Suivre ses opportunités dans le pipeline

Comment ouvrir l'écran des opportunités ? #

Dans le module Finance, l'écran des opportunités est la page d'accueil du module.

1. Dans la barre latérale gauche de Sphère, choisissez Finance.
2. L'écran s'ouvre sur le Pipeline : une colonne par étape de vente, une carte par affaire.
3. En haut à droite, les boutons Tableau et Pipeline basculent d'une présentation à l'autre.

À côté de ces boutons se trouvent les portes vers les autres écrans du module : Catalogue, Devis, Factures et Livraisons. Le bouton Tableau de bord manager n'apparaît que si vous êtes manager.

Que veulent dire les indicateurs en haut de l'écran ? #

Dans le module Finance, un bandeau de quatre indicateurs surmonte la liste des opportunités. Ils se recalculent selon les filtres appliqués.

• Pipeline ouvert : le montant total des affaires encore en cours.
• Prévision pondérée : ce même montant, corrigé par la probabilité de chaque affaire.
• Gagnées : le nombre d'affaires remportées.
• Taux de conversion : la part des affaires conclues qui ont été gagnées.

Deux de ces cartes filtrent la liste d'un clic : Gagnées ne garde que les affaires remportées (recliquez dessus pour retirer le filtre), et Pipeline ouvert remet la vue à zéro filtre.

Comment créer une nouvelle opportunité ? #

1. Dans le module Finance, sur l'écran des opportunités, cliquez sur Nouvelle opportunité, en haut à droite.
2. Saisissez le Titre de l'affaire — c'est le seul champ toujours obligatoire (par exemple « Pack VoIP + CRM annuel · 25 postes »).
3. Renseignez le Montant HT et la Devise, le Pipeline et l'Étape de départ, la Probabilité, l'Échéance prévue, la Priorité et la Source.
4. Rattachez le client : Associer un contact et/ou Associer une organisation du Répertoire.
5. Choisissez un Responsable.
6. Complétez les éventuels Champs personnalisés définis par votre organisation.
7. Validez : l'affaire apparaît aussitôt dans la colonne de son étape.

💡 Les champs exigés par votre organisation sont signalés par une étoile rouge à côté de leur libellé. Si vous validez sans les remplir, un message vous indique lequel manque (« … est obligatoire »).

⚠️ Le bouton Nouvelle opportunité est désactivé tant que le sélecteur de pipeline est sur Tous les pipelines : une affaire doit naître dans un pipeline précis. Choisissez d'abord un pipeline dans la liste déroulante à droite de la barre d'outils.

Comment faire changer une affaire d'étape ? #

Dans le module Finance, la vue Pipeline sert précisément à cela.

1. Attrapez la carte de l'affaire et faites-la glisser vers la colonne voulue.
2. Pendant le déplacement, la carte suit le curseur avec son contenu (titre, client, montant, responsable, échéance), légèrement soulevée ; la place qu'elle occupait reste marquée en pointillé.
3. Relâchez : la carte glisse jusqu'à sa nouvelle colonne et l'étape est enregistrée immédiatement.

Si le changement est refusé (droits insuffisants, transition impossible), la carte revient à sa place et un message d'échec s'affiche.

Vous pouvez aussi changer d'étape depuis la fiche de l'affaire, en cliquant sur l'étape voulue dans la frise de son en-tête.

Pourquoi ma carte revient-elle à sa colonne de départ ? #

Si votre organisation a mis en place un processus sur les affaires, l'étape que vous quittez peut exiger que certains champs soient renseignés. Tant qu'ils ne le sont pas, le déplacement est refusé : une fenêtre Ce qui manque nomme les champs à compléter, et la carte revient à sa colonne.

Ces cartes portent un badge Sortie conditionnée. Renseignez les champs demandés depuis la fiche de l'affaire, puis refaites le déplacement. Le détail du mécanisme et le passage en force réservé aux administrateurs sont décrits dans Sortie conditionnée — les champs à renseigner pour avancer.

Comment marquer une affaire gagnée ou perdue ? #

Dans le module Finance, deux chemins mènent au même résultat.

Depuis le pipeline : faites glisser la carte dans la colonne « gagné » ou dans la colonne « perdu » de votre pipeline.

Depuis la fiche de l'affaire : ouvrez le menu d'actions de l'en-tête (le bouton à trois points, en haut à droite) et choisissez Marquer gagnée ou Marquer perdue.

Quand l'affaire est perdue, une fenêtre demande le Motif de perte avant de conclure : choisissez-en un dans la liste (elle est définie par votre organisation) et ajoutez éventuellement un Commentaire. Tant qu'aucun motif n'est choisi, la fenêtre ne se valide pas.

Une affaire conclue peut être remise en course avec Rouvrir l'affaire.

💡 Un son bref confirme l'issue : un carillon clair pour une affaire gagnée, une note plus grave pour une affaire perdue. Il ne se déclenche qu'après confirmation par le serveur, jamais sur un déplacement refusé.

Que lit-on sur une carte du pipeline ? #

Dans le module Finance, chaque carte du kanban résume l'affaire :

• son titre ;
• le client, avec un pictogramme qui distingue une organisation d'un contact ;
• le montant ;
• la probabilité, mise en avant ;
• en pied de carte, le responsable et l'échéance prévue.

L'échéance s'affiche en rouge lorsqu'une affaire encore ouverte a dépassé sa date (« En retard — Échéance prévue : … »). Quand une colonne contient plus de cartes que la hauteur disponible, un lien Voir plus déplie la suite. Une colonne sans affaire affiche « Aucune affaire à cette étape ».

Comment trier le tableau des opportunités ? #

Dans le module Finance, en vue Tableau, la barre d'outils propose deux boutons.

• Tri rapide applique en un clic un tri courant : Montant ↓ (élevé → bas), Montant ↑ (bas → élevé), Échéance (proche → loin) ou Titre (A → Z).
• Tri ouvre un réglage plus fin : choisissez le Champ puis le Sens (Croissant ou Décroissant).

La ligne d'en-tête du tableau et la barre d'outils restent affichées pendant que la liste défile : la colonne que vous triez reste identifiable même en bas de liste.

Comment filtrer la liste des opportunités ? #

Dans le module Finance, plusieurs filtres se combinent sur l'écran des opportunités.

1. Le champ Rechercher une affaire… filtre sur le texte saisi. La portion trouvée est surlignée dans la colonne concernée, et la recherche ignore les accents.
2. Le sélecteur de pipeline, à droite de la barre d'outils, restreint la vue à un pipeline (ou à Tous les pipelines).
3. Le bouton Filtres ouvre le constructeur de filtres, pour empiler des conditions sur les champs de l'affaire.
4. Les onglets de portée choisissent le périmètre : Toutes, Mes opportunités, ou Mon équipe si vous êtes manager.
5. Réinitialiser les filtres remet la vue à son état de départ.

Quand aucune affaire ne correspond, la liste affiche « Aucune affaire ne correspond aux filtres ».

Comment n'afficher que les affaires d'un client ? #

Dans le module Finance, la liste des opportunités peut s'ouvrir déjà filtrée sur un contact ou une organisation. C'est ce que fait le lien Voir les N affaires de ce client, depuis la rubrique « Autres opportunités du client » d'une fiche d'affaire.

Le filtre appliqué s'affiche alors sous forme d'étiquette Client au-dessus de la liste. Pour revenir à toutes les affaires, cliquez sur la croix de l'étiquette (Retirer le filtre client).

Un filtre Responsable fonctionne de la même façon, avec sa propre étiquette et son propre Retirer le filtre responsable ; quand il porte sur vous, il s'affiche « moi ».

Comment choisir les colonnes du tableau ? #

Dans le module Finance, en vue Tableau, le bouton Colonnes de la barre d'outils permet de choisir les colonnes affichées, y compris les champs personnalisés définis par votre organisation. Le choix est propre à chaque utilisateur : il n'affecte pas l'affichage de vos collègues.

Comment voir qui est responsable d'une affaire dans le tableau ? #

Dans le module Finance, en vue Tableau, chaque ligne porte l'avatar du responsable. Survolez-le : son nom s'affiche.

Le client est présenté de la même façon, avec son avatar. Cliquez dessus : la fiche du contact ou de l'organisation s'ouvre en aperçu, sans quitter Finance. Un second lien, Voir la fiche de … dans Sphère, ouvre la fiche complète du Répertoire.

Comment repérer les affaires en retard dans le tableau ? #

Dans le module Finance, en vue Tableau, une affaire encore ouverte dont l'échéance prévue est dépassée s'affiche en rouge, avec une alerte près de sa référence. Survolez cette alerte : l'ancienneté du retard s'affiche (« En retard de 3 semaines »).

Les affaires déjà gagnées ou perdues ne sont jamais signalées comme en retard.

Quelles actions rapides depuis la liste des opportunités ? #

Dans le module Finance, chaque ligne du tableau porte un menu d'actions (le bouton à trois points, à l'extrémité droite de la ligne) :

• Modifier l'affaire — rouvre le formulaire ;
• Vue d'affaire — ouvre la fiche complète ;
• Aperçu — affiche la fiche dans un panneau, sans quitter la liste ;
• Supprimer l'affaire — après confirmation (« Supprimer définitivement cette affaire ? »).

Comment consulter les affaires de mon équipe ? #

Dans le module Finance, l'onglet Mon équipe, sur l'écran des opportunités, présente une lecture par commercial. Il n'apparaît que pour les managers.

1. Ouvrez l'onglet Mon équipe, à côté de Toutes et Mes opportunités.
2. Le tableau liste un commercial par ligne, avec ses Opp. ouvertes, son Pipeline, son montant Pondéré, son Gagné (mois) et son Taux conv.
3. Cliquez sur Voir les affaires pour déplier le détail d'un commercial ; Masquer les affaires replie la ligne.
4. Une ligne Équipe en bas totalise l'ensemble.

Voir aussi Piloter l'activité commerciale.

Comment exporter mes opportunités ? #

Dans le module Finance, le bouton Exporter de l'écran des opportunités produit un fichier reprenant les affaires qui correspondent aux filtres en cours.

1. Appliquez d'abord vos filtres, votre recherche et votre portée.
2. Cliquez sur Exporter. Le message « Export en cours… » s'affiche.
3. À la fin : « Export terminé, le fichier est dans vos téléchargements. »

Deux limites à connaître : si aucune affaire ne correspond, rien n'est produit (« il n'y a rien à exporter ») ; et si le volume dépasse le maximum autorisé, un message vous demande d'affiner vos filtres. Enfin, deux exports ne peuvent pas se suivre immédiatement — patientez quelques secondes entre deux demandes.

Comment importer des affaires depuis un fichier ? #

Dans le module Finance, le bouton Importer de l'écran des opportunités mène à l'outil d'import, déjà positionné sur la source Affaires. Il accepte un fichier Excel ou CSV.

Ce bouton n'apparaît que si vous êtes administrateur de votre organisation et habilité à créer des affaires. S'il ne s'affiche pas, demandez l'import à votre administrateur.