Partager un fichier ou un dossier

Comment partager un fichier avec un collègue (partage interne) ? #

1. Sélectionnez le fichier ou le dossier.
2. Ouvrez Partager.
3. Choisissez la personne de votre organisation.
4. Définissez son rôle (voir ci-dessous), puis validez. Elle accède alors au fichier dans son Drive.

Quels sont les rôles de partage (lecteur, éditeur, propriétaire) ? #

• Lecteur : peut consulter, prévisualiser et télécharger.
• Éditeur : en plus, peut téléverser une nouvelle version, renommer, déplacer et mettre à la corbeille.
• Propriétaire : en plus, peut gérer les permissions et supprimer.

Choisissez le rôle le plus restrictif qui suffit au besoin de la personne.

Comment voir et retirer les accès d'un fichier ? #

Ouvrez Partager sur le fichier : la liste des personnes ayant accès s'affiche avec leur rôle. Pour retirer un accès, choisissez Révoquer à côté de la personne concernée. Elle perd immédiatement l'accès.

Comment créer un lien de partage externe ? #

1. Sélectionnez le fichier.
2. Ouvrez Partager puis Créer un lien.
3. Définissez un mot de passe (obligatoire) et une date d'expiration.
4. Copiez le lien et transmettez-le. Communiquez le mot de passe séparément.

Le destinataire ouvre le lien, saisit le mot de passe et peut prévisualiser/télécharger le fichier, sans compte Sphère.

Pourquoi un mot de passe et une expiration sont-ils obligatoires sur les liens externes ? #

Pour la sécurité. Un lien externe est accessible hors de votre organisation : le mot de passe empêche un accès non autorisé et l'expiration garantit que le lien ne reste pas actif indéfiniment (durée limitée, quelques jours au maximum). Après plusieurs essais de mot de passe infructueux, le lien se verrouille temporairement.

Comment désactiver un lien de partage ? #

Dans les options de partage du fichier, ouvrez les liens existants et choisissez Révoquer. Le lien cesse immédiatement de fonctionner, même avant sa date d'expiration.

Quelle différence entre partage interne et lien externe ? #

Le partage interne donne accès à des collègues identifiés de votre organisation, avec un rôle précis. Le lien externe permet à toute personne disposant du lien et du mot de passe d'accéder au fichier, de façon temporaire. Utilisez l'interne pour la collaboration d'équipe, l'externe pour transmettre ponctuellement un document à l'extérieur.