La fiche d'une affaire

Comment est organisée la fiche d'une affaire ? #

Dans le module Finance, la fiche d'une affaire se lit en quatre zones :

• En haut, un en-tête qui reste affiché pendant tout le défilement : titre, référence, montant, statut, client, échéance, responsable, frise des étapes du pipeline et barre d'actions.
• À gauche, le panneau Propriétés : les champs de l'affaire, les Relations · Répertoire (contact et organisation) et les Autres opportunités du client.
• Au centre, les sections de travail, choisies dans un rail d'icônes vertical : Aperçu, Interactions, Activités, Notes, Produits, Historique des étapes, Devis.
• À droite, un volet de contexte repliable, avec trois onglets : Infos, Documents et Copilote.

Les trois colonnes défilent chacune de leur côté : faire descendre le fil des interactions ne fait pas disparaître les propriétés, et l'en-tête reste visible en permanence.

Sur un écran étroit, le rail d'icônes est remplacé par une rangée d'onglets horizontale, au-dessus du panneau central.

💡 La section ouverte se retrouve dans l'adresse de la page : copiez le lien de votre navigateur et envoyez-le à un collègue, il arrivera sur la même section de la même affaire.

Que trouve-t-on dans l'en-tête d'une affaire ? #

Dans le module Finance, l'en-tête de la fiche d'une affaire réunit ce qu'on veut lire d'un coup d'œil :

• le titre et la référence de l'affaire, avec un retour vers la liste des opportunités ;
• le montant HT et, en dessous, le montant pondéré par la probabilité ;
• le statut (Ouverte, Gagnée, Perdue) et la probabilité ;
• le client — contact et/ou organisation — et le responsable ;
• la priorité, l'échéance prévue et la source ;
• le nombre de devis rattachés ;
• la frise des étapes du pipeline : cliquez sur une étape pour y faire passer l'affaire ;
• la barre d'actions : Appeler, Créer un devis, Modifier l'affaire, et un menu à trois points (Actions sur l'affaire) contenant Marquer gagnée, Marquer perdue, Modifier l'affaire et Supprimer l'affaire.

À quoi sert la vue Aperçu d'une affaire ? #

Dans le module Finance, l'Aperçu est la vue d'accueil de la fiche d'une affaire : un tableau de bord de l'affaire, en un écran.

En haut, la carte Facturation & encaissement indique ce qui a été Facturé, Encaissé et ce qui Reste dû, avec une barre de progression (« 62 % encaissé ») et l'état du moment : Rien de facturé, En attente de règlement, Partiellement réglée, En retard ou Soldée. L'échéance de la facture en cours y figure (« Échéance le … », ou « En retard depuis le … »).

En dessous, une rangée de tuiles cliquables mène directement à chaque contenu de l'affaire :

• Devis (avec « dont N signés ») ;
• Factures (avec « dont N comptabilisées ») ;
• Produits ;
• Activités ;
• Commentaires ;
• Documents.

⚠️ Si les documents de l'affaire ne sont pas tous dans la même devise, aucun total n'est affiché : le message « Les documents de cette affaire ne sont pas dans la même devise » remplace les montants, plutôt qu'une addition qui n'aurait pas de sens.

Comment commenter une affaire avec mon équipe ? #

Dans le module Finance, la vue Interactions d'une affaire réunit les échanges de l'équipe dans un fil daté.

1. Ouvrez l'affaire, puis la vue Interactions dans le rail d'icônes.
2. Écrivez dans le champ du bas (« Écrire un commentaire pour l'équipe… »).
3. Tapez @ pour mentionner un collègue et le choisir dans la liste proposée.
4. Cliquez sur Commenter.

Vos propres commentaires peuvent être modifiés (ils portent alors la mention « modifié ») ou supprimés — au menu de chaque message. La suppression est confirmée : « Il disparaîtra du fil pour toute l'équipe. »

💡 Ces commentaires sont internes : « Visible par l'équipe qui a accès à l'affaire. Rien n'est envoyé au client. »

Comment voir les appels, e-mails et réunions liés à une affaire ? #

Dans le module Finance, la vue Interactions d'une affaire ne montre pas que les commentaires de l'équipe : elle mêle, dans une seule chronologie, les appels, les e-mails et les réunions du client rattaché à l'affaire.

• Un bouton de filtre (Filtrer le fil par nature) permet de ne garder que les Commentaires, les Appels, les Emails ou les Réunions.
• Un appel s'affiche comme Appel entrant ou Appel sortant, avec la mention manqué le cas échéant.
• Un e-mail s'ouvre d'un clic avec Ouvrir dans la messagerie, une réunion avec Ouvrir la réunion.
• Charger les échanges plus anciens, en bas du fil, remonte dans le temps.

Deux limites normales : si aucun client n'est rattaché à l'affaire, ses appels, e-mails et réunions ne peuvent pas être affichés (seuls les commentaires restent possibles) ; et si un e-mail appartient à une boîte qui n'est pas la vôtre, il n'est pas ouvrable.

Comment planifier une activité ou ajouter une note depuis une affaire ? #

Dans le module Finance, la fiche d'une affaire porte un bouton + (Création rapide) en bas de son rail d'icônes.

1. Ouvrez l'affaire.
2. Cliquez sur le +, en bas du rail d'icônes vertical.
3. Choisissez Planifier une activité ou Ajouter une note.
4. Le formulaire s'ouvre directement, déjà rattaché à l'affaire.

Ce qui est créé apparaît aussitôt dans la section correspondante — Activités ou Notes — et un compteur s'affiche sur l'icône du rail. Chaque section a sa propre adresse : vous pouvez copier le lien de la page et l'envoyer à un collègue, il arrivera sur la bonne section.

Comment rattacher une activité ou une note qui existe déjà ? #

Dans le module Finance, une affaire peut aussi reprendre un élément existant.

Une activité : dans la vue Activités de l'affaire, choisissez Lier une activité, cherchez-la (au moins 2 caractères), puis validez. Elle s'affiche avec son échéance ; Ouvrir l'activité mène à sa page, Détacher de l'affaire la retire du dossier sans la supprimer.

Une note : dans la vue Notes, choisissez Lier une note, cherchez une note de l'espace de travail et validez. La note apparaît avec sa date de rattachement ; Ouvrir la note l'ouvre, Détacher de l'affaire la retire.

Une activité déjà rattachée ne peut pas l'être deux fois : le message « Cette activité est déjà rattachée à l'affaire » vous le signale.

Comment ajouter des produits à une affaire ? #

Dans le module Finance, la vue Produits d'une affaire prépare le contenu du futur devis.

1. Ouvrez l'affaire, puis la vue Produits.
2. Choisissez Ajouter depuis le catalogue et sélectionnez un produit ou un service.
3. Ajustez la Quantité de chaque ligne.
4. Le Total HT se recalcule à mesure.

Ces produits « constituent la base des lignes du devis » : c'est ce que reprend le bouton Créer un devis sans aucune ressaisie.

💡 Si le total des produits ne correspond pas au Montant HT saisi sur l'affaire, Sphère vous propose de l'aligner : Mettre à jour le montant de l'affaire ? — cliquez sur Mettre à jour, ou sur Ignorer si l'écart est voulu.

Comment consulter les devis et les bons de livraison d'une affaire ? #

Dans le module Finance, la vue Devis d'une affaire réunit deux listes :

• les Devis de l'affaire, avec leur statut ; un bouton Aperçu (une icône en forme d'œil) montre le document tel qu'il sera imprimé, sans quitter la page ;
• les bons de livraison rattachés à l'affaire, chacun avec son propre Aperçu.

Quand l'affaire n'a encore ni l'un ni l'autre, les messages « Aucun devis pour cette affaire » et « Aucun bon de livraison sur cette affaire » vous l'indiquent.

Un bouton Créer un bon de livraison permet d'en émettre un directement depuis l'affaire, sans passer par un devis. Voir Émettre et suivre un bon de livraison.

Comment lire l'historique des étapes d'une affaire ? #

Dans le module Finance, la vue Historique des étapes d'une affaire liste tous les changements d'étape, du plus récent au plus ancien. Chaque ligne indique :

• l'étape quittée et l'étape atteinte ;
• la date et l'heure ;
• qui a fait le changement (ou « Auteur inconnu » si l'information manque) ;
• d'où il vient : Depuis le pipeline (glisser-déposer sur le kanban) ou Depuis la fiche (frise de l'en-tête ou formulaire).

Comment appeler le client depuis une affaire ? #

Dans le module Finance, la fiche d'une affaire propose un bouton Appeler dans son en-tête.

1. Ouvrez l'affaire.
2. Cliquez sur Appeler, en haut.
3. La liste déroule tous les numéros connus du contact et de l'organisation rattachés à l'affaire — mobile, fixe, poste.
4. Choisissez un numéro : l'appel part dans le téléphone de Sphère, sans quitter l'écran.

Si aucun numéro n'est enregistré sur le client, le bouton affiche Aucun numéro connu : complétez la fiche dans le Répertoire.

Comment consulter la fiche du client sans quitter l'affaire ? #

Dans le module Finance, à côté du contact ou de l'organisation d'une affaire (dans l'en-tête comme dans le panneau Relations · Répertoire), une petite icône ouvre sa fiche du Répertoire en aperçu, par-dessus l'écran courant.

Pour aller plus loin, le lien Voir la vue Sphère ouvre la fiche complète dans le Répertoire.

Comment voir les autres affaires du même client ? #

Dans le module Finance, le panneau de gauche de la fiche d'une affaire comporte une rubrique Autres opportunités du client. Elle liste les autres affaires du même contact et de la même organisation — en cours, gagnées et perdues.

• Cliquez sur une ligne pour ouvrir cette affaire.
• L'icône Ouvrir la vue d'affaire l'affiche en aperçu, sans quitter l'écran courant.
• Voir les N affaires de ce client ouvre la liste des opportunités déjà filtrée sur ce client.

Où sont les champs personnalisés d'une affaire ? #

Dans le module Finance, les champs personnalisés définis par votre administrateur apparaissent à trois endroits :

• dans le formulaire de l'affaire, sous la rubrique Champs personnalisés (avec une étoile rouge s'ils sont obligatoires) ;
• sur la fiche de l'affaire, où ils se relisent avec les autres propriétés ;
• en colonnes du tableau des opportunités, si vous les ajoutez via le bouton Colonnes.

La définition de ces champs se fait dans l'administration de votre organisation, pas dans Finance.

Comment savoir qui a créé une affaire et quand ? #

Dans le module Finance, ouvrez le volet de contexte à droite de la fiche (onglet Infos), rubrique Dates :

• Créée le — la date de création ;
• Créée par — le nom et la photo de la personne qui a créé l'affaire ;
• Dernière modification.

Le même onglet Infos rappelle le Devis signé de l'affaire (avec sa date de signature), la Facture liée (émission et échéance) et les Règlements encaissés, avec le montant Réglé et le Reste dû.

Comment joindre un document à une affaire ? #

Dans le module Finance, le volet de contexte à droite de la fiche d'une affaire comporte un onglet Documents : bon de commande, contrat, cahier des charges, compte rendu…

1. Ouvrez l'affaire, puis l'onglet Documents du volet de droite.
2. Choisissez Ajouter un document.
3. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier.
4. Donnez-lui un Nom affiché (par exemple « Bon de commande client »).
5. Choisissez son Type de document : Bon de commande, Contrat, Cahier des charges, Compte rendu, ou Autre.
6. Validez.

Chaque document se prévisualise d'un clic. Modifier le document permet de le renommer, d'en changer le type ou de remplacer le fichier. Supprimer l'efface définitivement, fichier compris, après confirmation.

Si le fichier est refusé, c'est que son type n'est pas accepté ou qu'il dépasse la taille autorisée.

Que m'indique l'encart Workflow d'une affaire ? #

Si votre organisation a mis en place un processus sur les affaires, un encart Workflow apparaît sur la fiche dès qu'un suivi est ouvert pour cette affaire — et rien ne s'affiche s'il n'y en a pas.

L'encart indique le processus en cours, l'étape où se trouve l'affaire et depuis combien de temps, les minuteries armées avec leurs échéances, et un lien Voir le journal pour dérouler tout ce qui s'est passé.

La mention Sortie conditionnée signale que l'étape actuelle exige des champs renseignés avant de pouvoir en sortir. Voir Sortie conditionnée — les champs à renseigner pour avancer.

À quoi sert le copilote d'une affaire ? #

Dans le module Finance, l'onglet Copilote du volet de contexte propose deux aides sur l'affaire ouverte :

• un Résumé de l'affaire, daté (« Généré le … »), que l'on peut Régénérer ;
• une Prochaine action recommandée, obtenue avec Voir la prochaine action.

Le copilote propose, il ne décide ni n'envoie rien. Il doit être activé par un administrateur dans la configuration Finance : sans cela, le volet affiche « Copilote non configuré ». Son usage est plafonné par un quota quotidien (« Quota d'appels IA du jour atteint. Réessayez demain. »).