Partager des fichiers, images et messages vocaux

Comment envoyer un fichier ou une image ? #

Deux méthodes :

• Glisser-déposer : faites glisser le fichier depuis votre ordinateur directement dans la conversation.
• Bouton joindre : cliquez sur l'icône trombone / + dans le champ de saisie, puis sélectionnez le fichier.

Une barre de progression indique l'avancement de l'envoi. Les images, vidéos et audios s'affichent directement dans la conversation ; les autres fichiers apparaissent sous forme de carte avec leur nom et leur taille.

Quels types de fichiers puis-je partager ? #

Vous pouvez partager des images, des vidéos, des fichiers audio et tout autre document (PDF, documents bureautiques, archives, etc.). Les images et PDF bénéficient d'un aperçu : miniature pour les images, nombre de pages pour les PDF.

Y a-t-il une taille maximale par fichier ? #

Oui. Une limite de taille de fichier est définie par votre organisation. Si votre fichier la dépasse, l'envoi est refusé avec un message indiquant la taille maximale autorisée. Dans ce cas, compressez le fichier ou utilisez le module Drive pour partager un lien vers un fichier volumineux.

Comment envoyer un gros fichier ? #

Les gros fichiers sont envoyés par morceaux (petits blocs successifs) plutôt qu'en une seule fois. Vous n'avez rien de spécial à faire : joignez le fichier comme d'habitude. Pendant l'envoi :

• une barre de progression suit l'avancement, morceau par morceau ;
• si un morceau échoue (coupure réseau passagère), il est repris automatiquement sans tout recommencer ;
• vous pouvez annuler l'envoi en cours (Annuler ce fichier), ou Tout annuler si plusieurs fichiers sont en file.

Ce fonctionnement rend l'envoi de fichiers volumineux plus fiable, même avec une connexion instable. La limite de taille maximale fixée par votre organisation reste applicable.

Comment envoyer plusieurs fichiers d'un coup ? #

Sélectionnez ou glissez plusieurs fichiers ensemble. Ils s'ajoutent à une file d'envoi où vous pouvez, avant l'envoi : ajouter d'autres fichiers, renommer un fichier, ajouter une légende, réorganiser l'ordre, ou en retirer. La file indique l'état de chaque fichier (prêt, en cours, échec) et vous pouvez relancer ou annuler individuellement.

Puis-je mentionner quelqu'un dans la légende d'un fichier ou d'une image ? #

Oui. Dans le Chat, au moment d'envoyer un fichier ou une image, vous pouvez ajouter une légende et y @mentionner une personne. Tapez @ dans le champ de légende, puis choisissez la personne dans la liste proposée. Elle reçoit alors une notification de mention, comme dans un message classique. C'est pratique pour attirer l'attention d'un collègue sur un document précis (« @Bob, peux-tu valider ce PDF ? »).

Comment télécharger un fichier reçu ? #

Cliquez sur le fichier ou sur l'icône de téléchargement affichée sur sa carte. Le fichier est enregistré sur votre appareil.

Comment retrouver tous les fichiers et médias d'une conversation ? #

Le Chat regroupe tout ce qui a été partagé dans une conversation au même endroit, derrière une icône dédiée.

1. Ouvrez la conversation.
2. En haut de la conversation, cliquez sur l'icône Médias et fichiers.
3. Le panneau s'ouvre avec ses onglets : Images, Vidéos, Audio pour les médias, et une vue Fichiers pour les documents.

Cette icône remplace les anciens onglets : un seul clic depuis l'en-tête suffit désormais pour arriver dans la galerie. Le panneau d'informations d'une conversation propose lui aussi un accès direct aux médias et fichiers.

💡 Si le panneau est vide, il vous le dit clairement (« Aucun média partagé », « Aucun document ») et vous invite à glisser un fichier pour commencer.

Comment retrouver un fichier précis dans la galerie ? #

Dans le panneau Médias et fichiers d'une conversation du Chat :

1. Utilisez le champ Rechercher… en haut du panneau pour filtrer sur le nom du fichier.
2. Changez l'ordre d'affichage avec le sélecteur de Tri : Plus récents, Plus anciens, Nom (A-Z) ou Taille décroissante.
3. Basculez d'onglet (Images, Vidéos, Audio, Fichiers) pour restreindre au type recherché.

Si rien ne correspond, le panneau affiche Aucun résultat et vous invite à essayer d'autres mots-clés ou à réinitialiser les filtres. Cliquez sur Effacer la recherche pour repartir de la liste complète.

Comment télécharger plusieurs fichiers d'un coup ? #

Le panneau Médias et fichiers permet de récupérer plusieurs documents en une seule archive.

1. Ouvrez le panneau Médias et fichiers de la conversation.
2. Activez le mode sélection multiple.
3. Cochez les fichiers voulus (Sélectionner … sur chaque ligne ; Désélectionner … pour en retirer un).
4. Lancez le téléchargement : les fichiers arrivent dans une archive unique.

Deux limites s'appliquent, annoncées si vous les dépassez : un nombre maximum de fichiers par téléchargement groupé (« Sélection trop importante ») et un volume maximum (« Volume trop important »). Réduisez votre sélection et recommencez.

💡 Si un ou plusieurs fichiers n'ont pas pu être récupérés, l'archive est quand même téléchargée : chaque fichier en erreur y est remplacé par un petit fichier texte qui explique la cause.

Comment épingler un fichier ou un média important ? #

Dans le panneau Médias et fichiers d'une conversation, vous pouvez épingler un document ou un média pour le garder sous la main : il rejoint la section Fichiers épinglés, en tête de la galerie. Recommencez pour le désépingler. C'est utile pour la version en cours d'un document ou la photo de référence d'un chantier, quand la galerie contient des centaines d'éléments.

Comment envoyer plusieurs photos d'un coup ? #

Sélectionnez plusieurs images au moment de joindre, ou glissez-les ensemble dans la conversation. Lorsque plusieurs photos se suivent, elles s'affichent regroupées en galerie/album pour un rendu compact.

Comment écouter un message audio reçu ? #

Les messages audio s'affichent avec un lecteur intégré : bouton lecture/pause, barre de progression, réglage de la vitesse et du volume. Vous pouvez aussi télécharger l'audio.

Comment consulter un PDF sans le télécharger ? #

Un PDF partagé dans une conversation du Chat s'ouvre directement dans Sphère, sans passer par votre dossier de téléchargements.

1. Repérez le PDF dans la conversation ou dans le panneau Médias et fichiers.
2. Cliquez sur Ouvrir l'aperçu PDF.
3. Le document s'affiche dans une fenêtre de taille réduite, avec un bouton Fermer l'aperçu bien visible en haut.
4. Fermez la fenêtre pour revenir à la conversation.

💡 Un PDF protégé par un mot de passe ne peut pas être prévisualisé : le Chat vous l'indique et il faut alors le télécharger pour l'ouvrir avec votre lecteur habituel.

Comment consulter un document Word, Excel ou PowerPoint sans le télécharger ? #

Les pièces jointes bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation) s'ouvrent en lecture seule directement depuis la conversation du Chat.

1. Cliquez sur la carte du document dans la conversation, ou sur Ouvrir dans le panneau Médias et fichiers.
2. Le document s'affiche dans une visionneuse intégrée pendant que le chargement se termine.
3. Fermez la visionneuse pour revenir à la conversation.

Vous consultez le contenu sans encombrer votre ordinateur d'un fichier de plus. Si le format n'est pas géré par la visionneuse, le Chat le dit (« Ce type de fichier n'est pas pris en charge par la visionneuse ») : téléchargez alors le fichier pour l'ouvrir dans votre logiciel.

Comment enregistrer un fichier reçu dans mon espace de fichiers personnel ? #

Un fichier reçu dans le Chat peut être rangé directement dans votre Drive, sans le télécharger puis le re-téléverser.

1. Repérez la pièce jointe, dans la conversation ou dans le panneau Médias et fichiers.
2. Ouvrez ses actions et choisissez Enregistrer dans mon Drive.
3. La confirmation Enregistré dans le Drive s'affiche.

Le fichier est copié dans votre espace de fichiers personnel : il y reste même si la conversation est archivée plus tard.

💡 Avant d'enregistrer, le Chat vérifie votre accès au module Drive. Si le module n'est pas ouvert pour votre compte, un message vous l'explique et vous invite à contacter l'administrateur de votre sphère — l'action ne part pas dans le vide.

Qu'est-ce qu'un album de photos dans une conversation ? #

Quand plusieurs photos sont envoyées ensemble dans le Chat, elles ne s'affichent pas les unes sous les autres : elles sont regroupées en album, une mosaïque compacte au sein d'un même message. La conversation reste lisible même après l'envoi de dix photos.

Un album se comporte comme un message ordinaire : au survol, sa barre d'actions apparaît alignée à droite, exactement comme sur les autres messages (répondre, transférer, épingler, enregistrer…). Cliquez sur une vignette pour ouvrir la photo en grand.

Comment transférer un album de plusieurs photos ? #

1. Survolez l'album dans la conversation.
2. Choisissez Transférer.
3. Sélectionnez la ou les conversations de destination.
4. Validez.

Toutes les photos de l'album partent, dans l'ordre d'origine — et pas seulement la première. Le récapitulatif confirme le nombre de médias transférés.

Pourquoi le nombre de photos et vidéos diffère-t-il d'un membre à l'autre ? #

Il ne diffère plus. Dans le panneau Médias et fichiers d'une conversation du Chat, le nombre de photos et de vidéos est identique pour tous les membres. Si vous constatez malgré tout un écart durable avec un collègue, rechargez la page : le décompte se rétablit une fois la conversation entièrement synchronisée.

Comment agrandir une image reçue ? #

Cliquez sur une image de la conversation pour l'ouvrir en grand. La visionneuse propose :

• Zoomer et Dézoomer ;
• Pivoter à gauche / Pivoter à droite, et l'inversion horizontale ;
• Plein écran et Quitter le plein écran ;
• Réinitialiser l'affichage pour revenir à la vue de départ ;
• Image précédente / Image suivante pour parcourir les autres médias sans fermer ;
• une frise de vignettes que vous pouvez afficher ou masquer ;
• Télécharger l'original pour récupérer le fichier en pleine qualité.

Fermez la visionneuse avec la touche Échap ou le bouton de fermeture.

Que faire quand l'envoi d'images échoue ? #

Si un envoi d'images n'aboutit pas (coupure réseau, fichier illisible), le message concerné affiche ses boutons Réessayer et Annuler :

1. Réessayer relance l'envoi des images en échec.
2. Annuler abandonne l'envoi et débloque la conversation : vous pouvez écrire de nouveau immédiatement.

Vous n'avez donc jamais à recharger la page ni à quitter la conversation pour vous en sortir.

Qu'est-ce que la carte « Fichier partagé » qui apparaît dans ma conversation ? #

Quand un collègue vous partage un fichier ou un dossier depuis le module Drive, une carte apparaît automatiquement dans votre conversation avec cette personne. Elle indique le nom du fichier (ou du dossier), précise qu'il a été partagé via Drive, et propose Ouvrir dans Drive pour y accéder d'un clic.

Vous êtes prévenu du partage là où vous discutez déjà, sans avoir à surveiller le module Drive.

Qu'est-ce que la carte de rapport dans une conversation ? #

Quand un rapport planifié est livré dans une discussion, il ne s'y affiche pas comme une pièce jointe anonyme : il prend la forme d'une carte dédiée, marquée Rapport, qui indique le titre du rapport, la période couverte et son format (PDF ou CSV). La carte propose Télécharger le rapport, et son ouverture directe.

Si le rapport ne contient aucune donnée sur la période, la carte l'indique (« Rapport vide ») plutôt que de vous laisser télécharger un fichier vide.