Partager un fichier ou un dossier avec des collègues

Comment partager un fichier avec un collègue ? #

1. Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier (ou ouvrez son menu ⋮).
2. Choisissez Partager, puis de nouveau Partager dans le sous-menu, pour ouvrir la fenêtre complète.
3. Restez sur l'onglet Membres.
4. Sous « Ajouter un membre », cliquez sur le sélecteur et cherchez la personne par nom ou e-mail.
5. Choisissez son rôle — Lecteur ou Éditeur — dans la liste déroulante à droite.
6. Cliquez sur Ajouter.

La personne accède alors au fichier depuis sa vue Partagé avec moi, et reçoit une notification (voir Notifications de partage et confirmations).

Quels sont les rôles de partage ? #

• Lecteur : peut consulter, prévisualiser et télécharger.
• Éditeur : en plus, peut modifier le contenu, déposer une nouvelle version, renommer, déplacer et mettre à la corbeille.
• Propriétaire : le créateur du fichier. Il gère les accès et peut supprimer définitivement.

Quand vous ajoutez quelqu'un, vous choisissez entre Lecteur et Éditeur ; le Propriétaire est affiché à part, en tête de la liste des personnes ayant accès.

Choisissez toujours le rôle le plus restrictif qui suffit au besoin de la personne.

Comment voir qui a accès à un fichier ? #

Ouvrez Partager sur l'élément, onglet Membres. La section « Personnes ayant accès » liste :

• le Propriétaire, en tête ;
• chaque personne à qui l'accès a été donné, avec son avatar, son nom et son rôle.

Si personne n'a encore reçu l'accès, la mention « Ce fichier n'est partagé avec personne pour l'instant. » (ou « Ce dossier… ») s'affiche.

Comment voir rapidement les destinataires depuis la liste ? #

Dans la vue Partagés par moi, chaque élément affiche un compteur de destinataires. Survolez ce compteur : une fiche apparaît et liste les personnes ayant accès, avec leur nom, leur e-mail et leur rôle. Vous n'avez pas besoin d'ouvrir la fenêtre de partage pour vérifier.

Comment changer le rôle d'une personne ? #

Dans Partager → Membres, la liste « Personnes ayant accès » affiche à droite de chaque personne une liste déroulante avec Lecteur et Éditeur. Choisissez le nouveau rôle : le changement est appliqué immédiatement.

La personne concernée reçoit une notification lui indiquant son ancien et son nouveau rôle.

Comment retirer l'accès d'une personne ? #

1. Ouvrez Partager sur l'élément, onglet Membres.
2. Dans « Personnes ayant accès », cliquez sur Retirer à côté de la personne.
3. Une confirmation s'affiche : « Retirer l'accès ? », avec la phrase « … n'aura plus accès à … ». Confirmez.

L'accès est coupé immédiatement, et la personne reçoit une notification « Accès retiré » précisant le nom du fichier et qui a retiré l'accès.

Pourquoi vois-je des personnes que je n'ai pas ajoutées (« Hérité de … ») ? #

Sur un sous-dossier ou un fichier situé dans un dossier partagé, la liste des accès affiche aussi les personnes qui y ont accès par le dossier parent. Ces lignes portent la mention « Hérité de … » (avec le nom du dossier) ou « Hérité d'un dossier parent » quand ce nom n'est pas connu.

Ces accès ne se modifient pas ici : le rôle est affiché mais verrouillé, avec l'explication « Cet accès vient d'un dossier parent : il se modifie sur ce dossier. » Pour changer ou retirer un tel accès, ouvrez la fenêtre de partage du dossier parent indiqué.

C'est le comportement attendu : sans cet affichage, on croirait qu'un sous-dossier n'est partagé avec personne alors qu'il l'est par héritage.

Pourquoi ne puis-je pas ajouter certaines personnes ? #

Plusieurs cas sont signalés explicitement dans la fenêtre de partage :

• « Sans accès Drive » — le badge apparaît dans le sélecteur à côté d'une personne dont le rôle ne comprend pas le module Drive : elle ne pourrait pas ouvrir le fichier.
• « Ce membre n'a pas accès au module Drive. » — même situation, signalée au moment de valider.
• « Ce membre est désactivé ou suspendu — partage impossible. »
• « Ce membre n'existe plus dans l'espace de travail. »
• « Vérification du destinataire impossible pour le moment — réessayez. » — un incident temporaire ; réessayez.

Dans les trois premiers cas, la solution passe par votre administrateur : c'est lui qui ouvre le module Drive à un membre ou réactive un compte.

Puis-je partager un dossier entier ? #

Oui : un dossier se partage exactement comme un fichier, et les personnes y accèdent avec le rôle que vous leur donnez. Leur accès s'étend à son contenu, ce qui apparaît sous la mention « Hérité de … » sur les sous-dossiers et les fichiers qu'il contient.

Un dossier partagé en Lecteur est un dossier en lecture seule pour son destinataire : il peut le consulter et télécharger son contenu, mais pas y déposer de fichiers. Voir la question suivante.

On m'a partagé un dossier mais je ne peux rien y déposer #

C'est que le dossier vous a été partagé avec le rôle Lecteur. L'interface l'explique au lieu d'afficher un bouton éteint :

• en glissant un fichier dessus : « Dépôt impossible dans ce dossier » ;
• en cliquant sur Nouveau : « Vous ne pouvez pas ajouter de fichiers ici », suivi de « Ce dossier partagé vous est accessible en lecture seule. Demandez un accès « Éditeur » à son propriétaire pour y déposer des fichiers. »

Demandez le rôle Éditeur à la personne qui vous a partagé le dossier : elle peut le changer en deux clics depuis Partager → Membres.

Que puis-je faire sur un fichier partagé avec moi ? #

Dans la vue Partagé avec moi, le menu d'un élément se limite aux actions de consultation : Ouvrir, Ouvrir dans un nouvel onglet, Ouvrir dans l'éditeur (si vous êtes Éditeur), Télécharger et Détails.

Renommer, partager à votre tour ou mettre à la corbeille ne sont pas proposés : ces actions appartiennent au propriétaire du fichier.

Quelle différence entre partage interne et lien externe ? #

Le partage interne (décrit ici) donne accès à des collègues identifiés de votre organisation, avec un rôle précis, révocable à tout moment, et visible dans la liste des accès.

Le lien externe permet à toute personne disposant du lien d'accéder au fichier, sans compte Sphère, de façon temporaire. Voir Liens de partage externes.

Utilisez l'interne pour la collaboration d'équipe, l'externe pour transmettre ponctuellement un document à l'extérieur.