Finance — Questions fréquentes

Quelle différence entre une affaire et une opportunité ? #

Aucune : dans le module Finance, ce sont deux noms pour la même chose. Une affaire (ou opportunité) représente une vente en cours, avec son client, son montant, son étape et son responsable. L'interface emploie « opportunité » pour la liste et « affaire » pour la fiche.

Quel est le parcours complet d'une vente dans Finance ? #

Dans le module Finance, la chaîne se lit ainsi :

1. une affaire est créée dans un pipeline ;
2. on lui attache des produits du catalogue ;
3. un devis en est tiré, envoyé, puis marqué signé ;
4. le devis signé donne une proforma, qu'on comptabilise en facture ;
5. on enregistre les règlements jusqu'au solde ;
6. un bon de livraison atteste, en parallèle, de ce qui a été remis au client.

Pourquoi mon devis n'est-il plus modifiable ? #

Parce qu'il a été envoyé. Dans le module Finance, l'envoi fige le devis : c'est devenu un document opposable, présenté au client. Seul un devis en Brouillon s'édite. Si une correction s'impose après l'envoi, créez un nouveau devis.

Puis-je supprimer une facture ? #

Non, pas une facture comptabilisée : elle « ne se modifie ni ne s'efface, elle ne peut qu'être annulée par un avoir ». Utilisez Annuler la facture : Sphère émet un avoir qui l'annule, et la facture d'origine passe en Annulée.

Une proforma en brouillon, en revanche, se supprime normalement.

Quelle différence entre une proforma, une facture et un avoir ? #

Dans le module Finance :

• une proforma est un brouillon de facture : elle s'édite librement et ne porte pas de numéro définitif ;
• une facture est le document définitif, obtenu en comptabilisant une proforma : elle est verrouillée, numérotée et son PDF est figé ;
• un avoir annule une facture déjà comptabilisée.

Un devis non signé peut-il être facturé ? #

Non. Dans le module Finance, « le devis doit être signé pour être facturé ». Marquez-le Signé depuis son éditeur, puis utilisez Facturer.

Comment reprendre les produits d'une affaire dans un devis sans tout ressaisir ? #

Créez le devis depuis l'affaire, pas depuis l'écran Devis : le bouton Créer un devis de l'en-tête de l'affaire (ou Créer un devis à partir de ces produits, au bas de sa vue Produits) ouvre un brouillon qui reprend déjà les produits attachés à l'affaire.

Un produit retiré du catalogue casse-t-il mes devis existants ? #

Non. Dans le module Finance, retirer un produit du catalogue le fait disparaître du sélecteur, mais « les affaires qui l'utilisent restent intactes ». Les devis et factures déjà établis ne bougent pas non plus.

Modifier le prix d'un produit change-t-il mes devis déjà envoyés ? #

Non. Dans le module Finance, une modification du catalogue s'applique aux prochaines lignes créées à partir de ce produit. Un devis envoyé est figé, et une facture comptabilisée aussi.

Pourquoi le bouton « Nouvelle opportunité » est-il grisé ? #

Parce que le sélecteur de pipeline est sur Tous les pipelines. Dans le module Finance, une affaire doit naître dans un pipeline précis : choisissez d'abord un pipeline dans la liste déroulante de la barre d'outils (« Choisissez un pipeline pour créer une opportunité »). Le kanban demande la même chose.

Qui voit le tableau de bord manager et la vue « Mon équipe » ? #

Seuls les managers. Dans le module Finance, ces deux écrans agrègent le pipeline de toute l'équipe : ils sont réservés aux administrateurs de l'organisation. Pour un commercial standard, le bouton et l'onglet n'apparaissent tout simplement pas.

Mes commentaires sur une affaire sont-ils visibles par le client ? #

Non. Dans le module Finance, le fil Interactions d'une affaire porte des commentaires internes : « Visible par l'équipe qui a accès à l'affaire. Rien n'est envoyé au client. » Les appels, e-mails et réunions du client apparaissent dans le même fil, mais ce sont des échanges déjà eus, pas des messages envoyés depuis Finance.

D'où viennent les appels et les e-mails que je vois sur une affaire ? #

Du client rattaché à l'affaire : Sphère rassemble ses appels, ses e-mails et ses réunions dans le fil Interactions. Si aucun contact ni organisation n'est rattaché à l'affaire, ces échanges ne peuvent pas être affichés — seuls les commentaires de l'équipe restent possibles.

Pourquoi Sphère joue-t-il un son quand j'encaisse un paiement ? #

Dans le module Finance, un son de caisse confirme chaque règlement accepté, y compris partiel. Il ne se déclenche jamais si la saisie est refusée. Deux autres sons existent : un carillon clair quand une affaire est gagnée, une note plus grave quand elle est perdue.

Puis-je changer le statut d'un devis ou d'une facture directement dans un champ ? #

Non. Dans le module Finance, un statut ne se saisit jamais : il change par une action dédiée. Pour un devis, ce sont Envoyer et Marquer signé ; pour une facture, Comptabiliser, Enregistrer un paiement et Annuler la facture ; pour un bon de livraison, Émettre, Marquer reçu et Annuler le bon.

À quoi sert l'acompte sur un devis ? #

C'est la part du TTC demandée à la commande. Dans le module Finance, saisissez le pourcentage dans le champ Acompte de l'éditeur du devis : le montant correspondant s'affiche juste en dessous.

Que signifie le montant pondéré d'une affaire ? #

C'est le montant HT multiplié par la probabilité de l'affaire. Dans le module Finance, il sert à ne pas compter une affaire à 20 % de chances comme une vente acquise. La Prévision pondérée du bandeau d'indicateurs et le Prévisionnel pondéré du tableau de bord manager reposent sur ce calcul.

Le copilote décide-t-il à ma place ? #

Non. Dans le module Finance, le copilote d'une affaire propose un Résumé et une Prochaine action recommandée. Rien n'est envoyé ni décidé automatiquement : vous lisez, vous ajustez, vous décidez. Il doit être activé par un administrateur et son usage est plafonné par un quota quotidien.

Puis-je livrer sans avoir fait de devis ? #

Oui. Dans le module Finance, un bon de livraison peut se créer depuis une affaire : l'en-tête est pré-rempli, et les lignes se saisissent ensuite sur le bon. Depuis un devis signé, en revanche, le client, l'adresse et les lignes sont repris automatiquement.

Pourquoi mon bon de livraison n'a-t-il pas de numéro ? #

Parce qu'il est encore en Brouillon : il s'affiche « Sans numéro ». La référence définitive lui est attribuée à l'émission.

Comment retrouver toutes les affaires d'un même client ? #

Ouvrez une de ses affaires : la rubrique Autres opportunités du client, dans le panneau de gauche, liste les autres affaires du même contact et de la même organisation — en cours, gagnées et perdues. Le lien Voir les N affaires de ce client ouvre la liste des opportunités déjà filtrée sur ce client.

Dans l'autre sens, la fiche d'un contact ou d'une organisation du Répertoire affiche également les affaires qui lui sont rattachées.

Pourquoi ne vois-je pas le module Finance ? #

Le module Finance ne s'affiche que si votre organisation y a souscrit et si votre rôle vous y donne accès. Si l'entrée n'apparaît pas dans la barre latérale gauche, demandez à votre administrateur.