Dessiner un processus et l'activer

Comment créer un processus ? #

Dans le module Workflow, écran Processus :

1. Cliquez sur Nouveau processus, en haut à droite de la liste.
2. Saisissez le Nom du processus (par exemple « Validation d'une commande »).
3. Choisissez la Famille sur laquelle le processus s'accroche : les objets de l'écran Objets, Organisations comprises, et les familles créées dans votre organisation.
4. Choisissez le Pipeline si la famille en a un. Sinon, l'écran indique que le processus vaut pour toute la famille.
5. Ajoutez une Description — à quoi sert ce processus.
6. Validez : le processus est créé en Brouillon et son dessin s'ouvre.

💡 Un seul processus peut être actif par couple famille + pipeline. Si un autre l'est déjà, l'activation est refusée avec un lien vers le processus en place.

Quelles natures de nœuds puis-je poser sur le dessin ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow, la Palette, à gauche, propose sept natures. Glissez-en une sur la zone de dessin pour ajouter un nœud :

• Début — point d'entrée du processus : le suivi commence ici.
• Étape — une valeur du champ liste de la famille, où le suivi s'arrête.
• Condition — oriente le suivi vers une sortie ou une autre selon les données de l'objet.
• Action — exécute une réaction quand le suivi traverse le nœud : il ne s'y arrête pas et continue vers la seule sortie.
• Attente — retient le suivi jusqu'à une échéance.
• Appel — lance un autre processus depuis celui-ci.
• Fin — point de sortie : le suivi se termine ici.

Sélectionnez un nœud pour ouvrir l'inspecteur, à droite, où se règlent son libellé et ses options.

Comment relier deux nœuds sur le dessin ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow, tirez de la poignée basse d'un nœud vers la poignée haute du nœud suivant : la liaison se crée.

• Cliquez sur une liaison pour la sélectionner : l'inspecteur propose un Nom de la branche, affiché sur la liaison (par exemple « gagnée »).
• Une Condition a deux sorties, oui et non : chacune doit être reliée à un nœud, et l'inspecteur de la liaison permet de dire laquelle elle porte.
• Pour retirer une liaison : sélectionnez-la, puis Suppr.

Le bouton Réorganiser remet le dessin d'aplomb automatiquement. Annuler et Refaire reviennent sur les dernières modifications.

Comment rattacher une étape à une valeur du pipeline ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow, sélectionnez le nœud Étape, puis dans l'inspecteur, section Valeurs de champ référencées :

1. Cliquez sur Ajouter une valeur.
2. Choisissez le champ liste de la famille, puis la valeur.
3. Répétez si l'étape doit couvrir plusieurs valeurs.

Le suivi s'arrête sur cette étape quand l'objet porte l'une de ces valeurs. Le libellé et la couleur affichés viennent de la configuration du champ dans la famille.

Une étape sans valeur référencée est hors pipeline : l'inspecteur et les avertissements le signalent, et aucun objet ne s'y arrêtera. Une même valeur ne peut pas être utilisée par deux étapes.

💡 Donnez un libellé parlant à chaque étape : c'est ce libellé que montreront le journal, l'écran Suivis et les messages adressés aux utilisateurs. Une clé technique n'aide personne.

Comment poser une condition dans un processus ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow, posez un nœud Condition, puis dans l'inspecteur, section Règles de la condition :

1. Cliquez sur Ajouter une condition.
2. Choisissez le Champ, l'Opérateur et la Valeur. Les opérateurs disponibles : est égal à, est différent de, est parmi, n'est pas parmi, est vide, n'est pas vide, est supérieur à, est supérieur ou égal à, est inférieur à, est inférieur ou égal à, contient.
3. Choisissez le groupement : Toutes (chaque règle doit être vraie) ou Au moins une (une seule suffit).
4. Reliez la branche oui et la branche non, chacune à un nœud.

Le suivi suit la branche oui quand la condition est vraie, non sinon.

Deux pièges signalés par le dessin :

• Sans aucune règle, la condition est inerte : les deux branches passent.
• Une condition placée juste après le Début n'aiguille rien toute seule : une condition est consultée au moment où un suivi quitte une étape. Placez une Étape avant elle, ou une réaction qui écrit la valeur attendue.

Comment faire appeler un autre processus (nœud Appel) ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow, posez un nœud Appel, puis dans l'inspecteur :

1. Processus appelé — choisissez le processus à lancer parmi ceux de votre organisation. Sans processus visé, le nœud n'appelle rien.
2. Sur quel objet — Le même objet, ou Les objets liés (les relations du Répertoire).
3. Si vous avez choisi les objets liés : précisez le Type de relation (vide = toutes les relations comptent) et le Sens de la relation — Dans les deux sens, Sortante depuis l'objet, Entrante vers l'objet.
4. Si plusieurs objets liés — Appeler pour chacun, ou Refuser l'appel (l'échec est alors inscrit au journal plutôt que d'ouvrir plusieurs suivis).

La carte du nœud résume le réglage en clair sur le dessin.

À quoi servent les avertissements du dessin ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow, un compteur Avertissements signale ce qui reste à compléter. Ils n'empêchent pas d'enregistrer — ils préviennent de ce qui ne fonctionnera pas :

• le dessin n'a aucun nœud Début, ou une étape n'a aucune sortie ;
• un nœud ne peut jamais être atteint depuis le Début ;
• une branche oui ou non d'une condition n'est reliée à rien ;
• une étape ne référence aucune valeur, ou référence une valeur qui n'existe plus ;
• une condition n'a aucune règle, ou suit directement le Début ;
• un nœud Action n'a aucune réaction, ou a plusieurs sorties ;
• un autre processus agit déjà sur la même famille.

Le champ de recherche du dessin (Aller à un nœud) propose un filtre Anomalies pour ne lister que les nœuds concernés.

Comment essayer un processus sans rien écrire (essai à blanc) ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow, le bouton Essai à blanc joue le processus sur un objet réel et surligne, sur le dessin, le chemin qu'il emprunterait.

1. Cliquez sur Essai à blanc.
2. Recherchez et choisissez un objet de la famille du processus.
3. Cliquez sur Jouer.

Le volet de résultat dit, étape par étape : où le suivi s'ouvrirait et pourquoi, les minuteries qui s'armeraient, les champs requis actuellement vides sur l'objet, le verdict de chaque condition, et les réactions qui partiraient.

Rien n'est écrit : ni suivi, ni journal, ni minuterie, ni réaction, ni la moindre valeur sur l'objet. L'essai se rejoue autant de fois que voulu, sur autant d'objets que voulu, en brouillon comme sur un processus déjà activé. Effacer l'essai retire la surbrillance, qui ne s'enregistre jamais avec le dessin.

💡 C'est le geste à faire avant d'activer un processus : il répond à la question « et si j'activais ? » sans rien engager.

Comment activer ou désactiver un processus ? #

Dans le module Workflow :

1. Enregistrez d'abord le dessin — le bouton Activer demande un dessin enregistré.
2. Cliquez sur Activer, depuis l'en-tête du dessin ou depuis le bouton Activer à droite de la ligne du processus sur l'écran Processus.
3. Le processus passe de Brouillon à Actif : il agit désormais.

Le bouton devient alors Désactiver, qui remet le processus en Brouillon : rien n'est effacé, mais ses suivis ouverts passent en Gelé et n'avancent plus tant qu'il n'est pas réactivé. Les appels entrants qu'il a déclarés deviennent également inertes.

Si un autre processus est déjà actif sur la même famille et le même pipeline, l'activation est refusée : désactivez-le d'abord, un lien vous y mène directement.

Comment repositionner les suivis restés sur une ancienne version ? #

Dans le module Workflow, les suivis ouverts avant votre dernière modification continuent sur l'ancien dessin. Leur nombre s'affiche sur la carte du processus et dans l'en-tête du dessin (« N sur une ancienne version »).

Pour les repositionner sur le dessin courant :

1. Ouvrez le dessin du processus — il doit être activé, un brouillon ne migre pas ses suivis.
2. Cliquez sur le compteur des suivis en ancienne version, puis sur Migrer les suivis.
3. Lisez les règles rappelées par la fenêtre, puis confirmez.

Ce que fait l'opération :

• chaque suivi est repositionné d'après la valeur courante de son objet dans le dessin actuel — il peut donc changer d'étape ;
• un suivi dont la valeur n'existe plus dans le dessin est interrompu définitivement ;
• le mouvement est inscrit au journal de chaque suivi.

L'opération traite un nombre limité de suivis par lot : s'il en reste, un bouton Migrer les suivants permet de relancer. Seul un administrateur de la sphère peut lancer cette migration, et elle porte sur tous les suivis en retard du processus, jamais sur un suivi choisi.

Comment supprimer un processus ? #

Dans le module Workflow, écran Processus, cliquez sur Supprimer à droite de la ligne du processus, puis confirmez.

L'action est définitive. Le journal des suivis passés est conservé, mais les suivis encore ouverts sur ce processus n'avanceront plus jamais : ils sont signalés Gelé, sans possibilité de les faire repartir. Préférez Désactiver si vous comptez reprendre le processus plus tard.

Quels raccourcis clavier existent sur la zone de dessin ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow, une fenêtre Raccourcis clavier liste les gestes disponibles. Les principaux :

• Suppr — supprimer le nœud ou la liaison sélectionnée.
• Échap — quitter le plein écran, sinon désélectionner. Échap ferme aussi le panneau Déclencheurs.
• Ctrl+Maj+Z — rétablir la modification annulée.
• Un raccourci dédié pour Enregistrer le processus, Annuler la dernière modification, Ajuster le processus à l'écran et Aller à un nœud.

Dans un champ de saisie, la frappe revient au champ : seul l'enregistrement reste disponible. Les nœuds se sélectionnent aussi au clavier (Entrée ou Espace), et les flèches les déplacent ensuite.