Éditer un document et gérer les versions

Comment éditer un document en ligne ? #

1. Faites un clic droit sur le document (ou ouvrez son menu ⋮).
2. Choisissez « Ouvrir dans l'éditeur ».

Le document s'ouvre dans l'éditeur en ligne intégré à Sphère. Vos modifications sont enregistrées automatiquement dans le Drive : pas besoin de télécharger puis de re-téléverser.

Depuis la visionneuse plein écran, le bouton « Ouvrir dans l'éditeur » est présent directement dans la barre du haut, pour les documents qui s'y prêtent.

Fermez l'éditeur avec « Fermer l'éditeur » pour revenir au Drive.

Comment créer un nouveau document depuis le Drive ? #

1. Placez-vous dans le dossier voulu.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Choisissez Document Word, Feuille de calcul, Présentation ou Document texte.
4. Nommez le document (un nom par défaut est proposé) et validez.

Le document est créé vide dans le dossier courant, avec la bonne extension, et s'ouvre dans l'éditeur.

Plusieurs personnes peuvent-elles éditer le même document ? #

Oui. Les collègues ayant le rôle Éditeur sur le document peuvent l'ouvrir et le modifier en même temps : les changements de chacun apparaissent en direct. C'est la co-édition.

Pour donner ce rôle à quelqu'un, voir Partager un fichier ou un dossier avec des collègues. Une personne en rôle Lecteur peut consulter le document mais pas le modifier.

Comment fonctionne l'historique des versions ? #

À chaque nouvelle modification ou nouveau dépôt du même fichier, le Drive conserve une version. L'Historique des versions liste ces versions, de la plus récente à la plus ancienne, chacune avec :

• son numéro (« Version 3 ») ;
• sa date ;
• le nom de la personne qui l'a produite ;
• un badge « Version actuelle » sur la version en cours.

Quand un fichier n'a jamais été modifié depuis son dépôt, la mention « Pas d'historique antérieur » s'affiche.

Comment ouvrir l'historique des versions d'un fichier ? #

Trois chemins mènent au même endroit :

• depuis le panneau Détails du fichier, entrée « Historique des versions » ;
• depuis la visionneuse plein écran, menu « Toutes les actions » → « Historique des versions » (l'historique s'ouvre par-dessus, la visionneuse reste ouverte) ;
• le panneau Détails affiche également le nombre de versions du fichier.

Comment revenir à une version antérieure ? #

1. Ouvrez l'Historique des versions du fichier.
2. Repérez la version voulue (par sa date et son numéro).
3. Cliquez sur « Restaurer cette version ».
4. Confirmez.

La confirmation explique précisément ce qui va se passer : l'opération crée une nouvelle version à partir de celle que vous restaurez, et la version actuelle n'est pas supprimée. Rien n'est perdu : votre historique s'allonge d'un cran, il ne se réécrit pas.

Comment télécharger une version précise ? #

Dans l'Historique des versions, cliquez sur « Télécharger cette version » en face de la version souhaitée.

Vous obtenez exactement le contenu de cette version sur votre ordinateur, sans toucher à la version courante dans le Drive.

Comment déposer une nouvelle version d'un fichier ? #

Re-téléversez le fichier dans le même dossier, sous le même nom. Le Drive détecte l'homonymie et vous propose Remplacer : le fichier existant reçoit alors une nouvelle version, et l'ancienne reste dans l'historique.

Le détail de cette fenêtre est décrit dans Suivre ses envois et gérer les fichiers déjà présents.

Puis-je éditer un PDF ou une image en ligne ? #

Non. L'édition en ligne concerne les documents bureautiques (texte, tableur, présentation). Les PDF et les images se consultent dans la visionneuse — avec zoom pour les images — et se téléchargent, mais ne se modifient pas dans Sphère. Voir Ouvrir un fichier — la visionneuse et les aperçus.

« L'édition n'est pas disponible » : pourquoi ? #

L'éditeur en ligne est un composant qui doit être activé pour votre organisation. S'il ne l'est pas, l'un de ces messages s'affiche :

• « L'édition n'est pas disponible sur cette marque » ;
• « Impossible de charger l'éditeur ».

Ce n'est pas un problème de droits sur le fichier : contactez votre administrateur. En attendant, vous pouvez toujours télécharger le document, le modifier sur votre ordinateur et le re-téléverser en choisissant Remplacer.