Sphere Visio — planifier une visioconférence (date, participants, options)

Comment planifier une visioconférence ? #

Dans la page Sphere Visio, le bouton Nouvelle visio ouvre un menu à deux entrées : Démarrer une visio instantanée et Planifier une visio.

1. Cliquez sur Nouvelle visio, puis sur Planifier une visio.
2. Dans la fenêtre Planifier une visio, choisissez la carte Planifier (« Pour plus tard ») plutôt que Réunion instantanée.
3. Renseignez le Titre de la réunion, la Date et l'Heure. Le titre et l'horaire sont obligatoires ; l'horaire doit être dans le futur.
4. Ajoutez vos participants dans le champ Participants (voir la section suivante).
5. Ouvrez Options avancées si vous voulez régler l'admission, l'enregistrement ou une note (résumé affiché : « Admission · enregistrement · note »).
6. Cliquez sur Planifier.

La réunion apparaît alors dans l'onglet À venir de la page Sphere Visio et sur la vue Calendrier. Les personnes conviées reçoivent une invitation et un rappel avant le début.

💡 Le bouton affiche brièvement Vérification… pendant que Sphère contrôle les agendas des participants sur le créneau demandé.

Comment ajouter des participants au moment de la planification ? #

Dans le formulaire de création d'une visioconférence, le champ Participants accepte quatre origines différentes, regroupées sous Ajouter depuis :

• Membres : vos collègues de l'organisation.
• Organisations : une fiche entreprise du répertoire.
• Contacts : une fiche contact du répertoire.
• E-mail : une personne extérieure, invitée par son adresse e-mail.

Tapez un nom, une société ou une adresse dans Ajouter un membre, contact ou e-mail… et choisissez dans la liste. Les personnes retenues s'affichent sous Personnes ajoutées, avec leur origine (Membre, Organisation, Contact, Externe) et leur rôle. Un bouton Retirer enlève une personne, Tout retirer vide la sélection.

Pour les fiches contact et organisation, seules celles qui portent une adresse e-mail sont proposées : c'est par e-mail qu'elles seront invitées.

💡 Cochez Modérateur en face d'un membre pour lui donner le droit d'ouvrir la réunion, d'admettre depuis la salle d'attente, d'exclure un participant et de déléguer la modération. Voir Sphere Visio — modération et rôles (modérateur, admettre, expulser, couper le micro).

Comment savoir si les participants sont libres au créneau choisi ? #

Quand vous planifiez une visioconférence avec des membres de votre organisation, Sphère consulte leurs agendas et affiche un bandeau sous le champ horaire :

• Tous les participants sont disponibles : le créneau convient à tout le monde.
• X participants ne sont pas disponibles : le bandeau nomme les personnes déjà prises et la plage concernée.
• Vérification des disponibilités… : l'analyse est en cours, patientez une seconde.

Sous le bandeau, Autres créneaux propose des horaires où tout le monde est libre : cliquez sur l'un d'eux pour déplacer la réunion. Si rien ne convient sur la période, le message Aucun créneau commun trouvé sur la période s'affiche.

Si vous validez malgré un conflit, une fenêtre Ce créneau ne convient pas à tout le monde récapitule qui est pris et propose trois issues : Déplacer à …, Autres créneaux, ou Planifier quand même.

Que veulent dire « Libre », « En congé » et « Indisponible » à côté d'un participant ? #

Dans la liste de sélection des participants d'une visioconférence, une pastille indique l'état de chaque personne avant même que vous validiez :

• Libre : son agenda est vide sur le créneau.
• Le motif de son indisponibilité (par exemple Réunion « Comité produit ») quand vous avez le droit de le voir.
• Occupé · détail non visible : la personne est prise, mais le contenu de son agenda ne vous est pas ouvert.
• En congé : la personne est absente. Elle n'apparaît plus comme une activité « sans titre ».
• Indisponible : son compte ne lui permet pas de rejoindre (compte verrouillé, suspendu, désactivé, en attente de vérification, ou invitation pas encore acceptée). Le détail précise lequel, par exemple Compte suspendu — ne pourra pas rejoindre.

Les personnes « Indisponible » sont comptées à part de celles qui sont simplement occupées : un bandeau X participants ne pourront pas rejoindre les signale séparément.

Quelqu'un est devenu indisponible pendant que je remplissais le formulaire #

C'est prévu. Si une disponibilité change entre le moment où vous avez choisi l'horaire et celui où vous validez, la fenêtre de confirmation affiche un encart Nouveau depuis votre saisie :

• Les disponibilités ont changé depuis votre saisie.
• le nom des personnes concernées : … vient de devenir indisponible.

Vous décidez alors : Déplacer à un autre créneau, en choisir un autre, ou Planifier quand même. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas tranché.

Quelle plage horaire une visio planifiée occupe-t-elle ? #

Le formulaire d'une visioconférence ne demande que la date et l'heure de début : il n'y a pas de champ « Fin » à remplir. La réunion réserve ensuite un créneau standard d'une heure dans les agendas, c'est cette plage qui sert à repérer les conflits et à proposer d'autres horaires.

La réunion ne se ferme pas toute seule au bout d'une heure : elle dure aussi longtemps que les participants restent connectés, et sa durée réelle est celle affichée dans le compte rendu.

Comment choisir qui entre directement et qui passe par la salle d'attente ? #

Dans les Options avancées du formulaire de visioconférence, la Politique d'admission propose trois réglages :

• Ouverte : toute personne disposant du lien rejoint directement, sans attendre.
• Salle d'attente pour les invités : les membres de votre organisation entrent directement, les invités extérieurs patientent jusqu'à votre approbation.
• Salle d'attente pour tous : tout le monde, y compris vos collègues, attend votre approbation.

Le réglage se relit ensuite dans le détail de la réunion, sous Admission. Voir Sphere Visio — créer, inviter, rejoindre et salle d'attente pour le fonctionnement de la salle d'attente.

Comment enregistrer une réunion automatiquement dès son démarrage ? #

Dans les Options avancées du formulaire de visioconférence, activez Enregistrement automatique (« Démarrer l'enregistrement automatiquement »). L'enregistrement démarre alors seul à l'ouverture de la salle, sans que personne n'ait à y penser.

Le détail de la réunion rappelle ce réglage sous Enregistrement. Pour lancer et arrêter un enregistrement à la main, voir Sphere Visio — enregistrement et transcription d'une réunion.

Comment rattacher un compte rendu à la réunion dès la création ? #

Dans les Options avancées du formulaire de visioconférence, le champ Attacher une note (optionnel) relie une note existante à la réunion. Cette note est disponible pendant la visio pour la prise de notes à plusieurs, et c'est elle qui reçoit le résumé automatique produit après la réunion.

Vous pouvez aussi créer le compte rendu plus tard, pendant ou après la réunion : voir Sphere Visio — prendre des notes pendant et après une réunion.

Qui verra les temps de parole de la réunion ? #

Les Options avancées d'une visioconférence contiennent un réglage Statistiques de prise de parole, qui décide de ce que chacun verra après la réunion :

• Réglage de la sphère : la valeur définie par votre administrateur pour toute l'organisation s'applique.
• Désactivé : aucun temps de parole n'est mesuré ni affiché.
• Anonyme : les durées s'affichent sans aucun nom, y compris pour l'organisateur.
• Organisateur et modérateurs : eux seuls voient les noms, les autres voient des durées anonymes.
• Tous les participants : chacun voit les noms et les durées de tout le monde.

Une réunion peut être plus restrictive que le réglage de votre organisation, jamais plus large : une option trop ouverte apparaît grisée, avec la mention Indisponible et le rappel de la limite fixée par l'administration.

💡 Aucun enregistrement audio ni contenu de conversation n'est conservé pour cette mesure : uniquement des durées de parole.

Comment modifier ou annuler une visioconférence planifiée ? #

Depuis la liste des visioconférences ou le détail de la réunion :

1. Ouvrez le menu Plus d'actions de la réunion (ou le bouton Modifier dans son détail).
2. Choisissez Modifier pour ouvrir la fenêtre Modifier la visio : changez le titre, la date, l'heure ou les participants, puis Enregistrer. Changer le créneau ne fait plus perdre les horaires déjà saisis.
3. Choisissez Annuler la visio pour l'annuler. Une confirmation Annuler cette visioconférence ? rappelle que les invités en seront informés et que l'action est irréversible.

Une réunion terminée ou annulée n'est plus modifiable : son détail s'ouvre en lecture seule, et l'ajout de participants n'y est plus proposé. Tout reste consultable.