Partager une note et gérer les droits

Comment partager une note avec un collègue ? #

1. Ouvrez la note.
2. Ouvrez Partager.
3. Choisissez la personne de votre organisation.
4. Attribuez-lui un rôle (voir ci-dessous), puis validez. La note apparaît alors dans ses notes.

Seuls le propriétaire de la note (par défaut, son créateur) peut gérer les partages.

Quels sont les rôles de partage (lecteur, éditeur, propriétaire) ? #

• Lecteur : peut consulter la note et y ajouter des commentaires.
• Éditeur : en plus, peut modifier le contenu et gérer les pièces jointes.
• Propriétaire : en plus, peut partager la note, gérer les droits des autres et supprimer la note.

Choisissez le rôle le plus restrictif qui suffit au besoin de la personne.

Qu'est-ce que la visibilité d'une note (privée, partagée, espace de travail) ? #

La visibilité détermine qui peut voir une note :

• Privée : seuls vous et les personnes à qui vous donnez explicitement accès.
• Partagée : uniquement les personnes ajoutées par partage.
• Espace de travail : tous les membres de l'espace de travail peuvent y accéder (par défaut, avec le droit d'édition).

Vous réglez la visibilité dans les options de la note. Une note reste toujours accessible à son propriétaire, quelle que soit la visibilité.

Où voir les informations d'une note (propriétaire, date, visibilité, partage) ? #

Chaque note dispose d'un panneau Informations (volet latéral) qui récapitule, en un coup d'œil :

• le Nom de la note ;
• le Propriétaire (la personne qui la gère) ;
• la date de création (Créé le…) ;
• la Visibilité (privée, partagée ou espace de travail) ;
• Partagé avec : les personnes avec qui la note est partagée. Si personne n'y a accès, la mention « Cette note n'est partagée avec personne » s'affiche.

Ce panneau sert à comprendre qui possède la note et qui peut la voir. Pour modifier les accès ou les rôles, passez par Partager (voir ci-dessous).

Comment voir qui a accès à une note et retirer un accès ? #

Ouvrez Partager sur la note : la liste des personnes ayant accès s'affiche avec leur rôle. Pour retirer un accès, choisissez Révoquer (ou Retirer) à côté de la personne concernée. Elle perd immédiatement l'accès à la note.

Comment changer le rôle d'une personne sur une note ? #

Dans les options de partage de la note, ouvrez la liste des personnes ayant accès, puis modifiez le rôle de la personne (par exemple, passer de lecteur à éditeur). Le changement s'applique immédiatement. Seul un propriétaire peut modifier les rôles.

Puis-je partager une note avec une personne extérieure à mon organisation ? #

Non. Le partage de notes se fait uniquement avec des collègues de votre organisation. Il n'existe pas de lien public ni d'accès invité pour les notes. Pour transmettre un document à l'extérieur, utilisez le module Drive, qui propose des liens de partage externes.