Vérifier la disponibilité des participants d'une réunion

Comment savoir si mes participants sont libres sur le créneau choisi ? #

Dans le module Activités, dès que votre activité a une date de début et une date de fin et que vous y avez ajouté des participants, un bandeau de disponibilité apparaît dans le formulaire, sous la section des participants.

1. Renseignez le début et la fin de l'activité.
2. Ajoutez les personnes concernées dans Participants.
3. Le bandeau affiche d'abord « Vérification des disponibilités… », puis le résultat.

Trois réponses possibles :

• « Tous les participants sont disponibles » — le créneau convient à tout le monde.
• « N participants ne sont pas disponibles » — le bandeau nomme les personnes occupées et propose d'autres créneaux.
• rien du tout — la vérification n'a pas pu aboutir (connexion, service momentanément indisponible). Un bandeau absent ne veut jamais dire « tout le monde est libre » : dans le doute, confirmez de vive voix.

Pourquoi le bandeau de disponibilité ne s'affiche-t-il pas ? #

Dans le module Activités, la vérification de disponibilité a besoin d'un créneau à comparer. Elle ne se déclenche donc pas dans ces cas, et c'est normal :

• l'activité est cochée Journée entière : il n'y a pas d'horaire à confronter aux agendas ;
• l'activité n'a qu'une échéance (une tâche à rendre) sans début ni fin ;
• il manque la date de début ou la date de fin ;
• aucun participant n'a encore été ajouté.

Complétez le début et la fin, ajoutez des participants, et le bandeau apparaît.

Que veut dire « Occupé · détail non visible » ? #

Dans le module Activités, cette mention signifie que la personne est bien prise sur le créneau, mais que vous n'avez pas accès au détail de ce qui l'occupe : l'activité qui la retient est privée ou partagée avec d'autres. Vous voyez l'horaire de l'occupation, jamais son contenu. C'est volontaire : la disponibilité se partage, pas l'agenda.

Un participant est signalé « ne pourra pas rejoindre » : pourquoi ? #

Dans le module Activités, ce message ne parle pas d'agenda mais du compte de la personne : il ne lui permet pas de se connecter à Sphère aujourd'hui. Le motif est précisé :

• Compte verrouillé, Compte suspendu, Compte désactivé ;
• Compte en attente de vérification ;
• Invitation pas encore acceptée.

Ces personnes sont comptées à part des personnes occupées : « 1 occupé » et « 1 ne pourra pas rejoindre » ne s'additionnent pas. Vous pouvez quand même planifier la réunion, mais prévenez la personne autrement, ou demandez à un administrateur de rétablir son compte.

Un participant a un « statut indisponible » : de quoi s'agit-il ? #

Dans le module Activités, il s'agit du statut de présence que la personne a posé elle-même depuis son menu de profil : Absent, En congé, Ne pas déranger… Son agenda peut être vide sur le créneau, mais elle a annoncé qu'elle n'était pas joignable.

Le bandeau l'indique séparément (« N participants ont un statut indisponible »), avec la précision et l'heure de fin quand elle est renseignée (« Absent — En congé (jusqu'à 14:00) »). Cette information ne bloque rien : c'est à vous de juger.

Comment déplacer ma réunion sur un créneau où tout le monde est libre ? #

Dans le module Activités, quand des participants ne sont pas disponibles, le bandeau propose des créneaux de repli sous l'intitulé Autres créneaux : jusqu'à trois propositions, avec leur horaire et le jour quand il diffère.

1. Cliquez sur le créneau qui vous convient.
2. Les dates de début et de fin de l'activité sont remplacées par celles du créneau choisi.
3. Enregistrez.

Si aucun créneau commun n'existe sur la période, le bandeau l'écrit : « Aucun créneau commun trouvé sur la période. » Élargissez alors les dates ou retirez un participant.

J'enregistre malgré un conflit : que se passe-t-il ? #

Dans le module Activités, si vous validez une activité alors que des participants ne sont pas libres, une fenêtre vous demande de confirmer. Elle prend deux formes selon ce que vous aviez déjà vu à l'écran :

• « Planifier malgré le conflit ? » — le conflit était déjà affiché pendant votre saisie. Trois choix : Planifier quand même, Autres créneaux (pour choisir un autre horaire sans fermer la fenêtre) ou Modifier (revenir au formulaire).
• « Ce créneau ne convient pas à tout le monde » — le conflit est nouveau : il est apparu entre votre saisie et votre validation (quelqu'un vient de réserver le créneau). Un encart Nouveau depuis votre saisie le signale, la liste Déjà pris détaille les occupations, et la section Que faire ? vous laisse choisir entre garder le créneau initial et le déplacer.

Dans les deux cas, rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas choisi.

Puis-je voir la disponibilité d'un contact extérieur à mon organisation ? #

Non. Dans le module Activités, la vérification de disponibilité ne porte que sur les membres de votre espace de travail ajoutés comme participants. Les contacts et organisations associés à l'activité ne sont pas interrogés : leur agenda ne se trouve pas dans Sphère.