Sphère·Documentation

Fichiers (Drive)

Le Drive est l'espace de stockage de fichiers de Sphère. Il permet de déposer, organiser, partager, éditer et retrouver vos documents, en sécurité et au même endroit que vos conversations et vos appels.

Que peut-on faire avec le Drive ?

Où trouver le Drive ?

Le Drive est accessible depuis l'icône de fichiers dans la barre latérale. Vos dossiers et fichiers s'affichent dans la zone principale ; un panneau de détail apparaît quand vous sélectionnez un élément.

Sécurité des fichiers

Les fichiers déposés sont analysés par un antivirus. Un fichier détecté comme infecté est mis en quarantaine et son téléchargement est bloqué. Les liens de partage externes sont toujours protégés par mot de passe et expirent automatiquement.

Aperçus et recherche de fichiers

Visualiser sans télécharger et retrouver rapidement vos documents.

Comment prévisualiser un fichier sans le télécharger ?

Cliquez sur un fichier pour ouvrir son aperçu :

L'aperçu évite de télécharger un fichier juste pour vérifier son contenu.

Pourquoi l'aperçu d'un fichier n'est pas encore disponible ?

Les aperçus sont générés après le téléversement, en arrière-plan. Juste après l'ajout d'un fichier, l'aperçu peut être en cours de préparation : patientez quelques instants puis rouvrez le fichier. S'il échoue, vous pouvez relancer la génération depuis le menu du fichier.

Comment rechercher un fichier ?

Utilisez la barre de recherche du Drive. La recherche porte à la fois sur le nom des fichiers et sur leur contenu (texte des documents). Les termes trouvés sont surlignés dans les résultats.

Comment affiner mes résultats de recherche ?

Des filtres permettent de réduire les résultats : type (document, image, vidéo, audio, archive, dossier), dossier, espace de travail, date de création, taille. Vous pouvez aussi trier par pertinence, nom, date ou taille. Des compteurs indiquent le nombre de résultats par type.

La recherche propose-t-elle des suggestions ?

Oui. En tapant le début d'un nom, des suggestions s'affichent automatiquement pour aller plus vite vers le bon fichier.

Éditer un document et gérer les versions

Modifier vos documents en ligne et revenir en arrière si besoin.

Comment éditer un document en ligne ?

Ouvrez un document bureautique (texte, tableur, présentation) depuis le Drive : il s'ouvre dans l'éditeur en ligne intégré, directement dans Sphère. Vos modifications sont enregistrées automatiquement dans le Drive. Pas besoin de télécharger puis re-téléverser.

Plusieurs personnes peuvent-elles éditer le même document ?

Oui. Si plusieurs collègues ayant le rôle éditeur ouvrent le même document, ils peuvent le modifier en même temps : les changements de chacun apparaissent en direct. C'est la co-édition. Voir les rôles de partage dans Partager un fichier ou un dossier.

Comment fonctionne l'historique des versions ?

À chaque nouvelle modification ou nouveau téléversement, le Drive conserve une version du fichier. Vous pouvez consulter l'historique des versions d'un fichier depuis son menu : chaque version porte un numéro et une date.

Comment revenir à une version antérieure ?

  1. Ouvrez l'historique des versions du fichier.
  2. Repérez la version voulue (par sa date).
  3. Choisissez Restaurer cette version.

La version restaurée devient la version courante, sans perdre les autres : l'historique est conservé.

Comment télécharger une version précise ?

Dans l'historique des versions, sélectionnez la version souhaitée et choisissez Télécharger. Vous obtenez exactement le contenu de cette version, sans modifier la version courante.

Puis-je éditer un PDF ou une image en ligne ?

L'édition en ligne concerne les documents bureautiques (texte, tableur, présentation). Les PDF et images peuvent être prévisualisés (voir Aperçus et recherche de fichiers) et téléchargés, mais pas modifiés directement dans l'éditeur.

Partager un fichier ou un dossier

Donner accès à vos documents, en interne ou à l'extérieur.

Comment partager un fichier avec un collègue (partage interne) ?

  1. Sélectionnez le fichier ou le dossier.
  2. Ouvrez Partager.
  3. Choisissez la personne de votre organisation.
  4. Définissez son rôle (voir ci-dessous), puis validez. Elle accède alors au fichier dans son Drive.

Quels sont les rôles de partage (lecteur, éditeur, propriétaire) ?

Choisissez le rôle le plus restrictif qui suffit au besoin de la personne.

Comment voir et retirer les accès d'un fichier ?

Ouvrez Partager sur le fichier : la liste des personnes ayant accès s'affiche avec leur rôle. Pour retirer un accès, choisissez Révoquer à côté de la personne concernée. Elle perd immédiatement l'accès.

Comment créer un lien de partage externe ?

  1. Sélectionnez le fichier.
  2. Ouvrez Partager puis Créer un lien.
  3. Définissez un mot de passe (obligatoire) et une date d'expiration.
  4. Copiez le lien et transmettez-le. Communiquez le mot de passe séparément.

Le destinataire ouvre le lien, saisit le mot de passe et peut prévisualiser/télécharger le fichier, sans compte Sphère.

Pourquoi un mot de passe et une expiration sont-ils obligatoires sur les liens externes ?

Pour la sécurité. Un lien externe est accessible hors de votre organisation : le mot de passe empêche un accès non autorisé et l'expiration garantit que le lien ne reste pas actif indéfiniment (durée limitée, quelques jours au maximum). Après plusieurs essais de mot de passe infructueux, le lien se verrouille temporairement.

Comment désactiver un lien de partage ?

Dans les options de partage du fichier, ouvrez les liens existants et choisissez Révoquer. Le lien cesse immédiatement de fonctionner, même avant sa date d'expiration.

Quelle différence entre partage interne et lien externe ?

Le partage interne donne accès à des collègues identifiés de votre organisation, avec un rôle précis. Le lien externe permet à toute personne disposant du lien et du mot de passe d'accéder au fichier, de façon temporaire. Utilisez l'interne pour la collaboration d'équipe, l'externe pour transmettre ponctuellement un document à l'extérieur.

Espace de stockage (quota)

Comprendre et gérer l'espace disponible dans le Drive.

Comment voir mon espace de stockage utilisé ?

Le Drive affiche votre usage par rapport à votre quota (par exemple « 3,2 Go sur 10 Go »). Vous retrouvez cette information dans les statistiques ou les réglages du Drive. Elle inclut vos fichiers et leurs versions conservées.

Quelles limites s'appliquent à mon stockage ?

Plusieurs limites peuvent exister selon la configuration de votre organisation :

Quand vous approchez de la limite, un avertissement s'affiche ; une fois la limite atteinte, les nouveaux téléversements sont bloqués.

Comment voir la répartition du stockage par service (page Stockage) ?

La page Stockage de votre organisation montre une vue d'ensemble et un détail par service : elle indique combien d'espace consomme chaque partie de Sphère, et pas seulement le Drive.

Les services listés incluent notamment :

L'espace Réseaux sociaux compte donc dans le stockage total au même titre que le Chat, le Drive et le VoIP : les pièces jointes reçues et envoyées sur vos canaux sociaux occupent de l'espace, visible aux côtés des autres services.

Que faire quand mon espace est plein ?

  1. Videz la corbeille : les fichiers en corbeille peuvent encore compter dans l'usage.
  2. Supprimez les fichiers et anciennes versions inutiles.
  3. Demandez à votre administrateur d'augmenter votre quota si nécessaire.

Pourquoi mon usage ne baisse pas après une suppression ?

L'usage peut mettre un court instant à se recalculer, et les fichiers encore en corbeille continuent de compter tant qu'ils ne sont pas définitivement supprimés. Videz la corbeille puis vérifiez de nouveau l'usage. Voir aussi Drive — Dépannage.

Téléverser et organiser ses fichiers

Déposer, ranger et retrouver vos documents dans le Drive.

Comment téléverser un fichier ?

Deux méthodes :

Une barre de progression suit l'envoi. Une fois terminé, le fichier apparaît dans le dossier courant et est automatiquement analysé par l'antivirus.

Puis-je téléverser de gros fichiers ?

Oui. Les fichiers volumineux sont envoyés par morceaux, ce qui permet de gérer des tailles importantes et de reprendre en cas d'interruption. La seule limite est l'espace de stockage disponible (voir Espace de stockage (quota)) et la taille maximale par fichier définie par votre organisation.

Comment créer un dossier ?

Cliquez sur Nouveau dossier, donnez-lui un nom, puis validez. Vous pouvez créer des dossiers dans des dossiers pour organiser vos documents par projet, équipe ou thème.

Comment renommer un fichier ou un dossier ?

Sélectionnez l'élément, ouvrez son menu (clic droit ou menu ⋯) et choisissez Renommer. Saisissez le nouveau nom et validez.

Comment déplacer un fichier vers un autre dossier ?

Glissez-déposez l'élément sur le dossier de destination, ou utilisez Déplacer dans son menu puis choisissez le dossier cible.

Comment mettre un fichier en favori ?

Sélectionnez l'élément et choisissez Ajouter aux favoris (étoile). Vous retrouvez ensuite vos favoris via le filtre dédié, pour accéder rapidement aux documents importants.

Comment télécharger un fichier sur mon appareil ?

Sélectionnez le fichier et choisissez Télécharger. Le fichier est enregistré sur votre ordinateur. Vous pouvez aussi télécharger une version précédente depuis l'historique des versions (voir Éditer un document et gérer les versions).

Comment supprimer un fichier (corbeille) ?

Choisissez Mettre à la corbeille dans le menu de l'élément. Le fichier quitte la liste mais n'est pas détruit immédiatement : il part dans la corbeille et reste restaurable.

Comment supprimer plusieurs fichiers ou dossiers d'un coup ?

Vous pouvez supprimer plusieurs éléments en une seule action, sans les traiter un par un.

  1. Cochez chaque fichier ou dossier à supprimer (une case apparaît sur les éléments). Vous pouvez aussi utiliser Tout sélectionner.
  2. Un compteur indique le nombre d'éléments sélectionnés.
  3. Cliquez sur Supprimer, puis confirmez.

Comme pour une suppression à l'unité, les éléments sélectionnés partent dans la corbeille et restent restaurables. Pour tout désélectionner, utilisez Annuler la sélection.

Comment restaurer un fichier supprimé ?

Ouvrez la corbeille (filtre dédié), sélectionnez l'élément et choisissez Restaurer. Il revient à son emplacement d'origine.

Drive — Questions fréquentes

Qui peut voir mes fichiers ?

Par défaut, seuls vous (et les personnes à qui vous donnez accès) pouvez voir vos fichiers. Le partage est explicite : un fichier n'est visible par un collègue que si vous l'avez partagé avec lui, ou via un lien externe que vous avez créé.

Mes fichiers sont-ils protégés contre les virus ?

Oui. Chaque fichier déposé est analysé par un antivirus. Un fichier détecté comme infecté est mis en quarantaine et son téléchargement est bloqué pour protéger tout le monde.

Puis-je récupérer un fichier supprimé par erreur ?

Oui, tant qu'il est dans la corbeille : ouvrez la corbeille et choisissez Restaurer. Vous pouvez aussi revenir à une version antérieure d'un fichier via son historique de versions.

Puis-je partager un fichier avec quelqu'un hors de mon organisation ?

Oui, avec un lien de partage externe, toujours protégé par un mot de passe et une date d'expiration. La personne n'a pas besoin de compte Sphère. Voir Partager un fichier ou un dossier.

Quelle est la taille maximale d'un fichier ?

Elle dépend de la configuration de votre organisation. Les gros fichiers sont gérés par envoi en plusieurs morceaux. Si un fichier est refusé, c'est qu'il dépasse la taille maximale autorisée ou que votre espace de stockage est plein.

Puis-je modifier un document à plusieurs en même temps ?

Oui, pour les documents bureautiques : les collègues ayant le rôle éditeur peuvent co-éditer en temps réel. Voir Éditer un document et gérer les versions.

Combien de versions d'un fichier sont conservées ?

Le Drive conserve un historique de versions à chaque modification. Vous pouvez restaurer ou télécharger une version antérieure. L'organisation peut limiter le nombre de versions gardées pour maîtriser le stockage.

Le Drive est-il accessible sur mobile ?

Oui. Vos fichiers du Drive sont accessibles depuis l'application mobile comme depuis la version web.

Drive — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Mon téléversement échoue ou est refusé

  1. Le fichier dépasse peut-être la taille maximale autorisée par votre organisation.
  2. Votre espace de stockage est peut-être plein → libérez de l'espace (voir Espace de stockage (quota)).
  3. Vérifiez votre connexion Internet ; pour un gros fichier, restez sur la page jusqu'à la fin de l'envoi.

Le bouton Télécharger ne fait rien

  1. Rechargez la page et réessayez.
  2. Vérifiez que votre navigateur ne bloque pas les téléchargements pour ce site (icône dans la barre d'adresse).
  3. Si un seul fichier est concerné, vérifiez qu'il n'est pas en cours d'analyse antivirus ou en quarantaine (voir plus bas).

Le téléchargement d'un fichier est bloqué (fichier infecté)

Le fichier a été détecté comme infecté par l'antivirus et placé en quarantaine : son téléchargement est volontairement bloqué pour protéger les utilisateurs. Si vous pensez qu'il s'agit d'une fausse alerte, contactez votre administrateur, qui peut examiner et, le cas échéant, libérer le fichier.

Un lien de partage externe ne fonctionne pas

  1. Le lien a peut-être expiré (les liens externes ont une durée de vie limitée) → recréez un lien.
  2. Le mot de passe saisi est peut-être incorrect ; après plusieurs essais ratés, le lien se verrouille quelques minutes.
  3. Le lien a peut-être été révoqué → demandez un nouveau lien à la personne qui l'a partagé.

L'aperçu d'un fichier ne s'affiche pas

L'aperçu est généré en arrière-plan après le dépôt. Juste après le téléversement, il peut être en préparation : patientez puis rouvrez le fichier. Vous pouvez aussi relancer la génération de l'aperçu depuis le menu du fichier.

Mon espace est indiqué plein alors que j'ai supprimé des fichiers

Les fichiers en corbeille comptent encore tant qu'ils ne sont pas définitivement supprimés, et l'usage peut mettre un instant à se recalculer. Videz la corbeille, attendez quelques instants, puis vérifiez de nouveau votre usage.

Le Drive ne charge pas / reste figé

  1. Vérifiez votre connexion Internet.
  2. Rechargez la page.
  3. Si le problème persiste sur tous les modules de Sphère, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.