Importer des activités depuis un fichier tableur

Comment lancer un import d'activités ? #

1. Ouvrez le module Activités.
2. Cliquez sur le bouton Importer, dans la barre d'outils en haut de l'écran.
3. Vous arrivez sur l'écran Importer des données, déjà positionné sur les activités.
4. Suivez les cinq étapes : Module → Téléverser → Mapper → Aperçu → Terminer.

Le déroulé complet de ces étapes (téléversement, correspondance des colonnes, aperçu ligne à ligne, historique) est décrit une fois pour tous les modules dans Importer des données (contacts, organisations, membres, listes d'appel, affaires, activités).

Le bouton Importer n'apparaît que si vous êtes administrateur de l'organisation et que vous avez le droit de créer des activités. Sans cela, demandez l'import à un administrateur.

Quelles colonnes mettre dans mon fichier d'activités ? #

Le plus simple est de partir du modèle .xlsx téléchargeable depuis le guide de l'écran d'import : il porte exactement les colonnes attendues, vos champs personnalisés compris.

Les colonnes reconnues sont : Type, Titre, Description, Statut, Priorité, Visibilité, Début, Fin, Échéance, Journée entière, Lieu, Assignés, Contact, Organisation.

Type et Titre sont obligatoires. Exemples de valeurs : Tâche, Relancer le client, À faire, Normale, 01/07/2026 10:00, 31/12/2026, non, Salle B.

Comment indiquer les assignés, le contact et l'organisation dans le fichier ? #

Ces trois colonnes désignent des éléments qui doivent déjà exister dans Sphère ; l'import ne les crée jamais.

• Assignés : les adresses e-mail des membres, séparées par un point-virgule (alice@example.com; bob@example.com), sans doublon. Chacun reçoit le rôle d'assigné. Un e-mail inconnu fait refuser la ligne, de même qu'un nombre d'assignés trop élevé.
• Contact : l'adresse e-mail exacte d'un contact du répertoire.
• Organisation : le nom exact d'une organisation du répertoire.

Une valeur ambiguë (plusieurs correspondances possibles) fait refuser la ligne. Si le rattachement échoue après la création, l'activité existe quand même, sans son contact ni son organisation : reprenez le rattachement depuis sa fiche.

Quel statut mettre dans mon fichier ? #

Le statut doit être valide pour le type de la ligne : « terminé » se dit Terminée pour une tâche et Terminé pour une réunion ou un appel, et un appel accepte Sans réponse là où une tâche ne le connaît pas. Un statut qui n'existe pas pour le type fait refuser la ligne.

Laissez la cellule vide pour appliquer le statut par défaut du type (À faire pour une tâche, Planifiée pour une réunion, En attente pour une relance). Voir Statuts, terminer et rouvrir une activité.

Comment les dates sont-elles interprétées à l'import ? #

• Une heure sans indication de fuseau est lue dans votre fuseau horaire.
• Une date seule (sans heure) vaut minuit.
• La fin ne peut pas précéder le début : la ligne serait refusée.

Qu'est-ce qui ne s'importe pas ? #

• Les réunions vidéo : chaque visio réserve une salle et envoie des invitations, ce qu'un fichier de plusieurs centaines de lignes ne doit pas déclencher. Créez-les depuis le module Activités.
• La récurrence, les sous-tâches, la couleur, les pièces jointes et les rappels : une colonne qui les porterait est simplement ignorée.

Mes collègues sont-ils prévenus des activités importées ? #

Non, et c'est voulu : aucune notification n'est envoyée aux assignés pour les lignes importées. L'import n'inonde pas vos collègues de messages. Les activités apparaissent simplement dans leurs vues.

Si je relance le même fichier, vais-je créer des doublons ? #

Oui. L'import ne fait aucun rapprochement avec les activités déjà présentes : réimporter un fichier crée les activités une seconde fois. Seules les lignes identiques à l'intérieur d'un même fichier sont refusées comme doublons.

Avant de relancer un import, vérifiez dans l'historique ce qui a déjà été créé.

Où retrouver ce qui a été importé ? #

Les activités créées apparaissent immédiatement dans le module Activités (liste, kanban, calendrier) et dans les compteurs. L'historique des imports conserve chaque lot avec, pour chaque ligne, les valeurs importées, le motif du refus le cas échéant, et l'état actuel de l'activité (active ou supprimée).