Champs personnalisés d'une activité (formulaire, fiche et colonnes)

Où saisir les champs personnalisés d'une activité ? #

Dans le module Activités, ouvrez le formulaire de création ou de modification d'une activité : les champs ajoutés par votre organisation se trouvent dans la section Champs supplémentaires (aussi appelée Détails complémentaires), sous les informations standard.

Remplissez-les comme les autres champs, puis enregistrez. Un champ marqué obligatoire doit être renseigné : sinon, un message « Veuillez remplir les champs obligatoires » vous indique lesquels manquent, et l'enregistrement est refusé.

Dans quel ordre les champs personnalisés apparaissent-ils ? #

Dans le module Activités, les champs personnalisés se présentent dans l'ordre défini par votre administrateur. Cet ordre s'applique immédiatement : dès qu'il est modifié dans la configuration de l'organisation, le formulaire d'activité le reprend, sans qu'il y ait quoi que ce soit à recharger.

Attention : certains champs livrés avec Sphère occupent une position fixe dans le formulaire (le titre en haut, les dates dans la section Planning…). Les réordonner n'a aucun effet sur l'écran d'activité ; seuls les champs personnalisés de la section Champs supplémentaires suivent l'ordre configuré. La configuration des champs le signale à l'administrateur. Voir Objets et champs (Réglages).

Pourquoi certains champs personnalisés n'apparaissent-ils pas sur ma fiche ? #

Dans le module Activités, un champ personnalisé peut être masqué ou réservé aux administrateurs par votre organisation. Dans ce cas, il n'apparaît ni dans le formulaire, ni sur la fiche détail de l'activité : ce n'est pas un dysfonctionnement.

Conséquence utile : un champ que vous ne pouvez ni voir ni modifier ne peut jamais vous empêcher d'enregistrer, même s'il est déclaré obligatoire. Si vous avez besoin d'un champ que vous ne voyez pas, demandez à un administrateur de votre organisation de l'ouvrir à votre rôle.

Où voir et modifier les champs personnalisés depuis la fiche d'une activité ? #

Dans le module Activités, ouvrez une activité : le panneau de détail comporte un bloc Informations qui liste tous les champs personnalisés visibles pour vous, y compris ceux qui sont vides. Un champ tout juste créé par votre administrateur y apparaît donc immédiatement, prêt à être rempli.

Pour les renseigner sans quitter la fiche :

1. Cliquez sur Modifier, à droite du titre Informations.
2. Complétez ou corrigez les champs voulus.
3. Cliquez sur Enregistrer (ou Annuler pour tout abandonner).

Seuls les champs que vous avez réellement touchés sont enregistrés. Le bouton Enregistrer reste inactif tant que rien n'a changé.

Comment afficher un champ personnalisé en colonne dans la liste des activités ? #

Dans le module Activités, en vue Liste (tableau), un bouton Colonnes apparaît dès que votre organisation a créé au moins un champ personnalisé sur les activités.

1. Cliquez sur Colonnes, en haut du tableau.
2. Cochez les champs personnalisés que vous voulez voir en colonnes, décochez les autres.
3. Le tableau se met à jour aussitôt.

Ce choix est personnel : il ne change rien pour vos collègues, et Sphère s'en souvient d'une visite à l'autre.

Comment ajouter un champ personnalisé aux activités ? #

Cette action est réservée aux administrateurs de l'organisation. Depuis le module Activités, ouvrez le menu Plus d'actions de la barre d'outils, puis Ajouter un champ personnalisé. La fenêtre Ajouter un champ d'activité demande :

• le Nom du champ (par exemple « Numéro de dossier ») ;
• un Groupe de champs, facultatif, pour ranger le champ avec d'autres ;
• le Type de champ (texte, nombre, date, liste…) ; pour une liste, ajoutez au moins une option ;
• des Règles de qualité : Obligatoire et Unique.

Le champ s'applique à toutes les activités de l'espace de travail, comme l'indique la fenêtre. Une fois enregistré, il apparaît immédiatement dans le formulaire, sur les fiches et dans le sélecteur de colonnes. La configuration complète des champs se fait par ailleurs dans l'administration → voir Objets et champs (Réglages).