Échéances, rappels et activités en retard

Comment fixer une échéance à une tâche ? #

Dans l'activité, renseignez la date d'échéance (la date à laquelle la tâche doit être terminée). Pour une réunion ou un appel, utilisez plutôt la date de début (le créneau prévu). Ces dates apparaissent dans la vue Calendrier et servent à détecter les retards.

Comment être rappelé avant une activité ? #

1. Ouvrez l'activité.
2. Allez dans la section Rappels.
3. Ajoutez un rappel, de deux façons possibles :
   • avant l'échéance / le début : par exemple 15 minutes, 1 heure ou 1 jour avant ;
   • à une date et une heure précises que vous choisissez.
4. Validez.

Le moment venu, vous recevez une notification, sur le web comme sur mobile. Chaque personne gère ses propres rappels : le rappel que vous ajoutez ne concerne que vous.

💡 La pose des rappels se fait depuis la fiche de l'activité dans l'application mobile. La réception du rappel, elle, fonctionne partout, y compris dans l'application web.

Comment supprimer un rappel ? #

Dans la section Rappels de l'activité, repérez le rappel et choisissez Supprimer. Vous ne serez plus prévenu pour celui-ci. Les autres rappels de l'activité restent actifs.

Les réunions vidéo ont-elles un rappel automatique ? #

Oui. Quand vous créez une réunion vidéo avec une heure de début, un rappel automatique est ajouté pour vous prévenir avant le début, sans que vous ayez à le configurer. Vous pouvez toujours ajouter vos propres rappels en complément.

Comment savoir si une activité est en retard ? #

Une activité est considérée en retard quand sa date (échéance ou début) est passée et qu'elle n'est ni terminée ni annulée. Ces activités sont mises en évidence, et vous pouvez les afficher en filtrant sur « en retard » dans la vue Liste (voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres).

Suis-je prévenu quand une activité passe en retard ? #

Oui. Quand une activité dépasse sa date sans être terminée, une notification de retard est envoyée aux personnes concernées (le créateur et les personnes assignées). Cela évite d'oublier une tâche ou un rendez-vous dépassé.

Où arrivent les notifications de rappel et de retard ? #

Les rappels et alertes de retard vous parviennent sous forme de notifications dans Sphère (et en notification poussée sur votre appareil si celles-ci sont activées). Aucune donnée sensible n'est incluse : la notification vous invite simplement à ouvrir l'activité concernée.

Est-ce que je reçois les rappels d'activité sur la version web ? #

Oui. Un rappel programmé sur une activité (« 15 minutes avant », « 1 heure avant »…) s'affiche aussi bien dans l'application web que sur mobile. Il vous parvient de deux façons :

• une bulle de notification apparaît à l'écran au moment du rappel, si l'onglet Sphère est au premier plan. Elle reste une douzaine de secondes et porte une croix pour la fermer tout de suite ;
• si l'onglet est en arrière-plan, c'est une notification de votre système qui s'affiche, à condition que vous les ayez autorisées ;
• dans tous les cas, l'entrée reste consultable dans la cloche de notifications, en haut de l'application.

Le rappel est intitulé « Rappel : "titre de l'activité" », avec le délai restant en dessous (« Dans 15 minutes »).

Que se passe-t-il quand je clique sur un rappel ? #

La bulle de rappel porte un bouton Ouvrir l'activité qui vous amène directement sur la fiche de l'activité concernée. Vous n'êtes plus renvoyé sur la liste générale des activités à charge pour vous d'y retrouver la bonne. Pour un rappel de réunion vidéo, le bouton vous fait rejoindre la salle au lieu d'ouvrir la fiche.

Pourquoi je reçois plusieurs rappels pour la même activité ? #

C'est normal si vous avez posé plusieurs rappels sur la même activité (par exemple « 1 jour avant » puis « 30 minutes avant ») : ce sont deux évènements distincts, tous deux affichés.

En revanche, un même rappel ne se réaffiche pas quand votre navigateur se reconnecte (retour d'onglet, sortie de veille) : Sphère sait le reconnaître et ne le rejoue pas.

Quelles notifications puis-je recevoir au sujet d'une activité ? #

Outre les rappels, le module Activités vous prévient dans quatre autres cas :

• on vous assigne une activité : « X vous a assigné "titre" » ;
• une échéance approche : « "titre" arrive à échéance — Dans 2 heures » ;
• quelqu'un commente une activité : « X a commenté "titre" », avec un aperçu du message ;
• une activité est terminée : « "titre" a été marquée comme terminée ».