Réunions vidéo (Sphere Visio)

Sphere Visio est l'outil de réunion vidéo intégré à Sphère. Il permet de se voir, se parler, partager son écran et travailler à plusieurs en direct, au même endroit que vos conversations, vos appels et vos fichiers. Après la messagerie et les appels, c'est le troisième mode d'échange en temps réel de Sphère : là où le chat sert à écrire et l'appel à parler à deux, la visio réunit un groupe autour d'un écran partagé. Une réunion se lance depuis la page Sphere Visio ou depuis une activité de type Réunion vidéo (visio), mais tout ce qui se passe dans la salle — caméra, partage, modération, outils — relève de Sphere Visio.

Que peut-on faire avec Sphere Visio ?

• Planifier une réunion ou en démarrer une instantanée, en invitant des membres, des contacts, des organisations et des personnes externes, et en voyant qui est libre avant de fixer le créneau.
• Retrouver toutes ses visios en Liste, en Grille ou sur un Calendrier, avec recherche, tri, filtres et statistiques.
• Rejoindre depuis le navigateur, avec ou sans compte, ou par téléphone.
• Régler sa caméra, son micro et son haut-parleur avant et pendant la réunion, partager son écran, réagir, lever la main.
• Réduire la visio ou l'ouvrir dans une fenêtre séparée pour continuer à travailler ailleurs.
• Modérer : admettre ou refuser depuis la salle d'attente, couper les micros, désigner des modérateurs, exclure.
• Enregistrer, afficher les sous-titres en direct, retrouver la transcription, obtenir un compte rendu avec résumé automatique et actions à suivre convertibles en tâches.
• Prendre des notes à plusieurs et animer avec des sondages, des questions/réponses, un tableau blanc et des sous-groupes.
• Personnaliser son image et rester joignable malgré une connexion faible, grâce au mode bande passante réduite.

Une réunion vidéo réunit un groupe qui échange. Si vous cherchez à vous adresser à un large public qui regarde sans participer, c'est la Diffusion en direct qu'il vous faut, décrite dans son propre chapitre.

Où trouver Sphere Visio ?

Vous accédez à vos réunions de deux façons : depuis la page Sphere Visio, qui les rassemble toutes, et depuis le module Activités (type Réunion vidéo), où une visio peut être associée à une activité. Quand une réunion démarre, ouvrez-la et cliquez sur Rejoindre.

Une visioconférence en cours se repère aussi sans ouvrir la page : l'icône Visio du menu latéral s'allume en vert, et un bandeau nomme la réunion en haut de la page Visio. La gestion des tâches, des échéances et du suivi reste dans le module Activités, décrit dans le chapitre qui lui est consacré.

Sphere Visio — planifier une réunion

Comment créer une réunion pour plus tard, choisir ses participants et régler ses options avant qu'elle ne commence. Pour ce qui se passe au moment d'entrer dans la salle, voir Sphere Visio — rejoindre une réunion.

Comment planifier une visioconférence ?

Dans la page Sphere Visio, le bouton Nouvelle visio ouvre un menu à deux entrées : Démarrer une visio instantanée et Planifier une visio.

1. Cliquez sur Nouvelle visio, puis sur Planifier une visio.
2. Choisissez la carte Planifier (« Pour plus tard ») plutôt que Réunion instantanée.
3. Renseignez le Titre de la réunion, la Date et l'Heure. Le titre et l'horaire sont obligatoires ; l'horaire doit être dans le futur.
4. Ajoutez vos participants dans le champ Participants.
5. Ouvrez Options avancées pour régler l'admission, l'enregistrement ou une note.
6. Cliquez sur Planifier.

La réunion apparaît dans l'onglet À venir de la page Sphere Visio et sur la vue Calendrier. Les personnes conviées reçoivent une invitation et un rappel avant le début.

Le champ Participants accepte quatre origines, regroupées sous Ajouter depuis : Membres (vos collègues), Organisations et Contacts (des fiches du répertoire, décrit au chapitre Contacts) et E-mail (une personne extérieure). Tapez un nom, une société ou une adresse, et choisissez dans la liste ; les personnes retenues s'affichent sous Personnes ajoutées avec leur origine et leur rôle. Seules les fiches contact et organisation qui portent une adresse e-mail sont proposées, puisque c'est par e-mail qu'elles seront invitées.

💡 Cochez Modérateur en face d'un membre pour lui donner le droit d'ouvrir la réunion, d'admettre depuis la salle d'attente, d'exclure un participant et de déléguer la modération.

Comment savoir si les participants sont libres au créneau choisi ?

Sphère consulte les agendas de vos collègues et affiche un bandeau sous le champ horaire : Tous les participants sont disponibles, X participants ne sont pas disponibles avec le nom des personnes prises, ou Vérification des disponibilités… pendant l'analyse.

Sous le bandeau, Autres créneaux propose des horaires où tout le monde est libre : cliquez sur l'un d'eux pour déplacer la réunion. Si vous validez malgré un conflit, une fenêtre Ce créneau ne convient pas à tout le monde récapitule qui est pris et propose trois issues : Déplacer à …, Autres créneaux, ou Planifier quand même. Et si une disponibilité change pendant que vous remplissez le formulaire, un encart Nouveau depuis votre saisie vous le signale : rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas tranché.

Que veulent dire « Libre », « En congé » et « Indisponible » à côté d'un participant ?

Dans la liste de sélection, une pastille indique l'état de chaque personne avant même que vous validiez :

• Libre : son agenda est vide sur le créneau.
• Le motif de son indisponibilité (par exemple Réunion « Comité produit ») quand vous avez le droit de le voir.
• Occupé · détail non visible : la personne est prise, mais le contenu de son agenda ne vous est pas ouvert.
• En congé : la personne est absente.
• Indisponible : son compte ne lui permet pas de rejoindre — verrouillé, suspendu, désactivé, en attente de vérification, ou invitation pas encore acceptée. Le détail précise lequel, par exemple Compte suspendu — ne pourra pas rejoindre.

Les personnes « Indisponible » sont comptées à part de celles qui sont simplement occupées : un bandeau X participants ne pourront pas rejoindre les signale séparément.

Quelle plage horaire une visio planifiée occupe-t-elle ?

Le formulaire ne demande que la date et l'heure de début : il n'y a pas de champ « Fin ». La réunion réserve un créneau standard d'une heure dans les agendas, et c'est cette plage qui sert à repérer les conflits. Elle ne se ferme pas pour autant au bout d'une heure : elle dure aussi longtemps que les participants restent connectés, et sa durée réelle est celle affichée dans le compte rendu.

Que règlent les Options avancées ?

• Politique d'admission — Ouverte (toute personne ayant le lien entre directement), Salle d'attente pour les invités (les membres entrent directement, les invités extérieurs patientent) ou Salle d'attente pour tous. Le réglage se relit ensuite dans le détail de la réunion, sous Admission.
• Enregistrement automatique — l'enregistrement démarre seul à l'ouverture de la salle, sans que personne n'ait à y penser.
• Attacher une note (optionnel) — relie une note existante à la réunion. Elle sert à la prise de notes à plusieurs et c'est elle qui reçoit le résumé automatique produit ensuite.
• Statistiques de prise de parole — décide qui verra les temps de parole : Réglage de la sphère, Désactivé, Anonyme (durées sans aucun nom), Organisateur et modérateurs, ou Tous les participants. Une réunion peut être plus restrictive que le réglage de votre organisation, jamais plus large : une option trop ouverte apparaît grisée, avec la mention Indisponible.

À la création, vous disposez également d'un mot de passe (optionnel), d'un nombre de participants max, de l'autorisation du partage d'écran et de l'activation du chat.

💡 Aucun enregistrement audio ni contenu de conversation n'est conservé pour la mesure des temps de parole : uniquement des durées.

Comment modifier ou annuler une visioconférence planifiée ?

Ouvrez le menu Plus d'actions de la réunion, ou le bouton Modifier de son détail. Modifier ouvre la fenêtre Modifier la visio : changez le titre, la date, l'heure ou les participants, puis Enregistrer ; changer le créneau ne fait pas perdre les horaires déjà saisis. Annuler la visio demande confirmation et rappelle que les invités en seront informés et que l'action est irréversible.

Une réunion terminée ou annulée n'est plus modifiable : son détail s'ouvre en lecture seule et l'ajout de participants n'y est plus proposé. Tout reste consultable.

Sphere Visio — créer, inviter et démarrer

Une réunion se crée pour plus tard ou se lance à la volée, et s'ouvre à qui vous voulez.

Comment créer une réunion vidéo ?

1. Dans le module Activités, créez une activité de type Réunion vidéo (visio) — ou, depuis la page Sphere Visio, cliquez sur Nouvelle visio.
2. Donnez un titre, une date et une heure de début.
3. Ajoutez les personnes à convier et, si besoin, un ordre du jour.
4. Validez : un lien de visioconférence est généré et une salle est automatiquement associée à la réunion.

Au moment voulu, ouvrez la réunion et cliquez sur Rejoindre. Un rappel automatique vous prévient avant le début (voir Sphere Visio — rappels et notifications).

Comment démarrer une visio instantanée ?

Choisissez Démarrer une visio instantanée (ou Démarrer maintenant) au lieu de planifier : la réunion s'ouvre aussitôt et une carte d'invitation rapide apparaît, avec le message « Votre visioconférence est prête ». Depuis cette carte, Ajouter des participants invite des membres ou des personnes externes, et Copier le lien d'invitation vous laisse envoyer le lien vous-même. Fermer fait disparaître la carte, la réunion continue.

Comment inviter des participants, y compris des personnes externes ?

Une seule entrée « Inviter des participants » regroupe toutes les façons de convier quelqu'un. Tout participant membre peut inviter, pas seulement l'organisateur.

1. Ouvrez Inviter des participants, dès le formulaire de création ou pendant la réunion.
2. Par vidéo : ajoutez des membres de votre organisation (ils reçoivent une notification) ou des invités externes par e-mail (ils reçoivent un lien).
3. Pour chaque personne, choisissez son rôle : Modérateur ou Membre.
4. Par téléphone : appelez un numéro externe ou un poste interne (voir Sphere Visio — rejoindre et inviter par téléphone).
5. Vous pouvez aussi partager le lien d'invitation directement, avec le bouton Copier.

Comment savoir qui a déjà été invité ou a déjà répondu ?

Une section Déjà invités évite les doublons. Un champ Rechercher un invité… filtre la liste, et chaque personne porte un badge : Invité (l'invitation est partie, sans réponse), A rejoint (elle est déjà dans la réunion), ou sa réponse — Accepté, Refusé, Peut-être. La recherche remonte aussi les personnes déjà invitées ou déjà connectées, avec leur badge : vous voyez immédiatement qu'il est inutile de les réinviter.

Un bouton Renvoyer l'invitation (rappel) relance une personne, puis indique Disponible dans X s avant de pouvoir être réutilisé.

Sphere Visio — rejoindre une réunion

Ce qui se passe entre le moment où vous cliquez sur Rejoindre et celui où vous êtes réellement dans la salle.

Comment régler ma caméra et mon micro avant d'entrer ?

Un écran de préparation intitulé Prêt à rejoindre ? vous propose de vérifier votre matériel :

1. Choisissez votre caméra, votre micro et votre haut-parleur ; chaque appareil n'est listé qu'une seule fois dans les menus.
2. Vérifiez l'Aperçu en direct de votre image et le Niveau du microphone, qui bouge quand vous parlez.
3. Cliquez sur Tester le haut-parleur pour entendre un son de test.
4. Choisissez un arrière-plan, ou ouvrez Apparence & effets (voir Sphere Visio — arrière-plans et apparence).
5. Réglez Ouvrir la visio en si vous voulez entrer en plein écran ou en fenêtre réduite — c'est modifiable à tout moment pendant l'appel.
6. Cliquez sur Rejoindre la visio.

L'écran indique aussi le nom de la salle, depuis combien de temps la réunion est démarrée et combien de participants sont déjà présents. Vous pouvez rejoindre micro ou caméra coupés, puis les activer une fois dans la réunion. Si l'accès est refusé, le message Accès à la caméra et au micro bloqué explique la marche à suivre : cliquez sur l'icône de permissions dans la barre d'adresse, autorisez la caméra et le microphone, puis Réessayer.

Que se passe-t-il si je rejoins une réunion vidéo en avance ?

Vous arrivez dans une salle de préparation. Un bandeau affiche « La réunion n'a pas encore commencé », avec la mention « Début prévu à … », et vous invite à préparer votre audio et votre vidéo en attendant.

Avant l'heure de début, seuls l'organisateur et les modérateurs peuvent entrer. Les autres voient l'heure d'ouverture de la salle : « La salle ouvre à 14:30. L'organisateur et les modérateurs peuvent entrer avant. » À partir de l'heure prévue, tout le monde peut rejoindre. Ce n'est donc ni une erreur ni un droit qui vous manque : c'est simplement trop tôt.

Comment fonctionne la salle d'attente ?

Quand la politique d'admission l'impose, les personnes qui arrivent patientent jusqu'à ce qu'un responsable les laisse entrer. L'organisateur et les modérateurs voient qui attend et depuis combien de temps, et peuvent Admettre ou Refuser chaque personne. Tout admettre fait entrer tout le monde d'un coup, et Admettre auto. les membres connectés évite de valider un à un les collègues déjà identifiés.

Côté personne qui attend, un message « En attente d'approbation de l'organisateur… » s'affiche ; elle rejoint automatiquement la conférence une fois approuvée.

Mon micro et ma caméra sont-ils actifs pendant que j'attends ?

Non. Votre micro et votre caméra ne sont pas activés avant votre admission : tant que vous patientez, rien n'est capté ni transmis. Vous pouvez néanmoins choisir vos appareils et régler votre aperçu ; ils ne s'activent qu'au moment où vous entrez dans la salle.

Comment ne pas rater quelqu'un qui attend d'entrer ?

Trois signaux vous alertent : un carillon distinct de celui d'une arrivée, réglable dans Paramètres › Sons ; une notification — « {Nom} demande à rejoindre » ; et une pastille sur le bouton Participants indiquant le nombre de personnes en attente. Si vous fermez la carte de la salle d'attente, cliquez sur ce compteur pour la rouvrir. Une demande qui traîne est relancée au bout de dix minutes, et chaque personne en attente porte alors la mention Sans réponse depuis X min.

Comment savoir qu'une visio est en cours ?

Trois signaux : l'icône Visio du menu latéral s'allume en vert et s'éteint dès que vous rejoignez ; un bandeau en haut de la page Sphere Visio nomme la réunion, avec les participants réellement présents, la durée écoulée et un bouton Rejoindre ; et dans la liste, un anneau vert avec la mention Visio en cours.

Si vous ouvrez le lien d'une réunion déjà terminée, un message « Visio terminée ou annulée » s'affiche au lieu d'une erreur, et vous êtes renvoyé vers le détail de l'activité.

Sphere Visio — rejoindre en invité extérieur

Ce que voit et fait une personne extérieure à l'organisation, invitée par un lien. Le parcours complet de l'invité dans Sphère, au-delà de la visio, est décrit dans le chapitre consacré au portail invité.

Faut-il un compte pour rejoindre en invité ?

Non. Un invité rejoint une réunion sans compte, depuis son navigateur, avec le seul lien reçu. La page d'accueil le rappelle : Pas de compte ? Aucun problème. Vous rejoignez en tant qu'invité. L'accès ne demande aucune installation et fonctionne sur les navigateurs courants.

Comment se déroule l'arrivée d'un invité ?

1. L'invité ouvre le lien d'invitation reçu par e-mail. Une page Bienvenue ! s'affiche, avec le titre de la réunion, son organisateur et la mention Lien valide.
2. Il saisit son Prénom et son Nom : c'est ce qui s'affichera aux autres participants.
3. Il vérifie son Aperçu en direct ; les boutons Micro, Caméra et Arrière-plan lui permettent de se préparer, et le repli Paramètres audio & vidéo donne accès au choix des appareils.
4. Il clique sur Rejoindre la visio.

Un encart Bon à savoir défile pendant la préparation : porter un casque pour éviter l'écho, placer la lumière face à soi, activer un arrière-plan virtuel, et se rappeler que tout reste modifiable une fois en réunion.

Un invité doit-il attendre avant d'entrer ?

Cela dépend de la politique d'admission. Quand la réunion est Ouverte, l'invité entre directement. Sinon, la page de préparation le prévient — Après avoir rejoint, vous serez en attente d'approbation de l'organisateur — puis il voit En attente d'admission et n'a rien d'autre à faire : dès l'approbation, il entre tout seul. Si l'organisateur refuse, le message est explicite.

Un collaborateur qui ouvre le lien d'une réunion à laquelle il n'est pas convié voit l'écran Demander à rejoindre : il envoie une demande, son identité de compte étant reprise telle quelle, puis patiente. Le refus a toujours sa raison — demande refusée (parfois avec un délai avant de réessayer), réunion pas encore démarrée, ou demandes d'accès désactivées dans l'organisation.

Le lien d'invitation ne fonctionne pas

Le message affiché indique la cause : invitation invalide ou expirée, réunion terminée, visioconférence pas encore démarrée (la page indique alors Commence dans …), ou demande non approuvée.

Chaque invité reçoit un lien personnel ; en recliquer un depuis Sphère en génère un nouveau, ce qui invalide l'ancien. Si un lien ne fonctionne plus, demandez-en un nouveau à l'organisateur.

Un invité peut-il rejoindre depuis un réseau d'entreprise restrictif ?

Oui. La connexion fonctionne aussi derrière un réseau contraint, où les connexions directes entre participants sont bloquées : la réunion emprunte alors un chemin de secours. En cas de blocage persistant, deux gestes avant d'appeler le support : essayer depuis une autre connexion (partage de connexion mobile) et vérifier que la caméra et le micro sont autorisés dans le navigateur.

Que peut faire un invité, et que retrouve-t-il ensuite ?

Une fois dans la salle, un invité participe normalement : caméra, micro, chat de la réunion, réactions, main levée, arrière-plan virtuel, et partage d'écran si la réunion l'autorise. Il apparaît aux autres avec le badge Invité. Une limite : un invité extérieur ne peut pas être promu modérateur.

S'il dispose d'un accès au portail invité, la page Visioconférences lui liste ses réunions en cours, à venir et passées, avec le statut de chaque ligne, l'organisateur, le nombre de participants et un bouton Rejoindre. Si le message Votre accès ne permet pas de rejoindre une visioconférence s'affiche, c'est que le droit n'a pas été ouvert : il faut le demander à la personne qui l'a invité.

Sphere Visio — rejoindre et inviter par téléphone

Une réunion peut se rejoindre en audio depuis un téléphone, et un participant peut être appelé pour l'y faire entrer. Ces deux possibilités dépendent de la configuration de votre organisation ; la téléphonie elle-même est décrite dans le chapitre sur les appels.

Comment rejoindre une visioconférence depuis un téléphone ?

Dans le détail de la réunion, l'encart Rejoindre par téléphone donne ce qu'il faut composer : le Code réunion, avec un bouton pour le copier ; la marche à suivre (Composez le {numéro} puis tapez : suivi du code) ; et le Poste interne. Si aucun numéro n'est disponible, le message Aucun numéro d'accès téléphonique pour cette visio s'affiche : la réunion ne se rejoint alors que depuis le navigateur.

⚠️ Lisez bien la mention sous le code : ce code interne fonctionne depuis un poste de votre organisation. Pour un accès depuis un téléphone externe, un numéro dédié doit être configuré par l'administrateur. Un invité extérieur ne pourra donc pas s'en servir depuis son mobile tant que ce numéro n'existe pas.

Comment faire entrer quelqu'un dans la réunion en l'appelant ?

Ouvrez Inviter des participants, puis l'onglet Par téléphone :

1. Choisissez Numéro externe ou Poste interne.
2. Saisissez le numéro, au clavier ou avec le pavé numérique affiché. Pour un numéro externe, le format international est conseillé (par exemple +33612345678) ; pour un poste interne, 3 à 5 chiffres.
3. Renseignez si vous le souhaitez un nom affiché ; sans nom, les participants verront le numéro.
4. Cliquez sur Inviter.

Le message Invitation envoyée — le téléphone va sonner, la personne rejoindra la visio en décrochant confirme le lancement. Vous pouvez aussi lancer cet appel depuis le détail de la réunion, par le menu Ajouter….

💡 Votre politique d'appel s'applique : si votre compte n'a pas le droit d'appeler des numéros externes, un message vous le dit. Demandez ce droit à votre administrateur.

Comment suivre l'appel et comprendre un échec ?

Une notification suit l'appel en direct et reste en haut du panneau : Appel lancé, Connexion…, Le téléphone sonne…, puis l'issue — Participant connecté, Ligne occupée, Aucune réponse, Appel refusé ou L'appel n'a pas pu aboutir. Le dernier état reste affiché quelques secondes, et la fermeture se met en pause tant que vous survolez la notification : vous avez le temps de lire.

Si la personne n'est jamais entrée dans la conférence, la ligne du participant en donne la raison au lieu de rester silencieuse : appel décroché sans que la personne rejoigne, téléphone qui n'a pas sonné, numéro injoignable, réseau téléphonique saturé, ou appel refusé par les droits d'appel de votre compte. Corrigez le numéro ou relancez l'appel depuis le panneau d'invitation.

Comment reconnaître les participants au téléphone ?

Une personne jointe par téléphone est identifiée comme Correspondant téléphone. Son numéro ou son poste s'affiche juste après son nom, dans la liste des participants comme dans la chronologie, avec le drapeau du pays ; un poste interne s'affiche sous la forme Poste 1003.

💡 Le temps de parole d'un participant au téléphone n'est pas mesurable : il apparaît comme Non mesuré et il est exclu des pourcentages.

Sphere Visio — pendant la réunion

Une fois dans la salle : gérer son micro et sa caméra, réagir et organiser l'affichage. Pour la modération, voir Sphere Visio — modération et rôles ; pour les outils d'animation, voir Sphere Visio — animer une réunion.

Comment couper ou activer mon micro et ma caméra ?

Dans la barre de contrôles, cliquez sur l'icône micro pour Couper le micro ou le réactiver, sur l'icône caméra pour Couper la caméra, et ouvrez les Périphériques (Paramètres audio/vidéo) pour changer d'appareil en cours de réunion.

Le panneau de réglages micro/caméra reste ouvert pendant que vous choisissez vos appareils : il ne se referme pas au moindre clic, prenez le temps de tester votre matériel. Quand la visioconférence est réduite, un chevron à côté des boutons micro et caméra ouvre directement le choix de l'appareil, sans repasser en plein écran.

💡 Si vous parlez alors que votre micro est coupé, un rappel « Votre micro est coupé » vous propose un bouton Activer le micro.

Comment couper le son de la réunion sans couper mon micro ?

Un bouton Couper le son de la réunion coupe l'audio que vous recevez : vous n'entendez plus les autres, mais votre micro n'est pas touché, vos périphériques ne changent pas et vous ne quittez pas la visioconférence. Un bandeau vous le rappelle tant que c'est actif, et Réactiver le son de la réunion rétablit l'écoute.

💡 C'est le geste à faire quand un collègue vous parle à côté : couper l'écoute, pas votre voix, sans perdre votre place dans la réunion.

Comment organiser l'affichage des participants ?

Quatre dispositions : Auto (elle s'adapte toute seule), Grille (tous les participants en vignettes, avec pages précédente et suivante s'il y a beaucoup de monde), Intervenant (la personne qui parle en grand) et Latéral (pendant un partage d'écran : le partage en grand, les participants sur le côté). En vue Intervenant, quelqu'un qui prend la parole alors qu'il n'est pas affiché y apparaît, à la place d'une vignette silencieuse.

Sur la vignette d'un participant, Épingler (pastille Épinglé) ou Mettre en avant (pastille À la une) garde son image à l'écran. La disposition reste celle que vous avez choisie : mettre quelqu'un en avant ne bascule pas l'écran en vue Intervenant contre votre gré, et la personne concernée garde la première place et la grande tuile, y compris en vue Grille.

Comment envoyer une réaction ou lever la main ?

Cliquez sur l'icône de réaction et choisissez un emoji : il s'affiche brièvement pour tout le monde. Lever la main demande la parole sans couper les autres ; une pastille Main levée apparaît sur votre vignette, et Baisser la main l'enlève.

Comment discuter par écrit pendant la réunion ?

Ouvrez le Chat depuis la barre de contrôles pour envoyer des messages écrits aux participants ; vous pouvez exporter la discussion au format texte. Quand un message arrive alors que le panneau est fermé, une notification propose Ouvrir le chat.

⚠️ Les messages du chat de la réunion sont visibles pendant l'appel mais ne sont pas conservés après : un avis « Message non sauvegardé » vous le rappelle. C'est une discussion éphémère, à ne pas confondre avec les salons de la messagerie décrits au chapitre Messagerie, où tout est conservé.

Comment faire lire un message à voix haute ?

L'outil Lire à voix haute vous permet de saisir un message qui sera lu par une voix de synthèse aux autres participants — utile si vous ne pouvez pas parler. Les personnes concernées portent une pastille Voix synthétique. Cette option dépend de la configuration de votre organisation.

Comment réduire la visio ou l'ouvrir dans une fenêtre séparée ?

Vous pouvez continuer à travailler ailleurs dans Sphère pendant la réunion :

• Réduire dans la page : la réunion devient une petite fenêtre flottante, avec les contrôles essentiels. Un bouton Revenir à la visio en cours vous y ramène.
• Choisir une taille : depuis l'en-tête, réduisez la visioconférence à 30 %, 50 % ou 75 % de l'écran en un clic.
• Ouvrir dans une fenêtre : la visio se détache dans une fenêtre système, séparée du navigateur.
• Plein écran : agrandit la réunion sur tout l'écran.

⚠️ Détacher la visio dans une fenêtre séparée peut arrêter votre partage d'écran (limitation du navigateur) ; un bouton Reprendre le partage permet de le relancer.

Quand la fenêtre est petite, le menu … de la barre de contrôles rend tout atteignable : le chat, la main levée, la disposition, les réactions, les sous-titres, l'enregistrement, l'invitation, les Paramètres et les panneaux (Notes, Sondages, Questions & réponses, Transcription, Tableau blanc). Ces panneaux occupent alors toute la hauteur disponible.

Comment quitter la réunion ?

Cliquez sur Quitter, puis choisissez Quitter seul (vous partez, la réunion continue) ou Mettre fin pour tous, réservé à l'organisateur. La durée de la réunion s'affiche pendant l'appel, à l'échelle qui convient : secondes, minutes, heures ou jours.

Sphere Visio — partager son écran

Comment montrer son écran, suivre ce que les autres voient et comprendre pourquoi l'image se dégrade.

Comment partager mon écran pendant une réunion ?

1. Dans la barre de contrôles, cliquez sur Partager l'écran.
2. Votre navigateur vous demande quoi montrer : tout l'écran, une fenêtre, ou un onglet.
3. Le message Démarrage du partage d'écran… s'affiche, puis votre partage apparaît en plein cadre pour tous les participants.
4. Pour arrêter, cliquez sur Arrêter le partage.

Pendant que vous partagez, la mention Vous présentez s'affiche, précisée selon le cas (tout votre écran, une fenêtre, un onglet). Les autres voient Partage de {votre nom}.

💡 Le partage d'écran doit être autorisé pour la réunion, option définie à la création. Si le bouton est absent, demandez à l'organisateur de l'activer.

Comment voir et régler ce que je partage ?

Votre propre partage reste visible dans une vignette d'aperçu, sans masquer les participants. Elle porte le badge Votre partage et propose Agrandir votre partage / Réduire — la taille choisie est retenue pour votre prochain partage —, Actualiser, Partager autre chose (change de source sans arrêter puis relancer) et Arrêter.

Votre partage s'ouvre en plein cadre pour les participants ; la flèche à côté du bouton Partager permet de le réduire pour rendre de la place aux vignettes, sans l'arrêter. Vous pouvez aussi choisir la disposition Latéral. Et quand un autre participant présente, le bouton propose Prendre la relève de {son nom} : votre partage remplace le sien.

Le partage d'écran ne démarre pas : que faire ?

Le message affiché dit lequel des cas s'applique : le partage a été refusé (vous avez annulé ou le navigateur bloque : recliquez et acceptez), il est bloqué par le système (autorisez l'enregistrement d'écran pour votre navigateur dans les réglages de l'ordinateur), aucune source d'écran n'est disponible sur cet appareil (utilisez un ordinateur), ou un incident passager s'est produit (recommencez).

Pourquoi mon partage est-il figé ou flou pour les autres ?

Quand votre débit d'envoi ne suit plus, un bandeau vous alerte : Votre connexion ralentit le partage — les autres voient une image figée ou floue. Fermez les téléchargements en cours ou rapprochez-vous du Wi-Fi. Une fois la situation rétablie, un second message le confirme — Connexion rétablie — qualité du partage restaurée — puis s'efface tout seul. Vous savez donc quand le problème est passé, sans avoir à demander aux autres.

Le partage s'adapte à la connexion par paliers, sans basculer d'un coup en basse définition. Il privilégie la netteté du texte à la fluidité, il est mis en mémoire tampon une demi-seconde chez le spectateur pour absorber les à-coups, et il est reçu en pleine définition même dans une petite fenêtre. En mode bande passante réduite, les partages d'écran restent visibles : seules les caméras sont allégées.

Si le support vous demande un relevé technique, ouvrez Paramètres › Réseau › Diagnostic et cliquez sur Copier le diagnostic technique, disponible pendant un partage. Le relevé est accompagné d'un résumé lisible de la cause probable, et rien n'est envoyé automatiquement : c'est vous qui le collez là où on vous le demande.

Sphere Visio — modération et rôles

Qui dirige une réunion et quelles actions lui sont réservées.

Qui modère la réunion et comment reconnaître les rôles ?

Une réunion a un organisateur et peut avoir des modérateurs. Les modérateurs ouvrent la réunion, gèrent la salle d'attente, peuvent couper les micros, exclure un participant et déléguer la modération.

Le rôle apparaît sur la vignette et dans la liste des participants : une pastille Organisateur ou Modérateur (une couronne) le signale, et ces badges sont les mêmes partout pour la même personne. Une personne extérieure porte le badge Invité. Seuls les membres de votre organisation peuvent être modérateurs : un invité externe ne peut pas être promu.

Comment désigner ou retirer un modérateur ?

Dès la création, cochez Modérateur en face du membre concerné dans le formulaire. Si la promotion échoue à ce moment-là, Sphère ne le passe pas sous silence : La visio a été créée, mais le modérateur désigné n'a pas pu être promu : il reste simple participant.

Pendant la réunion, ouvrez les Actions participant sur sa vignette et choisissez Promouvoir modérateur ou Retirer le rôle de modérateur. Un message confirme le changement, qui apparaît aussi dans la chronologie de la réunion.

Comment admettre ou refuser les personnes en salle d'attente ?

1. Ouvrez le panneau Salle d'attente.
2. Cliquez sur Admettre ou Refuser pour chaque personne.
3. Utilisez Tout admettre pour faire entrer tout le monde d'un coup.
4. Activez Admettre auto. les membres connectés pour ne plus valider un à un les collègues identifiés.

Un compteur annonce X personnes veulent rejoindre, et le temps d'attente de chacun est affiché. La même pastille apparaît sur le bouton Participants : si vous avez fermé la carte, cliquez sur ce compteur pour la rouvrir. Deux messages vous disent ce qui s'est passé : {Nom} a rejoint la conférence, ou {Nom} a été refusé.

Comment couper le micro d'un participant, ou l'exclure ?

• Pour une personne : sur sa vignette, ouvrez les Actions participant et choisissez Demander de couper le micro ou Demander de couper la caméra. La personne est prévenue : Votre micro a été coupé par {nom}.
• Pour tout le monde : Couper tous les micros. Chaque personne peut réactiver son propre micro ensuite.
• Pour faire quitter quelqu'un : Faire quitter la réunion. Une confirmation Exclure le participant demande « Voulez-vous exclure {nom} de la conférence ? », puis le message {nom} a été exclu confirme. La personne retirée reçoit un message explicite — Vous avez été retiré de la réunion — un organisateur ou un modérateur vous a retiré de cette réunion. Elle se poursuit sans vous — et l'exclusion apparaît dans la chronologie.

Ces actions sont réservées à l'organisateur et aux modérateurs.

Comment mettre fin à la réunion pour tout le monde ?

L'organisateur clique sur Quitter, puis choisit Mettre fin pour tous. Une confirmation rappelle que tous les participants seront déconnectés et que l'action est irréversible. Les autres voient L'organisateur a mis fin à la réunion.

💡 Si le statut de l'activité liée n'a pas pu être mis à jour au passage, un avertissement le dit et en donne la raison. La visioconférence, elle, est bien terminée : c'est la fiche liée qu'il faudra clore à la main, depuis le module Activités.

Sphere Visio — participants, présence et participation

Qui est convié, qui est réellement là, et ce que le détail de la réunion en dit ensuite.

Comment ajouter des participants à une réunion existante ?

Ouvrez le détail de la visioconférence, onglet Résumé, section Participants. Le menu Ajouter… liste explicitement cinq façons d'ajouter quelqu'un : Ajouter un membre, Ajouter un contact, Ajouter une organisation, Inviter par e-mail et Inviter par téléphone.

Le menu reste accessible même quand la liste des participants est encore vide : vous n'avez pas besoin d'avoir déjà ajouté quelqu'un pour inviter une organisation ou un invité par e-mail. Sur une réunion terminée ou annulée, l'ajout n'est plus proposé : le détail passe en lecture seule.

La section se navigue par onglets, chacun affichant son nombre — Membres, Organisations, Contacts, E-mail, Téléphone — avec un champ Rechercher un participant…, un filtre de présence (Tous, A rejoint, N'a jamais rejoint) et un compteur X sur Y affichés.

Comment savoir qui est en ligne, qui est parti et qui n'est jamais venu ?

Le détail indique l'état de chaque personne conviée, mis à jour en direct pendant que la réunion tourne : En ligne (elle est dans la salle), A rejoint (elle est venue, la réunion s'est terminée), A quitté et N'a jamais rejoint. L'organisateur figure toujours dans la liste et affiche lui aussi son état de présence.

Chaque ligne porte la photo de profil de la personne (ou ses initiales) et un badge de rôle : Organisateur, Modérateur, Invité ou Correspondant téléphone. Un compteur +X autres ouvre le reste de la liste.

Pendant la réunion, le décompte des participants est le même partout : sur le bouton Participants, en tête du panneau et dans le bandeau de participants. Quand la visioconférence est réduite, ce bandeau montre l'avatar et le prénom de chacun, au-dessus de la barre de contrôles.

À quoi sert l'onglet Participation ?

Il réunit en une seule page tout ce qui touche à la présence réelle :

• Présence réelle : combien de personnes Ont rejoint, combien sont Jamais venus, combien sont Encore en salle.
• Arrivées tardives et Départs anticipés, avec le nom des personnes concernées.
• Temps de parole : durée de parole de chacun, nombre de prises de parole, part du temps total, dernière intervention.
• Réponses à l'invitation : qui accepte, qui décline, qui répond peut-être, qui reste sans réponse.

Chaque section se replie d'un clic, et l'état choisi est conservé d'une visite à l'autre.

Une personne jointe par téléphone apparaît avec la mention Non mesuré : son temps de parole ne peut pas être calculé, et elle est sortie des pourcentages sans disparaître de la liste. D'autres mentions expliquent une absence de chiffres plutôt que d'afficher un tableau vide : Mesure non activée, Mesure en attente (le temps de parole n'est calculé qu'une fois la réunion terminée), Réunion pas encore démarrée ou Réunion annulée.

Comment lire la chronologie d'une réunion ?

L'onglet Chronologie liste dans l'ordre tout ce qui s'est passé : réunion créée et démarrée, arrivées et départs, enregistrement démarré et arrêté, admissions et refus, promotions et retraits de modérateur, réunion terminée. Le filtre Tout / Connexions / Actions / Réunion réduit la liste, le champ Rechercher un participant… ne garde que les événements liés à une personne, et Afficher les X événements plus anciens remonte plus loin.

Quand une réunion est en mode anonyme, les entrées deviennent Un participant a rejoint, Un invité a quitté : l'événement reste visible, l'identité non.

💡 Si le message Présence indisponible — la liste des participants n'a pas pu être chargée s'affiche, c'est un problème de chargement, pas une réunion à laquelle personne ne serait venu. Rechargez la page ; le reste du compte rendu reste consultable.

Sphere Visio — animer une réunion

Les outils pour faire participer tout le monde : sondages, questions/réponses, tableau blanc et sous-groupes.

Comment lancer un sondage en réunion ?

1. Ouvrez Sondages (menu des outils), puis Nouveau sondage.
2. Saisissez la question et les options (de 2 à 10).
3. Choisissez Choix unique ou Choix multiple, et éventuellement le mode anonyme.
4. Cliquez sur Lancer le sondage. Les participants votent et les résultats s'affichent en barres.
5. Cliquez sur Fermer le sondage pour arrêter le vote.

Les sondages sont listés par état : En cours et Terminés.

Comment fonctionnent les questions / réponses ?

L'outil Questions & Réponses permet aux participants de poser des questions et de faire remonter les plus utiles. Chacun peut poser une question, éventuellement de façon anonyme avec Poser anonymement. Les participants votent : les plus soutenues remontent. L'organisateur peut Marquer comme répondue ou rejeter une question ; elle porte ensuite la mention Répondue ou Rejetée.

Comment utiliser le tableau blanc et les sous-groupes ?

Le Tableau blanc, ouvert depuis la barre de contrôles, permet de dessiner et écrire à plusieurs, en direct, et d'exporter le résultat en image (PNG ou SVG).

Les Salles de sous-groupe divisent la réunion en petites salles séparées :

1. Ouvrez Salles de sous-groupe et choisissez le nombre de groupes ; vous pouvez pré-assigner des participants.
2. Cliquez sur Créer les groupes : chaque personne reçoit une invitation à rejoindre sa salle.
3. Pour terminer, cliquez sur Rappeler tout le monde — les participants voient L'hôte vous rappelle dans la salle principale — puis Fermer les groupes.

Comment savoir qu'il se passe quelque chose dans un panneau fermé ?

Vous n'avez pas besoin de garder tous les panneaux ouverts : une notification vous prévient, avec un bouton pour ouvrir directement le bon panneau — {Nom} a créé un sondage, {Nom} a posé une question, {Nom} partage le tableau blanc, {Nom} a envoyé un message, {Nom} écrit dans le compte rendu. Quand quelqu'un se met à rédiger le compte rendu, une pastille s'allume en plus sur le menu … des autres participants.

Sphere Visio — notes, compte rendu et résumé automatique

Ce que vous écrivez pendant la réunion et ce que Sphère produit ensuite. Les notes elles-mêmes, leur édition et leur organisation sont traitées au chapitre Notes ; ici, seul le lien avec la réunion nous occupe.

Comment prendre des notes à plusieurs pendant la réunion ?

Ouvrez Notes de la réunion depuis la barre de contrôles (ou le menu … si la fenêtre est réduite). Le panneau Notes s'ouvre directement sur le compte rendu de la réunion ; s'il n'y en a pas encore, il s'ouvre sur la note la plus récente. Le titre affiché en haut est aussi un sélecteur : cliquez dessus pour changer de note ou en créer une. Si aucune note n'existe, le panneau propose Créer le compte rendu.

Le panneau est collaboratif : plusieurs participants écrivent dans la même note, en direct. Un badge indique combien de personnes écrivent, et la mention Enregistré en continu rappelle que rien n'est à sauvegarder à la main.

C'est une fenêtre que vous manipulez comme telle : attrapez son en-tête pour la déplacer, tirez son bord pour la redimensionner, appuyez sur Échap pour la fermer. L'ouvrir ne ferme pas le panneau de discussion : les deux cohabitent.

Qui a accès au compte rendu créé depuis une réunion ?

Un compte rendu créé depuis la salle est partagé avec les participants dès sa création. Le panneau vous l'annonce avant même le clic, et chaque note indique ensuite qui y a accès : Partagée · X personnes, Privée (vous seul), ou Compte rendu pour celle qui recevra le résumé automatique.

Le détail de la visioconférence comporte un onglet Notes, y compris sur une réunion déjà terminée : vous y créez, rattachez ou détachez une note. Le badge Compte rendu principal signale celle qui reçoit le résumé ; seuls l'organisateur et les modérateurs peuvent la désigner.

💡 À la fin de la réunion, le message La réunion est terminée. Votre texte est enregistré. s'affiche : rien n'est perdu. Le bouton Continuer à écrire rouvre la note dans le module Notes.

Où trouver le compte rendu, et que contient-il ?

Il est accessible à quatre endroits : dans le détail de la visioconférence (onglet Compte-rendu, à côté de Résumé, Participation, Chronologie et Notes) ; dans le détail de l'activité liée, où un onglet Compte-rendu apparaît sur les activités de type réunion vidéo ayant une conférence terminée ; sur une page dédiée, ouverte par le bouton Voir le récap ; et dans la messagerie, sous forme d'une carte publiée dans la conversation liée.

Il est présenté en cartes distinctes : Résumé (la synthèse automatique), Actions (les actions à suivre repérées), Participants, Enregistrements, Chat et Transcription. En tête, trois chiffres résument la réunion : Durée, Pic de participants et nombre d'Actions.

Chaque section se replie d'un clic sur son en-tête, en gardant visible le nombre d'éléments qu'elle contient. Tout déplier et Tout replier agissent sur l'ensemble, et l'état que vous choisissez est mémorisé d'une visio à l'autre.

Qu'est-ce que le résumé automatique et les actions à suivre ?

Après la réunion, Sphère produit un Résumé automatique de ce qui s'est dit, et en extrait des Actions à suivre : les engagements et les tâches repérés dans la conversation. Chaque action affiche son intitulé et, s'il y en a une, son échéance.

1. Ouvrez le compte rendu, section Actions à suivre.
2. Repérez l'action à suivre.
3. Cliquez sur Créer la tâche ; le bouton passe à Création…, puis la mention Tâche créée s'affiche.
4. Cliquez sur Ouvrir la tâche pour la compléter : responsable, échéance, priorité.

Une action déjà convertie affiche Tâche déjà créée : pas de doublon possible. La tâche rejoint le module Activités, où elle se suit comme n'importe quelle autre. Pendant la réunion, le panneau Notes affiche déjà, en lecture, le résumé et les actions repérées : vous suivez la synthèse sans quitter la salle.

Si aucun résumé n'apparaît, lisez le message : Résumé automatique en cours… (patientez), Pas de résumé automatique — l'assistant IA n'est pas activé (la fonction n'est pas ouverte dans votre organisation ; les statistiques et les ressources restent disponibles), Aucune action identifiée (le résumé existe, rien n'en est ressorti à faire), ou Aucune transcription — sans texte, il n'y a pas de matière pour produire un résumé.

Comment retrouver et partager un récap ?

Quand une réunion se termine, une carte de récap est publiée dans la conversation liée : le titre et la mention Terminée, la durée, le nombre de participants et d'actions, un extrait du résumé, une action convertible en tâche directement depuis la carte, un raccourci vers la transcription, et deux boutons Voir le récap et Replay. Le bouton Replay ouvre l'enregistrement quand il existe ; s'il n'est pas encore prêt, il reste visible mais désactivé, avec la mention Replay indisponible — il n'est jamais caché, vous savez donc qu'il y a quelque chose à attendre.

Sur la page Voir le récap, le bouton Copier le lien met l'adresse dans votre presse-papiers ; la personne à qui vous l'envoyez devra avoir accès à la réunion pour l'ouvrir.

💡 Sur une activité qui n'est pas une réunion vidéo, la page affiche Aucun récap disponible — cette activité n'a pas de visioconférence associée. C'est normal : seules les activités de type réunion vidéo produisent un compte rendu.

Sphere Visio — sous-titres en direct

Comment afficher ce qui se dit, en direct, et régler l'apparence de ces sous-titres. Pour le texte consultable après la réunion, voir Sphere Visio — enregistrement et transcription.

Comment activer les sous-titres pendant une réunion ?

Ouvrez le menu Sous-titres & IA de la barre de contrôles, puis Activer les sous-titres. Les paroles s'affichent en direct, en bas de l'écran ; Désactiver les sous-titres les enlève. Juste après l'activation, le bandeau affiche Sous-titres activés — en attente de parole… : c'est normal, il attend que quelqu'un parle.

Le bandeau affiche une ligne par intervenant, dans l'ordre réel de la parole, avec la photo de profil de la personne qui parle, son nom dans une couleur qui lui est propre, et un halo autour de la ligne en cours. Cette couleur reprend celle de la tuile du participant : la même personne garde donc la même couleur partout à l'écran. Une personne jointe par téléphone est nommée Correspondant téléphone ; vos propres paroles sont attribuées à Moi.

Comment régler la taille, le contraste ou l'affichage du nom ?

Dans Paramètres, section Sous-titres (accessible aussi par Réglages des sous-titres, dans le menu Sous-titres & IA) : la Taille du texte (Petit, Moyen, Grand), le Contraste du fond (Standard ou Élevé) et son Opacité, l'affichage de l'Intervenant (Avatar + nom, Nom seul, ou Masqué), et la Langue attendue des paroles — Toutes les langues, Français, Anglais, Espagnol, Allemand, Italien, Portugais, Néerlandais.

Si les sous-titres ne sont pas encore activés, le message Activez les sous-titres pour les régler vous le rappelle. Une mention Bientôt : traduire dans ma langue annonce la traduction des sous-titres ; elle n'est pas encore disponible.

Peut-on faire reconnaître des noms propres ou du vocabulaire métier ?

Oui, mais c'est un réglage d'administration. La section Vocabulaire personnalisé des paramètres de visioconférence de l'organisation accepte les termes à faire reconnaître : prénoms des collaborateurs, nom de l'entreprise, jargon métier. Ils s'appliquent à toutes les visioconférences de l'organisation. Si un nom revient systématiquement mal transcrit, demandez à votre administrateur de l'ajouter.

Les sous-titres ne s'affichent pas : que veut dire le message ?

Trois familles de causes, toutes annoncées explicitement : aucun service de transcription n'est configuré ou le service a refusé la demande — c'est un réglage à vérifier par un administrateur, pas une panne ; service momentanément injoignable — incident temporaire, avec Réessayer ou Désactiver ; et les sous-titres ne sont pas disponibles pour cette réunion — l'option n'est pas ouverte sur cette visio précise. Une coupure passagère est signalée par Sous-titres interrompus, puis Sous-titres rétablis. Dans tous les cas, la réunion continue normalement.

Sphere Visio — enregistrement et transcription

Comment garder une trace d'une réunion : l'enregistrer et retrouver le texte de ce qui s'est dit.

Comment enregistrer une réunion ?

L'organisateur lance l'enregistrement depuis la barre de contrôles, puis l'arrête quand il le souhaite. Cliquez sur Enregistrer : un message confirme « Enregistrement démarré » et un indicateur « Enregistrement en cours » s'affiche, avec la pastille REC. Cliquez de nouveau pour arrêter. Une fois la réunion terminée, l'enregistrement est disponible dans son historique : on peut le lire dans un lecteur vidéo ou le télécharger.

Les démarrages et arrêts apparaissent dans la chronologie. L'enregistrement peut aussi être automatique si l'option a été cochée à la création.

💡 L'enregistrement est réservé à l'organisateur. S'il n'est pas disponible, c'est qu'il n'a pas été activé pour la réunion ou que le service n'est pas prêt — le message Enregistrement indisponible (infrastructure non prête) le dit alors explicitement.

Où en est mon enregistrement ?

Dans l'historique, l'état de l'enregistrement est nommé, au lieu de laisser une case vide dans quatre situations différentes :

• Disponible — prêt à être lu ou téléchargé.
• En cours de finalisation — le fichier est encore en préparation ; revenez dans quelques minutes.
• Enregistrement indisponible — l'enregistrement a échoué.
• Aucun enregistrement — la réunion n'a pas été enregistrée.

Vous savez donc s'il faut patienter, réessayer, ou ne rien attendre. Si la lecture échoue, le lecteur distingue également les causes : lien expiré (rechargez la page pour en obtenir un nouveau), erreur réseau, ou vidéo non accessible.

Où retrouver la transcription après la réunion ?

Pendant la réunion, un panneau Transcription affiche au fil de l'eau le texte de ce qui est dit, avec le nom de chaque intervenant. Un bouton Retour au dernier message ramène en bas du fil.

Après la réunion, la transcription complète reste consultable depuis le compte rendu ou depuis le bouton Transcription de l'historique, et peut être exportée au format texte. Un badge indique le nombre de segments qu'elle contient. Si aucun texte n'a été capté, le message Aucune transcription disponible pour cette réunion s'affiche, avec la marche à suivre pour la prochaine fois : activez la transcription avant de démarrer.

Comment lire le tableau des réunions passées ?

L'onglet Passées présente vos réunions terminées sous forme de tableau, une ligne par réunion : Titre, Date (le jour et l'heure), Durée, Organisateur, Ont participé (le nombre de personnes présentes), Enreg. (l'état de l'enregistrement, tel que décrit plus haut) et Compte-rendu, qui ouvre le récapitulatif complet.

Un bouton Transcription ouvre directement le texte de ce qui a été dit, et un bouton Statistiques donne accès aux temps de présence — un tableau par participant (nom, rôle, arrivée, départ, présence, durée) précédé de cartes résumant la durée totale, la durée moyenne, les participants uniques et les enregistrements. Si le message Vous n'avez pas la permission de consulter les statistiques s'affiche, demandez-les à l'organisateur.

Les réunions sont classées de la plus récemment terminée à la plus ancienne : celle que vous venez de quitter est en haut.

Sphere Visio — arrière-plans et apparence

Comment masquer ou personnaliser ce que l'on voit derrière vous, et retoucher votre image. L'arrière-plan se règle avant de rejoindre ou pendant la réunion.

Comment changer ou flouter mon arrière-plan ?

1. Ouvrez le sélecteur d'arrière-plan : sur l'écran de préparation (Choisir un arrière-plan), pendant la réunion depuis les contrôles, ou dans Paramètres › Vidéo.
2. Choisissez une option dans la galerie, dont les vignettes sont présentées côte à côte.
3. Le choix est mémorisé pour vos prochaines réunions, et se réapplique quand vous rallumez la caméra.

Pour revenir à votre vrai arrière-plan, choisissez Désactiver. Trois familles sont proposées : le Flou de votre environnement en trois intensités (Flou léger, Flou, Flou intense), des Images de décor (Bureau, Nature, Abstrait, Bibliothèque, Salon) et des Dégradés de couleur (océan, coucher de soleil, ardoise). Quand un arrière-plan est appliqué, un indicateur « Arrière-plan actif » le signale.

💡 Un invité extérieur dispose des mêmes arrière-plans : le bouton Arrière-plan est présent sur sa page d'accueil, avant qu'il ne rejoigne.

Peut-on faire autre chose que changer le fond ?

Oui, les Paramètres proposent deux autres façons de retoucher votre image. La section Effets offre des Filtres d'ambiance (Chaud, Froid, N&B, Rétro, Vif) et des Cadres. La section Apparence propose l'Amélioration automatique — elle ajuste luminosité, contraste, netteté et couleurs selon votre éclairage, et pilote alors les curseurs à votre place —, un mode Faible luminosité pour éclaircir une pièce sombre sans accentuer le grain, les curseurs manuels de Luminosité, Contraste, Saturation et Netteté, la Retouche du visage et le Miroir de la caméra. Un bouton Réinitialiser rétablit les valeurs d'origine.

💡 Le Miroir de la caméra n'affecte que votre affichage : les autres vous voient normalement.

L'arrière-plan virtuel ne s'applique pas — pourquoi ?

L'arrière-plan virtuel n'est pas disponible sur tous les navigateurs. Si le vôtre ne le prend pas en charge, le message « Arrière-plan virtuel non supporté sur ce navigateur » s'affiche et l'option est désactivée. Utilisez alors un navigateur récent (Chrome ou Edge à jour) et réessayez depuis l'écran de préparation. En dernier recours, tenez la réunion sans arrière-plan virtuel : cela n'empêche pas de participer normalement.

Sphere Visio — paramètres, sons et accessibilité

Tout ce qui se règle dans une réunion, au même endroit : un menu Paramètres unique.

Où sont les réglages d'une visioconférence ?

Ouvrez Paramètres depuis la barre de contrôles. Une fenêtre s'ouvre avec un rail de sections à gauche : Audio (micro et haut-parleur, avec un test), Vidéo (caméra, avec l'aperçu), Effets, Apparence, Sous-titres, Accessibilité, Réseau et Sons. La fenêtre s'intitule Paramètres, et non « Paramètres vidéo » : son contenu ne se limite pas à la vidéo. Les panneaux latéraux laissent par ailleurs la vidéo cliquable derrière eux.

Quels sons la réunion joue-t-elle, et comment les couper ?

Section Sons, trois sons se règlent séparément : Arrivée d'un participant (deux petits « toc toc »), Demande d'admission (un carillon distinct — vous entendez la différence entre « quelqu'un est entré » et « quelqu'un attend ») et Rappel après 10 minutes, une relance tant que la demande n'est pas traitée.

Chaque son s'active séparément et peut être écouté avant de choisir. Le bouton Couper tous les sons les coupe d'un coup sans perdre vos réglages : vous les retrouvez tels quels en le désactivant. Les notifications restent affichées à l'écran, seul le son se tait.

Comment agrandir l'interface ou réduire les animations ?

Section Accessibilité : Réduire les animations limite les transitions et les halos animés ; Contraste élevé des sous-titres pose un fond plus opaque derrière le texte ; Taille de l'interface propose Petite, Normale ou Grande ; Indicateur visuel du son affiche un halo autour de la personne qui parle ; Toujours afficher les noms affiche le nom sous chaque participant en permanence, au lieu du seul survol. La navigation au clavier est par ailleurs utilisable dans toute la salle.

Comment changer la taille de la visioconférence à l'écran ?

Depuis l'en-tête, un raccourci permet en un clic de la réduire à 30 %, 50 % ou 75 % de l'écran, de passer en Plein écran, ou de l'ouvrir dans une Fenêtre système séparée du navigateur. Sur un écran étroit, ce raccourci se replie en un bouton unique pour laisser la place au titre de la réunion.

Vous pouvez aussi décider de la taille avant même de rejoindre : sur l'écran de préparation, le réglage Ouvrir la visio en décide si la visioconférence s'ouvre en plein écran ou en fenêtre réduite, et reste modifiable à tout moment pendant l'appel.

Peut-on régler l'état du micro et de la caméra par défaut ?

Oui, dans les Paramètres Visio de votre compte, hors réunion : Micro activé par défaut, Caméra activée par défaut, Miroir de l'aperçu et Haut-parleur par défaut (utiliser le haut-parleur plutôt que l'écouteur, sur mobile). Ces réglages s'appliquent à toutes vos prochaines réunions ; vous pouvez toujours les changer au cas par cas sur l'écran de préparation.

Sphere Visio — connexion et qualité

Ce que Sphère affiche pendant qu'il vous connecte, ce qu'il fait quand la connexion faiblit, et ce que vous pouvez régler.

Que se passe-t-il pendant la connexion ?

L'écran Connexion à la visioconférence… montre l'avancement, étape par étape, chacune marquée En attente, En cours puis Terminé : Connexion au serveur, Sécurisation de la connexion, Initialisation de l'audio et de la vidéo. Vous voyez donc où en est la connexion au lieu d'attendre devant un écran figé. Si cela traîne, le message Connexion plus lente que d'habitude — nous continuons d'essayer s'affiche, puis, après plusieurs échecs, une invitation à vérifier votre réseau ou à contacter votre administrateur.

Quand la connexion échoue, chaque cause a son message et appelle un geste différent : connexion expirée, impossible de se connecter à la réunion, vérifiez votre connexion Internet, Réunion indisponible (elle a peut-être été fermée par l'organisateur), ou Audio et vidéo indisponibles (vérifiez vos périphériques et les autorisations du navigateur). Un lien Détails techniques déplie le relevé complet, avec un bouton Copier : il ne vous sert à rien directement, mais tout au support.

Ma connexion a été coupée pendant la réunion

Sphère tente de vous reconnecter tout seul : un bandeau Reconnexion en cours… s'affiche, puis Connexion rétablie quand c'est réparé. Vous n'avez rien à faire pendant ce temps. Si la reconnexion échoue, l'écran Connexion perdue propose Rejoindre et Quitter, avec la raison de la coupure.

Quand la liaison est simplement mauvaise, un bandeau Votre connexion est instable apparaît avec une suggestion concrète — Désactiver la caméra peut améliorer l'audio — et un bouton pour le faire tout de suite. Un indicateur Qualité de connexion reste consultable pendant la réunion.

À quoi sert le mode bande passante réduite ?

Il allège les vidéos que vous recevez quand votre connexion faiblit, par étapes : d'abord la qualité des vidéos reçues baisse (indicateur Qualité réduite), puis les caméras des autres sont masquées (indicateur Vidéos masquées). Le bandeau Connexion faible l'annonce, et chaque vignette concernée porte la mention Vidéo masquée (connexion).

Deux choses ne changent jamais : l'audio n'est pas coupé, et les partages d'écran restent visibles. Votre propre caméra continue d'émettre : les autres vous voient normalement.

Pour le régler vous-même, ouvrez Paramètres, section Réseau, puis Mode bande passante réduite : Auto (il s'active si votre connexion faiblit, comportement par défaut), Toujours activé ou Désactivé.

💡 Choisissez Toujours activé si vous travaillez souvent en partage de connexion mobile : la réunion reste audible et lisible sans consommer de vidéo.

Je viens de brancher un casque : dois-je changer mes réglages ?

Non. Brancher un casque en cours de réunion bascule automatiquement la sortie audio et le microphone vers celui-ci, avec deux messages de confirmation. Si vous le débranchez, la bascule se fait dans l'autre sens, vers les appareils par défaut du système.

Si un appareil disparaît en pleine réunion, Sphère vous le dit au lieu de rester muet : Votre caméra a été déconnectée, Votre micro n'est plus disponible, Ce périphérique n'est plus disponible — il a peut-être été débranché. Et si le changement d'appareil échoue, le message précise pourquoi : périphérique utilisé par une autre application (fermez-la, puis réessayez) ou accès refusé (vérifiez les autorisations de votre navigateur). Rebranchez l'appareil, puis sélectionnez-le dans Périphériques.

Sphere Visio — retrouver, rechercher et trier ses visios

Comment naviguer dans la liste de vos réunions : les onglets, la recherche, le tri, les filtres et les statistiques. Pour les vues Grille et Calendrier, voir Sphere Visio — vues Liste, Grille et Calendrier.

Où retrouver la liste de mes réunions vidéo ?

La page Sphere Visio rassemble toutes vos réunions au même endroit, avec le sous-titre « Démarrez ou planifiez une visioconférence ». Elle se navigue par trois onglets :

• Aujourd'hui : ce qui se passe ou se passera dans la journée, en sections — En direct & en attente, Planifiées aujourd'hui, Clôturées aujourd'hui.
• À venir : les réunions planifiées pour les jours suivants.
• Passées : l'historique de vos réunions terminées, avec leur compte rendu, leurs enregistrements et leur transcription.

Si vous n'avez encore aucune réunion, un message « Aucune visioconférence pour le moment » vous invite à Démarrer maintenant ou à en planifier une. Et quand une visioconférence qui vous concerne tourne, un bandeau s'affiche en haut de la page : le nom de la réunion, les participants réellement présents (« X en ligne sur Y »), la durée écoulée et un bouton Rejoindre.

Comment rechercher, trier et filtrer la liste ?

Une barre de recherche (« Rechercher une visio… ») filtre la liste au fur et à mesure de votre saisie ; tapez quelques mots du titre de la réunion, ou le nom d'un participant. Si rien ne correspond, le message « Aucune visio ne correspond à votre recherche » s'affiche : cliquez sur Effacer la recherche pour revoir toute la liste.

Un menu Trier choisit l'ordre d'affichage : Par défaut, Plus récentes, Plus anciennes, Titre (A→Z) ou Plus de participants. Le tri se combine avec la recherche. Dans l'onglet Passées, les réunions sont par défaut classées de la plus récemment terminée à la plus ancienne.

Le bouton Filtre avancé ouvre un panneau qui combine plusieurs critères : Utilisateurs, Rôle (organisateur, modérateur, participant), Statut (planifiée, en cours, terminée, annulée) et Dates. Les filtres actifs s'affichent en pastilles au-dessus de la liste ; chacune se retire d'un clic, et Réinitialiser les enlève toutes. Le nombre de Résultats est affiché en direct, et vos réglages sont automatiquement enregistrés d'une visite à l'autre.

Où voir les statistiques de mes visios ?

Des cartes de statistiques résument votre activité, en tête de la liste, au-dessus de la barre de recherche : En cours (les réunions qui tournent), Participants actifs (les personnes connectées à l'instant), Aujourd'hui et Cette semaine.

La carte Cette semaine indique en plus la variation par rapport aux sept jours précédents — +18 %, −12 % ou stable — avec le détail au survol. Quand l'historique chargé ne couvre pas la période de comparaison, la carte reste muette plutôt que d'afficher une tendance fausse. Ces compteurs n'affichent pas « 0 » tant que les données ne sont pas chargées : un zéro affiché est un vrai zéro.

Pour les statistiques détaillées d'une réunion précise, ouvrez son compte-rendu depuis l'onglet Passées.

Comment copier un lien et ouvrir le détail d'une réunion ?

Chaque visio de la liste dispose d'un bouton « Copier le lien », sans avoir à ouvrir la réunion : cliquez, et le message « Lien copié » confirme. C'est le moyen le plus rapide de renvoyer le lien d'accès à quelqu'un.

Cliquez sur la ligne de la réunion et un panneau de détail s'ouvre sur la droite, avec cinq onglets — Résumé, Compte-rendu, Participation, Chronologie et Notes — et un bouton Agrandir / Réduire pour lui donner plus de place, notamment quand vous lisez un compte rendu.

Qui voit l'espace de travail d'origine d'une visio ?

En temps normal, la liste ne montre pas l'origine d'une visio : cette information n'a pas d'intérêt pour l'usage courant. Elle n'apparaît que pour les administrateurs en mode supervision, qui basculent entre Mes visios et Toutes (admin) ; un bandeau leur rappelle qu'ils n'héritent d'aucune action sur les visios des autres, et chaque réunion qui n'est pas la leur porte le badge Supervision. Si vous êtes un utilisateur ordinaire, vous ne voyez que vos propres réunions.

Sphere Visio — vues Liste, Grille et Calendrier

La page Sphere Visio propose trois façons de regarder les mêmes réunions.

Comment basculer entre Liste, Grille et Calendrier ?

En haut de la page, un sélecteur Mode d'affichage des visioconférences propose la vue Liste (les réunions les unes sous les autres, avec leur détail en ligne), la vue Grille (des cartes, avec le statut et les participants présents visibles d'un coup d'œil) et la vue Calendrier (les réunions posées sur une grille de jours et d'heures). Vous basculez d'une vue à l'autre sans perdre votre recherche ni vos filtres.

Comment lire le calendrier des visioconférences ?

Chaque visioconférence apparaît à son horaire, avec une pastille de statut : Planifiée, En direct, Terminée, Annulée. Survolez une réunion pour en voir le résumé (titre, horaire, nombre de participants), cliquez dessus pour ouvrir son détail. Un jour qui contient une réunion en cours est marqué en direct, même quand ses événements sont repliés.

Le calendrier se met à jour tout seul : une visio créée, replanifiée ou terminée par quelqu'un d'autre apparaît ou change d'état sans que vous ayez à recharger la page. C'est le calendrier des seules réunions vidéo ; l'agenda général de vos activités est celui du module Activités, décrit dans son chapitre.

Comment replanifier ou créer une visio depuis le calendrier ?

Pour replanifier, attrapez la visioconférence et faites-la glisser sur un autre créneau : le message Visioconférence replanifiée confirme le déplacement. Deux refus sont possibles, avec un message explicite — cette visioconférence ne peut plus être replanifiée (elle a déjà commencé, elle est terminée ou annulée, ou vous n'en êtes ni l'organisateur ni un modérateur) et impossible de planifier sur un créneau passé. Si le déplacement échoue, la réunion reste à son horaire d'origine, et le message La replanification a échoué vous le dit clairement.

Pour créer, cliquez sur un créneau libre : le formulaire de planification s'ouvre, déjà rempli à la date et à l'heure choisies. La création se fait par un simple clic ; faire glisser sur une plage horaire ne crée rien, c'est volontaire, pour ne pas ouvrir un formulaire à chaque fois que vous balayez la grille.

Pourquoi le calendrier m'avertit-il que des visios ne sont pas affichées ?

Quand une période contient beaucoup de réunions, le calendrier le signale au lieu d'en cacher : « Certaines visios de cette période ne sont pas affichées… Affinez les filtres ou choisissez une période plus courte. » De même, une réunion qui tombe hors de la plage horaire dessinée n'est pas escamotée : une mention Hors de la plage horaire affichée indique combien de réunions sont plus tôt et combien sont plus tard.

Le filtre de dates, lui, est désactivé dans cette vue : la grille affiche déjà une période, filtrer par dates par-dessus n'aurait pas de sens. Votre choix n'est pas perdu pour autant, il se réapplique dès que vous revenez en vue Liste, et les autres filtres restent actifs dans les deux vues.

Sphere Visio — rappels et notifications

Comment Sphère vous prévient qu'une réunion approche, démarre ou vous attend.

Que m'annonce le rappel avant une visioconférence ?

Une carte de rappel apparaît, qui annonce d'abord le délai, puis le nom de la réunion juste en dessous : Votre visioconférence commence dans 10 minutes, dans 1 heure, ou dans moins d'une minute. Elle affiche aussi l'heure de début, l'organisateur et un compte à rebours qui s'actualise. Trois boutons : Rejoindre, Voir la réunion et Plus tard pour l'écarter.

Le bouton Rejoindre vous emmène directement sur l'écran de préparation de cette visioconférence, et non sur la liste générale des visios ; de même, Voir les détails ouvre la fiche de cette réunion précise.

💡 Les rappels s'affichent dans toute fenêtre ouverte de Sphère : vous ne raterez pas un rappel parce qu'il s'était affiché dans un autre onglet.

Pourquoi le bouton Rejoindre me dit-il que la salle n'est pas encore ouverte ?

Avant l'heure de début, seuls l'organisateur et les modérateurs peuvent entrer depuis un rappel. Les autres voient à la place l'heure d'ouverture : La salle ouvre à 14:30. L'organisateur et les modérateurs peuvent entrer avant. À partir de l'heure de début, tout le monde peut rejoindre. Ce n'est donc ni une erreur ni un droit qui vous manque : c'est simplement trop tôt.

Que fait la carte « votre visioconférence commence maintenant » ?

Quand la réunion démarre, une carte Votre visioconférence commence maintenant s'affiche, avec l'heure prévue, l'organisateur, le nombre de conviés et leur photo de profil. Cette carte ne se ferme pas toute seule : elle attend que vous rejoigniez, que vous ouvriez les détails, ou que vous la fermiez. Elle s'affiche même si un rappel vous avait déjà prévenu quelques minutes plus tôt. Quand plusieurs réunions approchent en même temps, elles sont regroupées, avec un bouton Tout fermer.

De quoi Sphère me prévient-il exactement ?

Les notifications de visioconférence couvrent l'invitation (avec un bouton Rejoindre), le rappel, le démarrage, la reprogrammation et l'annulation d'une réunion, une demande d'accès — le bouton Admettre est directement dans la notification pour l'organisateur et les modérateurs —, la mise à disposition du compte rendu, et l'attribution d'une action à suivre.

Le démarrage d'une visio, son annulation et une demande d'accès préviennent les personnes concernées y compris hors de l'écran de la réunion : vous n'avez pas besoin d'avoir la visio ouverte pour être averti.

Sphere Visio — Questions fréquentes

Puis-je faire une réunion en visio directement dans Sphère ?

Oui. Créez une activité de type Réunion vidéo (visio), ou cliquez sur Nouvelle visio dans la page Sphere Visio : une salle est associée et un lien est généré. Vous pouvez partager votre écran, enregistrer, activer les sous-titres et inviter des personnes externes par lien. Voir Sphere Visio — créer, inviter et démarrer.

Comment rejoindre une visio quand je n'ai pas de compte ?

Ouvrez le lien d'invitation reçu, saisissez votre prénom et votre nom, réglez votre caméra et votre micro, puis demandez à rejoindre. Vous entrez en invité, sans compte, éventuellement après un passage par la salle d'attente. Voir Sphere Visio — rejoindre en invité extérieur.

Comment savoir si mes collègues sont libres avant de fixer l'heure ?

Le formulaire de planification consulte les agendas et affiche un bandeau : Tous les participants sont disponibles, ou le nom de ceux qui sont pris. Il propose d'autres créneaux où tout le monde est libre, distingue En congé d'un compte Indisponible, et vous prévient si quelqu'un vient de devenir indisponible pendant votre saisie. Voir Sphere Visio — planifier une réunion.

Qui peut enregistrer la réunion, et qui voit les temps de parole ?

L'enregistrement est réservé à l'organisateur ; il peut aussi être automatique si l'option a été cochée à la création. Les temps de parole se règlent également à la création — Désactivé, Anonyme, Organisateur et modérateurs, ou Tous les participants — dans la limite du plafond fixé par votre administrateur. Voir Sphere Visio — enregistrement et transcription.

Sphère peut-il me résumer la réunion ?

Oui, si l'assistant est activé dans votre organisation. Après la réunion, un résumé automatique et des actions à suivre apparaissent dans le compte rendu, dans le panneau Notes de la salle, dans un onglet Compte-rendu de la fiche, et sur une carte publiée dans la conversation. Chaque action se transforme en tâche en un clic. Voir Sphere Visio — notes, compte rendu et résumé automatique.

Puis-je inviter une entreprise ou un contact de mon répertoire ?

Oui. Le menu Ajouter… propose explicitement Ajouter un membre, Ajouter un contact, Ajouter une organisation, Inviter par e-mail et Inviter par téléphone, et il fonctionne même quand la liste des participants est encore vide. Voir Sphere Visio — participants, présence et participation.

Peut-on rejoindre par téléphone ?

Oui, selon la configuration de votre organisation. L'encart Rejoindre par téléphone donne le numéro et le code réunion, et précise quand ce code n'est joignable que depuis un poste interne. À l'inverse, vous pouvez appeler quelqu'un pour le faire entrer. Voir Sphere Visio — rejoindre et inviter par téléphone.

Puis-je continuer à travailler dans Sphère pendant la réunion ?

Oui. Réduisez la visio dans la page (30, 50 ou 75 % de l'écran) ou ouvrez-la dans une fenêtre séparée. En fenêtre réduite, un menu … garde le chat, la main levée, la disposition et les panneaux à portée de clic. Voir Sphere Visio — pendant la réunion.

Mon micro et ma caméra tournent-ils pendant que j'attends d'être admis ?

Non. Ils ne sont pas activés avant votre admission : rien n'est capté ni transmis tant que vous patientez. Vous pouvez néanmoins préparer vos réglages. Voir Sphere Visio — rejoindre une réunion.

Que se passe-t-il si j'ouvre une réunion avant l'heure ?

Vous arrivez dans une salle de préparation : un bandeau indique « La réunion n'a pas encore commencé » avec l'heure de début prévue, et vous pouvez déjà régler votre micro, votre caméra et votre arrière-plan. Avant l'heure, seuls l'organisateur et les modérateurs peuvent entrer ; à partir de l'heure, tout le monde peut rejoindre. Voir Sphere Visio — rejoindre une réunion.

Comment faire voter les participants ou prendre des notes à plusieurs ?

Utilisez les sondages et l'outil Questions & Réponses pour faire participer (voir Sphere Visio — animer une réunion), et le panneau Notes, collaboratif et déplaçable, pour écrire le compte rendu à plusieurs — il est partagé avec les participants dès sa création (voir Sphere Visio — notes, compte rendu et résumé automatique).

Où retrouver toutes mes réunions vidéo ?

La page Sphere Visio les liste en trois onglets — Aujourd'hui, À venir, Passées — et trois vues : Liste, Grille et Calendrier. Vous pouvez y rechercher, trier, filtrer et consulter des statistiques en tête de page. La vue Calendrier permet en plus de replanifier une visio en la faisant glisser et d'en créer une en cliquant sur un créneau libre. Voir Sphere Visio — retrouver, rechercher et trier ses visios.

Ma connexion est mauvaise : la réunion reste-t-elle utilisable ?

Oui. Le mode bande passante réduite allège d'abord les vidéos que vous recevez, puis les masque, en conservant l'audio et les partages d'écran. Votre caméra continue d'émettre : les autres vous voient normalement. Voir Sphere Visio — connexion et qualité.

La visio est-elle accessible sur mobile ?

Oui. Les réunions vidéo sont accessibles depuis l'application mobile comme depuis la version web.

Puis-je encore modifier une visio terminée ou annulée ?

Non. Son détail s'ouvre en lecture seule : l'ajout et la modification des participants n'y sont plus proposés. Tout reste consultable — compte rendu, participants, enregistrements, transcription. Voir Sphere Visio — participants, présence et participation.

Sphere Visio — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Je n'arrive pas à rejoindre une réunion vidéo

1. Vérifiez votre connexion Internet et rechargez la page avant de recliquer sur Rejoindre.
2. Autorisez l'accès à la caméra et au micro dans votre navigateur (icône dans la barre d'adresse).
3. Si vous êtes invité externe, vérifiez que votre lien d'invitation n'a pas expiré et que l'organisateur vous a bien admis depuis la salle d'attente.
4. Si la réunion n'a pas encore commencé, un message indique qu'elle n'est pas encore ouverte : revenez à l'heure de début. Avant l'heure, seuls l'organisateur et les modérateurs peuvent entrer.
5. Lisez le message d'erreur : il distingue une connexion expirée, un réseau injoignable, une réunion fermée et un problème de caméra ou de micro. Pour le signaler au support, dépliez Détails techniques et cliquez sur Copier — rien n'est envoyé automatiquement.

« Reconnexion en cours… » ou « Connexion perdue »

Sphère tente de vous reconnecter tout seul ; le bandeau Connexion rétablie confirme quand c'est réparé. Si la reconnexion échoue, l'écran Connexion perdue propose Rejoindre et Quitter. Vérifiez votre connexion Internet avant de recliquer sur Rejoindre. Voir Sphere Visio — connexion et qualité.

On ne me voit pas ou on ne m'entend pas en réunion

1. Vérifiez que votre caméra et votre micro ne sont pas coupés dans la barre de contrôles.
2. Ouvrez les Périphériques et sélectionnez le bon appareil.
3. Vérifiez qu'aucune autre application n'utilise déjà votre caméra ou votre micro : le message il est utilisé par une autre application le dit explicitement. Fermez-la, puis réessayez.
4. Si un rappel « Votre micro est coupé » apparaît quand vous parlez, cliquez sur Activer le micro.
5. Si vous venez de débrancher un casque, la bascule vers l'appareil par défaut est automatique — vérifiez néanmoins la sélection.

Je n'entends plus personne alors que mon micro fonctionne

Vous avez probablement activé Couper le son de la réunion. Un bandeau le rappelle : « Le son de la réunion est coupé — vous n'entendez plus les autres. Votre micro, lui, n'a pas changé. » Cliquez sur Réactiver le son de la réunion. Voir Sphere Visio — pendant la réunion.

Les vidéos des autres ont disparu, mais je les entends

C'est le mode bande passante réduite : quand votre connexion faiblit, les caméras reçues sont d'abord allégées, puis masquées, pour préserver l'audio. Chaque vignette porte la mention Vidéo masquée (connexion). Vous pouvez Réactiver quand même, ou régler le mode dans Paramètres › Réseau. Les partages d'écran, eux, restent visibles. Voir Sphere Visio — connexion et qualité.

Je ne peux pas enregistrer la réunion

L'enregistrement est réservé à l'organisateur. Si vous n'êtes pas l'organisateur, demandez-lui de le lancer. S'il est indisponible même pour lui, le message Enregistrement indisponible (infrastructure non prête) indique que le service n'est pas prêt — ou bien l'option n'a pas été activée pour la réunion. Voir Sphere Visio — enregistrement et transcription.

L'enregistrement d'une réunion passée n'apparaît pas

Regardez l'état affiché dans l'historique plutôt qu'une case vide : En cours de finalisation (attendez quelques minutes), Enregistrement indisponible (il a échoué), ou Aucun enregistrement (la réunion n'a pas été enregistrée). Sur une carte de récap, un bouton Replay grisé signifie la même chose : l'enregistrement n'est pas encore prêt. Voir Sphere Visio — enregistrement et transcription.

Les sous-titres ne s'affichent pas

Lisez le message : aucun service de transcription n'est configuré (c'est un réglage d'administration, prévenez un administrateur), service momentanément injoignable (bouton Réessayer), ou les sous-titres ne sont pas disponibles pour cette réunion (l'option n'est pas ouverte sur cette visio). La réunion continue normalement dans tous les cas. Si un nom propre est systématiquement mal transcrit, demandez à votre administrateur de l'ajouter au Vocabulaire personnalisé. Voir Sphere Visio — sous-titres en direct.

Le compte rendu n'a ni résumé ni actions à suivre

Trois messages distincts, trois causes : Résumé automatique en cours… (patientez), Pas de résumé automatique — l'assistant IA n'est pas activé (fonction non ouverte dans votre organisation ; les statistiques et les ressources restent disponibles), Aucune action identifiée (le résumé existe, mais rien n'a été détecté à faire). S'il n'y a pas non plus de transcription, il n'y avait pas de matière pour produire un résumé. Voir Sphere Visio — notes, compte rendu et résumé automatique.

L'arrière-plan virtuel ne s'applique pas

L'arrière-plan virtuel n'est pas pris en charge par tous les navigateurs. Si le message « Arrière-plan virtuel non supporté sur ce navigateur » s'affiche, utilisez un navigateur récent (Chrome ou Edge à jour) et réessayez depuis l'écran de préparation. Voir Sphere Visio — arrière-plans et apparence.

Le bouton de partage d'écran est absent ou ne marche pas

1. Le partage d'écran doit être autorisé pour la réunion (option définie à la création) : demandez à l'organisateur de l'activer.
2. Autorisez le partage dans votre navigateur quand il le demande. S'il est bloqué au niveau du système, autorisez l'enregistrement d'écran pour votre navigateur dans les réglages de l'ordinateur.
3. Notez qu'ouvrir la visio dans une fenêtre séparée peut arrêter votre partage ; un bouton Reprendre le partage permet de le relancer. Voir Sphere Visio — partager son écran.

Les autres voient mon partage d'écran figé ou flou

Un bandeau vous alerte : Votre connexion ralentit le partage. Fermez les téléchargements en cours, rapprochez-vous du Wi-Fi, ou basculez sur une connexion filaire. Quand la situation revient à la normale, le message Connexion rétablie — qualité du partage restaurée vous le confirme. Pour transmettre un relevé au support, ouvrez Paramètres › Réseau › Diagnostic et Copiez le diagnostic technique. Voir Sphere Visio — partager son écran.

La personne que j'ai appelée n'a jamais rejoint la conférence

La ligne du participant en donne la raison : le téléphone n'a pas sonné, numéro injoignable, réseau téléphonique saturé, appel refusé par les droits d'appel de votre compte, ou appel décroché sans que la personne entre dans la réunion. Corrigez le numéro ou relancez l'appel depuis le panneau d'invitation. Voir Sphere Visio — rejoindre et inviter par téléphone.

Un invité extérieur ne peut pas utiliser le code de réunion depuis son mobile

C'est attendu si le code est interne. La mention sous le code le dit : « Ce code interne fonctionne depuis un poste de votre organisation. Pour un accès depuis un téléphone externe, un numéro dédié doit être configuré par l'administrateur. » Demandez ce numéro à votre administrateur, ou faites rejoindre l'invité par le lien dans son navigateur. Voir Sphere Visio — rejoindre et inviter par téléphone.

Ma demande d'accès a été refusée

Le message le dit — Votre demande d'accès a été refusée — parfois avec un délai avant de pouvoir réessayer. Cas voisins : La réunion n'a pas encore démarré : personne ne peut vous laisser entrer pour le moment, ou Les demandes d'accès sont désactivées dans l'organisation. Dans ce dernier cas, demandez à l'organisateur de vous inviter nommément. Voir Sphere Visio — rejoindre en invité extérieur.

J'ai été sorti de la réunion sans explication

Vous ne devriez pas l'être : lorsqu'un organisateur ou un modérateur vous retire, le message Vous avez été retiré de la réunion — un organisateur ou un modérateur vous a retiré de cette réunion. Elle se poursuit sans vous s'affiche. Si vous avez été déconnecté sans ce message, c'est une coupure réseau : voir « Reconnexion en cours… » plus haut.

Impossible de rejoindre : « Limite de participants atteinte »

La réunion a atteint le nombre maximum de participants (ou de salles) autorisé pour votre organisation. Attendez qu'une personne se déconnecte, ou contactez votre administrateur pour augmenter la limite.

« Vous êtes déjà dans cette visio dans un autre onglet »

Vous participez déjà à cette réunion dans un autre onglet du navigateur. Revenez-y pour continuer, plutôt que d'ouvrir une seconde fois la même visio.

Je vois la réunion mais je ne peux pas la modifier (« Lecture seule »)

Une visioconférence terminée ou annulée s'ouvre en lecture seule : son détail n'est plus modifiable et l'ajout de participants n'y est plus proposé. C'est normal, et tout reste consultable. Pour les activités en général et les droits de modification, voir le chapitre Activités.

Le panneau des notes affiche « Les notes ne peuvent pas être affichées »

C'est un échec de chargement, pas une réunion sans note : le message le précise explicitement. Rechargez la page. Si une note refuse de s'ouvrir dans le panneau, le message La note n'a pas pu être ouverte ici. Elle reste accessible depuis le module Notes vous indique où la retrouver, intacte. Voir Sphere Visio — notes, compte rendu et résumé automatique.

Je ne peux pas replanifier une visio depuis le calendrier

Le message précise pourquoi : elle a déjà commencé, est terminée ou annulée, ou vous n'en êtes ni l'organisateur ni un modérateur. Un créneau passé est également refusé. En cas d'échec technique, la réunion reste à son horaire d'origine. Voir Sphere Visio — vues Liste, Grille et Calendrier.

Ma recherche ne remonte aucune visio, ou le calendrier semble incomplet

Pour la recherche, le message « Aucune visio ne correspond à votre recherche » s'affiche : cliquez sur Effacer la recherche, et pensez aux filtres avancés encore actifs, en pastilles au-dessus de la liste. Pour le calendrier, une période trop chargée est signalée — « Certaines visios de cette période ne sont pas affichées… » — : réduisez la période ou filtrez davantage. Voir Sphere Visio — retrouver, rechercher et trier ses visios.

La visio ne charge pas / reste figée

1. Vérifiez votre connexion Internet.
2. Rechargez la page.
3. Regardez si un écran de chargement est simplement en cours : les onglets Résumé, Compte-rendu et Chronologie affichent des blocs gris pendant leur chargement, et un message clair quand il n'y a réellement rien à montrer. Une zone vide ne veut donc pas dire « erreur ».
4. Si le problème persiste sur tous les modules de Sphère, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.