La fiche d'un contact

Quelles informations trouve-t-on sur une fiche contact ? #

La fiche d'une personne est organisée en sections :

• Identité : prénom, nom, nom d'affichage, date de naissance, langue.
• Coordonnées : e-mail, téléphone, mobile.
• Professionnel : fonction (poste) et entreprise. L'entreprise est cliquable si elle a sa propre fiche.
• Adresse : rue, complément, code postal, ville, pays.
• Notes : texte libre visible sur la fiche.
• Étiquettes : mots-clés pour classer le contact.

En haut de la fiche figurent l'avatar, le nom, l'e-mail principal et une étoile pour mettre en favori. La date de création et la date de dernière modification sont affichées en bas.

💡 Un contact, un membre ou une société sans photo affiche un avatar coloré aux initiales. La couleur est la même dans la liste et sur la fiche, ce qui aide à reconnaître l'entrée d'un coup d'œil.

La fiche présente une carte d'identité lisible et des coordonnées cliquables : un clic sur un numéro lance l'appel, un clic sur l'e-mail ouvre la rédaction d'un message. La fiche d'une organisation adopte la même présentation moderne en deux colonnes.

Comment appeler ou écrire à un contact depuis sa fiche ? #

Depuis une fiche, des boutons d'action rapides permettent de :

• Appeler le contact (si un numéro est renseigné et que le téléphone est disponible).
• Envoyer un e-mail : la fenêtre de rédaction s'ouvre avec l'adresse pré-remplie.
• Ouvrir une conversation de messagerie avec la personne, quand c'est possible.

Vous pouvez aussi cliquer directement sur l'adresse e-mail affichée pour composer un message, ou copier une coordonnée dans le presse-papier.

Comment voir l'historique des échanges avec un contact ? #

La fiche affiche une section Activité récente (ou Interactions) qui rassemble les événements liés à ce contact : appels, messages et autres échanges, présentés dans une timeline (fil chronologique).

• Faites défiler et cliquez sur Charger plus pour voir les événements plus anciens.
• Un onglet Historique d'appels peut lister les appels passés et reçus avec cette personne.
• Si la timeline est vide, c'est qu'aucun échange n'a encore été enregistré, ou que des filtres masquent les événements.

Comment mettre un contact en favori depuis sa fiche ? #

Cliquez sur l'étoile à côté du nom, en haut de la fiche. Le contact rejoint vos Favoris, accessibles via la pastille Favoris du répertoire. Recliquez sur l'étoile pour le retirer.

La fiche d'une organisation (entreprise) #

La fiche d'une organisation suit le même principe qu'une fiche personne, avec en plus une section Identité légale : SIRET, TVA intracommunautaire, numéro d'immatriculation. On y trouve aussi les coordonnées (e-mail, téléphone, site web) et l'adresse. Le bouton Site web ouvre le site de l'entreprise.

Certains champs sont-ils propres à mon organisation ? #

Oui. En plus des champs standards, votre organisation peut avoir ajouté des champs personnalisés (par exemple une note, une couleur, une évaluation en étoiles). Certains champs sont en lecture seule (champs système) et ne peuvent pas être modifiés depuis la fiche.

Quels onglets trouve-t-on sur une fiche du répertoire ? #

Sur la fiche d'un contact, d'un membre ou d'une organisation du répertoire, le contenu est organisé en onglets :

• Informations — les coordonnées et les champs de la fiche (poste, téléphone, e-mail, responsable, type d'activité, auteur des notes…).
• Appels — l'historique des appels liés au numéro de la fiche.
• Emails — les e-mails liés à la fiche.
• Commentaires — les notes internes ajoutées sur la fiche.
• Activités — les activités liées (rendez-vous, tâches…).
• Historique — qui a créé ou modifié la fiche, en dernière position.

L'onglet Sphère regroupe les éléments liés à la fiche. L'ancien onglet « Autres » n'apparaît plus.

Les pastilles de comptage en haut d'une fiche #

En haut de chaque fiche du répertoire (contact, membre ou organisation) s'affichent des pastilles de comptage qui donnent un aperçu rapide de l'activité liée : nombre d'Appels, de Mails, d'Activités et de Tickets. Elles vous permettent de voir en un coup d'œil le volume d'échanges avec ce contact avant même d'ouvrir un onglet.

Voir les activités liées à un contact #

Sur la fiche d'un contact, d'une organisation ou d'un membre, l'onglet Activités liste les activités liées : chaque ligne indique le type, la date et le créateur de l'activité. Cliquez sur Charger plus pour afficher les activités plus anciennes. Si rien ne s'affiche, aucune activité n'est encore rattachée à cette fiche.

Voir les e-mails liés à un contact #

Sur la fiche d'un contact, d'une organisation ou d'un membre, l'onglet Emails liste les e-mails liés : expéditeur, destinataire, boîte, objet et date. Cela vous donne l'historique des échanges par e-mail sans quitter la fiche.

ℹ️ Les e-mails des membres collaborateurs internes ne sont pas suivis dans cette vue.

Voir l'historique des modifications d'une fiche #

Sur la fiche d'un contact ou d'une organisation, l'onglet Historique montre qui a créé ou modifié la fiche, avec la date et l'heure de chaque événement.

• Chaque ligne indique l'auteur et le nombre de champs modifiés.
• Cliquez sur Voir le détail pour déplier la modification et comparer l'ancienne valeur et la nouvelle valeur de chaque champ.
• Si l'historique est vide, aucune modification n'a encore été enregistrée.

Consulter les informations système d'une fiche #

Sur la fiche d'un contact ou d'une organisation, une carte Information système regroupe les données de suivi : date de création, date de dernière modification et auteur (créé par). Ces informations sont en lecture seule.

Ajouter une photo à un contact ou un logo à une organisation #

Depuis la fiche d'un contact, vous pouvez ajouter ou remplacer sa photo. Depuis la fiche d'une organisation, vous pouvez de la même façon ajouter ou remplacer son logo. Ouvrez la fiche, puis utilisez la zone d'avatar (ou de logo) pour choisir une image. Sans photo ni logo, l'entrée affiche un avatar coloré aux initiales.

Planifier une activité depuis une fiche #

Sur la fiche d'un contact, d'une organisation ou d'un membre, un bouton Planifier une activité permet de créer une activité déjà rattachée à cette fiche : le contact, l'organisation ou le membre est pré-renseigné, vous n'avez plus qu'à compléter les détails.

Partager une fiche dans une conversation #

Sur la fiche d'un contact, d'un membre ou d'une organisation, le menu Partager permet d'envoyer la fiche dans une conversation de messagerie.

1. Ouvrez la fiche et cliquez sur Partager.
2. Choisissez Dans le chat.
3. Recherchez et sélectionnez la conversation où partager la fiche.
4. Cliquez sur Partager.

Le destinataire reçoit une carte avec un lien Voir la fiche. Il pourra l'ouvrir s'il dispose des accès au répertoire.