Sphère·Documentation

Contacts et répertoire

Le module Contacts est le carnet d'adresses de Sphère. Il rassemble en un seul endroit les personnes et les organisations avec lesquelles vous travaillez : vos collègues, vos clients, vos prospects, vos fournisseurs et les entreprises.

Chaque personne ou entreprise possède une fiche : un profil qui regroupe ses coordonnées, ses informations professionnelles, ses notes et l'historique de vos échanges avec elle.

Les trois types de fiches

Le répertoire distingue trois types d'entrées :

Vous pouvez filtrer le répertoire par type et créer une fiche de chaque type.

Que peut-on faire avec les Contacts ?

Où trouver les Contacts ?

Le répertoire est accessible depuis l'icône Contacts (ou Répertoire) dans la barre latérale. La liste des fiches s'affiche dans la zone principale ; un panneau de détail apparaît quand vous sélectionnez une fiche.

Appeler depuis le répertoire

Ce module décrit la gestion des contacts (fiches, coordonnées, organisation). Pour tout ce qui concerne le fait d'appeler une personne depuis le répertoire du téléphone (présence, poste, lancement d'appel), voir Répertoire du téléphone et fiches contact.

Créer et modifier une fiche

Vous pouvez ajouter de nouvelles personnes et entreprises au répertoire, puis mettre à jour leurs fiches à tout moment depuis un panneau latéral.

Comment créer une nouvelle fiche ?

  1. Dans le répertoire, cliquez sur Nouvelle entrée (ou Nouveau).
  2. Choisissez le type à créer : contact, membre ou organisation.
  3. Renseignez les champs. Les champs marqués requis doivent être remplis avant de valider (par exemple le prénom et le nom pour un contact).
  4. Cliquez sur Créer.

La fiche est aussitôt disponible dans la liste. Vous pouvez cliquer dessus pour l'ouvrir et compléter les autres informations.

💡 Pour saisir plusieurs fiches à la suite, activez Créer et ajouter un autre : après l'enregistrement, le formulaire se rouvre vide, prêt pour la fiche suivante.

Que faire si le formulaire signale une erreur ?

Un champ en erreur est mis en évidence, avec un message d'aide (par exemple « e-mail invalide » ou « champ requis »). Corrigez les champs signalés, puis cliquez de nouveau sur Créer. Tant qu'un champ requis est vide ou incorrect, l'enregistrement est refusé.

Comment modifier une fiche existante ?

  1. Ouvrez la fiche à modifier dans le répertoire.
  2. Cliquez sur Éditer la fiche (ou Modifier).
  3. Un panneau latéral pré-rempli s'ouvre avec les informations actuelles.
  4. Modifiez les champs voulus, puis cliquez sur Enregistrer.

La liste et la fiche se mettent à jour immédiatement après l'enregistrement, sans recharger la page. Si vous n'avez rien changé, un message vous indique qu'il n'y a aucune modification à enregistrer.

Comment archiver ou supprimer une fiche ?

Depuis une fiche, un menu Plus d'actions propose :

Si la suppression n'est pas possible, un message l'indique (la fiche peut être liée à d'autres éléments).

Rattacher un contact à une organisation

Une fiche contact peut être rattachée à une organisation via son champ Entreprise. Une fois le lien établi, l'entreprise devient cliquable sur la fiche du contact : un clic ouvre la fiche de l'organisation. Ce lien permet aussi de retrouver, depuis une organisation, les personnes qui lui sont associées.

Ajouter une photo ou un logo

Vous pouvez ajouter ou remplacer la photo d'un contact et le logo d'une organisation directement depuis leur fiche. Sans image, l'entrée affiche un avatar coloré aux initiales. La marche à suivre est décrite dans La fiche d'un contact.

Partager le lien d'une fiche

Le menu d'actions d'une fiche permet de copier son lien ou de la partager, pour la retrouver ou l'envoyer rapidement à un collègue disposant des accès. Vous pouvez aussi partager la fiche directement dans une conversation de messagerie : voir La fiche d'un contact.

La fiche d'un contact

La fiche d'un contact regroupe toutes les informations d'une personne ou d'une entreprise. Ouvrez-la en cliquant sur une entrée du répertoire.

Quelles informations trouve-t-on sur une fiche contact ?

La fiche d'une personne est organisée en sections :

En haut de la fiche figurent l'avatar, le nom, l'e-mail principal et une étoile pour mettre en favori. La date de création et la date de dernière modification sont affichées en bas.

💡 Un contact, un membre ou une société sans photo affiche un avatar coloré aux initiales. La couleur est la même dans la liste et sur la fiche, ce qui aide à reconnaître l'entrée d'un coup d'œil.

La fiche présente une carte d'identité lisible et des coordonnées cliquables : un clic sur un numéro lance l'appel, un clic sur l'e-mail ouvre la rédaction d'un message. La fiche d'une organisation adopte la même présentation moderne en deux colonnes.

Comment appeler ou écrire à un contact depuis sa fiche ?

Depuis une fiche, des boutons d'action rapides permettent de :

Vous pouvez aussi cliquer directement sur l'adresse e-mail affichée pour composer un message, ou copier une coordonnée dans le presse-papier.

Comment voir l'historique des échanges avec un contact ?

La fiche affiche une section Activité récente (ou Interactions) qui rassemble les événements liés à ce contact : appels, messages et autres échanges, présentés dans une timeline (fil chronologique).

Comment mettre un contact en favori depuis sa fiche ?

Cliquez sur l'étoile à côté du nom, en haut de la fiche. Le contact rejoint vos Favoris, accessibles via la pastille Favoris du répertoire. Recliquez sur l'étoile pour le retirer.

La fiche d'une organisation (entreprise)

La fiche d'une organisation suit le même principe qu'une fiche personne, avec en plus une section Identité légale : SIRET, TVA intracommunautaire, numéro d'immatriculation. On y trouve aussi les coordonnées (e-mail, téléphone, site web) et l'adresse. Le bouton Site web ouvre le site de l'entreprise.

Certains champs sont-ils propres à mon organisation ?

Oui. En plus des champs standards, votre organisation peut avoir ajouté des champs personnalisés (par exemple une note, une couleur, une évaluation en étoiles). Certains champs sont en lecture seule (champs système) et ne peuvent pas être modifiés depuis la fiche.

Quels onglets trouve-t-on sur une fiche du répertoire ?

Sur la fiche d'un contact, d'un membre ou d'une organisation du répertoire, le contenu est organisé en onglets :

L'onglet Sphère regroupe les éléments liés à la fiche. L'ancien onglet « Autres » n'apparaît plus.

Les pastilles de comptage en haut d'une fiche

En haut de chaque fiche du répertoire (contact, membre ou organisation) s'affichent des pastilles de comptage qui donnent un aperçu rapide de l'activité liée : nombre d'Appels, de Mails, d'Activités et de Tickets. Elles vous permettent de voir en un coup d'œil le volume d'échanges avec ce contact avant même d'ouvrir un onglet.

Voir les activités liées à un contact

Sur la fiche d'un contact, d'une organisation ou d'un membre, l'onglet Activités liste les activités liées : chaque ligne indique le type, la date et le créateur de l'activité. Cliquez sur Charger plus pour afficher les activités plus anciennes. Si rien ne s'affiche, aucune activité n'est encore rattachée à cette fiche.

Voir les e-mails liés à un contact

Sur la fiche d'un contact, d'une organisation ou d'un membre, l'onglet Emails liste les e-mails liés : expéditeur, destinataire, boîte, objet et date. Cela vous donne l'historique des échanges par e-mail sans quitter la fiche.

ℹ️ Les e-mails des membres collaborateurs internes ne sont pas suivis dans cette vue.

Voir l'historique des modifications d'une fiche

Sur la fiche d'un contact ou d'une organisation, l'onglet Historique montre qui a créé ou modifié la fiche, avec la date et l'heure de chaque événement.

Consulter les informations système d'une fiche

Sur la fiche d'un contact ou d'une organisation, une carte Information système regroupe les données de suivi : date de création, date de dernière modification et auteur (créé par). Ces informations sont en lecture seule.

Ajouter une photo à un contact ou un logo à une organisation

Depuis la fiche d'un contact, vous pouvez ajouter ou remplacer sa photo. Depuis la fiche d'une organisation, vous pouvez de la même façon ajouter ou remplacer son logo. Ouvrez la fiche, puis utilisez la zone d'avatar (ou de logo) pour choisir une image. Sans photo ni logo, l'entrée affiche un avatar coloré aux initiales.

Planifier une activité depuis une fiche

Sur la fiche d'un contact, d'une organisation ou d'un membre, un bouton Planifier une activité permet de créer une activité déjà rattachée à cette fiche : le contact, l'organisation ou le membre est pré-renseigné, vous n'avez plus qu'à compléter les détails.

Partager une fiche dans une conversation

Sur la fiche d'un contact, d'un membre ou d'une organisation, le menu Partager permet d'envoyer la fiche dans une conversation de messagerie.

  1. Ouvrez la fiche et cliquez sur Partager.
  2. Choisissez Dans le chat.
  3. Recherchez et sélectionnez la conversation où partager la fiche.
  4. Cliquez sur Partager.

Le destinataire reçoit une carte avec un lien Voir la fiche. Il pourra l'ouvrir s'il dispose des accès au répertoire.

Organiser ses contacts

Au-delà de la recherche simple, le répertoire offre plusieurs outils pour classer et retrouver vos fiches : favoris, filtres avancés, vues sauvegardées, notes privées et étiquettes.

Comment mettre des contacts en favori ?

Cliquez sur l'étoile d'une fiche (dans la liste ou en haut de la fiche ouverte) pour l'ajouter à vos Favoris. Retrouvez-les ensuite via la pastille Favoris en haut du répertoire. Recliquez sur l'étoile pour retirer un favori. Les favoris sont personnels : ils n'affectent pas les autres membres.

Comment utiliser les filtres avancés ?

Les filtres avancés permettent de combiner plusieurs critères pour affiner la liste.

  1. Cliquez sur Filtres (bouton près de la barre de recherche).
  2. Choisissez éventuellement de limiter la liste à un type d'entrée.
  3. Cliquez sur Ajouter pour créer une condition : un champ, un opérateur et une valeur.
  4. Répétez pour ajouter d'autres conditions.
  5. Cliquez sur Appliquer.

Les conditions sont combinées en ET : une fiche n'apparaît que si toutes les conditions sont vraies. Les opérateurs disponibles incluent : égal à, différent de, contient, commence par, dans, pas dans, est vide, est rempli. Cliquez sur Réinitialiser pour tout effacer.

💡 Les champs proposés par les filtres avancés sont les mêmes que ceux des fiches, avec les mêmes libellés et le même ordre : vous filtrez sur exactement ce que vous voyez sur une fiche. Le bouton Appliquer reste désactivé tant que vous n'avez fait aucun changement à appliquer.

Comment enregistrer une vue (filtres + tri) ?

Quand une combinaison de filtres et de tri vous est utile, enregistrez-la comme vue pour la rappeler en un clic.

  1. Réglez vos filtres et votre tri.
  2. Cliquez sur Sauvegarder cette vue. Ce bouton se trouve dans la rangée des onglets du répertoire, juste après les favoris, et s'active dès qu'un filtre est appliqué.
  3. Donnez un nom (et une description facultative) à la vue.
  4. Choisissez sa visibilité :
    • Privée — visible par vous seul.
    • Espace de travail — partagée avec les membres de votre espace de travail.
    • Organisation — visible par toute l'organisation.
  5. Vous pouvez cocher Définir comme vue par défaut.

Les vues enregistrées apparaissent sous forme de pastilles. Depuis leur menu, vous pouvez les renommer, les dupliquer, changer leur visibilité, définir/retirer la vue par défaut ou les supprimer.

Comment ajouter une note privée sur un contact ?

Une fiche peut comporter des notes privées : un espace où consigner vos remarques personnelles sur le contact. Saisissez votre note puis Enregistrez. Ces notes vous aident à garder le contexte d'un échange à l'autre.

Comment ajouter un commentaire partagé sur une fiche du répertoire ?

Sur une fiche du répertoire, l'onglet Commentaires permet d'ajouter des notes internes partagées : elles sont visibles par tous les membres qui ont accès à la fiche (contrairement aux notes privées, qui restent personnelles). C'est l'endroit idéal pour que l'équipe retrouve le contexte d'un contact au même endroit.

  1. Ouvrez la fiche, puis l'onglet Commentaires.
  2. Saisissez votre commentaire.
  3. Cliquez sur Ajouter le commentaire.

Vous pouvez ensuite modifier ou supprimer vos propres commentaires. Chaque commentaire affiche son auteur et sa date.

À quoi servent les étiquettes ?

Les étiquettes (tags) sont des mots-clés que vous attachez à une fiche pour la classer (par exemple client, prospect, VIP). Elles s'affichent sur la fiche et peuvent servir de critère de recherche ou de filtre.

Comment ajouter un tag à un contact ou une organisation ?

Vous pouvez ajouter librement des tags à un contact ou à une organisation depuis sa fiche.

  1. Ouvrez la fiche du contact ou de l'organisation.
  2. Repérez la zone des tags (étiquettes) sur la fiche.
  3. Tapez le nom du tag, puis validez pour l'ajouter.
  4. Pour enlever un tag, utilisez sa croix de suppression.

Les tags aident ensuite à filtrer et retrouver les fiches par catégorie.

Y a-t-il des raccourcis clavier dans le répertoire ?

Oui. Le répertoire propose des raccourcis pour aller plus vite : placer le curseur dans la recherche, naviguer dans la liste, ouvrir l'entrée sélectionnée, créer une nouvelle entrée, ou fermer le panneau et revenir à la liste. Un bouton Raccourcis clavier affiche la liste complète.

Consulter et rechercher le répertoire

Le répertoire affiche toutes vos fiches sous forme de liste. Vous pouvez rechercher, filtrer et trier pour retrouver rapidement la bonne personne ou la bonne entreprise.

Comment rechercher un contact ?

  1. Ouvrez le répertoire (icône Contacts dans la barre latérale).
  2. Cliquez dans la barre de recherche en haut de la liste.
  3. Tapez un nom ou un numéro de téléphone. La liste se met à jour au fur et à mesure de la frappe.
  4. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche complète.

Vous pouvez aussi rechercher par e-mail ou par entreprise via les filtres.

Comment filtrer par type d'entrée ?

En haut de la liste, des pastilles permettent de n'afficher qu'un type de fiche :

Cliquez sur une pastille pour restreindre la liste ; recliquez sur Tous pour revenir à l'ensemble.

Comment trier la liste des contacts ?

Un menu de tri à côté de la recherche propose plusieurs ordres :

Choisissez l'ordre qui vous convient ; la liste se réorganise aussitôt.

Comment choisir les colonnes affichées ?

La liste s'affiche sous forme de tableau avec des colonnes (Nom, type, date d'indexation…). Vous pouvez afficher, masquer, déplacer et redimensionner les colonnes via le réglage des colonnes du tableau, pour adapter l'affichage à vos besoins.

Que faire si la liste est vide ?

Ouvrir une fiche trouvée par la recherche dans le répertoire complet

Quand vous tombez sur un contact ou une organisation via la recherche, la fiche s'affiche d'abord dans un aperçu. Un bouton Ouvrir dans le répertoire vous emmène en un clic vers la vue complète du répertoire, avec tous les onglets (Informations, Appels, Emails, Commentaires, Activités, Historique) et toutes les actions. Utilisez-le dès que vous voulez faire plus que consulter les coordonnées de base.

Appeler quelqu'un depuis la liste

Depuis le répertoire du téléphone, vous pouvez lancer directement un appel, une discussion ou un e-mail sur une entrée. Ce parcours d'appel est décrit dans Répertoire du téléphone et fiches contact.

Contacts — Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un contact, un membre et une organisation ?

Le répertoire réunit les trois. Vous pouvez filtrer par type via les pastilles en haut de la liste.

Comment retrouver rapidement mes contacts importants ?

Mettez-les en favori en cliquant sur leur étoile, puis utilisez la pastille Favoris du répertoire. Vous pouvez aussi enregistrer une vue avec vos filtres habituels. Voir Organiser ses contacts.

Puis-je appeler ou écrire à un contact directement ?

Oui. Depuis une fiche, vous pouvez appeler, envoyer un e-mail ou ouvrir une conversation, selon les coordonnées disponibles. Le parcours d'appel depuis le répertoire du téléphone est détaillé dans Répertoire du téléphone et fiches contact.

Puis-je voir tous mes échanges avec une personne ?

Oui. La fiche affiche une Activité récente et une timeline qui rassemblent vos échanges (appels, messages…) avec ce contact, ainsi qu'un onglet Historique d'appels. Voir La fiche d'un contact.

Qui voit les fiches que je crée ?

Les fiches du répertoire sont partagées au sein de votre organisation, selon vos accès. Vos notes privées et vos favoris, eux, restent personnels. Attention à ne pas confondre avec l'onglet Commentaires d'une fiche : ces commentaires sont partagés et visibles par tous les membres qui ont accès à la fiche. Pour une vue enregistrée, vous choisissez sa visibilité : privée, espace de travail ou organisation.

Puis-je partager une fiche à un collègue ?

Oui. Depuis la fiche d'un contact, d'un membre ou d'une organisation, le menu Partager vous permet d'envoyer la fiche dans une conversation de messagerie : choisissez Dans le chat, sélectionnez la conversation, puis validez. Le collègue reçoit une carte avec un lien pour ouvrir la fiche (s'il a les accès). Vous pouvez aussi simplement copier le lien de la fiche. Voir La fiche d'un contact.

Où voir les appels, e-mails et activités liés à un contact ?

Sur la fiche d'un contact, d'une organisation ou d'un membre, des onglets dédiés regroupent ces éléments : Appels (historique des appels du numéro), Emails (e-mails liés), Activités (rendez-vous et tâches liés) et Historique (créations et modifications de la fiche). Des pastilles de comptage en haut de la fiche en donnent un aperçu chiffré. Voir La fiche d'un contact.

Un contact peut-il devenir un utilisateur de Sphère ?

Un contact peut être promu en invité (guest) : cela lui crée un compte avec accès à certains services (par exemple messagerie, téléphonie, visio). Cette opération peut nécessiter des droits particuliers ; si l'option n'apparaît pas ou indique que le contact n'est pas éligible, rapprochez-vous de votre administrateur.

Sur mobile, puis-je utiliser les contacts de mon téléphone ?

Oui. L'application mobile peut afficher le répertoire de votre appareil (après votre autorisation d'accès aux contacts). Vous pouvez alors associer un contact du téléphone à une fiche Sphère existante, ou l'importer dans Sphère pour créer une fiche.

Les contacts sont-ils accessibles sur mobile comme sur le web ?

Oui. Votre répertoire Sphère est disponible aussi bien dans l'application mobile que dans la version web.

Contacts — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Je ne retrouve pas un contact dans le répertoire

  1. Vérifiez qu'aucun filtre ou pastille de type (Membres, Contacts, Organisations, Favoris) ne masque la fiche → cliquez sur Tous et Réinitialisez les filtres.
  2. Essayez un autre terme de recherche (nom partiel, numéro, e-mail) : la recherche corrige mal les fautes de frappe.
  3. La fiche a peut-être été archivée ou supprimée par un collègue.

La recherche affiche « Recherche indisponible »

Le moteur de recherche est momentanément indisponible. Patientez quelques instants et réessayez, ou rechargez la page. Vous pouvez continuer à parcourir la liste en attendant.

Ma nouvelle fiche ne s'enregistre pas

  1. Un champ requis est vide ou incorrect : les champs en erreur sont mis en évidence avec un message (par exemple « prénom requis » ou « e-mail invalide »). Corrigez-les puis validez.
  2. Vérifiez votre connexion Internet.
  3. Si l'erreur persiste, rechargez la page et ressaisissez la fiche.

La modification d'une fiche ne se voit pas

  1. Assurez-vous d'avoir cliqué sur Enregistrer dans le panneau latéral.
  2. Si un message indique « aucune modification à enregistrer », c'est qu'aucun champ n'a réellement changé.
  3. La liste se met normalement à jour toute seule ; en cas de doute, rechargez la page.

Je ne peux pas appeler un contact depuis sa fiche

  1. La fiche n'a peut-être aucun numéro de téléphone ou de mobile renseigné → ajoutez-en un en modifiant la fiche.
  2. Le téléphone de Sphère n'est peut-être pas connecté ou pas disponible dans votre offre. Voir Répertoire du téléphone et fiches contact et Passer et recevoir un appel.

La suppression d'une fiche est refusée

Un message « Suppression impossible » indique que la fiche ne peut pas être retirée pour le moment (elle peut être liée à d'autres éléments). Essayez plutôt de l'archiver, ou contactez votre administrateur.

Les onglets Emails ou Activités d'une fiche restent vides

  1. Aucun e-mail ou aucune activité n'est peut-être encore lié à cette fiche : les onglets ne montrent que les éléments rattachés au contact.
  2. Pour l'onglet Emails, sachez que les e-mails des membres collaborateurs internes ne sont pas suivis dans cette vue.
  3. Si un message d'erreur de chargement s'affiche, patientez puis rechargez la page.

L'historique d'une fiche est vide

L'onglet Historique ne montre que les événements enregistrés depuis que le suivi existe. Si la fiche est ancienne ou n'a jamais été modifiée, l'historique peut afficher « Aucun historique pour le moment ». Chaque modification récente peut être dépliée avec Voir le détail pour comparer l'ancienne et la nouvelle valeur.

Je n'arrive pas à partager une fiche dans une conversation

  1. Vérifiez que vous avez bien choisi Partager puis Dans le chat depuis la fiche.
  2. Recherchez la conversation par son nom ; si aucune ne s'affiche, vous n'avez peut-être pas encore de conversation avec cette personne ou ce groupe.
  3. Si un message « Impossible de partager la fiche » apparaît, patientez puis réessayez, ou copiez plutôt le lien de la fiche pour l'envoyer.

Le répertoire ne charge pas ou reste figé

  1. Vérifiez votre connexion Internet.
  2. Rechargez la page.
  3. Si le problème touche tous les modules de Sphère, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.