Créer, envoyer et suivre un devis

Où trouver la liste des devis ? #

Dans le module Finance, l'écran Devis est accessible depuis la barre d'outils de l'écran des opportunités : cliquez sur Devis, à côté de Catalogue, Factures et Livraisons.

La liste affiche pour chaque devis sa Référence, son Titre, l'Affaire liée (nommée par sa référence), le Client (contact ou organisation de l'affaire), son Statut, son Montant HT, son Total TTC et sa Validité.

La colonne Référence reste visible quand on fait défiler le tableau vers la droite : on sait toujours de quel devis parle la ligne qu'on lit.

Trois outils affinent la liste, en haut de l'écran : un filtre Statut, un filtre Affaire liée, et un champ de recherche (Référence ou objet…).

Comment créer un devis à partir d'une affaire ? #

C'est le chemin recommandé : les produits de l'affaire deviennent les lignes du devis, sans aucune ressaisie.

1. Dans le module Finance, ouvrez la fiche de l'affaire.
2. Cliquez sur Créer un devis, dans l'en-tête de l'affaire.
3. Le brouillon est créé (« Brouillon de devis créé ») et s'ouvre aussitôt dans son éditeur.
4. Ajustez l'objet, les lignes, les quantités et les remises.
5. Enregistrez.

Le même bouton existe au bas de la vue Produits de l'affaire : Créer un devis à partir de ces produits.

Comment créer un devis de zéro ? #

Dans le module Finance, depuis l'écran Devis :

1. Cliquez sur Nouveau devis, en haut à droite.
2. Saisissez le Titre (l'objet du devis).
3. Validez avec Créer un devis.
4. Le brouillon s'ouvre : composez ses lignes.

💡 Un devis créé ainsi part de rien. Pour reprendre les produits déjà attachés à une affaire, créez-le plutôt depuis la fiche de cette affaire.

Comment composer les lignes d'un devis ? #

Dans le module Finance, l'éditeur d'un devis en Brouillon propose deux façons d'ajouter une ligne.

1. Ajouter depuis le catalogue : choisissez un produit ou un service du catalogue. Sa désignation, son prix unitaire HT et son taux de TVA sont repris.
2. Ajouter une ligne : crée une ligne libre, dont vous saisissez vous-même la désignation (« Nouvelle prestation » par défaut), le prix et la TVA.

Sur chaque ligne, vous réglez la Quantité, le Prix unitaire HT, la Remise et la TVA. Les totaux HT, TVA et TTC se recalculent en direct dans le bloc Résumé, à droite.

Deux règles à connaître :

• la désignation d'une ligne du catalogue ne peut pas être renommée (« Une ligne du catalogue ne peut pas être renommée ») — passez par une ligne libre si le libellé doit changer ;
• la désignation d'une ligne libre ne peut pas rester vide.

Comment demander un acompte sur un devis ? #

Dans le module Finance, l'éditeur d'un devis comporte un champ Acompte, sous le résumé des totaux. Saisissez le pourcentage du TTC demandé à la commande : le montant correspondant s'affiche juste en dessous (« Soit 1 250,00 € »).

Pourquoi ma remise est-elle signalée en rouge ? #

Dans le module Finance, votre organisation peut fixer un plafond de remise par produit, par catégorie de produits, ou pour l'ensemble de l'espace de travail. Le plafond le plus précis l'emporte : celui du produit d'abord, sinon celui de sa catégorie, sinon celui de l'espace.

Deux comportements sont possibles, au choix de votre administrateur :

• Alerte : la ligne est signalée en rouge (« Remise maximale pour ce produit : 15 % ») et un compteur indique combien de lignes dépassent, mais vous pouvez poursuivre ;
• Blocage : la remise est refusée (« Cette remise dépasse le plafond autorisé pour ce produit »).

Si vous avez besoin d'aller au-delà, demandez à votre administrateur de relever le plafond.

Comment envoyer un devis au client ? #

Dans le module Finance, l'envoi d'un devis est une étape définitive : elle fige le document.

1. Ouvrez le devis (il doit être en Brouillon et comporter au moins une ligne).
2. Cliquez sur Envoyer, en haut de l'éditeur.
3. Une confirmation s'affiche : « Le PDF sera figé à l'envoi et le devis ne sera plus modifiable. Envoyer ? »
4. Confirmez : le devis passe en Envoyé et sa date d'envoi est enregistrée.

Le message pré-rempli au client vient du modèle d'e-mail défini par votre organisation ; vous pouvez le retoucher avant l'envoi.

⚠️ Un devis sans ligne ne s'envoie pas : « Ajoutez au moins une ligne avant d'envoyer le devis. » Et si le client de l'affaire n'a pas d'adresse e-mail, un message vous renvoie vers sa fiche du Répertoire pour la compléter.

Comment enregistrer la signature d'un devis ? #

Dans le module Finance, la signature se déclare à la main, une fois l'accord du client obtenu.

1. Ouvrez le devis (il doit être en Envoyé).
2. Cliquez sur Marquer signé.
3. Confirmez (« Confirmer que le client a signé ce devis ? »).
4. Le devis passe en Signé et sa date de signature est enregistrée.

Un devis signé peut ensuite être facturé, et peut servir de base à un bon de livraison.

Que veulent dire les statuts d'un devis ? #

Dans le module Finance, un devis passe par les statuts suivants :

• Brouillon — en cours de rédaction, modifiable et supprimable ;
• Envoyé — parti au client, figé ;
• Signé — accepté par le client, facturable ;
• Refusé — décliné par le client ;
• Facturé — une facture en a été tirée.

Le statut ne se modifie jamais à la main dans un champ : il change uniquement par les actions Envoyer et Marquer signé (« Le statut d'un devis ne change que par les actions Envoyer / Marquer signé »).

Pourquoi mon devis n'est-il plus modifiable ? #

Dans le module Finance, un devis envoyé devient un document opposable : « Ce devis est un document opposable : il n'est plus modifiable. » Ses lignes, ses montants et son objet sont figés, de même que son PDF.

Seul un devis en Brouillon s'édite. Si une correction s'impose après l'envoi, créez un nouveau devis.

Comment obtenir le PDF d'un devis ? #

Dans le module Finance, deux chemins mènent au PDF d'un devis :

• depuis la liste des devis : ouvrez le menu d'actions de la ligne (le bouton à trois points) et choisissez Télécharger le PDF ;
• depuis l'éditeur du devis : cliquez sur Télécharger le PDF.

Sur un devis en brouillon, le PDF reflète les dernières lignes saisies : il est régénéré à chaque ouverture. Sur un devis envoyé, c'est le document figé à l'envoi.

Le PDF porte la date d'émission du devis — celle de sa création tant qu'il est au brouillon, celle de son envoi une fois parti — et sa date de validité.

Si le message « Le PDF n'a pas pu être généré » s'affiche, réessayez dans un instant.

Comment prévisualiser un devis sans le télécharger ? #

Dans le module Finance, le bouton Aperçu affiche le devis tel qu'il sera imprimé, dans une fenêtre, sans quitter l'écran. Il est disponible à trois endroits :

• sur la fiche du devis ;
• dans le menu d'actions de la liste des devis ;
• sur la carte Devis de la fiche d'une affaire (l'icône en forme d'œil).

Si l'aperçu ne s'affiche pas (« L'aperçu est indisponible pour le moment »), téléchargez le PDF à la place.

Comment facturer un devis signé ? #

Dans le module Finance, un devis signé se facture en un clic.

1. Ouvrez le devis signé.
2. Cliquez sur Facturer.
3. Une proforma est créée avec les lignes du devis (« Proforma créée depuis le devis ») et s'ouvre directement.
4. Ajustez-la si besoin, puis comptabilisez-la pour en faire une facture définitive.

La fiche du devis liste ensuite, dans une rubrique Factures, tous les documents qui en sont issus, avec leur statut. Un devis non signé ne se facture pas : « Le devis doit être signé pour être facturé. »

Voir Factures, proformas et avoirs.

Comment supprimer un devis ? #

Dans le module Finance, seul un devis resté en Brouillon peut être supprimé.

• Depuis la liste des devis : ouvrez le menu d'actions de la ligne et choisissez Supprimer le devis.
• Depuis l'éditeur : le bouton de suppression se trouve en haut à droite.

Une confirmation est demandée (« Supprimer définitivement ce brouillon de devis ? »). Un devis envoyé, signé ou facturé ne s'efface pas.

Comment sont numérotés les devis ? #

Dans le module Finance, la référence d'un devis suit une numérotation définie par votre organisation : un préfixe, un motif et une règle de remise à zéro (chaque année, ou jamais).

Cette numérotation est indépendante de celle des affaires, des factures et des bons de livraison. Elle se règle dans la configuration Finance, onglet Numérotation — voir Configurer le module Finance.