimez un message, il quitte aussitôt la liste et une courte confirmation s'affiche avec un bouton « Annuler », qui vous permet de revenir en arrière tout de suite.

Le même menu contient aussi, dans un bloc à part, les actions qui relient l'e-mail au reste de Sphère : Identifier l'expéditeur, Affecter un ticket, Détacher le ticket, et l'Historique d'actions. Cette dernière entrée reste grisée tant que vous n'avez pas lu l'e-mail — « Ouvrez d'abord cet e-mail pour consulter son historique » —, ce qui évite de consulter le suivi d'un message qu'on n'a pas encore pris en charge.

Comment agir sur plusieurs messages d'un coup (actions groupées) ?

Cochez plusieurs messages ou conversations dans la liste, puis choisissez l'action à appliquer à toute la sélection : marquer comme lu / non lu, archiver, supprimer, restaurer, changer le statut, ou, sur une boîte partagée, assigner les messages à une personne. Dans ce menu, Supprimer est placé tout en bas pour éviter de l'actionner par mégarde, et supprimer plusieurs conversations d'un coup demande une confirmation.

Notez que les actions disponibles s'adaptent au dossier courant : dans la boîte de réception vous pouvez archiver ou supprimer ; dans la Corbeille, restaurer ou supprimer définitivement ; les dossiers Spam et Archives proposent les leurs.

Comment supprimer, archiver ou restaurer un message ?

Choisissez Supprimer : le message part dans la Corbeille. Archiver, au contraire, le retire de la boîte de réception sans le supprimer : il est rangé dans le dossier Archives et reste consultable et recherchable — pratique pour garder une boîte propre sans rien perdre. L'archivage fonctionne même si la boîte ne possédait pas encore de dossier Archives. Depuis la Corbeille, vous pouvez restaurer un message, à l'unité ou en lot, ou le supprimer définitivement.

💡 Suppression définitive = action irréversible. Une confirmation vous est demandée avant d'effacer pour de bon.

Qu'est-ce qu'un dossier personnalisé ?

Un dossier personnalisé est une vue automatique qui rassemble les messages correspondant à des critères que vous définissez — « tous les non lus avec pièce jointe », « tous les messages d'un expéditeur ». Contrairement à un dossier classique, il ne déplace pas les messages : il les affiche ensemble selon leurs caractéristiques.

Créez un Nouveau dossier personnalisé depuis la barre latérale en choisissant les filtres voulus : expéditeur, destinataire, objet, non lus, favoris, pièce jointe, dates, tag — les trois premiers dans les Options avancées. Chaque dossier personnalisé est propre à une boîte et, si vous ne précisez aucun dossier de recherche, ne cible que la boîte de réception. Le supprimer n'efface aucun message : seule la vue disparaît.

Pourquoi les compteurs de mes dossiers changent-ils tout seuls ?

À côté de chaque dossier et de chaque tag, un compteur indique le nombre de messages non lus. Ces compteurs se mettent à jour en temps réel : quand un message arrive, que vous en marquez comme lus ou que vous en déplacez, les chiffres changent aussitôt, sans rechargement.

Le compteur de non-lus n'apparaît pas à côté du nom des boîtes — privées comme partagées — dans le sélecteur de boîtes à gauche : c'est normal. Il reste affiché sur les dossiers et les tags, à l'intérieur de la boîte sélectionnée.

Comment trier automatiquement mes messages à leur arrivée (règles) ?

Une règle applique automatiquement des actions aux nouveaux messages qui remplissent certaines conditions.

  1. Ouvrez les règles dans les réglages du Mail.
  2. Définissez une ou plusieurs conditions : l'expéditeur contient…, le destinataire contient…, l'objet contient…, le message a une pièce jointe.
  3. Choisissez les actions : poser une étiquette, marquer comme lu, mettre en favori, déplacer dans un dossier, ou arrêter le traitement des règles suivantes.
  4. Enregistrez.

💡 Vous pouvez tester une règle sur un message existant avant de la laisser tourner, et réordonner vos règles pour définir leur ordre d'application.

Comment gérer les notifications de nouveaux e-mails ?

Dans les préférences de notification du Mail, activez ou désactivez l'alerte à la réception d'un nouveau message. Ce réglage est global ou propre à chaque compte connecté — par exemple être notifié pour votre adresse principale, mais pas pour une boîte secondaire.

Pièces jointes

Joindre des fichiers à vos e-mails et récupérer ceux que vous recevez.

Comment joindre un fichier à un e-mail ?

Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur l'icône Joindre des fichiers (trombone), sélectionnez le ou les fichiers depuis votre appareil, et attendez la fin de l'ajout — une progression s'affiche. Les fichiers apparaissent sous forme de vignettes avant l'envoi ; vous pouvez en retirer un. Vous pouvez aussi déposer des fichiers directement dans la fenêtre de rédaction (« Déposer les fichiers ici »). Un même message accepte 10 fichiers au maximum.

Comment joindre un fichier déjà présent dans mon espace de fichiers ?

Vous n'avez pas à retélécharger un document déjà rangé dans votre espace de fichiers, présenté au chapitre sur le Drive.

  1. Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur Joindre depuis Drive, l'icône de disque à côté du trombone.
  2. La fenêtre Sélectionner depuis Drive s'ouvre sur vos dossiers.
  3. Naviguez, ou tapez dans Rechercher dans ce dossier ; les onglets Tous, Documents, Images, Vidéos, Audio filtrent l'affichage.
  4. Cochez le ou les fichiers voulus, puis cliquez sur Joindre (n).

Ils sont ajoutés comme des pièces jointes ordinaires. Le bouton est indisponible si vous avez déjà atteint les 10 fichiers du message, ou si votre espace de stockage est saturé ; l'info-bulle vous en donne la raison. Si un fichier ne passe pas, Sphère vous dit lequel et pourquoi : Fichier introuvable dans Drive, Accès au fichier refusé, Fichier trop volumineux, Quota de stockage atteint ou Drive temporairement indisponible.

Y a-t-il une taille maximale pour les pièces jointes ?

Oui, et la limite dépend de votre fournisseur de messagerie. Un fichier trop lourd est bloqué dès son ajout, pas au moment de l'envoi : un message vous indique aussitôt son nom, son poids et la limite applicable — par exemple « "rapport.pdf" (48 Mo) dépasse la taille maximale de pièce jointe (25 Mo) ». Vous corrigez tout de suite, au lieu de découvrir l'échec après avoir rédigé tout votre message. Deux issues : réduire le poids du fichier, ou l'envoyer via Drive sous forme de lien.

💡 Le message complet a lui aussi une limite : si le texte, les images collées et les pièces jointes cumulés la dépassent, Sphère le signale à l'envoi (« Message trop volumineux »).

Comment envoyer un fichier trop volumineux (envoi via Drive) ?

Quand un fichier dépasse la limite, la fenêtre de rédaction vous propose de le déposer dans votre espace de fichiers et d'insérer un lien de partage dans le message, à la place du fichier.

  1. Ajoutez le fichier comme une pièce jointe ordinaire.
  2. La fenêtre Envoyer via Drive s'ouvre et rappelle la limite dépassée.
  3. Choisissez le type de lien : Lien public, ou Protégé par mot de passe.
  4. Choisissez l'expiration du lien : 24 heures, 3 jours ou 7 jours.
  5. Cliquez sur Envoyer via Drive.

Le fichier est déposé dans votre Drive, puis le lien est inséré dans le corps du message. Si vous avez choisi un lien protégé par mot de passe, cliquez sur Générer un mot de passe ou saisissez le vôtre, puis Copier le mot de passe ; une option permet aussi de l'inclure dans le message.

⚠️ Réfléchissez avant de cocher cette dernière option. Sphère vous en avertit : « Le destinataire recevra le lien ET le mot de passe dans le même email — préférez un autre canal pour plus de sécurité. » Transmettez-le plutôt par téléphone ou par message instantané ; après l'envoi, Sphère vous le rappelle pour que vous puissiez le communiquer autrement.

Comment télécharger une pièce jointe reçue ?

Ouvrez le message : les pièces jointes sont listées avec leur nom, leur type et leur taille. Cliquez sur l'une d'elles, ou sur Télécharger, pour l'enregistrer sur votre appareil. Les images intégrées au corps du message — insérées dans le texte plutôt qu'ajoutées en pièce jointe — s'affichent directement à leur place : vous n'avez rien à télécharger pour les voir.

Rechercher un e-mail

Retrouver rapidement un message précis parmi tous vos courriels.

Comment rechercher un message ?

Cliquez dans la barre de recherche en haut de la liste (« Rechercher dans ce dossier… ») et tapez votre terme : un mot de l'objet, un nom ou une adresse d'expéditeur. Il en faut au moins deux caractères. Les résultats s'affichent directement dans la liste, les termes recherchés surlignés dans l'objet et l'aperçu. La recherche peut porter sur l'ensemble de vos comptes, ou être limitée au compte et au dossier en cours ; un bouton Effacer la recherche vous ramène à la liste normale.

Comment trier les résultats (Pertinence ou Date) ?

Dès qu'une recherche est en cours, un sélecteur de tri apparaît juste à droite du champ, avec deux ordres : Pertinence, les messages qui correspondent le mieux à vos termes en premier, ou Date, du plus récent au plus ancien. La liste se réorganise aussitôt. Le sélecteur n'apparaît que pendant une recherche : sans recherche active, il n'aurait rien à trier.

Choisissez Pertinence quand vous cherchez « ce message précis dont je me souviens », et Date quand vous voulez « le dernier échange sur ce sujet ».

Comment cibler ma recherche avec des mots-clés (from:, to:, has:) ?

La barre de recherche accepte des opérateurs que vous tapez directement dans le champ :

Combinez-les avec vos mots, par exemple from:dupont has:attachment after:2026-01-01. Une aide sous le champ vous rappelle les opérateurs disponibles au fur et à mesure.

Que trouve exactement la recherche ?

La recherche porte sur les messages déjà récupérés dans Sphère pour la boîte concernée : leur objet, leurs participants et leur contenu. Un message très ancien, antérieur à la connexion de votre boîte, peut donc ne pas apparaître s'il n'a jamais été récupéré : vérifiez que le dossier concerné fait partie des dossiers synchronisés dans les réglages du compte. De même, après un changement important sur une boîte, les messages les plus récents peuvent mettre un moment à devenir consultables, alors qu'ils sont déjà visibles dans la liste.

Comment affiner ma recherche avec des filtres ?

En plus du texte, vous pouvez combiner des filtres : messages non lus, en favori, avec pièce jointe, une période entre deux dates, un dossier précis, un tag précis. Quand un filtre est appliqué, un compteur affiche le nombre exact d'e-mails correspondants.

Un panneau de filtres avancés ajoute des critères de suivi : le statut de la conversation (ouvert, en attente, résolu…), le statut de lecture et le statut de réponse (répondu, en attente, jamais répondu), la personne assignée, et l'État SLA, c'est-à-dire le respect du délai de réponse — Dans les délais, Proche de l'échéance, Hors délai. Ces trois derniers sont surtout utiles sur les boîtes partagées, voir Boîtes e-mail partagées. Les champs Expéditeur et Destinataire proposent des adresses en autocomplétion, et les filtres sont réinitialisés si vous changez de boîte.

Pourquoi ne pas classer plutôt que rechercher ?

La recherche est idéale pour retrouver un message ponctuel. Pour un tri durable et récurrent, préférez les tags, les dossiers ou un dossier personnalisé qui rassemble en permanence les messages selon vos critères, voir Organiser sa boîte e-mail.

Identifier l'expéditeur d'un e-mail

Associer l'expéditeur d'un e-mail à une fiche de votre répertoire pour le reconnaître d'un coup d'œil — et pour relier l'échange au reste de la plateforme.

Qu'est-ce que l'identification de l'expéditeur ?

Identifier un expéditeur consiste à relier l'adresse e-mail d'un message à une fiche de votre répertoire : un contact, un membre de votre organisation, ou une organisation. Un badge avec son nom et son avatar s'affiche alors à côté de ses messages, dans la liste comme dans le détail. La couleur du badge change selon le type, pour distinguer d'un regard de qui il s'agit ; en vue colonnes, il se réduit à une icône.

Comment identifier l'expéditeur d'un e-mail ?

  1. Ouvrez un e-mail, ou repérez-le dans la liste.
  2. Choisissez l'action Identifier ; dans le détail, elle est accessible depuis le menu Actions.
  3. Choisissez le module cible : Contacts, Membres ou Organisations.
  4. Recherchez la fiche voulue et sélectionnez-la.
  5. Validez avec Identifier.

L'expéditeur est alors relié à cette fiche, et son badge apparaît sur ses e-mails.

Comment ouvrir la fiche d'un expéditeur identifié ?

Survolez son badge : une carte s'ouvre avec, entre autres entrées, Aller à — qui vous emmène droit sur la fiche du répertoire. Selon le type d'identification, l'intitulé précise la destination : Aller au contact, Aller à l'organisation ou Aller au membre. Vous accédez ainsi à la fiche sans passer par le module Contacts, décrit dans son propre chapitre.

La même carte propose Voir, qui ouvre le Détail de l'identification dans un panneau latéral, la liste des e-mails restant visible derrière : la fiche à laquelle l'expéditeur est relié, le Type d'identification, et l'E-mail source, c'est-à-dire l'adresse qui a servi à faire le lien. Le panneau suffit pour une vérification rapide ; ouvrez la fiche complète quand vous devez modifier des informations. Les entrées de cette carte sont des actions libellées, activables au clavier.

Comment modifier ou supprimer une identification ?

Une identification n'est pas définitive. Survolez le badge d'identification, ou ouvrez le menu « … » de la ligne, puis :

Retirer une identification coupe seulement le lien : la fiche du répertoire n'est pas supprimée, les e-mails non plus, et l'action est réversible. Vous pouvez faire l'un comme l'autre depuis la liste ou depuis le détail, y compris depuis la boîte de réception unifiée, la vue qui regroupe tous vos comptes.

💡 La confirmation n'est pas là pour rien : sur une boîte partagée, l'identification sert à toute l'équipe, pas seulement à vous.

Qu'est-ce que l'identification automatique des expéditeurs ?

L'identification automatique relie toute seule les expéditeurs entrants aux fiches de votre répertoire, sans que vous ayez à le faire message par message. Cette option se règle dans les paramètres de la boîte concernée, et n'est disponible que pour les boîtes partagées.

Que gagne-t-on à identifier un expéditeur ?

Identifier un expéditeur ne sert pas qu'à afficher un nom : cela relie l'e-mail au reste de Sphère. Sa carte donne un accès direct à la fiche du répertoire et, quand le contact a un numéro, propose de l'appeler sans quitter la boîte ; et les e-mails de cette personne deviennent visibles depuis sa fiche, avec le reste de son historique. Un expéditeur non identifié reste une simple adresse : Sphère ne peut alors ni proposer d'appel, ni ouvrir de fiche, ni relier l'échange à un dossier existant.

Contacter quelqu'un depuis un e-mail

Appeler, écrire ou envoyer un message à une personne sans quitter votre boîte, en survolant son avatar ou son badge.

Qu'est-ce qu'une carte de contact et que propose-t-elle ?

Plusieurs éléments d'une ligne d'e-mail ouvrent une carte de contact quand vous les survolez : l'avatar de l'expéditeur identifié, un destinataire de la conversation, et l'avatar de la personne assignée. La carte affiche l'identité de la personne — avatar, nom, présence quand elle est connue — puis ses actions de contact. C'est la même carte partout dans Sphère : vous la retrouvez à l'identique dans la messagerie instantanée et dans le répertoire. Elle s'ouvre au survol après un court délai, et reste atteignable au clavier.

Selon la personne et selon ce qui est activé dans votre organisation, elle propose : Appel audio, Appel vidéo, Appeler {numéro} pour son numéro externe, Envoyer un mail — qui ouvre une rédaction pré-remplie —, et Envoyer un message, qui ouvre une conversation de discussion.

Une action grisée est momentanément indisponible et la carte en donne le motif — « WebPhone non connecté », « Pas d'extension VoIP ». Une action absente signifie que l'information n'existe pas : c'est le cas de « Appeler » pour un contact sans numéro enregistré.

Comment appeler l'expéditeur d'un e-mail ?

Quand un e-mail vient d'un contact de votre répertoire — c'est-à-dire quand son expéditeur est identifié —, survolez son badge dans la liste ou dans le détail : la carte s'ouvre, choisissez Appeler, suivi du numéro du contact.

Le numéro affiché est celui enregistré sur sa fiche, tel qu'il y a été saisi. Si le contact n'a aucun numéro, l'action n'apparaît tout simplement pas — ce n'est pas une erreur : complétez sa fiche dans le répertoire. L'appel est rattaché à la fiche du contact : vous le retrouvez ensuite dans son historique, comme un appel passé depuis le répertoire.

Comment voir qui est un destinataire de la conversation ?

La liste des e-mails énumère les participants d'une conversation en affichant leur nom plutôt que leur adresse quand il est connu. Survolez un participant pour ouvrir sa carte : son avatar, son nom et son adresse e-mail s'affichent, avec un accès direct à sa fiche (Aller à). Quand la conversation compte plus de participants que la ligne ne peut en montrer, un compteur (« +3 ») indique combien d'autres personnes en font partie.

Comment contacter la personne assignée à un e-mail ?

Sur une boîte partagée, l'avatar de la personne assignée apparaît sur la ligne du message et dans le détail de la conversation. Survolez cet avatar : sa carte de contact s'ouvre, avec l'appel audio, l'appel vidéo, l'appel de son numéro, l'envoi d'un mail et l'envoi d'un message. Cliquez dessus, et vous ouvrez le sélecteur d'assignation, pour confier l'e-mail à quelqu'un d'autre ou le désassigner.

Les deux gestes ne se confondent pas : le survol sert à joindre votre collègue, le clic à changer l'assignation. C'est pratique quand un e-mail vous est assigné par erreur.

Lier un e-mail à un ticket

Rattacher un e-mail à une demande de support pour la traiter, la suivre et la clôturer sans quitter votre boîte. Le module Ticket, où vivent ces demandes, est décrit dans son propre chapitre.

À quoi sert le lien entre un e-mail et un ticket ?

Un e-mail peut être rattaché à un ticket : la demande reçue par courriel devient alors une demande suivie, avec sa référence, son statut, son responsable et son délai de réponse. C'est utile quand une même boîte — support@, contact@ — reçoit des demandes qui doivent être tracées jusqu'à leur résolution. Un badge de ticket portant la référence apparaît alors sur l'e-mail, dans la liste comme dans le détail : vous savez d'un coup d'œil quels messages sont déjà pris en charge.

Un e-mail peut être rattaché à un seul ticket à la fois. En revanche, un même ticket peut regrouper plusieurs e-mails, par exemple les relances successives d'un même client.

Comment affecter un ticket à un e-mail ?

L'action est accessible directement depuis la liste, sans ouvrir le message.

  1. Cliquez sur le menu « … » (Plus d'actions) au bout de la ligne du message.
  2. Choisissez Affecter un ticket. Une fenêtre s'ouvre : « Rattachez cet email à un ticket existant ou créez-en un nouveau. »
  3. Pour rattacher un ticket existant, cliquez sur Choisir un ticket… et tapez dans le champ Rechercher un ticket… : la recherche porte sur l'ensemble des tickets, y compris ceux auxquels un e-mail est déjà rattaché.
  4. Pour créer un ticket depuis cet email, descendez à la partie correspondante, vérifiez l'objet du ticket — il reprend celui du message — puis cliquez sur Créer le ticket.

Une confirmation s'affiche (« Email rattaché au ticket » ou « Ticket créé ») et le badge apparaît aussitôt sur la ligne. Après une création, un bouton Ouvrir vous permet de sauter directement sur la demande.

Le rattachement à un ticket existant est le geste à faire quand un client répond à côté du fil d'origine, ou envoie un nouveau message concernant une demande déjà ouverte : vous regroupez tout sur le même ticket au lieu d'en créer un doublon.

💡 Si l'e-mail est déjà rattaché, Sphère vous le signale : détachez d'abord le ticket en place. Sur une boîte partagée, la création peut aussi être automatique pour tout e-mail entrant, voir Boîtes e-mail partagées.

Comment consulter le ticket lié sans quitter ma boîte ?

Le badge de ticket n'est pas qu'une étiquette : il donne accès à la demande. Survolez-le pour ouvrir sa carte, puis choisissez Voir : le Détail du ticket s'affiche dans un panneau latéral, sans quitter la liste — Référence, Sujet, Statut, Assigné à, Créé le, Mis à jour le. Depuis ce panneau, Aller au ticket vous emmène sur la fiche complète. Le panneau latéral suffit dans la plupart des cas : il répond à « où en est cette demande ? » sans vous faire perdre votre place.

Comment détacher le ticket d'un e-mail ?

Survolez le badge de ticket, ou ouvrez le menu « … » de l'e-mail, choisissez Détacher le ticket, puis confirmez. Le lien est rompu sans que le message ni la demande soient supprimés, et l'action est réversible.

Quand un ticket regroupe plusieurs e-mails, le détachement depuis la boîte ne saurait pas lequel retirer : Sphère affiche alors « Ce ticket regroupe plusieurs e-mails : ouvrez le ticket pour détacher l'e-mail voulu. » Ouvrez la demande par Aller au ticket et retirez-y le message précis.

Comment savoir si une demande est dans les délais ?

L'en-tête d'un e-mail ouvert affiche un indicateur de délai de réponse, nommé SLA dans l'interface. Il indique le début du décompte, l'échéance attendue, et le temps restant — ou la mention Dépassé avec le retard accumulé. Si vous avez répondu après l'échéance, l'indicateur le signale (« Répondu après dépassement du SLA »).

Le délai se définit par boîte partagée, dans l'onglet SLA de ses paramètres. Vous pouvez aussi filtrer sur cet état depuis les filtres avancés et depuis la barre de statistiques d'une boîte partagée.

Boîtes e-mail partagées

Gérer à plusieurs une adresse commune, comme contact@ ou support@. C'est la partie du module conçue pour le travail d'équipe : tout ce qui suit — assignation, statuts, statistiques, délais — n'existe que sur ce type de boîte.

Qu'est-ce qu'une boîte e-mail partagée ?

Une boîte partagée est une adresse gérée par plusieurs personnes. Plusieurs membres de votre organisation y accèdent, lisent les messages entrants et y répondent, sans avoir chacun sa propre adresse : idéal pour une équipe qui traite un flux commun de demandes. À la différence d'une boîte personnelle, elle repose sur un système d'accès attribués aux collègues.

Comment gérer les accès d'une boîte partagée ?

La personne qui gère la boîte peut ajouter des membres et leur attribuer un rôle :

Ouvrez les réglages de la boîte, ajoutez la personne et choisissez son rôle — retenez le plus restrictif qui suffit à son besoin. La même liste permet de retirer un accès : la personne perd immédiatement la possibilité de voir cette boîte. Un propriétaire peut aussi transférer sa propriété à un autre membre, qui doit déjà y avoir accès ; l'ancien propriétaire devient éditeur. Une boîte personnelle, elle, ne peut pas être transférée.

Si vous êtes invité en simple consultation (rôle Lecteur), les paramètres s'affichent en lecture seule : vous voyez la configuration mais ne pouvez pas la modifier.

Peut-on supprimer des e-mails dans une boîte partagée ?

Cela dépend d'un réglage défini par l'administrateur : la suppression peut être autorisée ou bloquée pour l'ensemble des membres. Si elle est bloquée, un message vous l'indique. Cette règle évite qu'un message commun soit effacé par erreur alors que d'autres collègues doivent encore le traiter.

Comment se répartir le traitement des messages à plusieurs ?

L'équipe peut suivre qui traite quoi : assigner un message ou une conversation à une personne, et donner un statut à une conversation (ouvert, en attente, résolu…) pour suivre son avancement. Vous pouvez ensuite filtrer par personne assignée ou par statut pour retrouver « ce qui m'est assigné » ou « ce qui reste ouvert », voir Rechercher un e-mail. Ces actions s'appliquent aussi à plusieurs messages à la fois.

En vue colonnes, l'avatar de la personne assignée s'affiche sur la ligne du message : cliquez dessus pour assigner ou désassigner sans ouvrir le détail, survolez-le pour ouvrir la carte de contact de votre collègue.

Comment filtrer la boîte en un clic avec la barre de statistiques ?

Une barre de statistiques peut s'afficher au-dessus de la liste des e-mails. Chaque bouton porte un libellé, une couleur et un compteur, et sert de filtre : Non assigné (personne ne s'en occupe encore), Assigné, les statuts Clôturé, En cours et Traité, et Hors délai pour les conversations dont l'échéance de réponse est dépassée.

Vous pouvez activer plusieurs boutons à la fois. Dans une même famille, ils s'additionnent (« En cours » ou « Traité ») ; entre familles, ils se cumulent (« Non assigné » et « Hors délai »). Recliquez sur un bouton actif pour le désactiver. Le chiffre affiché correspond exactement à ce que le clic va afficher. C'est le geste le plus rapide pour attaquer une boîte d'équipe le matin.

L'affichage de cette barre est un réglage de la boîte partagée, pas une préférence personnelle : dans les paramètres de la boîte, onglet Général, l'interrupteur Afficher la barre de stats la montre ou la masque pour toute l'équipe. Si vous n'êtes que lecteur, l'interrupteur s'affiche mais reste inactif.

Comment fixer un délai de réponse sur une boîte partagée ?

Une boîte partagée peut se voir fixer un délai de réponse attendu, affiché SLA dans l'interface. Chaque conversation affiche alors son échéance, et l'équipe voit ce qui risque de déraper.

  1. Ouvrez les paramètres de la boîte partagée, onglet SLA.
  2. Renseignez le délai maximum de réponse, en heures (par exemple 24).
  3. Renseignez l'alerte avant échéance, en heures (par exemple 4) : c'est le moment où la conversation bascule en « proche de l'échéance ».
  4. Enregistrez.

Les deux valeurs sont d'au moins une heure, et l'alerte doit être inférieure au délai maximum. Une fois le délai posé, l'indicateur apparaît dans l'en-tête des e-mails ouverts, le filtre État SLA devient utilisable, et le bouton Hors délai de la barre de statistiques se remplit.

Le fil se traite-t-il tout seul quand je réponds (auto-assignation) ?

Quand vous répondez à un message qui n'était encore assigné à personne, la conversation vous est automatiquement assignée et passe au statut « En cours ». Vos collègues voient ce changement en temps réel. Cela évite que deux personnes traitent le même message : dès que quelqu'un répond, l'échange lui est attribué.

Comment répartir automatiquement les nouveaux e-mails (dispatching) ?

Le dispatching automatique assigne tout seul les e-mails entrants aux agents de la boîte. Depuis les réglages de la boîte partagée, activez la répartition automatique, puis choisissez le mode :

Une option Contact fidélisé réassigne un e-mail au dernier agent qui avait déjà traité cet expéditeur. Le dispatching n'existe que sur les boîtes partagées.

Comment discuter d'un e-mail en interne (commentaires internes) ?

Sur le détail d'un e-mail d'une boîte partagée, vous pouvez ajouter un commentaire interne : une note visible uniquement par vos collègues ayant accès à la boîte, jamais envoyée à l'expéditeur. C'est utile pour se coordonner — « je m'en occupe », « à valider par la compta » — sans quitter l'e-mail. Un commentaire est signalé comme Interne, vous pouvez mentionner un collègue avec le caractère @ pour l'avertir, et les commentaires apparaissent dans l'historique de la conversation.

Comment transformer les e-mails d'une boîte partagée en tickets ?

Depuis les réglages de la boîte partagée, activez la création automatique de tickets et choisissez le pipeline de destination, et éventuellement un type et un assigné par défaut : chaque e-mail entrant ouvre alors un ticket. Cette option n'existe que pour les boîtes partagées ; pour un rattachement au cas par cas, voir Lier un e-mail à un ticket.

Comment savoir qui a déjà vu un e-mail (accusés de lecture) ?

Vous pouvez voir qui, parmi vos collègues, a déjà lu un e-mail, ce qui évite de traiter deux fois le même message.

L'indicateur « vu » ne s'affiche que là où il a du sens : il est masqué dans les dossiers Envoyés, Brouillons et Corbeille. Ces accusés de lecture concernent le suivi interne à l'équipe, à ne pas confondre avec un accusé de réception demandé au destinataire externe.

Comment savoir qui lit un e-mail en ce moment ?

La liste Vu par ne dit pas seulement qui a déjà lu le message : elle signale aussi qui le consulte à cet instant. Ouvrez l'e-mail, ou cliquez sur l'icône œil de sa ligne : un collègue en train de le consulter y apparaît avec un point vert clignotant et la mention Consulte actuellement.

Cette personne apparaît même si elle n'a pas encore lu le dernier message du fil ; dans ce cas, elle est placée en tête de liste. C'est justement le cas qui compte : quelqu'un vient d'ouvrir l'e-mail et n'a pas fini de le lire, inutile de vous mettre à le traiter en parallèle. Un compteur résume la situation quand plusieurs personnes sont dessus.

💡 À ne pas confondre avec l'indicateur « est en train de répondre », qui signale qu'un collègue a commencé à rédiger une réponse.

Partager un e-mail dans une conversation

Montrer un e-mail à vos collègues en l'envoyant directement dans une conversation de discussion, sans le transférer par courriel. C'est le pont entre ce chapitre et celui consacré à la messagerie instantanée.

Comment partager un e-mail dans une conversation de discussion ?

  1. Ouvrez l'e-mail concerné dans le module Mail.
  2. Ouvrez son menu d'actions et choisissez Partager, puis Partager dans Chat.
  3. Recherchez et sélectionnez la conversation de destination ; la photo des destinataires vous aide à reconnaître le bon échange.
  4. Cliquez sur Envoyer : l'e-mail apparaît dans la conversation choisie.

Il s'y affiche sous forme d'une carte enrichie, et non d'un simple lien : elle reprend l'expéditeur du message, ses destinataires et son contenu complet. Vos collègues voient ainsi l'essentiel sans quitter la conversation, ni avoir accès à votre boîte.

💡 C'est plus pratique que de transférer le message par e-mail quand vous voulez simplement en discuter avec votre équipe au sein de Sphère.

Comment partager un e-mail par un lien ?

Vous pouvez aussi générer un lien de partage depuis le menu d'actions (Créer un lien de partage). Ce lien donne accès au message à la personne qui l'ouvre, sans qu'elle ait besoin d'un accès à votre boîte. Vous pouvez l'encadrer par une durée d'expiration — 1 heure, 1 jour, 7 jours, 30 jours — et par un nombre de consultations maximum, au-delà duquel il expire aussi. Vous pouvez révoquer un lien à tout moment pour couper l'accès immédiatement.

Signatures et modèles de messages

Gagner du temps avec une signature automatique et des messages préremplis réutilisables. Signatures et modèles se gèrent par boîte e-mail : chaque boîte connectée a les siens.

Comment créer une signature et en désigner une par défaut ?

Une signature est le bloc de texte ajouté au bas de vos messages : nom, fonction, coordonnées. Ouvrez les signatures dans les réglages du Mail, pour la boîte concernée, cliquez sur Nouvelle signature, donnez-lui un nom, rédigez son contenu — vous pouvez le mettre en forme — et enregistrez.

Parmi vos signatures, désignez-en une comme signature par défaut : elle sera automatiquement ajoutée à vos nouveaux messages de cette boîte. Vous ne pouvez en avoir qu'une seule à la fois ; en désigner une nouvelle remplace la précédente. Rien n'empêche d'en conserver plusieurs — une formelle et une plus courte — et de choisir laquelle utiliser.

Comment ma signature est-elle ajoutée à l'envoi, et puis-je en changer ?

La signature de la boîte est ajoutée automatiquement au message envoyé. Dans la fenêtre de rédaction, un choix Signature vous permet de sélectionner laquelle appliquer parmi celles de la boîte, ou aucune : un aperçu s'affiche sous l'éditeur pour vous montrer le rendu, et le choix que vous faites est bien respecté à l'envoi.

Si vous avez sélectionné une adresse d'expéditeur particulière, la signature associée à cette adresse peut être imposée automatiquement : elle s'applique alors sans que vous ayez à la choisir.

Qu'est-ce qu'un modèle de message ?

Un modèle est un message pré-rédigé que vous réutilisez pour ne pas retaper les mêmes textes : accusé de réception, réponse type, message commercial. Ouvrez les modèles dans les réglages du Mail, créez-en un avec un nom, un objet et un contenu, et rangez-le éventuellement dans une catégorie — ventes, support, RH — pour le retrouver facilement.

Vous pouvez insérer des images dans le contenu d'un modèle, et d'une signature, en les téléversant depuis votre appareil : pratique pour un logo ou une bannière. Vous n'êtes pas non plus obligé de passer par les réglages : depuis l'éditeur d'un e-mail, les menus modèle et signature permettent d'en ajouter un nouveau sans quitter votre message en cours.

Comment personnaliser automatiquement un modèle (variables) ?

Un modèle peut contenir des variables qui se remplissent automatiquement : le nom du destinataire, votre nom, la date du jour. Au moment de l'utiliser, elles sont remplacées par les vraies valeurs, ce qui personnalise le message sans effort. Un aperçu vous montre le rendu final avant l'envoi.

Comment utiliser et partager un modèle ?

Dans la fenêtre de rédaction, choisissez Insérer un modèle : le Mail remplit l'objet et le contenu à partir du modèle, et remplace ses variables par les vraies valeurs.

Un modèle peut être personnel, visible de vous seul, ou partagé avec les autres membres de votre organisation — pratique pour harmoniser les réponses d'une équipe. Un modèle partagé n'est visible par les collègues qu'une fois publié : tant qu'il ne l'est pas, il reste un brouillon que vous êtes seul à voir. Seuls les modèles publiés apparaissent dans la liste au moment de la rédaction.

Mail — Questions fréquentes

Sphère crée-t-il une nouvelle adresse e-mail pour moi ?

Non. Le Mail se connecte à votre boîte existante, professionnelle ou Google : vous continuez d'utiliser votre adresse habituelle. Voir Configurer et connecter son compte e-mail.

Mes identifiants de messagerie sont-ils en sécurité ?

Oui. Ils sont conservés de façon chiffrée et ne sont jamais affichés dans l'interface. Pour un compte Google, vous ne saisissez même aucun mot de passe : il reste chez Google.

Puis-je enregistrer un brouillon pour finir mon message plus tard ?

Oui, l'enregistrement est automatique. Il n'y a qu'un seul brouillon par conversation ; en cliquant de nouveau sur Répondre ou Transférer dans ce fil, il est repris. Voir Lire et envoyer des e-mails.

Puis-je écrire maintenant et envoyer plus tard ?

Oui. Dans le menu Options d'envoi, à côté du bouton Envoyer, choisissez Planifier l'envoi et fixez la date et l'heure. Vos envois en attente sont regroupés dans une liste, où vous pouvez les modifier, les envoyer tout de suite ou les annuler.

Où retrouver les e-mails que j'ai mis de côté avec l'étoile ?

Dans l'entrée Messages suivis de la barre latérale : elle rassemble tous vos e-mails étoilés, tous dossiers confondus, avec un badge indiquant leur nombre. Voir Organiser sa boîte e-mail.

Comment changer le nombre d'e-mails affichés par page ?

Au bas de la liste, ouvrez le sélecteur après la mention Afficher et choisissez 20, 50 ou 100. La valeur par défaut est 50, et votre choix est mémorisé. Voir Régler l'affichage de la liste.

Comment savoir de qui vient un e-mail ?

Identifiez l'expéditeur en l'associant à un contact, un membre ou une organisation de votre répertoire : un badge avec son nom et son avatar s'affiche alors sur ses messages. Sur les boîtes partagées, cette identification peut être automatique. Voir Identifier l'expéditeur d'un e-mail.

Puis-je appeler l'expéditeur d'un e-mail depuis ma boîte ?

Oui, si l'expéditeur est identifié comme contact de votre répertoire et que sa fiche porte un numéro. Survolez son badge : sa carte propose Appeler, l'appel audio, l'appel vidéo, l'envoi d'un mail et l'envoi d'un message. Un contact sans numéro n'affiche simplement pas l'action. Voir Contacter quelqu'un depuis un e-mail.

Comment rattacher un e-mail à un ticket ?

Ouvrez le menu « … » de la ligne de l'e-mail et choisissez Affecter un ticket : vous pouvez alors rattacher un ticket existant ou en créer un depuis ce message. Un badge portant la référence apparaît ensuite sur l'e-mail. Voir Lier un e-mail à un ticket.

Puis-je gérer une adresse commune à toute une équipe ?

Oui, avec une boîte partagée : plusieurs collègues y accèdent selon un rôle — lecteur, éditeur, propriétaire — et se répartissent le traitement des messages. Voir Boîtes e-mail partagées.

Comment filtrer rapidement une boîte partagée (non assigné, hors délai) ?

Activez la barre de statistiques dans les paramètres de la boîte : des boutons avec compteur apparaissent au-dessus de la liste — Non assigné, Assigné, Clôturé, En cours, Traité, Hors délai. Un clic filtre la liste, et plusieurs boutons peuvent être actifs en même temps.

Que faire quand un fichier dépasse la taille maximale d'une pièce jointe ?

Le fichier est bloqué dès son ajout, avec un message indiquant son poids et la limite. Réduisez-le, ou choisissez Envoyer via Drive : il est déposé dans votre espace de fichiers et un lien de partage est inséré dans le message. Voir Pièces jointes.

Puis-je montrer un e-mail à mon équipe sans le transférer par courriel ?

Oui. Choisissez Partager, puis Partager dans Chat, et sélectionnez une conversation : le message s'y affiche sous forme d'une carte reprenant l'expéditeur, les destinataires et le contenu. Voir Partager un e-mail dans une conversation.

Le Mail est-il accessible sur mobile ?

Oui. Vos messages sont accessibles depuis l'application mobile comme depuis la version web.

Mail — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Sphère refuse mon adresse de serveur (« Format de serveur invalide »)

Le champ attend un nom de serveur seul, de la forme imap.exemple.com. Ce message apparaît quand vous y avez saisi autre chose : une adresse e-mail, une adresse de site avec https://, un chemin, ou un nom incomplet. Retirez tout ce qui précède ou suit le nom du serveur. Ce contrôle vérifie seulement la forme de ce que vous saisissez, pas que le serveur réponde : utilisez ensuite Tester la connexion.

Mon mot de passe Gmail est refusé à la configuration manuelle

Pour une boîte Gmail configurée manuellement, Google exige un mot de passe d'application : votre mot de passe Gmail habituel ne fonctionne pas. Cliquez sur l'icône d'aide à côté du champ Mot de passe pour la marche à suivre. Le plus simple reste le bouton Connecter avec Google, qui n'exige aucun mot de passe.

Mon compte ne se connecte pas

  1. Vérifiez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
  2. Contrôlez les paramètres de serveur, entrant et sortant, fournis par votre fournisseur.
  3. Utilisez le bouton Tester la connexion : il indique si le problème vient de la réception ou de l'envoi.
  4. En cas de doute, demandez les paramètres à votre administrateur ou à votre service informatique.

Mes nouveaux messages n'arrivent pas

  1. Lancez une actualisation manuelle pour forcer la récupération immédiate.
  2. Vérifiez que le compte n'est pas désactivé dans ses réglages.
  3. Vérifiez que le dossier concerné est bien synchronisé.
  4. Patientez un court instant : les messages peuvent arriver avec un léger délai.

Mon envoi échoue

  1. Vérifiez que le compte est bien connecté avec Tester la connexion.
  2. Contrôlez les adresses des destinataires : une adresse mal orthographiée fait échouer l'envoi.
  3. Si le message contient une pièce jointe, elle est peut-être trop volumineuse.
  4. Réessayez après une actualisation ; si le problème persiste, vérifiez les paramètres du serveur d'envoi.

Ma pièce jointe est refusée

La limite dépend de votre fournisseur. Le fichier est bloqué dès son ajout, avec un message indiquant son nom, son poids et la limite applicable. Deux solutions : réduire le fichier, ou choisir Envoyer via Drive pour le partager sous forme de lien inséré dans le message. Si c'est le message entier qui est refusé (« Message trop volumineux »), ce sont le texte, les images collées et les pièces jointes cumulés qui dépassent la limite. Voir Pièces jointes.

L'envoi via Drive est refusé

Le message affiché vous dit laquelle des trois causes s'applique : « Vous n'avez pas la permission de créer des liens de partage externes » — le partage externe est restreint dans votre organisation ; « Espace Drive insuffisant » — faites de la place, puis recommencez ; « Échec du dépôt sur Drive » — incident momentané, réessayez. Si vous fermez la fenêtre de rédaction pendant l'opération, le lien a pu être créé sans être inséré : Sphère l'affiche alors pour que vous le colliez vous-même.

Mon compte Google demande une nouvelle autorisation

L'accès accordé à Sphère a pu expirer ou être révoqué. Rouvrez les réglages du compte et reconnectez-vous à Google pour ré-autoriser l'accès. Vos messages se rechargeront ensuite normalement.

Une image d'un e-mail ne s'affiche pas

Les images placées dans le corps d'un message s'affichent normalement à leur place dans le texte, sur les messages reçus comme sur ceux que vous venez d'envoyer. S'il en manque une : vérifiez la liste des pièces jointes, car certaines images sont envoyées ainsi plutôt qu'insérées dans le texte ; rechargez la page, l'image peut ne pas avoir fini de se charger ; enfin, une image hébergée ailleurs — une bannière de signature, par exemple — dépend de ce site distant, et rien dans Sphère ne la fera revenir si la source a disparu. Une image manquante ne signifie jamais que le message est abîmé.

Un message que j'ai marqué lu réapparaît non lu ailleurs

Le statut lu / non lu et les favoris que vous modifiez dans Sphère peuvent différer de ce qu'affiche un autre logiciel de messagerie utilisé en parallèle sur la même boîte. Gérez de préférence le suivi de vos messages depuis un seul outil.

L'entrée « Historique d'actions » est grisée

C'est normal et volontaire : l'historique d'un e-mail n'est consultable qu'après l'avoir lu au moins une fois. Sphère vous l'indique par « Ouvrez d'abord cet e-mail pour consulter son historique. » Ouvrez le message, puis l'entrée devient active.

Je ne peux pas détacher le ticket d'un e-mail

Si Sphère affiche « Ce ticket regroupe plusieurs e-mails : ouvrez le ticket pour détacher l'e-mail voulu », c'est que le ticket rassemble plusieurs messages, et que depuis la boîte, Sphère ne saurait pas lequel retirer : ouvrez le ticket par Aller au ticket et détachez-y le message précis. Si le message est « Cet email est déjà rattaché à un ticket », détachez d'abord le ticket en place : un e-mail ne peut être lié qu'à un seul ticket à la fois.

La carte d'un expéditeur ne propose pas de l'appeler

Trois causes possibles, dans l'ordre où il faut les vérifier : l'expéditeur n'est pas identifié, et sans lien vers une fiche du répertoire, Sphère ne connaît qu'une adresse ; le contact n'a aucun numéro enregistré sur sa fiche ; ou la téléphonie n'est pas activée dans votre organisation.

Si l'action est présente mais grisée avec la mention « WebPhone non connecté », la personne est bien joignable : c'est votre propre poste dans Sphère qui n'est pas prêt. Patientez quelques secondes ou rechargez la page. Voir Contacter quelqu'un depuis un e-mail.

La recherche affiche « Moteur de recherche indisponible »

La recherche est momentanément hors service ; le reste du Mail continue de fonctionner. Parcourez le dossier concerné en attendant, et signalez la situation si elle dure. Si la recherche fonctionne mais ne retrouve pas un message précis, vérifiez qu'il se trouve bien dans un dossier synchronisé : un message jamais récupéré par Sphère n'est pas consultable par la recherche.

La barre de statistiques n'apparaît pas au-dessus de ma liste

Trois vérifications : il s'agit bien d'une boîte partagée ; le réglage Afficher la barre de stats est activé dans les paramètres de la boîte ; et vous n'êtes pas en train de faire une recherche, ni de consulter un dossier personnalisé ou une étiquette, car la barre ne s'affiche que sur la liste normale d'un dossier. Si l'interrupteur reste inactif, c'est que vous êtes lecteur de la boîte. Voir Boîtes e-mail partagées.

Je ne peux pas supprimer un e-mail dans une boîte partagée

Sur une boîte partagée, la suppression dépend d'un réglage défini par l'administrateur : elle peut être bloquée pour tous les membres. Si un message vous indique que la suppression est interdite, c'est ce réglage qui s'applique — demandez à l'administrateur de la boîte s'il faut l'autoriser.

J'ai supprimé un e-mail par erreur, où le retrouver ?

Un message supprimé n'est pas perdu tout de suite : il part dans la Corbeille. Ouvrez ce dossier et choisissez Restaurer pour le renvoyer dans la boîte de réception. Attention : un message supprimé définitivement depuis la Corbeille ne peut plus être récupéré. Voir Organiser sa boîte e-mail.

Le Mail ne charge pas ou reste figé

  1. Vérifiez votre connexion Internet.
  2. Rechargez la page.
  3. Si le problème touche tous les modules de Sphère, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.