Workflow — Questions fréquentes

Puis-je démarrer un suivi moi-même sur un objet ? #

Non. Dans le module Workflow, un suivi ne se démarre pas à la main : il n'y a pas de bouton pour cela, et ce n'est pas une question de droits. Un suivi s'ouvre tout seul quand l'objet est créé, quand le champ liste référencé par le dessin change, ou quand un logiciel externe envoie un appel entrant.

Pour engager un objet existant dans un processus, donnez-lui une valeur que le dessin référence : le suivi s'ouvre de lui-même.

Puis-je annuler ou arrêter un suivi en cours ? #

Non. Dans le module Workflow, un suivi ne s'arrête pas à la main. Il se termine quand il atteint une Fin du processus, et il s'interrompt tout seul si l'objet quitte le dessin — valeur qui ne correspond plus à aucune étape, changement de pipeline, archivage ou suppression de l'objet.

Si vous voulez suspendre l'ensemble des suivis d'un processus, un administrateur peut désactiver le processus : ses suivis passent alors en Gelé sans être effacés.

Deux processus peuvent-ils agir sur les mêmes objets ? #

Non, pas en même temps. Dans le module Workflow, un seul processus peut être actif par couple famille + pipeline. Activer un second processus sur le même couple est refusé, avec un lien vers celui qui est déjà actif : il faut d'abord le désactiver.

Un processus peut en revanche en appeler un autre, grâce au nœud Appel du dessin.

Un processus en brouillon agit-il sur mes objets ? #

Non. Dans le module Workflow, un processus en Brouillon n'agit sur rien : il n'observe aucun objet, ses appels entrants sont inertes, aucune minuterie ne tire. Il faut l'Activer pour qu'il agisse.

Un processus qu'on désactive repasse en brouillon : rien n'est effacé, mais ses suivis ouverts sont Gelés et n'avancent plus tant qu'il n'est pas réactivé.

Si je modifie un processus, mes suivis en cours changent-ils ? #

Non. Dans le module Workflow, chaque suivi est figé sur la version du dessin au moment de son ouverture : redessiner le processus ne touche pas les suivis en cours. Ils apparaissent dans l'onglet Ancienne version de l'écran Suivis, et le badge de version de chaque ligne détaille ce qui a changé entre les deux dessins.

Un administrateur de la sphère peut les repositionner sur le dessin courant, mais pour l'ensemble des suivis en retard du processus, pas suivi par suivi.

Puis-je essayer un processus sans risque avant de l'activer ? #

Oui, avec l'Essai à blanc de l'écran de dessin, dans le module Workflow. Il joue le processus sur un objet réel et surligne le chemin qu'il emprunterait, avec les minuteries qui s'armeraient, les champs requis manquants, les verdicts de condition et les réactions qui partiraient.

Rien n'est écrit : ni suivi, ni journal, ni minuterie, ni réaction, ni valeur sur l'objet. L'essai fonctionne aussi bien sur un brouillon que sur un processus déjà activé, et se rejoue autant de fois que voulu.

Les notifications d'un processus peuvent-elles partir à l'extérieur ? #

Non. Dans le module Workflow, la réaction Prévenir envoie une notification à des utilisateurs de votre organisation — le responsable de l'objet, son N+1, un utilisateur, un rôle ou un groupe. Elle ne sort jamais de la sphère.

Faut-il être administrateur pour utiliser Workflow ? #

Cela dépend de ce que vous faites, dans le module Workflow :

• Consulter l'écran Suivis, l'encart Workflow d'une fiche et le journal d'un suivi ne demande rien de particulier.
• Dessiner, activer, désactiver ou supprimer un processus relève de l'administration.
• Passer outre une sortie conditionnée et repositionner les suivis restés sur une ancienne version sont réservés aux administrateurs de la sphère.

Sur quelles fiches l'encart Workflow apparaît-il ? #

Dans Sphère, l'encart Workflow apparaît sur les fiches Affaire (module Finance), Ticket, Contact et Organisation — et uniquement quand un suivi ouvert existe sur l'objet. S'il n'y en a pas, l'encart ne s'affiche pas du tout : ce n'est pas une erreur.

Où trouver le guide intégré au module ? #

Dans le module Workflow, écran Processus, cliquez sur le bouton Guide. Un volet s'ouvre à droite et présente le module section par section : ce qu'est un processus, créer et dessiner, essai à blanc, comment un suivi s'ouvre et avance, minuteries, sortie conditionnée, écran Suivis et journal, déclencheurs et appels entrants, nœuds avancés, bonnes pratiques.

Puis-je exporter la liste des suivis ? #

Oui, en partie. Dans le module Workflow, l'écran Suivis propose un bouton Exporter la page : il exporte les suivis affichés à l'écran, avec l'objet, la référence, l'organisation, le responsable, l'étape en cours, la version, l'ancienneté et l'état.

L'export porte sur la page affichée, pas sur l'ensemble des suivis : parcourez les pages si vous voulez tout récupérer.

Que se passe-t-il si je supprime un objet qui a un suivi en cours ? #

Dans le module Workflow, le suivi est interrompu avec le motif Objet supprimé : ses minuteries sont levées et il n'avancera plus. Son journal est conservé, ce qui permet de relire après coup ce qui s'était passé.

Il en va de même si l'objet est archivé, ou si son pipeline change.

Puis-je programmer un processus pour qu'il démarre à date fixe ? #

Pas aujourd'hui. Dans le module Workflow, le volet Déclencheurs montre bien un bloc Planification (« À date fixe, ou tous les X jours »), mais il est marqué À venir : la fonction est annoncée pour une version ultérieure et n'est pas utilisable.

Les deux entrées disponibles sont l'événement interne (création de l'objet, changement du champ référencé) et l'appel entrant.