Portail invité — Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un compte invité, exactement ? #

Un compte invité est un accès limité qu'une organisation ouvre à une personne extérieure : un client, un partenaire, un prestataire. Vous n'entrez pas dans l'application complète de cette organisation, mais dans un portail réduit à ce qui vous concerne : vos demandes, vos conversations, vos réunions, vos documents.

Vous ne voyez ni les dossiers internes, ni les autres clients, ni les outils de travail des équipes.

Pourquoi certaines rubriques n'apparaissent-elles pas dans mon menu ? #

Parce que votre accès ne les couvre pas. Le menu latéral du portail invité n'affiche que les rubriques qui vous ont été ouvertes — par exemple Chat, Visio, Tickets ou Devis & factures.

C'est l'organisation qui vous a invité qui décide de ce qu'elle vous ouvre. Si vous pensez qu'il manque quelque chose, demandez-le à votre interlocuteur habituel.

Pourquoi une action m'est-elle refusée alors qu'elle est affichée ? #

Vos droits sont réglés au détail près : vous pouvez avoir accès à une rubrique sans pouvoir y faire toutes les actions. Par exemple, consulter vos demandes sans pouvoir en créer, ou voir vos réunions sans pouvoir les rejoindre.

Dans ce cas, le portail affiche une explication à la place de l'action — par exemple « Votre accès ne permet pas de créer un ticket. Contactez votre interlocuteur si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur. » Il ne s'agit pas d'une panne.

Que m'annonce la cloche de notifications ? #

La cloche, en haut à droite, vous signale uniquement ce qui vous concerne : une réponse à l'une de vos demandes, une visioconférence, un message qui vous est adressé.

Vous ne recevez jamais les notifications internes des équipes de l'organisation, même si elles portent sur un dossier qui vous concerne.

Les personnes de l'organisation voient-elles que je suis un invité ? #

Oui. Un repère « invité » accompagne votre nom dans les conversations et les listes de participants. C'est une information utile pour vos interlocuteurs : elle leur rappelle que vous êtes extérieur à leur organisation.

Cela ne restreint pas ce que vous pouvez écrire, et ne rend rien public.

Puis-je voir les demandes ou les documents d'autres clients ? #

Non, jamais. Le portail ne vous montre que ce qui vous est adressé : vos demandes, vos réunions, vos documents. Les données des autres clients de l'organisation vous sont totalement invisibles.

Quand votre accès est limité à un seul type de document — les devis, par exemple —, le portail va plus loin : il ne mentionne nulle part l'existence des autres types.

Dans quel fuseau horaire les dates sont-elles affichées ? #

Dans le vôtre. Toutes les dates et heures du portail — dates de création de vos demandes, horaires de vos réunions, filtres par période — sont converties dans le fuseau horaire de votre compte.

Vous n'avez donc pas de calcul à faire, même si l'organisation qui vous a invité se trouve dans un autre pays.

Le portail existe-t-il dans une autre langue ? #

Oui. Sphère est disponible en plusieurs langues, dont le français, l'anglais et l'arabe. Le portail invité suit la langue réglée sur votre compte, que vous pouvez modifier depuis votre profil.

Attention : le contenu écrit par l'organisation elle-même — le texte de ses articles d'aide, les libellés de ses statuts, ses documents — reste dans la langue dans laquelle elle l'a rédigé.

Puis-je utiliser le portail invité depuis mon téléphone ? #

Oui. Le portail s'adapte aux petits écrans : sur un téléphone, les informations d'une demande s'affichent avant le fil d'échanges, et les listes restent lisibles.

Aucune installation n'est nécessaire : votre navigateur suffit.

Comment signaler un problème sur le portail lui-même ? #

Si l'organisation qui vous a invité l'a activé, une icône Signaler un problème est disponible dans la barre d'icônes de l'en-tête. Elle ouvre un panneau où vous décrivez ce qui ne va pas.

Utilisez-la pour un dysfonctionnement du portail (un écran qui ne s'affiche pas, un bouton sans effet). Pour une question sur votre dossier, une commande ou une facture, créez plutôt une demande depuis Tickets.

Si cette icône n'apparaît pas, passez par Tickets : votre interlocuteur fera remonter le problème.

Mon accès est-il permanent ? #

Non, il dépend de l'organisation qui vous a invité : elle peut l'ouvrir, l'étendre ou le fermer à tout moment. Un lien d'invitation, lui, a toujours une durée de validité limitée et ne sert qu'une fois.

Si vous ne parvenez plus à vous connecter, contactez votre interlocuteur habituel : lui seul peut vous rouvrir un accès.