Ajouter des membres à l'organisation

Comment inviter un nouveau membre par e-mail ? #

L'invitation est la méthode recommandée : la personne définit elle-même son mot de passe.

1. Ouvrez l'espace Administration, section Membres.
2. Choisissez Inviter (ou Ajouter un membre).
3. Saisissez l'adresse e-mail de la personne.
4. Validez. Elle reçoit un e-mail d'invitation avec un lien pour rejoindre l'organisation et créer son mot de passe.

💡 Tant que la personne n'a pas accepté, son compte apparaît comme en attente dans la liste des membres.

Comment créer directement le compte d'un membre ? #

Utile quand vous voulez préparer le compte sans attendre que la personne agisse.

1. Dans Administration → Membres, choisissez Créer un membre.
2. Renseignez au minimum l'adresse e-mail, et si besoin le prénom, le nom et le rôle.
3. Définissez un mot de passe initial si l'option est proposée.
4. Validez. Le compte est actif immédiatement. Un e-mail de bienvenue peut être envoyé automatiquement selon les réglages de l'organisation.

Comment ajouter plusieurs membres d'un coup (import) ? #

Pour créer de nombreuses invitations en une fois, importez une liste au format tableur (Excel, .xlsx). L'assistant vous guide en plusieurs étapes : Modèle → Fichier → Correspondance → Vérification → Résultat.

1. Dans Administration → Membres, choisissez Importer des membres.
2. Modèle : téléchargez le modèle Excel, remplissez une ligne par membre (nom et prénom et e-mail obligatoires ; poste interne et numéro mobile optionnels), puis revenez l'importer.
3. Fichier : déposez le fichier rempli (.xlsx, 5 Mo maximum).
4. Vérification : un aperçu affiche vos données ligne par ligne avec un statut Valide ou Invalide, un récapitulatif (total, valides, invalides) et le détail des erreurs.
5. Choisissez les canaux d'envoi des invitations (e-mail, SMS, lien, QR code), puis lancez l'import. Vous pouvez importer uniquement les lignes valides et ignorer les autres.

💡 L'import envoie des invitations : chaque personne rejoint l'organisation et choisit elle-même son mot de passe.

Mon fichier ne correspond pas au modèle : la correspondance des colonnes #

Si votre fichier n'a pas les colonnes du modèle, l'assistant ajoute une étape Correspondance (mapping). Vous y associez chaque champ Sphère (nom et prénom, e-mail, poste, numéro mobile) à une colonne de votre fichier, à l'aide de menus déroulants.

1. Pour chaque champ Sphère, choisissez la colonne correspondante de votre fichier, ou « Aucune » s'il n'y a pas d'équivalent.
2. Associez au moins les champs obligatoires (nom et prénom, e-mail).
3. Validez pour passer à la vérification.

Ainsi, vous n'êtes pas obligé de reformater votre fichier : indiquez simplement où se trouve chaque information.

Comprendre les erreurs de l'aperçu d'import #

À l'étape de vérification, les cellules en erreur sont surlignées et chaque erreur s'affiche sur sa propre ligne, avec une colonne dédiée. Les messages les plus courants :

• Champ requis manquant : une information obligatoire est absente.
• Format d'e-mail invalide : l'adresse n'est pas correcte.
• E-mail en double dans le fichier : deux lignes portent la même adresse.
• Invitation déjà en attente ou Utilisateur déjà existant : la personne est déjà connue de l'organisation.
• Poste invalide / hors plage / déjà utilisé : le numéro de poste interne pose problème.

Corrigez les lignes signalées dans votre fichier, puis réimportez ; ou importez les lignes valides et traitez les autres séparément.

Où retrouver mes imports passés (historique) ? #

Chaque import de membres est conservé dans un Historique des imports, accessible depuis Administration → Membres. Vous y retrouvez la trace complète de chaque import exécuté.

1. Ouvrez Administration → Membres, puis Historique des imports.
2. La liste affiche chaque import avec son fichier, son auteur (« par … ») et sa date.
3. Ouvrez un import pour voir le détail des lignes : lesquelles ont été Créées, lesquelles ont été Ignorées, et le devenir de chaque invitation (En attente, Acceptée, Expirée, Révoquée).

Cet historique est utile pour vérifier ce qui a réellement été créé après un import, ou pour retrouver pourquoi certaines lignes n'ont pas abouti.

Comment exporter la liste des membres ? #

Depuis Administration → Membres, choisissez Exporter. Sphère génère un fichier tableur (CSV) contenant la liste des membres, que vous pouvez télécharger pour vos archives ou un contrôle interne.

Puis-je laisser des personnes s'inscrire seules ? #

Oui, si vous activez l'inscription libre pour votre organisation. Une fois activée, une personne peut créer son propre compte sans invitation préalable. Cette option se règle dans les préférences de l'organisation (voir Préférences de l'organisation). Laissez-la désactivée si vous voulez garder la maîtrise complète des entrées.

Comment ajouter un intervenant externe (invité) ? #

Certains comptes peuvent être créés comme invités, avec un accès plus limité qu'un membre standard. Créez le compte comme un membre, puis choisissez le type de compte « invité » si l'option est proposée. Le type de compte se change aussi plus tard depuis la fiche de la personne (voir Gérer les comptes des membres).