Sphère·Documentation

Activités

Le module Activités est l'outil de gestion des tâches et du suivi de Sphère. Il permet de créer des tâches, des réunions, des appels et des réunions vidéo, de les organiser, de se les répartir et de les suivre jusqu'à leur réalisation, au même endroit que vos conversations, vos appels et vos contacts.

📹 La visioconférence a désormais son propre module. Une réunion vidéo se crée toujours comme une activité, mais tout ce qui concerne la salle de visio (rejoindre, partage d'écran, enregistrement, sous-titres, modération, arrière-plans, sondages…) est documenté à part → voir Réunions vidéo (Sphere Visio).

Que peut-on faire avec les Activités ?

Où trouver les Activités ?

Le module est accessible depuis l'icône d'activités dans la barre latérale. Vos activités s'affichent dans la zone principale ; vous choisissez la vue (liste, kanban ou calendrier) en haut de l'écran, et un panneau de détail apparaît quand vous ouvrez une activité.

Créer et gérer une activité récurrente

Comment répéter automatiquement une activité (réunion hebdomadaire, tâche quotidienne…) et ajuster une occurrence.

Comment créer une activité qui se répète ?

  1. Créez une activité normalement (voir Créer une activité (tâche, réunion, appel)).
  2. Activez l'option Récurrence (ou Répéter).
  3. Choisissez la fréquence : chaque jour, chaque semaine, chaque mois ou chaque année.
  4. Réglez éventuellement l'intervalle (par exemple toutes les 2 semaines).
  5. Validez.

L'activité se répètera automatiquement selon le rythme choisi. La récurrence fonctionne pour tous les types (tâche, réunion, appel, réunion vidéo, relance…).

Comment répéter une activité certains jours de la semaine ?

Pour une répétition hebdomadaire, vous pouvez préciser les jours concernés (par exemple : tous les lundis et jeudis). Une occurrence sera alors créée pour chacun de ces jours, chaque semaine.

Comment définir la fin d'une série récurrente ?

Vous choisissez comment la série s'arrête :

Ces deux options s'excluent : vous en choisissez une seule. Sans limite indiquée, la série s'étend jusqu'à un maximum prévu par Sphère.

Comment apparaissent les activités récurrentes dans le calendrier ?

Chaque répétition (appelée occurrence) s'affiche à sa date dans la vue Calendrier, comme un évènement à part entière. Vous voyez ainsi toute la série étalée sur les semaines ou les mois.

Comment modifier une seule occurrence sans toucher les autres ?

  1. Ouvrez l'occurrence concernée (une date précise de la série).
  2. Modifiez ce que vous voulez (heure, titre, statut…).
  3. Enregistrez en choisissant cette occurrence uniquement.

Seule cette date est modifiée ; le reste de la série n'est pas affecté. C'est pratique pour décaler exceptionnellement une réunion.

Comment supprimer une seule occurrence ?

Ouvrez l'occurrence voulue et choisissez Supprimer cette occurrence. Cette date disparaît de la série, sans supprimer les autres répétitions.

Comment modifier une série à partir d'une date (celle-ci et les suivantes) ?

Ouvrez une occurrence et choisissez de modifier cette occurrence et toutes les suivantes. La série d'origine s'arrête juste avant cette date, et une nouvelle série repart avec vos changements. Les occurrences passées restent inchangées. C'est utile quand, par exemple, une réunion hebdomadaire change d'heure à partir d'un certain mois.

Assigner des personnes et gérer les accès à une activité

Comment confier une activité à des collègues et contrôler qui peut la voir et la modifier.

Comment assigner une activité à quelqu'un ?

  1. Ouvrez l'activité.
  2. Allez dans la section Assignations (ou Participants).
  3. Choisissez une personne de votre espace de travail.
  4. Choisissez son rôle (responsable, relecteur ou observateur), puis validez.

Vous pouvez assigner plusieurs personnes à une même activité, en les ajoutant une par une.

Comment fonctionne le sélecteur d'assignés ?

Le sélecteur d'assignés facilite le choix des personnes :

Sélectionnez les personnes, ajustez le rôle de chacune, puis validez.

Quels sont les rôles d'assignation ?

Chaque personne assignée a un rôle qui définit ce qu'elle peut faire :

Choisissez le rôle le plus adapté au besoin réel de chaque personne.

Comment changer le rôle ou retirer une personne assignée ?

Dans la section Assignations de l'activité :

Qui peut voir une activité (visibilité) ?

Chaque activité a un niveau de visibilité :

Vous choisissez la visibilité à la création, et vous pouvez la modifier ensuite.

Comment donner un accès précis à une activité partagée ?

Pour une activité partagée, vous pouvez accorder des accès individuels avec un rôle d'accès :

Ajoutez une personne, choisissez son rôle d'accès, puis validez. Vous pouvez retirer un accès à tout moment.

Le créateur garde-t-il toujours accès à son activité ?

Oui. La personne qui a créé une activité conserve toujours un accès complet, quelle que soit la visibilité choisie. Elle n'a donc jamais besoin de se donner un accès à elle-même.

Les administrateurs peuvent-ils voir toutes les activités ?

Oui. Les administrateurs de l'espace de travail voient toutes les activités, y compris celles qui ne leur sont ni assignées ni partagées. Il s'agit d'un accès de consultation : si un administrateur n'est ni le créateur ni un participant de l'activité, celle-ci s'ouvre en lecture seule. Il peut alors la consulter, mais pas la modifier (une mention « Lecture seule » l'indique). Cet accès sert au suivi et au support ; il ne change rien pour les autres membres, dont la visibilité reste celle décrite plus haut (privée, partagée ou espace de travail).

Créer une activité (tâche, réunion, appel)

Comment ajouter une nouvelle activité dans le module Activités et remplir ses informations.

Comment créer une nouvelle activité ?

  1. Ouvrez le module Activités depuis la barre latérale.
  2. Cliquez sur Nouvelle activité (ou le bouton +).
  3. Choisissez le type (tâche, réunion, appel, réunion vidéo, relance…).
  4. Donnez un titre, puis complétez les champs utiles (description, dates, priorité).
  5. Validez : l'activité apparaît dans vos listes et vues.

Seuls le type et le titre sont obligatoires. Tout le reste peut être ajouté ou modifié plus tard.

Quels types d'activité existent ?

Le module propose plusieurs types, chacun adapté à un usage :

Chaque type suit son propre cycle de statuts (voir Statuts, terminer et rouvrir une activité).

Comment définir la priorité d'une activité ?

Dans le formulaire de l'activité, choisissez un niveau de priorité :

La priorité aide à repérer d'un coup d'œil ce qui compte le plus dans vos listes, et vous pouvez filtrer par priorité.

Comment ajouter des dates à une activité ?

Une activité peut porter plusieurs dates :

Ces dates alimentent la vue Calendrier et servent à détecter les activités en retard (voir Échéances, rappels et activités en retard).

Comment indiquer un lieu pour une réunion ?

Renseignez le champ Lieu de l'activité (adresse, salle, ou simplement un intitulé). Il s'affiche avec les détails de l'activité, pratique pour un rendez-vous physique.

Comment donner une couleur à une activité ?

Choisissez une couleur dans le formulaire de l'activité. Cette couleur apparaît dans les vues Calendrier et Kanban, ce qui aide à distinguer visuellement vos activités (par projet, par type, par importance…).

Peut-on créer une activité directement dans le calendrier ?

Oui. Dans le module Activités, en vue Calendrier, sélectionnez un créneau en glissant dessus : le formulaire s'ouvre déjà pré-rempli avec la date de début et la date de fin correspondant à votre sélection. Il n'y a plus de bouton « Nouvel événement » : la création se fait toujours en cliquant ou en glissant sur un créneau. Détails dans Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.

Peut-on associer des contacts et des organisations à la création ?

Oui. Dans le module Activités, le formulaire de création propose les champs Contacts associés et Organisations associées : recherchez et sélectionnez un ou plusieurs contacts et entreprises à rattacher à l'activité, comme vous ajoutez des personnes assignées. C'est optionnel et modifiable ensuite. Voir Lier une activité à un contact et en discuter.

Peut-on modifier une activité après l'avoir créée ?

Oui. Ouvrez l'activité et modifiez les champs voulus (titre, dates, priorité, description…), puis enregistrez. Les changements sont pris en compte immédiatement dans toutes les vues.

Échéances, rappels et activités en retard

Comment fixer des dates, être prévenu à temps et repérer ce qui est en retard.

Comment fixer une échéance à une tâche ?

Dans l'activité, renseignez la date d'échéance (la date à laquelle la tâche doit être terminée). Pour une réunion ou un appel, utilisez plutôt la date de début (le créneau prévu). Ces dates apparaissent dans la vue Calendrier et servent à détecter les retards.

Comment être rappelé avant une activité ?

  1. Ouvrez l'activité.
  2. Allez dans la section Rappels.
  3. Ajoutez un rappel, de deux façons possibles :
    • avant l'échéance / le début : par exemple 15 minutes, 1 heure ou 1 jour avant ;
    • à une date et une heure précises que vous choisissez.
  4. Validez.

Le moment venu, vous recevez une notification. Chaque personne gère ses propres rappels : le rappel que vous ajoutez ne concerne que vous.

Comment supprimer un rappel ?

Dans la section Rappels de l'activité, repérez le rappel et choisissez Supprimer. Vous ne serez plus prévenu pour celui-ci. Les autres rappels de l'activité restent actifs.

Les réunions vidéo ont-elles un rappel automatique ?

Oui. Quand vous créez une réunion vidéo avec une heure de début, un rappel automatique est ajouté pour vous prévenir avant le début, sans que vous ayez à le configurer. Vous pouvez toujours ajouter vos propres rappels en complément.

Comment savoir si une activité est en retard ?

Une activité est considérée en retard quand sa date (échéance ou début) est passée et qu'elle n'est ni terminée ni annulée. Ces activités sont mises en évidence, et vous pouvez les afficher en filtrant sur « en retard » dans la vue Liste (voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres).

Suis-je prévenu quand une activité passe en retard ?

Oui. Quand une activité dépasse sa date sans être terminée, une notification de retard est envoyée aux personnes concernées (le créateur et les personnes assignées). Cela évite d'oublier une tâche ou un rendez-vous dépassé.

Où arrivent les notifications de rappel et de retard ?

Les rappels et alertes de retard vous parviennent sous forme de notifications dans Sphère (et en notification poussée sur votre appareil si celles-ci sont activées). Aucune donnée sensible n'est incluse : la notification vous invite simplement à ouvrir l'activité concernée.

Lier une activité à un contact et en discuter

Comment relier une activité à vos autres données Sphère et échanger à son sujet.

Pourquoi lier une activité à un contact ou un dossier ?

Lier une activité à un élément (un contact, une opportunité, ou un autre enregistrement) permet de garder tout le contexte au même endroit. Depuis la fiche du contact, vous voyez alors toutes les activités qui le concernent (appels à passer, réunions, relances…), et depuis l'activité vous accédez à l'élément lié.

Comment lier une activité à un autre élément ?

  1. Ouvrez l'activité.
  2. Allez dans la section Éléments liés (ou Relations).
  3. Choisissez l'élément à relier (par exemple un contact ou une opportunité).
  4. Validez : la liaison apparaît des deux côtés.

Une activité peut être liée à plusieurs éléments. Pour retirer une liaison, choisissez Supprimer à côté de l'élément concerné.

💡 Quand vous choisissez l'activité à relier, le sélecteur propose non seulement vos propres activités (créées ou assignées), mais aussi celles visibles dans votre espace de travail. Vous pouvez ainsi rattacher un élément à une activité partagée par un collègue.

Comment associer plusieurs contacts et organisations à une activité ?

Dans le module Activités, vous pouvez associer à une même activité plusieurs contacts et plusieurs organisations (entreprises), un peu comme vous assignez des personnes :

  1. Ouvrez l'activité (à la création ou en modification).
  2. Dans les champs Contacts associés et Organisations associées, utilisez la recherche pour retrouver un contact (par nom, e-mail ou téléphone) ou une organisation (par nom).
  3. Sélectionnez-en autant que nécessaire, puis validez.

Ces associations relient l'activité aux fiches concernées, ce qui garde tout le contexte au même endroit. Elles sont optionnelles.

Comment modifier les contacts et organisations associés d'une activité ?

Dans le module Activités, vous gérez les contacts et organisations associés directement depuis la modification de l'activité. Ouvrez l'activité, allez dans les champs Contacts associés et Organisations associées, ajoutez ou retirez des éléments avec la recherche, puis enregistrez. Vos changements sont pris en compte immédiatement.

Comment s'affichent les contacts et organisations associés ?

Dans le module Activités, les contacts et organisations associés à une activité s'affichent avec leur avatar (photo ou initiales) et leur nom, dans l'onglet Associés de l'activité. Ce rendu permet de voir d'un coup d'œil à qui et à quelles entreprises l'activité est rattachée.

Peut-on lier deux activités entre elles ?

Oui. Vous pouvez créer une liaison entre deux activités, par exemple pour indiquer qu'une activité découle d'une autre, ou qu'une activité en dépend. La liaison sert à documenter le rapport entre les deux ; elle ne bloque pas automatiquement leur avancement.

Comment retrouver les activités liées à un contact ?

Ouvrez la fiche du contact (ou de l'élément) : ses activités liées y sont regroupées. Vous pouvez ainsi préparer un appel ou une réunion avec tout l'historique sous les yeux.

Comment discuter d'une activité avec ses participants ?

  1. Ouvrez l'activité.
  2. Choisissez Ouvrir la discussion (ou l'icône de conversation).
  3. Un fil de discussion dédié à cette activité s'ouvre dans la messagerie de votre espace de travail.

Vous et les autres participants pouvez y échanger des messages au sujet de l'activité. La discussion garde ainsi le contexte lié à l'activité, sans se mélanger aux autres conversations.

Une activité peut-elle avoir plusieurs discussions ?

Non : chaque activité a une seule discussion. Si une discussion existe déjà, le bouton vous y renvoie directement au lieu d'en créer une nouvelle. Les participants sont ainsi tous au même endroit.

Statuts, terminer et rouvrir une activité

Comment suivre l'avancement d'une activité, la marquer comme terminée ou la rouvrir.

À quoi servent les statuts d'une activité ?

Le statut indique où en est une activité. Chaque type d'activité a ses propres statuts, adaptés à son cycle de vie. Le statut se change depuis l'activité, ou en déplaçant la carte dans la vue Kanban (voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres).

Quels statuts existent selon le type d'activité ?

Chaque type suit son propre parcours :

Vous choisissez le statut qui correspond à la réalité ; il n'y a pas d'ordre imposé.

Comment marquer une activité comme terminée ?

  1. Ouvrez l'activité (ou repérez-la dans une liste).
  2. Choisissez Marquer comme terminée (ou faites glisser sa carte dans la colonne de fin dans le Kanban).

L'activité passe alors dans son statut de fin (Terminée / Terminé selon le type) et la date de complétion est enregistrée. Une activité déjà terminée ou annulée ne peut pas être « terminée » une deuxième fois.

Comment rouvrir une activité déjà terminée ?

  1. Ouvrez l'activité terminée.
  2. Choisissez Rouvrir.

L'activité repart dans un statut actif (En cours, Planifiée ou En attente selon le type) et n'est plus considérée comme terminée. La réouverture n'est possible que sur une activité qui est dans un statut de fin.

Comment annuler une activité sans la supprimer ?

Passez son statut à Annulée. L'activité reste visible dans l'historique et les listes (vous pouvez la filtrer), mais elle est marquée comme abandonnée. C'est utile pour garder une trace d'un rendez-vous qui n'a pas eu lieu, par exemple.

Comment supprimer une activité ?

Ouvrez le menu de l'activité et choisissez Supprimer. L'activité est retirée de vos vues. Pensez à distinguer Annuler (garder une trace) et Supprimer (retirer l'activité).

Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres

Comment afficher vos activités de différentes manières et retrouver rapidement ce que vous cherchez.

Quelles vues sont disponibles pour mes activités ?

Le module Activités propose trois façons de voir les mêmes activités :

Vous basculez d'une vue à l'autre depuis les onglets ou le sélecteur de vue, en haut de l'écran.

Comment fonctionne la vue Kanban ?

Dans le module Activités, la vue Kanban présente chaque colonne comme un statut (par exemple : À faire, En cours, Terminée). Chaque activité est une carte. Pour faire avancer une activité, faites glisser sa carte d'une colonne à l'autre : son statut change automatiquement. Vous pouvez aussi réordonner les cartes dans une colonne. Les colonnes portent chacune un léger voile de couleur et un rendu adouci et harmonisé, pour distinguer les statuts d'un coup d'œil.

💡 Dans le module Activités, en haut du Kanban, l'option Grouper par permet d'organiser les colonnes par statut, par assigné ou par priorité. Vous pouvez aussi replier ou déplier une colonne, et charger davantage de cartes avec Voir plus quand une colonne en contient beaucoup.

Que montrent les cartes du Kanban ?

Dans le module Activités, chaque carte du Kanban affiche des informations pour se repérer sans ouvrir l'activité :

Faire glisser une carte reste réservé aux personnes qui ont le droit de modifier l'activité (créateur, responsable, ou administrateur) ; sinon la carte est en lecture seule.

Comment fonctionne la vue Calendrier ?

Dans le module Activités, la vue Calendrier affiche vos activités aux dates prévues. Les évènements « journée entière » apparaissent en haut, les réunions et appels à leur heure, et les tâches à leur date d'échéance. Les activités récurrentes s'affichent à chacune de leurs occurrences (voir Créer et gérer une activité récurrente).

Comment créer une activité directement dans le calendrier ?

Dans le module Activités, en vue Calendrier, vous créez une activité directement sur un créneau, sans bouton dédié :

  1. Glissez pour sélectionner une plage horaire (ou cliquez sur un créneau libre).
  2. Le formulaire s'ouvre déjà pré-rempli avec la date de début et la date de fin correspondant à votre sélection.
  3. Complétez le titre et les autres champs, puis validez.

💡 Le calendrier n'a plus de bouton « Nouvel événement » : la création se fait toujours en sélectionnant un créneau. Vous pouvez ensuite déplacer l'activité en la faisant glisser vers une autre date.

Comment rechercher une activité ?

Utilisez la barre de recherche du module Activités et saisissez un mot. La recherche porte sur le titre et la description des activités. Les résultats correspondants s'affichent, classés par pertinence.

Comment trier mes activités ?

Dans le module Activités, ouvrez le menu Trier par (en haut de la liste) pour réordonner le tableau. Vous pouvez trier par :

Le tri réordonne bien l'ensemble du tableau selon le critère choisi, y compris par date de début.

Comment filtrer mes activités en cliquant sur les compteurs (Total, En cours, Terminées, En retard) ?

Dans le module Activités, des cartes de compteurs récapitulent vos activités : Total, En cours, Terminées et En retard. Ces cartes sont cliquables : cliquez sur l'une d'elles pour ne garder que les activités correspondantes. Par exemple, cliquez sur En retard pour afficher uniquement les activités dépassées. Ce filtre par compteur fonctionne de la même façon dans les trois vues (liste/tableau, kanban et calendrier). Cliquez de nouveau sur la carte active pour retirer ce filtre.

Comment filtrer mes activités (filtre avancé) ?

Dans la vue Liste, ouvrez le Filtre avancé : un panneau latéral regroupe tous les filtres au même endroit. Vous pouvez filtrer par :

Combinez plusieurs filtres pour affiner. Vos réglages de filtre sont enregistrés automatiquement : vous les retrouvez tels quels à votre prochaine visite. Un bouton Réinitialiser le filtre remet tout à zéro.

💡 Pour ajouter une personne au filtre, un champ de recherche permet de la retrouver rapidement par son nom.

Comment voir et retirer les personnes que j'ai ajoutées au filtre ?

Dans le module Activités, les personnes que vous avez ajoutées au filtre s'affichent en vignettes, chacune avec sa photo (ou ses initiales) et son nom. Pour retirer quelqu'un du filtre, cliquez sur la croix de sa vignette : la personne est enlevée une par une, sans toucher aux autres. Les vignettes montrent d'un coup d'œil qui est actuellement pris en compte par le filtre.

Pourquoi les onglets de dates (Toutes, Aujourd'hui, À venir, Passées) disparaissent-ils parfois ?

Dans le module Activités, le filtre de dates propose des onglets rapides : Toutes, Aujourd'hui, À venir et Passées. Ces onglets se masquent automatiquement quand ils ne s'appliquent pas (par exemple lorsque vous avez déjà choisi une plage de dates précise). Ce n'est pas un bug : ils réapparaissent dès qu'ils redeviennent utiles. Vous pouvez toujours choisir une plage de dates personnalisée, affichée de façon lisible sous la forme « du … au … ».

À quoi sert l'onglet « Aujourd'hui » ?

Dans le module Activités, l'onglet Aujourd'hui n'affiche que les activités prévues pour la journée en cours. Chaque colonne (ou section de statut) indique un compteur du nombre d'activités concernées. Quand rien n'est prévu, un message clair (« Rien de prévu ce jour ») s'affiche à la place de la liste. Les plages de dates choisies dans les filtres restent lisibles à l'écran (« du … au … »).

Comment n'afficher que mes propres activités (Mes activités) ?

Par défaut, la liste s'ouvre sur Mes activités : elle montre uniquement les activités qui vous concernent (celles que vous avez créées ou qui vous sont assignées). Pour voir l'ensemble des activités de l'espace de travail, désactivez Mes activités (ou basculez sur tout l'espace de travail) depuis le filtre. Vous obtenez alors les activités visibles au-delà des vôtres.

Comment retrouver les activités qui me sont assignées ?

La vue Mes activités (active par défaut) regroupe déjà les activités dont vous êtes responsable, relecteur ou observateur, ainsi que celles que vous avez créées. Pour cibler encore, filtrez sur la personne assignée en vous sélectionnant vous-même, et ajoutez le filtre « en retard » pour voir en priorité ce qui est dépassé.

Comment exporter mes activités au format CSV ?

Dans la vue Liste (tableau), cliquez sur le bouton Exporter. Un fichier CSV (ouvrable dans un tableur) est téléchargé avec les activités affichées. L'export respecte ce qui est à l'écran : la recherche en cours, les filtres appliqués et la période (onglet) sélectionnée. Pour exporter un autre périmètre, ajustez d'abord vos filtres, puis relancez l'export.

Pourquoi la liste affiche-t-elle une colonne « Créateur » et des pages ?

La vue Liste indique, pour chaque activité, son créateur (la personne qui l'a créée ; « Moi » quand il s'agit de vous). Quand vous avez beaucoup d'activités, la liste est découpée en pages : utilisez la pagination en bas pour naviguer, et choisissez le nombre d'activités affichées par page.

Comment voir seulement les activités d'un contact ou d'un dossier ?

Depuis la fiche d'un contact ou d'un autre élément, vous retrouvez les activités qui lui sont liées (voir Lier une activité à un contact et en discuter). Dans la vue Liste, vous pouvez aussi filtrer sur les activités qui ont une liaison.

Activités — Questions fréquentes

Quelle différence entre une tâche, une réunion et un appel ?

Ce sont des types d'activité différents. Une tâche est un travail à faire avec une échéance. Une réunion est un rendez-vous à un créneau donné, avec d'autres personnes. Un appel est un appel téléphonique à passer ou à noter. Il existe aussi la réunion vidéo (visioconférence), la relance et un type personnalisé. Chaque type a ses propres statuts.

Qui peut voir mes activités ?

Cela dépend de la visibilité de chaque activité : privée (vous seul), partagée (les personnes à qui vous donnez accès) ou espace de travail (tous les membres). Le créateur d'une activité y a toujours accès. Voir Assigner des personnes et gérer les accès à une activité.

Comment marquer une tâche comme faite ?

Ouvrez la tâche et choisissez Marquer comme terminée, ou faites glisser sa carte dans la colonne de fin en vue Kanban. Elle passe alors en statut terminé. Vous pouvez la rouvrir ensuite si besoin. Voir Statuts, terminer et rouvrir une activité.

Comment être prévenu avant une échéance ?

Ajoutez un rappel sur l'activité : soit un certain temps avant (par exemple 1 heure avant), soit à une date et heure précises. Vous recevez alors une notification. Chacun gère ses propres rappels. Voir Échéances, rappels et activités en retard.

Peut-on assigner une activité à plusieurs personnes ?

Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs personnes à une même activité, une par une, chacune avec un rôle (responsable, relecteur ou observateur). Voir Assigner des personnes et gérer les accès à une activité.

Comment créer une réunion qui revient chaque semaine ?

Activez la récurrence sur l'activité, choisissez la fréquence hebdomadaire et, si vous voulez, les jours concernés. Vous pouvez limiter la série à un nombre de répétitions ou à une date de fin. Voir Créer et gérer une activité récurrente.

Comment retrouver toutes les activités qui me sont assignées ?

La liste s'ouvre par défaut sur Mes activités (celles que vous avez créées ou qui vous sont assignées). Pour cibler, appliquez dans le Filtre avancé le filtre personne assignée en vous sélectionnant, et ajoutez « en retard » pour voir en priorité ce qui est dépassé. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.

Pourquoi ne vois-je que mes activités par défaut ?

La liste s'ouvre sur Mes activités pour aller à l'essentiel. Pour voir l'ensemble des activités de l'espace de travail, désactivez Mes activités (ou basculez sur tout l'espace) dans le filtre. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.

Comment exporter mes activités dans un tableur ?

Dans la vue Liste (tableau), cliquez sur Exporter : un fichier CSV est téléchargé avec les activités affichées, en respectant votre recherche, vos filtres et la période en cours. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.

Un administrateur peut-il voir mes activités ?

Oui. Les administrateurs de l'espace de travail voient toutes les activités. S'ils ne sont ni créateur ni participant, l'activité s'ouvre pour eux en lecture seule (consultation, sans modification). Voir Assigner des personnes et gérer les accès à une activité.

Puis-je faire une réunion en visio directement dans Sphère ?

Oui. Créez une activité de type Réunion vidéo : une salle de visioconférence y est associée. Tout ce qui concerne la visio (rejoindre, inviter, partage d'écran, enregistrement, sous-titres, modération, arrière-plans…) est documenté dans son module dédié → voir Réunions vidéo (Sphere Visio) (et sa FAQ Sphere Visio — Questions fréquentes).

Comment relier une activité à un contact ?

Ouvrez l'activité, allez dans Éléments liés et choisissez le contact (ou le dossier). L'activité apparaît alors aussi depuis la fiche du contact. Voir Lier une activité à un contact et en discuter.

Peut-on associer plusieurs contacts et organisations à une activité ?

Oui. Dans les champs Contacts associés et Organisations associées d'une activité, recherchez et sélectionnez plusieurs contacts et entreprises, comme vous ajoutez des personnes assignées. Ils s'affichent ensuite avec leur avatar dans l'onglet Associés, et se modifient depuis l'édition de l'activité. Voir Lier une activité à un contact et en discuter.

Comment filtrer rapidement mes activités en retard (ou en cours, terminées) ?

Les cartes de compteurs Total, En cours, Terminées et En retard sont cliquables : cliquez sur l'une d'elles pour n'afficher que les activités correspondantes. Ce filtre fonctionne de la même façon en vue liste, kanban et calendrier. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.

Comment créer une activité directement dans le calendrier ?

En vue Calendrier, glissez pour sélectionner un créneau : le formulaire s'ouvre pré-rempli avec les dates de début et de fin. Il n'y a plus de bouton « Nouvel événement ». Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.

Comment trier mes activités par date de début ?

Ouvrez le menu Trier par en haut de la liste et choisissez Date de début (croissant ou décroissant). Le tri réordonne bien tout le tableau. D'autres critères sont disponibles (priorité, statut, titre, date de création). Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.

Les activités sont-elles accessibles sur mobile ?

Oui. Vos activités sont accessibles depuis l'application mobile comme depuis la version web.

Quelle différence entre annuler et supprimer une activité ?

Annuler met l'activité en statut « Annulée » : elle reste visible dans l'historique et les filtres. Supprimer la retire de vos vues. Utilisez l'annulation pour garder une trace, la suppression pour retirer une activité créée par erreur.

Activités — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Je ne retrouve pas une activité

  1. Un filtre est peut-être actif et la masque : réinitialisez les filtres de la vue Liste (type, statut, personne assignée, dates).
  2. L'activité est peut-être terminée ou annulée : ajoutez ces statuts à l'affichage ou cherchez-la par son titre.
  3. Vous n'avez peut-être pas accès à cette activité si elle est privée ou partagée avec d'autres personnes seulement.

Je n'ai pas reçu de rappel pour une activité

  1. Vérifiez qu'un rappel a bien été ajouté sur l'activité : les rappels sont personnels, chacun met les siens.
  2. Vérifiez que l'activité a une date (échéance ou début) : un rappel « avant » a besoin d'une date de référence.
  3. Vérifiez que les notifications sont autorisées pour Sphère sur votre appareil.

Une carte ne se déplace pas dans le Kanban

  1. Assurez-vous d'avoir le droit de modifier l'activité (rôle responsable/éditeur, ou être le créateur).
  2. Rechargez la page, puis réessayez de faire glisser la carte.
  3. Vérifiez votre connexion Internet : le changement de statut a besoin d'être enregistré.

Mon calendrier d'activités semble vide

  1. La vue Calendrier n'affiche que les activités ayant une date : les tâches sans échéance n'y apparaissent pas.
  2. Vérifiez la période affichée (mois / semaine) : vos activités sont peut-être à une autre date.
  3. Un filtre (type, personne assignée) peut réduire l'affichage : réinitialisez-le.

J'ai un problème pendant une réunion vidéo (rejoindre, caméra, micro, enregistrement)

Les soucis liés à la visioconférence (impossible de rejoindre, caméra/micro qui ne fonctionnent pas, enregistrement, arrière-plan, partage d'écran, salle d'attente…) sont traités dans le module dédié → voir Sphere Visio — Dépannage.

Je vois une activité mais je ne peux pas la modifier (« Lecture seule »)

  1. Si vous êtes administrateur, c'est normal : les administrateurs voient toutes les activités, mais une activité dont ils ne sont ni créateur ni participant s'ouvre en lecture seule (consultation uniquement). Voir Assigner des personnes et gérer les accès à une activité.
  2. Sinon, votre rôle ne permet peut-être que la consultation (observateur, ou accès « Lecteur ») : demandez au propriétaire de l'activité un rôle qui autorise la modification.
  3. Une visioconférence terminée ou annulée s'ouvre aussi en lecture seule : son détail n'est plus modifiable.

Le module Activités ne charge pas / reste figé

  1. Vérifiez votre connexion Internet.
  2. Rechargez la page.
  3. Si le problème persiste sur tous les modules de Sphère, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.