La fiche d'un contact

Comment s'ouvre une fiche du répertoire ? #

Dans le module Contacts (le Répertoire), cliquez sur une ligne de la liste : la fiche s'ouvre à côté de la liste, sur toute la largeur disponible.

• Une bande d'en-tête occupe le haut de la fiche : avatar, nom, coordonnées principales, boutons d'action, badges et compteurs.
• Sous cette bande, un rail d'icônes vertical (à gauche du contenu, ou une barre d'onglets horizontale sur écran étroit) donne accès aux différentes sections de la fiche.
• La fiche s'ouvre directement sur l'onglet Informations : c'est ce que l'on cherche le plus souvent en ouvrant un contact. L'onglet Sphère vient juste après.

💡 Il n'y a plus de colonne de cartes à droite de la fiche. Les informations qui s'y trouvaient (informations générales, étiquettes) sont désormais dans l'en-tête et dans l'onglet Informations, et les données de suivi ont leur propre onglet Information système, en bas du rail.

Que trouve-t-on dans l'en-tête d'une fiche ? #

Dans le module Contacts, l'en-tête d'une fiche est une bande colorée en haut du panneau. Elle est volontairement compacte : l'avatar est collé au nom, et un nom long ne passe jamais sous les boutons d'action — il est simplement composé plus petit ou sur deux lignes.

On y lit, de haut en bas :

• l'avatar (photo du contact, logo de l'organisation, ou initiales sur fond coloré) ;
• le nom de la fiche ;
• une ligne de contact, qui reste sur une seule ligne et enchaîne, séparés par des points : le poste (la fonction), l'adresse e-mail, le numéro de poste interne et le téléphone. Une valeur absente est simplement sautée, et le poste n'est pas répété quand il reprend l'adresse e-mail ;
• les boutons d'action à droite (inviter, appeler, écrire, visio, planifier une activité, favori, éditer, plus d'actions) ;
• une rangée basse avec le type d'entrée (Contact, Membre, Organisation), les étiquettes de la fiche, et les pastilles de comptage.

Que veulent dire les pastilles de comptage en haut d'une fiche ? #

Dans le module Contacts, la rangée basse de l'en-tête affiche des pastilles de comptage qui résument l'activité liée à la fiche : Appels, Mails, Activités et Tickets. Ces quatre-là sont toujours affichées, même à zéro.

• Cliquez sur une pastille pour sauter directement à la section correspondante de la fiche : la pastille Appels ouvre l'onglet Appels, Mails l'onglet Emails, Activités l'onglet Activités, et Tickets ouvre l'onglet Sphère déjà filtré sur les tickets. Une pastille à zéro n'est pas cliquable.
• Au plus quatre pastilles sont affichées. S'il existe d'autres familles d'échanges (messages de canaux sociaux, par exemple), leur total est regroupé dans une pastille +N en fin de rangée.

ℹ️ Les affaires commerciales n'ont pas de pastille dans l'en-tête. Pour les retrouver, ouvrez l'onglet Sphère de la fiche et filtrez sur les affaires : voir Les onglets d'une fiche du répertoire.

Comment copier l'adresse e-mail, le numéro de poste ou le téléphone d'un contact ? #

Dans le module Contacts, l'e-mail, le numéro de poste et le téléphone affichés dans l'en-tête d'une fiche se copient d'un clic.

1. Ouvrez la fiche du contact, du membre ou de l'organisation.
2. Survolez la coordonnée à copier dans la ligne de contact, sous le nom.
3. Une petite icône de copie apparaît à côté de la valeur : cliquez dessus. Elle existe pour l'e-mail, l'extension VoIP (le numéro de poste) et le téléphone.
4. Un message confirme la copie ; la valeur est dans votre presse-papier.

ℹ️ Si votre navigateur refuse l'accès au presse-papier, le message Presse-papier indisponible s'affiche. Sélectionnez alors la valeur à la main pour la copier.

Que se passe-t-il quand je clique sur l'e-mail ou sur un numéro de l'en-tête ? #

Dans le module Contacts, les coordonnées de l'en-tête d'une fiche sont cliquables :

• un clic sur l'adresse e-mail ouvre directement la fenêtre de rédaction d'un message, destinataire déjà rempli ;
• un clic sur le numéro de poste ou sur le téléphone lance l'appel, à condition que le téléphone de Sphère soit connecté et prêt. Si ce n'est pas le cas, le numéro reste affiché mais n'est pas cliquable.

L'icône de copie, elle, ne déclenche jamais d'appel ni de message : elle se contente de copier la valeur.

Que contient l'onglet Informations d'une fiche ? #

Dans le module Contacts, l'onglet Informations — le premier du rail, ouvert par défaut — liste les champs de la fiche en deux blocs empilés :

• Informations générales — ce qui décrit la personne ou l'entreprise : identité, fonction, organisation de rattachement, adresse, champs propres à votre organisation.
• Informations système — ce qui relève des réglages du compte : type d'utilisateur, statut, préférences de notification, sonneries, etc.

Les coordonnées déjà visibles dans l'en-tête (e-mail, numéros de téléphone, nom affiché, avatar, étiquettes) ne sont pas répétées dans cet onglet.

Comment afficher les champs vides d'une fiche ? #

Dans le module Contacts, l'onglet Informations d'une fiche masque les champs vides par défaut, pour ne montrer que ce qui est réellement renseigné.

1. Ouvrez la fiche, puis l'onglet Informations.
2. À côté du titre de chaque bloc, un compteur indique combien de champs sont affichés (par exemple « 12 champs affichés »).
3. Cliquez sur Afficher N champs vides pour faire apparaître les champs non renseignés du bloc.
4. Cliquez sur Masquer les champs vides pour revenir à l'affichage resserré.

Ce réglage est local à la consultation en cours : il n'est pas mémorisé d'une fiche à l'autre.

Où voir qui a créé une fiche et quand ? #

Dans le module Contacts, ces données ne sont plus dans une carte à droite : elles ont leur propre onglet Information système, en dernière position du rail, juste sous Historique.

Ouvrez la fiche puis cet onglet pour lire :

• Créé le et Créé par ;
• Modifié le ;
• Archivé le et Archivé par, si la fiche a été archivée.

Ces informations sont en lecture seule. Si la fiche n'en porte aucune, l'onglet affiche Aucune information système.

Comment mettre un contact en favori depuis sa fiche ? #

Dans le module Contacts, cliquez sur l'étoile de la barre d'actions, en haut à droite de la fiche. Le contact rejoint vos Favoris, accessibles via la pastille Favoris en haut du répertoire. Recliquez sur l'étoile pour l'en retirer. Les favoris sont personnels : ils n'affectent pas les autres membres.

La fiche d'une organisation (entreprise) #

Dans le module Contacts, la fiche d'une organisation suit exactement le même principe qu'une fiche de personne : même en-tête compact, mêmes onglets, mêmes actions.

Elle porte en plus les champs propres à une entreprise : coordonnées (e-mail, téléphone, mobile, site web), adresse, et une section d'identité légale (SIRET, TVA intracommunautaire, numéro d'immatriculation). Le bouton Site web ouvre le site de l'entreprise dans un nouvel onglet.

Certains champs sont-ils propres à mon organisation ? #

Oui. En plus des champs standards, votre organisation peut avoir ajouté des champs personnalisés (une note, une couleur, une évaluation en étoiles, un montant, un fichier joint…). Ils apparaissent dans l'onglet Informations, et peuvent aussi former leurs propres onglets dans le rail quand l'administrateur les a regroupés.

Certains champs sont en lecture seule : la mention Champ système — lecture seule s'affiche et la valeur ne peut pas être modifiée depuis la fiche.

Ajouter une photo à un contact ou un logo à une organisation #

Dans le module Contacts, ouvrez la fiche puis cliquez sur Éditer la fiche : un panneau latéral s'ouvre. Vous pouvez y ajouter ou remplacer la photo d'un contact, et de la même façon le logo d'une organisation, depuis le champ d'image de la fiche.

Sans photo ni logo, l'entrée affiche un avatar coloré aux initiales. La couleur est calculée à partir du nom : elle est la même dans la liste, sur la fiche et dans les conversations, ce qui aide à reconnaître l'entrée d'un coup d'œil.

Où sont les onglets et les actions d'une fiche ? #

Dans le module Contacts, le contenu d'une fiche est réparti dans des onglets (Sphère, Commentaires, Appels, Emails, Activités, Réunions, Historique, Information système) décrits dans Les onglets d'une fiche du répertoire.

Les boutons de la barre d'actions (inviter, appeler, écrire, visio, planifier une activité, partager, archiver, supprimer) sont décrits dans Agir depuis la fiche d'un contact.

Quand un suivi de processus est ouvert sur la fiche, un encart Workflow peut s'y afficher : voir L'encart Workflow sur une fiche du répertoire.