Rattacher des notes (compte rendu) à une activité

Où sont les notes d'une activité ? #

Dans le module Activités, ouvrez une activité : son panneau de détail comporte des onglets, dont Notes. Un compteur y indique le nombre de notes déjà rattachées.

Cet onglet reste disponible même quand l'activité est terminée ou annulée : rédiger le compte rendu après la réunion est justement le cas le plus fréquent.

Comment créer un compte rendu depuis une activité ? #

1. Ouvrez l'activité, puis l'onglet Notes.
2. Cliquez sur Nouvelle note.
3. Donnez un titre (par exemple « Compte rendu de la réunion »).
4. Choisissez de cocher ou non Partager avec les participants (voir plus bas).
5. Cliquez sur Créer, ou sur Créer et ouvrir pour commencer à écrire tout de suite.

La note est créée et rattachée à l'activité en une seule opération.

Comment rattacher une note qui existe déjà ? #

1. Ouvrez l'activité, puis l'onglet Notes.
2. Cliquez sur Lier une note.
3. Recherchez la note par son titre dans le champ Rechercher une note….
4. Cliquez sur Lier.

La note apparaît alors dans la liste des notes de l'activité, sans quitter le module Notes où elle continue de vivre.

Comment écrire dans une note sans quitter l'activité ? #

Dans le module Activités, cliquez sur une note de l'onglet Notes : l'éditeur s'ouvre à la place de la liste, dans le panneau de l'activité. Vous écrivez, vos modifications sont enregistrées automatiquement, et la flèche de retour vous ramène à la liste des notes.

Vous ne changez pas de page : l'activité reste ouverte derrière, et une réunion vidéo en cours n'est pas interrompue.

Que veut dire « Partager avec les participants » ? #

Dans le module Activités, cette case, proposée à la création d'une note depuis une activité, décide qui pourra lire la note :

• cochée : les personnes de l'activité reçoivent l'accès à la note. Un message confirme combien de personnes y ont désormais accès.
• décochée : la note n'est lisible que par vous. Les autres participants n'y ont aucun accès tant que vous ne la partagez pas.

Si le partage échoue pour une ou plusieurs personnes, Sphère le dit explicitement (« Le partage n'a pas abouti pour N personnes ») : la note existe bien, mais tout le monde ne la voit pas encore. Reprenez le partage depuis la note elle-même (voir Partager une note et gérer les droits).

Pourquoi je ne vois pas toutes les notes rattachées à une activité ? #

Dans le module Activités, l'onglet Notes ne montre que les notes auxquelles vous avez réellement accès. Une note privée écrite par un collègue sur la même réunion existe, mais elle ne vous est ni listée ni comptée : la confidentialité de la note l'emporte sur le rattachement.

Il n'y a donc rien à demander pour « débloquer » une note manquante, sinon à son auteur de vous la partager.

Comment détacher une note d'une activité ? #

1. Ouvrez l'activité, puis l'onglet Notes.
2. Repérez la note et choisissez Délier.
3. Confirmez.

La note n'est pas supprimée : elle est seulement détachée de cette activité et reste accessible depuis le module Notes.

Comment trier les notes d'une activité entre partagées et privées ? #

Dans le module Activités, l'onglet Notes propose un filtre à trois positions : Toutes, Partagées, Privées. Chaque note porte par ailleurs un badge qui rappelle son état : Privée, Partagée · N personnes, ou Archivée.

Les notes rattachées se mettent-elles à jour toutes seules ? #

Oui. Dans le module Activités comme dans une réunion vidéo, quand un participant rattache ou détache une note, la liste se met à jour immédiatement chez tout le monde, sans avoir à recharger la page.

Si la liste ne peut momentanément pas être chargée, un message le dit clairement (« Les notes liées ne peuvent pas être affichées pour l'instant. Ceci n'est pas une liste vide. ») : une liste vide et une liste indisponible ne se confondent jamais.

Et pour une réunion vidéo ? #

Le fonctionnement est le même, depuis le panneau de la visioconférence, avec en plus la notion de compte rendu principal de la réunion. Voir le module dédié → Sphere Visio — prendre des notes pendant et après une réunion.