Pièces jointes (envoyer et recevoir des fichiers)

Comment joindre un fichier à un e-mail ? #

1. Dans la fenêtre de rédaction d'un message, cliquez sur l'icône Joindre des fichiers (trombone).
2. Sélectionnez le ou les fichiers à envoyer depuis votre appareil.
3. Attendez la fin de l'ajout (une progression s'affiche), puis terminez votre message et Envoyez.

Les fichiers ajoutés apparaissent sous forme de vignettes dans le message avant l'envoi ; vous pouvez en retirer un avant d'envoyer. Vous pouvez aussi déposer des fichiers directement dans la fenêtre de rédaction (« Déposer les fichiers ici »). Un même message accepte 10 fichiers au maximum.

Comment joindre un fichier déjà présent dans mon espace de fichiers ? #

Dans le module Mail, vous n'avez pas à retélécharger sur votre ordinateur un document déjà rangé dans votre espace de fichiers (le Drive) : vous pouvez le joindre directement.

1. Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur le bouton Joindre depuis Drive (l'icône de disque, à côté du trombone).
2. La fenêtre Sélectionner depuis Drive s'ouvre sur vos dossiers.
3. Naviguez, ou tapez dans Rechercher dans ce dossier ; les onglets Tous, Documents, Images, Vidéos, Audio filtrent l'affichage.
4. Cochez le ou les fichiers voulus — le nombre sélectionné s'affiche en bas.
5. Cliquez sur Joindre (n).

Les fichiers sont ajoutés au message comme des pièces jointes ordinaires ; une confirmation indique combien ont été joints. Le bouton est indisponible si vous avez déjà atteint les 10 fichiers du message, ou si votre espace de stockage est saturé — l'info-bulle vous en donne la raison. Si un fichier ne passe pas, Sphère vous dit lequel et pourquoi : Fichier introuvable dans Drive, Accès au fichier refusé, Fichier trop volumineux, Quota de stockage atteint ou Drive temporairement indisponible.

Y a-t-il une taille maximale pour les pièces jointes ? #

Oui. Comme toute messagerie e-mail, la taille des pièces jointes est limitée, et la limite dépend de votre fournisseur de messagerie.

Dans le module Mail, un fichier trop lourd est bloqué avant l'envoi, pas après : dès que vous l'ajoutez, un message vous indique le nom du fichier, son poids et la limite applicable — par exemple « "rapport.pdf" (48 Mo) dépasse la taille maximale de pièce jointe (25 Mo) ». Vous corrigez tout de suite, au lieu de découvrir l'échec après avoir rédigé tout votre message.

Deux issues s'offrent alors à vous : réduire le poids du fichier (compression, export allégé), ou l'envoyer via Drive sous forme de lien (voir la section suivante).

💡 Le message complet a lui aussi une limite : si le texte, les images collées et les pièces jointes cumulés la dépassent, Sphère le signale à l'envoi (« Message trop volumineux ») et vous invite à réduire les images collées ou les pièces jointes.

Comment envoyer un fichier trop volumineux (envoi via Drive) ? #

Dans le module Mail, quand un fichier dépasse la limite de pièce jointe, le module de rédaction vous propose de le déposer dans votre espace de fichiers et d'insérer un lien de partage dans le message, à la place du fichier.

1. Ajoutez le fichier comme une pièce jointe ordinaire.
2. La fenêtre Envoyer via Drive s'ouvre et rappelle la limite dépassée.
3. Choisissez le type de lien :
   • Lien public — toute personne disposant du lien accède au fichier ;
   • Protégé par mot de passe — l'accès exige un mot de passe.
4. Choisissez l'expiration du lien : 24 heures, 3 jours ou 7 jours.
5. Cliquez sur Envoyer via Drive.

Le fichier est déposé dans votre Drive, puis le lien est inséré dans le corps du message (« Lien inséré dans le message. »). Vous terminez votre e-mail et l'envoyez normalement.

Comment transmettre le mot de passe d'un lien envoyé via Drive ? #

Dans le module Mail, si vous avez choisi un lien protégé par mot de passe lors d'un envoi via Drive :

• Cliquez sur Générer un mot de passe pour en obtenir un, ou saisissez le vôtre (une longueur minimale est exigée et rappelée sous le champ).
• Copier le mot de passe le place dans votre presse-papiers.
• L'option Inclure le mot de passe dans le message l'écrit directement dans l'e-mail.

Réfléchissez avant de cocher cette dernière option : Sphère vous en avertit — « Le destinataire recevra le lien ET le mot de passe dans le même email — préférez un autre canal pour plus de sécurité. » Un mot de passe envoyé avec le lien qu'il protège n'ajoute pas grand-chose ; transmettez-le plutôt par téléphone ou par message instantané. Après l'envoi, Sphère vous rappelle le mot de passe du lien pour que vous puissiez le communiquer autrement.

Pourquoi l'envoi via Drive m'est-il refusé ? #

Dans le module Mail, l'envoi d'un fichier volumineux par lien peut échouer pour trois raisons, et le message affiché vous dit laquelle :

• « Vous n'avez pas la permission de créer des liens de partage externes » — le partage vers l'extérieur est restreint dans votre organisation. Demandez à votre administrateur, ou transmettez le fichier autrement.
• « Espace Drive insuffisant » — votre espace de fichiers est plein. Faites de la place, puis recommencez (voir Espace de stockage (quota)).
• « Échec du dépôt sur Drive » ou « Impossible de créer le lien de partage » — un incident momentané : réessayez.

Si vous fermez la fenêtre de rédaction pendant l'opération, le lien a pu être créé sans être inséré : Sphère vous l'affiche alors pour que vous puissiez le récupérer et le coller vous-même.

Comment télécharger une pièce jointe reçue ? #

1. Ouvrez le message contenant la pièce jointe.
2. Les pièces jointes sont listées avec leur nom, leur type et leur taille.
3. Cliquez sur la pièce jointe (ou sur Télécharger) pour l'enregistrer sur votre appareil.

Les images intégrées au corps du message (celles insérées dans le texte plutôt qu'ajoutées en pièce jointe) s'affichent directement dans le message, à leur place dans le texte : vous n'avez rien à télécharger pour les voir.

Que deviennent les pièces jointes quand je transfère un message ? #

Dans le module Mail, les pièces jointes du message d'origine sont conservées lorsque vous transférez un e-mail. Une case Inclure les pièces jointes d'origine vous laisse le choix de les retirer si le transfert n'a besoin que du texte.

Si l'une d'elles n'a pas pu être reprise, Sphère vous le signale avant l'envoi (« Certaines pièces jointes de l'email d'origine n'ont pas pu être reprises ») : vous pouvez alors la rattacher à la main.