Suivre l'avancement — écran Suivis, encart et journal

Comment voir tous les objets qui traversent un processus ? #

Dans le module Workflow, ouvrez l'écran Processus, puis cliquez sur Suivis en haut à droite. Le bouton Suivis à droite de la ligne d'un processus ouvre directement l'écran sur ce processus.

1. Choisissez le Processus suivi dans la liste déroulante en haut de l'écran.
2. Le tableau affiche les objets qui le traversent, avec pour chacun : l'Objet, l'Organisation, le Responsable, l'Étape en cours, la Version, Depuis quand, la Minuterie et l'État.
3. Cliquez sur la ligne d'un suivi pour ouvrir la fiche de l'objet dans son module d'origine (Finance, Ticket, Activités…).

Le bouton Exporter la page récupère les suivis affichés. S'il n'existe encore aucun processus, l'écran vous invite à en dessiner un d'abord.

À quoi servent les onglets de l'écran Suivis ? #

Dans le module Workflow, l'écran Suivis propose six onglets :

• Tous — l'ensemble des suivis du processus choisi.
• En retard — le temps alloué de l'étape est dépassé.
• Bloqués — l'objet n'a reçu aucun événement depuis la durée réglée.
• Gelés — le processus est repassé en brouillon (ou a été supprimé) : ces suivis n'avancent plus.
• Ancienne version — ces suivis avancent encore sur une version antérieure du dessin.
• Terminés — les suivis arrivés à une Fin du processus.

⚠️ Les compteurs En retard et Bloqués sont calculés sur la page affichée, pas sur l'ensemble des suivis. Un suivi situé sur une autre page n'apparaît ni dans la liste, ni dans le compteur de l'onglet : parcourez les pages pour les voir tous. Quand c'est le cas, le nombre s'affiche précédé du signe ≥ et l'écran vous le rappelle.

Que m'indique la colonne « Minuterie » d'un suivi ? #

Dans le module Workflow, sur l'écran Suivis, la colonne Minuterie dit laquelle est armée et où elle en est :

• Temps alloué avec le temps restant, ou la mention échu depuis telle durée ;
• Blocage avec la date du dernier événement (« Aucun événement depuis le … ») ou la date depuis laquelle le suivi est bloqué ;
• Déjà déclenché quand la minuterie a sonné, avec un lien voir le journal ;
• action exécutée le … quand la réaction attachée a bien eu lieu, avec sa date ;
• Aucune minuterie si le nœud n'en porte pas.

L'état du suivi est repris à part : Dans les temps, En retard, Bloqué, Gelé.

💡 Une minuterie qui a sonné et dont l'action a été exécutée n'est pas un problème : c'est le processus qui a fait ce qu'on lui demandait.

Comment savoir qu'une action prévue n'a pas eu lieu ? #

Dans le module Workflow, quand une réaction n'a pas pu s'exécuter, le suivi l'affiche en clair — Actions en échec — avec son motif traduit, sans qu'il faille ouvrir le journal. Les motifs les plus fréquents :

• « l'objet n'a pas de responsable » ou « la famille n'a pas de champ responsable » ;
• « aucun N+1 trouvé » ;
• « le destinataire n'est pas un utilisateur de la sphère », « rôle inconnu », « groupe inconnu », « aucun destinataire » ;
• « la famille des activités est absente de cette sphère » ;
• « la sortie conditionnée de l'étape a refusé l'écriture » ;
• « la valeur écrite a été refusée » ;
• « la branche visée contredit le verdict de la condition » ;
• « objet introuvable ».

Le motif dit quoi corriger : renseigner un responsable sur l'objet, choisir un autre destinataire, ou compléter les champs requis de l'étape.

Où voir le suivi depuis la fiche d'un objet ? #

Dans les modules Finance (affaires), Tickets, Contacts et Organisations, un encart Workflow apparaît sur la fiche de l'objet dès qu'un suivi ouvert existe — et rien ne s'affiche s'il n'y en a pas.

L'encart montre :

• le processus en cours,
• l'étape et depuis combien de temps, avec une barre de progression sur le temps alloué,
• les minuteries armées et leurs échéances,
• le marqueur Sortie conditionnée si l'étape en porte une,
• un lien Voir le journal.

Comment lire le journal d'un suivi ? #

Dans le module Workflow, cliquez sur Voir le journal depuis l'encart Workflow d'une fiche, ou depuis le lien voir le journal de l'écran Suivis.

Le panneau Journal déroule tout ce qui s'est passé sur le suivi, du plus récent au plus ancien, page par page (Charger les événements plus anciens en bas). Une liste Nature filtre le fil : suivi ouvert, entrée dans une étape, minuterie armée, minuterie levée, rappel déclenché, action exécutée, action en échec, sortie forcée, appel entrant appliqué ou refusé, suivi migré, suivi interrompu, suivi terminé.

Chaque ligne porte sa date et son auteur — un utilisateur, une minuterie, un appel entrant, ou le système.

Que me dit le journal sur un rappel déclenché ? #

Dans le module Workflow, ouvrez le journal du suivi et dépliez la ligne du rappel : la section Cause du déclenchement donne toute la chaîne — la minuterie concernée, l'étape, l'heure d'entrée dans l'étape, le délai réglé, l'échéance calculée, l'heure du balayage et l'écart constaté.

C'est cette section qu'il faut lire pour comprendre pourquoi un rappel est parti à un moment plutôt qu'à un autre. Une sortie forcée expose de la même façon son motif et son acteur.

À quoi sert le badge de version d'un suivi ? #

Dans le module Workflow, sur l'écran Suivis, chaque ligne porte un badge de version. Cliquez dessus pour ouvrir le panneau Versionnement du suivi, qui dit :

• la version figée du suivi, celle sur laquelle il avance depuis son ouverture ;
• la version du dessin courant du processus, et de combien de versions le suivi est en retard ;
• Ce qui a changé depuis — les étapes ajoutées, retirées, renommées, dont la durée a changé, dont la nature a changé, dont la sortie conditionnée a été posée ou levée, dont les actions ont été modifiées, ainsi que les liaisons ajoutées ou retirées ;
• l'historique des repositionnements du suivi, s'il y en a eu.

Un suivi à jour affiche « À jour sur la version N du dessin ». Le repositionnement d'un suivi en retard n'est pas une action individuelle : il se fait pour l'ensemble des suivis en retard du processus, et demande les droits d'administration.