Importer des fiches dans le répertoire

Comment lancer un import dans le répertoire ? #

Dans le module Contacts, cliquez sur le bouton Importer, à droite de la barre de recherche du répertoire. L'assistant Importer des données s'ouvre.

Il vous conduit en cinq étapes, affichées en haut de l'écran : Module, Téléverser, Mapper, Aperçu, Terminer. L'étape Mapper porte parfois la mention « non requis » et est alors sautée.

ℹ️ Le bouton Importer n'apparaît que si votre rôle vous autorise à créer des fiches. Si l'écran vous répond que vous ne pouvez pas importer de données, demandez le droit à un administrateur de votre organisation.

Que peut-on importer depuis le répertoire ? #

Dans le module Contacts, l'assistant lancé depuis le bouton Importer du répertoire propose trois modules :

• Contacts — les personnes physiques de votre répertoire. C'est le choix présélectionné.
• Organisations — les entreprises et structures du répertoire.
• Liste d'appel — pour charger des prospects (des « leads ») dans un fichier d'appel du Centre de contact.

D'autres modules (Membres, Affaires, Activités) s'importent depuis Réglages → Import, qui présente le même assistant avec le catalogue complet.

Comment importer une liste de contacts ou d'organisations ? #

Dans le module Contacts :

1. Cliquez sur Importer, puis choisissez Contacts ou Organisations.
2. À l'étape Téléverser, cliquez sur Télécharger le modèle (.xlsx) : vous obtenez un fichier aux bonnes colonnes.
3. Remplissez-le, une fiche par ligne.
4. Revenez sur l'assistant et déposez le fichier dans la zone Glissez votre fichier ici, ou cliquez sur Parcourir…. Seuls les fichiers .xlsx sont acceptés.
5. Si votre fichier n'a pas exactement les colonnes du modèle, l'étape Mapper s'ouvre : pour chaque colonne de votre fichier, choisissez le champ Sphère correspondant, ou Ne pas importer. Tous les champs obligatoires doivent être associés pour continuer.
6. À l'étape Aperçu, vérifiez le nombre de lignes lues, valides et refusées, et le motif de chaque refus. Rien n'est encore créé à ce stade.
7. Lancez l'import. Vous pouvez n'importer que les lignes valides et laisser les autres de côté.
8. L'étape Terminer annonce le nombre de fiches créées et de lignes ignorées.

Comment charger des prospects dans une campagne d'appels ? #

Dans le module Contacts, l'import Liste d'appel verse des prospects directement dans un fichier d'appel du Centre de contact, sans passer par le répertoire.

1. Cliquez sur Importer dans le répertoire, puis choisissez la carte Liste d'appel.
2. Sous les cartes apparaît la question Où atterrissent les leads ?. Choisissez la Campagne, puis le Fichier d'appel de destination. Tant qu'aucune campagne n'est choisie, la liste des fichiers reste bloquée sur Choisissez d'abord une campagne.
3. Cliquez sur Télécharger le modèle (.xlsx) : le modèle est construit d'après le schéma de la campagne que vous venez de choisir — les colonnes importables en dépendent.
4. Remplissez le fichier, un prospect par ligne, puis déposez-le. Format .xlsx uniquement, 20 000 lignes et 1 Mo au maximum.
5. L'étape Mapper est toujours sautée : les colonnes sont reconnues automatiquement d'après leurs en-têtes. Un en-tête inconnu est simplement ignoré.
6. À l'étape Aperçu, contrôlez les lignes refusées et leur motif, puis lancez l'import.
7. L'étape Terminer annonce les leads créés et ignorés, et propose Ouvrir le module pour rejoindre l'administration du Centre de contact.

💡 Quand un contact du répertoire porte le même numéro qu'un prospect importé, le lead lui est rattaché automatiquement ; sinon il reste un lead brut, sans fiche.

⚠️ Cet import ne dédoublonne pas : un numéro déjà présent dans le fichier d'appel, ou répété dans votre fichier, donne autant de leads que de lignes.

ℹ️ Les listes d'opposition (ne pas appeler) ne sont pas appliquées à l'import : elles le sont au moment de l'appel. Un prospect passé en opposition sera écarté quand viendra son tour.

Que veulent dire les lignes refusées d'un aperçu d'import ? #

Dans le module Contacts, l'étape Aperçu d'un import liste les lignes refusées avec, pour chacune, son numéro et son motif. Les plus courants :

• Nom obligatoire., Téléphone obligatoire., E-mail obligatoire. — une information indispensable manque.
• Numéro de téléphone illisible. — le numéro n'est pas exploitable en l'état.
• Doublon dans le fichier. — deux lignes désignent la même fiche (pour les imports de contacts et d'organisations).
• Des colonnes obligatoires manquent dans le fichier. — le fichier ne porte pas toutes les colonnes attendues.
• Trop de lignes, Fichier vide, Aucune ligne de données dans le fichier. — le fichier lui-même pose problème.
• Aucune ligne d'en-tête reconnue. — la première ligne ne contient aucun en-tête que Sphère sache identifier.

Corrigez les lignes signalées dans votre fichier puis relancez l'import, ou importez d'abord les lignes valides et traitez les autres séparément.

ℹ️ Sur un import Liste d'appel, une adresse e-mail mal formée n'invalide pas la ligne : elle est simplement ignorée.

Pourquoi mon fichier est-il refusé au dépôt ? #

Dans le module Contacts, l'assistant d'import refuse un fichier avant même de le lire dans deux cas :

• Seuls les fichiers .xlsx sont acceptés. — enregistrez votre tableur au format Excel .xlsx ; les fichiers CSV ne conviennent pas pour cet assistant.
• Fichier trop volumineux. — le message indique la taille maximale. Découpez votre fichier en plusieurs lots et importez-les l'un après l'autre.

Où retrouver mes imports passés ? #

Dans le module Contacts, le bouton Historique en haut de l'assistant d'import ouvre l'Historique des imports.

Pour les imports Liste d'appel, cet historique est tenu par campagne : choisissez d'abord une campagne pour voir ses imports, et sachez qu'il n'en donne que les compteurs, sans détail ligne à ligne.

Sphère me prévient-il avant un import ? #

Oui. Si votre espace approche du nombre maximal de fiches, le répertoire vous le signale avant de lancer l'import, et non au milieu de l'opération. Le message indique la limite atteinte et vous propose de libérer des fiches ou d'augmenter la limite.

Par ailleurs, avant d'importer un fichier de contacts, une fenêtre vous demande un accord explicite : ces opérations font entrer dans Sphère des données concernant d'autres personnes que vous. Cochez la case et confirmez pour continuer.