Lire et envoyer des e-mails

Comment lire un message ? #

1. Ouvrez le module Mail et sélectionnez le dossier voulu (par défaut la boîte de réception).
2. Cliquez sur un message dans la liste : il s'ouvre dans le panneau de lecture.
3. L'expéditeur, l'objet, la date et le contenu s'affichent, ainsi que les éventuelles pièces jointes.

Un aperçu (les premières lignes) apparaît dans la liste pour repérer chaque message d'un coup d'œil. L'objet est tronqué proprement quand il est long, et la date reste toujours visible, dans tous les dossiers. Un badge « Nouveau » signale brièvement les e-mails qui viennent d'arriver.

Comment ouvrir un e-mail en pleine vue de lecture ? #

Dans le module Mail, vous pouvez ouvrir un e-mail directement dans le volet de lecture en pleine largeur, à la façon de Gmail. Le message occupe alors toute la vue, et une flèche de retour (en haut à gauche) vous ramène à la liste. C'est confortable pour lire un long message ou parcourir toute une conversation.

Dans cette vue en détail, l'e-mail affiche un en-tête unique et clair qui regroupe sur une seule ligne : la flèche de retour, le statut, l'objet du message et les actions disponibles (répondre, transférer, et les autres actions dans le menu). Vous retrouvez ainsi l'essentiel au même endroit, sans en-têtes empilés.

Comment choisir l'affichage de la liste (vue Liste ou vue Colonnes) ? #

Dans le module Mail, vous pouvez choisir comment se présente la liste de vos e-mails, via un réglage de mode d'affichage :

• Vue Liste : chaque e-mail sur une ligne détaillée, avec un aperçu du contenu.
• Vue Colonnes : une présentation plus épurée où les actions d'une ligne sont regroupées dans un menu (le menu « … ») pour un affichage plus dense.

En vue Colonnes, certains repères s'affichent directement dans la ligne : l'avatar de l'expéditeur, son éventuel badge d'identification (voir Identifier l'expéditeur d'un e-mail) et, sur une boîte partagée, l'avatar de la personne assignée. Choisissez la vue qui vous convient selon que vous préférez le détail ou la compacité.

Le réglage détaillé de l'affichage — modes disponibles, nombre de messages par page, contenu d'une ligne, info-bulles — est décrit dans Régler l'affichage de la liste des e-mails.

Comment écrire un nouveau message ? #

1. Cliquez sur Nouveau message (ou Rédiger).
2. Saisissez le ou les destinataires dans le champ À.
3. Renseignez l'objet.
4. Écrivez votre message dans la zone de texte.
5. Cliquez sur Envoyer.

Une copie du message envoyé est rangée automatiquement dans votre dossier Messages envoyés.

La zone de rédaction d'un nouveau message occupe toute la hauteur disponible, pour écrire confortablement.

Dès que vous cliquez sur Envoyer, le bouton affiche un indicateur de chargement le temps que le message parte, et la fenêtre de rédaction se ferme aussitôt : l'envoi se poursuit en arrière-plan, vous n'avez pas à attendre. Une notification vous confirme que l'e-mail est réellement parti. Dans un fil de discussion, votre message apparaît immédiatement dans la conversation, avec un indicateur qui passe de « en cours d'envoi » à « envoyé », sans avoir à rafraîchir.

Comment le champ « À » me propose-t-il des adresses ? #

Quand vous commencez à taper dans le champ À (ou en copie), le Mail vous propose automatiquement des adresses correspondantes : celles de vos contacts et celles de vos correspondants récents (regroupés sous Suggérés). Cliquez sur une suggestion pour l'ajouter sans avoir à saisir l'adresse en entier. Cela évite les fautes de frappe qui font échouer un envoi.

Si personne ne correspond, Sphère vous le dit (« Aucun contact ne correspond à … ») et vous propose Utiliser l'adresse saisie : vous pouvez toujours écrire à une adresse inconnue de votre répertoire.

Comment saisir plusieurs destinataires ? #

Dans le module Mail, chaque destinataire des champs À, Cc et Cci devient un badge portant son nom ou son adresse, avec une croix pour le retirer. Vous voyez d'un coup d'œil à qui part le message, sans relire une longue ligne de texte.

Pour ajouter un destinataire :

1. Tapez le début d'un nom ou d'une adresse dans le champ.
2. Choisissez une suggestion, ou validez ce que vous avez tapé avec la touche Entrée, une virgule ou un point-virgule.
3. Le destinataire devient un badge et le champ se vide, prêt pour le suivant.

Quelques gestes utiles :

• Coller une liste d'adresses séparées par des virgules ou des points-virgules crée un badge par adresse, d'un seul coup.
• Les doublons sont écartés automatiquement : une adresse déjà présente n'est pas ajoutée deux fois.
• La touche Retour arrière, dans un champ vide, retire le dernier badge.
• Quitter le champ après avoir tapé une adresse complète la transforme aussi en badge.
• Cliquez sur la croix d'un badge pour retirer ce destinataire.

Vous n'avez donc plus de virgule à placer vous-même : c'est le badge, et non le texte, qui fait foi.

Comment choisir l'adresse depuis laquelle j'envoie (expéditeur) ? #

Si vous disposez de plusieurs adresses d'envoi, un champ De : en haut de la fenêtre de rédaction vous laisse choisir depuis laquelle partir :

• vos adresses personnelles,
• les adresses des boîtes partagées auxquelles vous avez accès (par exemple contact@ ou support@).

Sélectionnez l'expéditeur voulu avant d'envoyer. Selon l'adresse choisie, la signature correspondante peut être appliquée automatiquement (voir Signatures et modèles de messages).

Comment mettre mon message en forme (gras, listes, liens) ? #

La zone de rédaction accepte le texte enrichi : vous pouvez écrire en gras, en italique, insérer des listes et des liens. La mise en forme s'affiche telle quelle chez vos destinataires. Vous pouvez aussi ajouter une signature à vos messages (voir Signatures et modèles de messages).

Pour insérer un lien, utilisez le bouton lien de la barre de mise en forme : une petite fenêtre vous laisse choisir séparément le texte affiché (les mots cliquables) et l'adresse du lien, à la manière de Gmail. Le lecteur voit alors un mot cliquable plutôt qu'une longue adresse.

Comment envoyer une copie (CC) ou une copie cachée (CCI) ? #

Dans la fenêtre de rédaction, en plus du champ À, affichez les champs CC et CCI :

• CC (copie) : les destinataires en copie sont visibles de tous.
• CCI (copie cachée) : les destinataires en copie cachée reçoivent le message, mais leur adresse n'est visible par personne d'autre.

Comment répondre à un message ? #

1. Ouvrez le message reçu.
2. Cliquez sur Répondre.
3. Rédigez votre réponse au-dessus du message d'origine, puis Envoyez.

L'objet reprend automatiquement celui du message avec la mention « Re: ». Quand vous cliquez sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer, la page fait défiler jusqu'à la zone d'écriture et y place directement le curseur, prête à la saisie. Votre réponse s'affiche ensuite immédiatement dans la conversation.

Comment envoyer ma réponse et clôturer le fil d'un coup ? #

Dans le module Mail, quand votre réponse règle définitivement l'échange, le bouton Envoyer et clôturer fait les deux gestes en une fois : le message part et la conversation passe au statut Clôturé.

1. Ouvrez l'e-mail et cliquez sur Répondre.
2. Rédigez votre réponse.
3. Choisissez Envoyer et clôturer au lieu de Envoyer.

Si l'envoi réussit mais que la clôture échoue, Sphère vous prévient (« Email envoyé, mais la clôture du fil a échoué. Clôturez-le manuellement. ») : le message est bien parti, il ne reste qu'à changer le statut. Voir aussi Lier un e-mail à un ticket.

Comment programmer un envoi pour plus tard ? #

Dans le module Mail, vous pouvez écrire maintenant et faire partir le message à une date choisie.

1. Rédigez votre message normalement.
2. Ouvrez le menu Options d'envoi (la flèche à côté du bouton Envoyer).
3. Choisissez Planifier l'envoi.
4. Sélectionnez la date et l'heure d'envoi, puis confirmez avec Programmer.

Un aperçu vous confirme le moment retenu (« Sera envoyé le … ») et le fil porte un indicateur Programmé. La date doit être dans le futur et ne pas dépasser le nombre de jours d'avance autorisé — Sphère vous le signale sinon.

Vos envois en attente sont regroupés dans une liste des envois programmés, avec leur objet, leur destinataire, la date Programmé pour et leur statut. Quand vous avez choisi le destinataire par l'autocomplétion, la liste affiche son nom plutôt que son adresse : la ligne se lit d'un coup d'œil. Depuis cette liste, vous pouvez Modifier l'envoi (date, destinataires, objet, contenu), l'Envoyer maintenant sans attendre, ou l'Annuler — le message repasse alors en brouillon.

Quelle différence entre « Répondre » et « Répondre à tous » ? #

• Répondre envoie votre réponse uniquement à l'expéditeur du message.
• Répondre à tous envoie votre réponse à l'expéditeur et à toutes les personnes qui étaient en destinataire ou en copie.

Utilisez « Répondre à tous » avec discernement pour éviter d'écrire à des personnes que cela ne concerne pas.

Comment transférer (faire suivre) un message ? #

1. Ouvrez le message.
2. Cliquez sur Transférer.
3. Saisissez le nouveau destinataire, ajoutez éventuellement un mot, puis Envoyez.

Les pièces jointes du message d'origine sont conservées dans le transfert. L'objet reprend celui d'origine avec la mention « Fwd: ».

Qu'est-ce qu'une conversation (fil de discussion) ? #

Les messages qui se répondent sont regroupés en conversation (un fil de discussion). Vous suivez ainsi tout l'historique d'un échange au même endroit, dans l'ordre chronologique, plutôt que d'avoir des messages éparpillés dans la liste.

Le regroupement suit les réponses explicites entre messages, à la manière de Gmail : un fil rassemble un message et les réponses qui lui sont réellement rattachées. Deux messages qui ont seulement le même objet, sans se répondre, ne sont pas mélangés dans le même fil. À l'ouverture d'une conversation, son en-tête indique aussitôt qu'elle est lue.

Chaque message du fil affiche une flèche indiquant son sens — envoyé ou reçu —, placée après la date, à l'extrême droite de sa ligne. C'est le même repère que dans la liste des conversations : vous suivez qui a écrit à qui sans lire les en-têtes de chaque message.

Comment enregistrer un brouillon pour finir mon message plus tard ? #

Dans le module Mail, une réponse ou un message en cours de rédaction est enregistré automatiquement en brouillon. Vous pouvez donc fermer la fenêtre et revenir plus tard sans perdre ce que vous avez écrit ; un indicateur (« Brouillon enregistré ») vous le confirme pendant la saisie.

• Dans un fil de discussion, une réponse en cours s'affiche comme un brouillon éditable directement dans la conversation, et un indice « Brouillon » signale ce fil dans la liste.
• Il n'y a qu'un seul brouillon par conversation : quand vous cliquez de nouveau sur Répondre ou Transférer dans ce fil, votre brouillon en cours est repris automatiquement, vous ne recommencez pas de zéro.
• Pour abandonner un brouillon, choisissez Supprimer le brouillon (une confirmation est demandée).

Comment voir l'historique d'une conversation ? #

Dans le module Mail, le détail d'un e-mail affiche l'historique daté de toutes les actions de la conversation, présenté comme une frise chronologique, jour par jour. On y retrouve : réceptions, envois, réponses, lectures (« a vu l'e-mail »), assignations et désassignations, et commentaires internes. Cela permet de comprendre d'un coup d'œil ce qui s'est passé sur un échange, surtout à plusieurs sur une boîte partagée (voir Boîtes e-mail partagées).

Comment partager un e-mail avec mes collègues dans une discussion ? #

Vous pouvez envoyer un e-mail directement dans une conversation de discussion (chat) pour le montrer à votre équipe, sans le transférer par courriel. Il s'y affiche sous forme d'une carte reprenant l'expéditeur, les destinataires et le contenu du message. Voir Partager un e-mail dans une conversation.

Comment marquer un message comme lu ou non lu ? #

Un message ouvert est automatiquement marqué comme lu. Vous pouvez aussi marquer manuellement un message comme lu ou non lu depuis son menu d'actions, par exemple pour le retrouver plus tard comme « à traiter ». Voir Organiser sa boîte e-mail (dossiers, étiquettes, règles) pour trier et traiter plusieurs messages à la fois.

Comment ouvrir un e-mail depuis une fiche de contact ou une affaire ? #

Dans Sphère, vous n'avez pas à passer par le module Mail pour lire un e-mail rattaché à un dossier en cours.

1. Ouvrez une fiche du Répertoire (onglet des e-mails, ou frise Sphère de la fiche) ou une affaire du module Finance.
2. Cliquez sur l'e-mail voulu dans la liste des échanges.
3. Le message s'ouvre par-dessus votre écran, dans une fenêtre de lecture, sans quitter la fiche ni l'affaire.

Cette fenêtre offre les mêmes actions que dans le module Mail : lire tout le fil, répondre, commenter en interne, assigner, changer le statut, poser une étiquette. Fermez-la et vous retrouvez votre fiche ou votre affaire exactement où vous l'aviez laissée.

L'e-mail consulté de cette façon est marqué comme lu, comme si vous l'aviez ouvert depuis votre boîte. Deux différences avec le module Mail : il n'y a pas de navigation vers le message précédent ou suivant (il n'y a pas de liste autour), et les actions qui dépendent d'un dossier — restaurer depuis la corbeille, par exemple — s'ajustent d'elles-mêmes.

Quels raccourcis clavier pour parcourir mes e-mails ? #

Dans le module Mail, quand un e-mail est ouvert par-dessus la liste (vue Liste), quelques touches vous évitent de revenir à la souris :

• ↑ ou k : message précédent de la liste ;
• ↓ ou j : message suivant ;
• e : archiver le message ;
• # : supprimer le message ;
• Échap : refermer et revenir à la liste.

Un compteur indique votre position dans la liste (par exemple « 4 / 50 »). Ces raccourcis ne fonctionnent pas quand l'e-mail a été ouvert depuis une fiche du Répertoire ou une affaire : il n'y a alors pas de liste à parcourir.