Créer et modifier une fiche

Comment créer une nouvelle fiche ? #

1. Dans le répertoire, cliquez sur Nouveau, à droite de la barre de recherche.
2. Choisissez le type à créer : contact, membre ou organisation.
3. Renseignez les champs. Les champs marqués requis doivent être remplis avant de valider (par exemple le prénom et le nom pour un contact).
4. Cliquez sur Créer.

La fiche est aussitôt disponible dans la liste. Vous pouvez cliquer dessus pour l'ouvrir et compléter les autres informations.

💡 Pour saisir plusieurs fiches à la suite, activez Créer et ajouter un autre : après l'enregistrement, le formulaire se rouvre vide, prêt pour la fiche suivante.

Que faire si le formulaire signale une erreur ? #

Un champ en erreur est mis en évidence, avec un message d'aide (par exemple « e-mail invalide » ou « champ requis »). Corrigez les champs signalés, puis cliquez de nouveau sur Créer. Tant qu'un champ requis est vide ou incorrect, l'enregistrement est refusé.

Comment modifier une fiche existante ? #

1. Ouvrez la fiche à modifier dans le répertoire.
2. Cliquez sur Éditer la fiche dans la barre d'actions, en haut à droite.
3. Un panneau latéral pré-rempli s'ouvre avec les informations actuelles.
4. Modifiez les champs voulus, puis cliquez sur Enregistrer.

La liste et la fiche se mettent à jour immédiatement après l'enregistrement, sans recharger la page. Si vous n'avez rien changé, un message vous indique qu'il n'y a aucune modification à enregistrer.

Comment archiver ou supprimer une fiche ? #

Depuis une fiche, le menu Plus d'actions propose Archiver (la fiche est retirée de la liste courante mais conservée, avec sa date d'archivage) et Supprimer (retrait définitif, après confirmation). La marche à suivre complète est décrite dans Agir depuis la fiche d'un contact.

Comment ajouter un champ personnalisé au répertoire ? #

Un administrateur peut créer un champ propre à votre organisation directement depuis le répertoire, sans passer par les réglages des objets.

1. Dans le répertoire, cliquez sur le bouton … (Plus d'actions), à droite des boutons Filtres, Importer et Nouveau.
2. Choisissez Ajouter un champ personnalisé. La fenêtre Ajouter un champ au répertoire s'ouvre — elle rappelle que le champ s'appliquera à toutes les fiches de l'objet choisi, dans toute votre organisation.
3. Sous S'applique à, choisissez Contacts ou Organisations.
4. Saisissez le Nom du champ (par exemple « Numéro de dossier »).
5. Choisissez éventuellement un Groupe de champs : les champs d'un même groupe forment un onglet sur les fiches.
6. Choisissez le Type de champ. Si le type demande une liste de valeurs (liste déroulante, choix multiple), une section Options apparaît : cliquez sur Ajouter une option pour chaque valeur.
7. Réglez qui peut y toucher : Modification (Tous les utilisateurs / Lecture seule / Administrateurs uniquement) et Visibilité (Visible par tous / Administrateurs uniquement / Masqué).
8. Réglez les Règles de qualité : Obligatoire et Unique.
9. Cliquez sur Enregistrer. Un message Champ créé confirme, et le champ apparaît aussitôt sur les fiches concernées.

ℹ️ Un champ Obligatoire ne peut pas être Masqué : rendez-le visible, ou retirez l'obligation.

Je ne vois pas le bouton « Ajouter un champ personnalisé » #

Cette action est réservée aux administrateurs de votre organisation. Si vous ne voyez ni le bouton … ni l'entrée de menu dans le répertoire, votre rôle ne vous y autorise pas : demandez la création du champ à un administrateur.

Notez aussi que ce raccourci ne couvre que les contacts et les organisations. Les champs des fiches de membres se gèrent depuis l'administration des comptes, et la configuration complète des champs (renommage, changement de type, réglages avancés) depuis les réglages des objets : voir Objets et champs (Réglages).

Rattacher un contact à une organisation #

Une fiche contact peut être rattachée à une organisation via son champ Entreprise. Une fois le lien établi, l'entreprise devient cliquable sur la fiche du contact : un clic ouvre la fiche de l'organisation. Ce lien permet aussi de retrouver, depuis une organisation, les personnes qui lui sont associées.

Ajouter une photo ou un logo #

Vous pouvez ajouter ou remplacer la photo d'un contact et le logo d'une organisation directement depuis leur fiche. Sans image, l'entrée affiche un avatar coloré aux initiales. La marche à suivre est décrite dans La fiche d'un contact.

Partager le lien d'une fiche #

Le menu Plus d'actions d'une fiche permet de copier son lien ou de la partager dans une conversation, pour la retrouver ou l'envoyer rapidement à un collègue disposant des accès : voir Agir depuis la fiche d'un contact.

Comment créer plusieurs fiches d'un coup ? #

Plutôt que de les saisir une par une, chargez un fichier Excel depuis le bouton Importer du répertoire. La marche à suivre est décrite dans Importer des fiches dans le répertoire.