Processus et suivis — comment ça marche

Qu'est-ce qu'un processus dans Sphère ? #

Dans le module Workflow, un processus est le dessin d'une procédure de votre organisation : un Début, des Étapes, éventuellement des Conditions, des Actions, des Attentes, des Appels, et une ou plusieurs Fins.

Un processus s'accroche toujours à une famille d'objets — les affaires, les tickets, les contacts, les organisations, ou une famille créée dans votre organisation — et, si cette famille en a un, à un pipeline. Chaque étape du dessin correspond à une ou plusieurs valeurs du champ liste de cette famille : c'est cette valeur, portée par l'objet, qui place l'objet sur l'étape.

Un processus vit d'abord en Brouillon : il n'agit sur rien tant qu'il n'est pas Activé.

Qu'est-ce qu'un suivi ? #

Dans le module Workflow, un suivi est le parcours d'un objet précis dans un processus : « cette affaire est en Qualification depuis 2 jours ». Un suivi porte l'objet concerné, son organisation, son responsable, l'étape en cours, depuis quand, et les minuteries armées.

Tous les suivis se consultent sur l'écran Suivis du module Workflow. Sur la fiche d'une affaire, d'un ticket, d'un contact ou d'une organisation, un encart Workflow apparaît dès qu'un suivi ouvert existe pour cet objet.

Comment un suivi s'ouvre-t-il sur mon objet ? #

Dans le module Workflow, un suivi s'ouvre tout seul, de deux manières :

1. Sur un événement de l'objet. Dès qu'un objet de la famille est créé, un suivi s'ouvre sur l'étape qui référence sa valeur — ou sur l'entrée du dessin si aucune étape ne correspond.
2. Sur un appel entrant. Un autre logiciel peut ouvrir ou faire avancer un suivi en appelant une adresse dédiée (voir la fiche Déclencheurs).

Un seul processus peut être actif sur un même couple famille + pipeline, donc un objet ne peut avoir qu'un suivi ouvert à la fois pour ce couple.

Puis-je démarrer ou arrêter un suivi à la main ? #

Non. Dans le module Workflow, un suivi ne se démarre pas et ne s'arrête pas à la main. Il n'existe pas de bouton « Démarrer un suivi » ni « Annuler le suivi » : c'est volontaire, ce n'est pas une panne ni un droit qui vous manquerait.

• Il s'ouvre sur un événement de l'objet, ou sur un appel entrant.
• Il se termine quand il atteint un nœud Fin du dessin.
• Il s'interrompt quand l'objet quitte le dessin.

Pour engager un objet déjà créé dans un processus, donnez-lui une valeur que le dessin référence : le suivi s'ouvre de lui-même.

Comment un suivi avance-t-il d'une étape à l'autre ? #

Dans le module Workflow, un suivi avance quand la valeur de l'objet change. Chaque étape du dessin est rattachée à une ou plusieurs valeurs d'un champ liste de la famille ; à chaque fois que ce champ change sur l'objet — depuis le kanban, depuis un tableau, depuis la fiche —, le suivi passe sur l'étape qui référence la nouvelle valeur.

Trois choses peuvent retenir ce passage :

• une sortie conditionnée sur l'étape quittée, si des champs requis sont vides ;
• une condition dont le verdict contredit la branche visée ;
• un processus désactivé, qui gèle ses suivis.

Quand un suivi se termine-t-il ou s'interrompt-il ? #

Dans le module Workflow, un suivi se termine quand il atteint un nœud Fin du dessin. Il apparaît alors dans l'onglet Terminés de l'écran Suivis.

Il s'interrompt, sans être terminé, dans quatre cas que l'écran nomme :

• Objet supprimé ;
• Objet archivé ;
• Pipeline changé ;
• Étape disparue du dessin — l'objet a pris une valeur qu'aucune étape ne référence.

Dans tous les cas, les minuteries sont levées et le journal du suivi est conservé. Si l'objet reprend plus tard une valeur du dessin, un nouveau suivi s'ouvre.

Pourquoi mon suivi reste-t-il sur une ancienne version du dessin ? #

Dans le module Workflow, un suivi est figé sur la version du processus au moment de son ouverture. Redessiner et réenregistrer le processus ne change donc rien aux suivis déjà en cours : ils continuent sur le dessin qui les a démarrés. C'est ce que dit le badge de version sur l'écran Suivis, avec la mention « Figé sur la version N ».

Ces suivis se retrouvent dans l'onglet Ancienne version de l'écran Suivis, et une pastille les compte sur la carte du processus. Seul un administrateur de la sphère peut les repositionner sur le dessin courant, et cela se fait pour l'ensemble des suivis en retard du processus, jamais suivi par suivi.

Que veut dire « Gelé » sur un suivi ? #

Dans le module Workflow, un suivi marqué Gelé n'avance plus parce que son processus est repassé en brouillon — ou parce qu'il a été supprimé. Les minuteries ne tirent plus, les réactions ne partent plus, mais rien n'est effacé.

Un onglet Gelés de l'écran Suivis et une pastille sur la carte du processus permettent de les retrouver. Il suffit de réactiver le processus pour que ces suivis repartent.

Où trouver le module Workflow ? #

Le module Workflow s'ouvre depuis la barre latérale gauche. Il compte deux écrans :

• Processus — la liste des processus de votre organisation, du brouillon à la publication. Un bouton Guide y ouvre un guide intégré.
• Suivis — les objets qui traversent un processus en ce moment.

Si Workflow n'apparaît pas dans votre barre latérale, le module n'est pas ouvert pour votre compte : demandez-le à un administrateur de votre organisation.