Assigner des personnes et gérer les accès à une activité

Comment assigner une activité à quelqu'un ? #

1. Ouvrez l'activité.
2. Allez dans la section Assignations (ou Participants).
3. Choisissez une personne de votre espace de travail.
4. Choisissez son rôle (responsable, relecteur ou observateur), puis validez.

Vous pouvez assigner plusieurs personnes à une même activité, en les ajoutant une par une.

Comment fonctionne le sélecteur d'assignés ? #

Le sélecteur d'assignés facilite le choix des personnes :

• un champ de recherche pour retrouver une personne par son nom ;
• un rôle par personne (responsable, relecteur ou observateur), réglable individuellement ;
• une pile d'avatars (photo ou initiales) qui montre d'un coup d'œil qui est déjà assigné.

Sélectionnez les personnes, ajustez le rôle de chacune, puis validez.

Quels sont les rôles d'assignation ? #

Chaque personne assignée a un rôle qui définit ce qu'elle peut faire :

• Responsable (assignee) : peut consulter, modifier et terminer l'activité.
• Relecteur (reviewer) : peut consulter et terminer l'activité, sans la modifier.
• Observateur (observer) : peut seulement consulter l'activité.

Choisissez le rôle le plus adapté au besoin réel de chaque personne.

Comment changer le rôle ou retirer une personne assignée ? #

Dans la section Assignations de l'activité :

• Pour changer un rôle : ouvrez la personne concernée et choisissez un nouveau rôle.
• Pour retirer quelqu'un : choisissez Retirer à côté de son nom. Elle n'est plus assignée à l'activité.

Qui peut voir une activité (visibilité) ? #

Chaque activité a un niveau de visibilité :

• Privée : seul le créateur la voit.
• Partagée : visible uniquement par les personnes à qui l'accès a été donné (assignées ou invitées).
• Espace de travail : visible par tous les membres de l'espace de travail.

Vous choisissez la visibilité à la création, et vous pouvez la modifier ensuite.

Comment donner un accès précis à une activité partagée ? #

Pour une activité partagée, vous pouvez accorder des accès individuels avec un rôle d'accès :

• Lecteur : peut consulter l'activité.
• Éditeur : peut consulter et modifier l'activité, et y assigner des personnes.
• Propriétaire : peut tout faire, y compris gérer les accès et supprimer l'activité.

Ajoutez une personne, choisissez son rôle d'accès, puis validez. Vous pouvez retirer un accès à tout moment.

Le créateur garde-t-il toujours accès à son activité ? #

Oui. La personne qui a créé une activité conserve toujours un accès complet, quelle que soit la visibilité choisie. Elle n'a donc jamais besoin de se donner un accès à elle-même.

Les administrateurs peuvent-ils voir toutes les activités ? #

Oui. Les administrateurs de l'espace de travail voient toutes les activités, y compris celles qui ne leur sont ni assignées ni partagées. Il s'agit d'un accès de consultation : si un administrateur n'est ni le créateur ni un participant de l'activité, celle-ci s'ouvre en lecture seule. Il peut alors la consulter, mais pas la modifier (une mention « Lecture seule » l'indique). Cet accès sert au suivi et au support ; il ne change rien pour les autres membres, dont la visibilité reste celle décrite plus haut (privée, partagée ou espace de travail).