Agir depuis la fiche d'un contact

Comment appeler un contact depuis sa fiche ? #

Dans le module Contacts, ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton Appeler (icône de téléphone) de la barre d'actions.

• Si la fiche ne porte qu'un seul numéro, l'appel part directement.
• Si elle en porte plusieurs, un menu s'ouvre et vous laisse choisir lequel composer.

Le bouton reste grisé quand :

• la fiche n'a aucun numéro — le message est Aucun numéro de téléphone ;
• le téléphone de Sphère n'est pas disponible dans votre offre — WebPhone non disponible ;
• il est disponible mais pas connecté — WebPhone non connecté.

Comment choisir quel numéro appeler quand un contact en a plusieurs ? #

Dans le module Contacts, une fiche peut porter plusieurs numéros : le numéro de poste interne d'un membre, son téléphone, et autant de champs de téléphone que votre organisation en a définis (mobile, fixe professionnel, champ personnalisé…).

1. Ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton Appeler.
2. Le menu liste toutes les destinations appelables, chacune avec son libellé (Extension VoIP, Téléphone, Mobile…) et le numéro en dessous. L'extension VoIP — le numéro de poste interne — apparaît en premier, puis le téléphone, puis les autres champs de téléphone de la fiche dans leur ordre d'affichage.
3. Cliquez sur la destination voulue : l'appel part.
4. Pour copier un numéro plutôt que de l'appeler, cliquez sur l'icône de copie à droite de la ligne — elle ne déclenche pas l'appel.

Un même numéro écrit de deux façons différentes (avec ou sans espaces, points ou tirets) n'apparaît qu'une seule fois dans le menu.

Comment envoyer un e-mail à un contact depuis sa fiche ? #

Dans le module Contacts, cliquez sur le bouton Envoyer un email (icône d'enveloppe) de la barre d'actions : la fenêtre de rédaction s'ouvre avec l'adresse du contact déjà remplie.

Vous pouvez aussi cliquer directement sur l'adresse e-mail affichée dans l'en-tête de la fiche : le résultat est le même.

Si la fiche n'a pas d'adresse, le bouton est grisé et affiche Aucune adresse email. Ajoutez une adresse en modifiant la fiche.

Comment ouvrir une conversation de messagerie avec un membre ? #

Dans le module Contacts, ouvrez la fiche, cliquez sur Plus d'actions (les trois points de la barre d'actions), puis sur Ouvrir une conversation : la discussion s'ouvre dans la messagerie.

Cette entrée n'existe que sur les fiches de membres — les personnes internes qui ont un compte Sphère. Elle est grisée, avec la raison au survol, quand :

• la personne n'a pas de compte utilisable pour la messagerie — Utilisateur non activé pour la messagerie ;
• la fiche ne permet pas d'ouvrir une discussion — Discussion indisponible pour ce contact ;
• il s'agit de votre propre fiche — Vous ne pouvez pas discuter avec vous-même.

Comment lancer une visioconférence avec un contact depuis sa fiche ? #

Dans le module Contacts, le bouton Démarrer une visio (icône de caméra) de la barre d'actions propose deux choix.

1. Ouvrez la fiche du contact, du membre ou de l'organisation.
2. Cliquez sur le bouton Démarrer une visio.
3. Choisissez :
   • Démarrer maintenant (« Visio instantanée, contact invité ») — la fenêtre de création s'ouvre, le contact déjà convié ;
   • Planifier une visio (« Choisir une date et une heure ») — la même fenêtre s'ouvre en mode planifié ; choisissez la date et l'heure.
4. Validez.

Selon la fiche, la personne est conviée comme membre de votre organisation (si elle a un compte Sphère) ou comme participant externe, à partir de son adresse e-mail.

La visio créée est rattachée à la fiche : elle apparaît ensuite dans l'onglet Réunions du contact, avec son statut, sa durée et ses participants.

Le bouton est grisé, avec le message Visio indisponible — aucun email ni utilisateur lié, quand la fiche n'a ni adresse e-mail ni compte associé : il n'y a alors personne à convier.

Comment inviter un contact du répertoire à rejoindre Sphère ? #

Dans le module Contacts, un bouton Inviter apparaît dans la barre d'actions d'une fiche de contact (personne externe). Il ouvre la création d'un accès invité : la personne obtient un compte limité aux services que vous lui ouvrez.

1. Ouvrez la fiche du contact.
2. Cliquez sur Inviter.
3. Renseignez l'adresse e-mail (déjà pré-remplie si la fiche en porte une), le prénom et le nom.
4. Choisissez le mode d'accès :
   • Créer le compte maintenant — vous définissez un mot de passe, l'invité reçoit ses identifiants par e-mail et peut se connecter tout de suite ;
   • Envoyer une invitation par mail — l'invité choisit lui-même son mot de passe ; l'invitation expire au bout de 7 jours.
5. Cochez les services auxquels il aura accès : messagerie, téléphonie, visio, tickets, ou consultation de ses devis et factures.
6. Validez.

Une fois l'accès créé, le bouton Inviter laisse place à un badge Invité sur la fiche. Le parcours de l'invité côté portail est décrit dans Le portail invité — présentation et sommaire.

💡 Si vous venez d'ajouter une adresse e-mail à un contact qui n'en avait pas, le bouton Inviter s'active immédiatement, sans recharger la page.

Pourquoi le bouton « Inviter » n'apparaît-il pas ou reste-t-il grisé ? #

Dans le module Contacts, le bouton Inviter d'une fiche a plusieurs états :

• Absent — vous n'avez pas le droit d'inviter, ou la fiche n'est pas un contact (les membres et les organisations ne sont pas concernés).
• Badge « Invité » à la place du bouton — la personne a déjà un accès invité.
• Grisé — un point bloque l'invitation ; le survol le nomme : Renseignez une adresse email pour pouvoir l'inviter ou Désarchivez le contact pour pouvoir l'inviter.

Corrigez le point signalé, ou demandez à un administrateur de lancer l'invitation.

Comment planifier une activité déjà rattachée à un contact ? #

Dans le module Contacts, le bouton Planifier une activité (icône de calendrier) de la barre d'actions ouvre le formulaire de création d'activité déjà relié à la fiche ouverte.

1. Ouvrez la fiche du contact, du membre ou de l'organisation.
2. Cliquez sur Planifier une activité.
3. Le contact — ou l'organisation — est déjà renseigné comme participant ; complétez le titre, la date et les autres détails.
4. Validez.

L'activité apparaît aussitôt dans l'onglet Activités et dans l'onglet Sphère de la fiche.

Comment partager une fiche dans une conversation ? #

Dans le module Contacts, le menu Plus d'actions (les trois points de la barre d'actions) permet d'envoyer une fiche dans une conversation de messagerie.

1. Ouvrez la fiche et cliquez sur Plus d'actions.
2. Choisissez Partager, puis Dans le chat.
3. Dans la fenêtre Partager dans le chat, recherchez la conversation par son nom et sélectionnez-la.
4. Cliquez sur Partager.

Un message Fiche partagée dans le chat confirme l'envoi. Le destinataire reçoit une carte avec un lien Voir la fiche, qu'il pourra ouvrir s'il dispose des accès au répertoire. Si le message Impossible de partager la fiche s'affiche, réessayez ou copiez plutôt le lien de la fiche.

💡 L'entrée Autre… du même menu passe par le partage de votre appareil (envoyer par un autre moyen) et retombe sur la copie du lien si celui-ci n'est pas disponible.

Comment copier le lien d'une fiche ? #

Dans le module Contacts, ouvrez la fiche, cliquez sur Plus d'actions, puis sur Copier le lien. Un message Lien copié confirme l'opération, et vous pouvez coller ce lien où vous voulez : il ramène toujours à la fiche dans le répertoire, même si vous l'aviez ouverte depuis un autre module. Si la copie échoue, le message Impossible de copier le lien s'affiche : réessayez ou copiez l'adresse depuis la barre du navigateur.

Comment archiver, désarchiver ou supprimer une fiche ? #

Dans le module Contacts, ces actions sont dans le menu Plus d'actions d'une fiche.

• Archiver retire la fiche de la liste courante sans la détruire ; elle porte alors une date d'archivage, lisible dans l'onglet Information système. Désarchiver la remet en circulation.
• Supprimer retire la fiche définitivement. Une fenêtre Supprimer cette entrée ? demande confirmation et rappelle que l'action est irréversible ; validez par Supprimer définitivement.

Si la suppression est refusée, le message Suppression impossible s'affiche : la fiche est probablement liée à d'autres éléments. Archivez-la plutôt.

ℹ️ Les boutons Éditer la fiche, Archiver et Supprimer n'apparaissent que si votre rôle vous y autorise. Leur absence n'est pas une panne.