Mail — Questions fréquentes — Documentation Sphère

Sphère crée-t-il une nouvelle adresse e-mail pour moi ? #

Non. Le Mail de Sphère se connecte à votre boîte e-mail existante (professionnelle ou Google). Vous continuez d'utiliser votre adresse habituelle ; Sphère vous permet simplement de la consulter et de l'utiliser depuis la plateforme. Voir Configurer et connecter son compte e-mail.

Puis-je connecter plusieurs boîtes e-mail ? #

Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes et passer de l'un à l'autre dans le module Mail. Chacun garde ses propres messages, dossiers et réglages.

Dois-je saisir mon mot de passe pour connecter un compte Google ? #

Non. Pour un compte Google, vous vous connectez directement chez Google et autorisez Sphère à accéder à votre messagerie. Votre mot de passe reste chez Google et n'est jamais visible par Sphère.

Mes identifiants de messagerie sont-ils en sécurité ? #

Oui. Les identifiants nécessaires à la connexion de votre boîte sont conservés de façon chiffrée et ne sont jamais affichés ni exposés dans l'interface.

Puis-je enregistrer un brouillon pour finir mon message plus tard ? #

Oui. Dans le Mail de Sphère, une réponse ou un message en cours est enregistré automatiquement en brouillon : vous pouvez fermer la fenêtre et y revenir plus tard sans rien perdre. Il n'y a qu'un seul brouillon par conversation ; en cliquant de nouveau sur Répondre ou Transférer dans ce fil, votre brouillon est repris automatiquement. Voir Lire et envoyer des e-mails.

Pourquoi mes nouveaux messages mettent-ils un moment à apparaître ? #

Sphère récupère vos messages par une synchronisation régulière : un nouveau courriel peut donc apparaître avec un léger délai plutôt qu'instantanément. Vous pouvez lancer une actualisation manuelle pour forcer la récupération immédiate.

Comment savoir de qui vient un e-mail (contact ou membre) ? #

Dans le Mail de Sphère, vous pouvez identifier l'expéditeur d'un e-mail en l'associant à un contact, un membre ou une organisation de votre répertoire. Un badge avec son nom et son avatar s'affiche alors sur ses messages. Les expéditeurs peuvent aussi être identifiés automatiquement sur les boîtes partagées. Voir Identifier l'expéditeur d'un e-mail.

Puis-je savoir qui, dans mon équipe, a déjà lu un e-mail ? #

Oui, sur une boîte partagée. Une icône œil dans la liste, et une mention « Vu par » dans l'en-tête du message, indiquent les collègues qui ont vu l'e-mail, avec leur nom et leur avatar. Cela évite de traiter deux fois le même message. Voir Boîtes e-mail partagées.

Peut-on répartir automatiquement les e-mails d'une boîte partagée entre agents ? #

Oui. Sur une boîte partagée, le dispatching automatique assigne les e-mails entrants aux agents, selon des règles (tour de rôle, moins chargé, compétence) ou via une IA guidée par votre instruction. Répondre à un message non assigné se l'attribue aussi automatiquement. Voir Boîtes e-mail partagées.

Peut-on transformer les e-mails d'une boîte partagée en tickets ? #

Oui. Sur une boîte partagée, vous pouvez activer la création automatique de tickets : chaque e-mail entrant ouvre un ticket dans le pipeline choisi. Voir Boîtes e-mail partagées.

Puis-je gérer une adresse commune à toute une équipe ? #

Oui, avec une boîte partagée (par exemple contact@ ou support@) : plusieurs collègues y accèdent selon un rôle (lecteur, éditeur, propriétaire). Voir Boîtes e-mail partagées.

Comment ajouter automatiquement ma signature à mes messages ? #

Créez une signature et désignez-la comme signature par défaut : elle s'ajoute alors automatiquement à vos nouveaux messages. Voir Signatures et modèles de messages.

Quelle est la taille maximale d'une pièce jointe ? #

Elle dépend de votre fournisseur de messagerie (souvent autour de 25 Mo). Pour un fichier plus lourd, déposez-le dans le Drive et partagez un lien. Voir Pièces jointes (envoyer et recevoir des fichiers).

Puis-je choisir depuis quelle adresse j'envoie un e-mail ? #

Oui, si vous disposez de plusieurs adresses d'envoi. Un champ De : dans la fenêtre de rédaction vous laisse choisir entre vos adresses personnelles et celles des boîtes partagées auxquelles vous avez accès. Voir Lire et envoyer des e-mails.

Pourquoi le module e-mail parle-t-il de « Tag » plutôt que de « libellé » ? #

C'est le même principe : dans le Mail, le terme affiché est Tag. Il désigne le marqueur de couleur que vous posez sur un message pour le catégoriser, que d'autres messageries appellent « libellé » ou « étiquette ». Voir Organiser sa boîte e-mail (dossiers, étiquettes, règles).

J'ai supprimé un e-mail par erreur, puis-je le récupérer ? #

Oui, tant qu'il est encore dans la Corbeille. Ouvrez le dossier Corbeille et choisissez Restaurer pour le renvoyer vers la boîte de réception. En revanche, un message supprimé définitivement depuis la Corbeille ne peut plus être récupéré. Voir Organiser sa boîte e-mail (dossiers, étiquettes, règles).

Puis-je montrer un e-mail à mon équipe sans le transférer par courriel ? #

Oui. Depuis un e-mail, choisissez Partager, puis Partager dans Chat, et sélectionnez une conversation : le message s'y affiche sous forme d'une carte reprenant l'expéditeur, les destinataires et le contenu. Voir Partager un e-mail dans une conversation.

Comment supprimer une boîte e-mail de Sphère ? #

Depuis les réglages, supprimez la boîte : une fenêtre vous propose de conserver les messages déjà récupérés (archive en lecture seule) ou de tout supprimer définitivement. Cela ne supprime pas votre compte chez votre fournisseur. Voir Configurer et connecter son compte e-mail.

Le Mail est-il accessible sur mobile ? #

Oui. Vos messages sont accessibles depuis l'application mobile comme depuis la version web.