Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente

Comment créer une réunion vidéo ? #

1. Dans le module Activités, créez une nouvelle activité de type Réunion vidéo (visio).
2. Donnez un titre, une date et une heure de début.
3. Ajoutez les personnes à convier (voir plus bas) et, si besoin, un ordre du jour.
4. Validez : un lien de visioconférence est généré et une salle est automatiquement associée à la réunion.

Au moment voulu, ouvrez la réunion et cliquez sur Rejoindre pour entrer dans la salle. Un rappel automatique vous prévient avant le début (voir Échéances, rappels et activités en retard).

💡 À la création, quelques options de configuration sont disponibles : mot de passe (optionnel), nombre de participants max, salle d'attente, autorisation du partage d'écran, activation de l'enregistrement et du chat.

Comment démarrer une visio instantanée et inviter tout de suite ? #

Dans Sphere Visio, vous n'êtes pas obligé de planifier une réunion à l'avance : vous pouvez en démarrer une immédiatement.

1. Choisissez Démarrer une visio instantanée (ou Démarrer maintenant / Lancer maintenant) au lieu de planifier.
2. La réunion s'ouvre aussitôt et une carte d'invitation rapide apparaît, avec le message « Votre visioconférence est prête ».
3. Depuis cette carte, cliquez sur Ajouter des participants pour inviter des membres ou des personnes externes, ou sur Copier le lien d'invitation pour envoyer le lien vous-même.
4. Quand vous avez fini d'inviter, cliquez sur Fermer : la carte disparaît et la réunion continue.

💡 La carte d'invitation rapide vous évite d'aller chercher le menu d'invitation juste après avoir créé une visio à la volée. Vous pouvez toujours réinviter des personnes plus tard via l'entrée Inviter (voir plus bas).

Comment régler ma caméra et mon micro avant d'entrer ? #

Avant de rejoindre, un écran de préparation (aperçu) vous permet de vérifier votre matériel :

1. Choisissez votre caméra, votre micro et votre haut-parleur.
2. Vérifiez l'aperçu de votre image et le niveau de votre micro.
3. Choisissez un arrière-plan si vous le souhaitez (voir Sphere Visio — arrière-plans virtuels (flou, image, dégradé)).
4. Cliquez sur Rejoindre la visio.

Vous pouvez rejoindre micro ou caméra coupés, puis les activer une fois dans la réunion. Si l'accès à la caméra ou au micro est refusé, un message vous invite à l'autoriser dans les réglages de votre navigateur.

Que se passe-t-il si je rejoins une réunion vidéo en avance ? #

Dans une réunion vidéo Sphère, si vous ouvrez une réunion planifiée avant son heure de début, vous arrivez dans une salle de préparation. Un bandeau vous indique que la réunion n'a pas encore commencé :

• le message « La réunion n'a pas encore commencé » s'affiche, avec la mention « Début prévu à … » (l'heure de démarrage prévue) ;
• le sous-titre vous invite à préparer votre audio et votre vidéo en attendant.

Vous n'avez rien à faire : profitez-en pour choisir votre caméra, votre micro et votre arrière-plan. Vous rejoignez la conférence dès qu'elle démarre à l'heure prévue. Si vous cliquez sur Rejoindre trop tôt, un message rappelle que la visioconférence n'est pas encore ouverte et indique à partir de quand vous pourrez entrer.

Comment inviter des participants, y compris des personnes externes ? #

Une seule entrée « Inviter » regroupe toutes les façons de convier des personnes : partager un lien, inviter par vidéo ou appeler un numéro. Tout participant membre de la réunion peut inviter (pas seulement l'organisateur).

1. Ouvrez Inviter (dès le formulaire de création ou pendant la réunion).
2. Par vidéo : ajoutez des membres de votre espace de travail (ils reçoivent une notification) ou des invités externes par e-mail (ils reçoivent un lien).
3. Pour chaque personne, choisissez son rôle : Modérateur ou Membre.
4. Vous pouvez aussi partager le lien d'invitation directement (bouton Copier).

Un récapitulatif « Déjà invités » distingue les personnes selon leur statut — Invité, A rejoint, Accepté, Refusé, Peut-être — pour éviter les doublons. Un bouton permet de renvoyer l'invitation (rappel) à une personne.

Comment rejoindre une visio en invité, sans compte ? #

Une personne externe qui reçoit un lien d'invitation n'a pas besoin de compte Sphère :

1. Elle ouvre le lien dans son navigateur.
2. Elle saisit son nom (qui s'affichera pour les autres participants) et règle sa caméra et son micro.
3. Elle demande à rejoindre ; elle est admise selon les règles de la salle d'attente (voir ci-dessous).

Si l'on ouvre le lien d'une visio déjà terminée ou annulée, un message « Visio terminée ou annulée » s'affiche au lieu d'une erreur, et l'accès à la salle n'est plus possible.

Comment fonctionne la salle d'attente ? #

Quand la salle d'attente est activée, les personnes qui arrivent patientent jusqu'à ce qu'un responsable les laisse entrer. L'organisateur et les modérateurs gèrent la salle d'attente :

• ils voient qui attend (avec le temps d'attente) et peuvent Admettre ou Refuser chaque personne ;
• un bouton Tout admettre fait entrer tout le monde d'un coup ;
• une option Admettre auto. les membres connectés évite de valider un à un les collègues déjà identifiés.

Côté invité, un message « En attente d'approbation de l'organisateur… » s'affiche ; il rejoint automatiquement la conférence une fois approuvé. Pendant qu'il patiente, il peut déjà régler son micro et sa caméra.

Comment savoir qu'une visio est en cours ? #

Quand une visioconférence à laquelle vous êtes convié démarre et que vous ne l'avez pas encore rejointe, un anneau vert signale la réunion en temps réel, avec la mention « Visio en cours ». C'est le signal qu'une réunion vous attend : ouvrez-la et cliquez sur Rejoindre.

Peut-on inviter ou rejoindre par téléphone ? #

Selon la configuration de votre organisation, l'entrée « Inviter » propose un onglet Par téléphone : le participant est appelé sur un numéro externe (ou une extension interne) et rejoint la conférence par téléphone. À l'inverse, une visio peut proposer un numéro d'accès pour rejoindre en audio ; si aucun numéro n'est disponible, un message l'indique. Renseignez-vous auprès de votre administrateur si vous avez besoin de cette option.