Contacts — Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un contact, un membre et une organisation ? #

• Un contact est une personne externe : prospect, client, fournisseur.
• Un membre est une personne interne à votre organisation : collègue, agent.
• Une organisation est une entreprise, une association ou une institution.

Le répertoire réunit les trois. Vous pouvez filtrer par type via les pastilles en haut de la liste.

Comment retrouver rapidement mes contacts importants ? #

Mettez-les en favori en cliquant sur leur étoile, puis utilisez la pastille Favoris du répertoire. Vous pouvez aussi enregistrer une vue avec vos filtres habituels. Voir Organiser ses contacts (favoris, filtres, vues, notes).

Puis-je appeler ou écrire à un contact directement ? #

Oui. Depuis une fiche, vous pouvez appeler, envoyer un e-mail ou ouvrir une conversation, selon les coordonnées disponibles. Le parcours d'appel depuis le répertoire du téléphone est détaillé dans Répertoire du téléphone et fiches contact.

Puis-je voir tous mes échanges avec une personne ? #

Oui. La fiche affiche une Activité récente et une timeline qui rassemblent vos échanges (appels, messages…) avec ce contact, ainsi qu'un onglet Historique d'appels. Voir La fiche d'un contact.

Qui voit les fiches que je crée ? #

Les fiches du répertoire sont partagées au sein de votre organisation, selon vos accès. Vos notes privées et vos favoris, eux, restent personnels. Attention à ne pas confondre avec l'onglet Commentaires d'une fiche : ces commentaires sont partagés et visibles par tous les membres qui ont accès à la fiche. Pour une vue enregistrée, vous choisissez sa visibilité : privée, espace de travail ou organisation.

Puis-je partager une fiche à un collègue ? #

Oui. Depuis la fiche d'un contact, d'un membre ou d'une organisation, le menu Partager vous permet d'envoyer la fiche dans une conversation de messagerie : choisissez Dans le chat, sélectionnez la conversation, puis validez. Le collègue reçoit une carte avec un lien pour ouvrir la fiche (s'il a les accès). Vous pouvez aussi simplement copier le lien de la fiche. Voir La fiche d'un contact.

Où voir les appels, e-mails et activités liés à un contact ? #

Sur la fiche d'un contact, d'une organisation ou d'un membre, des onglets dédiés regroupent ces éléments : Appels (historique des appels du numéro), Emails (e-mails liés), Activités (rendez-vous et tâches liés) et Historique (créations et modifications de la fiche). Des pastilles de comptage en haut de la fiche en donnent un aperçu chiffré. Voir La fiche d'un contact.

Un contact peut-il devenir un utilisateur de Sphère ? #

Un contact peut être promu en invité (guest) : cela lui crée un compte avec accès à certains services (par exemple messagerie, téléphonie, visio). Cette opération peut nécessiter des droits particuliers ; si l'option n'apparaît pas ou indique que le contact n'est pas éligible, rapprochez-vous de votre administrateur.

Sur mobile, puis-je utiliser les contacts de mon téléphone ? #

Oui. L'application mobile peut afficher le répertoire de votre appareil (après votre autorisation d'accès aux contacts). Vous pouvez alors associer un contact du téléphone à une fiche Sphère existante, ou l'importer dans Sphère pour créer une fiche.

Les contacts sont-ils accessibles sur mobile comme sur le web ? #

Oui. Votre répertoire Sphère est disponible aussi bien dans l'application mobile que dans la version web.