Contacts — Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un contact, un membre et une organisation ? #

• Un contact est une personne externe : prospect, client, fournisseur.
• Un membre est une personne interne à votre organisation : collègue, agent.
• Une organisation est une entreprise, une association ou une institution.

Le répertoire réunit les trois. Vous pouvez filtrer par type via les pastilles en haut de la liste.

Comment retrouver rapidement mes contacts importants ? #

Mettez-les en favori en cliquant sur leur étoile, puis utilisez la pastille Favoris du répertoire. Vous pouvez aussi enregistrer une vue avec vos filtres habituels. Voir Organiser ses contacts (favoris, filtres, vues, notes).

Puis-je appeler ou écrire à un contact directement ? #

Oui. Depuis une fiche, vous pouvez appeler, envoyer un e-mail, ouvrir une conversation ou lancer une visioconférence, selon les coordonnées disponibles. Voir Agir depuis la fiche d'un contact. Le parcours d'appel depuis le répertoire du téléphone est détaillé dans Répertoire du téléphone et fiches contact.

Un contact a plusieurs numéros : lequel Sphère appelle-t-il ? #

Celui que vous choisissez. Quand une fiche porte plusieurs numéros, le bouton Appeler ouvre un menu qui les liste tous, avec leur libellé (Extension VoIP, Téléphone, Mobile…) ; le numéro de poste interne est proposé en premier. Avec un seul numéro, l'appel part directement, sans menu. Voir Agir depuis la fiche d'un contact.

Comment copier l'adresse e-mail ou le numéro d'un contact ? #

Survolez la valeur dans la ligne de contact, sous le nom, en haut de la fiche : une petite icône de copie apparaît à côté de l'e-mail, du numéro de poste et du téléphone. Cliquez dessus. La copie ne déclenche jamais l'appel ni l'ouverture d'un message. Voir La fiche d'un contact.

Pourquoi la fiche s'ouvre-t-elle sur les informations et non sur l'historique ? #

C'est voulu : l'onglet Informations est passé en tête du rail et s'affiche à l'ouverture d'une fiche, parce que c'est ce que l'on cherche le plus souvent. L'onglet Sphère, qui rassemble les échanges, vient en deuxième position. Voir La fiche d'un contact.

Où sont passées les cartes à droite de la fiche ? #

Elles ont disparu au profit d'un affichage pleine largeur : les onglets occupent désormais toute la place. Les informations générales et les étiquettes se retrouvent dans l'en-tête et dans l'onglet Informations ; les données de suivi (créé le, modifié le, créé par, archivage) ont leur propre onglet Information système, en bas du rail.

Puis-je lancer une visioconférence avec un contact du répertoire ? #

Oui. Le bouton Démarrer une visio d'une fiche propose de démarrer maintenant ou de planifier une visio déjà pré-remplie avec le contact. La visio est ensuite rattachée à la fiche et apparaît dans son onglet Réunions. Voir Agir depuis la fiche d'un contact.

Où voir les affaires d'un client ? #

Dans l'onglet Sphère de sa fiche : filtrez sur les affaires avec la pastille correspondante. Chaque ligne affiche la référence, le montant, le pipeline et l'étape, et s'ouvre d'un clic sur la fiche complète de l'affaire. Ce qu'est une affaire est expliqué dans Finance — présentation et sommaire.

Puis-je voir tous mes échanges avec une personne ? #

Oui. L'onglet Sphère d'une fiche rassemble en un seul fil chronologique tout ce qui est rattaché au contact — appels, e-mails, activités, tickets, affaires — et se filtre par famille. Les onglets Appels, Emails, Activités et Réunions donnent chacun le détail de leur catégorie. Voir Les onglets d'une fiche du répertoire.

Qui voit les fiches que je crée ? #

Les fiches du répertoire sont partagées au sein de votre organisation, selon vos accès. Vos notes privées et vos favoris, eux, restent personnels. Attention à ne pas confondre avec l'onglet Commentaires d'une fiche : ces commentaires sont partagés et visibles par tous les membres qui ont accès à la fiche. Pour une vue enregistrée, vous choisissez sa visibilité : privée, espace de travail ou organisation.

Puis-je partager une fiche à un collègue ? #

Oui. Depuis la fiche d'un contact, d'un membre ou d'une organisation, le menu Partager vous permet d'envoyer la fiche dans une conversation de messagerie : choisissez Dans le chat, sélectionnez la conversation, puis validez. Le collègue reçoit une carte avec un lien pour ouvrir la fiche (s'il a les accès). Vous pouvez aussi simplement copier le lien de la fiche. Voir La fiche d'un contact.

Où voir les appels, e-mails et activités liés à un contact ? #

Sur la fiche d'un contact, d'une organisation ou d'un membre, des onglets dédiés regroupent ces éléments : Appels (historique des appels du numéro), Emails (e-mails liés), Activités (rendez-vous et tâches liés) et Historique (créations et modifications de la fiche). Des pastilles de comptage en haut de la fiche en donnent un aperçu chiffré. Voir La fiche d'un contact.

Un contact peut-il devenir un utilisateur de Sphère ? #

Oui. Un bouton Inviter sur la fiche d'un contact lui crée un accès invité : un compte limité aux services que vous lui ouvrez (messagerie, téléphonie, visio, tickets, consultation de ses devis et factures). Vous choisissez de créer le compte tout de suite ou de lui envoyer une invitation par e-mail. Une fois l'accès créé, la fiche porte un badge Invité.

Cette opération demande des droits particuliers, et n'est proposée que sur les fiches de contacts — pas sur celles des membres ni des organisations. Si le bouton n'apparaît pas ou reste grisé, voir Agir depuis la fiche d'un contact.

Comment charger beaucoup de contacts d'un coup ? #

Par le bouton Importer du répertoire : déposez un fichier Excel et Sphère crée les fiches. Le même assistant permet aussi de charger des prospects dans un fichier d'appel du Centre de contact, sans passer par le répertoire. Voir Importer des fiches dans le répertoire.

Quelle différence entre une vue enregistrée, un segment et une liste figée ? #

• Une vue enregistrée est un raccourci vers une combinaison de filtres : elle rejoue son filtre à chaque ouverture.
• Un segment est une liste nommée, elle aussi rejouée à chaque ouverture, mais qui vit dans sa propre pastille Segments et que l'on peut exporter ou envoyer vers une campagne d'appels.
• Une liste figée est une capture à un instant précis : son contenu ne bouge plus, elle est versionnée, et vous la rafraîchissez quand vous le décidez.

Voir Organiser ses contacts (favoris, filtres, vues, notes) et Segments et listes figées du répertoire.

Puis-je envoyer une liste de contacts vers une campagne d'appels ? #

Oui. Depuis la pastille Segments du répertoire, ouvrez le segment voulu et cliquez sur Créer une liste d'appels : choisissez la campagne et le fichier d'appels de destination. Un segment dynamique est d'abord figé, pour que le fichier n'évolue jamais tout seul. Voir Segments et listes figées du répertoire.

Qu'est-ce que l'encart Workflow que je vois sur une fiche ? #

C'est le résumé d'un suivi automatisé en cours sur cette fiche : le processus concerné, l'étape actuelle, depuis combien de temps, les minuteries et un lien vers le journal. Il n'apparaît que s'il existe un suivi ouvert. Voir L'encart Workflow sur une fiche du répertoire.

Sur mobile, puis-je utiliser les contacts de mon téléphone ? #

Oui. L'application mobile peut afficher le répertoire de votre appareil (après votre autorisation d'accès aux contacts). Vous pouvez alors associer un contact du téléphone à une fiche Sphère existante, ou l'importer dans Sphère pour créer une fiche.

Les contacts sont-ils accessibles sur mobile comme sur le web ? #

Oui. Votre répertoire Sphère est disponible aussi bien dans l'application mobile que dans la version web.