Minuteries et réactions

Quelle différence entre « temps alloué » et « blocage » ? #

Dans le module Workflow, chaque nœud porte deux minuteries de nature différente :

• Temps alloué — la durée normale de l'étape, comptée depuis l'entrée dans l'étape. Passé ce délai, le suivi est signalé En retard, mais il continue.
• Blocage — une durée sans aucun événement sur l'objet : aucune modification de champ, aucun changement d'étape. Le compte est réarmé à chaque modification. Passé ce délai, le suivi est signalé Bloqué.

Les deux se règlent dans l'inspecteur du nœud, avec une Durée et une unité : Minutes, Heures ou Jours.

💡 Les appels, les e-mails et les réunions ne comptent pas comme des événements de l'objet pour la minuterie de blocage : c'est bien la modification de l'objet qui réarme le compte.

Comment armer une minuterie sur une étape ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow :

1. Sélectionnez le nœud sur le dessin — son inspecteur s'ouvre à droite.
2. Dans la section Minuteries, cliquez sur Ajouter une minuterie.
3. Choisissez la nature — Temps alloué ou Blocage — puis saisissez la Durée et son unité.
4. Attachez-lui une réaction : sans réaction, la minuterie signale seulement l'état du suivi.
5. Enregistrez le dessin.

Une étape peut aussi porter des minuteries supplémentaires, ajoutées à la suite : chacune reçoit une clé, une nature et une durée. Leur nombre est limité, et l'écran indique la limite en vigueur.

Sur le dessin, la carte du nœud résume la minuterie et sa réaction en clair, par exemple « 5 j → prévenir le responsable ». Un nœud sans minuterie affiche Aucune minuterie.

Que peut faire une réaction quand une minuterie tire ? #

Dans le module Workflow, six réactions existent, choisies dans l'inspecteur du nœud via Ajouter puis Type de réaction :

• Prévenir — envoie une notification à des utilisateurs de votre organisation, jamais à l'extérieur.
• Créer une tâche — crée une activité reliée à l'objet, assignée à une personne.
• Renseigner un champ — écrit une valeur dans un champ de l'objet que le dessin ne référence pas.
• Réassigner — change le responsable de l'objet.
• Déplacer — donne au champ liste référencé une valeur du dessin : le suivi avance vers l'étape correspondante.
• Noter au journal — inscrit un message dans l'historique de l'objet et dans le journal du suivi.

Une même minuterie avec une durée peut porter plusieurs réactions ; un nœud Action aussi. Le compteur affiché à côté du bouton Ajouter indique combien il en reste. Sans durée, rien ne tire : l'écran le rappelle avant que vous ne définissiez une réaction.

Comment prévenir quelqu'un au bout d'un délai ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow :

1. Sélectionnez l'étape, ajoutez une minuterie et donnez-lui une Durée.
2. Ajoutez la réaction Prévenir.
3. Choisissez le Destinataire parmi : Le responsable de l'objet, Son N+1, Un utilisateur, Un rôle, Un groupe. Vous pouvez en ajouter plusieurs, dans la limite indiquée.
4. Ajoutez éventuellement une Note, jointe à la notification.
5. Enregistrez le dessin.

Deux destinataires demandent que la famille ait un champ responsable : Le responsable de l'objet est lu sur l'objet, et Son N+1 est le chef d'équipe d'un groupe du responsable, sinon le responsable de son unité. Si la famille n'a pas de champ responsable, ces choix sont refusés.

Comment créer automatiquement une tâche de relance ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow, ajoutez la réaction Créer une tâche sur une minuterie ou sur un nœud Action, puis renseignez :

• Titre de la tâche — il accepte des gabarits, proposés sous le champ, pour y glisser des informations de l'objet.
• Assignée à — la personne qui recevra la tâche.
• Type d'activité et Priorité — les types et priorités réels de votre organisation ; laissés vides, ils prennent les valeurs par défaut.
• Échéance — comptée depuis l'exécution de la réaction. Vide : la tâche est sans échéance.
• Description — facultative.

L'activité créée est reliée à l'objet. Si la famille des activités n'existe pas dans votre organisation, l'écran vous prévient et la réaction sera refusée.

Quelle différence entre « Renseigner un champ » et « Déplacer » ? #

Dans le module Workflow, ce sont deux réactions distinctes, et elles ne portent pas sur les mêmes champs :

• Renseigner un champ écrit une valeur dans un champ que le dessin ne référence pas. Elle sert à noter une information sur l'objet, sans faire bouger le suivi. Une option Vider le champ est disponible.
• Déplacer donne au champ liste référencé par le dessin une valeur portée par une étape : le suivi avance alors vers cette étape. Seules les valeurs référencées par une étape sont proposées.

Si le dessin ne référence encore aucune valeur, Déplacer n'a rien à proposer : ajoutez d'abord des valeurs sur vos étapes.

À quoi sert un nœud « Action » plutôt qu'une minuterie ? #

Dans le module Workflow, un nœud Action exécute sa réaction quand le suivi le traverse : il ne s'y arrête pas et continue vers sa seule sortie. Une minuterie, elle, exécute sa réaction au bout d'un délai passé sur une étape.

Deux avertissements du dessin concernent ce nœud :

• un nœud Action sans aucune réaction ne fait rien ;
• un nœud Action à plusieurs sorties est signalé : une réaction n'en suit qu'une, reliez-le à un seul nœud.

Pourquoi une réaction est-elle refusée à l'enregistrement ? #

Dans l'écran de dessin d'un processus du module Workflow, un refus s'affiche sur la réaction et le champ fautifs, dans l'inspecteur du nœud concerné, qui est sélectionné automatiquement — jamais dans un bandeau général. Les causes courantes :

• un champ obligatoire de la réaction est vide (aucun destinataire, aucune valeur) ;
• la valeur choisie n'existe plus ou n'est plus proposée ;
• la réaction demande un responsable alors que la famille n'a pas de champ responsable ;
• la réaction est d'une forme que l'écran ne sait pas lire — elle est signalée Réaction inconnue : retirez-la ou remplacez-la.

Corrigez le champ signalé en rouge, puis enregistrez de nouveau.