Sphère·Documentation

Notes collaboratives

Le module Notes permet de rédiger des notes et des documents dans Sphère, seul ou à plusieurs, et de les modifier en temps réel avec vos collègues.

Que peut-on faire avec les Notes ?

Où trouver les Notes ?

Les Notes sont accessibles depuis l'icône dédiée dans la barre latérale. La liste de vos notes s'affiche d'un côté, et la note ouverte occupe la zone principale, dans un éditeur en ligne.

Comment sont organisées les notes ?

Les notes sont rangées à plat et retrouvées grâce aux étiquettes (tags), aux favoris, à l'épinglage et à la recherche. Chaque note appartient à un espace de travail et n'est visible que par les personnes autorisées, selon sa visibilité (privée, partagée ou ouverte à l'espace de travail).

Commenter une note et mentionner des collègues

Échanger autour d'une note sans en modifier le contenu, et interpeller les bonnes personnes.

Comment ajouter un commentaire sur une note ?

  1. Ouvrez la note.
  2. Ouvrez la zone des commentaires.
  3. Saisissez votre commentaire, puis validez.

Le commentaire est visible par les personnes ayant accès à la note. Les lecteurs comme les éditeurs peuvent commenter : cela permet de donner un avis sans toucher au contenu de la note.

Comment répondre à un commentaire ?

Sous le commentaire concerné, choisissez Répondre et saisissez votre message. Votre réponse s'affiche sous le commentaire d'origine, ce qui garde la discussion regroupée par sujet.

Comment modifier ou supprimer mon commentaire ?

Vous pouvez modifier ou supprimer vos propres commentaires depuis leur menu. Vous ne pouvez pas modifier ni supprimer les commentaires écrits par d'autres personnes.

Comment mentionner un collègue dans un commentaire ?

Dans un commentaire, tapez le caractère @ suivi du nom de la personne, puis sélectionnez-la. Son nom apparaît en évidence dans le commentaire. La mention sert à désigner clairement à qui vous vous adressez.

💡 La mention met la personne en évidence dans le commentaire. Pour être sûr qu'elle en prenne connaissance, prévenez-la aussi par un autre canal (message Chat, par exemple) si le sujet est urgent.

Peut-on commenter un passage précis du texte ?

Les commentaires portent sur la note entière, dans une zone de commentaires dédiée. Il n'est pas possible d'ancrer un commentaire à un mot ou à une phrase précise à l'intérieur du texte. Pour viser un passage, citez-le ou décrivez-le dans votre commentaire.

Créer et organiser ses notes

Créer une note, la ranger avec des étiquettes, la mettre en avant ou la ranger de côté.

Comment créer une note ?

  1. Ouvrez le module Notes depuis la barre latérale.
  2. Cliquez sur Nouvelle note.
  3. Donnez un titre à la note (obligatoire).
  4. Rédigez le contenu dans l'éditeur.

La note est enregistrée automatiquement au fil de votre saisie. En tant que créateur, vous en êtes propriétaire : vous pouvez la partager et gérer ses droits.

Comment créer une note à partir d'un modèle ?

Un modèle est une note préremplie qui sert de point de départ (compte-rendu de réunion, fiche projet, etc.).

  1. Cliquez sur Nouvelle note à partir d'un modèle.
  2. Choisissez le modèle voulu dans la liste.
  3. La nouvelle note reprend le contenu, les étiquettes et la visibilité du modèle. Vous pouvez ensuite tout modifier.

💡 Certains modèles sont fournis par votre organisation et ne peuvent pas être modifiés ni supprimés ; vous pouvez toujours créer des notes à partir d'eux.

Comment dupliquer une note ?

Ouvrez le menu de la note et choisissez Dupliquer. Une copie est créée avec le même contenu et la mention « (copie) » ajoutée au titre. La copie vous appartient et n'affecte pas l'originale.

Comment renommer une note ?

Ouvrez la note et modifiez son titre directement en haut. Le nouveau titre est enregistré automatiquement.

Comment épingler une note en haut de la liste ?

Ouvrez le menu de la note et choisissez Épingler. La note reste en haut de votre liste pour un accès rapide. Choisissez Détacher pour annuler.

Comment mettre une note en favori ?

Ouvrez le menu de la note et choisissez Ajouter aux favoris (étoile). Vous retrouvez ensuite toutes vos notes favorites via le filtre dédié, pour accéder rapidement aux plus importantes.

Comment classer une note avec des étiquettes (tags) ?

Les notes ne sont pas rangées dans des dossiers : elles sont classées par étiquettes.

  1. Ouvrez la note.
  2. Dans la zone des étiquettes, saisissez un mot-clé (par exemple « projet », « rh », « réunion »).
  3. Des suggestions apparaissent à partir des étiquettes déjà utilisées ; validez pour ajouter.

Vous pouvez mettre plusieurs étiquettes sur une même note et filtrer vos recherches par étiquette (voir Rechercher une note).

Comment archiver une note ?

Ouvrez le menu de la note et choisissez Archiver. La note quitte votre liste active sans être supprimée : son contenu est conservé. Choisissez Désarchiver pour la remettre dans la liste active.

Comment supprimer une note ?

Ouvrez le menu de la note et choisissez Supprimer, puis confirmez. La note et son contenu sont retirés. La suppression est définitive : si vous voulez seulement retirer la note de votre liste sans la perdre, archivez-la plutôt que de la supprimer.

Éditer une note à plusieurs en temps réel

Travailler à plusieurs sur la même note, en même temps, et voir les modifications en direct.

Plusieurs personnes peuvent-elles modifier la même note en même temps ?

Oui. Si plusieurs collègues ayant le droit d'édition ouvrent la même note, ils peuvent la modifier simultanément. Les changements de chacun apparaissent en direct chez les autres, sans avoir à recharger la page ni à s'envoyer des versions du fichier. C'est l'édition collaborative en temps réel.

Comment savoir qui travaille sur la note avec moi ?

Quand d'autres personnes ont la note ouverte, elles sont indiquées comme présentes. Vous voyez également leur curseur, coloré et accompagné de leur nom, se déplacer dans le texte à l'endroit où elles écrivent. Cela permet de suivre qui modifie quoi, en direct.

Mes modifications sont-elles enregistrées automatiquement ?

Oui. Vos modifications sont enregistrées automatiquement au fil de votre saisie. Il n'y a pas de bouton « Enregistrer » à cliquer. La version en cours est toujours à jour pour toutes les personnes qui ouvrent la note.

Pourquoi je ne peux pas modifier une note (mode lecture seule) ?

Si vous avez uniquement le droit de lecture sur une note, vous pouvez la consulter mais pas la modifier : l'éditeur est en lecture seule. Pour obtenir le droit d'écrire, demandez à un propriétaire de la note de vous accorder le rôle éditeur (voir Partager une note et gérer les droits).

Que se passe-t-il si je perds la connexion pendant l'édition ?

L'édition continue de fonctionner même en cas de coupure passagère :

  1. Vos modifications récentes sont conservées localement.
  2. Un bandeau Mode hors ligne s'affiche si la connexion reste interrompue.
  3. Dès que la connexion revient, la note se reconnecte automatiquement et vos modifications sont synchronisées avec celles des autres.

Vous n'avez rien à faire de particulier : patientez que la connexion revienne. Voir aussi Notes — Dépannage.

Les modifications simultanées risquent-elles de s'écraser entre elles ?

Non. L'édition collaborative est conçue pour que les contributions de chacun se combinent sans se perdre, même quand plusieurs personnes écrivent en même temps à des endroits différents. Chacun voit progressivement le texte des autres s'intégrer à la note.

Mettre en forme le contenu d'une note

Enrichir vos notes avec du texte mis en forme, des listes de tâches, des liens et des fichiers joints.

Comment mettre le texte en forme (gras, italique, listes) ?

L'éditeur de notes accepte le texte enrichi. Vous pouvez :

Selon l'éditeur, utilisez la barre d'outils de mise en forme ou les raccourcis clavier. La mise en forme s'applique en direct et reste visible par toutes les personnes qui ouvrent la note.

Comment ajouter une liste de tâches (cases à cocher) ?

  1. Dans l'éditeur, insérez une liste de tâches.
  2. Saisissez une tâche par ligne.
  3. Cochez une case pour marquer la tâche comme faite.

Les cases cochées sont enregistrées avec la note et visibles par tous les participants. C'est pratique pour une liste de choses à faire partagée.

Comment insérer un bloc de code ?

Insérez un bloc de code depuis l'éditeur, puis collez ou saisissez votre code. Le texte s'affiche dans une police à chasse fixe, distincte du reste de la note, ce qui facilite la lecture d'extraits techniques.

Comment insérer un lien dans une note ?

Sélectionnez le texte à transformer en lien, choisissez Lien dans la barre d'outils, puis collez l'adresse web. Le texte devient cliquable.

Comment joindre un fichier à une note ?

  1. Ouvrez la note.
  2. Dans la zone des pièces jointes, choisissez Ajouter un fichier.
  3. Sélectionnez le fichier sur votre appareil. Une fois l'envoi terminé, il apparaît dans la liste des pièces jointes de la note.

Les fichiers joints sont limités en taille et en nombre par note. Les personnes ayant accès à la note peuvent les télécharger.

Comment télécharger ou supprimer une pièce jointe ?

Dans la liste des pièces jointes de la note :

Puis-je afficher les images directement dans le texte de la note ?

Les fichiers sont proposés sous forme de liste de pièces jointes à côté de la note, et non intégrés au milieu du texte. Pour partager une image, ajoutez-la en pièce jointe : les personnes autorisées pourront l'ouvrir et la télécharger.

Partager une note et gérer les droits

Donner accès à une note à vos collègues et choisir ce que chacun peut faire.

Comment partager une note avec un collègue ?

  1. Ouvrez la note.
  2. Ouvrez Partager.
  3. Choisissez la personne de votre organisation.
  4. Attribuez-lui un rôle (voir ci-dessous), puis validez. La note apparaît alors dans ses notes.

Seuls le propriétaire de la note (par défaut, son créateur) peut gérer les partages.

Quels sont les rôles de partage (lecteur, éditeur, propriétaire) ?

Choisissez le rôle le plus restrictif qui suffit au besoin de la personne.

Qu'est-ce que la visibilité d'une note (privée, partagée, espace de travail) ?

La visibilité détermine qui peut voir une note :

Vous réglez la visibilité dans les options de la note. Une note reste toujours accessible à son propriétaire, quelle que soit la visibilité.

Où voir les informations d'une note (propriétaire, date, visibilité, partage) ?

Chaque note dispose d'un panneau Informations (volet latéral) qui récapitule, en un coup d'œil :

Ce panneau sert à comprendre qui possède la note et qui peut la voir. Pour modifier les accès ou les rôles, passez par Partager (voir ci-dessous).

Comment voir qui a accès à une note et retirer un accès ?

Ouvrez Partager sur la note : la liste des personnes ayant accès s'affiche avec leur rôle. Pour retirer un accès, choisissez Révoquer (ou Retirer) à côté de la personne concernée. Elle perd immédiatement l'accès à la note.

Comment changer le rôle d'une personne sur une note ?

Dans les options de partage de la note, ouvrez la liste des personnes ayant accès, puis modifiez le rôle de la personne (par exemple, passer de lecteur à éditeur). Le changement s'applique immédiatement. Seul un propriétaire peut modifier les rôles.

Puis-je partager une note avec une personne extérieure à mon organisation ?

Non. Le partage de notes se fait uniquement avec des collègues de votre organisation. Il n'existe pas de lien public ni d'accès invité pour les notes. Pour transmettre un document à l'extérieur, utilisez le module Drive, qui propose des liens de partage externes.

Rechercher une note

Retrouver rapidement une note par son titre, son contenu ou ses étiquettes.

Comment rechercher une note ?

Utilisez la barre de recherche du module Notes. Tapez un mot-clé : la recherche porte à la fois sur le titre, le contenu et les étiquettes de vos notes. Les résultats les plus pertinents apparaissent en premier, et les termes trouvés sont surlignés pour vous aider à repérer le bon passage.

Comment filtrer les résultats par étiquette (tag) ?

En plus du mot-clé, vous pouvez restreindre la recherche à une étiquette précise. Seules les notes portant cette étiquette apparaissent alors dans les résultats. C'est utile pour retrouver toutes les notes d'un même projet ou d'un même thème.

Pourquoi un aperçu du contenu s'affiche-t-il sous chaque résultat ?

Chaque résultat de recherche montre un court aperçu du contenu de la note, avec les termes recherchés surlignés. Cet aperçu vous permet d'identifier la bonne note sans avoir à l'ouvrir une par une.

Comment retrouver mes notes favorites ou épinglées ?

Voir Créer et organiser ses notes pour ajouter une note aux favoris ou l'épingler.

La recherche couvre-t-elle les commentaires ?

Non. La recherche porte sur le titre, le contenu et les étiquettes des notes, mais pas sur les commentaires. Pour retrouver un échange, ouvrez la note concernée et parcourez sa zone de commentaires.

Versions et historique d'une note

Suivre l'évolution d'une note et comparer ce qui a changé entre deux versions.

Comment fonctionne l'historique des versions ?

À chaque modification importante du contenu, une version de la note est enregistrée automatiquement. La note conserve ainsi un historique : vous pouvez voir comment elle a évolué au fil du temps, sans avoir à sauvegarder de copies vous-même.

Comment consulter l'historique des versions d'une note ?

  1. Ouvrez la note.
  2. Ouvrez l'historique des versions depuis son menu.
  3. La liste des versions s'affiche, de la plus récente à la plus ancienne, avec pour chacune sa date et l'auteur de la modification.
  4. Sélectionnez une version pour en consulter le contenu.

Comment comparer deux versions d'une note ?

Dans l'historique des versions, choisissez de comparer deux versions (ou une version avec la version actuelle). Les différences s'affichent ligne par ligne : ce qui a été ajouté et ce qui a été retiré, avec un décompte des lignes modifiées. Cela permet de voir précisément ce qui a changé entre deux moments.

Combien de versions sont conservées ?

La note conserve un nombre limité de versions récentes. Quand ce nombre est dépassé, les versions les plus anciennes sont automatiquement supprimées pour ne garder que l'historique le plus utile. Ce nombre peut être ajusté par votre organisation.

Puis-je revenir à une version antérieure ?

Vous pouvez consulter et comparer les versions précédentes d'une note pour retrouver un contenu perdu et le recopier au besoin. La restauration en un clic d'une ancienne version comme contenu actuel n'est pas encore disponible : en attendant, ouvrez la version voulue dans l'historique et copiez le passage à réutiliser dans la note.

Notes — Questions fréquentes

Qui peut voir mes notes ?

Cela dépend de la visibilité de chaque note. Une note privée n'est visible que par vous et les personnes à qui vous donnez accès. Une note partagée est visible par les personnes ajoutées au partage. Une note en visibilité espace de travail est accessible à tous les membres de l'espace de travail. Voir Partager une note et gérer les droits.

Plusieurs personnes peuvent-elles modifier une note en même temps ?

Oui. Les collègues ayant le droit d'édition peuvent modifier une note simultanément : les changements apparaissent en direct, avec le curseur et le nom de chaque personne présente. Voir Éditer une note à plusieurs en temps réel.

Mes notes sont-elles enregistrées automatiquement ?

Oui. Tout ce que vous écrivez est enregistré automatiquement au fil de la saisie. Il n'y a pas de bouton « Enregistrer ».

Puis-je récupérer une version précédente d'une note ?

Vous pouvez consulter et comparer les versions antérieures dans l'historique de la note, puis recopier le contenu voulu. La restauration automatique d'une ancienne version n'est pas encore disponible. Voir Versions et historique d'une note.

Comment ranger mes notes ? Y a-t-il des dossiers ?

Les notes ne sont pas rangées dans des dossiers. Vous les organisez avec des étiquettes (tags), les favoris et l'épinglage, et vous les retrouvez par la recherche. Voir Créer et organiser ses notes.

Puis-je partager une note avec une personne extérieure à mon organisation ?

Non. Le partage de notes se fait uniquement avec des collègues de votre organisation. Il n'y a pas de lien public. Pour transmettre un document à l'extérieur, utilisez le module Drive.

Puis-je joindre des fichiers à une note ?

Oui. Vous pouvez ajouter des pièces jointes à une note ; les personnes autorisées peuvent les télécharger. Les fichiers apparaissent dans une liste à côté de la note. Voir Mettre en forme le contenu d'une note.

Qu'est-ce qu'un modèle de note ?

Un modèle est une note préremplie qui sert de point de départ (compte-rendu, fiche projet…). Vous créez une nouvelle note à partir d'un modèle, puis vous l'adaptez. Certains modèles sont fournis par votre organisation. Voir Créer et organiser ses notes.

Quelle différence entre archiver et supprimer une note ?

Archiver retire la note de votre liste active tout en conservant son contenu ; vous pouvez la désarchiver plus tard. Supprimer retire la note définitivement. Pour ranger une note sans risque, archivez-la plutôt que de la supprimer.

Les Notes fonctionnent-elles sur mobile ?

Oui, vos notes sont consultables depuis l'application mobile comme depuis la version web. La co-édition en temps réel avec curseurs est optimale sur la version web ; sur mobile, l'affichage se met à jour au fil des modifications.

Notes — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Je ne peux pas modifier une note (elle est en lecture seule)

Vous avez probablement uniquement le droit de lecture sur cette note. Seules les personnes ayant le rôle éditeur ou propriétaire peuvent en modifier le contenu. Demandez à un propriétaire de la note de vous accorder le rôle éditeur. Voir Partager une note et gérer les droits.

Un bandeau « Mode hors ligne » s'affiche pendant que j'écris

Votre connexion à la note a été interrompue. Vos modifications récentes sont conservées localement.

  1. Vérifiez votre connexion Internet.
  2. Restez sur la note : elle se reconnecte automatiquement dès que la connexion revient.
  3. À la reconnexion, vos modifications sont synchronisées avec celles des autres participants.

Je ne vois pas les modifications d'un collègue en direct

  1. Vérifiez votre connexion Internet : l'édition en temps réel a besoin d'une connexion active.
  2. Rechargez la page, puis rouvrez la note.
  3. Assurez-vous que votre collègue modifie bien la même note et qu'il a le droit d'édition.

J'ai peur d'avoir perdu des modifications

Les notes sont enregistrées automatiquement et conservent un historique des versions. Ouvrez l'historique de la note pour retrouver un contenu antérieur et le recopier si besoin. Voir Versions et historique d'une note.

La note ne se charge pas / reste figée

  1. Vérifiez votre connexion Internet.
  2. Rechargez la page.
  3. Si le problème ne concerne qu'une seule note, fermez-la et rouvrez-la depuis la liste.
  4. Si le souci persiste sur tous les modules de Sphère, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.

Ma pièce jointe est refusée

Le fichier dépasse probablement la taille maximale autorisée, ou la note a déjà atteint son nombre maximal de pièces jointes. Réduisez la taille du fichier, ou partagez-le via le module Drive et ajoutez le lien dans la note.

Je ne retrouve pas une note dans la recherche

  1. Un contenu tout juste modifié peut mettre un court instant à être pris en compte ; réessayez après quelques secondes.
  2. Vérifiez que la note n'est pas archivée (les notes archivées quittent la liste active).
  3. Affinez avec le filtre par étiquette, ou cherchez un mot présent dans le titre.
  4. La recherche ne couvre pas les commentaires : pour un échange, ouvrez la note et parcourez ses commentaires.

Je ne peux pas modifier ni supprimer le commentaire d'un collègue

C'est normal : vous ne pouvez modifier ou supprimer que vos propres commentaires. Les commentaires des autres ne sont pas modifiables par vous.

Je n'arrive pas à partager une note

Seul le propriétaire d'une note (par défaut son créateur) peut la partager et gérer les droits. Si vous n'êtes qu'éditeur ou lecteur, demandez au propriétaire de partager la note ou de vous nommer propriétaire. Voir Partager une note et gérer les droits.