Configurer le module Finance

Où se trouve la configuration Finance ? #

Dans Sphère, ouvrez les Paramètres, puis l'entrée Finance dans la navigation des réglages.

L'écran s'intitule Configuration Finance et porte la mention Réservé aux administrateurs de la sphère. Sa navigation verticale, à gauche, compte huit onglets : Pipelines & étapes, Sources, Motifs de perte, Catalogue, Numérotation, Facturation, Modèle de document et Copilote.

L'onglet ouvert est mémorisé : vous retrouvez le dernier consulté en revenant.

Comment créer ou modifier un pipeline et ses étapes ? #

Dans la Configuration Finance, onglet Pipelines & étapes :

1. Ajouter un pipeline crée un nouveau parcours de vente. L'un d'eux porte la marque Pipeline par défaut : c'est celui dans lequel s'ouvrent les nouvelles affaires.
2. Ajouter une étape ajoute une colonne au pipeline sélectionné.
3. Marquez les étapes qui portent un sens particulier : Étape initiale (l'entrée du pipeline), Étape « gagné » et Étape « perdu » (les colonnes qui concluent l'affaire).
4. Enregistrez (« Configuration enregistrée »).

Quelques refus normaux : « Des affaires portent encore cette étape » et « Des affaires portent encore ce pipeline » (déplacez d'abord ces affaires), « Le pipeline par défaut ne peut pas être supprimé », « Ce libellé existe déjà ».

Comment définir les sources et les motifs de perte ? #

Dans la Configuration Finance, deux onglets alimentent des listes de choix du formulaire d'affaire :

• Sources — d'où vient l'affaire (salon, recommandation, site web…). La valeur choisie apparaît dans le champ Source.
• Motifs de perte — pourquoi une affaire a été perdue. La liste est proposée dès qu'une affaire est marquée perdue, et alimente la carte Raisons de perte du tableau de bord manager.

Dans les deux cas, on ajoute, renomme et retire des entrées. Un libellé déjà pris est refusé.

Comment régler la numérotation des documents ? #

Dans la Configuration Finance, onglet Numérotation, chaque famille de documents a son propre réglage, indépendant des autres :

• Numérotation des affaires ;
• Numérotation des devis ;
• Numérotation des bons de livraison.

Pour chacune, réglez :

1. le Préfixe (par exemple DEV-) ;
2. la Remise à zéro : Chaque année ou Jamais ;
3. le Motif de la référence.

Un aperçu affiche en direct la Prochaine référence produite par vos réglages.

💡 La numérotation des proformas, des factures et des avoirs ne se règle pas ici : elle se trouve dans l'onglet Facturation, qui en gère trois distinctes.

Comment régler les délais de paiement et les relances ? #

Dans la Configuration Finance, onglet Facturation :

1. Numérotation — un bloc par type de document : proforma, facture, avoir.
2. Règlement — le Délai d'échéance par défaut (jours), appliqué à la comptabilisation quand aucune échéance n'est saisie sur le document.
3. Indemnité forfaitaire de recouvrement — le montant dû en cas de retard.
4. Relances automatiques — cochez Activer les relances automatiques, puis composez la Cadence : des paliers exprimés en jours après l'échéance (J+7, J+15…). Saisissez un nombre de jours et cliquez sur Ajouter ; Retirer le palier J+… supprime une entrée.
5. Mentions légales — le texte imprimé sur les documents.

Deux points de vigilance : sans aucun palier, « aucune relance automatique ne partira » ; et chaque palier ne déclenche qu'une seule relance.

La Devise et la TVA par défaut apparaissent ici en lecture (« Repris du catalogue ») : elles se modifient dans l'onglet Catalogue.

Comment régler la devise, les taux de TVA et les taux de change ? #

Dans la Configuration Finance, onglet Catalogue :

• Devise — la devise du catalogue et des affaires, en code de trois lettres (un code invalide est refusé).
• Taux de TVA — les taux proposés à la ligne d'un devis ou d'une facture. Définir par défaut désigne celui qui sera pré-sélectionné. Un taux porté par des produits ne peut pas être supprimé, ni le taux par défaut.
• Taux de change — le taux d'autres devises par rapport à la devise du catalogue. Facultatifs, ils sont utilisés sur les devis et les factures. Saisissez la Devise et le Taux, puis Ajouter le taux.
• Catégories et Récurrences — les listes qui classent les produits du catalogue. Une catégorie ou une récurrence utilisée par des produits ne peut pas être supprimée.

⚠️ Si vous changez la devise du catalogue, un avertissement vous prévient : « La devise du catalogue a changé : les taux ci-dessous sont exprimés dans l'ancienne devise. Revoyez-les. » La devise du catalogue elle-même ne peut pas avoir de taux — le sien vaut 1.

Comment plafonner les remises accordées par les commerciaux ? #

Dans la Configuration Finance, onglet Catalogue, la rubrique Contrôle des remises fixe la remise maximale autorisée sur une ligne de devis ou de facture.

1. Choisissez le comportement Au-delà du plafond :
   • Alerte — « La ligne est signalée en rouge, le commercial peut poursuivre » ;
   • Blocage — « La ligne est refusée : la remise ne peut pas dépasser le plafond. »
2. Renseignez le Plafond par défaut de l'espace (%). Laissé vide, il n'y a aucun plafond général.
3. Affinez avec un Plafond par catégorie (%) pour les familles de produits qui le méritent.
4. Un plafond peut enfin être posé produit par produit, sur la fiche du produit (Remise maximale (%)).

La règle de priorité est indiquée à l'écran : « Le plafond du produit l'emporte sur celui de sa catégorie, qui l'emporte sur celui de l'espace. » Sur la fiche d'un produit, l'origine du plafond appliqué est rappelée (« Hérite de la catégorie : 15 % »).

Comment personnaliser l'en-tête et le pied des devis et factures ? #

Dans la Configuration Finance, onglet Modèle de document, on décrit l'entreprise telle qu'elle sera imprimée.

Identité de l'entreprise — imprimée en tête de chaque devis et de chaque facture : Logo (PNG ou JPEG, 1 Mo maximum ; sans logo ici, c'est celui de l'espace de travail qui est imprimé), Raison sociale, Forme juridique et capital, Adresse, Téléphone, Email, Site web.

Identifiants fiscaux et légaux — imprimés en pied de chaque page, dans l'ordre de la liste. Chaque entrée porte un Intitulé et une Valeur que vous nommez vous-même (SIRET, matricule fiscal, RC, TVA…) : Ajouter un identifiant en crée une, Retirer cet identifiant l'enlève.

Coordonnées bancaires — IBAN et BIC, imprimés sur la facture uniquement : un devis n'appelle pas de virement.

Textes du document — les Notes imprimées sous le tableau (un commercial peut en ajouter une propre à un document) et les Conditions de règlement, à reprendre en toutes lettres.

Modèles d'email — l'Objet et le Corps du message qui pré-remplissent l'envoi d'un document. Le commercial peut les retoucher avant d'envoyer. Les variables disponibles sont rappelées sous le champ : référence, client, contact, montant TTC, date de validité, échéance, émetteur, entreprise.

Comment activer le copilote des affaires ? #

Dans la Configuration Finance, onglet Copilote :

1. Activez Activer le copilote. Tant que c'est désactivé, aucune donnée d'affaire ne part vers le fournisseur.
2. Choisissez le Fournisseur IA dans la liste. Il vient du registre des fournisseurs de votre organisation : aucune clé d'accès ne se saisit ici.
3. L'État du copilote indique le résultat : Actif, Désactivé, ou Aucun fournisseur lié.

Une fois activé, le copilote propose sur chaque affaire un Résumé et une Prochaine action recommandée, dans le volet de contexte de la fiche. Son usage est plafonné par un quota quotidien.

Pourquoi n'ai-je pas accès à la configuration Finance ? #

La Configuration Finance est réservée aux administrateurs de votre organisation : « Action réservée aux administrateurs. »

Si vous devez y faire modifier quelque chose — une étape de pipeline, un motif de perte, un taux de TVA, un plafond de remise, la numérotation, les mentions légales — demandez-le à votre administrateur.