Sphère·Documentation

Activités

Le module Activités est l'outil de gestion des tâches et du suivi de Sphère. Il permet de créer des tâches, des réunions, des appels et des réunions vidéo, de les organiser, de se les répartir et de les suivre jusqu'à leur réalisation, au même endroit que vos conversations et vos contacts. C'est aussi le module qui relie les autres : une activité porte le compte rendu d'une réunion, se rattache à une fiche contact, à un ticket ou à une affaire commerciale.

📹 La visioconférence a son propre module. Une réunion vidéo se crée toujours comme une activité, mais tout ce qui concerne la salle de visio (rejoindre, partage d'écran, enregistrement, sous-titres, modération, arrière-plans…) est traité dans le chapitre consacré aux réunions vidéo, plus haut dans ce guide.

Le module Activités en bref

Ce que vous pouvez faire ici, avant d'entrer dans le détail.

Le module est accessible depuis l'icône d'activités dans la barre latérale. Vos activités s'affichent dans la zone principale ; vous choisissez la vue en haut de l'écran, et un panneau de détail apparaît quand vous ouvrez une activité.

Créer une activité (tâche, réunion, appel)

Comment ajouter une nouvelle activité et remplir ses informations.

Comment créer une nouvelle activité ?

  1. Ouvrez le module Activités depuis la barre latérale.
  2. Cliquez sur Nouvelle activité (ou le bouton +).
  3. Choisissez le type (tâche, réunion, appel, réunion vidéo, relance…).
  4. Donnez un titre, puis complétez les champs utiles (description, dates, priorité).
  5. Validez : l'activité apparaît dans vos listes et vues.

Seuls le type et le titre sont obligatoires. Tout le reste peut être ajouté plus tard — sauf un champ personnalisé déclaré obligatoire par votre organisation, qui bloque l'enregistrement tant qu'il est vide (voir Champs personnalisés et colonnes du tableau).

💡 Le formulaire de la version web s'organise en trois blocs : Propriétés (type, statut, priorité, échéance, visibilité), Participants, puis Détails complémentaires — c'est là que se trouvent les champs ajoutés par votre organisation. Le bouton Plus d'options déplie ou replie ce qui n'est pas indispensable. Astuce clavier : Cmd/Ctrl + Entrée valide le formulaire.

Quels types d'activité existent ?

Chaque type suit son propre cycle de statuts, et le formulaire propose un champ Statut dès la création (voir Statuts, terminer et rouvrir une activité).

Comment renseigner priorité, dates et lieu ?

La priorité se choisit parmi Basse, Normale (par défaut), Haute et Urgente : elle aide à repérer ce qui compte le plus, et sert de filtre.

Une activité peut porter plusieurs dates : date de début et date de fin (pour les réunions, avec une heure), échéance (pour une tâche), et l'option Journée entière pour un évènement sans heure précise. Ces dates alimentent la vue Calendrier et servent à détecter les retards. La date de fin ne peut pas précéder la date de début, sans quoi l'enregistrement est refusé.

Sur la version web, le lieu et la couleur ne se règlent pas dans le formulaire principal, mais dans la fenêtre d'évènement de la vue Calendrier : le champ Lieu accueille une adresse, une salle ou un simple intitulé, et la liste Couleur propose six teintes — Ciel, Ambre, Violet, Rose, Émeraude et Orange — pour distinguer visuellement vos activités.

Peut-on créer une activité rattachée à un ticket ou à une affaire ?

Oui. Quand vous ouvrez le formulaire depuis un ticket (module Tickets, au chapitre suivant) ou depuis une affaire (module Finance, en fin de guide), les champs Ticket lié et Affaire liée apparaissent, avec la mention « L'activité sera liée à ce ticket à la création. » Le rattachement est fait à l'enregistrement : vous n'avez rien à refaire ensuite.

Le formulaire propose par ailleurs les champs Contacts associés et Organisations associées, pour rattacher un ou plusieurs contacts et entreprises du répertoire (voir le chapitre sur les Contacts). C'est optionnel et modifiable ensuite.

Deux autres chemins mènent à une nouvelle activité : la vue Calendrier, en glissant sur un créneau (voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres), et l'import d'un fichier tableur (voir Importer des activités depuis un fichier tableur). Une fois créée, une activité se modifie à tout moment : ouvrez-la, corrigez les champs voulus, enregistrez.

Statuts, terminer et rouvrir une activité

Comment suivre l'avancement d'une activité, la marquer comme terminée ou la rouvrir.

Comment choisir le statut d'une activité ?

Le statut indique où en est une activité. Il se choisit dès la création, dans le champ Statut du formulaire Nouvelle activité :

  1. Choisissez d'abord le type de l'activité.
  2. Ouvrez la liste Statut : elle ne propose que les statuts valides pour ce type.
  3. Sélectionnez le statut voulu, puis créez l'activité.

Si vous changez de type après avoir choisi un statut, le statut revient à celui par défaut du nouveau type : il ne reste jamais un statut impossible dans le formulaire. Ce champ n'apparaît qu'à la création ; ensuite, le statut se change depuis la fiche de l'activité ou en déplaçant sa carte dans le Kanban.

Sans choix explicite, l'activité reçoit le statut de départ de son type : À faire pour une tâche et une activité personnalisée, Planifiée pour une réunion et une réunion vidéo, Planifié pour un appel, En attente pour une relance.

Quels statuts existent selon le type d'activité ?

Vous choisissez le statut qui correspond à la réalité ; il n'y a pas d'ordre imposé. En revanche, un statut appartient toujours à un type : « Sans réponse » n'existe que pour un appel, « Confirmée » que pour une réunion.

Comment terminer, rouvrir, annuler ou supprimer une activité ?

Ouvrez l'activité et choisissez Marquer comme terminée (ou faites glisser sa carte dans la colonne de fin du Kanban) : elle passe dans son statut de fin et la date de complétion est enregistrée. Une activité déjà terminée ou annulée ne peut pas être « terminée » une deuxième fois.

Pour revenir en arrière, choisissez Rouvrir : elle repart dans un statut actif (En cours, Planifiée ou En attente selon le type). La réouverture n'est possible que depuis un statut de fin.

Annuler et supprimer sont deux gestes différents : passer le statut à Annulée garde l'activité visible dans l'historique et les listes, marquée comme abandonnée — utile pour conserver la trace d'un rendez-vous qui n'a pas eu lieu ; Supprimer, depuis le menu de l'activité, la retire de vos vues.

Assigner des personnes et gérer les accès à une activité

Comment confier une activité à des collègues et contrôler qui peut la voir et la modifier.

Comment assigner une activité à quelqu'un ?

  1. Ouvrez l'activité.
  2. Allez dans la section Assignations (ou Participants).
  3. Choisissez une personne de votre espace de travail.
  4. Choisissez son rôle (responsable, relecteur ou observateur), puis validez.

Vous pouvez assigner plusieurs personnes, en les ajoutant une par une. Le sélecteur propose une recherche par nom, un rôle réglable individuellement, et une pile d'avatars (photo ou initiales) qui montre d'un coup d'œil qui est déjà assigné.

Quels sont les rôles d'assignation ?

Pour changer un rôle, ouvrez la personne concernée dans la section Assignations ; pour retirer quelqu'un, choisissez Retirer à côté de son nom.

Qui peut voir une activité (visibilité) ?

Chaque activité a un niveau de visibilité, choisi à la création et modifiable ensuite :

Pour une activité partagée, vous accordez des accès individuels avec un rôle d'accès : Lecteur (consulter), Éditeur (consulter, modifier, assigner des personnes) ou Propriétaire (tout faire, y compris gérer les accès et supprimer). Vous pouvez retirer un accès à tout moment. Le créateur, lui, conserve toujours un accès complet : il n'a jamais besoin de se donner un accès à lui-même.

Les administrateurs peuvent-ils voir toutes les activités ?

Oui. Les administrateurs de l'espace de travail voient toutes les activités, y compris celles qui ne leur sont ni assignées ni partagées. Il s'agit d'un accès de consultation : si un administrateur n'est ni le créateur ni un participant, l'activité s'ouvre en lecture seule (une mention l'indique), et il voit la discussion sans pouvoir y écrire. Cet accès sert au suivi et au support ; il ne change rien pour les autres membres.

Vérifier la disponibilité des participants

Quand vous placez une réunion sur un créneau, Sphère regarde l'agenda des personnes que vous y ajoutez et vous prévient avant d'enregistrer si l'une d'elles n'est pas libre.

Comment savoir si mes participants sont libres sur le créneau choisi ?

Dès que votre activité a une date de début et une date de fin et que vous y avez ajouté des participants, un bandeau de disponibilité apparaît sous la section des participants. Il affiche d'abord « Vérification des disponibilités… », puis l'une de ces réponses :

⚠️ Un bandeau absent ne veut jamais dire « tout le monde est libre ». Dans le doute, confirmez le créneau de vive voix.

Que veulent dire les mentions du bandeau ?

Comment déplacer ma réunion sur un créneau où tout le monde est libre ?

Quand des participants ne sont pas disponibles, le bandeau propose jusqu'à trois créneaux de repli sous l'intitulé Autres créneaux. Cliquez sur celui qui vous convient : les dates de début et de fin sont remplacées par les siennes, il ne reste qu'à enregistrer.

Si aucun créneau commun n'existe sur la période, le bandeau l'écrit : « Aucun créneau commun trouvé sur la période. » Élargissez alors les dates ou retirez un participant.

J'enregistre malgré un conflit : que se passe-t-il ?

Une fenêtre vous demande de confirmer, sous deux formes :

Dans les deux cas, rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas choisi.

⚠️ La vérification ne porte que sur les membres de votre espace de travail ajoutés comme participants. Les contacts et organisations associés à l'activité ne sont pas interrogés : leur agenda ne se trouve pas dans Sphère.

Échéances, rappels et activités en retard

Comment fixer des dates, être prévenu à temps et repérer ce qui est en retard.

Comment être rappelé avant une activité ?

Renseignez d'abord la date d'échéance de la tâche (ou la date de début pour une réunion ou un appel), puis :

  1. Ouvrez l'activité.
  2. Allez dans la section Rappels.
  3. Ajoutez un rappel avant l'échéance ou le début (15 minutes, 1 heure, 1 jour…), ou à une date et une heure précises.
  4. Validez.

Le moment venu, vous recevez une notification, sur le web comme sur mobile. Chaque personne gère ses propres rappels : celui que vous ajoutez ne concerne que vous. Pour en retirer un, repérez-le dans la section Rappels et choisissez Supprimer ; les autres restent actifs.

💡 La pose des rappels se fait depuis la fiche de l'activité dans l'application mobile. La réception, elle, fonctionne partout, y compris dans l'application web.

Est-ce que je reçois les rappels d'activité sur la version web ?

Oui, un rappel programmé s'affiche aussi bien dans l'application web que sur mobile, de trois façons :

Le rappel est intitulé « Rappel : "titre de l'activité" », avec le délai restant en dessous (« Dans 15 minutes »). Son bouton Ouvrir l'activité vous amène directement sur la fiche concernée — et, pour une réunion vidéo, vous fait rejoindre la salle.

Recevoir plusieurs rappels pour la même activité est normal si vous en avez posé plusieurs (« 1 jour avant », puis « 30 minutes avant »). En revanche, un même rappel ne se rejoue pas quand votre navigateur se reconnecte : Sphère sait le reconnaître.

Les réunions vidéo ont-elles un rappel automatique ?

Oui. Quand vous créez une réunion vidéo avec une heure de début, un rappel automatique est ajouté sans que vous ayez à le configurer. Vous pouvez toujours ajouter vos propres rappels en complément.

Comment savoir si une activité est en retard ?

Une activité est en retard quand sa date (échéance ou début) est passée et qu'elle n'est ni terminée ni annulée. Ces activités sont mises en évidence — l'échéance passe en rouge sur les cartes du Kanban — et se retrouvent en filtrant sur « en retard » (voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres).

Quelles notifications puis-je recevoir au sujet d'une activité ?

Outre les rappels et les alertes de retard — envoyées au créateur et aux personnes assignées quand une activité dépasse sa date sans être terminée —, le module vous prévient quand on vous assigne une activité (« X vous a assigné "titre" »), quand une échéance approche (« "titre" arrive à échéance — Dans 2 heures »), quand quelqu'un commente une activité, et quand une activité est terminée.

Elles arrivent dans Sphère et, si vous les avez activées, en notification poussée sur votre appareil. Aucune donnée sensible n'y figure : elles vous invitent simplement à ouvrir l'activité.

Créer et gérer une activité récurrente

Comment répéter automatiquement une activité (réunion hebdomadaire, tâche quotidienne…) et ajuster une occurrence.

Comment créer une activité qui se répète ?

  1. Créez une activité normalement (voir Créer une activité (tâche, réunion, appel)).
  2. Activez l'option Récurrence (ou Répéter).
  3. Choisissez la fréquence : chaque jour, chaque semaine, chaque mois ou chaque année.
  4. Réglez éventuellement l'intervalle (par exemple toutes les 2 semaines).
  5. Validez.

La récurrence fonctionne pour tous les types. Pour une répétition hebdomadaire, vous pouvez préciser les jours concernés : une occurrence sera créée pour chacun d'eux, chaque semaine.

Vous choisissez enfin comment la série s'arrête : après un certain nombre de répétitions ou à une date de fin. Ces deux options s'excluent ; sans limite indiquée, la série s'étend jusqu'à un maximum prévu par Sphère.

Comment modifier une occurrence sans toucher les autres ?

Chaque répétition (appelée occurrence) s'affiche à sa date dans la vue Calendrier, comme un évènement à part entière.

Ouvrez l'occurrence concernée, modifiez ce que vous voulez (heure, titre, statut…), puis enregistrez en choisissant cette occurrence uniquement : seule cette date change. Pour la faire disparaître, choisissez Supprimer cette occurrence ; les autres répétitions restent en place.

Comment modifier une série à partir d'une date (celle-ci et les suivantes) ?

Ouvrez une occurrence et choisissez de modifier cette occurrence et toutes les suivantes. La série d'origine s'arrête juste avant cette date, et une nouvelle série repart avec vos changements. Les occurrences passées restent inchangées. C'est utile quand une réunion hebdomadaire change d'heure à partir d'un certain mois.

⚠️ La récurrence ne s'importe pas depuis un fichier tableur : une série se crée toujours depuis le module.

Champs personnalisés et colonnes du tableau

En plus des informations livrées avec Sphère (titre, dates, priorité…), votre organisation peut ajouter ses propres champs aux activités : numéro de dossier, budget, service concerné… Voici où ils apparaissent et comment les remplir.

Où saisir les champs personnalisés d'une activité ?

Dans le formulaire de création ou de modification, ils se trouvent dans la section Champs supplémentaires (aussi appelée Détails complémentaires), sous les informations standard. Dépliez-la avec Plus d'options si elle est repliée.

Remplissez-les comme les autres champs, puis enregistrez. Un champ marqué obligatoire doit être renseigné : sinon, le message « Veuillez remplir les champs obligatoires » vous indique lesquels manquent, et l'enregistrement est refusé.

Ces champs se présentent dans l'ordre défini par votre administrateur, et cet ordre s'applique immédiatement, sans rien à recharger. Les champs livrés avec Sphère, eux, occupent une position fixe dans le formulaire (le titre en haut, les dates dans la section Planning…).

Pourquoi certains champs personnalisés n'apparaissent-ils pas ?

Un champ peut être masqué ou réservé aux administrateurs par votre organisation : il n'apparaît alors ni dans le formulaire, ni sur la fiche de l'activité. Ce n'est pas un dysfonctionnement.

Conséquence utile : un champ que vous ne pouvez ni voir ni modifier ne peut jamais vous empêcher d'enregistrer, même s'il est déclaré obligatoire. Si vous avez besoin d'un champ que vous ne voyez pas, demandez à un administrateur de l'ouvrir à votre rôle.

Où voir et modifier ces champs depuis la fiche d'une activité ?

Le panneau de détail comporte un bloc Informations qui liste tous les champs personnalisés visibles pour vous, y compris ceux qui sont vides — un champ tout juste créé par votre administrateur y apparaît donc immédiatement, prêt à être rempli.

Cliquez sur Modifier, à droite du titre Informations, complétez les champs voulus, puis Enregistrer (ou Annuler pour tout abandonner). Seuls les champs que vous avez réellement touchés sont enregistrés, et le bouton Enregistrer reste inactif tant que rien n'a changé.

Comment afficher un champ personnalisé en colonne dans la liste ?

En vue Liste (tableau), un bouton Colonnes apparaît dès que votre organisation a créé au moins un champ personnalisé sur les activités. Cliquez dessus, cochez les champs à afficher, décochez les autres : le tableau se met à jour aussitôt. Ce choix est personnel — il ne change rien pour vos collègues — et Sphère s'en souvient d'une visite à l'autre.

La création de ces champs, elle, est réservée aux administrateurs de l'organisation, depuis le menu Plus d'actions de la barre d'outils. Un champ ainsi créé s'applique à toutes les activités de l'espace de travail et apparaît aussitôt dans les formulaires, sur les fiches et dans le sélecteur de colonnes. Si un champ vous manque, c'est donc à un administrateur qu'il faut le demander.

Lier une activité à un contact et en discuter

Comment relier une activité à vos autres données Sphère et échanger à son sujet.

Pourquoi et comment lier une activité à un autre élément ?

Lier une activité à un contact, une opportunité ou un autre enregistrement garde tout le contexte au même endroit : depuis la fiche du contact, vous voyez toutes les activités qui le concernent, et depuis l'activité vous accédez à l'élément lié.

  1. Ouvrez l'activité.
  2. Allez dans la section Éléments liés (ou Relations).
  3. Choisissez l'élément à relier.
  4. Validez : la liaison apparaît des deux côtés.

Une activité peut être liée à plusieurs éléments, y compris à une autre activité — pour indiquer qu'elle en découle ou qu'elle en dépend ; la liaison documente le rapport, elle ne bloque pas leur avancement. Pour la retirer, choisissez Supprimer à côté de l'élément.

💡 Quand vous choisissez l'activité à relier, le sélecteur propose non seulement vos propres activités (créées ou assignées), mais aussi celles visibles dans votre espace de travail. Vous pouvez ainsi rattacher un élément à une activité partagée par un collègue.

Comment associer plusieurs contacts et organisations à une activité ?

Dans les champs Contacts associés et Organisations associées, à la création comme en modification, utilisez la recherche pour retrouver un contact (par nom, e-mail ou téléphone) ou une organisation (par nom), et sélectionnez-en autant que nécessaire.

Ces associations sont optionnelles et se modifient à tout moment depuis l'écran de modification : ajoutez ou retirez des éléments, puis enregistrez. Les contacts et organisations concernés s'affichent ensuite avec leur avatar (photo ou initiales) et leur nom, aux côtés des personnes de l'activité.

Comment sont organisés les onglets d'une activité ?

Le panneau de détail se lit par onglets, chacun avec son compteur quand il y a lieu :

Vous passez de l'un à l'autre sans quitter l'activité, et la barre d'actions reste visible en bas.

Où voir les tickets rattachés à une activité ?

L'onglet Aperçu comporte un bloc Associations qui liste les tickets rattachés (voir le chapitre sur les Tickets) ; quand il n'y en a aucun, la mention « Aucune entité associée » s'affiche. Les contacts et organisations, eux, ne figurent pas dans ce bloc : ils sont présentés plus haut, avec les personnes de l'activité, pour éviter de les afficher deux fois.

Comment discuter d'une activité avec ses participants ?

Ouvrez l'activité, puis l'onglet Discussion (ou le bouton Ouvrir la discussion) : un fil dédié s'ouvre dans la messagerie de votre espace de travail. Vous y échangez des messages au sujet de l'activité, sans mélanger avec les autres conversations. Chaque activité a une seule discussion : si elle existe déjà, le bouton vous y renvoie directement.

Le message « Vous n'avez pas encore accès à la discussion de cette activité » signifie que votre inscription au fil n'est pas encore effective : réessayez dans un instant, et contactez un administrateur si cela persiste. Un administrateur qui consulte une activité dont il n'est ni le créateur ni un participant voit la discussion sans pouvoir y écrire : la zone de saisie n'apparaît pas.

Rattacher des notes et des comptes rendus

Chaque activité possède un onglet Notes : vous y créez le compte rendu d'une réunion, vous y rattachez une note existante, et vous la retrouvez plus tard depuis l'activité. Ce sont les notes du module de notes collaboratives, présenté plus haut dans ce guide.

Comment créer un compte rendu depuis une activité ?

L'onglet Notes du panneau de détail indique, par un compteur, le nombre de notes rattachées. Il reste disponible même quand l'activité est terminée ou annulée : rédiger le compte rendu après la réunion est justement le cas le plus fréquent.

  1. Ouvrez l'activité, puis l'onglet Notes.
  2. Cliquez sur Nouvelle note.
  3. Donnez un titre (par exemple « Compte rendu de la réunion »).
  4. Cochez ou non Partager avec les participants.
  5. Cliquez sur Créer, ou sur Créer et ouvrir pour commencer à écrire tout de suite.

Pour rattacher une note qui existe déjà, cliquez plutôt sur Lier une note, cherchez-la par son titre dans le champ Rechercher une note…, puis cliquez sur Lier. Elle apparaît dans la liste sans quitter le module Notes, où elle continue de vivre.

Pour écrire dans une note, cliquez dessus : l'éditeur s'ouvre à la place de la liste, dans le panneau de l'activité. Vos modifications sont enregistrées automatiquement, et la flèche de retour vous ramène à la liste. Vous ne changez pas de page : l'activité reste ouverte derrière, et une réunion vidéo en cours n'est pas interrompue.

Que veut dire « Partager avec les participants » ?

Cette case, proposée à la création d'une note depuis une activité, décide qui pourra la lire :

Si le partage échoue pour une ou plusieurs personnes, Sphère le dit explicitement (« Le partage n'a pas abouti pour N personnes ») : la note existe bien, mais tout le monde ne la voit pas encore. Reprenez-le depuis la note elle-même.

Pourquoi je ne vois pas toutes les notes rattachées à une activité ?

L'onglet Notes ne montre que les notes auxquelles vous avez réellement accès. Une note privée écrite par un collègue sur la même réunion existe, mais elle ne vous est ni listée ni comptée : la confidentialité de la note l'emporte sur le rattachement. Il n'y a rien à demander pour la « débloquer », sinon à son auteur de la partager.

Comment trier et détacher les notes d'une activité ?

L'onglet propose un filtre à trois positions : Toutes, Partagées, Privées. Chaque note porte un badge qui rappelle son état : Privée, Partagée · N personnes, ou Archivée.

Pour retirer une note de l'activité, choisissez Délier, puis confirmez. La note n'est pas supprimée : elle est seulement détachée et reste accessible depuis le module Notes.

Quand un participant rattache ou détache une note, la liste se met à jour immédiatement chez tout le monde, sans recharger la page. Si elle ne peut momentanément pas être chargée, un message le dit clairement (« Les notes liées ne peuvent pas être affichées pour l'instant. Ceci n'est pas une liste vide. ») : une liste vide et une liste indisponible ne se confondent jamais.

Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres

Comment afficher vos activités de différentes manières et retrouver rapidement ce que vous cherchez.

Quelles vues sont disponibles pour mes activités ?

Trois façons de voir les mêmes activités, au choix depuis les onglets en haut de l'écran :

Comment fonctionne la vue Kanban ?

Chaque colonne représente un statut (À faire, En cours, Terminée…) et porte un léger voile de couleur. Pour faire avancer une activité, faites glisser sa carte d'une colonne à l'autre : son statut change automatiquement. Vous pouvez aussi réordonner les cartes dans une colonne.

Chaque carte affiche le titre et la priorité, le créateur, un aperçu de la description, l'échéance — en rouge quand elle est dépassée — et un badge En cours sur les réunions vidéo en cours. Le glisser-déposer est réservé aux personnes qui ont le droit de modifier l'activité ; sinon la carte est en lecture seule.

💡 En haut du Kanban, l'option Grouper par organise les colonnes par statut, assigné ou priorité. Vous pouvez aussi replier une colonne et charger davantage de cartes avec Voir plus.

Comment fonctionne la vue Calendrier ?

Elle affiche vos activités aux dates prévues : les évènements « journée entière » en haut, les réunions et appels à leur heure, les tâches à leur date d'échéance. Les activités récurrentes apparaissent à chacune de leurs occurrences. C'est aussi depuis cette vue, dans la fenêtre d'évènement, que se règlent le lieu et la couleur d'une activité.

Pour créer une activité, glissez sur une plage horaire (ou cliquez sur un créneau libre) : le formulaire s'ouvre pré-rempli avec les dates correspondantes ; complétez le titre, validez.

💡 Le calendrier n'a plus de bouton « Nouvel événement » : la création se fait toujours en sélectionnant un créneau. Vous pouvez ensuite déplacer l'activité en la faisant glisser vers une autre date.

Comment rechercher et trier mes activités ?

Saisissez un mot dans la barre de recherche du module : la recherche porte sur le titre et la description, et les résultats s'affichent classés par pertinence.

Pour réordonner le tableau, ouvrez le menu Trier par en haut de la liste : date de début (croissant ou décroissant), date d'échéance, priorité, statut, titre ou date de création. Le tri réordonne bien l'ensemble du tableau, y compris par date de début.

Comment filtrer d'un clic depuis les compteurs (Total, En cours, Terminées, En retard) ?

Des cartes de compteurs récapitulent vos activités : Total, En cours, Terminées et En retard. Elles sont cliquables — cliquez sur En retard pour n'afficher que les activités dépassées. Ce filtre vaut dans les trois vues ; cliquez de nouveau sur la carte active pour le retirer.

Comment filtrer mes activités (filtre avancé) ?

Dans la vue Liste, ouvrez le Filtre avancé : un panneau latéral regroupe tous les filtres au même endroit. Vous pouvez filtrer par utilisateurs (une ou plusieurs personnes) et leur rôle (créateur, responsable, relecteur, observateur), par type, par statut, par priorité, par plage de dates (échéance entre deux dates), sur les activités en retard ou terminées, et sur celles qui sont liées à un élément.

Combinez plusieurs filtres pour affiner. Vos réglages sont enregistrés automatiquement : vous les retrouvez tels quels à votre prochaine visite. Un compteur « N résultats » suit vos filtres et votre recherche, chaque filtre actif apparaît sous forme d'étiquette (Type, Statut, Priorité, Assigné à, Date, Tags) que vous pouvez retirer une par une, et les boutons Effacer ou Réinitialiser le filtre remettent la vue à zéro.

💡 Les personnes ajoutées au filtre s'affichent en vignettes, avec leur photo (ou leurs initiales) et leur nom. Cliquez sur la croix d'une vignette pour retirer cette personne seule, sans toucher aux autres.

Pourquoi les onglets de dates (Toutes, Aujourd'hui, À venir, Passées) disparaissent-ils parfois ?

Ces onglets rapides se masquent automatiquement quand ils ne s'appliquent pas — par exemple lorsque vous avez déjà choisi une plage de dates précise. Ce n'est pas un bug : ils réapparaissent dès qu'ils redeviennent utiles. La plage que vous choisissez reste lisible à l'écran sous la forme « du … au … ».

L'onglet Aujourd'hui, lui, n'affiche que les activités prévues pour la journée en cours, chaque colonne indiquant un compteur. Quand rien n'est prévu, le message « Rien de prévu ce jour » s'affiche à la place de la liste.

Comment n'afficher que mes propres activités (Mes activités) ?

Par défaut, la liste s'ouvre sur Mes activités : celles que vous avez créées et celles dont vous êtes responsable, relecteur ou observateur. Pour voir tout l'espace de travail, désactivez Mes activités depuis le filtre. Pour cibler davantage, filtrez sur la personne assignée en vous sélectionnant, et ajoutez le filtre « en retard ».

Comment exporter mes activités au format CSV ?

Dans la vue Liste (tableau), cliquez sur Exporter : un fichier CSV (ouvrable dans un tableur) est téléchargé avec les activités affichées. L'export respecte ce qui est à l'écran — la recherche, les filtres et la période en cours. Pour un autre périmètre, ajustez d'abord vos filtres.

Que veut dire « Système » dans la colonne Créateur ?

La vue Liste indique pour chaque activité son créateur (« Moi » quand il s'agit de vous). Une activité dont le créateur est Système n'a été créée par personne : elle a été produite automatiquement par un processus de votre organisation — par exemple une tâche de relance générée quand un dossier change d'étape. La mention apparaît de la même façon sur les cartes du Kanban.

Elle remplace la pastille « 00 » qui s'affichait auparavant et qui n'était que le début d'un identifiant technique : ce n'était ni un collègue ni un compte, simplement un affichage incomplet.

Quand vous avez beaucoup d'activités, la liste est découpée en pages : utilisez la pagination en bas et choisissez le nombre d'activités par page.

Importer des activités depuis un fichier tableur

Plutôt que de créer vos tâches une par une, vous pouvez en charger plusieurs centaines d'un coup à partir d'un classeur : une ligne, une activité.

Comment lancer un import d'activités ?

  1. Ouvrez le module Activités.
  2. Cliquez sur le bouton Importer, dans la barre d'outils, à côté de Exporter.
  3. Vous arrivez sur l'écran Importer des données, déjà positionné sur les activités.
  4. Suivez les cinq étapes : Module → Téléverser → Mapper → Aperçu → Terminer.

⚠️ Le bouton Importer n'apparaît que si vous êtes administrateur de l'organisation et que vous avez le droit de créer des activités. Sans cela, demandez l'import à un administrateur.

Quelles colonnes mettre dans mon fichier ?

Le plus simple est de partir du modèle .xlsx téléchargeable depuis le guide de l'écran d'import : il porte exactement les colonnes attendues, vos champs personnalisés compris.

Les colonnes reconnues sont : Type, Titre, Description, Statut, Priorité, Visibilité, Début, Fin, Échéance, Journée entière, Lieu, Assignés, Contact, Organisation. Type et Titre sont obligatoires ; les valeurs s'écrivent comme à l'écran (Tâche, À faire, Normale, 01/07/2026 10:00).

Comment indiquer les assignés, le contact et l'organisation ?

Ces trois colonnes désignent des éléments qui doivent déjà exister dans Sphère ; l'import ne les crée jamais.

Une valeur ambiguë (plusieurs correspondances possibles) fait refuser la ligne. Si le rattachement échoue après la création, l'activité existe quand même, sans son contact ni son organisation : reprenez-le depuis sa fiche.

Quel statut et quelles dates mettre dans mon fichier ?

Le statut doit être valide pour le type de la ligne : « terminé » se dit Terminée pour une tâche et Terminé pour une réunion ou un appel, et un appel accepte Sans réponse là où une tâche ne le connaît pas. Un statut qui n'existe pas pour le type fait refuser la ligne ; laissez la cellule vide pour appliquer le statut par défaut du type.

Côté dates : une heure sans indication de fuseau est lue dans votre fuseau horaire, une date seule vaut minuit, et la fin ne peut pas précéder le début — la ligne serait refusée.

Qu'est-ce qui ne s'importe pas ?

Que se passe-t-il après l'import ?

Aucune notification n'est envoyée aux assignés pour les lignes importées, et c'est voulu : l'import n'inonde pas vos collègues de messages. Les activités créées apparaissent immédiatement dans le module (liste, kanban, calendrier) et dans les compteurs.

Attention en revanche aux doublons : l'import ne fait aucun rapprochement avec les activités déjà présentes, si bien que réimporter un fichier les crée une seconde fois. Seules les lignes identiques à l'intérieur d'un même fichier sont refusées comme doublons. Avant de relancer un import, consultez l'historique : il conserve chaque lot avec, pour chaque ligne, les valeurs importées, le motif du refus le cas échéant, et l'état actuel de l'activité.

Activités — Questions fréquentes

Quelle différence entre une tâche, une réunion et un appel ?

Ce sont des types d'activité différents. Une tâche est un travail à faire avec une échéance ; une réunion un rendez-vous à un créneau donné, avec d'autres personnes ; un appel un appel téléphonique à passer ou à noter. Il existe aussi la réunion vidéo, la relance et un type personnalisé. Chaque type a ses propres statuts.

Puis-je choisir le statut d'une activité dès sa création ?

Oui. Le formulaire Nouvelle activité comporte un champ Statut, qui ne propose que les statuts valides pour le type choisi. Si vous changez de type ensuite, le statut revient à celui par défaut du nouveau type. Voir Statuts, terminer et rouvrir une activité.

Qui peut voir mes activités ?

Cela dépend de la visibilité de chaque activité : privée (vous seul), partagée (les personnes à qui vous donnez accès) ou espace de travail (tous les membres). Le créateur y a toujours accès, et les administrateurs voient toutes les activités — en lecture seule quand ils n'en sont ni créateur ni participant. Voir Assigner des personnes et gérer les accès à une activité.

Sphère prévient-il si un participant n'est pas libre sur le créneau ?

Oui. Dès que l'activité a un début et une fin et que vous y ajoutez des participants, un bandeau annonce « Tous les participants sont disponibles » ou nomme les personnes occupées, et propose jusqu'à trois autres créneaux. Si vous validez malgré le conflit, une fenêtre vous demande de confirmer. Voir Vérifier la disponibilité des participants.

Je reçois maintenant les rappels d'activité dans le navigateur : c'est normal ?

Oui. Un rappel programmé s'affiche désormais dans l'application web comme sur mobile, sous forme de bulle puis d'entrée dans la cloche. Le bouton Ouvrir l'activité vous emmène directement sur la bonne fiche — et, pour une réunion vidéo, dans la salle. Voir Échéances, rappels et activités en retard.

Comment créer une réunion qui revient chaque semaine ?

Activez la récurrence, choisissez la fréquence hebdomadaire et, si vous voulez, les jours concernés. Vous pouvez limiter la série à un nombre de répétitions ou à une date de fin. Voir Créer et gérer une activité récurrente.

Comment créer plusieurs activités d'un coup ?

En les important depuis un classeur : une ligne, une activité. Type et titre sont obligatoires ; les visioconférences, la récurrence, les pièces jointes et les rappels ne s'importent pas. Voir Importer des activités depuis un fichier tableur.

Comment attacher un compte rendu à une réunion déjà terminée ?

Ouvrez l'activité, allez dans l'onglet Notes, puis Nouvelle note (ou Lier une note pour rattacher une note existante). C'est possible même quand l'activité est terminée ou annulée. Voir Rattacher des notes et des comptes rendus.

Les activités sont-elles accessibles sur mobile ?

Oui, comme depuis la version web. C'est même depuis la fiche de l'activité sur mobile que se posent les rappels ; ils se reçoivent partout.

Activités — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Je ne retrouve pas une activité

  1. Un filtre la masque peut-être : réinitialisez les filtres de la vue Liste, ou cliquez sur Effacer.
  2. Elle est peut-être terminée ou annulée : ajoutez ces statuts à l'affichage ou cherchez-la par son titre.
  3. Vous n'avez peut-être pas accès à cette activité, si elle est privée ou partagée avec d'autres personnes seulement.

Je ne peux pas enregistrer mon activité : « Veuillez remplir les champs obligatoires »

  1. Le message nomme les champs qui manquent : remontez dans le formulaire et complétez-les.
  2. Le champ peut être un champ personnalisé créé par votre organisation, dans la section Détails complémentaires. Dépliez-la avec Plus d'options si elle est masquée.
  3. Vérifiez aussi que la date de fin n'est pas antérieure à la date de début : le message « La date de fin doit être postérieure ou égale à la date de début » bloque l'enregistrement.

Le bandeau de disponibilité ne s'affiche pas

  1. L'activité est peut-être cochée Journée entière, ou ne porte qu'une échéance : il n'y a alors aucun créneau à comparer aux agendas. C'est normal.
  2. Vérifiez que la date de début et la date de fin sont toutes les deux renseignées.
  3. Vérifiez qu'au moins un participant a été ajouté.
  4. Sinon, la vérification n'a pas abouti (connexion, service momentanément indisponible). Un bandeau absent ne veut jamais dire « tout le monde est libre » : confirmez le créneau autrement.

Je n'ai pas reçu de rappel pour une activité

  1. Vérifiez qu'un rappel a bien été ajouté sur l'activité : les rappels sont personnels, chacun met les siens.
  2. Vérifiez que l'activité a une date (échéance ou début) : un rappel « avant » a besoin d'une date de référence.
  3. Vérifiez que les notifications sont autorisées pour Sphère sur votre appareil et dans votre navigateur.

Une carte ne se déplace pas dans le Kanban

  1. Assurez-vous d'avoir le droit de modifier l'activité (rôle responsable ou éditeur, ou être le créateur).
  2. Rechargez la page, puis réessayez de faire glisser la carte.
  3. Vérifiez votre connexion Internet : le changement de statut a besoin d'être enregistré.

Mon calendrier d'activités semble vide

  1. La vue Calendrier n'affiche que les activités ayant une date : les tâches sans échéance n'y apparaissent pas.
  2. Vérifiez la période affichée (mois / semaine) : vos activités sont peut-être à une autre date.
  3. Un filtre (type, personne assignée) peut réduire l'affichage : réinitialisez-le.

Je vois une activité mais je ne peux pas la modifier (« Lecture seule »)

  1. Si vous êtes administrateur, c'est normal : une activité dont vous n'êtes ni créateur ni participant s'ouvre en lecture seule, et sa discussion se consulte sans zone de saisie.
  2. Sinon, votre rôle ne permet peut-être que la consultation (observateur, ou accès « Lecteur ») : demandez au propriétaire de l'activité un rôle qui autorise la modification.
  3. Une visioconférence terminée ou annulée s'ouvre aussi en lecture seule : son détail n'est plus modifiable.

Je ne vois pas le bouton « Importer », ou des lignes de mon fichier sont refusées

L'import est réservé aux administrateurs qui ont le droit de créer des activités : si vous êtes membre simple, le bouton n'apparaît pas. Quand des lignes sont refusées, l'écran d'aperçu affiche le motif ligne par ligne. Les causes les plus fréquentes :

  1. Type ou titre manquant — les deux seules colonnes obligatoires.
  2. Statut invalide pour le type — laissez la cellule vide pour appliquer le statut par défaut.
  3. Assigné, contact ou organisation introuvable — ces éléments doivent exister avant, désignés par leur e-mail exact (assignés, contact) ou leur nom exact (organisation).
  4. Réunion vidéo — le type visioconférence n'est pas importable.
  5. Fin avant le début — corrigez les colonnes de dates.

Je ne retrouve pas une note rattachée à une activité

L'onglet Notes n'affiche que les notes auxquelles vous avez accès : une note privée écrite par un collègue ne vous est ni listée ni comptée. Demandez-lui de vous la partager. Si un message dit que les notes liées ne peuvent pas être affichées pour l'instant, ce n'est pas une liste vide : réessayez dans un instant.

J'ai un problème pendant une réunion vidéo (rejoindre, caméra, micro, enregistrement)

Ces soucis (rejoindre, caméra, micro, enregistrement, arrière-plan, partage d'écran, salle d'attente…) sont traités dans le chapitre consacré aux réunions vidéo, à sa section de dépannage.

Le module Activités ne charge pas / reste figé

  1. Vérifiez votre connexion Internet.
  2. Rechargez la page.
  3. Si le problème persiste sur tous les modules de Sphère, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.