Partager une note et gérer les droits

Comment partager une note avec un collègue ? #

1. Ouvrez la note.
2. Ouvrez Partager : la fenêtre Partager la note s'ouvre.
3. Dans Ajouter un collaborateur, recherchez la personne par son nom ou son e-mail (saisissez au moins deux caractères).
4. Attribuez-lui un rôle — Lecteur ou Éditeur — puis cliquez sur Ajouter. La note apparaît alors dans ses notes, et un message confirme : « Accès accordé ».

Seul le propriétaire de la note (par défaut, son créateur) peut gérer les partages. La personne ajoutée reçoit une notification « X a partagé la note "titre" » (voir Être prévenu de ce qui arrive à vos notes).

Quels sont les rôles de partage (lecteur, éditeur, propriétaire) ? #

• Lecteur : peut consulter la note et y ajouter des commentaires.
• Éditeur : en plus, peut modifier le contenu et gérer les pièces jointes.
• Propriétaire : en plus, peut partager la note, gérer les droits des autres et supprimer la note.

Choisissez le rôle le plus restrictif qui suffit au besoin de la personne.

Qu'est-ce que la visibilité d'une note (privée, partagée, espace de travail) ? #

La visibilité détermine qui peut voir une note :

• Privée : seuls vous et les personnes à qui vous donnez explicitement accès.
• Partagée : uniquement les personnes ajoutées par partage.
• Espace de travail : tous les membres de l'espace de travail peuvent y accéder (par défaut, avec le droit d'édition).

Dans la fenêtre Partager la note, le réglage Visibilité propose deux choix explicites : Vous uniquement (la note reste privée) et Tout l'espace de travail. L'état Partagée n'est pas un choix de cette liste : une note devient partagée dès que vous y ajoutez des collaborateurs.

Seul le propriétaire peut modifier ce réglage ; pour les autres, la mention « Seul le propriétaire peut modifier la visibilité. » s'affiche. Une note reste toujours accessible à son propriétaire, quelle que soit la visibilité.

Où voir les informations d'une note (propriétaire, date, visibilité, partage) ? #

Chaque note dispose d'un panneau Informations (volet latéral) qui récapitule, en un coup d'œil :

• le Nom de la note ;
• le Propriétaire (la personne qui la gère) ;
• la date de création (Créé le…) ;
• la Visibilité (privée, partagée ou espace de travail) ;
• Partagé avec : les personnes avec qui la note est partagée. Si personne n'y a accès, la mention « Cette note n'est partagée avec personne » s'affiche.

Ce panneau sert à comprendre qui possède la note et qui peut la voir. Pour modifier les accès ou les rôles, passez par Partager (voir ci-dessous).

Comment voir qui a accès à une note et retirer un accès ? #

Ouvrez Partager sur la note : la section Collaborateurs liste les personnes ayant accès, avec leur rôle. Pour retirer un accès, survolez la ligne de la personne : une croix apparaît à droite de son rôle. Cliquez dessus. Elle perd immédiatement l'accès à la note, et en est prévenue par une notification (« Accès à la note retiré »).

Quand personne n'a encore été ajouté, la mention « Aucun collaborateur pour l'instant » s'affiche, suivie de « Cette note est privée. »

💡 Dans la liste des notes, une note partagée porte un badge indiquant le nombre de personnes avec qui elle l'est (« Partagé (3) »).

Comment changer le rôle d'une personne sur une note ? #

Dans la fenêtre Partager la note, section Collaborateurs, ouvrez la liste de rôles à côté de la personne et choisissez Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Le changement s'applique immédiatement, y compris si la personne a la note ouverte à cet instant : son écran bascule aussitôt dans le nouveau rôle, et elle reçoit une notification « Votre rôle sur la note a changé ». Seul un propriétaire peut modifier les rôles.

Puis-je partager une note avec une personne extérieure à mon organisation ? #

Non. Le partage de notes se fait uniquement avec des collègues de votre organisation. Il n'existe pas de lien public ni d'accès invité pour les notes. Pour transmettre un document à l'extérieur, utilisez le module Drive, qui propose des liens de partage externes.

Suis-je prévenu quand quelqu'un touche à mes accès ? #

Oui. Dans le module Notes, quatre évènements de partage donnent lieu à une notification : une note partagée avec vous, un accès retiré, un rôle modifié, et une note partagée supprimée. Le détail de ces alertes est décrit dans Être prévenu de ce qui arrive à vos notes.

Que devient une note supprimée alors qu'elle était partagée ? #

Dans le module Notes, la suppression d'une note est définitive et emporte les commentaires et les pièces jointes associés : la fenêtre de confirmation le rappelle explicitement. Les personnes avec qui la note était partagée reçoivent une notification Note partagée supprimée.

Pour retirer une note de votre liste sans la perdre, archivez-la plutôt que de la supprimer (voir Créer et organiser ses notes).