Liens de partage externes

Comment créer un lien de partage externe ? #

1. Faites un clic droit sur le fichier (ou ouvrez son menu ⋮) et choisissez Partager, puis Partager dans le sous-menu.
2. Ouvrez l'onglet « Lien externe ».
3. Renseignez, si vous le souhaitez, un mot de passe (champ « Mot de passe (optionnel) »).
4. Choisissez une Expiration dans la liste : 1 heure, 6 heures, 24 heures, 3 jours ou 7 jours.
5. Cliquez sur « Créer un lien ».

Le lien s'affiche aussitôt, avec un bouton pour le copier. Transmettez-le à votre destinataire — et communiquez-lui le mot de passe par un autre canal si vous en avez mis un.

Comment copier un lien en un clic, sans ouvrir de fenêtre ? #

Il existe un raccourci pour les cas pressés :

1. Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier (ou ouvrez son menu ⋮).
2. Survolez Partager.
3. Cliquez sur « Copier le lien ».

Le lien externe est créé et copié dans le presse-papiers sans qu'aucune fenêtre ne s'ouvre. Un message de confirmation vous indique jusqu'à quelle date il est valable : « Lien copié — valable jusqu'au … ».

Si la copie échoue (certains navigateurs la refusent dans ce contexte), le message « Lien créé, mais la copie a échoué. » vous invite à réessayer : le même lien sera recopié, aucun doublon n'est créé.

Le mot de passe est-il obligatoire ? #

Non, il est optionnel. Si vous en mettez un, il doit comporter au moins 8 caractères — la fenêtre le rappelle sous le champ : « Optionnel — 8 caractères minimum si renseigné. »

Un lien protégé porte le badge Protégé dans la liste des liens. Votre destinataire devra saisir ce mot de passe sur la page de partage avant de voir le fichier.

💡 Pour un document sensible, mettez un mot de passe et transmettez-le séparément du lien (par téléphone, par exemple) : un lien intercepté seul devient inutilisable.

Combien de temps un lien reste-t-il valable ? #

Un lien externe porte toujours une date d'expiration : les durées proposées vont de 1 heure à 7 jours. Passé ce délai, le lien cesse de fonctionner et la page affiche « Lien expiré ».

C'est volontaire : un lien accessible hors de votre organisation ne doit pas rester actif indéfiniment. Pour prolonger un partage, créez un nouveau lien.

Comment voir les liens déjà créés sur un fichier ? #

Dans Partager → Lien externe, la section « Liens existants » liste les liens créés pour cet élément, avec :

• la date de création ;
• la date d'expiration ;
• l'état — Actif ou Expiré ;
• le badge Protégé quand le lien a un mot de passe.

Quand il n'y a rien, le message « Aucun lien de partage actif » s'affiche.

Pourquoi ne puis-je pas réafficher l'adresse d'un lien existant ? #

C'est une protection délibérée. La section des liens existants le précise : « L'URL d'un lien existant ne peut pas être réaffichée : elle n'est visible qu'à la création. »

Si vous avez perdu un lien, révoquez-le puis créez-en un nouveau — plutôt que de laisser traîner un lien actif dont vous ne savez plus où il est passé.

Comment désactiver un lien de partage ? #

1. Ouvrez Partager → Lien externe sur l'élément.
2. Dans « Liens existants », cliquez sur « Révoquer le lien » en face du lien concerné.
3. Confirmez : « Révoquer ce lien ? L'accès sera coupé immédiatement. »

Le lien cesse de fonctionner sur-le-champ, même avant sa date d'expiration. Toute personne qui tentera de l'ouvrir verra « Lien introuvable ».

Que voit la personne qui reçoit mon lien ? #

Elle ouvre une page dédiée, sans avoir besoin d'un compte Sphère :

1. Si le lien est protégé, la page « Fichier protégé » demande le mot de passe ; elle clique sur Déverrouiller.
2. La page affiche « … a partagé un fichier avec vous », le nom du fichier et sa date d'expiration.
3. Elle peut Télécharger le fichier, et « Ouvrir dans la visionneuse » pour les documents qui s'y prêtent — un aperçu s'affiche pour les images et les PDF.

Si le format ne permet pas d'aperçu, la mention « Aperçu indisponible pour ce type de fichier. » s'affiche : le téléchargement reste possible.

Cette page est cloisonnée : elle ne charge et ne contacte rien d'autre que les services de votre organisation nécessaires à l'affichage du fichier. L'aperçu, lui, est identique à celui que vous voyez dans le Drive.

Le destinataire dit que le mot de passe ne marche pas #

Trois pistes, dans l'ordre :

1. Vérifiez le mot de passe transmis (espaces en trop, majuscules).
2. Après plusieurs tentatives infructueuses, la page se verrouille temporairement : « Accès temporairement bloqué — Trop de tentatives de mot de passe. Réessayez plus tard. » Il faut attendre quelques minutes.
3. Si le doute persiste, révoquez le lien et créez-en un nouveau avec un mot de passe que vous redonnez.

« Trop de liens créés en peu de temps » #

Le message « Trop de liens créés en peu de temps. Réessaie dans quelques minutes. » apparaît quand beaucoup de liens sont créés coup sur coup depuis le même compte. Ce n'est pas une erreur : c'est une protection. Patientez quelques minutes, puis recommencez.

« Tu n'as pas le droit de partager cet élément » #

Ce message signifie que vous n'êtes ni propriétaire du fichier, ni habilité à en gérer le partage — typiquement un fichier qui vous a été partagé par quelqu'un d'autre. Seul le propriétaire peut créer un lien externe dessus. Demandez-le-lui.