Sphère·Documentation

Réunions vidéo (Sphere Visio)

Sphere Visio est l'outil de réunion vidéo intégré à Sphère. Il permet de se voir, se parler, partager son écran et travailler à plusieurs en direct, au même endroit que vos conversations, vos appels et vos fichiers. Une réunion vidéo se lance depuis une activité de type Réunion vidéo (visio), mais tout ce qui se passe dans la salle (caméra, partage, modération, outils) relève de Sphere Visio.

Que peut-on faire avec Sphere Visio ?

Où trouver Sphere Visio ?

Vous accédez à vos réunions vidéo de deux façons : depuis la page Sphere Visio, qui liste toutes vos visios en cours et passées (avec recherche, tri et statistiques — voir Sphere Visio — retrouver, rechercher et trier ses visios), et depuis le module Activités (type Réunion vidéo), où une visio peut être associée à une activité. Quand une réunion démarre, ouvrez-la et cliquez sur Rejoindre pour entrer dans la salle. La gestion des tâches et du suivi reste dans le module Activités ; voir Activités.

Sphere Visio — animer une réunion

Les outils pour faire participer tout le monde : sondages, questions/réponses, tableau blanc et sous-groupes. Pour le micro, la caméra et le partage d'écran, voir Sphere Visio — pendant la réunion.

Comment lancer un sondage en réunion ?

L'organisateur peut poser une question et recueillir les votes des participants :

  1. Ouvrez Sondages (menu des outils), puis Nouveau sondage.
  2. Saisissez la question et les options (de 2 à 10).
  3. Choisissez Choix unique (un seul vote) ou Choix multiple, et éventuellement le mode anonyme.
  4. Cliquez sur Lancer le sondage. Les participants votent et les résultats s'affichent en barres.
  5. Cliquez sur Fermer le sondage pour arrêter le vote.

Les sondages sont listés par état : En cours et Terminés.

Comment fonctionnent les questions / réponses (Q&R) ?

L'outil Questions & Réponses permet aux participants de poser des questions et de faire remonter les plus utiles :

  1. Ouvrez Questions & Réponses (menu des outils).
  2. Chacun peut poser une question (éventuellement de façon anonyme).
  3. Les participants votent pour les questions (upvote) : les plus soutenues remontent.
  4. L'organisateur peut marquer une question comme répondue ou la rejeter.

Comment utiliser le tableau blanc ?

Ouvrez le Tableau blanc depuis la barre de contrôles pour dessiner et écrire à plusieurs, en direct. Vous pouvez exporter le résultat en image (PNG ou SVG). Fermez le tableau blanc quand vous avez terminé.

Comment répartir les participants en sous-groupes ?

L'organisateur peut diviser la réunion en petites salles séparées, puis rappeler tout le monde :

  1. Ouvrez Salles de sous-groupe (sous-groupes).
  2. Choisissez le nombre de groupes ; vous pouvez pré-assigner des participants à chaque groupe (optionnel).
  3. Cliquez sur Créer les groupes : chaque personne reçoit une invitation à rejoindre sa salle.
  4. Pour terminer, cliquez sur Rappeler tout le monde (les participants sont invités à revenir dans la salle principale), puis Fermer les groupes.

Quels autres outils pour animer ?

Sphere Visio — arrière-plans virtuels

Comment masquer ou personnaliser ce que l'on voit derrière vous en réunion vidéo. L'arrière-plan se règle avant de rejoindre (écran de préparation) ou pendant la réunion.

Comment changer ou flouter mon arrière-plan ?

  1. Ouvrez le sélecteur d'arrière-plan : avant la réunion sur l'écran de préparation (Choisir un arrière-plan), ou pendant la réunion depuis les contrôles.
  2. Choisissez une option dans la grille.
  3. Le choix est mémorisé pour vos prochaines réunions, et se réapplique automatiquement quand vous rallumez la caméra.

Pour revenir à votre vrai arrière-plan, choisissez Désactiver.

Quels arrière-plans sont disponibles ?

Sphere Visio propose trois familles d'arrière-plans virtuels :

Quand un arrière-plan est appliqué, un indicateur « Arrière-plan actif » le signale.

L'arrière-plan virtuel ne s'applique pas — pourquoi ?

L'arrière-plan virtuel n'est pas disponible sur tous les navigateurs. Si votre navigateur ne le prend pas en charge, un message « Arrière-plan virtuel non supporté sur ce navigateur » s'affiche et l'option est désactivée. Dans ce cas :

  1. Utilisez un navigateur récent (Chrome ou Edge à jour).
  2. Réessayez depuis l'écran de préparation avant de rejoindre.
  3. En dernier recours, tenez la réunion sans arrière-plan virtuel : cela n'empêche pas de participer normalement.

Sphere Visio — enregistrement, sous-titres et transcription

Comment garder une trace d'une réunion vidéo : l'enregistrer, afficher les sous-titres en direct et retrouver la transcription et le compte-rendu ensuite.

Comment enregistrer une réunion ?

L'organisateur de la réunion peut lancer l'enregistrement depuis la barre de contrôles, puis l'arrêter quand il le souhaite.

  1. Cliquez sur Enregistrer : un message confirme « Enregistrement démarré » et un indicateur « Enregistrement en cours » s'affiche.
  2. Cliquez de nouveau pour arrêter : « Enregistrement arrêté ».
  3. Une fois la réunion terminée, l'enregistrement est disponible dans l'historique de la réunion : on peut le lire directement dans un lecteur vidéo (play/pause, avance, volume, vitesse, plein écran) ou le télécharger.

💡 L'enregistrement est réservé à l'organisateur. S'il n'est pas disponible, c'est qu'il n'a pas été activé pour la réunion ou que le service n'est pas prêt (un message l'indique).

Comment activer les sous-titres en direct ?

Pendant la réunion, activez les Sous-titres depuis la barre de contrôles (menu Sous-titres & IA) : les paroles sont transcrites en temps réel à l'écran, sous forme d'incrustation. Cliquez de nouveau pour Désactiver les sous-titres.

Où retrouver la transcription après la réunion ?

Pendant la réunion, un panneau Transcription affiche au fil de l'eau le texte de ce qui est dit, avec le nom de chaque intervenant. Après la réunion, la transcription complète reste consultable et peut être exportée (fichier texte). Un bouton Retour au dernier message permet de revenir en bas du fil pendant la réunion.

Qu'est-ce que le Résumé IA d'une réunion ?

Sphere Visio peut proposer un Résumé IA de la réunion, dans le menu Sous-titres & IA. Il s'appuie sur ce qui a été dit pour produire une synthèse. Sa disponibilité dépend de la configuration de votre organisation.

Où retrouver les réunions passées et leur compte-rendu ?

Après une réunion, un compte-rendu visio rassemble les informations de la réunion terminée :

Vous accédez à ces informations depuis l'historique des réunions vidéo (onglet Passées de Sphere Visio, voir Sphere Visio — retrouver, rechercher et trier ses visios, ou depuis le module Activités). Une réunion terminée ou annulée s'ouvre en lecture seule : son détail n'est plus modifiable.

Comment lire le tableau des réunions vidéo passées ?

Dans Sphere Visio, l'onglet Passées présente vos réunions terminées sous forme de tableau. Chaque ligne récapitule une réunion avec ces colonnes :

Un bouton Transcription, clairement nommé, permet d'ouvrir directement le texte de ce qui a été dit pendant la réunion. Un bouton Statistiques (ou Stats) donne accès aux temps de présence de chaque participant.

Sphere Visio — retrouver, rechercher et trier ses visios

Comment naviguer dans la liste de vos réunions vidéo : la page Sphere Visio, la recherche, le tri, les statistiques et le bouton pour copier un lien. Pour créer ou rejoindre une réunion, voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente.

Où retrouver la liste de mes réunions vidéo ?

Dans Sphère, la page Sphere Visio rassemble toutes vos réunions vidéo au même endroit, avec le sous-titre « Démarrez ou planifiez une visioconférence ». La liste est organisée en deux volets :

Si vous n'avez encore aucune réunion, un message « Aucune visioconférence pour le moment » vous invite à en démarrer une ou à en planifier une.

Comment rechercher une visio dans la liste ?

Dans la page Sphere Visio, une barre de recherche (« Rechercher une visio… ») vous permet de retrouver rapidement une réunion parmi beaucoup d'autres :

  1. Cliquez dans le champ de recherche, en haut de la liste.
  2. Tapez quelques mots du titre de la réunion (ou le nom d'un participant).
  3. La liste se filtre au fur et à mesure de votre saisie.

Si aucune réunion ne correspond, un message « Aucune visioconférence ne correspond au filtre sélectionné » s'affiche : effacez votre recherche pour revoir toute la liste.

Comment trier la liste des visios ?

Dans la page Sphere Visio, un menu Trier vous laisse choisir l'ordre d'affichage des réunions :

Le tri se combine avec la recherche : vous pouvez d'abord filtrer, puis ordonner le résultat.

Où voir les statistiques de mes visios ?

Dans la page Sphere Visio, des cartes de statistiques résument votre activité de visioconférence. Elles sont affichées en tête de la liste, au-dessus de la barre de recherche, pour être visibles d'un coup d'œil dès l'ouverture de la page. Pour les statistiques détaillées d'une réunion précise (temps de présence de chaque participant), ouvrez son compte-rendu depuis l'onglet Passées (voir Sphere Visio — enregistrement, sous-titres et transcription).

Comment copier le lien d'une visio en un clic ?

Dans la liste des réunions vidéo, chaque visio dispose d'un bouton « Copier le lien » directement accessible, sans avoir à ouvrir la réunion :

  1. Repérez la réunion voulue dans la liste.
  2. Cliquez sur Copier le lien.
  3. Un message « Lien copié » confirme que le lien est dans votre presse-papiers ; collez-le dans un message, un e-mail ou un agenda pour le partager.

💡 C'est le moyen le plus rapide de renvoyer le lien d'accès à quelqu'un. Vous pouvez aussi partager le lien depuis l'entrée Inviter à l'intérieur de la réunion (voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente).

Qui voit l'espace de travail ou l'organisation d'origine d'une visio ?

En temps normal, la liste des réunions vidéo ne montre pas l'origine d'une visio (l'espace de travail ou l'organisation dans lequel elle a été créée) : cette information n'a pas d'intérêt pour l'usage courant. Elle n'apparaît que pour les administrateurs en mode supervision, qui ont besoin de suivre l'ensemble des réunions. Si vous êtes un utilisateur ordinaire, vous ne voyez que vos propres réunions, sans ce détail.

Sphere Visio — modération et rôles

Qui dirige une réunion vidéo et quelles actions lui sont réservées. Pour créer la réunion et gérer la salle d'attente, voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente.

Qui modère la réunion et comment reconnaître les rôles ?

Une réunion a un organisateur et peut avoir des modérateurs. Les modérateurs aident à animer : ils gèrent la salle d'attente (admettre / refuser), peuvent couper les micros et encadrer les participants.

Comment désigner ou retirer un modérateur ?

Sur la vignette du participant concerné, ouvrez les Actions participant :

  1. Choisissez Promouvoir modérateur pour lui donner le rôle.
  2. Choisissez Retirer le rôle de modérateur pour le lui enlever.

Un message confirme le changement (« {nom} est maintenant modérateur » ou « {nom} n'est plus modérateur »). Rappel : un invité externe ne peut pas devenir modérateur.

Comment admettre ou refuser les personnes en salle d'attente ?

Quand la salle d'attente est active, l'organisateur et les modérateurs voient qui attend et décident de l'entrée :

  1. Ouvrez le panneau Salle d'attente.
  2. Cliquez sur Admettre ou Refuser pour chaque personne.
  3. Utilisez Tout admettre pour faire entrer tout le monde d'un coup.
  4. Activez Admettre auto. les membres connectés pour ne plus valider un à un les collègues identifiés.

Voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente pour le détail de la salle d'attente côté invité.

Comment couper le micro d'un participant (ou de tout le monde) ?

Comment faire quitter un participant ?

Sur la vignette de la personne, ouvrez les Actions participant et choisissez Faire quitter la réunion : le participant est retiré de la réunion (un message confirme « {nom} a été retiré de la réunion »). Cette action est réservée à l'organisateur et aux modérateurs.

Comment mettre fin à la réunion pour tout le monde ?

L'organisateur peut clôturer la réunion pour l'ensemble des participants : cliquez sur Quitter, puis choisissez Mettre fin pour tous. Tous les participants sont déconnectés et la visio est clôturée (les autres voient « L'organisateur a mis fin à la réunion »). Pour partir sans clôturer, choisissez Quitter seul : la réunion continue pour les autres.

Sphere Visio — pendant la réunion

Une fois dans la salle : gérer son micro et sa caméra, partager son écran, réagir et organiser l'affichage. Pour la modération, voir Sphere Visio — modération et rôles ; pour les outils d'animation, voir Sphere Visio — animer une réunion.

Comment couper ou activer mon micro et ma caméra ?

Dans la barre de contrôles en bas de la réunion :

  1. Cliquez sur l'icône micro pour Couper le micro ou le réactiver.
  2. Cliquez sur l'icône caméra pour Couper la caméra ou la réactiver.
  3. Ouvrez les Périphériques (Paramètres audio/vidéo) pour changer de caméra, micro ou haut-parleur en cours de réunion.

Le panneau de réglages micro/caméra reste ouvert pendant que vous choisissez vos appareils : il ne se referme plus tout seul par erreur au moindre clic. Prenez le temps de tester votre matériel avant de refermer le panneau vous-même.

💡 Si vous parlez alors que votre micro est coupé, un rappel « Votre micro est coupé » vous propose un bouton Activer le micro.

💡 Les actions les plus utiles sont accessibles en un clic depuis la barre de contrôles : lancer l'enregistrement (réservé à l'organisateur, voir Sphere Visio — enregistrement, sous-titres et transcription) et Couper tous les micros (réservé à l'organisateur et aux modérateurs, voir Sphere Visio — modération et rôles).

Comment partager mon écran pendant la réunion ?

Cliquez sur Partager l'écran dans la barre de contrôles, puis choisissez l'écran ou la fenêtre à montrer. L'affichage bascule automatiquement en disposition Latéral pour mettre le partage en avant. Le nom de la personne qui partage s'affiche (« Partage d'écran »). Cliquez de nouveau pour arrêter le partage.

💡 Le partage d'écran doit être autorisé pour la réunion (option définie à la création). Si le bouton est absent, demandez à l'organisateur de l'activer.

Comment changer la disposition des participants à l'écran ?

Vous choisissez comment les participants s'affichent :

Vous pouvez aussi Épingler un participant pour garder son image à l'écran ; une pastille Épinglé l'indique.

Comment envoyer une réaction ou lever la main ?

Comment discuter par écrit pendant la réunion ?

Ouvrez le Chat depuis la barre de contrôles pour envoyer des messages écrits aux participants. Vous pouvez exporter la discussion au format texte (.txt).

💡 Les messages du chat sont visibles pendant l'appel mais ne sont pas conservés dans l'historique après la réunion (un avis « Message non sauvegardé » vous le rappelle).

Peut-on prendre des notes en commun pendant la réunion ?

Oui, si une note de réunion est associée à la visio. Ouvrez Notes de la réunion depuis la barre de contrôles (ou Voir les notes avant de rejoindre) pour une prise de notes collaborative, en direct, à plusieurs.

Comment faire lire un message à voix haute ?

L'outil Lire à voix haute vous permet de saisir un message qui sera lu par une voix de synthèse aux autres participants — utile si vous ne pouvez pas parler. Les personnes concernées portent une pastille Voix synthétique. Cette option dépend de la configuration de votre organisation ; si elle n'est pas disponible, un message l'indique.

Comment réduire la visio ou l'ouvrir dans une fenêtre séparée ?

Vous pouvez continuer à travailler ailleurs dans Sphère pendant la réunion :

💡 Détacher la visio dans une fenêtre séparée peut arrêter votre partage d'écran (limitation du navigateur). Cette option est prise en charge sur les navigateurs récents (Chrome, Edge).

Comment quitter la réunion ?

Cliquez sur Quitter. Un choix vous est proposé :

La durée de la réunion s'affiche pendant l'appel. Voir aussi Sphere Visio — modération et rôles pour les actions réservées à l'organisateur et aux modérateurs.

Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente

Comment organiser une réunion en visioconférence, y convier des personnes et gérer leur entrée. Pour ce qui se passe une fois dans la salle (partage, réactions, outils), voir Sphere Visio — pendant la réunion.

Comment créer une réunion vidéo ?

  1. Dans le module Activités, créez une nouvelle activité de type Réunion vidéo (visio).
  2. Donnez un titre, une date et une heure de début.
  3. Ajoutez les personnes à convier (voir plus bas) et, si besoin, un ordre du jour.
  4. Validez : un lien de visioconférence est généré et une salle est automatiquement associée à la réunion.

Au moment voulu, ouvrez la réunion et cliquez sur Rejoindre pour entrer dans la salle. Un rappel automatique vous prévient avant le début (voir Échéances, rappels et activités en retard).

💡 À la création, quelques options de configuration sont disponibles : mot de passe (optionnel), nombre de participants max, salle d'attente, autorisation du partage d'écran, activation de l'enregistrement et du chat.

Comment démarrer une visio instantanée et inviter tout de suite ?

Dans Sphere Visio, vous n'êtes pas obligé de planifier une réunion à l'avance : vous pouvez en démarrer une immédiatement.

  1. Choisissez Démarrer une visio instantanée (ou Démarrer maintenant / Lancer maintenant) au lieu de planifier.
  2. La réunion s'ouvre aussitôt et une carte d'invitation rapide apparaît, avec le message « Votre visioconférence est prête ».
  3. Depuis cette carte, cliquez sur Ajouter des participants pour inviter des membres ou des personnes externes, ou sur Copier le lien d'invitation pour envoyer le lien vous-même.
  4. Quand vous avez fini d'inviter, cliquez sur Fermer : la carte disparaît et la réunion continue.

💡 La carte d'invitation rapide vous évite d'aller chercher le menu d'invitation juste après avoir créé une visio à la volée. Vous pouvez toujours réinviter des personnes plus tard via l'entrée Inviter (voir plus bas).

Comment régler ma caméra et mon micro avant d'entrer ?

Avant de rejoindre, un écran de préparation (aperçu) vous permet de vérifier votre matériel :

  1. Choisissez votre caméra, votre micro et votre haut-parleur.
  2. Vérifiez l'aperçu de votre image et le niveau de votre micro.
  3. Choisissez un arrière-plan si vous le souhaitez (voir Sphere Visio — arrière-plans virtuels).
  4. Cliquez sur Rejoindre la visio.

Vous pouvez rejoindre micro ou caméra coupés, puis les activer une fois dans la réunion. Si l'accès à la caméra ou au micro est refusé, un message vous invite à l'autoriser dans les réglages de votre navigateur.

Que se passe-t-il si je rejoins une réunion vidéo en avance ?

Dans une réunion vidéo Sphère, si vous ouvrez une réunion planifiée avant son heure de début, vous arrivez dans une salle de préparation. Un bandeau vous indique que la réunion n'a pas encore commencé :

Vous n'avez rien à faire : profitez-en pour choisir votre caméra, votre micro et votre arrière-plan. Vous rejoignez la conférence dès qu'elle démarre à l'heure prévue. Si vous cliquez sur Rejoindre trop tôt, un message rappelle que la visioconférence n'est pas encore ouverte et indique à partir de quand vous pourrez entrer.

Comment inviter des participants, y compris des personnes externes ?

Une seule entrée « Inviter » regroupe toutes les façons de convier des personnes : partager un lien, inviter par vidéo ou appeler un numéro. Tout participant membre de la réunion peut inviter (pas seulement l'organisateur).

  1. Ouvrez Inviter (dès le formulaire de création ou pendant la réunion).
  2. Par vidéo : ajoutez des membres de votre espace de travail (ils reçoivent une notification) ou des invités externes par e-mail (ils reçoivent un lien).
  3. Pour chaque personne, choisissez son rôle : Modérateur ou Membre.
  4. Vous pouvez aussi partager le lien d'invitation directement (bouton Copier).

Un récapitulatif « Déjà invités » distingue les personnes selon leur statut — Invité, A rejoint, Accepté, Refusé, Peut-être — pour éviter les doublons. Un bouton permet de renvoyer l'invitation (rappel) à une personne.

Comment rejoindre une visio en invité, sans compte ?

Une personne externe qui reçoit un lien d'invitation n'a pas besoin de compte Sphère :

  1. Elle ouvre le lien dans son navigateur.
  2. Elle saisit son nom (qui s'affichera pour les autres participants) et règle sa caméra et son micro.
  3. Elle demande à rejoindre ; elle est admise selon les règles de la salle d'attente (voir ci-dessous).

Si l'on ouvre le lien d'une visio déjà terminée ou annulée, un message « Visio terminée ou annulée » s'affiche au lieu d'une erreur, et l'accès à la salle n'est plus possible.

Comment fonctionne la salle d'attente ?

Quand la salle d'attente est activée, les personnes qui arrivent patientent jusqu'à ce qu'un responsable les laisse entrer. L'organisateur et les modérateurs gèrent la salle d'attente :

Côté invité, un message « En attente d'approbation de l'organisateur… » s'affiche ; il rejoint automatiquement la conférence une fois approuvé. Pendant qu'il patiente, il peut déjà régler son micro et sa caméra.

Comment savoir qu'une visio est en cours ?

Quand une visioconférence à laquelle vous êtes convié démarre et que vous ne l'avez pas encore rejointe, un anneau vert signale la réunion en temps réel, avec la mention « Visio en cours ». C'est le signal qu'une réunion vous attend : ouvrez-la et cliquez sur Rejoindre.

Peut-on inviter ou rejoindre par téléphone ?

Selon la configuration de votre organisation, l'entrée « Inviter » propose un onglet Par téléphone : le participant est appelé sur un numéro externe (ou une extension interne) et rejoint la conférence par téléphone. À l'inverse, une visio peut proposer un numéro d'accès pour rejoindre en audio ; si aucun numéro n'est disponible, un message l'indique. Renseignez-vous auprès de votre administrateur si vous avez besoin de cette option.

Sphere Visio — Questions fréquentes

Puis-je faire une réunion en visio directement dans Sphère ?

Oui. Créez une activité de type Réunion vidéo (visio) : une salle de visioconférence y est associée et un lien est généré. Vous pouvez partager votre écran, enregistrer, activer les sous-titres et inviter des personnes externes par lien. Voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente.

Comment rejoindre une visio quand je n'ai pas de compte ?

Ouvrez le lien d'invitation reçu, saisissez votre nom, réglez votre caméra et votre micro, puis demandez à rejoindre. Vous entrez en invité, sans compte, éventuellement après un passage par la salle d'attente. Voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente.

Qui peut enregistrer la réunion ?

L'enregistrement est réservé à l'organisateur. Une fois la réunion terminée, l'enregistrement apparaît dans son historique, où il peut être lu ou téléchargé. Voir Sphere Visio — enregistrement, sous-titres et transcription.

Puis-je avoir les sous-titres et le texte de la réunion ?

Oui. Activez les sous-titres en direct pendant la réunion, et retrouvez la transcription complète (avec export texte) ensuite. Un Résumé IA peut aussi être disponible selon votre organisation. Voir Sphere Visio — enregistrement, sous-titres et transcription.

Comment inviter des personnes pendant que la réunion a déjà commencé ?

Ouvrez Inviter dans la réunion : ajoutez des membres (ils reçoivent une notification), des invités externes par e-mail, ou partagez le lien d'invitation. Vous choisissez le rôle de chacun (Modérateur ou Membre). Tout participant membre peut inviter. Voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente.

Comment masquer ce qu'il y a derrière moi ?

Choisissez un arrière-plan virtuel : flou (trois intensités), image de décor ou dégradé. Réglable avant de rejoindre ou pendant la réunion. Voir Sphere Visio — arrière-plans virtuels.

Puis-je continuer à travailler dans Sphère pendant la réunion ?

Oui. Réduisez la visio dans la page (petite fenêtre flottante) ou ouvrez-la dans une fenêtre séparée : la réunion continue pendant que vous naviguez ailleurs. Voir Sphere Visio — pendant la réunion.

Comment faire voter les participants ou recueillir leurs questions ?

Utilisez les sondages (question + options, choix unique ou multiple, mode anonyme) et l'outil Questions & Réponses (les participants posent et votent pour les questions). Voir Sphere Visio — animer une réunion.

Peut-on rejoindre par téléphone ?

Selon la configuration de votre organisation, l'entrée « Inviter » propose d'appeler un participant par téléphone, et une visio peut proposer un numéro d'accès pour rejoindre en audio. Renseignez-vous auprès de votre administrateur. Voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente.

Peut-on protéger une réunion par mot de passe ?

Oui. À la création de la réunion vidéo, un mot de passe (optionnel) peut être défini, en plus de la salle d'attente et d'un nombre de participants max. Voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente.

Où retrouver toutes mes réunions vidéo ?

La page Sphere Visio liste toutes vos réunions, en cours et passées. Vous pouvez y rechercher une visio (barre « Rechercher une visio… »), trier la liste (plus récentes, titre A→Z, plus de participants…) et consulter des statistiques en tête de page. Voir Sphere Visio — retrouver, rechercher et trier ses visios.

Comment démarrer une réunion vidéo tout de suite, sans planifier ?

Choisissez Démarrer une visio instantanée (ou Démarrer maintenant) : la réunion s'ouvre aussitôt et une carte d'invitation rapide (« Votre visioconférence est prête ») vous propose d'ajouter des participants ou de copier le lien d'invitation. Voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente.

Que se passe-t-il si j'ouvre une réunion avant l'heure ?

Vous arrivez dans une salle de préparation : un bandeau indique « La réunion n'a pas encore commencé » avec l'heure de début prévue, et vous pouvez déjà régler votre micro, votre caméra et votre arrière-plan en attendant. Vous rejoignez la conférence dès qu'elle démarre. Voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente.

Comment copier rapidement le lien d'une visio ?

Depuis la liste des réunions, chaque visio a un bouton « Copier le lien » accessible en un clic, sans ouvrir la réunion. Un message « Lien copié » confirme, puis vous collez le lien où vous voulez. Voir Sphere Visio — retrouver, rechercher et trier ses visios.

La visio est-elle accessible sur mobile ?

Oui. Les réunions vidéo sont accessibles depuis l'application mobile comme depuis la version web.

Que se passe-t-il si j'ouvre le lien d'une réunion déjà terminée ?

Un message « Visio terminée ou annulée » s'affiche et l'accès à la salle n'est plus possible ; vous êtes redirigé vers le détail de l'activité. Voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente.

Sphere Visio — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Je n'arrive pas à rejoindre une réunion vidéo

  1. Vérifiez votre connexion Internet et rechargez la page avant de recliquer sur Rejoindre.
  2. Autorisez l'accès à la caméra et au micro dans votre navigateur (icône dans la barre d'adresse).
  3. Si vous êtes invité externe, vérifiez que votre lien d'invitation n'a pas expiré et que l'organisateur vous a bien admis depuis la salle d'attente.
  4. Si la réunion n'a pas encore commencé, un message indique qu'elle n'est pas encore ouverte : revenez à l'heure de début.

On ne me voit pas ou on ne m'entend pas en réunion

  1. Vérifiez que votre caméra et votre micro ne sont pas coupés dans la barre de contrôles.
  2. Ouvrez les Périphériques (paramètres audio/vidéo) et sélectionnez le bon appareil (caméra, micro, haut-parleur).
  3. Vérifiez qu'aucune autre application n'utilise déjà votre caméra ou votre micro, puis rechargez la page.
  4. Si un rappel « Votre micro est coupé » apparaît quand vous parlez, cliquez sur Activer le micro.

Je ne peux pas enregistrer la réunion

L'enregistrement est réservé à l'organisateur. Si vous n'êtes pas l'organisateur, demandez-lui de le lancer. S'il est indisponible même pour l'organisateur, c'est qu'il n'a pas été activé pour la réunion ou que le service n'est pas prêt (un message l'indique). Une fois la réunion terminée, l'enregistrement apparaît dans son historique, où il peut être lu ou téléchargé.

L'arrière-plan virtuel ne s'applique pas

L'arrière-plan virtuel n'est pas pris en charge par tous les navigateurs. Si le message « Arrière-plan virtuel non supporté sur ce navigateur » s'affiche, utilisez un navigateur récent (Chrome ou Edge à jour) et réessayez depuis l'écran de préparation. Voir Sphere Visio — arrière-plans virtuels.

Le bouton de partage d'écran est absent ou ne marche pas

  1. Le partage d'écran doit être autorisé pour la réunion (option définie à la création) : demandez à l'organisateur de l'activer.
  2. Autorisez le partage d'écran dans votre navigateur quand il le demande.
  3. Notez qu'ouvrir la visio dans une fenêtre séparée peut arrêter votre partage d'écran (limitation du navigateur). Voir Sphere Visio — pendant la réunion.

Impossible de rejoindre : « Limite de participants atteinte »

La réunion a atteint le nombre maximum de participants (ou de salles) autorisé pour votre organisation. Attendez qu'une personne se déconnecte, ou contactez votre administrateur pour augmenter la limite.

« Vous êtes déjà dans cette visio dans un autre onglet »

Vous participez déjà à cette réunion dans un autre onglet du navigateur. Revenez-y pour continuer, plutôt que d'ouvrir une seconde fois la même visio.

Je vois la réunion mais je ne peux pas la modifier (« Lecture seule »)

Une visioconférence terminée ou annulée s'ouvre en lecture seule : son détail n'est plus modifiable. C'est normal. Pour les activités en général et les droits de modification, voir Activités — Dépannage.

La visio ne charge pas / reste figée

  1. Vérifiez votre connexion Internet.
  2. Rechargez la page.
  3. Si le problème persiste sur tous les modules de Sphère, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.