Sphère·Documentation

Finance

Le module Finance est l'espace commercial de Sphère : il suit une vente de la première opportunité jusqu'à la facture réglée, en passant par le devis et le bon de livraison. Il s'appuie sur les contacts et les organisations du Répertoire, présentés au chapitre sur les Contacts — c'est de là que viennent les clients de vos affaires, leurs numéros et leurs adresses e-mail. Les activités planifiées depuis une affaire sont celles du module Activités, et un processus automatisé peut se rattacher à une affaire : voir le chapitre sur le Workflow.

Que peut-on faire avec Finance ?

Où trouver Finance ?

Finance s'ouvre depuis la barre latérale gauche. Sa page d'accueil est l'écran des opportunités : le pipeline des affaires, surmonté d'un bandeau de quatre indicateurs. Les autres écrans du module — Catalogue, Devis, Factures et Livraisons — s'ouvrent depuis la barre d'outils de cette page. Le bouton Tableau de bord manager y figure aussi, mais seulement si vous êtes manager.

💡 Finance ne s'affiche que si votre organisation a souscrit au module et si votre rôle vous y donne accès. Si l'entrée n'apparaît pas, demandez à votre administrateur.

Le parcours d'une vente

Avant d'entrer dans le détail des écrans, il est utile d'avoir la chaîne complète en tête :

  1. une affaire est créée dans un pipeline ;
  2. on lui attache des produits venus du catalogue ;
  3. un devis en est tiré, envoyé au client, puis marqué signé ;
  4. le devis signé donne une proforma, qu'on comptabilise pour obtenir une facture définitive ;
  5. on enregistre les règlements jusqu'au solde, en relançant le client si nécessaire ;
  6. en parallèle, un bon de livraison atteste de ce qui a été remis.

Chaque étape se fige progressivement : un devis envoyé n'est plus modifiable, une facture comptabilisée ne s'efface plus, un bon de livraison émis fait preuve. Ce sont des documents opposables, présentés au client.

Suivre ses affaires dans le pipeline

Une affaire (ou opportunité) représente une vente en cours. L'écran des opportunités la présente soit en Pipeline — des colonnes que l'on fait glisser —, soit en Tableau ; les boutons du même nom, en haut à droite, basculent d'une présentation à l'autre.

Que veulent dire les indicateurs en haut de l'écran ?

Quatre indicateurs surmontent la liste et se recalculent selon les filtres : Pipeline ouvert (le montant total des affaires en cours), Prévision pondérée (ce montant corrigé par la probabilité de chaque affaire), Gagnées (le nombre d'affaires remportées) et Taux de conversion (la part des affaires conclues qui ont été gagnées). Gagnées et Pipeline ouvert filtrent aussi la liste d'un clic.

Comment créer une nouvelle opportunité ?

  1. Cliquez sur Nouvelle opportunité, en haut à droite.
  2. Saisissez le Titre — c'est le seul champ toujours obligatoire.
  3. Renseignez le Montant HT et la Devise, le Pipeline et l'Étape de départ, la Probabilité, l'Échéance prévue, la Priorité et la Source.
  4. Rattachez le client : Associer un contact et/ou Associer une organisation du Répertoire.
  5. Choisissez un Responsable, complétez les éventuels Champs personnalisés, puis validez.

Les champs exigés par votre organisation portent une étoile rouge ; si vous validez sans les remplir, un message indique lequel manque.

⚠️ Le bouton Nouvelle opportunité est désactivé tant que le sélecteur de pipeline est sur Tous les pipelines : une affaire doit naître dans un pipeline précis. Choisissez d'abord un pipeline dans la liste déroulante, à droite de la barre d'outils.

Comment faire changer une affaire d'étape ?

Attrapez la carte, faites-la glisser vers la colonne voulue et relâchez : l'étape est enregistrée immédiatement. Vous pouvez aussi cliquer sur l'étape voulue dans la frise de l'en-tête de la fiche. Si le changement est refusé — droits insuffisants, transition impossible —, la carte revient à sa place et un message d'échec s'affiche.

Si votre organisation a mis en place un processus sur les affaires, l'étape que vous quittez peut en outre exiger que certains champs soient renseignés : une fenêtre Ce qui manque les nomme, et la carte revient à sa colonne. Ces cartes portent un badge Sortie conditionnée. Complétez les champs depuis la fiche, puis refaites le déplacement. Le mécanisme est décrit au chapitre sur le Workflow.

Comment marquer une affaire gagnée ou perdue ?

Faites glisser la carte dans la colonne « gagné » ou « perdu », ou ouvrez le menu d'actions de l'en-tête de la fiche (le bouton à trois points) et choisissez Marquer gagnée ou Marquer perdue.

Quand l'affaire est perdue, une fenêtre demande le Motif de perte avant de conclure : choisissez-en un dans la liste — définie par votre organisation — et ajoutez éventuellement un Commentaire. Tant qu'aucun motif n'est choisi, la fenêtre ne se valide pas. Une affaire conclue peut être remise en course avec Rouvrir l'affaire.

💡 Un son bref confirme l'issue : un carillon clair pour une affaire gagnée, une note plus grave pour une affaire perdue. Il ne se déclenche qu'après confirmation, jamais sur un déplacement refusé.

Que lit-on sur une carte du pipeline ?

Chaque carte porte le titre de l'affaire, le client (avec un pictogramme distinguant une organisation d'un contact), le montant, la probabilité, puis le responsable et l'échéance prévue. L'échéance s'affiche en rouge lorsqu'une affaire encore ouverte a dépassé sa date. Quand une colonne déborde, un lien Voir plus déplie la suite.

Filtrer, trier et exporter la liste des opportunités

La vue Tableau est celle qui se travaille : on y filtre, on y trie, on y choisit ses colonnes, et on en tire un fichier.

Comment trier et filtrer la liste ?

Tri rapide applique en un clic un tri courant — Montant ↓, Montant ↑, Échéance ou Titre ; Tri ouvre un réglage plus fin, avec le Champ puis le Sens.

Côté filtres, plusieurs outils se combinent : le champ Rechercher une affaire…, qui surligne la portion trouvée et ignore les accents ; le sélecteur de pipeline ; le bouton Filtres, qui empile des conditions sur les champs de l'affaire ; et les onglets de portée — Toutes, Mes opportunités, ou Mon équipe si vous êtes manager. Réinitialiser les filtres remet la vue à son état de départ.

La liste peut aussi s'ouvrir déjà filtrée sur un client, depuis le lien Voir les N affaires de ce client d'une fiche d'affaire : le filtre s'affiche alors comme une étiquette Client, et sa croix le retire. Un filtre Responsable fonctionne de la même façon.

Que lit-on dans le tableau ?

Le bouton Colonnes permet de choisir les colonnes affichées, y compris les champs personnalisés de votre organisation ; ce choix est propre à chaque utilisateur.

Chaque ligne porte l'avatar du responsable et celui du client : cliquez sur ce dernier, sa fiche s'ouvre en aperçu sans quitter Finance. Une affaire encore ouverte dont l'échéance est dépassée s'affiche en rouge, avec une alerte dont le survol donne l'ancienneté du retard (« En retard de 3 semaines ») ; les affaires gagnées ou perdues ne sont jamais signalées comme en retard. Un menu d'actions, à droite de la ligne, propose Modifier l'affaire, Vue d'affaire, Aperçu et Supprimer l'affaire.

Comment exporter ou importer des affaires ?

Le bouton Exporter produit un fichier reprenant les affaires qui correspondent aux filtres en cours : appliquez donc vos filtres d'abord. Si rien ne correspond, rien n'est produit ; si le volume est trop important, un message vous demande d'affiner ; et deux exports ne peuvent pas se suivre immédiatement.

Le bouton Importer accepte un fichier Excel ou CSV. Il n'apparaît que si vous êtes administrateur de votre organisation et habilité à créer des affaires.

La fiche d'une affaire

Cliquer sur une affaire ouvre sa fiche complète (aussi appelée vue d'affaire) : tout ce qui la concerne — client, échanges, produits, devis, factures, activités, notes et documents — au même endroit.

Comment est organisée la fiche d'une affaire ?

Elle se lit en quatre zones : en haut, un en-tête qui reste affiché pendant tout le défilement ; à gauche, le panneau Propriétés (les champs de l'affaire, les Relations · Répertoire et les Autres opportunités du client) ; au centre, les sections de travail choisies dans un rail d'icônes vertical — Aperçu, Interactions, Activités, Notes, Produits, Historique des étapes, Devis ; à droite, un volet de contexte repliable, avec les onglets Infos, Documents et Copilote. Sur un écran étroit, le rail devient une rangée d'onglets horizontale.

L'en-tête réunit titre et référence, montant HT et montant pondéré par la probabilité, statut (Ouverte, Gagnée, Perdue), probabilité, client, responsable, priorité, échéance prévue, source, nombre de devis et frise des étapes. Il porte aussi la barre d'actions : Appeler, Créer un devis, Modifier l'affaire, et un menu à trois points contenant Marquer gagnée, Marquer perdue et Supprimer l'affaire.

💡 La section ouverte se retrouve dans l'adresse de la page : copiez le lien de votre navigateur et envoyez-le à un collègue, il arrivera sur la même section de la même affaire.

À quoi sert la vue Aperçu d'une affaire ?

L'Aperçu est la vue d'accueil de la fiche : un tableau de bord de l'affaire, en un écran. La carte Facturation & encaissement y indique ce qui a été Facturé, Encaissé et ce qui Reste dû, avec une barre de progression (« 62 % encaissé ») et l'état du moment — Rien de facturé, En attente de règlement, Partiellement réglée, En retard ou Soldée. En dessous, des tuiles cliquables mènent aux Devis, Factures, Produits, Activités, Commentaires et Documents de l'affaire.

⚠️ Si les documents de l'affaire ne sont pas tous dans la même devise, aucun total n'est affiché : un message le dit, plutôt qu'une addition qui n'aurait pas de sens.

Comment ajouter des produits à une affaire ?

La vue Produits prépare le contenu du futur devis. Choisissez Ajouter depuis le catalogue, sélectionnez un produit ou un service, ajustez la Quantité : le Total HT se recalcule à mesure. Ces produits constituent la base des lignes du devis — c'est ce que reprend le bouton Créer un devis, sans aucune ressaisie.

💡 Si le total des produits ne correspond pas au Montant HT saisi sur l'affaire, Sphère propose de l'aligner : cliquez sur Mettre à jour, ou sur Ignorer si l'écart est voulu.

Comment appeler le client, ou consulter sa fiche ?

Cliquez sur Appeler, dans l'en-tête : la liste déroule tous les numéros connus du contact et de l'organisation rattachés. Choisissez-en un, l'appel part dans le téléphone de Sphère sans quitter l'écran. Si aucun numéro n'est enregistré, le bouton affiche Aucun numéro connu : complétez la fiche dans le Répertoire.

À côté du contact ou de l'organisation, une petite icône ouvre sa fiche du Répertoire en aperçu ; le lien Voir la vue Sphère ouvre la fiche complète.

Comment voir les autres affaires du même client ?

La rubrique Autres opportunités du client, dans le panneau de gauche, liste les autres affaires du même contact et de la même organisation — en cours, gagnées et perdues. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'affaire, ou utilisez Voir les N affaires de ce client pour ouvrir la liste déjà filtrée. Dans l'autre sens, la fiche d'un contact ou d'une organisation du Répertoire affiche aussi les affaires qui lui sont rattachées.

Où sont les champs personnalisés, et qui a créé l'affaire ?

Les champs personnalisés définis par votre administrateur apparaissent dans le formulaire de l'affaire, sur sa fiche, et en colonnes du tableau si vous les ajoutez. Le volet de contexte, onglet Infos, donne la date de création, son auteur et la dernière modification ; il rappelle aussi le Devis signé, la Facture liée et les Règlements encaissés. La vue Historique des étapes, elle, liste tous les changements d'étape avec leur date, leur auteur et leur origine — Depuis le pipeline ou Depuis la fiche.

Échanges, activités et documents d'une affaire

Une affaire n'est pas qu'un montant : c'est aussi tout ce qui s'est dit et tout ce qui a été produit autour d'elle.

Comment commenter une affaire avec mon équipe ?

Ouvrez la vue Interactions dans le rail d'icônes, écrivez dans le champ du bas, tapez @ pour mentionner un collègue, puis cliquez sur Commenter. Vos propres commentaires peuvent être modifiés — ils portent alors la mention « modifié » — ou supprimés.

💡 Ces commentaires sont internes : visibles par l'équipe qui a accès à l'affaire, rien n'est envoyé au client.

Comment voir les appels, e-mails et réunions liés à une affaire ?

La vue Interactions mêle, dans une seule chronologie, les commentaires de l'équipe et les appels, e-mails et réunions du client rattaché à l'affaire ; un bouton de filtre permet de ne garder qu'une catégorie. Un appel s'affiche comme Appel entrant ou Appel sortant, avec la mention manqué le cas échéant ; un e-mail s'ouvre avec Ouvrir dans la messagerie, une réunion avec Ouvrir la réunion.

Deux limites normales : si aucun client n'est rattaché, ces échanges ne peuvent pas être affichés — seuls les commentaires restent possibles ; et un e-mail appartenant à une boîte qui n'est pas la vôtre n'est pas ouvrable.

Comment ajouter ou rattacher une activité et une note ?

Le bouton + (Création rapide), en bas du rail d'icônes, propose Planifier une activité ou Ajouter une note : le formulaire s'ouvre déjà rattaché à l'affaire. Pour reprendre un élément existant, la vue Activités propose Lier une activité — cherchez-la avec au moins 2 caractères, puis validez ; Détacher de l'affaire la retire du dossier sans la supprimer, et une activité déjà rattachée ne peut pas l'être deux fois. Dans la vue Notes, Lier une note fonctionne de la même façon.

Comment joindre un document à une affaire ?

Le volet de contexte comporte un onglet Documents : bon de commande, contrat, cahier des charges, compte rendu… Choisissez Ajouter un document, cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier, donnez-lui un Nom affiché et un Type de document, puis validez.

Chaque document se prévisualise d'un clic. Modifier le document permet de le renommer, d'en changer le type ou de remplacer le fichier ; Supprimer l'efface définitivement. Un fichier refusé l'est parce que son type n'est pas accepté ou qu'il dépasse la taille autorisée.

Que m'indiquent l'encart Workflow et le copilote ?

Si votre organisation a mis en place un processus sur les affaires, un encart Workflow apparaît dès qu'un suivi est ouvert pour cette affaire — et rien ne s'affiche s'il n'y en a pas. Il indique le processus en cours, l'étape où se trouve l'affaire et depuis combien de temps, les minuteries armées, et un lien Voir le journal. La mention Sortie conditionnée signale que l'étape actuelle exige des champs renseignés avant d'en sortir. Voir le chapitre sur le Workflow.

L'onglet Copilote propose, lui, un Résumé de l'affaire daté que l'on peut Régénérer, et une Prochaine action recommandée. Le copilote propose, il ne décide ni n'envoie rien. Il doit être activé par un administrateur — sans cela, le volet affiche « Copilote non configuré » — et son usage est plafonné par un quota quotidien.

Le catalogue de produits et services

Le catalogue rassemble les produits et services que vous vendez. On l'alimente une fois, puis on compose affaires, devis, factures et bons de livraison en y piochant, sans jamais retaper un libellé ni un prix.

Chaque ligne affiche le Code, la Désignation, la Catégorie, la Récurrence, la Disponibilité, le Prix unitaire HT et la TVA. La catégorie classe le produit et peut porter un plafond de remise commun à ses produits ; la récurrence indique si la prestation se répète (abonnement mensuel, annuel…) ou non. Un champ de recherche et un filtre par Catégorie affinent la liste.

Comment ajouter, modifier ou retirer un produit ?

Cliquez sur Nouveau produit, renseignez le Code — il doit être unique — et la Désignation, choisissez la Catégorie et la Récurrence, indiquez le Prix unitaire HT, la TVA et la Disponibilité, puis Ajouter au catalogue. Pour corriger un produit, cliquez sur sa ligne, puis Enregistrer les modifications.

Un produit ne se supprime pas : il se retire, après confirmation. Il disparaît du sélecteur, mais tout ce qui l'utilisait déjà reste inchangé. Cochez Voir les produits retirés pour les revoir, avec l'étiquette Retiré ; Remettre au catalogue les remet en service. Alimenter le catalogue est un geste d'administration : les autres utilisateurs y piochent des lignes sans pouvoir le modifier.

⚠️ Une modification du catalogue s'applique aux prochaines lignes créées à partir de ce produit. Les devis et les factures déjà établis, eux, ne bougent pas.

Créer, envoyer et suivre un devis

Un devis est la proposition chiffrée envoyée au client. Il naît en Brouillon, part en Envoyé, puis passe en Signé — et c'est un devis signé qui se transforme en facture. La liste des devis donne pour chacun sa Référence, son Titre, l'Affaire liée, le Client, son Statut, son Montant HT, son Total TTC et sa Validité.

Comment créer un devis ?

Le chemin recommandé part de l'affaire — les produits deviennent les lignes du devis, sans ressaisie :

  1. Ouvrez la fiche de l'affaire.
  2. Cliquez sur Créer un devis, dans son en-tête (le même bouton existe au bas de la vue Produits).
  3. Le brouillon s'ouvre dans son éditeur.
  4. Ajustez l'objet, les lignes, les quantités et les remises, puis enregistrez.

Depuis l'écran Devis, le bouton Nouveau devis crée un devis de zéro : saisissez le Titre, validez, puis composez les lignes.

💡 Un devis créé de zéro part de rien. Pour reprendre les produits déjà attachés à une affaire, créez-le plutôt depuis la fiche de cette affaire.

Comment composer les lignes d'un devis ?

L'éditeur d'un devis en Brouillon propose deux façons d'ajouter une ligne : Ajouter depuis le catalogue, qui reprend la désignation, le prix unitaire HT et le taux de TVA du produit ; ou Ajouter une ligne, qui crée une ligne libre dont vous saisissez tout vous-même.

Sur chaque ligne, vous réglez la Quantité, le Prix unitaire HT, la Remise et la TVA ; les totaux se recalculent en direct dans le bloc Résumé, à droite. Deux règles à connaître : la désignation d'une ligne du catalogue ne peut pas être renommée — passez par une ligne libre si le libellé doit changer — et la désignation d'une ligne libre ne peut pas rester vide.

Le champ Acompte, sous le résumé des totaux, sert à demander une part du TTC à la commande : saisissez le pourcentage, le montant correspondant s'affiche juste en dessous.

Pourquoi ma remise est-elle signalée en rouge ?

Votre organisation peut fixer un plafond de remise par produit, par catégorie, ou pour l'ensemble de l'espace de travail ; le plus précis l'emporte — celui du produit d'abord, sinon celui de sa catégorie, sinon celui de l'espace. Deux comportements sont possibles : en Alerte, la ligne est signalée en rouge (« Remise maximale pour ce produit : 15 % ») mais vous pouvez poursuivre ; en Blocage, la remise est refusée. Une remise doit par ailleurs rester comprise entre 0 et 100 %.

Comment envoyer un devis, puis enregistrer sa signature ?

L'envoi fige le document : c'est une étape définitive.

  1. Ouvrez le devis — il doit être en Brouillon et comporter au moins une ligne.
  2. Cliquez sur Envoyer, en haut de l'éditeur.
  3. Une confirmation s'affiche : « Le PDF sera figé à l'envoi et le devis ne sera plus modifiable. Envoyer ? »
  4. Confirmez : le devis passe en Envoyé et sa date d'envoi est enregistrée.

Le message pré-rempli au client vient du modèle d'e-mail défini par votre organisation ; vous pouvez le retoucher avant l'envoi. La signature, elle, se déclare à la main une fois l'accord obtenu : sur un devis en Envoyé, cliquez sur Marquer signé et confirmez. Le devis devient alors facturable, et peut servir de base à un bon de livraison.

⚠️ Un devis sans ligne ne s'envoie pas. Et si le client de l'affaire n'a pas d'adresse e-mail, un message vous renvoie vers sa fiche du Répertoire pour la compléter.

Que veulent dire les statuts d'un devis ?

Le statut ne se modifie jamais à la main dans un champ : il change uniquement par les actions Envoyer et Marquer signé. Un devis envoyé devient un document opposable : ses lignes, ses montants, son objet et son PDF sont figés, et seul un devis resté en brouillon peut être supprimé. Si une correction s'impose après l'envoi, créez un nouveau devis.

Comment obtenir le PDF d'un devis, ou le prévisualiser ?

Télécharger le PDF est proposé dans le menu d'actions de la liste comme dans l'éditeur. Sur un devis en brouillon, le PDF reflète les dernières lignes saisies — il est régénéré à chaque ouverture ; sur un devis envoyé, c'est le document figé. Le bouton Aperçu, lui, affiche le devis tel qu'il sera imprimé, dans une fenêtre, sans quitter l'écran.

Comment facturer un devis signé ?

Ouvrez le devis signé et cliquez sur Facturer : une proforma est créée avec les lignes du devis et s'ouvre directement. Ajustez-la si besoin, puis comptabilisez-la pour en faire une facture définitive. La fiche du devis liste ensuite, dans une rubrique Factures, tous les documents qui en sont issus. Un devis non signé ne se facture pas.

Factures, proformas et avoirs

L'écran Factures réunit trois types de documents : les proformas (les brouillons de facture), les factures définitives, et les avoirs (qui annulent une facture). Il les liste avec, pour chacun, sa Référence, son Type, son Client, son Total TTC, l'Encaissé, le Restant dû, son Statut, son Échéance et le nombre de Relances envoyées.

Comment retrouver rapidement les factures impayées ou en retard ?

Quatre indicateurs surmontent la liste, et chacun est cliquable : Total facturé (l'ensemble des documents comptabilisés), Encaissé, En attente (ce qui reste à encaisser) et En retard (ce dont l'échéance est passée sans règlement complet). Sous ces cartes, des filtres affinent la recherche : Type de document, Statut, Échéance à partir du / jusqu'au, et un champ de recherche.

Comment créer une facture ?

On ne crée jamais directement une facture définitive : on crée d'abord une proforma, puis on la comptabilise. Le chemin le plus courant part d'un devis signé — ouvrez-le et cliquez sur Facturer. De zéro, depuis l'écran Factures, choisissez Nouvelle facture : une proforma en brouillon est créée, son échéance suit le délai réglé par votre organisation.

Une proforma en brouillon s'édite entièrement : Objet, Description, et les Lignes du document avec leur Quantité, leur Prix unitaire HT, leur Remise et leur TVA. Elle peut aussi être supprimée. Une facture comptabilisée et un avoir, eux, ne se modifient jamais.

Que veut dire « comptabiliser » une facture ?

Comptabiliser transforme une proforma en facture définitive. C'est une opération irréversible : un numéro définitif est attribué, le document est verrouillé et son PDF figé ; une facture comptabilisée ne se modifie ni ne s'efface, elle ne peut qu'être annulée par un avoir. Ouvrez la proforma — elle doit comporter au moins une ligne —, cliquez sur Comptabiliser, puis confirmez. L'échéance est calculée avec le délai par défaut de votre organisation si aucune date n'a été saisie.

Comment annuler une facture ?

Une facture comptabilisée ne se supprime pas : elle s'annule par un avoir. Ouvrez-la, cliquez sur Annuler la facture, lisez la confirmation, puis cliquez sur Émettre l'avoir. Vous arrivez sur l'avoir nouvellement créé, qui porte la mention Annule la facture … ; la facture d'origine passe en Annulée.

Que trouve-t-on sur la fiche d'une facture ?

Son Objet et sa Description, ses Lignes et ses totaux, son Échéancier (référence, Émission, Échéance, Encaissé, Restant dû), l'historique des Règlements et celui des Relances, un bouton Télécharger le PDF, et ses liens d'origine — Issu du devis …, ou Annule la facture … pour un avoir.

Que veulent dire les statuts d'une facture ?

Là encore, le statut ne se change pas à la main : il suit une action dédiée.

Règlements et relances

Encaisser un paiement et suivre les impayés se font depuis la fiche de la facture concernée.

Comment enregistrer un règlement ?

  1. Ouvrez la facture, puis cliquez sur Enregistrer un paiement. Le Restant dû est rappelé.
  2. Saisissez le Montant, le Moyen de paiement (virement, chèque, espèces…), la Date d'encaissement et une Référence si vous en avez une.
  3. Validez.

Le règlement s'ajoute à la rubrique Règlements et l'échéancier se met à jour immédiatement ; le statut suit : Partiellement réglée, puis Réglée. Une proforma non comptabilisée, un avoir ou une facture annulée ne s'encaissent pas.

💡 Un son de caisse confirme chaque encaissement accepté, y compris un paiement partiel. Il ne se déclenche jamais quand la saisie est refusée.

Comment relancer un client sur une facture impayée ?

Si votre organisation a activé les relances automatiques, une relance part à chaque palier configuré (par exemple J+7, J+15, J+30 après l'échéance), et chaque palier ne déclenche qu'une seule relance. À la main, ouvrez la facture, cliquez sur Relancer et confirmez.

Toutes les relances apparaissent dans la rubrique Relances de la facture, avec leur palier (J+15) ou la mention Relance manuelle. Une facture déjà réglée ne se relance pas.

Où voir ce qui a été facturé et encaissé sur une affaire ?

Ouvrez la fiche de l'affaire, vue Aperçu : la carte Facturation & encaissement indique le Facturé, l'Encaissé et le Reste dû. Le volet de contexte, onglet Infos, rappelle en plus la Facture liée, ses dates d'émission et d'échéance, et les Règlements encaissés.

Les bons de livraison

Un bon de livraison atteste de ce qui a été remis au client, et à qui. L'écran Livraisons en tient le registre : chaque bon y figure avec sa Référence (ou « Sans numéro » tant qu'il est en brouillon), son Objet, son Client, l'Affaire rattachée, la Date de livraison et son Statut.

Comment créer un bon de livraison et saisir ce qui est livré ?

Depuis un devis signé — le chemin le plus complet : ouvrez le devis et cliquez sur Créer un bon de livraison. Le client, l'affaire, l'adresse de livraison et les lignes sont repris sans ressaisie. Depuis une affaire, quand on livre sans devis : ouvrez sa vue Devis et cliquez sur Créer un bon de livraison — l'en-tête est pré-rempli, les lignes se saisissent ensuite. Dans les deux cas, vous arrivez sur le bon créé, en Brouillon.

  1. Dans la section des lignes, choisissez Ajouter depuis le catalogue ou Ajouter une ligne.
  2. Renseignez la Désignation, l'Unité (pièce, h, kg…) et la quantité Livré.
  3. Les colonnes Commandé et Reste indiquent où vous en êtes par rapport à ce qui était prévu.
  4. Retirez une ligne inutile avec Retirer la ligne, puis enregistrez.

Deux blocs complètent le document : Livré à — l'Adresse de livraison, pré-remplie depuis le Répertoire et corrigeable si vous livrez ailleurs — et Transport — le Transporteur, le Nombre de colis et le Numéro de suivi. Ces informations se figent à l'émission.

Comment émettre un bon, le marquer reçu ou l'annuler ?

Émettre transforme le bon en preuve de remise : vérifiez l'adresse, le transport et les quantités, puis cliquez sur Émettre. Le bon passe en Émis, reçoit sa référence définitive, et son contenu ne change plus. Marquer reçu enregistre ensuite l'accusé de réception du client — le bon passe en Réceptionné. Un bon Émis ou Réceptionné se ferme avec Annuler le bon : il passe en Annulé mais reste consultable, car un document émis ne disparaît jamais du registre.

⚠️ Un bon sans ligne n'atteste de rien : il ne peut pas être émis. Et seul un bon resté en Brouillon peut être supprimé.

Comment imprimer ou exporter les livraisons ?

Aperçu affiche le bon tel qu'il sera imprimé, sans quitter la page ; Télécharger le PDF enregistre le document — reconstruit à chaque ouverture sur un brouillon, figé sur un bon émis. Le bouton Exporter produit un fichier des bons correspondant aux filtres en cours, avec les mêmes limites que l'export des opportunités.

Piloter l'activité commerciale

Deux écrans donnent une vue d'ensemble : le Tableau de bord manager et la vue Mon équipe de l'écran des opportunités. Tous deux sont réservés aux managers ; pour un commercial standard, le bouton et l'onglet n'apparaissent tout simplement pas. Pour des analyses portant sur l'ensemble des modules, voir le chapitre sur les Statistiques.

Quels indicateurs donne le tableau de bord manager ?

Un sélecteur de pipeline permet d'y restreindre l'analyse ou de regarder Tous les pipelines. Le tableau de bord s'ouvre sur six indicateurs : CA gagné (le chiffre d'affaires des affaires remportées), Pipeline ouvert, Prévision pondérée, Taux de conversion, Cycle de vente moyen (le nombre de jours entre l'ouverture et la conclusion d'une affaire) et Panier moyen.

La carte Prévision d'atterrissage additionne ensuite Signé, les affaires déjà gagnées, et Prévisionnel pondéré, le pipeline encore ouvert pondéré par la probabilité de chaque affaire : leur somme donne l'Atterrissage, ce vers quoi la période se dirige si le pipeline se comporte comme prévu. La carte Entonnoir de conversion montre, elle, combien d'affaires se trouvent à chaque étape — l'étape qui freine la chaîne apparaît alors d'un coup d'œil.

Comment comparer les commerciaux et repérer les affaires à risque ?

La carte Classement commerciaux liste les commerciaux avec, pour chacun, son Pipeline (le montant de ses affaires ouvertes), son Réalisé et son Taux conv. La carte Raisons de perte répartit les affaires perdues par motif, celles sans motif renseigné apparaissant sous Non renseigné — raison de plus pour choisir le motif avec soin au moment de conclure.

La carte Affaires à surveiller remonte les affaires à risque avec le motif de leur présence : Gros montant, quand l'affaire pèse nettement plus que la moyenne des affaires ouvertes du périmètre, et Sans mouvement, quand elle stagne depuis trop longtemps dans la même étape.

⚠️ La colonne Objectif atteint et la carte Objectif du trimestre n'affichent aucun chiffre : Sphère ne gère pas encore d'objectifs commerciaux, et le message le dit plutôt que d'afficher une jauge qui ne mesurerait rien. La carte Facturation & encaissement du tableau de bord reste elle aussi vide tant qu'aucun montant facturé ou encaissé n'existe réellement — pour ces chiffres, ouvrez la vue Aperçu d'une affaire, ou l'écran Factures pour l'ensemble de l'organisation.

Comment suivre le pipeline de chaque commercial de mon équipe ?

Ouvrez l'onglet Mon équipe, à côté de Toutes et Mes opportunités. Le tableau liste un Commercial par ligne, avec ses Opp. ouvertes, son Pipeline, son montant Pondéré, son Gagné (mois) et son Taux conv. Voir les affaires déplie le détail d'un commercial, Masquer les affaires replie la ligne, et une ligne Équipe en bas totalise l'ensemble.

Ce que votre organisation règle pour vous

Une partie de ce que vous voyez dans Finance ne se règle pas depuis vos écrans : elle vient de la configuration du module, réservée aux administrateurs. Savoir ce qui s'y trouve vous évite de chercher un réglage inexistant :

Si l'un de ces réglages doit changer, adressez la demande à votre administrateur.

Finance — Questions fréquentes

Quelle différence entre une affaire et une opportunité ?

Aucune : ce sont deux noms pour la même chose. L'interface emploie « opportunité » pour la liste et « affaire » pour la fiche.

Pourquoi le bouton « Nouvelle opportunité » est-il grisé ?

Parce que le sélecteur de pipeline est sur Tous les pipelines. Une affaire doit naître dans un pipeline précis : choisissez-en un dans la liste déroulante de la barre d'outils.

Pourquoi mon devis n'est-il plus modifiable ?

Parce qu'il a été envoyé : le devis est alors figé, c'est un document opposable présenté au client. Seul un devis en Brouillon s'édite ; pour corriger, créez un nouveau devis. Voir Créer, envoyer et suivre un devis.

Quelle différence entre une proforma, une facture et un avoir ?

Une proforma est un brouillon de facture : elle s'édite librement et ne porte pas de numéro définitif. Une facture est le document définitif, obtenu en comptabilisant une proforma : verrouillée, numérotée, PDF figé. Un avoir annule une facture déjà comptabilisée.

Puis-je supprimer une facture ?

Pas une facture comptabilisée : elle ne se modifie ni ne s'efface, elle ne peut qu'être annulée par un avoir. Une proforma en brouillon, en revanche, se supprime normalement. Voir Factures, proformas et avoirs.

Un devis non signé peut-il être facturé ?

Non. Marquez-le Signé depuis son éditeur, puis utilisez Facturer.

Puis-je changer le statut d'un devis ou d'une facture dans un champ ?

Non. Un statut change par une action dédiée : Envoyer et Marquer signé pour un devis ; Comptabiliser, Enregistrer un paiement et Annuler la facture pour une facture ; Émettre, Marquer reçu et Annuler le bon pour un bon de livraison.

Un produit retiré du catalogue casse-t-il mes devis existants ?

Non. Il disparaît du sélecteur, mais les affaires qui l'utilisent restent intactes, et les devis comme les factures déjà établis ne bougent pas. De même, modifier le prix d'un produit ne s'applique qu'aux prochaines lignes créées à partir de lui.

Que signifie le montant pondéré d'une affaire ?

C'est le montant HT multiplié par la probabilité de l'affaire. Il évite de compter une affaire à 20 % de chances comme une vente acquise.

Mes commentaires sur une affaire sont-ils visibles par le client ?

Non, ils sont internes : visibles par l'équipe qui a accès à l'affaire. Les appels, e-mails et réunions du client apparaissent dans le même fil, mais ce sont des échanges déjà eus, pas des messages envoyés depuis Finance.

Pourquoi Sphère joue-t-il un son quand j'encaisse un paiement ?

Un son de caisse confirme chaque règlement accepté, y compris partiel ; il ne se déclenche jamais si la saisie est refusée. Un carillon clair signale par ailleurs une affaire gagnée, une note plus grave une affaire perdue.

Puis-je livrer sans avoir fait de devis ?

Oui. Un bon de livraison peut se créer depuis une affaire : l'en-tête est pré-rempli et les lignes se saisissent ensuite. Depuis un devis signé, le client, l'adresse et les lignes sont repris automatiquement.

Pourquoi mon bon de livraison n'a-t-il pas de numéro ?

Parce qu'il est encore en Brouillon : il s'affiche « Sans numéro ». La référence définitive lui est attribuée à l'émission.

Comment retrouver toutes les affaires d'un même client ?

Ouvrez une de ses affaires : la rubrique Autres opportunités du client liste les autres affaires du même contact et de la même organisation. Dans l'autre sens, la fiche d'un contact ou d'une organisation du Répertoire affiche aussi les affaires qui lui sont rattachées.

Le copilote décide-t-il à ma place ?

Non. Il propose un Résumé et une Prochaine action recommandée : vous lisez, vous ajustez, vous décidez. Il doit être activé par un administrateur, et son usage est plafonné par un quota quotidien.

Pourquoi ne vois-je pas le module Finance, le tableau de bord manager ou « Mon équipe » ?

Finance ne s'affiche que si votre organisation y a souscrit et si votre rôle vous y donne accès. Le tableau de bord manager et l'onglet Mon équipe, eux, agrègent le pipeline de toute l'équipe : ils sont réservés aux managers. Voir Piloter l'activité commerciale.

Finance — Dépannage

Symptôme → cause probable → solution. Chaque entrée est autonome.

Je ne peux pas créer d'opportunité : le bouton est grisé

Le sélecteur de pipeline est probablement sur Tous les pipelines : sélectionnez un pipeline précis. Si aucun pipeline n'existe encore, demandez à votre administrateur d'en créer un.

Mon affaire refuse de s'enregistrer

Un champ obligatoire manque : les champs exigés portent une étoile rouge, et le message précise lequel. Le Titre est toujours obligatoire, et le Montant doit être un nombre valide. Si le message dit Échec de l'enregistrement sans autre précision, réessayez dans un instant.

La carte revient à sa place quand je la déplace dans le pipeline

  1. La transition n'est pas possible depuis l'étape actuelle, ou l'étape n'existe plus.
  2. Vous n'avez peut-être pas le droit de modifier cette affaire.
  3. Dans la colonne « perdu », la fenêtre de Motif de perte doit être validée : sans motif choisi, le déplacement n'aboutit pas.
  4. Si la carte porte un badge Sortie conditionnée, l'étape que vous quittez exige des champs renseignés. Voir Suivre ses affaires dans le pipeline.

Le message « Affaire introuvable » ou « Vous n'avez pas accès à cette affaire »

L'affaire a peut-être été supprimée par un collègue, ou vous n'êtes pas dans son périmètre de visibilité : demandez à son responsable ou à votre administrateur. Vérifiez aussi que le lien suivi appartient bien à votre organisation.

La liste des opportunités ne se charge pas

  1. « Liste indisponible — vérifiez vos filtres, puis réessayez » signale généralement un filtre trop exotique : utilisez Réinitialiser les filtres.
  2. « Service momentanément indisponible » : réessayez dans un instant.
  3. « Session expirée » : reconnectez-vous à Sphère, puis reprenez l'action.
  4. « Trop de requêtes en peu de temps » : patientez quelques secondes avant de réessayer.

Je ne peux pas envoyer mon devis

  1. Le devis n'a aucune ligne : ajoutez-en au moins une.
  2. Le devis n'est plus en Brouillon : un devis déjà envoyé ne se renvoie pas.
  3. Le client de l'affaire n'a pas d'adresse e-mail : complétez sa fiche dans le Répertoire.

Le PDF ou l'aperçu d'un document ne s'affiche pas

« Le PDF n'a pas pu être généré » et « L'aperçu est indisponible pour le moment » signalent une indisponibilité passagère : réessayez, ou téléchargez le PDF à la place de l'aperçu. Si le problème persiste, signalez la panne à votre administrateur.

Ma remise est refusée ou signalée en rouge

Votre organisation a fixé un plafond de remise. En mode Alerte, la ligne est signalée en rouge mais vous pouvez poursuivre ; en mode Blocage, la remise est refusée. Le plafond applicable est rappelé sur la ligne — pour le relever, passez par votre administrateur. Une remise doit rester comprise entre 0 et 100 %.

Je ne peux pas ajouter un produit ou renommer une ligne de devis

  1. « Ce produit a été retiré du catalogue » : demandez sa remise au catalogue, ou saisissez une ligne libre.
  2. « La quantité doit être supérieure à zéro. »
  3. « Ce taux de TVA n'est pas proposé par votre configuration » : choisissez un taux de la liste, ou faites ajouter le vôtre.
  4. Le libellé d'une ligne du catalogue ne se modifie pas : supprimez-la et créez une ligne libre, dont la désignation est libre mais ne peut pas rester vide.

Je ne peux pas comptabiliser ma proforma

Elle n'a aucune ligne — ajoutez-en au moins une —, ou le document n'est plus une proforma en brouillon : l'action n'est alors pas possible dans son état actuel.

Mon règlement est refusé

  1. « Montant de règlement invalide » : vérifiez la valeur saisie.
  2. « Ce règlement dépasse le montant restant dû » : saisissez au plus le Restant dû, ou enregistrez plusieurs paiements.
  3. « Ce document n'accepte pas de règlement » : une proforma non comptabilisée, un avoir ou une facture annulée ne s'encaissent pas.

Je ne peux pas relancer une facture

Une facture déjà réglée ne se relance pas. Vérifiez sinon qu'il s'agit bien d'une facture comptabilisée dont l'échéance est passée. Pour les relances automatiques, vérifiez avec votre administrateur qu'au moins un palier est configuré : sans palier, aucune relance ne part.

Je ne peux pas émettre mon bon de livraison

Il n'a aucune ligne — un bon sans ligne n'atteste rien —, ou il n'est plus en brouillon et son contenu est figé. Le message « Vous n'avez pas accès à ce bon de livraison » renvoie, lui, à un problème de droits.

Je ne peux pas supprimer un devis, une facture ou un bon de livraison

Seuls les brouillons se suppriment. Un devis envoyé, une facture comptabilisée et un bon de livraison émis sont des documents opposables : ils restent au dossier. Une facture s'annule par un avoir ; un bon de livraison s'annule avec Annuler le bon.

Aucun total ne s'affiche sur l'aperçu de mon affaire

Les devis ou factures rattachés mélangent plusieurs devises : Sphère préfère n'afficher aucun total plutôt qu'une addition trompeuse. Harmonisez la devise des documents, ou lisez les montants document par document.

Mon export ne fonctionne pas

Soit aucune affaire ne correspond aux filtres et il n'y a rien à exporter — élargissez-les ; soit l'export est trop volumineux et il faut au contraire les affiner ; soit un export vient d'être lancé et il faut patienter un instant.

Je ne vois pas le bouton « Importer »

Il n'apparaît que si vous êtes administrateur de votre organisation et habilité à créer des affaires. Sinon, demandez l'import à votre administrateur.

Le copilote de l'affaire ne répond pas

Soit aucun fournisseur n'est activé pour votre organisation (« Copilote non configuré ») — un administrateur peut le faire ; soit le quota d'appels du jour est atteint et il faut réessayer demain ; soit vous n'avez pas accès au copilote pour cette affaire.

Mon document joint est refusé sur une affaire

Son type n'est pas accepté — convertissez-le dans un format courant — ou il dépasse la taille autorisée : allégez-le. Pensez aussi à cliquer sur Parcourir avant de valider, et à renseigner le Nom affiché, qui ne peut pas rester vide.

Le message « Action réservée aux administrateurs »

La configuration du module — pipelines, sources, motifs de perte, catalogue, numérotation, facturation, modèle de document, copilote — est réservée aux administrateurs de votre organisation. Voir Ce que votre organisation règle pour vous.