Importer des données (contacts, organisations, membres, listes d'appel, affaires, activités)

Où importer des données ? #

Ouvrez Paramètres → Import. La page s'intitule Importer des données : « Choisissez le module à alimenter, puis déposez votre fichier. »

Deux boutons l'accompagnent : Historique, pour retrouver vos imports passés, et Guide, pour lire ce qu'attend le module que vous visez.

Si le message « Vous ne pouvez pas importer de données » s'affiche, aucun module ne vous est ouvert à l'import : demandez le droit à un administrateur de votre organisation.

Que peut-on importer ? #

Un import alimente un seul module à la fois. Six choix sont proposés :

• Contacts — les personnes physiques de votre répertoire.
• Organisations — les entreprises et structures du répertoire.
• Membres — vos collaborateurs, invités en masse avec leur poste téléphonique.
• Liste d'appel — des leads chargés dans un fichier d'appel du centre de contact.
• Affaires — votre portefeuille commercial, une affaire par ligne.
• Activités — vos tâches, réunions, appels et relances, une activité par ligne.

Une carte grisée signale un module ouvert mais pas encore configuré ; le motif s'affiche sous la carte.

Quelles sont les étapes d'un import ? #

Le parcours est toujours le même : Module → Téléverser → Mapper → Aperçu → Terminer.

1. Module — choisissez ce que vous voulez alimenter. Certains modules demandent une précision ici : pour une liste d'appel, la campagne et le fichier d'appel de destination ; pour des membres, les canaux d'envoi des invitations.
2. Téléverser — glissez votre fichier .xlsx dans la zone prévue, ou cliquez Parcourir…. Le nombre de lignes lues s'affiche aussitôt.
3. Mapper — associez chaque colonne de votre fichier à un champ Sphère. Cette étape est sautée quand votre fichier est le modèle exact, ou quand le module fait lui-même la correspondance.
4. Aperçu — rien n'est encore créé. Chaque ligne est marquée Valide ou Refusée, avec le motif du refus. Trois compteurs résument : lignes lues, valides, refusées.
5. Terminer — le récapitulatif indique combien de lignes ont été créées et combien ont été ignorées, avec un lien vers le détail et un autre vers le module alimenté.

Comment obtenir le bon modèle de fichier ? #

Le guide propose, pour chaque module, un bouton Télécharger le modèle (.xlsx). Ce modèle porte exactement les colonnes attendues, vos champs personnalisés compris. Un fichier rempli à partir de ce modèle est reconnu tel quel et saute l'étape de correspondance.

Deux cas où le modèle est généré à la demande, et où il faut donc respecter l'ordre des étapes :

• pour une liste d'appel, téléchargez le modèle après avoir choisi le fichier d'appel : il est bâti à partir du schéma de la campagne ;
• pour des membres, le modèle porte des listes déroulantes à jour (modèles de téléphone, numéros présentés).

Que faire quand mes colonnes ne correspondent pas au modèle ? #

L'étape Mapper est là pour ça. Chaque colonne de votre fichier s'y associe à un champ Sphère au moyen d'un menu déroulant.

1. Pour chaque colonne, choisissez le champ Sphère correspondant.
2. Laissez sur Ne pas importer les colonnes qui n'ont pas d'équivalent : elles sont simplement ignorées et ne bloquent pas l'import.
3. Associez tous les champs obligatoires : sans cela, le bouton Suivant reste inactif.

Vous n'avez donc pas à reformater votre fichier : dites simplement où se trouve chaque information.

Comment importer mes champs personnalisés ? #

Les champs personnalisés créés dans un module sont importables : nommez la colonne comme le champ, par son libellé ou par son code. Ils apparaissent dans une section Champs personnalisés à l'étape de correspondance, et leurs valeurs sont contrôlées avant l'envoi des invitations ou la création des fiches.

Le format dépend du type du champ :

• Nombre : virgule ou point comme séparateur décimal, sans espace ni symbole (1234,56).
• Date : 31/12/2026, 2026-12-31, ou une vraie cellule date d'Excel.
• Date et heure : 31/12/2026 14:30, interprétée dans votre fuseau horaire.
• Oui / non : oui, non, true, false, 1, 0 ou x.
• Liste : le libellé exact d'une option (ou son code). Liste à choix multiples : plusieurs libellés séparés par un point-virgule.
• Téléphone : format international (+33612345678).
• Montant : le nombre suivi du code de la devise (1200,50 EUR).
• Durée : un nombre entier de secondes (3600 pour une heure).

Un champ en lecture seule ou désactivé n'est pas importable : sa colonne est ignorée. Et si le catalogue des champs personnalisés est momentanément indisponible, seules les colonnes standard sont proposées : vous pouvez importer quand même et compléter plus tard.

Comment sont interprétées les dates de mon fichier ? #

Plusieurs écritures sont reconnues :

• format international : 2026-12-31, ou 2026-12-31T14:30:00+01:00 — le décalage indiqué est respecté ;
• jour seul : 31/12/2026 — l'heure est alors minuit ;
• jour et heure : 31/12/2026 14:30, 31/12/2026 14h30 ou 31/12/2026 14h ;
• une vraie cellule date d'Excel, lue directement, heure comprise.

Une heure sans fuseau est comprise dans votre fuseau horaire (celui de votre profil ou de votre navigateur), puis enregistrée de façon universelle. Un collègue dans un autre fuseau la voit convertie.

Quelles règles s'appliquent à tous les imports ? #

• L'import ajoute, il ne met jamais à jour. Il ne modifie ni ne supprime ce qui existe déjà : pour corriger une fiche existante, passez par le module.
• Un fichier a des limites de lignes et de taille, rappelées dans le guide. Au-delà, il est refusé en entier : découpez-le.
• Les colonnes inconnues sont ignorées. En revanche, un en-tête qui pourrait désigner deux champs à la fois fait refuser le fichier : renommez-le.
• Une ligne refusée n'empêche pas les autres. À l'aperçu, vous choisissez d'importer les lignes valides en ignorant les autres, ou de corriger le fichier d'abord.
• Il n'existe pas d'annulation en bloc. Relisez l'aperçu avant de lancer : ce qui est créé se corrige ensuite fiche par fiche.
• Chaque lot est conservé dans l'historique, avec le fichier d'origine et le nombre de lignes créées et ignorées.

Comment lire le guide d'import d'un module ? #

Le bouton Guide ouvre, pour le module choisi, une fiche complète : à quoi sert cet import, ce qu'il faut préparer, les étapes, le détail colonne par colonne (nom, obligatoire ou non, format, valeurs acceptées, exemple, conseil), les règles propres au module, l'explication des erreurs, et où retrouver les données une fois importées.

Deux points d'entrée contextuels vous y ramènent sans quitter votre import :

• à l'étape Mapper, une info-bulle sur chaque colonne rappelle son format, ses valeurs acceptées et un exemple ; cliquer ouvre le guide à la bonne section ;
• à l'Aperçu, cliquer un motif de refus ouvre le guide sur l'explication de cette erreur précise.

Comprendre les motifs de refus les plus courants #

• Champ obligatoire absent — une information exigée manque sur la ligne.
• Format d'e-mail invalide, Numéro de téléphone invalide — la valeur n'est pas exploitable.
• Doublon dans le fichier — la même adresse apparaît sur plusieurs lignes.
• Ce membre existe déjà / Une invitation est déjà en attente pour cette adresse — la personne est déjà connue.
• Poste invalide, Poste hors de la plage de la sphère, Poste déjà utilisé, Poste en double dans le fichier — le numéro de poste interne pose problème.
• Adresse MAC invalide, requise lorsqu'un modèle est sélectionné, déjà attribuée — la déclaration du téléphone IP est incomplète ou en conflit.
• Plafond de sièges atteint — cette ligne n'a pas été invitée : libérez un siège ou passez à une offre supérieure.
• Aucun membre ne porte cette adresse e-mail, Aucune organisation ne porte ce nom, Plusieurs contacts portent cette adresse — l'import ne crée jamais la personne ou l'organisation citée : il la retrouve, ou refuse la ligne.
• Valeur invalide pour ce champ personnalisé, Option inconnue — la valeur ne correspond pas au type ou aux options du champ.

Où retrouver mes imports passés ? #

Cliquez Historique depuis l'écran d'import. Chaque lot y figure avec son fichier, sa date et son module. Ouvrez-en un pour voir le détail ligne par ligne : les valeurs importées — y compris celles des champs personnalisés qui ont été écrites —, le motif du refus le cas échéant, et l'état actuel de la fiche ou de l'invitation.

⚠️ L'historique d'une liste d'appel fait exception : il est tenu par campagne et ne conserve que les compteurs de chaque lot (lignes lues, importées, ignorées), sans détail ligne à ligne.