Sphère·Documentation

E-mail

Le Mail est la messagerie e-mail intégrée à Sphère. Vous y connectez votre ou vos boîtes e-mail habituelles pour lire, écrire, classer et retrouver vos courriels au même endroit que vos conversations, vos appels et vos fichiers.

Que peut-on faire avec le Mail ?

Où trouver le Mail ?

Le Mail est accessible depuis l'icône de messagerie (enveloppe) dans la barre latérale. La liste de vos messages s'affiche au centre ; le message sélectionné apparaît dans un panneau de lecture, et vos dossiers sont listés sur le côté.

Bon à savoir

Le Mail se connecte à votre boîte e-mail existante : vous continuez d'utiliser votre adresse habituelle, Sphère n'en crée pas une nouvelle. Vos identifiants de connexion sont conservés de façon chiffrée et ne sont jamais affichés.

Boîtes e-mail partagées

Gérer à plusieurs une adresse commune, comme contact@ ou support@.

Qu'est-ce qu'une boîte e-mail partagée ?

Une boîte partagée est une adresse gérée par plusieurs personnes (par exemple contact@votresociete.com ou support@…). Plusieurs membres de votre organisation y accèdent, lisent les messages entrants et y répondent, sans avoir chacun sa propre adresse. C'est idéal pour une équipe qui traite un flux commun de demandes.

À la différence d'une boîte personnelle, une boîte partagée repose sur un système d'accès attribués aux collègues.

Comment donner accès à une boîte partagée à un collègue ?

Sur une boîte partagée, la personne qui la gère peut ajouter des membres et leur attribuer un rôle :

Ouvrez les réglages de la boîte partagée, ajoutez la personne et choisissez son rôle. Choisissez le rôle le plus restrictif qui suffit à son besoin.

Comment retirer l'accès de quelqu'un ?

Dans les réglages de la boîte partagée, ouvrez la liste des personnes ayant accès et retirez l'accès de la personne concernée. Elle perd immédiatement la possibilité de voir et de gérer cette boîte.

Comment transférer la propriété d'une boîte partagée ?

Un propriétaire peut transférer sa propriété à un autre membre de la boîte. L'ancien propriétaire devient alors éditeur, et le nouveau devient propriétaire. Le nouveau propriétaire doit déjà faire partie des personnes ayant accès à la boîte. Une boîte personnelle, elle, ne peut pas être transférée.

Pourquoi les réglages d'une boîte partagée sont-ils parfois en lecture seule ?

Si vous êtes invité en simple consultation (rôle Lecteur), les paramètres de la boîte partagée s'affichent en lecture seule : vous voyez la configuration mais ne pouvez pas la modifier. Un message vous l'indique (« accès en lecture seule »). Pour changer un réglage, il faut disposer d'un rôle Éditeur ou Propriétaire, ou demander à une personne qui gère la boîte.

Peut-on supprimer des e-mails dans une boîte partagée ?

Cela dépend d'un réglage défini par l'administrateur. Sur une boîte partagée, la suppression d'e-mails peut être autorisée ou bloquée pour l'ensemble des membres. Si elle est bloquée, un message vous indique que la suppression est interdite sur cette boîte. Cette règle évite qu'un message commun soit effacé par erreur alors que d'autres collègues doivent encore le traiter.

Comment se répartir le traitement des messages à plusieurs ?

Sur une boîte partagée, l'équipe peut suivre qui traite quoi :

Vous pouvez ensuite filtrer les messages par personne assignée ou par statut pour retrouver « ce qui m'est assigné » ou « ce qui reste ouvert ». Voir Rechercher un e-mail pour les filtres avancés. Ces actions peuvent aussi s'appliquer à plusieurs messages à la fois (voir Organiser sa boîte e-mail).

En vue Colonnes de la liste, l'avatar de la personne assignée s'affiche directement sur la ligne du message, et vous pouvez assigner ou désassigner en un clic depuis cette ligne, sans ouvrir le détail (voir Lire et envoyer des e-mails).

Le thread se traite-t-il tout seul quand je réponds (auto-assignation) ?

Dans le module Mail, sur une boîte partagée, quand vous répondez à un message qui n'était encore assigné à personne, la conversation vous est automatiquement assignée et passe au statut « En cours ». Vos collègues voient ce changement en temps réel. Cela évite que deux personnes traitent le même message : dès que quelqu'un répond, l'échange lui est attribué.

Comment répartir automatiquement les nouveaux e-mails entre les agents (dispatching) ?

Dans le module Mail, sur une boîte partagée, le dispatching automatique assigne tout seul les e-mails entrants aux agents de la boîte, au lieu d'une répartition manuelle. Depuis les réglages de la boîte partagée, activez la répartition automatique, puis choisissez le mode :

Une option Contact fidélisé permet de réassigner un e-mail au dernier agent qui avait déjà traité cet expéditeur. Le dispatching automatique n'est disponible que sur les boîtes partagées, pas sur les boîtes personnelles.

Comment discuter d'un e-mail en interne avec mon équipe (commentaires internes) ?

Dans le module Mail, sur le détail d'un e-mail d'une boîte partagée, vous pouvez ajouter un commentaire interne : une note visible uniquement par vos collègues ayant accès à la boîte, jamais envoyée à l'expéditeur du message. C'est utile pour se coordonner (« je m'en occupe », « à valider par la compta ») sans quitter l'e-mail.

Comment transformer les e-mails d'une boîte partagée en tickets ?

Dans le module Mail, sur une boîte partagée, vous pouvez faire créer automatiquement un ticket à partir de chaque e-mail entrant, pour les traiter comme des demandes de support. Depuis les réglages de la boîte partagée, activez la création automatique de tickets et choisissez le pipeline de destination (et éventuellement un type et un assigné par défaut). Chaque nouvel e-mail reçu ouvre alors un ticket dans le module Ticket. Cette option n'existe que pour les boîtes partagées.

Comment savoir qui a déjà vu un e-mail (accusés de lecture) ?

Dans le module Mail, sur une boîte partagée, vous pouvez voir qui, parmi vos collègues, a déjà lu un e-mail. C'est utile pour éviter de traiter deux fois le même message.

L'indicateur « vu » ne s'affiche que là où il a du sens : il est masqué dans les dossiers Envoyés, Brouillons et Corbeille. Ces accusés de lecture concernent le suivi interne à l'équipe, à ne pas confondre avec un accusé de réception demandé au destinataire externe.

Configurer et connecter son compte e-mail

Relier votre boîte e-mail existante à Sphère pour la lire et l'utiliser depuis la plateforme.

Comment connecter ma boîte e-mail ?

Pour utiliser le Mail, vous connectez d'abord votre boîte e-mail habituelle.

  1. Ouvrez le module Mail depuis la barre latérale.
  2. Choisissez Ajouter un compte (ou Connecter une boîte e-mail).
  3. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
  4. Renseignez les paramètres de votre fournisseur : serveur de courrier entrant (réception) et serveur de courrier sortant (envoi), fournis par votre fournisseur de messagerie ou votre service informatique.
  5. Validez : Sphère vérifie la connexion, puis commence à récupérer vos messages.

💡 Ces paramètres de serveur sont ceux de votre fournisseur (professionnel, hébergeur, opérateur). En cas de doute, demandez-les à votre administrateur ou à votre service informatique.

Comment connecter un compte Google (Gmail) ?

Pour un compte Google, vous n'avez pas à saisir de mot de passe dans Sphère : vous vous connectez directement chez Google.

  1. Dans Ajouter un compte, choisissez la connexion avec Google.
  2. Vous êtes redirigé vers la page de connexion Google.
  3. Connectez-vous et autorisez Sphère à accéder à votre messagerie.
  4. Vous revenez dans Sphère, le compte est connecté et vos messages se chargent.

Ce mode de connexion est plus sûr : votre mot de passe reste chez Google, Sphère ne le voit jamais.

Comment vérifier que ma connexion fonctionne ?

Chaque compte connecté dispose d'un bouton Tester la connexion dans ses réglages. Il vérifie séparément la réception et l'envoi des messages, puis affiche le résultat. Utilisez-le après avoir configuré un compte ou si vous suspectez un problème (voir Mail — Dépannage).

Puis-je connecter plusieurs boîtes e-mail ?

Oui. Vous pouvez connecter plusieurs comptes (par exemple votre adresse professionnelle et une adresse Google) et basculer de l'un à l'autre dans le module Mail. Chaque compte a ses propres messages, dossiers et réglages.

Comment définir le nom affiché à mes destinataires ?

Dans les réglages du compte, renseignez un nom d'expéditeur (par exemple « Marie Dupont »). C'est ce nom qui s'affiche à la place de votre adresse e-mail chez les personnes qui reçoivent vos messages.

Comment fonctionne la synchronisation de mes messages ?

Une fois le compte connecté, Sphère récupère vos nouveaux messages et les tient à jour automatiquement. Les nouveaux courriels arrivent très vite — en quelques dizaines de secondes — sans que vous ayez à rafraîchir la page. Vous pouvez aussi déclencher une actualisation manuelle pour forcer la récupération immédiate. Dans les réglages du compte, vous pouvez choisir quels dossiers sont synchronisés (par exemple la boîte de réception et les messages envoyés).

Lors de la première synchronisation d'une boîte que vous venez d'ajouter, les dossiers et les premiers messages apparaissent au fil de leur récupération, sans attendre la fin.

À quoi sert l'indicateur de synchronisation ?

Un indicateur de synchronisation s'affiche discrètement sous le nom de la boîte pendant que Sphère récupère des messages, puis disparaît automatiquement une fois la récupération terminée. Il apparaît à l'ajout d'une boîte, lors d'une actualisation, et à l'arrivée de nouveaux messages. En dehors de ces moments, il reste masqué : il ne clignote pas en continu. C'est un repère normal indiquant simplement que votre boîte se met à jour.

Comment mettre un compte en pause ou le déconnecter ?

Dans les réglages du compte, vous pouvez le désactiver : Sphère cesse alors de récupérer ses messages, sans supprimer sa configuration. Vous pourrez le réactiver plus tard. Pour un compte Google, vous pouvez aussi révoquer l'autorisation d'accès accordée à Sphère.

Comment supprimer une boîte e-mail ?

Vous pouvez retirer complètement une boîte de Sphère. Cette action déconnecte la boîte ; une fenêtre vous demande alors ce qu'il advient des dossiers et messages déjà récupérés. Deux choix s'offrent à vous :

Choisissez selon que vous voulez garder une trace consultable ou faire table rase. Supprimer une boîte dans Sphère ne supprime pas votre compte chez votre fournisseur de messagerie ; votre adresse continue d'exister ailleurs.

Identifier l'expéditeur d'un e-mail

Dans le Mail de Sphère, associez l'expéditeur d'un e-mail à une fiche de votre répertoire (contact, membre ou organisation) pour le reconnaître d'un coup d'œil.

Qu'est-ce que l'identification de l'expéditeur ?

Dans le module Mail, identifier un expéditeur consiste à relier l'adresse e-mail d'un message à une fiche de votre répertoire : un contact, un membre de votre organisation, ou une organisation (société). Une fois l'expéditeur identifié, un badge avec son nom et son avatar s'affiche à côté de ses messages, dans la liste comme dans le détail. Vous savez ainsi tout de suite à qui vous avez affaire, sans avoir à mémoriser les adresses.

Comment identifier l'expéditeur d'un e-mail ?

Dans le module Mail, vous pouvez associer l'expéditeur d'un message à une fiche de votre répertoire depuis la liste ou depuis le détail de l'e-mail.

  1. Ouvrez un e-mail (ou repérez-le dans la liste).
  2. Choisissez l'action Identifier (dans le détail, elle est accessible depuis le menu Actions).
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez le module cible : Contacts, Membres ou Organisations.
  4. Recherchez la fiche voulue et sélectionnez-la.
  5. Validez avec Identifier.

L'expéditeur est alors relié à cette fiche, et son badge apparaît sur ses e-mails.

À quoi sert le badge d'identification de l'expéditeur ?

Dans le module Mail, quand l'expéditeur d'un e-mail correspond à une fiche de votre répertoire, un badge d'identification s'affiche à côté de ses messages, dans la liste et dans le détail. Ce badge reprend le nom et l'avatar de la fiche (avatar du contact, du membre ou de l'organisation). La couleur du badge change selon le type : contact, membre ou organisation, pour distinguer d'un regard de qui il s'agit. Le badge apparaît aussi dans la vue en colonnes de la liste (voir Lire et envoyer des e-mails).

Comment ouvrir la fiche d'un expéditeur identifié ?

Dans le module Mail, quand un expéditeur est identifié, survolez son badge pour ouvrir sa fiche dans le répertoire. Vous accédez ainsi directement au contact, au membre ou à l'organisation associé, sans quitter votre boîte e-mail. C'est pratique pour retrouver un numéro de téléphone, l'historique ou les autres informations liées à cette personne.

Comment modifier ou retirer une identification ?

Dans le module Mail, une identification n'est pas définitive :

Vous pouvez modifier ou retirer une identification aussi bien depuis la liste que depuis le détail, y compris depuis la boîte de réception unifiée (la vue qui regroupe tous vos comptes).

Qu'est-ce que l'identification automatique des expéditeurs ?

Dans le module Mail, l'identification automatique des expéditeurs relie toute seule les expéditeurs entrants aux fiches de votre répertoire, sans que vous ayez à le faire manuellement pour chaque message. Cette option se règle dans les paramètres de la boîte concernée. Elle n'est disponible que pour les boîtes partagées (par exemple contact@ ou support@), pas pour les boîtes personnelles. Voir Boîtes e-mail partagées.

Lire et envoyer des e-mails

Consulter vos messages reçus et rédiger vos courriels depuis le Mail de Sphère.

Comment lire un message ?

  1. Ouvrez le module Mail et sélectionnez le dossier voulu (par défaut la boîte de réception).
  2. Cliquez sur un message dans la liste : il s'ouvre dans le panneau de lecture.
  3. L'expéditeur, l'objet, la date et le contenu s'affichent, ainsi que les éventuelles pièces jointes.

Un aperçu (les premières lignes) apparaît dans la liste pour repérer chaque message d'un coup d'œil. L'objet est tronqué proprement quand il est long, et la date reste toujours visible, dans tous les dossiers. Un badge « Nouveau » signale brièvement les e-mails qui viennent d'arriver.

Comment ouvrir un e-mail en pleine vue de lecture ?

Dans le module Mail, vous pouvez ouvrir un e-mail directement dans le volet de lecture en pleine largeur, à la façon de Gmail. Le message occupe alors toute la vue, et une flèche de retour (en haut à gauche) vous ramène à la liste. C'est confortable pour lire un long message ou parcourir toute une conversation.

Dans cette vue en détail, l'e-mail affiche un en-tête unique et clair qui regroupe sur une seule ligne : la flèche de retour, le statut, l'objet du message et les actions disponibles (répondre, transférer, et les autres actions dans le menu). Vous retrouvez ainsi l'essentiel au même endroit, sans en-têtes empilés.

Comment choisir l'affichage de la liste (vue Liste ou vue Colonnes) ?

Dans le module Mail, vous pouvez choisir comment se présente la liste de vos e-mails, via un réglage de mode d'affichage :

En vue Colonnes, certains repères s'affichent directement dans la ligne : l'avatar de l'expéditeur, son éventuel badge d'identification (voir Identifier l'expéditeur d'un e-mail) et, sur une boîte partagée, l'avatar de la personne assignée. Choisissez la vue qui vous convient selon que vous préférez le détail ou la compacité.

Comment écrire un nouveau message ?

  1. Cliquez sur Nouveau message (ou Rédiger).
  2. Saisissez le ou les destinataires dans le champ À.
  3. Renseignez l'objet.
  4. Écrivez votre message dans la zone de texte.
  5. Cliquez sur Envoyer.

Une copie du message envoyé est rangée automatiquement dans votre dossier Messages envoyés.

La zone de rédaction d'un nouveau message occupe toute la hauteur disponible, pour écrire confortablement.

Dès que vous cliquez sur Envoyer, le bouton affiche un indicateur de chargement le temps que le message parte, et la fenêtre de rédaction se ferme aussitôt : l'envoi se poursuit en arrière-plan, vous n'avez pas à attendre. Une notification vous confirme que l'e-mail est réellement parti. Dans un fil de discussion, votre message apparaît immédiatement dans la conversation, avec un indicateur qui passe de « en cours d'envoi » à « envoyé », sans avoir à rafraîchir.

Comment le champ « À » me propose-t-il des adresses ?

Quand vous commencez à taper dans le champ À (ou en copie), le Mail vous propose automatiquement des adresses correspondantes : celles de vos contacts et celles de vos correspondants récents. Cliquez sur une suggestion pour l'ajouter sans avoir à saisir l'adresse en entier. Cela évite les fautes de frappe qui font échouer un envoi.

Comment choisir l'adresse depuis laquelle j'envoie (expéditeur) ?

Si vous disposez de plusieurs adresses d'envoi, un champ De : en haut de la fenêtre de rédaction vous laisse choisir depuis laquelle partir :

Sélectionnez l'expéditeur voulu avant d'envoyer. Selon l'adresse choisie, la signature correspondante peut être appliquée automatiquement (voir Signatures et modèles de messages).

Comment mettre mon message en forme (gras, listes, liens) ?

La zone de rédaction accepte le texte enrichi : vous pouvez écrire en gras, en italique, insérer des listes et des liens. La mise en forme s'affiche telle quelle chez vos destinataires. Vous pouvez aussi ajouter une signature à vos messages (voir Signatures et modèles de messages).

Pour insérer un lien, utilisez le bouton lien de la barre de mise en forme : une petite fenêtre vous laisse choisir séparément le texte affiché (les mots cliquables) et l'adresse du lien, à la manière de Gmail. Le lecteur voit alors un mot cliquable plutôt qu'une longue adresse.

Comment envoyer une copie (CC) ou une copie cachée (CCI) ?

Dans la fenêtre de rédaction, en plus du champ À, affichez les champs CC et CCI :

Comment répondre à un message ?

  1. Ouvrez le message reçu.
  2. Cliquez sur Répondre.
  3. Rédigez votre réponse au-dessus du message d'origine, puis Envoyez.

L'objet reprend automatiquement celui du message avec la mention « Re: ». Quand vous cliquez sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer, la page fait défiler jusqu'à la zone d'écriture et y place directement le curseur, prête à la saisie. Votre réponse s'affiche ensuite immédiatement dans la conversation.

Quelle différence entre « Répondre » et « Répondre à tous » ?

Utilisez « Répondre à tous » avec discernement pour éviter d'écrire à des personnes que cela ne concerne pas.

Comment transférer (faire suivre) un message ?

  1. Ouvrez le message.
  2. Cliquez sur Transférer.
  3. Saisissez le nouveau destinataire, ajoutez éventuellement un mot, puis Envoyez.

Les pièces jointes du message d'origine sont conservées dans le transfert. L'objet reprend celui d'origine avec la mention « Fwd: ».

Qu'est-ce qu'une conversation (fil de discussion) ?

Les messages qui se répondent sont regroupés en conversation (un fil de discussion). Vous suivez ainsi tout l'historique d'un échange au même endroit, dans l'ordre chronologique, plutôt que d'avoir des messages éparpillés dans la liste.

Le regroupement suit les réponses explicites entre messages, à la manière de Gmail : un fil rassemble un message et les réponses qui lui sont réellement rattachées. Deux messages qui ont seulement le même objet, sans se répondre, ne sont pas mélangés dans le même fil. À l'ouverture d'une conversation, son en-tête indique aussitôt qu'elle est lue.

Comment enregistrer un brouillon pour finir mon message plus tard ?

Dans le module Mail, une réponse ou un message en cours de rédaction est enregistré automatiquement en brouillon. Vous pouvez donc fermer la fenêtre et revenir plus tard sans perdre ce que vous avez écrit ; un indicateur (« Brouillon enregistré ») vous le confirme pendant la saisie.

Comment voir l'historique d'une conversation ?

Dans le module Mail, le détail d'un e-mail affiche l'historique daté de toutes les actions de la conversation, présenté comme une frise chronologique, jour par jour. On y retrouve : réceptions, envois, réponses, lectures (« a vu l'e-mail »), assignations et désassignations, et commentaires internes. Cela permet de comprendre d'un coup d'œil ce qui s'est passé sur un échange, surtout à plusieurs sur une boîte partagée (voir Boîtes e-mail partagées).

Comment partager un e-mail avec mes collègues dans une discussion ?

Vous pouvez envoyer un e-mail directement dans une conversation de discussion (chat) pour le montrer à votre équipe, sans le transférer par courriel. Il s'y affiche sous forme d'une carte reprenant l'expéditeur, les destinataires et le contenu du message. Voir Partager un e-mail dans une conversation.

Comment marquer un message comme lu ou non lu ?

Un message ouvert est automatiquement marqué comme lu. Vous pouvez aussi marquer manuellement un message comme lu ou non lu depuis son menu d'actions, par exemple pour le retrouver plus tard comme « à traiter ». Voir Organiser sa boîte e-mail pour trier et traiter plusieurs messages à la fois.

Organiser sa boîte e-mail

Classer, marquer et automatiser le tri de vos messages pour garder une boîte propre.

Comment classer mes messages dans des dossiers ?

Votre boîte e-mail contient des dossiers (boîte de réception, messages envoyés, brouillons, et vos propres dossiers). Sélectionnez un dossier dans la liste latérale pour n'afficher que ses messages. Les dossiers de votre boîte e-mail existante sont récupérés lors de la connexion du compte (voir Configurer et connecter son compte e-mail).

Pour gagner de la place à l'écran, le volet des dossiers peut être replié en une simple barre d'icônes : vos dossiers restent accessibles d'un clic sur leur icône, tout en laissant plus d'espace à la liste des messages. Rouvrez le volet de la même façon quand vous voulez revoir les noms.

Comment changer de boîte e-mail ?

Dans le module Mail, si vous avez connecté plusieurs boîtes (personnelles ou partagées), le choix de la boîte se fait via un menu déroulant compact en haut de la colonne de gauche. Ouvrez-le et sélectionnez la boîte voulue pour afficher ses messages et ses dossiers. Le bouton Nouveau message se trouve juste en dessous de ce sélecteur, toujours à portée de main.

Qu'est-ce qu'un tag et comment l'utiliser ?

Dans le Mail, un tag (aussi appelé étiquette ou libellé) est un marqueur de couleur (par exemple « Client », « Urgent », « À facturer ») que vous posez sur un message pour le catégoriser. Un même message peut porter plusieurs tags.

  1. Sélectionnez un message.
  2. Ouvrez le menu des tags.
  3. Cochez un tag existant, ou choisissez Créer un tag pour en ajouter un nouveau avec un nom et une couleur.

Vous pouvez ensuite filtrer vos messages par tag pour retrouver rapidement un ensemble de courriels. Un tag ajouté ou créé depuis le détail d'un e-mail s'applique instantanément au message, sans rechargement.

💡 Le terme « Tag » est celui affiché dans l'interface ; il correspond à ce que d'autres messageries appellent « libellé » ou « étiquette ».

Comment gérer et filtrer mes tags depuis la barre latérale ?

La liste de vos tags apparaît dans la barre latérale du module Mail, à côté de vos dossiers. Depuis cette barre, vous pouvez créer, renommer et organiser vos tags. Cliquez sur un tag pour filtrer la liste en un clic et n'afficher que les messages qui le portent. Chaque tag est propre à la boîte e-mail concernée.

Comment mettre un message en favori (étoile) ?

Cliquez sur l'étoile d'un message pour le marquer comme favori. Les messages favoris sont mis en évidence et peuvent être affichés à part, pour garder sous la main ceux qui comptent.

Comment agir vite sur un e-mail (menu « … ») ?

Dans le module Mail, chaque e-mail dispose d'un menu « … » (trois points) qui regroupe toutes ses actions au même endroit : marquer comme lu, mettre en favori, épingler, déplacer, archiver, classer en spam et supprimer. Épingler un e-mail le garde en tête de liste pour le retrouver facilement.

Ces actions sont immédiates : dès que vous archivez, déplacez, classez en spam ou supprimez un message, il quitte aussitôt la liste et une courte confirmation s'affiche avec un bouton « Annuler ». Ce bouton vous permet de revenir en arrière tout de suite si vous avez agi par erreur.

Comment agir sur plusieurs messages d'un coup (actions groupées) ?

  1. Cochez plusieurs messages (ou conversations) dans la liste.
  2. Choisissez l'action à appliquer à toute la sélection : marquer comme lu / non lu, archiver, supprimer, restaurer, changer le statut, ou, sur une boîte partagée, assigner les messages à une personne.

C'est utile pour traiter rapidement une boîte de réception encombrée. Dans le menu des actions groupées, Supprimer est placé tout en bas de la liste, pour éviter de l'actionner par mégarde. Supprimer plusieurs conversations d'un coup demande une confirmation avant d'agir, afin d'éviter les suppressions accidentelles, en particulier sur les boîtes partagées.

Pourquoi les actions proposées changent-elles selon le dossier ?

Les actions disponibles s'adaptent au dossier courant. Par exemple, dans la boîte de réception vous pouvez archiver ou supprimer ; dans la Corbeille vous pouvez restaurer ou supprimer définitivement ; les dossiers Spam et Archives proposent leurs propres actions adaptées. C'est normal que la liste des actions ne soit pas identique partout.

Comment supprimer un message ?

Sélectionnez le message et choisissez Supprimer : il part dans la Corbeille. Vous pouvez aussi supprimer plusieurs messages à la fois via les actions groupées ci-dessus.

Comment archiver un message ?

Archiver un message le retire de la boîte de réception sans le supprimer : il est rangé dans le dossier Archives et reste consultable et recherchable. C'est pratique pour garder une boîte de réception propre sans rien perdre. L'archivage fonctionne même si la boîte ne possédait pas encore de dossier Archives.

Comment restaurer ou supprimer définitivement un message (Corbeille) ?

Les messages supprimés partent dans la Corbeille. Depuis ce dossier, vous pouvez :

💡 Suppression définitive = action irréversible. Une confirmation vous est demandée avant d'effacer pour de bon.

Qu'est-ce qu'un dossier personnalisé ?

Un dossier personnalisé (auparavant appelé « dossier intelligent ») est une vue automatique qui rassemble les messages correspondant à des critères que vous définissez (par exemple « tous les messages non lus avec pièce jointe » ou « tous les messages d'un expéditeur »). Contrairement à un dossier classique, il ne déplace pas les messages : il les affiche ensemble en fonction de leurs caractéristiques, exactement comme la boîte de réception. Créez un Nouveau dossier personnalisé depuis la barre latérale du Mail en choisissant les filtres voulus : expéditeur, destinataire, objet, non lus, favoris, pièce jointe, dates, tag. Les critères d'expéditeur, de destinataire et d'objet se règlent dans les Options avancées.

Chaque dossier personnalisé est propre à une boîte e-mail. Si vous ne précisez aucun dossier de recherche, il ne cible que la boîte de réception par défaut. Une modification de ses critères s'applique aussitôt, sans avoir à recharger la page. Supprimer un dossier personnalisé n'efface aucun message : seule la vue disparaît.

Pourquoi les compteurs de mes dossiers changent-ils tout seuls ?

À côté de chaque dossier et de chaque tag, un compteur indique le nombre de messages (par exemple les non lus). Ces compteurs se mettent à jour en temps réel et instantanément : quand un nouveau message arrive, que vous marquez des messages comme lus ou que vous en déplacez, les chiffres changent aussitôt, sans clignotement ni rechargement de la page.

Le compteur de messages non lus n'apparaît plus à côté du nom des boîtes (privées comme partagées) dans le sélecteur de boîtes à gauche : c'est normal. Les compteurs de non-lus restent affichés sur les dossiers et les tags, à l'intérieur de la boîte sélectionnée.

Comment trier automatiquement mes messages à leur arrivée (règles) ?

Une règle applique automatiquement des actions aux nouveaux messages qui remplissent certaines conditions.

  1. Ouvrez les règles dans les réglages du Mail.
  2. Créez une règle en définissant une ou plusieurs conditions : l'expéditeur contient…, le destinataire contient…, l'objet contient…, le message a une pièce jointe.
  3. Choisissez les actions à appliquer : poser une étiquette, marquer comme lu, mettre en favori, déplacer dans un dossier, ou arrêter le traitement des règles suivantes.
  4. Enregistrez : la règle s'applique automatiquement à chaque nouveau message reçu.

💡 Vous pouvez tester une règle sur un message existant pour vérifier son comportement avant de la laisser tourner, et réordonner vos règles pour définir leur ordre d'application.

Comment gérer les notifications de nouveaux e-mails ?

Dans les préférences de notification du Mail, activez ou désactivez l'alerte à la réception d'un nouveau message. Vous pouvez régler ces préférences globalement, ou différemment pour chaque compte connecté (par exemple être notifié pour votre adresse principale mais pas pour une boîte secondaire).

Partager un e-mail dans une conversation

Montrer un e-mail à vos collègues en l'envoyant directement dans une conversation de discussion, sans le transférer par courriel.

Comment partager un e-mail dans une conversation de discussion ?

Depuis le Mail, vous pouvez envoyer un e-mail reçu vers une conversation de discussion (un salon, un groupe ou un échange direct) pour le montrer à vos collègues.

  1. Ouvrez l'e-mail concerné dans le module Mail.
  2. Ouvrez son menu d'actions et choisissez Partager, puis Partager dans Chat.
  3. Recherchez et sélectionnez la conversation de destination dans la liste (la photo des destinataires vous aide à reconnaître le bon échange).
  4. Cliquez sur Envoyer : l'e-mail apparaît dans la conversation choisie.

💡 C'est plus pratique que de transférer le message par e-mail quand vous voulez simplement en discuter avec votre équipe au sein de Sphère.

À quoi ressemble un e-mail partagé dans une conversation ?

Quand vous partagez un e-mail dans une conversation, il s'affiche sous forme d'une carte enrichie, et non d'un simple lien ou d'un texte brut. Cette carte reprend directement dans le fil de discussion :

Vos collègues voient ainsi l'essentiel de l'e-mail sans quitter la conversation, ni avoir accès à votre boîte e-mail.

Comment partager un e-mail par un lien ?

Dans le module Mail, en plus du partage dans une conversation, vous pouvez générer un lien de partage pour un e-mail, depuis le menu d'actions (Créer un lien de partage). Ce lien donne accès au message à la personne qui l'ouvre, sans qu'elle ait besoin d'un accès à votre boîte.

Vous pouvez encadrer ce lien :

Vous pouvez révoquer un lien à tout moment pour couper l'accès immédiatement.

Pièces jointes

Joindre des fichiers à vos e-mails et récupérer ceux que vous recevez.

Comment joindre un fichier à un e-mail ?

  1. Dans la fenêtre de rédaction d'un message, cliquez sur l'icône Joindre (trombone).
  2. Sélectionnez le ou les fichiers à envoyer depuis votre appareil.
  3. Attendez la fin de l'ajout (une progression s'affiche), puis terminez votre message et Envoyez.

Les fichiers ajoutés apparaissent sous forme de vignettes dans le message avant l'envoi ; vous pouvez en retirer un avant d'envoyer.

Comment télécharger une pièce jointe reçue ?

  1. Ouvrez le message contenant la pièce jointe.
  2. Les pièces jointes sont listées avec leur nom, leur type et leur taille.
  3. Cliquez sur la pièce jointe (ou sur Télécharger) pour l'enregistrer sur votre appareil.

Y a-t-il une taille maximale pour les pièces jointes ?

Oui. Comme toute messagerie e-mail, la taille des pièces jointes est limitée (généralement autour de 25 Mo, selon votre fournisseur). Si un envoi est refusé pour cause de fichier trop volumineux, réduisez la taille du fichier ou partagez-le autrement. Voir Mail — Dépannage si un envoi avec pièce jointe échoue.

💡 Pour transmettre un document lourd, vous pouvez le déposer dans le Drive de Sphère et partager un lien plutôt que de l'envoyer en pièce jointe.

Rechercher un e-mail

Retrouver rapidement un message précis parmi tous vos courriels.

Comment rechercher un message ?

  1. Dans le module Mail, cliquez dans la barre de recherche en haut de la liste.
  2. Tapez votre terme : un mot de l'objet, un nom ou une adresse d'expéditeur.
  3. Les résultats correspondants s'affichent, avec le terme recherché mis en évidence.

La recherche peut porter sur l'ensemble de vos comptes, ou être limitée au compte et au dossier en cours. Les résultats s'affichent directement dans la liste des messages, avec les termes recherchés surlignés dans l'objet et l'aperçu, pour repérer d'un coup d'œil ce qui correspond.

Comment affiner ma recherche avec des filtres ?

En plus du texte, vous pouvez combiner des filtres pour réduire les résultats :

Combinez plusieurs filtres pour cibler exactement le message recherché (par exemple : non lus, avec pièce jointe, du mois dernier).

Comment trier avec les filtres avancés (statut, personne assignée) ?

Un panneau de filtres avancés permet d'affiner la liste des conversations sur des critères supplémentaires :

Le filtre par personne assignée et par statut de conversation est surtout utile sur les boîtes partagées, où plusieurs collègues se répartissent le traitement des messages (voir Boîtes e-mail partagées).

Dans le filtre avancé, les champs Expéditeur et Destinataire proposent des adresses en autocomplétion au fur et à mesure de la saisie : sélectionnez une suggestion plutôt que de taper l'adresse entière. Pendant qu'un filtre s'applique, un indicateur de chargement s'affiche, et les filtres sont réinitialisés si vous changez de boîte e-mail.

Combien de résultats correspondent à mon filtre ?

Dans le module Mail, quand un filtre est appliqué, un compteur affiche le nombre exact d'e-mails correspondants. Vous savez ainsi tout de suite combien de messages répondent à vos critères, sans avoir à les compter à la main.

Pourquoi ne pas classer plutôt que rechercher ?

La recherche est idéale pour retrouver un message ponctuel. Pour un tri durable et récurrent, préférez les étiquettes, les dossiers ou un dossier intelligent qui rassemble en permanence les messages selon vos critères (voir Organiser sa boîte e-mail).

Signatures et modèles de messages

Gagner du temps avec une signature automatique et des messages préremplis réutilisables. Signatures et modèles se gèrent par boîte e-mail : chaque boîte connectée a ses propres signatures et ses propres modèles, présentés de la même façon.

Comment créer une signature ?

Une signature est le bloc de texte ajouté au bas de vos messages (nom, fonction, coordonnées).

  1. Ouvrez les signatures dans les réglages du Mail (pour la boîte concernée).
  2. Cliquez sur Nouvelle signature, donnez-lui un nom.
  3. Rédigez son contenu (vous pouvez le mettre en forme).
  4. Enregistrez.

Comment définir une signature par défaut ?

Parmi vos signatures, désignez-en une comme signature par défaut : elle sera automatiquement ajoutée à vos nouveaux messages de cette boîte. Vous ne pouvez avoir qu'une seule signature par défaut à la fois ; en désigner une nouvelle remplace la précédente. Vous pouvez conserver plusieurs signatures (par exemple une formelle et une plus courte) et choisir laquelle utiliser.

Comment ma signature est-elle ajoutée à l'envoi, et puis-je en changer ?

Lorsque vous rédigez un message, la signature de la boîte est ajoutée automatiquement au message envoyé. Dans la fenêtre de rédaction, un choix Signature vous permet de sélectionner laquelle appliquer parmi celles de la boîte (ou aucune) : un aperçu s'affiche sous l'éditeur pour vous montrer le rendu, et le choix que vous faites est bien respecté à l'envoi.

Si vous avez sélectionné une adresse d'expéditeur particulière (voir Lire et envoyer des e-mails), la signature associée à cette adresse peut être imposée automatiquement : dans ce cas, elle s'applique sans que vous ayez à la choisir.

Qu'est-ce qu'un modèle de message ?

Un modèle est un message pré-rédigé que vous réutilisez pour ne pas retaper les mêmes textes (accusé de réception, réponse type, message commercial…). Un modèle comporte un objet et un contenu prêts à l'emploi.

  1. Ouvrez les modèles dans les réglages du Mail.
  2. Créez un modèle avec un nom, un objet et un contenu.
  3. Rangez-le éventuellement dans une catégorie (par exemple ventes, support, RH) pour le retrouver facilement.

Vous pouvez insérer des images dans le contenu d'un modèle (et d'une signature) en les téléversant depuis votre appareil, exactement comme dans un e-mail. Pratique pour un logo ou une bannière.

Comment créer un modèle ou une signature en cours de rédaction ?

Dans le module Mail, vous n'êtes pas obligé de passer par les réglages : depuis l'éditeur d'un e-mail, les menus modèle et signature vous permettent d'ajouter un nouveau modèle ou une nouvelle signature directement, sans quitter votre message en cours. C'est utile quand vous venez de rédiger un texte que vous voudrez réutiliser plus tard.

Comment personnaliser automatiquement un modèle (variables) ?

Un modèle peut contenir des variables qui se remplissent automatiquement, comme le nom du destinataire, votre nom, ou la date du jour. Au moment de l'utiliser, ces variables sont remplacées par les vraies valeurs, ce qui personnalise le message sans effort. Un aperçu vous montre le rendu final avant l'envoi.

Puis-je partager un modèle avec mes collègues ?

Oui. Un modèle peut être personnel (visible de vous seul) ou partagé avec les autres membres de votre organisation. Un modèle partagé n'est visible par les collègues qu'une fois publié : tant qu'il n'est pas publié, il reste un brouillon que vous êtes seul à voir. C'est pratique pour harmoniser les réponses d'une équipe (support, commercial).

Comment utiliser un modèle en rédigeant un message ?

Dans la fenêtre de rédaction, choisissez Insérer un modèle (ou Utiliser un template) : le Mail remplit l'objet et le contenu du message à partir du modèle, et remplace ses variables par les vraies valeurs (nom du destinataire, votre nom, date…). Seuls les modèles publiés apparaissent dans cette liste au moment de la rédaction.

Mail — Questions fréquentes

Sphère crée-t-il une nouvelle adresse e-mail pour moi ?

Non. Le Mail de Sphère se connecte à votre boîte e-mail existante (professionnelle ou Google). Vous continuez d'utiliser votre adresse habituelle ; Sphère vous permet simplement de la consulter et de l'utiliser depuis la plateforme. Voir Configurer et connecter son compte e-mail.

Puis-je connecter plusieurs boîtes e-mail ?

Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes et passer de l'un à l'autre dans le module Mail. Chacun garde ses propres messages, dossiers et réglages.

Dois-je saisir mon mot de passe pour connecter un compte Google ?

Non. Pour un compte Google, vous vous connectez directement chez Google et autorisez Sphère à accéder à votre messagerie. Votre mot de passe reste chez Google et n'est jamais visible par Sphère.

Mes identifiants de messagerie sont-ils en sécurité ?

Oui. Les identifiants nécessaires à la connexion de votre boîte sont conservés de façon chiffrée et ne sont jamais affichés ni exposés dans l'interface.

Puis-je enregistrer un brouillon pour finir mon message plus tard ?

Oui. Dans le Mail de Sphère, une réponse ou un message en cours est enregistré automatiquement en brouillon : vous pouvez fermer la fenêtre et y revenir plus tard sans rien perdre. Il n'y a qu'un seul brouillon par conversation ; en cliquant de nouveau sur Répondre ou Transférer dans ce fil, votre brouillon est repris automatiquement. Voir Lire et envoyer des e-mails.

Pourquoi mes nouveaux messages mettent-ils un moment à apparaître ?

Sphère récupère vos messages par une synchronisation régulière : un nouveau courriel peut donc apparaître avec un léger délai plutôt qu'instantanément. Vous pouvez lancer une actualisation manuelle pour forcer la récupération immédiate.

Comment savoir de qui vient un e-mail (contact ou membre) ?

Dans le Mail de Sphère, vous pouvez identifier l'expéditeur d'un e-mail en l'associant à un contact, un membre ou une organisation de votre répertoire. Un badge avec son nom et son avatar s'affiche alors sur ses messages. Les expéditeurs peuvent aussi être identifiés automatiquement sur les boîtes partagées. Voir Identifier l'expéditeur d'un e-mail.

Puis-je savoir qui, dans mon équipe, a déjà lu un e-mail ?

Oui, sur une boîte partagée. Une icône œil dans la liste, et une mention « Vu par » dans l'en-tête du message, indiquent les collègues qui ont vu l'e-mail, avec leur nom et leur avatar. Cela évite de traiter deux fois le même message. Voir Boîtes e-mail partagées.

Peut-on répartir automatiquement les e-mails d'une boîte partagée entre agents ?

Oui. Sur une boîte partagée, le dispatching automatique assigne les e-mails entrants aux agents, selon des règles (tour de rôle, moins chargé, compétence) ou via une IA guidée par votre instruction. Répondre à un message non assigné se l'attribue aussi automatiquement. Voir Boîtes e-mail partagées.

Peut-on transformer les e-mails d'une boîte partagée en tickets ?

Oui. Sur une boîte partagée, vous pouvez activer la création automatique de tickets : chaque e-mail entrant ouvre un ticket dans le pipeline choisi. Voir Boîtes e-mail partagées.

Puis-je gérer une adresse commune à toute une équipe ?

Oui, avec une boîte partagée (par exemple contact@ ou support@) : plusieurs collègues y accèdent selon un rôle (lecteur, éditeur, propriétaire). Voir Boîtes e-mail partagées.

Comment ajouter automatiquement ma signature à mes messages ?

Créez une signature et désignez-la comme signature par défaut : elle s'ajoute alors automatiquement à vos nouveaux messages. Voir Signatures et modèles de messages.

Quelle est la taille maximale d'une pièce jointe ?

Elle dépend de votre fournisseur de messagerie (souvent autour de 25 Mo). Pour un fichier plus lourd, déposez-le dans le Drive et partagez un lien. Voir Pièces jointes.

Puis-je choisir depuis quelle adresse j'envoie un e-mail ?

Oui, si vous disposez de plusieurs adresses d'envoi. Un champ De : dans la fenêtre de rédaction vous laisse choisir entre vos adresses personnelles et celles des boîtes partagées auxquelles vous avez accès. Voir Lire et envoyer des e-mails.

Pourquoi le module e-mail parle-t-il de « Tag » plutôt que de « libellé » ?

C'est le même principe : dans le Mail, le terme affiché est Tag. Il désigne le marqueur de couleur que vous posez sur un message pour le catégoriser, que d'autres messageries appellent « libellé » ou « étiquette ». Voir Organiser sa boîte e-mail.

J'ai supprimé un e-mail par erreur, puis-je le récupérer ?

Oui, tant qu'il est encore dans la Corbeille. Ouvrez le dossier Corbeille et choisissez Restaurer pour le renvoyer vers la boîte de réception. En revanche, un message supprimé définitivement depuis la Corbeille ne peut plus être récupéré. Voir Organiser sa boîte e-mail.

Puis-je montrer un e-mail à mon équipe sans le transférer par courriel ?

Oui. Depuis un e-mail, choisissez Partager, puis Partager dans Chat, et sélectionnez une conversation : le message s'y affiche sous forme d'une carte reprenant l'expéditeur, les destinataires et le contenu. Voir Partager un e-mail dans une conversation.

Comment supprimer une boîte e-mail de Sphère ?

Depuis les réglages, supprimez la boîte : une fenêtre vous propose de conserver les messages déjà récupérés (archive en lecture seule) ou de tout supprimer définitivement. Cela ne supprime pas votre compte chez votre fournisseur. Voir Configurer et connecter son compte e-mail.

Le Mail est-il accessible sur mobile ?

Oui. Vos messages sont accessibles depuis l'application mobile comme depuis la version web.

Mail — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Mon compte ne se connecte pas / la connexion échoue

  1. Vérifiez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
  2. Contrôlez les paramètres de serveur (courrier entrant et sortant) fournis par votre fournisseur : une erreur de serveur ou de réglage empêche la connexion.
  3. Utilisez le bouton Tester la connexion dans les réglages du compte : il indique si le problème vient de la réception ou de l'envoi.
  4. En cas de doute sur les paramètres, demandez-les à votre administrateur ou à votre service informatique. Voir Configurer et connecter son compte e-mail.

Mes nouveaux messages n'arrivent pas / la boîte ne se met pas à jour

  1. Lancez une actualisation manuelle pour forcer la récupération immédiate.
  2. Vérifiez que le compte n'est pas désactivé dans ses réglages.
  3. Vérifiez que le dossier concerné est bien synchronisé (dans les réglages du compte).
  4. Les messages arrivent avec un léger délai : patientez un court instant après leur réception réelle.

Mon envoi échoue

  1. Vérifiez que le compte est bien connecté (bouton Tester la connexion).
  2. Contrôlez les adresses des destinataires (une adresse mal orthographiée fait échouer l'envoi).
  3. Si le message contient une pièce jointe, elle est peut-être trop volumineuse (voir plus bas).
  4. Réessayez après une actualisation ; si le problème persiste, vérifiez les paramètres du serveur d'envoi.

Ma pièce jointe est refusée / trop lourde

Les pièces jointes sont limitées en taille (souvent autour de 25 Mo selon votre fournisseur). Réduisez la taille du fichier, ou déposez-le dans le Drive de Sphère et partagez un lien à la place. Voir Pièces jointes.

Mon compte Google demande une nouvelle autorisation

L'accès accordé à Sphère a pu expirer ou être révoqué. Rouvrez les réglages du compte et reconnectez-vous à Google pour ré-autoriser l'accès. Vos messages se rechargeront ensuite normalement.

Les images d'un e-mail ne s'affichent pas

Certaines images d'un message ne s'affichent pas toujours directement dans le corps du courriel. Vous pouvez généralement les retrouver dans la liste des pièces jointes du message et les télécharger. Ce comportement est normal et ne signifie pas que le message est corrompu.

Un message que j'ai marqué lu réapparaît non lu ailleurs

Le statut lu / non lu et les favoris que vous modifiez dans Sphère peuvent différer de ce qu'affiche un autre logiciel de messagerie utilisé en parallèle sur la même boîte. Gérez de préférence le suivi de vos messages depuis un seul outil pour éviter les incohérences.

Je ne peux pas supprimer un e-mail dans une boîte partagée

Sur une boîte partagée, la suppression d'e-mails dépend d'un réglage défini par l'administrateur : elle peut être bloquée pour tous les membres. Si un message vous indique que la suppression est interdite sur cette boîte, c'est ce réglage qui s'applique — demandez à l'administrateur de la boîte s'il faut l'autoriser. Voir Boîtes e-mail partagées.

J'ai supprimé un e-mail par erreur, où le retrouver ?

Un message supprimé n'est pas perdu tout de suite : il part dans la Corbeille. Ouvrez ce dossier et choisissez Restaurer pour le renvoyer dans la boîte de réception. Attention : un message supprimé définitivement depuis la Corbeille ne peut plus être récupéré. Voir Organiser sa boîte e-mail.

L'indicateur de synchronisation reste affiché ou clignote

L'indicateur de synchronisation, sous le nom de la boîte, apparaît le temps que Sphère récupère des messages, puis disparaît de lui-même. Il s'affiche à l'ajout d'une boîte, lors d'une actualisation et à l'arrivée de nouveaux messages. S'il semble rester affiché, une synchronisation est probablement en cours (première connexion d'une grande boîte, par exemple) : patientez. Voir Configurer et connecter son compte e-mail.

Le Mail ne charge pas / reste figé

  1. Vérifiez votre connexion Internet.
  2. Rechargez la page.
  3. Si le problème touche tous les modules de Sphère, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.