Questions fréquentes
Mail — Questions fréquentes
Sphère crée-t-il une nouvelle adresse e-mail pour moi ? #
Non. Le Mail de Sphère se connecte à votre boîte e-mail existante (professionnelle ou Google). Vous continuez d'utiliser votre adresse habituelle ; Sphère vous permet simplement de la consulter et de l'utiliser depuis la plateforme. Voir Configurer et connecter son compte e-mail.
Puis-je connecter plusieurs boîtes e-mail ? #
Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes et passer de l'un à l'autre dans le module Mail. Chacun garde ses propres messages, dossiers et réglages.
Dois-je saisir mon mot de passe pour connecter un compte Google ? #
Non. Pour un compte Google, vous vous connectez directement chez Google et autorisez Sphère à accéder à votre messagerie. Votre mot de passe reste chez Google et n'est jamais visible par Sphère.
Mes identifiants de messagerie sont-ils en sécurité ? #
Oui. Les identifiants nécessaires à la connexion de votre boîte sont conservés de façon chiffrée et ne sont jamais affichés ni exposés dans l'interface.
Puis-je enregistrer un brouillon pour finir mon message plus tard ? #
Oui. Dans le Mail de Sphère, une réponse ou un message en cours est enregistré automatiquement en brouillon : vous pouvez fermer la fenêtre et y revenir plus tard sans rien perdre. Il n'y a qu'un seul brouillon par conversation ; en cliquant de nouveau sur Répondre ou Transférer dans ce fil, votre brouillon est repris automatiquement. Voir Lire et envoyer des e-mails.
Pourquoi mes nouveaux messages mettent-ils un moment à apparaître ? #
Sphère récupère vos messages par une synchronisation régulière : un nouveau courriel peut donc apparaître avec un léger délai plutôt qu'instantanément. Vous pouvez lancer une actualisation manuelle pour forcer la récupération immédiate.
Comment savoir de qui vient un e-mail (contact ou membre) ? #
Dans le Mail de Sphère, vous pouvez identifier l'expéditeur d'un e-mail en l'associant à un contact, un membre ou une organisation de votre répertoire. Un badge avec son nom et son avatar s'affiche alors sur ses messages. Les expéditeurs peuvent aussi être identifiés automatiquement sur les boîtes partagées. Voir Identifier l'expéditeur d'un e-mail.
Puis-je savoir qui, dans mon équipe, a déjà lu un e-mail ? #
Oui, sur une boîte partagée. Une icône œil dans la liste, et une mention « Vu par » dans l'en-tête du message, indiquent les collègues qui ont vu l'e-mail, avec leur nom et leur avatar. Cela évite de traiter deux fois le même message. Voir Boîtes e-mail partagées.
Peut-on répartir automatiquement les e-mails d'une boîte partagée entre agents ? #
Oui. Sur une boîte partagée, le dispatching automatique assigne les e-mails entrants aux agents, selon des règles (tour de rôle, moins chargé, compétence) ou via une IA guidée par votre instruction. Répondre à un message non assigné se l'attribue aussi automatiquement. Voir Boîtes e-mail partagées.
Peut-on transformer les e-mails d'une boîte partagée en tickets ? #
Oui. Sur une boîte partagée, vous pouvez activer la création automatique de tickets : chaque e-mail entrant ouvre un ticket dans le pipeline choisi. Voir Boîtes e-mail partagées.
Puis-je gérer une adresse commune à toute une équipe ? #
Oui, avec une boîte partagée (par exemple contact@ ou support@) : plusieurs collègues y accèdent selon un rôle (lecteur, éditeur, propriétaire). Voir Boîtes e-mail partagées.
Comment ajouter automatiquement ma signature à mes messages ? #
Créez une signature et désignez-la comme signature par défaut : elle s'ajoute alors automatiquement à vos nouveaux messages. Voir Signatures et modèles de messages.
Quelle est la taille maximale d'une pièce jointe ? #
Elle dépend de votre fournisseur de messagerie (souvent autour de 25 Mo). Pour un fichier plus lourd, déposez-le dans le Drive et partagez un lien. Voir Pièces jointes (envoyer et recevoir des fichiers).
Puis-je choisir depuis quelle adresse j'envoie un e-mail ? #
Oui, si vous disposez de plusieurs adresses d'envoi. Un champ De : dans la fenêtre de rédaction vous laisse choisir entre vos adresses personnelles et celles des boîtes partagées auxquelles vous avez accès. Voir Lire et envoyer des e-mails.
Pourquoi le module e-mail parle-t-il de « Tag » plutôt que de « libellé » ? #
C'est le même principe : dans le Mail, le terme affiché est Tag. Il désigne le marqueur de couleur que vous posez sur un message pour le catégoriser, que d'autres messageries appellent « libellé » ou « étiquette ». Voir Organiser sa boîte e-mail (dossiers, étiquettes, règles).
J'ai supprimé un e-mail par erreur, puis-je le récupérer ? #
Oui, tant qu'il est encore dans la Corbeille. Ouvrez le dossier Corbeille et choisissez Restaurer pour le renvoyer vers la boîte de réception. En revanche, un message supprimé définitivement depuis la Corbeille ne peut plus être récupéré. Voir Organiser sa boîte e-mail (dossiers, étiquettes, règles).
Puis-je montrer un e-mail à mon équipe sans le transférer par courriel ? #
Oui. Depuis un e-mail, choisissez Partager, puis Partager dans Chat, et sélectionnez une conversation : le message s'y affiche sous forme d'une carte reprenant l'expéditeur, les destinataires et le contenu. Voir Partager un e-mail dans une conversation.
Comment supprimer une boîte e-mail de Sphère ? #
Depuis les réglages, supprimez la boîte : une fenêtre vous propose de conserver les messages déjà récupérés (archive en lecture seule) ou de tout supprimer définitivement. Cela ne supprime pas votre compte chez votre fournisseur. Voir Configurer et connecter son compte e-mail.
Comment rattacher un e-mail à un ticket ? #
Dans le module Mail, ouvrez le menu « … » de la ligne de l'e-mail et choisissez Affecter un ticket. Vous pouvez alors rattacher un ticket existant (la recherche porte sur tous les tickets, y compris ceux qui ont déjà un e-mail) ou créer un ticket depuis cet email. Un badge portant la référence apparaît ensuite sur l'e-mail. Voir Lier un e-mail à un ticket.
Comment détacher le ticket d'un e-mail ? #
Survolez le badge de ticket de l'e-mail (ou ouvrez son menu « … ») et choisissez Détacher le ticket ; une confirmation vous est demandée. L'action est réversible : vous pouvez rattacher l'e-mail plus tard. Si le ticket regroupe plusieurs e-mails, Sphère vous demande d'ouvrir le ticket pour désigner celui à détacher. Voir Lier un e-mail à un ticket.
Puis-je envoyer ma réponse et clôturer la conversation en une fois ? #
Oui. Dans une réponse, choisissez Envoyer et clôturer au lieu de Envoyer : le message part et le fil passe au statut Clôturé. Si la clôture échoue alors que l'envoi a réussi, Sphère vous le signale pour que vous changiez le statut à la main. Voir Lire et envoyer des e-mails.
Où retrouver les e-mails que j'ai mis de côté avec l'étoile ? #
Dans l'entrée Messages suivis de la barre latérale du Mail : elle rassemble tous vos e-mails étoilés, tous dossiers confondus, avec un badge indiquant leur nombre. Voir Organiser sa boîte e-mail (dossiers, étiquettes, règles).
Puis-je appeler l'expéditeur d'un e-mail depuis ma boîte ? #
Oui, si l'expéditeur est identifié comme contact de votre répertoire et que sa fiche porte un numéro. Survolez son badge : sa carte propose Appeler avec son numéro, ainsi que l'appel audio, l'appel vidéo, l'envoi d'un mail et l'envoi d'un message. Un contact sans numéro enregistré n'affiche simplement pas l'action. Voir Contacter quelqu'un depuis un e-mail (cartes de contact).
Comment savoir si un collègue est en train de lire le même e-mail que moi ? #
Sur une boîte partagée, ouvrez la liste Vu par de l'e-mail : un collègue qui le consulte à cet instant apparaît avec un point vert clignotant et la mention Consulte actuellement. S'il n'a pas encore lu le dernier message du fil, il est affiché en tête de liste. Voir Boîtes e-mail partagées.
Comment changer le nombre d'e-mails affichés par page ? #
Au bas de la liste des messages, ouvrez le sélecteur Nombre de messages par page et choisissez 20, 50 ou 100. La valeur par défaut est 50, et votre choix est mémorisé pour vos prochaines visites. Voir Régler l'affichage de la liste des e-mails.
Comment filtrer rapidement une boîte partagée (non assigné, hors délai) ? #
Activez la barre de statistiques dans les paramètres de la boîte partagée (Afficher la barre de stats) : des boutons cliquables avec compteur apparaissent au-dessus de la liste — Non assigné, Assigné, Clôturé, En cours, Traité, Hors délai. Un clic filtre la liste, et plusieurs boutons peuvent être actifs en même temps. Voir Boîtes e-mail partagées.
Que faire quand un fichier dépasse la taille maximale d'une pièce jointe ? #
Le fichier est bloqué avant l'envoi, avec un message indiquant son poids et la limite. Vous pouvez alors le réduire, ou choisir Envoyer via Drive : le fichier est déposé dans votre espace de fichiers et un lien de partage (public ou protégé par mot de passe, avec une expiration de 24 heures, 3 jours ou 7 jours) est inséré dans le message. Voir Pièces jointes (envoyer et recevoir des fichiers).
Puis-je joindre un fichier déjà rangé dans mon espace de fichiers ? #
Oui. Dans la fenêtre de rédaction, choisissez Joindre depuis Drive : une fenêtre vous laisse parcourir, rechercher et filtrer vos fichiers (Documents, Images, Vidéos, Audio), puis les joindre au message. Voir Pièces jointes (envoyer et recevoir des fichiers).
Quel mot de passe saisir pour connecter une boîte Gmail manuellement ? #
Pas votre mot de passe Gmail habituel, mais un mot de passe d'application généré chez Google. Une icône d'aide à côté du champ Mot de passe affiche la marche à suivre pas à pas. Plus simple encore : utilisez le bouton Connecter avec Google, qui n'exige aucun mot de passe. Voir Configurer et connecter son compte e-mail.
Puis-je lire et répondre à un e-mail depuis une fiche de contact ? #
Oui. Depuis une fiche du Répertoire ou une affaire, un clic sur un e-mail l'ouvre par-dessus votre écran, avec les mêmes actions que dans le module Mail (répondre, commenter, assigner, changer le statut). En refermant la fenêtre, vous retrouvez votre fiche à l'endroit exact où vous l'aviez laissée. Voir Lire et envoyer des e-mails.
Comment trier les résultats d'une recherche ? #
Pendant une recherche, un sélecteur apparaît à droite du champ : choisissez Pertinence (les meilleures correspondances d'abord) ou Date (du plus récent au plus ancien). Il ne s'affiche que tant qu'une recherche est active. Voir Rechercher un e-mail.
Le Mail est-il accessible sur mobile ? #
Oui. Vos messages sont accessibles depuis l'application mobile comme depuis la version web.
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