Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente

Comment créer une réunion vidéo ? #

1. Dans le module Activités, créez une nouvelle activité de type Réunion vidéo (visio) — ou, depuis la page Sphere Visio, cliquez sur Nouvelle visio.
2. Donnez un titre, une date et une heure de début.
3. Ajoutez les personnes à convier (voir plus bas) et, si besoin, un ordre du jour.
4. Validez : un lien de visioconférence est généré et une salle est automatiquement associée à la réunion.

Au moment voulu, ouvrez la réunion et cliquez sur Rejoindre pour entrer dans la salle. Un rappel automatique vous prévient avant le début (voir Sphere Visio — rappels de réunion et notifications).

💡 À la création, quelques options de configuration sont disponibles : mot de passe (optionnel), nombre de participants max, politique d'admission (salle d'attente), autorisation du partage d'écran, enregistrement automatique, activation du chat et note à attacher. Détail dans Sphere Visio — planifier une visioconférence (date, participants, options).

Comment démarrer une visio instantanée et inviter tout de suite ? #

Dans Sphere Visio, vous n'êtes pas obligé de planifier une réunion à l'avance : vous pouvez en démarrer une immédiatement.

1. Choisissez Démarrer une visio instantanée (ou Démarrer maintenant / Lancer maintenant) au lieu de planifier.
2. La réunion s'ouvre aussitôt et une carte d'invitation rapide apparaît, avec le message « Votre visioconférence est prête ».
3. Depuis cette carte, cliquez sur Ajouter des participants pour inviter des membres ou des personnes externes, ou sur Copier le lien d'invitation pour envoyer le lien vous-même.
4. Quand vous avez fini d'inviter, cliquez sur Fermer : la carte disparaît et la réunion continue.

💡 La carte d'invitation rapide vous évite d'aller chercher le menu d'invitation juste après avoir créé une visio à la volée. Vous pouvez toujours réinviter des personnes plus tard via l'entrée Inviter (voir plus bas).

Comment régler ma caméra et mon micro avant d'entrer ? #

Avant de rejoindre une visioconférence, un écran de préparation intitulé Prêt à rejoindre ? vous propose de « vérifier votre caméra et votre micro avant d'entrer » :

1. Choisissez votre caméra, votre micro et votre haut-parleur. Chaque appareil n'est listé qu'une seule fois : plus de doublons dans les menus déroulants.
2. Vérifiez l'Aperçu en direct de votre image et le Niveau du microphone, qui bouge quand vous parlez.
3. Cliquez sur Tester le haut-parleur pour entendre un son de test (Arrêter le test pour l'interrompre).
4. Choisissez un arrière-plan dans la galerie, ou ouvrez Apparence & effets (voir Sphere Visio — arrière-plans virtuels (flou, image, dégradé)).
5. Réglez Ouvrir la visio en si vous voulez entrer en plein écran ou en fenêtre réduite — c'est modifiable à tout moment pendant l'appel.
6. Cliquez sur Rejoindre la visio.

L'écran indique aussi le nom de la salle, depuis combien de temps la réunion est démarrée, et combien de participants sont déjà présents.

Vous pouvez rejoindre micro ou caméra coupés, puis les activer une fois dans la réunion. Si l'accès est refusé, le message Accès à la caméra et au micro bloqué explique la marche à suivre : « cliquez sur l'icône de permissions dans la barre d'adresse, puis autorisez la caméra et le microphone », avec un bouton Réessayer.

💡 Si vous êtes hors ligne, le message Vous êtes hors ligne : impossible de rejoindre la réunion pour l'instant. La connexion sera rétablie automatiquement. vous évite de cliquer dans le vide.

Que se passe-t-il si je rejoins une réunion vidéo en avance ? #

Dans une réunion vidéo Sphère, si vous ouvrez une réunion planifiée avant son heure de début, vous arrivez dans une salle de préparation. Un bandeau vous indique que la réunion n'a pas encore commencé :

• le message « La réunion n'a pas encore commencé » s'affiche, avec la mention « Début prévu à … » (l'heure de démarrage prévue) ;
• le sous-titre vous invite à préparer votre audio et votre vidéo en attendant.

Vous n'avez rien à faire : profitez-en pour choisir votre caméra, votre micro et votre arrière-plan. Vous rejoignez la conférence dès qu'elle démarre à l'heure prévue. Si vous cliquez sur Rejoindre trop tôt, un message rappelle que la visioconférence n'est pas encore ouverte et indique à partir de quand vous pourrez entrer.

Avant l'heure de début, seuls l'organisateur et les modérateurs peuvent entrer. Les autres voient l'heure d'ouverture de la salle : « La salle ouvre à 14:30. L'organisateur et les modérateurs peuvent entrer avant. » À partir de l'heure prévue, tout le monde peut rejoindre.

Comment inviter des participants, y compris des personnes externes ? #

Une seule entrée « Inviter » regroupe toutes les façons de convier des personnes : partager un lien, inviter par vidéo ou appeler un numéro. Tout participant membre de la réunion peut inviter (pas seulement l'organisateur).

1. Ouvrez Inviter des participants (dès le formulaire de création ou pendant la réunion).
2. Par vidéo : ajoutez des membres de votre organisation (ils reçoivent une notification) ou des invités externes par e-mail (ils reçoivent un lien).
3. Pour chaque personne, choisissez son rôle : Modérateur ou Membre.
4. Par téléphone : appelez un numéro externe ou un poste interne (voir Sphere Visio — rejoindre et inviter par téléphone).
5. Vous pouvez aussi partager le lien d'invitation directement (bouton Copier).

Le panneau d'invitation est organisé en sections nettes — le lien d'un côté, l'ajout direct de l'autre, séparés par la mention OU INVITER DIRECTEMENT — avec un thème vert pour la partie appel et un pavé numérique pour composer un numéro.

Comment savoir qui a déjà été invité ou a déjà répondu ? #

Dans le panneau d'invitation d'une visioconférence, une section Déjà invités évite les doublons. Un champ Rechercher un invité… filtre la liste, et chaque personne y porte un badge de statut :

• Invité — l'invitation est partie, sans réponse à ce jour.
• A rejoint — la personne est déjà dans la réunion.
• Accepté / Refusé / Peut-être — sa réponse à l'invitation.

La recherche du panneau d'invitation remonte aussi les personnes déjà invitées ou déjà connectées, avec leur badge : vous voyez immédiatement qu'il est inutile de les réinviter.

Un bouton Renvoyer l'invitation (rappel) relance une personne ; le message Rappel envoyé le confirme. Après un envoi, le bouton indique Disponible dans X s avant de pouvoir être réutilisé.

Comment rejoindre une visio en invité, sans compte ? #

Une personne externe qui reçoit un lien d'invitation n'a pas besoin de compte Sphère :

1. Elle ouvre le lien dans son navigateur.
2. Elle saisit son prénom et son nom (qui s'afficheront pour les autres participants) et règle sa caméra et son micro.
3. Elle demande à rejoindre ; elle est admise selon les règles de la salle d'attente (voir ci-dessous).

Le parcours complet de l'invité est détaillé dans Sphere Visio — rejoindre une réunion en tant qu'invité extérieur.

Si l'on ouvre le lien d'une visio déjà terminée ou annulée, un message « Visio terminée ou annulée » s'affiche au lieu d'une erreur, et l'accès à la salle n'est plus possible.

Comment fonctionne la salle d'attente ? #

Quand la salle d'attente est activée, les personnes qui arrivent patientent jusqu'à ce qu'un responsable les laisse entrer. L'organisateur et les modérateurs gèrent la salle d'attente :

• ils voient qui attend, depuis combien de temps (en attente jusqu'à …), et peuvent Admettre ou Refuser chaque personne ;
• un bouton Tout admettre fait entrer tout le monde d'un coup ;
• une option Admettre auto. les membres connectés évite de valider un à un les collègues déjà identifiés ;
• un compteur annonce X personnes veulent rejoindre.

Côté invité, un message « En attente d'approbation de l'organisateur… » s'affiche ; il rejoint automatiquement la conférence une fois approuvé.

Mon micro et ma caméra sont-ils actifs pendant que j'attends en salle d'attente ? #

Non. Votre micro et votre caméra ne sont plus activés avant votre admission : tant que vous patientez, rien n'est capté ni transmis. Vous pouvez néanmoins choisir vos appareils et régler votre aperçu pendant l'attente ; ils ne s'activent réellement qu'au moment où vous entrez dans la salle.

Comment ne pas rater quelqu'un qui attend d'entrer ? #

Pendant une visioconférence, trois signaux vous alertent quand une personne demande à entrer :

• un carillon distinct de celui d'une arrivée (réglable dans Paramètres › Sons, voir Sphere Visio — Paramètres de la réunion, sons et accessibilité) ;
• une notification — « {Nom} demande à rejoindre », ou « X personnes demandent à rejoindre » ;
• une pastille sur le bouton Participants, qui affiche le nombre de personnes en attente.

Si vous fermez la carte de la salle d'attente, elle n'est pas perdue : cliquez sur ce compteur pour la rouvrir.

Une demande qui traîne est relancée : {Nom} attend depuis 10 minutes, ou X demandes d'admission sans réponse. Chaque personne en attente porte alors la mention Sans réponse depuis X min.

Comment savoir qu'une visio est en cours ? #

Quand une visioconférence à laquelle vous êtes convié démarre et que vous ne l'avez pas encore rejointe, plusieurs signaux vous préviennent :

• l'icône Visio du menu latéral s'allume en vert (Visioconférence en cours) et s'éteint dès que vous rejoignez ;
• un bandeau en haut de la page Sphere Visio nomme la réunion, avec les participants réellement présents, la durée écoulée et un bouton pour la Rejoindre ;
• dans la liste, un anneau vert et la mention Visio en cours signalent la réunion.

Voir Sphere Visio — rappels de réunion et notifications.

Peut-on inviter ou rejoindre par téléphone ? #

Oui, selon la configuration de votre organisation : l'entrée Inviter propose un onglet Par téléphone pour appeler un participant, et une visio peut proposer un numéro d'accès pour la rejoindre en audio. L'encart Rejoindre par téléphone précise si le code n'est joignable que depuis un poste interne. Détail dans Sphere Visio — rejoindre et inviter par téléphone.