Sphère·Documentation

Notes collaboratives

Le module Notes permet de rédiger des notes et des documents dans Sphère, seul ou à plusieurs, et de les modifier en temps réel. Là où le Drive, présenté au chapitre précédent, stocke des fichiers que l'on dépose et que l'on télécharge, les Notes accueillent un texte vivant, écrit dans Sphère et modifié par plusieurs personnes à la fois : compte rendu de réunion, liste de tâches partagée, fiche projet que l'équipe fait évoluer au fil des semaines.

Que peut-on faire avec les Notes ?

Le module couvre l'écriture, la collaboration, le classement et le suivi d'une note :

Où trouver les Notes ?

Les Notes sont accessibles depuis l'icône dédiée dans la barre latérale. La liste de vos notes s'affiche d'un côté, la note ouverte occupe la zone principale. Les panneaux de la note — historique, commentaires, fichiers joints, relations — s'ouvrent à droite, depuis la barre d'outils.

Comment sont organisées les notes ?

Les notes sont rangées à plat : il n'y a pas de dossiers. Vous les retrouvez grâce aux étiquettes (tags), aux favoris, à l'épinglage et à la recherche. Chaque note appartient à un espace de travail et n'est visible que par les personnes autorisées, selon sa visibilité (privée, partagée ou ouverte à l'espace de travail).

Créer et organiser ses notes

Tout commence par une note vide ou un modèle ; le classement vient ensuite, avec les étiquettes et les favoris.

Comment créer une note ?

  1. Ouvrez le module Notes depuis la barre latérale.
  2. Cliquez sur Nouvelle note.
  3. Donnez un titre à la note (obligatoire).
  4. Rédigez le contenu dans l'éditeur.

La note est enregistrée automatiquement au fil de votre saisie. En tant que créateur, vous en êtes propriétaire : vous pouvez la partager et gérer ses droits.

Comment créer une note à partir d'un modèle ?

Un modèle est une note préremplie qui sert de point de départ (compte rendu, fiche projet…). Cliquez sur Nouvelle note à partir d'un modèle et choisissez-le dans la liste : la nouvelle note reprend son contenu, ses étiquettes et sa visibilité, que vous pouvez ensuite modifier.

💡 Certains modèles sont fournis par votre organisation et ne peuvent être ni modifiés ni supprimés ; vous pouvez toujours créer des notes à partir d'eux.

Comment dupliquer ou renommer une note ?

Pour dupliquer, ouvrez le menu de la note et choisissez Dupliquer : une copie est créée avec le même contenu et la mention « (copie) » ajoutée au titre. Elle vous appartient et n'affecte pas l'originale.

Pour renommer, modifiez le titre directement en haut de la note : il est enregistré automatiquement.

Comment épingler une note ou la mettre en favori ?

L'épinglage sert à garder une note sous la main quelques jours ; le favori à marquer durablement les notes importantes.

Comment classer une note avec des étiquettes (tags) ?

Les notes ne sont pas rangées dans des dossiers : elles sont classées par étiquettes.

  1. Ouvrez la note.
  2. Dans la zone des étiquettes, saisissez un mot-clé (par exemple « projet », « rh », « réunion »).
  3. Des suggestions apparaissent à partir des étiquettes déjà utilisées ; validez pour ajouter.

Une note peut porter plusieurs étiquettes, et la recherche sait filtrer dessus (voir Rechercher une note).

Quelle différence entre archiver et supprimer une note ?

Archiver (menu de la note) retire la note de votre liste active sans rien perdre : le contenu est conservé, la note porte un badge Archivée, et Désarchiver la remet dans la liste.

Supprimer est définitif et emporte la note, ses commentaires et ses pièces jointes, ce que la fenêtre de confirmation rappelle. Si la note était partagée, les personnes concernées reçoivent une notification Note partagée supprimée.

⚠️ Dans le doute, archivez : une note archivée se retrouve, une note supprimée non.

Mettre en forme le contenu d'une note

L'éditeur accepte le texte enrichi. Tout part de la barre d'outils, en haut de la note, et s'applique en direct pour toutes les personnes qui l'ouvrent. Sa partie droite ouvre les quatre panneaux de la note, chacun avec son compteur — Historique des versions, Commentaires, Fichiers joints, Relations —, décrits plus loin dans ce chapitre.

Que propose la barre d'outils ?

En lecture seule, la barre d'outils de mise en forme n'apparaît pas : c'est le signe le plus simple que vous n'avez pas le droit de modifier la note.

Comment ajouter une liste de tâches (cases à cocher) ?

Insérez une liste de tâches, saisissez une tâche par ligne, puis cochez les cases au fur et à mesure. Les cases cochées sont enregistrées avec la note et visibles par tous : c'est la liste de choses à faire partagée, sans passer par une activité.

Comment insérer un bloc de code ou un lien ?

Pour du code, insérez un bloc de code puis collez votre texte : il s'affiche dans une police à chasse fixe, distincte du reste de la note.

Pour un lien, sélectionnez le texte à rendre cliquable, choisissez Lien dans la barre d'outils, puis collez l'adresse dans la fenêtre URL du lien.

Comment colorer ou surligner un passage de texte ?

Sélectionnez le passage, puis cliquez sur Couleur du texte (l'icône du « A » souligné) pour changer la couleur des lettres, ou sur Surligner (le pot de peinture) pour poser un fond de couleur. Choisissez ensuite une teinte dans la palette.

Une barre fine sous l'icône rappelle la couleur appliquée. Les deux réglages sont distincts et se combinent sur un même passage. Pour revenir en arrière : sélectionnez le passage, rouvrez la palette, cliquez sur Retirer la couleur.

À quoi sert la pastille « Ma couleur » dans la palette ?

Ma couleur, première pastille de la palette, reprend votre couleur de collaborateur : celle de votre curseur et de votre nom dans la liste des personnes présentes. C'est pratique pour signer une remarque dans une note écrite à plusieurs : chacun colore ses ajouts de sa propre couleur, et le lecteur voit qui a écrit quoi (voir Éditer une note à plusieurs en temps réel).

Insérer une image dans une note

Une note ne se limite pas au texte : vous pouvez placer des images au milieu du contenu, à l'endroit exact où elles sont utiles — capture d'écran, schéma, photo d'un tableau blanc.

Comment insérer une image dans le texte d'une note ?

  1. Ouvrez la note et placez le curseur à l'endroit voulu.
  2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Insérer une image (icône d'image).
  3. Choisissez le fichier sur votre appareil.
  4. L'image apparaît immédiatement à l'emplacement du curseur ; l'envoi se termine en arrière-plan.

Une image collée (une capture d'écran, par exemple) ou glissée depuis votre bureau vers l'éditeur donne exactement le même résultat : c'est le chemin le plus rapide. Il faut le droit d'édition ; en lecture seule, le bouton n'est pas disponible.

Comment insérer une image déjà jointe à la note ?

Une image présente dans le panneau Fichiers joints n'a pas besoin d'être renvoyée : ouvrez le panneau (icône trombone), repérez l'image, cliquez sur son action Insérer dans la note. Elle se place à l'endroit du curseur, sans nouveau téléversement. Le même panneau propose un raccourci Insérer une image dans le texte, qui ouvre le sélecteur de fichiers, envoie l'image et l'insère dans la foulée.

Quels formats et quelle taille d'image sont acceptés ?

Une image insérée dans le texte doit être au format PNG, JPEG, GIF, WebP ou AVIF, et peser au plus 8 Mo. Sinon, un message vous l'indique (« Type non supporté » ou « Image trop volumineuse »).

Dans ce cas, réduisez l'image, convertissez-la, ou ajoutez-la en fichier joint : les pièces jointes acceptent tous les types et vont jusqu'à 25 Mo.

Comment redimensionner ou supprimer une image insérée ?

Cliquez sur l'image dans le texte : un cadre de sélection apparaît. Pour redimensionner, attrapez la poignée dans le coin inférieur droit et faites glisser — la largeur est conservée avec la note, donc identique pour tout le monde. Pour supprimer, cliquez sur la croix en haut à droite de l'image.

⚠️ L'application mobile affiche les images d'une note mais ne sait pas encore les modifier : un message vous en avertit à l'ouverture. Passez par le web pour ne pas les perdre.

Joindre des fichiers à une note

À côté des images placées dans le texte, une note peut porter des pièces jointes : un devis, un tableau, une présentation. Elles vivent dans le panneau Fichiers joints, séparées du contenu rédigé.

Comment joindre un fichier à une note ?

Dans la zone des pièces jointes, choisissez Ajouter un fichier et sélectionnez-le : une fois l'envoi terminé, il apparaît dans la liste. Vous pouvez aussi glisser un fichier dans la zone prévue (« Glissez un fichier ici ou cliquez »).

Un fichier joint pèse au plus 25 Mo ; l'indication « Taille maximale : 25 Mo » figure dans le panneau, qui affiche également le nombre de fichiers joints, ou la mention « Aucun fichier joint. ».

Comment télécharger ou supprimer une pièce jointe ?

Dans la liste, choisissez Télécharger pour enregistrer le fichier sur votre appareil, ou Supprimer pour le retirer (nécessite le droit d'édition). Toutes les personnes ayant accès à la note peuvent télécharger les fichiers joints, y compris les lecteurs.

💡 Pour un document volumineux, ou destiné à quelqu'un d'extérieur à l'organisation, déposez-le plutôt dans le Drive (voir le chapitre sur les fichiers) et mettez le lien dans la note.

Éditer une note à plusieurs en temps réel

C'est le cœur du module : plusieurs personnes écrivent dans la même note, en même temps, et voient les modifications des autres arriver en direct.

Plusieurs personnes peuvent-elles modifier la même note en même temps ?

Oui. Les collègues ayant le droit d'édition peuvent modifier la même note simultanément, sans recharger la page ni s'envoyer des versions du fichier. Les contributions se combinent : elles ne s'écrasent pas entre elles, même quand deux personnes écrivent au même moment à des endroits différents.

Comment savoir qui travaille sur la note avec moi ?

Un bandeau en haut de la note indique combien de personnes l'ont ouverte : « 2 collaborateurs en ligne ». Survolez ce compteur (ou donnez-lui le focus au clavier) : une bulle Utilisateurs connectés liste leurs noms, chacun précédé d'une pastille de sa couleur. Vous voyez aussi leur curseur, coloré et accompagné de leur nom, se déplacer là où elles écrivent.

Pourquoi mon curseur et mon nom ont-ils la même couleur ?

C'est voulu. Chaque participant reçoit une seule couleur, la même partout : son curseur, sa pastille dans la liste des personnes présentes, et la teinte proposée sous l'intitulé Ma couleur dans la palette. Elle est attribuée par Sphère et reste stable d'une session à l'autre.

Comment repérer, depuis la liste, les notes en cours d'édition ?

La liste de gauche signale les notes qu'une autre personne est en train de modifier : « 3 notes actuellement éditées par d'autres utilisateurs ». Sur la note ouverte, un bandeau vert affiche de même « X en direct ». C'est utile avant de se lancer : vous savez que vous n'arrivez pas seul sur le document.

Que se passe-t-il si je perds la connexion pendant l'édition ?

Rien n'est perdu. Un indicateur d'état accompagne la note :

Vos modifications récentes sont conservées localement, un bandeau Mode hors ligne s'affiche si l'interruption dure, et la note se reconnecte automatiquement dès le retour de la connexion.

Pourquoi ne puis-je pas modifier une note (mode lecture seule) ?

Soit vous n'avez que le droit de lecture sur cette note : l'éditeur est en lecture seule et la barre d'outils de mise en forme n'apparaît pas.

Soit votre rôle vient d'être modifié par un propriétaire alors que la note était ouverte devant vous. Un message vous l'annonce : « Vos droits ont changé : cette note est désormais en lecture seule. » Le changement s'applique immédiatement, sans recharger la page ; ce que vous aviez déjà écrit reste dans la note.

Dans les deux cas, demandez à un propriétaire de vous accorder le rôle Éditeur (voir Partager une note et gérer les droits).

Partager une note et gérer les droits

Une note vous appartient tant que vous ne la partagez pas. Le partage se fait personne par personne, avec un rôle choisi, ou d'un coup à tout l'espace de travail.

Comment partager une note avec un collègue ?

  1. Ouvrez la note, puis Partager : la fenêtre Partager la note s'ouvre.
  2. Dans Ajouter un collaborateur, recherchez la personne par son nom ou son e-mail (au moins deux caractères).
  3. Attribuez-lui un rôle — Lecteur ou Éditeur — puis cliquez sur Ajouter.

Un message confirme : « Accès accordé ». La note apparaît dans les notes de la personne, qui reçoit une notification « X a partagé la note "titre" ». Seul le propriétaire (par défaut, le créateur) peut gérer les partages.

Quels sont les rôles de partage (lecteur, éditeur, propriétaire) ?

Choisissez le rôle le plus restrictif qui suffit au besoin de la personne.

Qu'est-ce que la visibilité d'une note (privée, partagée, espace de travail) ?

La visibilité détermine qui peut voir une note : privée (vous seul, plus les personnes à qui vous donnez explicitement accès), partagée (les personnes ajoutées au partage) ou espace de travail (tous les membres, par défaut avec le droit d'édition).

Dans la fenêtre Partager la note, le réglage Visibilité propose deux choix seulement : Vous uniquement et Tout l'espace de travail. L'état Partagée ne se choisit pas dans cette liste : une note devient partagée dès que vous y ajoutez des collaborateurs.

Seul le propriétaire peut modifier ce réglage ; pour les autres s'affiche la mention « Seul le propriétaire peut modifier la visibilité. » La note reste toujours accessible à son propriétaire.

Comment voir qui a accès à une note et retirer un accès ?

Ouvrez Partager : la section Collaborateurs liste les personnes ayant accès, avec leur rôle. Pour retirer un accès, survolez la ligne de la personne : une croix apparaît à droite de son rôle. Elle perd immédiatement l'accès et en est prévenue par une notification « Accès à la note retiré ».

Quand personne n'a été ajouté, la mention « Aucun collaborateur pour l'instant » s'affiche, suivie de « Cette note est privée. »

💡 Dans la liste des notes, une note partagée porte un badge indiquant le nombre de personnes avec qui elle l'est (« Partagé (3) »).

Comment changer le rôle d'une personne sur une note ?

Dans la section Collaborateurs, ouvrez la liste de rôles à côté de la personne et choisissez Lecteur, Éditeur ou Propriétaire.

Le changement s'applique immédiatement, y compris si la personne a la note ouverte à cet instant : son écran bascule aussitôt dans le nouveau rôle, et elle reçoit une notification « Votre rôle sur la note a changé ». Seul un propriétaire peut modifier les rôles.

Où voir les informations d'une note (propriétaire, date, visibilité) ?

Le panneau Informations (volet latéral) récapitule le Nom de la note, son Propriétaire, sa date de création (Créé le…), sa Visibilité, la liste Partagé avec — ou la mention « Cette note n'est partagée avec personne » — et la section Associations, qui donne les éléments auxquels la note est rattachée. Pour modifier les accès ou les rôles, passez par Partager.

⚠️ Le partage se fait uniquement avec des collègues de votre organisation : aucune commande de l'écran Notes ne crée de lien public. Pour transmettre un document à l'extérieur, passez par le Drive (voir le chapitre sur les fichiers), qui propose des liens de partage externes.

Commenter une note et mentionner des collègues

Les commentaires permettent d'échanger autour d'une note sans en modifier le contenu — un avis, une question, une validation.

Comment ajouter un commentaire sur une note ?

Ouvrez la note, puis le panneau des commentaires, saisissez votre commentaire et validez. Il est visible par les personnes ayant accès à la note. Les lecteurs comme les éditeurs peuvent commenter : c'est le moyen de donner un avis sans toucher au texte.

Comment répondre, modifier ou supprimer un commentaire ?

Sous le commentaire concerné, choisissez Répondre : votre réponse s'affiche sous le commentaire d'origine, ce qui garde la discussion regroupée par sujet.

Vous pouvez modifier ou supprimer vos propres commentaires depuis leur menu. Ceux des autres ne sont ni modifiables ni supprimables par vous.

Comment mentionner un collègue dans un commentaire ?

Tapez le caractère @ suivi du nom de la personne, puis sélectionnez-la. Son nom apparaît en évidence, et la personne mentionnée reçoit une notification « X vous a mentionné dans "titre" ».

💡 Si le sujet est urgent, doublez la mention d'un message dans la messagerie instantanée (voir le chapitre sur la messagerie) : la notification attend, un message se voit tout de suite.

Peut-on commenter un passage précis du texte ?

Non. Les commentaires portent sur la note entière, dans un panneau dédié : il n'est pas possible d'ancrer un commentaire à un mot ou à une phrase. Pour viser un passage, citez-le dans votre commentaire — ou colorez-le avec Ma couleur pour le signaler dans le texte.

Relier une note à une réunion, un ticket ou un contact

Une note prend tout son sens rattachée à ce dont elle parle : la réunion dont elle est le compte rendu, le ticket qu'elle documente, le contact qu'elle concerne. C'est le rôle du panneau Relations.

Où voir les éléments liés à une note ?

Ouvrez la note, puis cliquez sur le bouton Relations dans la barre d'outils : le panneau s'ouvre à droite et liste ce à quoi la note est rattachée. Un compteur sur le bouton indique le nombre de liaisons. Sur un écran étroit (fenêtre réduite, tablette, portable), le panneau s'ouvre en volet coulissant venant du bord droit : le bouton fonctionne à toutes les largeurs.

Comment relier une note à un élément ?

  1. Ouvrez la note et le panneau Relations.
  2. Cliquez sur Créer une relation (ou Ajouter une relation si le panneau est vide).
  3. Choisissez le type de relation, puis recherchez l'élément cible.
  4. Validez.

Il faut le droit d'édition sur la note. Pour retirer une liaison, utilisez l'action Supprimer la relation sur la ligne concernée.

💡 Dans l'autre sens, une note peut aussi être rattachée depuis l'onglet Notes d'une activité ou d'une réunion vidéo (voir les chapitres sur les réunions vidéo et sur les activités).

Que m'indique une réunion liée à une note ?

Quand une note est rattachée à une réunion, le panneau ne se contente pas d'afficher son titre : une ligne de contexte donne, d'un coup d'œil :

« Revue hebdomadaire » ne dit pas de quelle séance il s'agit ; cette ligne le dit.

Comment rejoindre une visioconférence depuis une note ?

Repérez la réunion dans le panneau Relations : si la visioconférence est encore ouverte, le bouton Rejoindre la visio vous y emmène directement, sans quitter Sphère. Il n'apparaît pas quand la réunion est terminée ou annulée — la salle n'existe plus, mais la note reste consultable.

Les éléments liés se mettent-ils à jour tout seuls ?

Oui. Quand quelqu'un rattache ou détache une note, la liste se met à jour immédiatement chez les autres personnes, sans recharger la page. Deux collègues qui préparent la même réunion voient la même chose au même moment.

💡 Une ligne marquée « Élément non accessible » n'est pas une erreur : la liaison existe, mais vous n'avez pas le droit de consulter l'élément visé.

Être prévenu de ce qui arrive à vos notes

Sphère vous informe quand une note qui vous concerne bouge. Tout arrive au même endroit : la cloche de notifications, en haut de l'application.

Quelles notifications puis-je recevoir au sujet d'une note ?

Sept évènements vous sont signalés :

Suis-je prévenu à chaque frappe quand une note partagée est modifiée ?

Non, et c'est heureux : vous êtes prévenu une fois par session d'édition. Quelqu'un qui retravaille une note pendant vingt minutes ne vous envoie pas vingt notifications. Quand plusieurs personnes l'ont modifiée, le titre le dit : « X et 2 autres ont modifié la note "titre" ». Un clic ouvre la note.

Je viens de perdre l'accès à une note : comment le sais-je ?

Vous recevez une notification Accès à la note retiré, avec le titre de la note et la mention « Retiré par … ». Aucun bouton Ouvrir ne l'accompagne : la note ne vous est plus accessible. De même, une notification Note partagée supprimée vous prévient quand une note à laquelle vous aviez accès a été supprimée par son propriétaire.

Toutes ces alertes restent consultables dans la cloche, sous l'icône du module Notes, même quand la bulle affichée à l'écran a disparu.

J'ai reçu « Lien public créé vers votre note » : qu'est-ce que c'est ?

Cette notification vous prévient qu'un lien public a été créé vers une note dont vous êtes propriétaire, avec le nom de la personne qui l'a créé.

Aucune commande de l'écran Notes ne crée un tel lien : le partage se fait avec des collègues nommés, et le partage à l'extérieur passe par le Drive. Si vous recevez cette alerte sans comprendre d'où elle vient, signalez-la à un administrateur de votre organisation.

Versions et historique d'une note

Une note écrite à plusieurs change vite. L'historique permet de voir comment elle a évolué, de comparer deux moments et de revenir en arrière.

Comment fonctionne l'historique des versions ?

À chaque modification importante du contenu, une version est enregistrée automatiquement : vous n'avez pas de copies à sauvegarder vous-même. La note conserve un nombre limité de versions récentes ; au-delà, les plus anciennes sont supprimées automatiquement. Ce nombre peut être ajusté par votre organisation.

Comment consulter l'historique des versions ?

  1. Ouvrez la note.
  2. Ouvrez l'historique des versions depuis la barre d'outils.
  3. La liste s'affiche, de la plus récente à la plus ancienne. Chaque entrée indique son numéro de version, sa date et l'auteur de la modification ; la plus récente porte la mention Dernière.
  4. Sélectionnez une version pour en consulter le contenu.

Quand la note n'a pas encore d'historique, la mention « Aucune version enregistrée. » s'affiche.

Comment comparer deux versions ?

Dans l'historique, choisissez de comparer deux versions (ou une version avec la version actuelle). Les différences s'affichent ligne par ligne : ce qui a été ajouté, ce qui a été retiré, avec un décompte des lignes modifiées.

Puis-je revenir à une version antérieure ?

Oui. Une version consultée dans l'historique peut être restaurée et redevenir le contenu actuel de la note :

  1. Ouvrez la note, puis l'historique des versions.
  2. Sélectionnez la version voulue : son aperçu s'affiche, avec sa date, son auteur et sa taille.
  3. Cliquez sur Restaurer cette version, en haut à droite de l'aperçu.

Le contenu actuel est remplacé par celui de la version choisie, et un message confirme (« Version 7 restaurée »).

⚠️ La restauration remplace tout le contenu de la note, et elle s'applique dès le clic, sans écran de confirmation. Comparez d'abord les deux versions pour voir ce que vous perdriez.

Si vous ne voulez récupérer qu'un passage, n'utilisez pas la restauration : ouvrez la version dans l'aperçu et copiez simplement le texte voulu dans la note.

Rechercher une note

Comme il n'y a pas de dossiers, la recherche est le principal moyen de retrouver une note.

Comment rechercher une note ?

Utilisez la barre de recherche du module Notes. Tapez un mot-clé : la recherche porte sur le titre, le contenu et les étiquettes. Les résultats les plus pertinents apparaissent en premier, les termes trouvés sont surlignés, et chaque résultat montre un court aperçu du contenu — de quoi identifier la bonne note sans avoir à les ouvrir une par une.

Comment filtrer par étiquette, favori ou épinglage ?

Voir Créer et organiser ses notes pour poser une étiquette, un favori ou un épinglage.

La recherche couvre-t-elle les commentaires ?

Non. Elle porte sur le titre, le contenu et les étiquettes, mais pas sur les commentaires. Pour retrouver un échange, ouvrez la note concernée et parcourez son panneau de commentaires.

Notes — Questions fréquentes

Qui peut voir mes notes ?

Cela dépend de la visibilité de chaque note : privée, partagée (les personnes ajoutées au partage) ou espace de travail (tous les membres). Voir Partager une note et gérer les droits.

Puis-je récupérer une version précédente d'une note ?

Oui. Ouvrez l'historique des versions, sélectionnez la version voulue, puis cliquez sur Restaurer cette version : elle redevient le contenu actuel. Voir Versions et historique d'une note.

Puis-je mettre une image au milieu du texte d'une note ?

Oui : bouton Insérer une image, ou collez / glissez l'image dans l'éditeur. Formats acceptés : PNG, JPEG, GIF, WebP, AVIF, jusqu'à 8 Mo. Voir Insérer une image dans une note.

Puis-je joindre des fichiers à une note ?

Oui, jusqu'à 25 Mo par fichier, dans le panneau Fichiers joints ; toutes les personnes ayant accès à la note peuvent les télécharger. Voir Joindre des fichiers à une note.

Comment ranger mes notes ? Y a-t-il des dossiers ?

Non : vous organisez vos notes avec des étiquettes (tags), les favoris et l'épinglage. Voir Créer et organiser ses notes.

Comment savoir qui est en train de travailler sur la note ?

Un bandeau indique combien de collaborateurs sont en ligne ; survolez ce compteur pour afficher leurs noms, chacun avec sa couleur. Voir Éditer une note à plusieurs en temps réel.

Suis-je prévenu quand une note partagée avec moi est modifiée ?

Oui : « X a modifié la note "titre" », une fois par session d'édition et non à chaque frappe. Voir Être prévenu de ce qui arrive à vos notes.

Puis-je partager une note avec une personne extérieure à mon organisation ?

Non, et aucune commande de l'écran Notes ne crée de lien public. Pour transmettre un document à l'extérieur, utilisez le Drive (voir le chapitre sur les fichiers).

Quelle différence entre archiver et supprimer une note ?

Archiver retire la note de votre liste active en conservant son contenu ; Supprimer est définitif et emporte aussi les commentaires et les pièces jointes.

Les Notes fonctionnent-elles sur mobile ?

Oui, vos notes sont consultables sur mobile comme sur le web. La co-édition avec curseurs est optimale sur le web ; l'application mobile affiche les images d'une note mais ne sait pas encore les modifier.

Notes — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Je ne peux pas modifier une note (elle est en lecture seule)

Vous n'avez probablement que le droit de lecture ; signe visible : la barre d'outils de mise en forme n'apparaît pas. Demandez à un propriétaire de la note de vous accorder le rôle éditeur.

La note est passée en lecture seule pendant que j'écrivais

Votre rôle vient d'être modifié par un propriétaire ; le message « Vos droits ont changé : cette note est désormais en lecture seule » vous l'annonce. Ce que vous aviez écrit reste dans la note. Demandez-lui de vous rendre le rôle Éditeur.

Un bandeau « Mode hors ligne » s'affiche pendant que j'écris

Votre connexion à la note a été interrompue ; vos modifications récentes sont conservées localement. Vérifiez votre connexion Internet et restez sur la note : elle se reconnecte automatiquement et tout est alors synchronisé.

Je ne vois pas les modifications d'un collègue en direct

Vérifiez votre connexion Internet, rechargez la page puis rouvrez la note. Assurez-vous aussi que votre collègue modifie bien la même note et qu'il a le droit d'édition.

La note ne se charge pas / reste figée

Rechargez la page. Si une seule note est concernée, fermez-la et rouvrez-la depuis la liste. Si le souci touche tous les modules de Sphère, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.

J'ai peur d'avoir perdu des modifications

Les notes sont enregistrées automatiquement et conservent un historique des versions. Ouvrez-le : vous pouvez copier un passage d'une version antérieure, ou la restaurer entièrement. Voir Versions et historique d'une note.

Ma pièce jointe est refusée

Le fichier dépasse probablement la taille maximale — 25 Mo par fichier joint —, ou son type n'est pas accepté (« Type de fichier non autorisé »). Réduisez-le, ou déposez-le dans le Drive et mettez le lien dans la note.

Mon image est refusée ou son envoi échoue

  1. Format : dans le texte, une image doit être en PNG, JPEG, GIF, WebP ou AVIF, sinon le message « Type non supporté » s'affiche.
  2. Taille : 8 Mo au maximum dans le texte ; au-delà, ajoutez l'image en fichier joint (25 Mo autorisés).
  3. En cas d'Échec de l'envoi, vérifiez votre connexion et cliquez sur Réessayer.

Mes images disparaissent quand je modifie la note depuis le mobile

L'application mobile affiche les images mais ne sait pas encore les modifier ; un message vous en avertit à l'ouverture. Faites vos modifications d'images depuis le web.

Une note a disparu de ma liste

  1. Elle a peut-être été archivée : badge Archivée, hors de la liste active. Retrouvez-la par la recherche, puis Désarchiver.
  2. On vous a peut-être retiré l'accès : une alerte « Accès à la note retiré » l'aurait signalé dans la cloche.
  3. Elle a peut-être été supprimée par son propriétaire : là encore, une notification « Note partagée supprimée » vous en informe.

Le panneau des relations n'affiche pas ce que j'attends

Je ne retrouve pas une note dans la recherche

  1. Un contenu tout juste modifié met parfois un court instant à être pris en compte ; réessayez après quelques secondes.
  2. Vérifiez que la note n'est pas archivée.
  3. Affinez avec le filtre par étiquette, ou cherchez un mot du titre.
  4. La recherche ne couvre pas les commentaires : pour un échange, ouvrez la note et parcourez-les.

Je ne peux pas modifier ni supprimer le commentaire d'un collègue

C'est normal : vous ne pouvez modifier ou supprimer que vos propres commentaires.

Je n'arrive pas à partager une note

Seul le propriétaire d'une note (par défaut son créateur) peut la partager et gérer les droits. Si vous n'êtes qu'éditeur ou lecteur, demandez-lui de partager la note ou de vous nommer propriétaire.