Drive — Questions fréquentes

Qui peut voir mes fichiers ? #

Par défaut, vous seul. Le partage est explicite : un fichier n'est visible par un collègue que si vous l'avez partagé avec lui, ou via un lien externe que vous avez créé. Un fichier placé dans un dossier partagé est en revanche accessible aux personnes qui ont accès à ce dossier — la fenêtre de partage le signale par la mention « Hérité de … ».

Mes fichiers sont-ils protégés contre les virus ? #

Oui. Chaque fichier déposé est analysé par un antivirus, et le résultat de l'analyse est visible dans le panneau Détails du fichier (Analyse en cours, Analyse - Sain, Fichier infecté). Un fichier détecté comme infecté est mis en quarantaine et son téléchargement est bloqué.

Puis-je récupérer un fichier supprimé par erreur ? #

Oui, tant qu'il est dans la Corbeille : ouvrez-la, faites un clic droit sur l'élément et choisissez Restaurer. Il revient à son emplacement d'origine.

La corbeille indique au bout de combien de jours les éléments sont définitivement purgés ; ce délai est réglé par votre organisation. Passé ce délai, ou après un « Vider la corbeille », la récupération n'est plus possible.

Pour un fichier écrasé plutôt que supprimé, voyez l'Historique des versions (voir Éditer un document et gérer les versions).

Puis-je partager un fichier avec quelqu'un hors de mon organisation ? #

Oui, avec un lien de partage externe. La personne n'a pas besoin d'un compte Sphère : elle ouvre le lien, saisit le mot de passe si vous en avez mis un, et peut consulter ou télécharger le fichier. Tous les liens portent une date d'expiration. Voir Liens de partage externes.

Le mot de passe d'un lien externe est-il obligatoire ? #

Non, il est optionnel — mais fortement recommandé pour un document sensible. S'il est renseigné, il doit compter au moins 8 caractères. L'expiration, elle, est toujours appliquée : les durées proposées vont de 1 heure à 7 jours.

Quelle est la taille maximale d'un fichier ? #

Elle dépend de la configuration de votre organisation, et peut même être personnalisée pour votre compte. La valeur qui s'applique à vous est affichée à l'écran au moment de l'envoi : « Taille max par fichier : … ». Les gros fichiers sont envoyés par morceaux, ce qui permet de les mettre en pause et de les reprendre.

Puis-je téléverser un dossier entier ? #

Oui. Nouveau → « Téléverser un dossier », ou glissez simplement le dossier depuis votre ordinateur sur la liste du Drive : l'arborescence est recréée, puis tous les fichiers sont envoyés en un seul lot. Voir Téléverser et organiser ses fichiers.

Puis-je télécharger un dossier entier ? #

Oui : clic droit sur le dossier → « Télécharger le dossier ». Vous obtenez une archive ZIP contenant son arborescence. Un dossier trop volumineux, trop fourni ou trop profond est refusé, avec un message qui indique la limite atteinte et vous invite à télécharger les sous-dossiers séparément.

Puis-je modifier un document à plusieurs en même temps ? #

Oui, pour les documents bureautiques : les collègues ayant le rôle Éditeur peuvent co-éditer en temps réel, et les changements de chacun apparaissent en direct. Voir Éditer un document et gérer les versions.

Combien de versions d'un fichier sont conservées ? #

Le Drive conserve une version à chaque modification ou nouveau dépôt. Vous pouvez consulter, télécharger ou restaurer n'importe quelle version depuis l'Historique des versions. Restaurer une version ancienne n'efface pas la version actuelle : elle crée une nouvelle version à partir de l'ancienne.

Puis-je annuler un envoi en cours ? #

Oui. Dans la fenêtre d'import, en bas à droite, chaque fichier dispose de ses propres commandes : Mettre en pause, Reprendre, Annuler l'envoi et Réessayer. Fermer la fenêtre n'arrête rien : l'anneau de progression de la barre du haut permet de la rouvrir. Voir Suivre ses envois et gérer les fichiers déjà présents.

Le Drive me dit qu'un fichier existe déjà : dois-je m'inquiéter ? #

Non, c'est une vérification volontaire. Le Drive vous prévient quand un fichier du même nom existe dans le dossier (vous choisissez Remplacer, Conserver les deux ou Annuler) ou quand un fichier au même contenu existe déjà ailleurs (vous choisissez Importer quand même ou Ne pas importer). Voir Suivre ses envois et gérer les fichiers déjà présents.

Comment retrouver un fichier dont je ne sais plus où il est ? #

Utilisez la recherche : elle se déclenche dès le premier caractère, explore le dossier courant et tous ses sous-dossiers, et chaque résultat indique le dossier qui le contient. Un clic sur cet emplacement ouvre le dossier et met le fichier en évidence. Voir Rechercher un fichier dans le Drive.

Comment faire de la place rapidement ? #

Trois leviers, du plus efficace au moins efficace : l'écran Doublons (fichiers au contenu identique, avec estimation de l'espace récupérable), le vidage de la corbeille, et la suppression des gros fichiers repérés par le filtre de taille « > 100 Mo ». Voir Nettoyer les doublons du Drive et Espace de stockage (quota).

Puis-je consulter un document sans le télécharger ? #

Oui. Un double-clic ouvre le fichier dans la visionneuse plein écran : images (avec zoom), vidéos, sons, PDF, documents Word / Excel / PowerPoint (première page), texte, CSV, Markdown et HTML. Les flèches du clavier passent au fichier suivant. Voir Ouvrir un fichier — la visionneuse et les aperçus.

Suis-je prévenu quand quelqu'un partage un fichier avec moi ? #

Oui : une notification apparaît en bas à droite, où que vous soyez dans l'application, avec le nom de la personne et un bouton Ouvrir qui vous conduit au fichier, mis en évidence dans Partagé avec moi. Vous êtes également prévenu si un fichier partagé est renommé, supprimé, si votre rôle change ou si votre accès est retiré. Voir Notifications de partage et confirmations.

Le Drive est-il accessible sur mobile ? #

Oui. Vos fichiers du Drive sont accessibles depuis l'application mobile comme depuis la version web.