Contacter quelqu'un depuis un e-mail (cartes de contact)

Qu'est-ce qu'une carte de contact dans le Mail ? #

Dans le module Mail, plusieurs éléments d'une ligne d'e-mail ouvrent une carte de contact quand vous les survolez : l'avatar de l'expéditeur identifié, un destinataire de la conversation, et l'avatar de la personne assignée au message.

La carte affiche l'identité de la personne (avatar, nom, présence quand elle est connue) puis ses actions de contact. C'est la même carte partout dans Sphère : vous la retrouvez à l'identique dans la messagerie instantanée et dans le répertoire.

La carte s'ouvre au survol, après un court délai, et se referme quand vous éloignez le curseur. Elle est aussi atteignable au clavier : tabulez jusqu'à l'élément, puis parcourez ses entrées et validez avec Entrée.

Quelles actions propose une carte de contact ? #

Dans le module Mail, une carte de contact peut proposer, selon la personne et selon ce qui est activé dans votre organisation :

• Appel audio — appeler la personne dans Sphère.
• Appel vidéo — la joindre en visioconférence.
• Appeler {numéro} — composer son numéro de téléphone externe.
• Envoyer un mail — ouvrir une fenêtre de rédaction pré-remplie à son adresse.
• Envoyer un message — ouvrir une conversation de discussion avec elle.

Une action grisée est momentanément indisponible et la carte en donne le motif (par exemple « WebPhone non connecté » quand votre poste téléphonique n'est pas prêt, ou « Pas d'extension VoIP »). Une action absente signifie que l'information n'existe pas : c'est le cas de « Appeler » pour un contact dont aucun numéro n'est enregistré.

Comment appeler l'expéditeur d'un e-mail ? #

Dans le module Mail, quand un e-mail vient d'un contact de votre répertoire — c'est-à-dire quand son expéditeur est identifié (voir Identifier l'expéditeur d'un e-mail) — vous pouvez l'appeler directement depuis sa carte.

1. Dans la liste ou dans le détail de l'e-mail, survolez le badge de l'expéditeur (son avatar et son nom).
2. La carte de contact s'ouvre.
3. Choisissez Appeler, suivi du numéro du contact.

Le numéro affiché est celui enregistré sur sa fiche du répertoire, tel qu'il y a été saisi. Si le contact n'a aucun numéro enregistré, l'action n'apparaît tout simplement pas — ce n'est pas une erreur : complétez sa fiche dans le répertoire pour la faire apparaître.

L'appel est rattaché à la fiche du contact : vous le retrouvez ensuite dans son historique, comme un appel passé depuis le répertoire.

Comment voir qui est un destinataire de la conversation ? #

Dans le module Mail, la liste des e-mails énumère les participants d'une conversation — expéditeurs comme destinataires — séparés par des virgules, en affichant leur nom plutôt que leur adresse quand il est connu.

Survolez un participant pour ouvrir sa carte : son avatar, son nom et son adresse e-mail s'affichent, avec un accès direct à sa fiche du répertoire (Aller à). C'est le geste le plus rapide pour vérifier « qui est ce destinataire ? » sans ouvrir le message ni quitter la liste.

Quand la conversation compte plus de participants que la ligne ne peut en montrer, un compteur (« +3 ») indique combien d'autres personnes en font partie.

Comment contacter la personne assignée à un e-mail ? #

Dans le module Mail, sur une boîte partagée, l'avatar de la personne assignée à un e-mail apparaît sur sa ligne dans la liste, et dans le détail de la conversation.

• Survolez cet avatar : sa carte de contact s'ouvre, avec l'appel audio, l'appel vidéo, l'appel de son numéro, l'envoi d'un mail et l'envoi d'un message.
• Cliquez sur cet avatar : vous ouvrez le sélecteur d'assignation, pour confier l'e-mail à quelqu'un d'autre ou le désassigner.

Les deux gestes ne se confondent pas : le survol sert à joindre votre collègue, le clic à changer l'assignation. C'est pratique quand un e-mail vous est assigné par erreur : vous joignez en un geste la personne qui l'avait pris en charge.

Pourquoi la carte ne propose-t-elle pas d'appel ? #

Dans le module Mail, une carte de contact sans aucune action d'appel signifie l'une de ces trois choses :

1. La téléphonie n'est pas activée dans votre organisation : il n'y a alors pas d'appel possible du tout, ni depuis le Mail ni ailleurs.
2. La personne n'a pas de poste téléphonique ni de numéro enregistré (« Pas d'extension VoIP », ou aucun numéro sur sa fiche).
3. L'expéditeur n'est pas identifié : sans lien vers une fiche du répertoire, Sphère ne connaît qu'une adresse e-mail, et rien d'autre. Identifiez-le d'abord (voir Identifier l'expéditeur d'un e-mail).

Si l'action est présente mais grisée avec la mention « WebPhone non connecté », la cible est bien joignable : c'est votre propre poste dans Sphère qui n'est pas encore prêt. Attendez quelques secondes ou rechargez la page.