Questions fréquentes
Activités — Questions fréquentes
Quelle différence entre une tâche, une réunion et un appel ? #
Ce sont des types d'activité différents. Une tâche est un travail à faire avec une échéance. Une réunion est un rendez-vous à un créneau donné, avec d'autres personnes. Un appel est un appel téléphonique à passer ou à noter. Il existe aussi la réunion vidéo (visioconférence), la relance et un type personnalisé. Chaque type a ses propres statuts.
Qui peut voir mes activités ? #
Cela dépend de la visibilité de chaque activité : privée (vous seul), partagée (les personnes à qui vous donnez accès) ou espace de travail (tous les membres). Le créateur d'une activité y a toujours accès. Voir Assigner des personnes et gérer les accès à une activité.
Comment marquer une tâche comme faite ? #
Ouvrez la tâche et choisissez Marquer comme terminée, ou faites glisser sa carte dans la colonne de fin en vue Kanban. Elle passe alors en statut terminé. Vous pouvez la rouvrir ensuite si besoin. Voir Statuts, terminer et rouvrir une activité.
Comment être prévenu avant une échéance ? #
Ajoutez un rappel sur l'activité : soit un certain temps avant (par exemple 1 heure avant), soit à une date et heure précises. Vous recevez alors une notification. Chacun gère ses propres rappels. Voir Échéances, rappels et activités en retard.
Peut-on assigner une activité à plusieurs personnes ? #
Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs personnes à une même activité, une par une, chacune avec un rôle (responsable, relecteur ou observateur). Voir Assigner des personnes et gérer les accès à une activité.
Comment créer une réunion qui revient chaque semaine ? #
Activez la récurrence sur l'activité, choisissez la fréquence hebdomadaire et, si vous voulez, les jours concernés. Vous pouvez limiter la série à un nombre de répétitions ou à une date de fin. Voir Créer et gérer une activité récurrente.
Comment retrouver toutes les activités qui me sont assignées ? #
La liste s'ouvre par défaut sur Mes activités (celles que vous avez créées ou qui vous sont assignées). Pour cibler, appliquez dans le Filtre avancé le filtre personne assignée en vous sélectionnant, et ajoutez « en retard » pour voir en priorité ce qui est dépassé. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Pourquoi ne vois-je que mes activités par défaut ? #
La liste s'ouvre sur Mes activités pour aller à l'essentiel. Pour voir l'ensemble des activités de l'espace de travail, désactivez Mes activités (ou basculez sur tout l'espace) dans le filtre. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Comment exporter mes activités dans un tableur ? #
Dans la vue Liste (tableau), cliquez sur Exporter : un fichier CSV est téléchargé avec les activités affichées, en respectant votre recherche, vos filtres et la période en cours. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Un administrateur peut-il voir mes activités ? #
Oui. Les administrateurs de l'espace de travail voient toutes les activités. S'ils ne sont ni créateur ni participant, l'activité s'ouvre pour eux en lecture seule (consultation, sans modification). Voir Assigner des personnes et gérer les accès à une activité.
Puis-je faire une réunion en visio directement dans Sphère ? #
Oui. Créez une activité de type Réunion vidéo : une salle de visioconférence y est associée. Tout ce qui concerne la visio (rejoindre, inviter, partage d'écran, enregistrement, sous-titres, modération, arrière-plans…) est documenté dans son module dédié → voir Sphere Visio (visioconférence) — présentation et sommaire (et sa FAQ Sphere Visio — Questions fréquentes).
Comment relier une activité à un contact ? #
Ouvrez l'activité, allez dans Éléments liés et choisissez le contact (ou le dossier). L'activité apparaît alors aussi depuis la fiche du contact. Voir Lier une activité à un contact et en discuter.
Peut-on associer plusieurs contacts et organisations à une activité ? #
Oui. Dans les champs Contacts associés et Organisations associées d'une activité, recherchez et sélectionnez plusieurs contacts et entreprises, comme vous ajoutez des personnes assignées. Ils s'affichent ensuite avec leur avatar dans l'onglet Associés, et se modifient depuis l'édition de l'activité. Voir Lier une activité à un contact et en discuter.
Comment filtrer rapidement mes activités en retard (ou en cours, terminées) ? #
Les cartes de compteurs Total, En cours, Terminées et En retard sont cliquables : cliquez sur l'une d'elles pour n'afficher que les activités correspondantes. Ce filtre fonctionne de la même façon en vue liste, kanban et calendrier. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Comment créer une activité directement dans le calendrier ? #
En vue Calendrier, glissez pour sélectionner un créneau : le formulaire s'ouvre pré-rempli avec les dates de début et de fin. Il n'y a plus de bouton « Nouvel événement ». Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Comment trier mes activités par date de début ? #
Ouvrez le menu Trier par en haut de la liste et choisissez Date de début (croissant ou décroissant). Le tri réordonne bien tout le tableau. D'autres critères sont disponibles (priorité, statut, titre, date de création). Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Les activités sont-elles accessibles sur mobile ? #
Oui. Vos activités sont accessibles depuis l'application mobile comme depuis la version web.
Quelle différence entre annuler et supprimer une activité ? #
Annuler met l'activité en statut « Annulée » : elle reste visible dans l'historique et les filtres. Supprimer la retire de vos vues. Utilisez l'annulation pour garder une trace, la suppression pour retirer une activité créée par erreur.
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