Ajouter des membres à l'organisation

Comment inviter un nouveau membre par e-mail ? #

L'invitation est la méthode recommandée : la personne définit elle-même son mot de passe.

1. Ouvrez l'espace Administration, section Membres.
2. Choisissez Inviter (ou Ajouter un membre).
3. Saisissez l'adresse e-mail de la personne.
4. Validez. Elle reçoit un e-mail d'invitation avec un lien pour rejoindre l'organisation et créer son mot de passe.

💡 Tant que la personne n'a pas accepté, son compte apparaît comme en attente dans la liste des membres.

Comment créer directement le compte d'un membre ? #

Utile quand vous voulez préparer le compte sans attendre que la personne agisse.

1. Dans Administration → Membres, choisissez Créer un membre.
2. Renseignez au minimum l'adresse e-mail, et si besoin le prénom, le nom et le rôle.
3. Définissez un mot de passe initial si l'option est proposée.
4. Validez. Le compte est actif immédiatement. Un e-mail de bienvenue peut être envoyé automatiquement selon les réglages de l'organisation.

Comment ajouter plusieurs membres d'un coup (import) ? #

Pour créer de nombreuses invitations en une fois, importez une liste au format tableur (.xlsx) depuis Paramètres → Import, module Membres.

1. Ouvrez Paramètres → Import et choisissez Membres.
2. Cochez les canaux d'envoi des invitations : E-mail, SMS, Lien, QR code. Au moins un canal est requis.
3. Téléchargez le modèle depuis le guide, remplissez une ligne par personne, puis déposez le fichier.
4. Vérifiez l'aperçu : chaque ligne est marquée Valide ou Refusée, avec le motif du refus. Rien n'est encore créé.
5. Lancez l'import, en choisissant d'ignorer les lignes refusées ou de corriger le fichier d'abord.

L'import de membres crée des invitations, exactement comme une invitation saisie à la main : le compte n'existe qu'une fois l'invitation acceptée. L'invitation emporte ce que vous avez renseigné — nom, poste téléphonique souhaité, numéro, modèle et adresse MAC du téléphone IP, numéro présenté en sortie, rôle fonctionnel et champs personnalisés de la fiche membre — et l'applique à l'acceptation.

Trois points à vérifier avant de lancer :

• Les sièges disponibles. À partir de la ligne qui remplit votre organisation, les suivantes sont ignorées avec le motif « plafond de sièges atteint ».
• Les catalogues. Un poste, un modèle de téléphone IP, un numéro présenté ou un rôle fonctionnel doivent exister avant l'import : celui-ci les reconnaît, il ne les crée pas.
• Les doublons. Une adresse déjà membre, ou déjà porteuse d'une invitation en attente, fait refuser la ligne. Même règle pour un numéro de téléphone, un poste ou une adresse MAC déjà utilisés.

La procédure complète — correspondance des colonnes, champs personnalisés, motifs de refus, historique — est décrite dans Importer des données (contacts, organisations, membres, listes d'appel, affaires, activités).

Comment exporter la liste des membres ? #

Depuis Administration → Membres, choisissez Exporter. Sphère génère un fichier tableur (CSV) contenant la liste des membres, que vous pouvez télécharger pour vos archives ou un contrôle interne.

Puis-je laisser des personnes s'inscrire seules ? #

Oui, si vous activez l'inscription libre pour votre organisation. Une fois activée, une personne peut créer son propre compte sans invitation préalable. Cette option se règle dans les préférences de l'organisation (voir Préférences de l'organisation). Laissez-la désactivée si vous voulez garder la maîtrise complète des entrées.

Comment ajouter un intervenant externe (invité) ? #

Certains comptes peuvent être créés comme invités, avec un accès plus limité qu'un membre standard. Créez le compte comme un membre, puis choisissez le type de compte « invité » si l'option est proposée. Le type de compte se change aussi plus tard depuis la fiche de la personne (voir Gérer les comptes des membres).

Comment attribuer un poste téléphonique au moment de l'invitation ? #

Le formulaire d'invitation permet de réserver le poste interne (l'extension) du futur membre, sans attendre son arrivée.

1. Créez l'invitation, puis renseignez le champ Poste interne.
2. La disponibilité est vérifiée avant l'envoi : la mention « Vérification de la disponibilité… » puis « Extension disponible » vous répond.
3. Si le poste pose problème, le message le dit : cette extension est déjà utilisée, hors de la plage de la sphère, ou déjà réservée par une autre invitation active.

Le formulaire accepte aussi, sur la même ligne : le téléphone (format international, par exemple +33612345678), le modèle de téléphone IP et son adresse MAC (12 chiffres hexadécimaux — une adresse MAC est obligatoire dès qu'un modèle est choisi), et le numéro présenté en sortie.

Comment suivre les invitations en attente ? #

Ouvrez Administration → Membres, onglet Invitations en attente. Chaque ligne porte l'e-mail, le rôle, le rôle dans la sphère, le canal employé, la date de création, la date d'expiration et le statut : En attente, Acceptée, Expirée ou Révoquée.

La liste se parcourt page par page, au-delà de 100 invitations, avec un compteur « en attente » exact et une recherche par e-mail sur tout l'historique — pas seulement sur la page affichée.

Les filtres sont regroupés derrière un bouton Filtres portant un compteur, comme sur la liste des membres. Vous pouvez filtrer par rôle dans la sphère et par rôle fonctionnel ; le filtre porte sur l'ensemble des invitations, et le total comme la pagination suivent le filtre appliqué. Les filtres actifs s'affichent en badges « libellé : valeur », retirables d'un clic sans rouvrir le menu.

Quelle différence entre « Re-inviter » et « Régénérer le lien » ? #

Sur une invitation en attente, deux actions distinctes, qu'il ne faut pas confondre :

• Re-inviter — renvoie le message (e-mail ou SMS) après confirmation, avec un nouveau lien ; l'ancien lien est invalidé. Fonctionne aussi sur une invitation expirée.
• Régénérer le lien d'invitation — affiche le nouveau lien et son QR code sans envoyer aucun message. À utiliser quand vous transmettez l'accès de vive voix, dans un dossier papier ou par votre propre canal.

⚠️ Le lien n'est affiché qu'une seule fois : copiez-le avant de fermer la fenêtre.

Comment corriger une invitation déjà envoyée ? #

Plus besoin de révoquer puis de réinviter pour corriger une valeur.

1. Ouvrez Administration → Membres, onglet Invitations en attente.
2. Sur la ligne concernée, choisissez Modifier.
3. Corrigez ce qui doit l'être : prénom, nom, e-mail, téléphone, poste interne, modèle de téléphone IP, adresse MAC, numéro présenté, et les champs personnalisés de la fiche membre.
4. Enregistrez.

Changer l'e-mail renvoie automatiquement l'invitation à la nouvelle adresse ; le message de confirmation vous le dit. La modification n'est possible que sur une invitation en attente : sur une invitation expirée ou déjà traitée, il faut en créer une nouvelle.

Comment révoquer une invitation ? #

Sur la ligne de l'invitation, choisissez Révoquer, puis confirmez. Le lien envoyé ne pourra plus être utilisé, et l'action est irréversible. Aucun compte n'ayant encore été créé, il n'y a rien d'autre à nettoyer.

Révoquer une invitation libère aussi le siège qu'elle occupait, ce qui est utile quand votre organisation approche de son plafond.

Le message « Plafond de sièges atteint » s'affiche : que faire ? #

Votre organisation a atteint le nombre de comptes prévu à son contrat. Le message précise les chiffres : « N sièges sur M sont occupés ».

Deux façons de repartir :

1. Libérer un siège — désactivez un membre qui n'est plus là, ou révoquez une invitation en attente qui ne sera jamais acceptée.
2. Passer à une offre supérieure — rapprochez-vous de votre fournisseur.

💡 Les invitations en attente occupent un siège. Faire le ménage dans les invitations jamais acceptées est souvent le geste le plus rapide.