Factures, proformas et avoirs

Où trouver mes factures ? #

Dans le module Finance, cliquez sur Factures dans la barre d'outils de l'écran des opportunités, à côté de Catalogue, Devis et Livraisons.

L'écran liste tous les documents de votre organisation avec, pour chacun : sa Référence, son Type, son Client, son Total TTC, l'Encaissé, le Restant dû, son Statut, son Échéance et le nombre de Relances envoyées.

Comment retrouver rapidement les factures impayées ou en retard ? #

Dans le module Finance, quatre indicateurs surmontent la liste des factures. Chacun est cliquable et filtre la liste d'un clic :

• Total facturé — l'ensemble des documents comptabilisés ;
• Encaissé — ce qui a été réglé ;
• En attente — ce qui reste à encaisser ;
• En retard — ce dont l'échéance est passée sans règlement complet.

Sous ces cartes, des filtres complémentaires affinent la recherche : Type de document, Statut, Échéance à partir du / jusqu'au, et un champ de recherche (Référence, objet, client…).

Comment créer une facture ? #

Dans le module Finance, on ne crée jamais directement une facture définitive : on crée d'abord une proforma, puis on la comptabilise.

Depuis un devis signé (le chemin le plus courant) : ouvrez le devis et cliquez sur Facturer. La proforma reprend ses lignes et s'ouvre aussitôt.

De zéro : depuis l'écran Factures, choisissez Nouvelle facture. Une proforma en brouillon est créée ; son échéance suit le délai réglé par votre organisation et ses lignes s'ajoutent depuis le catalogue.

Comment modifier une proforma ? #

Dans le module Finance, une proforma en brouillon s'édite entièrement :

1. Ouvrez-la depuis la liste des factures.
2. Modifiez l'Objet et la Description.
3. Dans Lignes du document, ajoutez une ligne libre ou des lignes depuis le catalogue.
4. Sur chaque ligne, réglez la Quantité, le Prix unitaire HT, la Remise et la TVA.
5. Enregistrez (« Proforma enregistrée »).

Une facture comptabilisée et un avoir ne se modifient jamais : « Ce document n'est plus modifiable : seule une proforma au brouillon peut l'être. »

Que veut dire « comptabiliser » une facture ? #

Dans le module Finance, comptabiliser transforme une proforma en facture définitive. C'est une opération irréversible.

1. Ouvrez la proforma. Elle doit comporter au moins une ligne.
2. Cliquez sur Comptabiliser.
3. Lisez la confirmation : « Un numéro définitif lui sera attribué, le document sera verrouillé et son PDF figé. Cette opération est irréversible : une facture comptabilisée ne se modifie ni ne s'efface, elle ne peut qu'être annulée par un avoir. »
4. Confirmez.

La facture reçoit alors son numéro définitif, son échéance (calculée avec le délai par défaut de votre organisation si aucune date n'a été saisie) et son PDF figé.

Comment enregistrer un règlement ? #

Dans le module Finance, un paiement se saisit depuis la fiche de la facture.

1. Ouvrez la facture concernée.
2. Cliquez sur Enregistrer un paiement. Le Restant dû est rappelé.
3. Saisissez le Montant, le Moyen de paiement (virement, chèque, espèces…), la Date d'encaissement et une Référence si vous en avez une.
4. Validez : « Paiement enregistré. »

Le règlement s'ajoute à la rubrique Règlements de la facture, et l'Encaissé / Restant dû de l'échéancier se met à jour immédiatement. Le statut du document suit : Partiellement réglée, puis Réglée.

💡 Un son de caisse confirme chaque encaissement accepté, y compris un paiement partiel. Il ne se déclenche jamais quand la saisie est refusée.

Deux refus fréquents : « Montant de règlement invalide » et « Ce règlement dépasse le montant restant dû ».

Comment relancer un client sur une facture impayée ? #

Dans le module Finance, une relance peut partir automatiquement ou à la main.

Automatiquement : si votre organisation a activé les relances automatiques, une relance part à chaque palier configuré (par exemple J+7, J+15, J+30 après l'échéance). Chaque palier ne déclenche qu'une seule relance.

À la main : ouvrez la facture, cliquez sur Relancer, puis confirmez (« La relance sera inscrite au journal du document, en plus des relances automatiques »).

Toutes les relances, automatiques comme manuelles, apparaissent dans la rubrique Relances de la facture, avec leur palier (J+15) ou la mention Relance manuelle.

Une facture déjà réglée ne se relance pas : « Ce document est déjà réglé : aucune relance à envoyer. »

Comment annuler une facture ? #

Dans le module Finance, une facture comptabilisée ne se supprime pas : elle s'annule par un avoir.

1. Ouvrez la facture.
2. Cliquez sur Annuler la facture.
3. Lisez la confirmation : « La facture ne sera pas supprimée : un avoir sera émis pour l'annuler, et vous serez conduit vers ce nouveau document. Cette opération est irréversible. »
4. Cliquez sur Émettre l'avoir.

Vous arrivez sur l'avoir nouvellement créé, qui porte la mention Annule la facture …. La facture d'origine passe en Annulée.

Que trouve-t-on sur la fiche d'une facture ? #

Dans le module Finance, chaque proforma, facture ou avoir s'ouvre sur une fiche complète :

• l'Objet et la Description du document ;
• ses Lignes : désignation, quantité, prix unitaire HT, remise, TVA, total HT ;
• ses totaux : Montant HT, TVA, Total TTC ;
• son Échéancier : référence, Émission, Échéance, Encaissé, Restant dû ;
• l'historique des Règlements ;
• l'historique des Relances ;
• un bouton Télécharger le PDF ;
• ses liens d'origine : Issu du devis …, ou Annule la facture … pour un avoir.

Que veulent dire les statuts d'une facture ? #

Dans le module Finance, un document de facturation peut porter les statuts suivants :

• Brouillon — une proforma en cours de rédaction ;
• Émise / Comptabilisée — le document est définitif ;
• En attente de règlement — comptabilisée, rien d'encaissé ;
• Partiellement réglée — un ou plusieurs paiements enregistrés, un solde subsiste ;
• En retard — l'échéance est passée et le solde n'est pas soldé ;
• Réglée — intégralement encaissée ;
• Annulée — annulée par un avoir.

Le statut ne se change pas à la main : « Le statut d'une facture se change par une action dédiée, jamais par une modification directe. »

Comment supprimer une proforma ? #

Dans le module Finance, seule une proforma en brouillon peut être supprimée.

1. Ouvrez la proforma.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez : « La proforma et ses lignes seront supprimées. Une facture comptabilisée, elle, ne s'efface jamais : elle s'annule par un avoir. »

Où voir ce qui a été facturé et encaissé sur une affaire ? #

Dans le module Finance, ouvrez la fiche de l'affaire, vue Aperçu. La carte Facturation & encaissement y indique le Facturé, l'Encaissé et le Reste dû, avec une barre de progression et l'état du moment (Rien de facturé, En attente de règlement, Partiellement réglée, En retard, Soldée).

Le volet de contexte de l'affaire (onglet Infos) rappelle en plus la Facture liée, ses dates d'émission et d'échéance, et les Règlements encaissés.