Objets et champs (Réglages)

Qu'est-ce qu'un objet et un champ ? #

Un objet représente un type d'enregistrement de votre organisation (ticket, contact, affaire…). Chaque objet possède des champs, qui sont les informations qu'on y saisit (un titre, un statut, une date…).

L'écran se trouve dans Paramètres → Familles & Entités ; sa colonne de gauche s'intitule Objets. Sélectionnez un objet pour gérer ses champs : les ajouter, les modifier, changer leur ordre ou en supprimer. Deux onglets accompagnent chaque objet : Champs et Aperçu, ce dernier montrant le formulaire de création tel qu'il sera présenté.

Qu'est-ce qu'un champ système ? #

Un champ système est un champ fourni d'origine, indispensable au fonctionnement de l'objet. Il porte la mention Système. Vous pouvez ajuster ses réglages (le rendre obligatoire, changer sa visibilité, modifier les options d'une liste), mais son code et son type restent verrouillés, et il ne peut jamais être supprimé. Un champ que vous avez créé vous-même reste, lui, entièrement modifiable et supprimable.

Comment modifier les réglages d'un champ ? #

1. Ouvrez Réglages → Objets et sélectionnez l'objet concerné.
2. Dans l'onglet Champs, ouvrez le champ à modifier.
3. Ajustez ses réglages : obligatoire, visibilité, texte d'aide, etc.
4. Pour un champ de type liste (sélection), modifiez les options proposées (ajouter ou retirer un choix).
5. Enregistrez.

💡 Sur un champ système, seuls les réglages sont modifiables (dont les options d'une liste) ; son type ne change pas.

Pourquoi ne puis-je pas rendre un champ à la fois obligatoire et masqué ? #

Un champ obligatoire ne peut pas être masqué : s'il doit être rempli, il doit rester visible pour qu'on puisse le saisir. Sphère bloque cette combinaison. Rendez le champ visible, ou retirez son caractère obligatoire.

Comment réorganiser l'ordre des champs ? #

Dans l'onglet Champs d'un objet, choisissez Réordonner pour changer l'ordre des champs. Cet ordre détermine la disposition des champs dans les formulaires de création et sur les fiches. Placez en premier les informations les plus importantes.

Comment supprimer un champ en toute sécurité ? #

La suppression d'un champ est protégée pour éviter les pertes de données.

1. Ouvrez le champ dans Réglages → Objets, onglet Champs.
2. Choisissez Supprimer le champ.
3. Sphère vérifie d'abord l'impact de la suppression et affiche une confirmation.
4. Confirmez pour supprimer. L'action est irréversible.

La suppression est bloquée dans ces cas :

• le champ est un champ système (jamais supprimable) ;
• des enregistrements contiennent déjà des données pour ce champ ;
• le champ est utilisé dans une mise en page ou une vue enregistrée.

Dans ces situations, Sphère explique la raison du blocage. Retirez d'abord le champ des vues et mises en page, ou videz les données concernées, avant de réessayer.

Comment créer mon propre objet ? #

L'écran Familles & Entités ne se limite plus aux champs : vous y créez aussi vos propres objets.

1. Ouvrez Paramètres → Familles & Entités, puis cliquez Nouvel objet.
2. Saisissez le nom au singulier (par exemple « Affaire ») et le nom au pluriel (« Affaires »).
3. Un code est généré à partir du nom. C'est un identifiant technique en minuscules, définitif après la création.
4. Choisissez une couleur pour repérer l'objet d'un coup d'œil.
5. Renseignez le modèle de titre : les champs entre accolades composent le titre affiché d'une fiche, par exemple {first_name} {last_name}.
6. Créez, puis définissez les champs de l'objet.

Modifier un objet permet de le renommer et de changer sa couleur ; son code reste inchangé.

Comment retirer un objet devenu inutile ? #

Deux gestes, selon ce que l'objet contient :

• Supprimer — possible seulement si l'objet est vide. L'action est irréversible.
• Archiver — proposé quand l'objet contient encore des enregistrements : il disparaît des écrans, ses enregistrements sont conservés.

Les objets fournis d'origine (objets système) ne sont jamais supprimables.

Comment retirer un champ sans perdre ses données ? #

Plutôt que de supprimer un champ — ce qui est irréversible et souvent bloqué —, désactivez-le.

1. Ouvrez le champ dans Paramètres → Familles & Entités.
2. Décochez Champ actif.
3. Enregistrez.

Le champ disparaît des formulaires, des fiches et des colonnes, mais ses valeurs enregistrées sont conservées. Il porte alors le badge Désactivé, et se réactive en recochant la case. C'est le bon geste quand une information cesse d'être collectée mais que l'historique doit rester consultable.

⚠️ Un champ système ne peut pas être désactivé.

Comment créer un champ dont la valeur se calcule toute seule ? #

Deux types de champ calculent leur valeur à partir des autres champs de la même fiche :

• Formule — la valeur est évaluée à chaque lecture et jamais stockée : elle suit toujours les champs dont elle dépend. À choisir quand la valeur doit rester exacte en permanence.
• Calculé — la valeur est calculée à chaque enregistrement, puis stockée : elle reste figée jusqu'à la prochaine modification de la fiche. À choisir quand la valeur doit refléter l'état au moment de la saisie.

1. Créez un champ et choisissez le type Formule ou Calculé.
2. Saisissez l'expression : utilisez les codes des autres champs de cet objet, les opérateurs +, -, *, / et les parenthèses. Les fonctions autorisées sont listées sous le champ.
3. Enregistrez.

💡 Une valeur calculée n'est jamais saisie : les réglages obligatoire et unique ne s'y appliquent pas, et le champ n'est pas importable.

Comment restreindre l'accès à un champ selon le rôle ? #

Le bloc Permissions par rôle, dans l'éditeur d'un champ, va plus loin que la visibilité générale : il donne un accès différent selon le rôle de la personne.

1. Ouvrez le champ, puis le bloc Permissions par rôle.
2. Pour chaque rôle concerné, choisissez : Masqué, Lecture seule ou Lecture et écriture.
3. Enregistrez.

Trois règles à connaître :

• Ces règles s'ajoutent à la visibilité et à l'éditabilité générales du champ ; elles ne les remplacent pas.
• Un administrateur de la sphère n'est jamais restreint par ces règles.
• Enregistrer remplace l'ensemble des règles du champ par ce qui est affiché à l'écran. Le bouton Supprimer toutes les règles remet le champ sur ses réglages généraux.

Tant qu'aucune règle n'existe, la mention « Aucune restriction : tous les rôles suivent les réglages ci-dessus » s'affiche.

Pourquoi ne puis-je pas ajouter d'option à une liste ? #

Parce que les valeurs de ce champ sont imposées par le module qui l'utilise. L'interface le dit et désactive l'ajout, au lieu de vous laisser saisir une option qui serait refusée à l'enregistrement.

Ce que vous pouvez faire malgré tout : renommer les options existantes et les réordonner. Ce que vous ne pouvez pas faire : en ajouter, ou supprimer une option par défaut d'un champ système.

Que se passe-t-il si je change le type d'un champ déjà rempli ? #

Sphère vérifie d'abord si les valeurs existantes sont compatibles. Si elles ne le sont pas, une fenêtre Changement de type des données existantes vous demande de trancher :

• Convertir les valeurs existantes — Sphère tente de les transformer dans le nouveau type ;
• Vider les valeurs existantes — les valeurs sont effacées.

Si aucune de ces options n'est possible, le changement est refusé plutôt qu'appliqué à moitié.