Créer une activité (tâche, réunion, appel)

Comment créer une nouvelle activité ? #

1. Ouvrez le module Activités depuis la barre latérale.
2. Cliquez sur Nouvelle activité (ou le bouton +).
3. Choisissez le type (tâche, réunion, appel, réunion vidéo, relance…).
4. Donnez un titre, puis complétez les champs utiles (description, dates, priorité).
5. Validez : l'activité apparaît dans vos listes et vues.

Seuls le type et le titre sont obligatoires. Tout le reste peut être ajouté ou modifié plus tard — sauf un champ personnalisé déclaré obligatoire par votre organisation, qui bloque l'enregistrement tant qu'il est vide (voir Champs personnalisés d'une activité (formulaire, fiche et colonnes)).

💡 Le formulaire de la version web s'organise en trois blocs : Propriétés (type, statut, priorité, échéance, visibilité), Participants, puis Détails complémentaires — c'est là que se trouvent les champs ajoutés par votre organisation. Un bouton Plus d'options / Moins d'options déplie ou replie ce qui n'est pas indispensable. Astuce clavier : Cmd/Ctrl + Entrée valide le formulaire.

Puis-je choisir le statut dès la création ? #

Oui. Dans le module Activités, le formulaire Nouvelle activité comporte un champ Statut qui ne propose que les statuts valides pour le type sélectionné. Si vous changez de type ensuite, le statut revient à celui par défaut du nouveau type. Détails dans Statuts, terminer et rouvrir une activité.

Peut-on créer une activité rattachée à un ticket ou à une affaire ? #

Oui. Dans le module Activités, quand vous ouvrez le formulaire depuis un ticket ou depuis une affaire, deux champs apparaissent : Ticket lié et Affaire liée. Un texte le rappelle : « L'activité sera liée à ce ticket à la création. » Le rattachement est fait automatiquement à l'enregistrement, vous n'avez rien à refaire ensuite.

Quels types d'activité existent ? #

Le module propose plusieurs types, chacun adapté à un usage :

• Tâche : un travail à faire (avec une échéance).
• Réunion : un rendez-vous avec d'autres personnes, à un créneau donné.
• Appel : un appel téléphonique à passer ou à noter.
• Réunion vidéo (visio) : une réunion en visioconférence intégrée à Sphère (voir le module dédié Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente).
• Relance / suivi : un rappel de recontacter quelqu'un ou de suivre un dossier.
• Personnalisé : pour un besoin qui n'entre pas dans les cases précédentes.

Chaque type suit son propre cycle de statuts (voir Statuts, terminer et rouvrir une activité).

Comment définir la priorité d'une activité ? #

Dans le formulaire de l'activité, choisissez un niveau de priorité :

• Basse
• Normale (valeur par défaut)
• Haute
• Urgente

La priorité aide à repérer d'un coup d'œil ce qui compte le plus dans vos listes, et vous pouvez filtrer par priorité.

Comment ajouter des dates à une activité ? #

Une activité peut porter plusieurs dates :

• Date de début et date de fin : pour les réunions et rendez-vous (avec une heure).
• Échéance : la date à laquelle une tâche doit être terminée.
• Journée entière : une option pour les évènements qui durent toute la journée, sans heure précise.

Ces dates alimentent la vue Calendrier et servent à détecter les activités en retard (voir Échéances, rappels et activités en retard).

Comment indiquer un lieu pour une réunion ? #

Renseignez le champ Lieu de l'activité (adresse, salle, ou simplement un intitulé). Il s'affiche avec les détails de l'activité, pratique pour un rendez-vous physique. Sur la version web, ce champ se saisit depuis la fenêtre d'évènement de la vue Calendrier.

Comment savoir si les participants sont libres sur le créneau choisi ? #

Dans le module Activités, dès que l'activité a un début et une fin et que vous y avez ajouté des participants, un bandeau vous dit si tout le monde est disponible, nomme les personnes occupées et propose d'autres créneaux avant l'enregistrement. Détails complets dans Vérifier la disponibilité des participants d'une réunion.

Comment donner une couleur à une activité ? #

Sur la version web, la couleur se choisit depuis la vue Calendrier : ouvrez (ou créez) l'évènement, puis sélectionnez une teinte dans la liste Couleur — Ciel, Ambre, Violet, Rose, Émeraude ou Orange. Cette couleur aide à distinguer visuellement vos activités (par projet, par type, par importance…).

Peut-on créer une activité directement dans le calendrier ? #

Oui. Dans le module Activités, en vue Calendrier, sélectionnez un créneau en glissant dessus : le formulaire s'ouvre déjà pré-rempli avec la date de début et la date de fin correspondant à votre sélection. Il n'y a plus de bouton « Nouvel événement » : la création se fait toujours en cliquant ou en glissant sur un créneau. Détails dans Vues (liste, kanban, calendrier), recherche et filtres.

Peut-on associer des contacts et des organisations à la création ? #

Oui. Dans le module Activités, le formulaire de création propose les champs Contacts associés et Organisations associées : recherchez et sélectionnez un ou plusieurs contacts et entreprises à rattacher à l'activité, comme vous ajoutez des personnes assignées. C'est optionnel et modifiable ensuite. Voir Lier une activité à un contact et en discuter.

Peut-on créer plusieurs activités d'un coup ? #

Oui, en les important depuis un fichier tableur : une ligne, une activité. Le bouton Importer de la barre d'outils du module Activités y mène. Voir Importer des activités depuis un fichier tableur.

Peut-on modifier une activité après l'avoir créée ? #

Oui. Ouvrez l'activité et modifiez les champs voulus (titre, dates, priorité, description…), puis enregistrez. Les changements sont pris en compte immédiatement dans toutes les vues.