Questions fréquentes
Activités — Questions fréquentes
Quelle différence entre une tâche, une réunion et un appel ? #
Ce sont des types d'activité différents. Une tâche est un travail à faire avec une échéance. Une réunion est un rendez-vous à un créneau donné, avec d'autres personnes. Un appel est un appel téléphonique à passer ou à noter. Il existe aussi la réunion vidéo (visioconférence), la relance et un type personnalisé. Chaque type a ses propres statuts.
Qui peut voir mes activités ? #
Cela dépend de la visibilité de chaque activité : privée (vous seul), partagée (les personnes à qui vous donnez accès) ou espace de travail (tous les membres). Le créateur d'une activité y a toujours accès. Voir Assigner des personnes et gérer les accès à une activité.
Comment marquer une tâche comme faite ? #
Ouvrez la tâche et choisissez Marquer comme terminée, ou faites glisser sa carte dans la colonne de fin en vue Kanban. Elle passe alors en statut terminé. Vous pouvez la rouvrir ensuite si besoin. Voir Statuts, terminer et rouvrir une activité.
Comment être prévenu avant une échéance ? #
Ajoutez un rappel sur l'activité : soit un certain temps avant (par exemple 1 heure avant), soit à une date et heure précises. Vous recevez alors une notification. Chacun gère ses propres rappels. Voir Échéances, rappels et activités en retard.
Peut-on assigner une activité à plusieurs personnes ? #
Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs personnes à une même activité, une par une, chacune avec un rôle (responsable, relecteur ou observateur). Voir Assigner des personnes et gérer les accès à une activité.
Comment créer une réunion qui revient chaque semaine ? #
Activez la récurrence sur l'activité, choisissez la fréquence hebdomadaire et, si vous voulez, les jours concernés. Vous pouvez limiter la série à un nombre de répétitions ou à une date de fin. Voir Créer et gérer une activité récurrente.
Comment retrouver toutes les activités qui me sont assignées ? #
La liste s'ouvre par défaut sur Mes activités (celles que vous avez créées ou qui vous sont assignées). Pour cibler, appliquez dans le Filtre avancé le filtre personne assignée en vous sélectionnant, et ajoutez « en retard » pour voir en priorité ce qui est dépassé. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Pourquoi ne vois-je que mes activités par défaut ? #
La liste s'ouvre sur Mes activités pour aller à l'essentiel. Pour voir l'ensemble des activités de l'espace de travail, désactivez Mes activités (ou basculez sur tout l'espace) dans le filtre. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Comment exporter mes activités dans un tableur ? #
Dans la vue Liste (tableau), cliquez sur Exporter : un fichier CSV est téléchargé avec les activités affichées, en respectant votre recherche, vos filtres et la période en cours. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Un administrateur peut-il voir mes activités ? #
Oui. Les administrateurs de l'espace de travail voient toutes les activités. S'ils ne sont ni créateur ni participant, l'activité s'ouvre pour eux en lecture seule (consultation, sans modification). Voir Assigner des personnes et gérer les accès à une activité.
Puis-je faire une réunion en visio directement dans Sphère ? #
Oui. Créez une activité de type Réunion vidéo : une salle de visioconférence y est associée. Tout ce qui concerne la visio (rejoindre, inviter, partage d'écran, enregistrement, sous-titres, modération, arrière-plans…) est documenté dans son module dédié → voir Sphere Visio (visioconférence) — présentation et sommaire (et sa FAQ Sphere Visio — Questions fréquentes).
Comment relier une activité à un contact ? #
Ouvrez l'activité, allez dans Éléments liés et choisissez le contact (ou le dossier). L'activité apparaît alors aussi depuis la fiche du contact. Voir Lier une activité à un contact et en discuter.
Peut-on associer plusieurs contacts et organisations à une activité ? #
Oui. Dans les champs Contacts associés et Organisations associées d'une activité, recherchez et sélectionnez plusieurs contacts et entreprises, comme vous ajoutez des personnes assignées. Ils s'affichent ensuite avec leur avatar dans l'onglet Associés, et se modifient depuis l'édition de l'activité. Voir Lier une activité à un contact et en discuter.
Comment filtrer rapidement mes activités en retard (ou en cours, terminées) ? #
Les cartes de compteurs Total, En cours, Terminées et En retard sont cliquables : cliquez sur l'une d'elles pour n'afficher que les activités correspondantes. Ce filtre fonctionne de la même façon en vue liste, kanban et calendrier. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Comment créer une activité directement dans le calendrier ? #
En vue Calendrier, glissez pour sélectionner un créneau : le formulaire s'ouvre pré-rempli avec les dates de début et de fin. Il n'y a plus de bouton « Nouvel événement ». Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Comment trier mes activités par date de début ? #
Ouvrez le menu Trier par en haut de la liste et choisissez Date de début (croissant ou décroissant). Le tri réordonne bien tout le tableau. D'autres critères sont disponibles (priorité, statut, titre, date de création). Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.
Les activités sont-elles accessibles sur mobile ? #
Oui. Vos activités sont accessibles depuis l'application mobile comme depuis la version web.
Quelle différence entre annuler et supprimer une activité ? #
Annuler met l'activité en statut « Annulée » : elle reste visible dans l'historique et les filtres. Supprimer la retire de vos vues. Utilisez l'annulation pour garder une trace, la suppression pour retirer une activité créée par erreur.
Puis-je choisir le statut d'une activité dès sa création ? #
Oui. Le formulaire Nouvelle activité comporte un champ Statut, qui ne propose que les statuts valides pour le type choisi. Si vous changez de type ensuite, le statut revient à celui par défaut du nouveau type. Voir Statuts, terminer et rouvrir une activité.
Comment créer plusieurs activités d'un coup ? #
En les important depuis un classeur : une ligne, une activité. Le bouton Importer de la barre d'outils du module Activités ouvre l'écran d'import. Type et titre sont obligatoires ; les visioconférences, la récurrence, les pièces jointes et les rappels ne s'importent pas. Voir Importer des activités depuis un fichier tableur.
Sphère prévient-il si un participant n'est pas libre sur le créneau ? #
Oui. Dès que l'activité a un début et une fin et que vous y ajoutez des participants, un bandeau annonce « Tous les participants sont disponibles » ou nomme les personnes occupées, et propose jusqu'à trois autres créneaux. Si vous validez malgré le conflit, une fenêtre vous demande de confirmer. Voir Vérifier la disponibilité des participants d'une réunion.
Un participant est signalé « ne pourra pas rejoindre » : que faire ? #
Ce message ne parle pas de son agenda mais de son compte (verrouillé, suspendu, désactivé, en attente de vérification, ou invitation non acceptée). Vous pouvez planifier la réunion quand même, mais prévenez la personne autrement et signalez le compte à un administrateur. Voir Vérifier la disponibilité des participants d'une réunion.
Comment attacher un compte rendu à une réunion déjà terminée ? #
Ouvrez l'activité, allez dans l'onglet Notes, puis Nouvelle note (ou Lier une note pour rattacher une note existante). C'est possible même quand l'activité est terminée ou annulée : c'est justement le cas le plus fréquent. Voir Rattacher des notes (compte rendu) à une activité.
Pourquoi je ne vois pas la note qu'un collègue a rattachée à notre réunion ? #
Parce qu'elle est privée. L'onglet Notes d'une activité ne montre que les notes auxquelles vous avez réellement accès : une note non partagée n'est ni listée ni comptée. Demandez à son auteur de vous la partager.
Pourquoi certains champs de la fiche restent-ils vides et affichés ? #
C'est volontaire : le bloc Informations liste tous les champs personnalisés visibles pour vous, remplis ou non, pour que vous sachiez ce qui reste à compléter. Cliquez sur Modifier à droite du titre pour les renseigner sur place. Voir Champs personnalisés d'une activité (formulaire, fiche et colonnes).
Comment afficher un champ personnalisé en colonne du tableau ? #
En vue Liste (tableau), cliquez sur le bouton Colonnes et cochez les champs voulus. Ce choix est personnel et il est mémorisé. Voir Champs personnalisés d'une activité (formulaire, fiche et colonnes).
Je reçois maintenant les rappels d'activité dans le navigateur : c'est normal ? #
Oui. Un rappel programmé sur une activité s'affiche désormais dans l'application web comme sur mobile, sous forme de bulle puis d'entrée dans la cloche. Le bouton Ouvrir l'activité vous emmène directement sur la bonne fiche. Voir Échéances, rappels et activités en retard.
Qui est « Système » dans la colonne Créateur ? #
Personne : c'est une activité produite automatiquement par un processus de votre organisation. Elle remplace la pastille « 00 » qui s'affichait auparavant et qui n'était que le début d'un identifiant technique. Voir Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres et le module Workflow — présentation et sommaire.
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